HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU của CÔNG TY cổ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN bắc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ BÀI TẬP NHÓM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2 NHÓM HỌ VÀ TÊN MSSV TỶ LỆ ĐÓNG GÓP 1 Nguyễn Huỳnh Như B1801368 100% 2 Trần Thị Hồng Như B1901533 100% 3 Nguyễn Kim Thi B1901543 100% 4 Trương Thị Mỹ Tuyền B1901560 100% 5 Lê Anh Khoa B1901593 100% Tháng 04 năm 2022 NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC 1 Giới thiệu tổng quát 2 Đôi nét v.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ BÀI TẬP NHĨM HỒN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SỐT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC MƠN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN NHĨM HỌ VÀ TÊN Nguyễn Huỳnh Như Trần Thị Hồng Như Nguyễn Kim Thi Trương Thị Mỹ Tuyền Lê Anh Khoa MSSV B1801368 B1901533 B1901543 B1901560 B1901593 Tháng 04 năm 2022 TỶ LỆ ĐÓNG GÓP 100% 100% 100% 100% 100% NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC Giới thiệu tổng quát Đôi nét công ty Lĩnh vực kinh doanh CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOAN THAN MIỀN BẮC Các hoạt động chu trình Quy trình lập luân chuyển chứng từ Tổ chức hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách Xác lập mơ hình liệu REA Tổ chức kiểm soát hoạt động kiểm soát hệ thống thơng tin kế tốn & minh họa thủ tục kiểm soát phần mềm kế toán Đánh giá vấn đề kiểm soát Đưa đề nghị phù hợp CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC Giới thiệu tổng quát Tên công ty: Công ty cổ phần Kinh doanh Than Miền Bắc – Vinacomin Tên giao dịch quốc tế: Vinacomin Northern Coal Trading Joint stock Company Trụ sở chính: Phan Đình Giót, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội Năm thành lập: 01/01/1974 Mã số thuế: 0100100689 Mã chứng khoán: TMB Điện thoại: 024-38642793 Fax: 024-38642792 Email: thanmbac@hn.vnn.vn Website: http://thanmienbac.vn/ Đôi nét công ty Tiền thân Tổng công ty quản lý phân phối than thành lập năm 1974 Sau nhiều lần chuyển đổi, đến năm 2003, công ty trở thành Công ty TNHH MTV chế biến kinh doanh than Miền Bắc trực thuộc Tập đồn cơng nghiệp than Khống sản Việt Nam Năm 2005, cơng ty nhận định CP hóa thức trở thành cơng ty CP với tên giao dịch Công ty CP kinh doanh than Miền Bắc (VNTC) vào năm 2007 Công ty CP Kinh doanh than Miền Bắc đánh giá mắt xích quan trọng dây chuyền sản xuất, chế biến tiêu thụ than Tập đồn Than - Khống sản Việt Nam Cơng ty thực kế hoạch Tập đoàn giao làm dịch vụ giao nhận than hộ lớn hộ xi măng lò đứng, đảm bảo cung cấp đủ than cho nhu cầu sản xuất khách hàng, chấp hành kỷ luật tiêu thụ than quy định tốn khách hàng Đặc biệt, Cơng ty đẩy mạnh cơng tác xuất than, tìm kiếm khách hàng thị trường Trung Quốc, huy động tiềm để tăng xất tiểu ngạch Trong năm vừa qua, phải đối mặt với nhiều khó khăn thách thức, cơng ty đạt kết kinh doanh khả quan tăng trưởng so với năm trước Với mục tiêu trở thành công ty than phát triển mạnh phía Bắc đơn vị thành viên xuất sắc Tập đoàn Than - Khống sản Việt Nam, Cơng ty ln nỗ lực để có bước phát nhanh, nâng tầm vị doanh nghiệp ngành Lĩnh vực kinh doanh: Hoạt động chủ yếu: Công ty CPKD Than Miền Bắc - Vinacomin đơn vị thành viên Tập đồn Cơng nghiệp than khống sản Việt nam (Vinacomin), mắt xích nằm dây chuyển sản xuất, chế biến tiêu thụ than Tập đoàn Vinacomin Hoạt động chủ yếu Công ty bán than địa bàn tỉnh phía bắc từ Hà Tĩnh trở Các lĩnh vực kinh doanh: - Than: Kinh doanh, chế biến xuất than loại - Vận tải: Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ, bốc xếp hàng hóa - Khống sản: Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ, bốc xếp hàng hóa - Thiết bị, nhà xưởng: Kinh doanh cho thuê thiết bị, nhà xưởng, kho bãi, bến cảng - Cơng trình: Xây dựng cơng trình giao thơng, cơng nghiệp dân dụng - Bất động sản: Kinh doanh sở hạ tầng, bất động sản cho thuê văn phòng - Khách sạn, du lịch: Kinh doanh khách sạn, du lịch nước lữ hành quốc tế, ăn uống, rượu bia, nước giải khát - Vật liệu: Kinh doanh, nhập ủy thác vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng, nguyên liệu phi quặng - Các ngành nghề khác pháp luật cho phép CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOAN THAN MIỀN BẮC Hoạt động bán hàng thu tiền hoạt động xảy thường xuyên dễ xảy gian lận, sai sót Việc xây dựng kiểm sốt nội hữu hiệu với chu trình bán hàng bảo đảm thu tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm chất lượng tốt từ đó, nâng cao uy tín, hình ảnh lực cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Các hoạt động chu trình Chu trình doanh thu tập hợp nghiệp vụ kinh doanh xảy thường xuyên xử lý thông tin liên quan đến việc bán hàng, hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng thu tiền toán Chu trình doanh thu doanh nghiệp gồm có hoạt động xảy theo trình tự sau: Nhận đặt hàng xử lý đơn đặt hàng khách hàng Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng Lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ Thu tiền bán hàng từ khách hàng 1.1 Hoạt động nhận đặt hàng xử lý đơn đặt hàng khách hàng Hoạt động bắt đầu cho chu trình doanh thu hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động có chức sau: - Kiểm tra khả đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ - Kiểm tra khả khách hàng điều kiện, tiêu chuấn doanh nghiệp quy định (khả toán, giới hạn nợ,…) dựa liệu tình trạng cơng nợ khách hàng - Lập lệnh bán hàng thông báo kết xử lý đơn đặt hàng Nếu chấp thuận đơn hàng khách lập lệnh bán hàng làm sở cho hoạt động chu trình bán hàng, ngược lại khơng chấp nhận đơn hàng cần có thơng báo trả lời khách hàng 1.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hoạt động lệnh bán hàng phận xử lý đơn hàng gửi đến Hoạt động tiến hành xuất kho, giao hàng hóa cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực thực tế trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ Hoạt động thực cơng việc sau: - Xuất kho hàng hóa, dịch vụ: tiến hành xuất kho mặt hàng mô tả lệnh bán hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực thực tế trình xuất kho phiếu xuất kho Phiếu chuyển cho phận giao hàng để thực công việc - Giao hàng cho khách hàng: tiến hành giao hàng thực lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực thực tế q trình giao hàng hóa, dịch vụ phiếu giao hàng Khách hàng nhận hàng hóa kèm phiếu giao hàng Một liên phiếu giao hàng gửi cho phận lập hóa đơn 1.3 Hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi công nợ phải thu Hoạt đông tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thực hiện, đồng thời theo dõi nội dung sau thực bán hàng (hàng bán bị trả lại, giảm giá, khuyến mãi) làm sở theo dõi công nợ phải thu khách hàng Hoạt động giúp doanh nghiệp xác nhận, theo dõi, quản lý đánh giá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hoạt động gồm có: - Lệnh bán hàng: cho phép nghiệp vụ bán hàng thực hiện, phận xử lý đơn hàng chuyển đến - Phiếu giao hàng: xác nhận nội dung công việc giao hàng thực tế thực hiện, phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến Hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ phải thu thực công việc sau đây: - Đối chiếu xác nhận: xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ thực tế doanh nghiệp với khách hàng, thông qua việc đối chiếu kiểm tra tài liệu, chứng từ phận khác gửi đến, cụ thể lệnh bán hàng phận xử lý đơn hàng, phiếu xuất kho phiếu giao hàng phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ gửi đến - Lập hóa đơn bán hàng: thực việc ghi nhận lại nội dung nghiệp vụ bán hàng thực với khách hàng hóa đơn bán hàng - Theo dõi công nợ phải thu: tổ chức theo dõi nghiệp vụ sau bán hàng hàng bán bị trả lại, giảm giá… giúp theo dõi công nợ phải thu/nghĩa vụ toán khách hàng 1.4 Hoạt động thu tiền bán hàng Hoạt động thực công việc thu tiền bán hàng phản ánh thực tế tình hình tốn khách hàng Cơ sở để thực hoạt động thu tiền gồm có: - Tình trạng công nợ khách hàng: phận lập hóa đơn bán hàng theo dõi cơng nợ chuyển đến - Xác nhận nội dung nghĩa vụ toán khách hàng Hoạt động thu tiền thực cơng việc sau đây: - Lựa chọn tốn: Lựa chọn tốn thực thơng qua việc đối chiếu kiểm tra tình trạng cơng nợ khách hàng xác nhận nội dung toán khách hàng, làm sở cho công việc lập phiếu thu - Lập chứng từ thu: Đây chứng từ lập cho nội dung toán khách hàng Phiếu thu lập làm liên, liên gửi cho khách hàng, liên chuyển cho kế toán ghi sổ - Xác nhận thu tiền: Thực ghi nhận thực tế toán khách hàng, chi tiết theo phiếu thu Sau thu tiền từ khách hàng, xác nhận thu tiền chuyển cho khách hàng HT lương Đặt hàng 1.0 Chu trình chi phí Khách hàng Ngân hàng Chu trình sản xuất Hãng vận tải Giao hàng 2.0 Thu tiền 4.0 Lập hóa đơn 3.0 Ht sổ Sơ đồ dịng dự liệu cấp chu trình doanh thu Quy trình lập luân chuyển chứng từ Đối với chu trình doanh thu – Họat động bán hàng, thu tiền, trình luân chuyển chứng từ chu trình trình bày sau: a/ Nhận xử lí đơn đặt hàng: Mỗi ngày, Phòng kinh doanh nhận Đơn đặt hàng (ĐĐH) từ Khách hàng Bộ phận kho kiểm tra hàng tồn kho nhận thấy đủ điều kiện để cung cấp hàng hóa cho Khách hàng Bộ phận kho xác nhận với Phịng kinh doanh Sau đó, Phịng kinh doanh dựa ĐĐH lập Lệnh bán hàng (LBH) gồm nhiều liên: liên gửi cho BP giao hàng, liên gửi cho BP lập hóa đơn, liên lưu đơn vị theo số thứ tự gửi liên cho Phịng tín dụng để tiến hành kiểm tra hạn mức tín dụng xét duyệt LBH Phịng tín dụng gửi liên LBH cho phận kho, liên cho Khách hàng để thông báo liên cịn lại lưu phận theo hồ sơ khách hàng b/ Giao hàng Sau Bộ phận kho nhận liên LBH từ Phịng tín dụng tiến hành lập phiếu xuất kho (PXK) gồm liên, gửi liên PXK cho BP lập hóa đơn, liên gửi cho Khách hàng, liên gửi cho BP giao hàng lưu đơn vị liên theo số chứng từ, xếp ngày giao hàng Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo LBH BP giao hàng dựa LBH, ĐĐH, PXK đối chiếu với tiến hành lập Phiếu giao hàng (PGH) cho Khách hàng gồm liên: liên gửi cho BP lập hóa đơn, liên lưu đơn vị theo số chứng từ Sau đó, BP giao hàng tiến hành đóng gói gửi hàng kèm theo liên PGH cho Khách hàng theo địa điểm định c/ Lập hóa đơn, ghi nhận nợ phải thu Lúc này, Bộ phận lập hóa đơn có đầy đủ chứng từ chứng minh cho hoạt động bán hàng hồn tất phận tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan, lập hóa đơn bán hàng (HĐ) ghi vào sổ nhật ký bán hàng HĐ lập gồm có liên gửi cho phận sau: Kế tốn cơng nợ, Kế toán toán, KH lưu liên đơn vị, Kế tốn cơng nợ dựa HĐ nhận để ghi nhận nợ phải thu ghi vào sổ chi tiết công nợ d/ Thu tiền Nếu thu tiền gửi ngân hàng: Kế tốn cơng nợ theo dõi công nợ khách hàng Khi Khách hàng tốn, Kế tốn tốn nhận Giấy báo Có từ Ngân hàng số tiền mà Khách hàng tốn Sau gửi photo Giấy báo có cho Kế tốn cơng nợ đối chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi cơng nợ tiến hành cập nhật số liệu Nếu thu tiền mặt: Khi trả tiền, Khách hàng gửi Giấy báo trả tiền (GBTT) kèm theo tiền mặt để xác nhân số tiền toán nội dung toán Kế toán toán tiếp nhận GBTT tiền mặt KH, tiến hành lập phiếu thu (PT) gồm liên gửi liên kèm số tiền thu đến cho Thủ quỹ, GBTT gửi đến cho Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ tiếp nhận liên phiếu thu kèm tiền mặt tiến hành kiểm tra, đối chiếu, ký duyệt phân loại số tiền thu được, ghi sổ quỹ Đồng thời tiền mặt lưu lại thực thủ tục gửi vào ngân hàng sau Sau kí duyệt xong Thủ quỹ gửi liên PT cho Kế tốn cơng nợ, liên cho Kế tốn tốn liên cịn lại cho Khách hàng Kế tốn tốn nhận liên phiếu thu kí duyệt, dựa chứng từ này, kế toán toán tiến hành ghi nhận vào nhật kí thu tiền Kế tốn cơng nợ nhận GBTT tạm lưu, sau nhận PT ký duyệt, tiến hành đối chiếu với GBTT ghi nhận vào sổ chi tiết công nợ để giảm công nợ cho Khách hàng.Cuối ngày lập Bảng tổng hợp toán đưa cho Kế toán tổng hợp BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KHO BỘ PHẬN LẬP HÓA ĐƠN BỘ PHẬN GIAO HÀNG B Bắt đầu PGH HHH LBH duyệt KH hàng Phiếu xuất kho ĐĐH A Lập LBH LBH Kiểm tra, đối chiếu, lập HĐ, ghi NKBH B LBH ĐĐH(đã duyệt) Đối chiếu Lập PXK Phiếu XK N LBH A PTD EE PXK LBH N PXK LBH Lập PXK HĐ PXK PGH KH KH HHH N C KH Kiểm tra, xét duyệt LBH Khách hàng C 10 NKBH D Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ Bảng kê thu tiền toán Mã khách Nhân hàng, tên viên khách hàng, nhận thư số chứng từ, số tiền toán Báo cáo bán hàng theo khách hàng Mã khách Kế toán hàng, tên bán hàng khách hàng, doanh số bán, giá vốn, lãi gộp Báo cáo bán hàng theo mặt hàng Tên hàng, số Kế toán lượng bán, bán hàng doanh số bán, giá vốn, lãi gộp Báo cáo xuất kho Mã hàng, tên Kế toán hàng, số kho kì Số chứng từ, Kế tốn mã khách công nợ hàng, tên khách hàng, số dư nợ, hạn công nợ, ngày đến hạn, nợ hạn, nợ đến hạn, nợ hạn 15 Kế toán - Xem xét uy trưởng, tín tốn Giám đốc người mua để có biện pháp địi nợ điều kiện tín dụng phù hợp - Làm để phân tích xác định nợ phải thu khó địi Kế toán - Tổng hợp trưởng, kiểm soát tổng số Giám tiền mà khách đốc hàng toán ngày - Kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi giảm nợ phải thu tài khoản phải thu khách hàng Kế tốn - Phân tích tình trưởng, hình doanh số theo Giám đốc khách hàng Từ cho thấy khách hàng tiềm đưa sách ưu đãi phù hợp Kế tốn - Phân tích tình trưởng, hình doanh số theo Giám đốc mặt hàng - Giúp Quản lý, Giám đốc biết loại hàng bán để có sách bán hàng kịp thời Kế tốn Quản lý số trưởng, lượng hàng hóa bán hàng theo kho lượng, giá, tiền đơn thành Giám đốc xuất kho, từ đưa chiến lược kinh doanh phù hợp 3.3 Sổ sách STT Tên sổ sách Sổ Nhật ký chung Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký thu tiền Sổ Cái Sổ chi tiết Nội dung liệu thu nhập Số chứng từ, tài khoản đối ứng, số phát sinh nợ, số phát sinh có Số chứng từ, ghi Nợ phải thu từ người mua, ghi Có tài khoản doanh thu Số chứng từ, tài khoản Nợ/Có Tên tài khoản, số hiệu tài khoản đối ứng, Số tiền bên Nợ/ bên Có Nơi lập Kế toán tổng hợp Nơi Mục đich sử duyệt dụng Kế toán Làm để ghi trưởng, sổ Cái Giám đốc Kế toán tổng hợp Kế toán Ghi chép trưởng, nghiệp vụ bán Giám đốc hàng (phát sinh nhiều) Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng, Giám đốc Kế toán trưởng, Giám đốc Kế toán tổng hợp Kế toán viên 16 Ghi chép nghiệp vụ thu tiền (phát sinh nhiều) Làm để lập Bảng cân đối số phát sinh báo cáo tài - Cung cấp Kế tốn trưởng, thơng tin phục Giám đốc vụ cho việc quản lý loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa phản ánh sổ Nhật ký Sổ Cái Mô hình liệu REA Đặt hàng n Hàng hóa n n n 1 n Lệnh bán hàng n n 1 1 Sổ chi tiết hàng tồn kho n nn Phiếu xuất kho n n n Tài khoản n n n Bộ phận giao hàng n Giấy giao hàng n Kế toán kho Nhân viên n Hóa đơn n n 1 Nhật ký bán hàng 1 1 n Khách hàng BP lập hóa đơn (KTBH) n Phiếu thu n n 17 Thủ quỹ Tổ chức kiểm soát hoạt động kiểm soát hệ thống 5.1 Kiểm soát hoạt động (kiểm soát nội chu trình) – Sự phân chia trách nhiệm: Trong thực tế, DN thường có cấu KSNB riêng chu trình bán hàng Tuy vậy, hệ thống KSNB chuẩn hữu hiệu khoản phải thu nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt chức phân nhiệm cho cá nhân hay phận khác phụ trách Khi mức độ phân nhiệm cao sai phạm dễ bị phát thông qua kiểm tra tương hỗ phần hành hay đối chiếu tài liệu phận khác giảm thiểu hành vi gian lận sai sót Đồng thời, mức độ phân nhiệm hợp lý tránh chồng chéo phận thủ tục kiểm sốt thiết lập trở nên có hiệu Như vậy, việc phân chia trách nhiệm công việc trọng yếu KSNB để ngăn ngừa gian lận sai sót, đảm bảo ngun tắc phân cơng, phân nhiệm – Các thủ tục phê chuẩn: Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng công việc KSNB thường thấy tập trung vào điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải phê chuẩn đắn trước trình tiêu thụ xảy Hàng hóa gửi sau phê duyệt với đầy đủ chứng từ Giá bán duyệt bao gồm chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu - Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng vừa để phịng bỏ sót, tránh trùng lặp khoản phải thu, khoản ghi số bán hàng Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm sốt có hiệu - Gửi báo cáo hàng tháng: Hàng tháng nên tổng hợp lập bảng cân đối giá trị hàng bán với khoản thu tiền khoản phải thu để kiểm sốt cơng việc bán hàng thu tiền Do bảng cân đối có liên quan đến người mua nên cân gửi đến người mua để thông báo, đồng thời xác nhận quan hệ mua bán phát sinh tháng Đây xem công việc KSNB hữu ích khuyến khích phản ứng lại khách hàng số dư không nêu – An toàn tài sản: Ngoài ra, cần có biện pháp kiểm sốt thích hợp để bảo vệ an toàn tài sản Tài sản máy móc thiết bị, tiền mặt cịn phải kể đến sổ sách giấy tờ quan trọng công ty Tuỳ trường hợp mà sử dụng tủ hay két sắt, thiết bị tinh vi chống trộm… hay kết hợp thiết bị Tiền đối tượng dễ gặp rủi ro cháy hay trộm cắp Để tránh rủi ro, yêu cầu kinh doanh phải mua bảo hiểm mức độ 18 thích hợp, giữ tiền mức tối thiểu Đồng thời, sổ sách cơng ty niên độ kế tốn trước cần bảo quản két sắt có khả chống cháy  Kiểm soát tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng Khi đơn đặt hàng gửi đến qua email, fax,…phòng kinh doanh tiếp nhận Kiểm tra thông tin đặt hàng khách hàng mặt hàng, số lượng, giá cả, phương thức tốn, sau kiểm tra tình hình cơng nợ khách hàng kiểm tra tình trạng hàng hóa để chấp nhận từ chối đơn đặt hàng Nếu đơn đặt hàng chấp nhận phòng kinh doanh lập lệnh bán hàng chuyển cho phận có liên quan tiến hành hoạt động  Kiểm soát hoạt động kiểm tra tín dụng xét duyệt bán chịu Cơng ty có sách riêng áp dụng dành cho việc bán chịu cho doanh nghiệp Xem xét đối tượng khách hàng, khả thu nợ tối đa khách hàng để từ đến định bán chịu phần hay tồn lơ hàng Hoạt động thuộc trách nhiệm phận bán hàng phận bán chịu Việc bán chịu phải phê chuẩn đắn trước trình tiêu thụ xảy Bộ phận kho bảo quản hàng trước việc bán chịu xét duyệt Kế toán phải thu ghi sổ theo dõi khoản phải thu ghi chép việc bán chịu  Kiểm soát hoạt động xuất kho cung cấp hàng hóa Khi nhận lệnh bán hàng, phận kho tiến hành xuất kho hàng hóa theo mặt hàng, số lượng,…lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng tiến hành giao hàng thời gian, địa khách hàng yêu cầu  Kiểm sốt hoạt động lập hóa đơn theo dõi nợ phải thu Sau hoàn tất thủ tục nhận hàng, kiểm kê hàng hóa có xác nhận bán hàng hợp lệ thực tế doanh nghiệp khách hàng từ khách hàng, phận lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn ghi nhận nghiệp vụ thực giao cho khách hàng Tổ chức theo dõi nội dung sau thực bán hàng: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, phải thu khách hàng sau: - Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ xử lý nghiệp vụ hàng hóa bị trả lại giảm giá hàng bán - Bộ phận kho có nhiệm vụ bảo quản hàng bị trả lại - Kế toán theo dõi chi tiết khách hàng ghi sổ nghiệp vụ 19 Vào tháng cuối tháng kế tốn cơng nợ lập báo cáo công nợ đối chiếu với phận kinh doanh để kiểm tra, đối chiếu xác công nợ, nhằm đôn đốc khoản nợ từ khách hàng Bộ phận kinh doanh cập nhật nghiệp vụ bán hàng ngày để đối chiếu với phận kế toán  Kiểm soát hoạt động thu tiền Quy trình xử lý: Xác nhận nội dung nghĩa vụ toán khách hàng Lập chứng từ cho nội dung toán khách hàng Xác nhận thực tế toán khách hàng Ghi nhận nghiệp vụ toán khách hàng - Đối với khách hàng nộp tiền trực tiếp Công ty: Cơng ty vấn đề kiểm sốt tiền mặt quản lý chặt chẽ Tất khoản thu tiền mặt từ khách hàng phịng kế tốn ghi nhận lại - Đối với khách hàng toán kho: ngày có nhân viên cơng ty đến kho thu tiền để nộp lại cho thủ quỹ - Đối với hoạt động thu tiền từ chỗ khách hàng (khách hàng đại lý): hàng tuần có nhân viên thu nợ đến đại lý để thu tiền mặt nộp lại cho thủ quỹ nộp vào tài khoản ngân hàng công ty - Đối với khách hàng toán tiền gửi ngân hàng: ngày, kế tốn tốn cập nhật thơng tin khách hàng chuyển trả tiền qua Internet Banking Kế toán ngân hàng nhận tất chứng từ phát sinh ngày hôm trước từ ngân hàng để kiểm tra đối chiếu  Kiểm sốt hoạt động xóa nợ phải thu khó địi Kế tốn cơng nợ theo dõi phải thu ghi sổ ghi chép tiền nợ khó địi Nhân viên phận bán chịu ủy quyền xóa nợ khó địi phải trưởng phịng tài vụ chấp nhận việc xóa nợ 5.2 Kiểm soát chung kiểm soát ứng dụng  Kiểm soát chung: Người quản lý nghiên cứu nhân tố mơi trường, vế tính phức tạp, chất, phạm vi hoạt động kinh doanh chọn lựa thiết lập hoạt động kiểm sốt Cơng ty đảm bảo thủ tục, sách kiểm sốt áp dụng chung cho tồn mơi trường xử lí thông tin, biện pháp thực nhằm ngăn 20 chặn, phát sai sót gian lận tồn hệ thống thơng tin kế tốn kiểm sốt chung Kiểm sốt chung ảnh hưởng đến tất chu trình kế toán tất hệ thống ứng dụng chu trình kế tốn Kiểm sốt lưu trữ - Tách biệt chức xử lí thơng tin với phận chức khác, không để cá nhân nắm tất khâu chu trình Dựa sách kiểm sốt thiết lập, người quản lý phải thiết kế thủ tục kiểm sốt, phân định rõ trách nhiệm quyền hạn cá nhân (kể trách nhiệm báo cáo cho cấp quản lý) Muốn hệ thống kiểm sốt vận hành tốt, cần có nhân viên có lực, thực thủ tục kiểm soát thiết lập Định kỳ, người quản lý cấp cao phải duyệt xét lại hoạt động kiểm soát để xem xét liệu chúng có cịn thích hợp thay chúng cần thiết - Tách biệt phận bên hệ thống xử lí thơng tin: Thực tế nay, doanh nghiệp muốn tinh giảm máy để hạn chế bớt cồng kềnh làm việc, số đơn vị thực việc lồng ghép, cho kiêm nhiệm số chức hệ thống Việc kiêm nhiệm có thể, nhiên chu trình doanh thu, có phần kiêm nhiệm Giả sử khâu nhận đơn hàng phải kiểm soát khâu duyệt mức tín dụng hồn tồn độc lập với phía tiêu thụ, để đảm bảo khâu nhận đơn hàng không bị sai lệch với đơn hàng, phân chia trách nhiệm giữa người giữ hàng tồn kho với việc ghi sổ kiểm tra làm giảm rủi ro mát hàng tồn kho không ghi sổ Kiểm sốt liệu - Lưu trữ liệu Đơi người dùng ngun nhân gây tình trạng mát liệu Với thao tác vơ tình xóa nhầm hay vơ tình tạo điều kiện cho virus công vào ổ cứng bạn Những file liệu chắn bị công Bởi vậy, chắn liệu bạn an tồn chưa sử dụng Chính cơng ty ln thực việc kiểm sốt lưu trữ liệu bao gồm thủ tục kiểm soát thiết bị lưu trữ, kiểm sốt lưu dự phịng hệ thống xử lí theo lơ, hệ thống xử lí theo thời gian thực hay hệ thống có sử dụng mạng nội để đảm bảo tránh tình trạng liệu tác động không mong muốn - Sao lưu dự phòng 21 Doanh nghiệp quy định rõ ràng, cụ thể cá nhân; đồng thời, tổ chức kế hoạch thời gian lưu, phương pháp, trách nhiệm trình lưu Tuân thủ quy trình: trình thực thao tác hệ thống cần tuân thủ quy trình xác định Một chức không thực được, chức trước khơng thực Do vậy, phận, phòng ban chức cần nắm rõ chức nhiệm vụ thực theo quy trình quy định  Kiểm sốt ứng dụng Là sách, biện pháp thực kiểm soát ảnh hưởng đến hệ thống con,một ứng dụng cụ thể, ví dụ hệ thống thu tiền, hệ thống hàng tồn kho Kiểm soát ứng dụng thực phân chia trách nhiệm thủ tục kiểm soát: Phân chia trách nhiệm tuân thủ theo nguyên tắc: người ghi chép sổ sách không kiêm nhiệm việc giữ tài sản, người ghi sổ chi tiết phải khác người ghi sổ tổng hợp Các thủ tục kiểm soát thực việc lập, xét duyệt, luân chuyển, lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán, ghi chép, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ kế toán tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định Trong hệ thống thơng tin kế tốn máy tính, kiểm sốt ứng dụng ảnh hưởng đến ứng dụng cụ thể nhận đơn đặt hàng, toán cơng nợ Kiểm sốt ứng dụng gồm dạng kiểm soát ứng dụng nhằm ngăn chặn phát sai sót xảy *Kiểm sốt nhập liệu (kiểm sốt dầu vào): thực từ có nguồn liệu hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống, gồm kiểm soát nguồn liệu kiểm sốt q trình nhập liệu, nhằm đảm bảo liệu nhập vào đầy đủ, hợp lệ xác • Kiểm soát nguồn liệu - Đánh số trước liên tục chứng từ gốc: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng vừa để phịng bỏ sót, tránh trùng lặp khoản phải thu, khoản ghi số bán hàng Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm sốt có hiệu - Kiểm sốt chứng từ sổ sách, đồng sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thể chứng từ sổ sách kế tốn Vì thế, chứng từ, sổ sách kế tốn bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa 22 nghiệp vụ Mỗi DN lựa chọn cho hình thức kế tốn thích hợp, nhiên phải tn thủ theo quy định Bộ Tài - Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ: Mọi chứng từ xem hợp pháp phải có chữ ký phê duyệt Việc kiểm tra phê duyệt giúp hạn chế rủi ro ghi sổ chứng từ có sai phạm, gian lận doanh nghiệp, tránh mát tài sản công ty - Đánh dấu chứng từ sử dụng: Tránh việc nhập liệu lần thứ hai chứng từ vào hệ thống - Sử dụng chứng từ luân chuyển thiết bị ghi nhận liệu thời điểm phát sinh nghiệp vụ: tránh tối đa việc sai sót nhập liệu tay • Kiểm sốt q trình nhập liệu Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu kiểm sốt tính hợp lệ liệu nhập kiểu vùng liệu, dung lượng vùng liệu, giới hạn liệu, trình tự liệu, tính đầy đủ, tính hợp lý liệu, chức tạo số tự động giá trị mặc định, kiểm tra số học, kiểm tra dấu liệu kiểu số Hệ thống Thủ tục kiểm soát Nhận xử lý - Kiểm tra hợp lý đơn đặt hàng - Kiểm tra đầy đủ, đảm bảo tất thông tin quan trọng mẫu tin nhập vào Gửi hàng - Kiểm tra tính hợp lý: kiểm tra chắn ngày giao hàng nằm phạm vi ngày tháng hợp lý lịch Lập hóa đơn - Kiểm tra hợp lý - Kiểm tra đầy đủ: Kiểm tra liệu nhập có đủ nội dung vùng như: mã nghiệp vụ, ngày nghiệp vụ, số lệnh bán hàng, mã hàng, đơn giá sản phẩm, số lượng sản phẩm, tổng số tiền Nhận tiền - Kiểm tra hợp lý - Đảm bảo tất vùng tập tin có liệu - Kiểm sốt q trình xử lý liệu kiểm sốt bảo trì tập tin: nhằm để kiểm tra xác thơng tin q trình xử lý liệu: kiểm soát xếp theo thứ tự, kiểm soát bước xử lý, đối chiếu với liệu hệ thống, đối chiếu tổng hợp chi tiết, kiểm sốt lập trình, nhận biết tập tin hữu hình - Kiểm sốt kết xử lý (kiểm soát đầu ra, kiểm soát kết xuất): kiểm tra mắt tính logic, hợp lệ liệu, thiết lập quy trình chuyển nhận báo cáo, quy định người dùng phải có trách nhiệm kiểm tra tính xác, đầy đủ trung thực thông tin sau nhận thông tin báo cáo 23 Thủ tục kiểm sốt cho q trình nhập liệu số chứng từ có liên quan Tên chứng từ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Lệnh bán hàng X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Đầy đủ Mặc định Hợp lý Số LBH Mã số đơn hàng Mã khách hàng Tên khách hàng Địa khách hàng Nhân viên bán hàng Ngày giao hàng Địa giao hàng Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Giới hạn Kiểm tra dâu Chọn DS X X X X X X X X X X X X X X X Tự động X X X X X Chọn Phiếu xuất danh kho sách Hợ p lí Số phiếu Ngày xuất Mã kho Tên kho Số LBH Người xuất Mã hàng Tên hàng SL đặt SL xuất Giá xuất X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 24 Kiểm Mặc tra địn dấu h Tự động Kiểu liệu X X X X X X X X X Một số thủ tục kiểm soát thủ tục nhập liệu Đầy đủ KT số học X Tên chứng từ/dữ liệu nhập Giớ i hạn Kiểu liệu X X X KT số họ c X TK nợ/có Thành tiền X X X X X X X X *Minh họa thủ tục kiểm soát phần mềm kế toán MISA => Phần mềm báo lỗi người dùng nhập thiếu Mã hàng: phần mềm kiểm sốt tính đầy đủ liệu nhập vào, kiểm tra tính hợp lý Tên hàng Mã hàng, việc nhập đơn đặt hàng mà thiếu Mã hàng không hợp lệ nghiệp vụ không ghi nhận => Phần mềm báo lỗi người dùng nhập sai liệu Ngày hạch tốn: kiểm sốt tính hợp lý liệu nhập vào, tránh việc ghi nhận nghiệp vụ sai thời gian Việc nhập liệu ngày cao ngày khóa sổ năm tài khơng chấp nhận 25 => Khi nhập liệu, kế tốn cần nhập Mã hàng Tên hàng tự động xuất theo Mã hàng nhập, cần nhập Số lượng Đơn giá, cột Thành tiền tự động cho số tiền tương ứng Giảm bớt cơng việc cho người kế tốn, việc tránh sai sót q trình nhập liệu, hạn chế việc kế tốn tính tốn sai số liệu Đánh giá vấn đề kiểm sốt Sau tìm hiểu mơi trường hệ thống kiểm sốt, hệ thống kế tốn, thủ tục kiểm sốt, hệ thống KSNB Cơng ty chu trình bán hàng, tốn, kiểm sốt hoạt động tín dụng, hoạt động bán chịu,….của Cơng ty CP Than miền Bắc – Vinacomin, doanh nghiệp đạt nhiều mặt, song có nhiều mặt hạn chế hệ thống KSNB  Ưu điểm hệ thống KSNB Doanh nghiệp - Về mơi trường kiểm sốt: Lãnh đạo cấp cao Cơng ty có quan điểm hợp lý, phù hợp với thời đại, quan tâm đến lợi ích người lao động Tổ chức máy Công ty gọn gàng đủ để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty có sách tuyển dụng rõ ràng, chế độ đãi ngộ đầy đủ, khen thưởng quy định văn bảng Chỉ tiêu lợi nhuận giao khoán cho đơn vị trực thuộc dựa vào đơn giá bán cho Than cục, Than cám, cám đá độ tro cao làm cho Công ty dễ dàng xác định mức lợi nhuận tháng, quý, năm Ban kiểm soát, phận KTNB Cơng ty hoạt động có định rõ ràng, kế hoạch hoạt động xác định từ đầu năm - Hệ thống thơng tin kế tốn: Công tác lập, luân chuyển ghi chép chứng từ thực tương đối tốt, Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ kế toán lập đầy đủ theo định số 48/2006-BTC Bộ Tài Chính 26 - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm phân cho nhiều phận cho nhiều người phận Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn thực quy định - Ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý liệu, kiểm tra, kiểm sốt - Các thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền: thủ tục kiểm soát thực theo quy trình Có sách bán hàng rõ ràng: sách giá, sách chiết khấu cơng tác thẩm định khách hàng có sách bán chịu cụ thể khách hàng Thủ quỹ phân công làm việc độc lập với phận kế tốn - Hóa đơn lập kiểm tra trước giao khách hàng  Những hạn chế hệ thống KSNB Doanh nghiệp - Tất hoạt động, định Công ty phụ thuộc vào Giám đốc Công ty Giám đốc kiêm nhiệm chức vụ Chủ tịch hội đồng quản trị - Nhân viên Cơng ty cịn kiêm nhiệm nhiều việc - Chưa quy định mức độ xử phạt rõ ràng nhân viên vi phạm - Công tác thẩm định khách hàng cịn mang tính hình thức chưa trọng nhiều - Đối với chu trình mua hàng toán, đơn vị trực thuộc chưa thực nghiêm quy định mua hàng, chứng từ nhập kho chưa đầy đủ thiếu chữ ký, chữ ký chứng từ nhập Than chưa giống nhau, giấy giới thiệu mua Than chưa đánh số trước Việc toán tiền hàng diễn lòng vòng làm chậm quay vòng vốn, tốn tiền phí dịch vụ chuyển tiền - Việc quản lý kho hàng khơng đảm báo, bãi than khơng có hàng rào ngăn cách, bãi đất không đổ bê tông yếu tố gây hao hụt, mát, khó kiểm sốt, chủng loại than nhiều lúc cịn bị lẫn lộn Cơng ty chưa xây dựng định mức kho; kiểm kê kho hàng chưa đảm bảo xác định khối lượng, chất lượng Than - Công nghệ thông tin ứng dụng phần mềm sử dụng cho phận kế toán mà phận khác không dụng, dùng Excel để làm việc Kiến nghị, giải pháp 27  Hồn thiện mơi trường kiếm sốt Thứ nhất, đặc thù quản lý: Các phịng ban nghiệp vụ phải có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cấp cao Công ty quan tâm đến hệ thống KSNB Bằng việc xảy Công ty, phận có liên quan cần đưa giải pháp kiểm soát để giải vấn đề đồng thời nêu rõ vai trò hệ thống KSNB nhằm ngăn chặn sai phạm xảy ra, từ phân tích hiệu kinh tế việc tằng cường kiểm soát Thứ hai, sách nhân sự: Bố trí nhân theo lực chuyên môn cho tưng CBCNV Công ty Hằng năm Công ty cần tổ chức đợt tập huấn nhằm nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho CBCNV nhân viên kiểm sốt; cơng tác tuyển dụng nhân cần công khai, minh bạch, khơng quan hệ cá nhân mà tuyển dụng người không phù hợp cho mục tiêu tuyển dụng, người khơng có lục chun mơn Cơng tác đề bạt, bổ nhiệm cán phải thực chặt chẽ việc đưa tiêu chí cụ thể lực chuyên môn, thâm niên công tác, tư cách đạo đức… tiêu chí cần thể văn Trước đề bạt cần lấy ý kiến tín nhiệm tồn thể cán nhân viên, ý kiến phải lập thành biên trình lêm cấp có thẩm quyền phê duyệt định đề bạt, với cán cấp cao cần thông qua Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông Thứ ba, công tác kế hoạch: giao kế hoạch Công ty cần xem xét yếu tố để đơn vị trực thuộc thực so sánh kế hoạch giao với thực tế thực năm trước, điều kiện nhân lực, nguồn hàng xu hướng phát triển chung toàn xã hội năm Để thực mục tiêu phát triển bền vững, lâu dài cần thiết Công ty phải nghiên cứu xây dựng thực chiến lược phát triển SXKD trung dài hạn  Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty cần trang bị phần mềm kế toán cho tất đơn vị trực thuộc  Hoàn thiện hệ thống chứng từ Để hạn chế đến mức tối đa rủi ro ảnh hưởng đến chu trình bán hàng thu tiền, Công ty nên xây dựng biểu mẫu đơn đặt hàng thống cho tất khách hàng  Hoàn thiện hệ thống báo cáo Ngoài hệ thống biểu mẫu theo quy định, Công ty cần thiết lập thêm biểu mẫu: Mẫu phiếu thẩm định khách hàng, Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng, Báo cáo tuần doanh thu chi nhánh 28  Hoàn thiện thủ tục KSNB với chu trình mua hàng tốn Một là, Công ty phải đưa chế tài để đơn vị trực thuộc tuân thủ quy định mua hàng Hai là, tăng cường đầu tư máy móc thiết bị để sàng lọc chế biến Than Ba là, để thủ tục mua hàng chặt chẽ đảm bảo hàng đưa dúng địa điểm, số lượng cần thêm chứng từ Bảng kê vận chuyển Biên xác nhận tàu cập cảng Bốn là, quy định không ký thay, ký hộ tất chứng từ, sổ sách kế toán Năm là, yêu cầu đơn vị trực thuộc chuyển tiền mua Than tài khoản Tập đồn Vinacomin, sau báo cáo Cơng ty để theo dõi  Hồn thiện KSNB với chu trình bán hàng thu tiền Một là, Cơng ty cần có văn u cầu đơn vị trực thuộc xây dựng giá bán, không kể than chế biến hay than nhập mua Tập đoàn Vinacomin, chủng loại than giống phải thực bán theo mức giá Hai là, ngừng bán Than cho hộ kinh doanh Than thương mai phát đơn vị vi phạm cam kết hợp đồng Ba là, Công ty xây dựng định mức nợ cho đơn vị trực thuộc, số tiền nợ vượt định mức tính lãi suất theo mức lãi suất ngân hàng, số tiền lãi trừ vào quỹ lương trích đơn vị; đồng thời hợp đồng bán Than cho Khách hàng phải ghi rõ thời gian cho nợ, thời gian vượt so với hợp đồng phải tính lãi suất, đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ thu đủ số lãi suất nộp lên Công ty, nghiêm cấm hành vi bán chịu cho Khách hàng hộ kinh doanh Than thương mại  Hoàn thiện KSNB với việc quản lý kho hàng Một là, Công ty nên nghiên cứu áp dụng phương pháp để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tạo điều kiện cho việc tính tốn dễ dàng, đồng Hai là, xin mua thuê bãi có thời gian sử dụng lâu dài để đầu tư xây dựng bãi Than đủ tiêu chuẩn (có hàng rào, bãi đổ bê tông) nhằm giảm thiểu hao hụt, mát; trường hợp chủng loại than phải đổ riêng rẽ, không lẫn lộn vào Ba là, xây dựng định mức tồn kho cho kho trạm 29 ... THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC Giới thiệu tổng quát Đôi nét công ty Lĩnh vực kinh doanh CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOAN THAN MIỀN BẮC Các... tục kiểm soát phần mềm kế toán Đánh giá vấn đề kiểm soát Đưa đề nghị phù hợp CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC Giới thiệu tổng quát Tên công ty: Công ty cổ phần Kinh. .. cơng ty nhận định CP hóa thức trở thành cơng ty CP với tên giao dịch Công ty CP kinh doanh than Miền Bắc (VNTC) vào năm 2007 Công ty CP Kinh doanh than Miền Bắc đánh giá mắt xích quan trọng dây chuyền