Hoàn thiện môi trường kiếm soát
Thứ nhất, đặc thù quản lý: Các phòng ban nghiệp vụ phải có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cấp cao của Công ty quan tâm đến hệ thống KSNB. Bằng các sự việc đã xảy ra ở Công ty, mỗi một bộ phận có liên quan cần đưa ra các giải pháp kiểm soát để giải quyết vấn đề đồng thời nêu rõ vai trò hệ thống KSNB nhằm ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra, từ đó phân tích hiệu quả kinh tế của việc tằng cường kiểm soát đó.
Thứ hai, chính sách nhân sự: Bố trí nhân sự theo đúng năng lực chuyên môn cho tưng CBCNV trong Công ty. Hằng năm Công ty cần tổ chức các đợt tập huấn nhằm nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho CBCNV nhất là nhân viên kiểm soát; công tác tuyển dụng nhân sự cần được công khai, minh bạch, không vì quan hệ cá nhân mà tuyển dụng những người không phù hợp cho mục tiêu tuyển dụng, những người không có năng lục chuyên môn. Công tác đề bạt, bổ nhiệm cán bộ phải được thực hiện chặt chẽ bằng việc đưa ra các tiêu chí cụ thể như năng lực chuyên môn, thâm niên công tác, tư cách đạo đức… các tiêu chí cần được thể hiện bằng văn bản. Trước khi đề bạt cần lấy ý kiến tín nhiệm của toàn thể cán bộ nhân viên, ý kiến này phải được lập thành biên bản trình lêm các cấp có thẩm quyền phê duyệt và ra quyết định đề bạt, với cán bộ cấp cao cần thông qua Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.
Thứ ba, công tác kế hoạch: khi giao kế hoạch Công ty cần xem xét mọi yếu tố để các đơn vị trực thuộc có thể thực hiện được như so sánh kế hoạch giao với thực tế thực hiện của năm trước, điều kiện nhân lực, nguồn hàng và xu hướng phát triển chung của toàn xã hội trong năm tiếp theo. Để thực hiện mục tiêu phát triển bền vững, lâu dài cần thiết Công ty phải nghiên cứu xây dựng và thực hiện chiến lược phát triển SXKD trung và dài hạn.
Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
Công ty cần trang bị phần mềm kế toán cho tất cả các đơn vị trực thuộc
Hoàn thiện hệ thống chứng từ
Để hạn chế đến mức tối đa những rủi ro ảnh hưởng đến chu trình bán hàng và thu tiền, Công ty nên xây dựng biểu mẫu đơn đặt hàng thống nhất cho tất cả khách hàng.
Hoàn thiện hệ thống báo cáo
Ngoài hệ thống biểu mẫu theo quy định, Công ty cần thiết lập thêm các biểu mẫu: Mẫu phiếu thẩm định khách hàng, Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng, Báo cáo tuần doanh thu của các chi nhánh.
Hoàn thiện thủ tục KSNB với chu trình mua hàng và thanh toán
Một là, Công ty phải đưa ra các chế tài để các đơn vị trực thuộc tuân thủ các quy định mua hàng.
Hai là, tăng cường đầu tư máy móc thiết bị để sàng lọc chế biến Than.
Ba là, để thủ tục mua hàng được chặt chẽ đảm bảo hàng được đưa về dúng địa điểm, đúng số lượng cần thêm chứng từ Bảng kê vận chuyển và Biên bản xác nhận tàu cập cảng.
Bốn là, quy định không được ký thay, ký hộ trên tất cả các chứng từ, sổ sách kế toán.
Năm là, yêu cầu các đơn vị trực thuộc chuyển tiền mua Than về tài khoản của Tập đoàn Vinacomin, sau đó báo cáo về Công ty để theo dõi.
Hoàn thiện KSNB với chu trình bán hàng và thu tiền
Một là, Công ty cần có các văn bản yêu cầu các đơn vị trực thuộc khi xây dựng giá bán, không kể đó là than chế biến hay than nhập mua trong Tập đoàn Vinacomin, các chủng loại than giống nhau phải thực hiện bán theo cùng một mức giá.
Hai là, ngừng bán Than cho các hộ kinh doanh Than thương mai khi phát hiện các đơn vị này vi phạm cam kết trong hợp đồng.
Ba là, Công ty xây dựng định mức nợ cho từng đơn vị trực thuộc, số tiền nợ vượt định mức được tính lãi suất theo mức lãi suất ngân hàng, số tiền lãi này sẽ được trừ vào quỹ lương được trích của đơn vị; đồng thời trên các hợp đồng bán Than cho Khách hàng phải ghi rõ thời gian cho nợ, thời gian vượt so với hợp đồng phải được tính lãi suất, các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ thu đủ số lãi suất này nộp lên Công ty, nghiêm cấm mọi hành vi bán chịu cho các Khách hàng là các hộ kinh doanh Than thương mại.
Hoàn thiện KSNB với việc quản lý kho hàng
Một là, Công ty nên nghiên cứu áp dụng một phương pháp để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tạo điều kiện cho việc tính toán được dễ dàng, đồng bộ. Hai là, xin mua hoặc thuê bãi có thời gian sử dụng lâu dài để đầu tư xây dựng các bãi Than đủ tiêu chuẩn (có hàng rào, nền bãi được đổ bê tông) nhằm giảm thiểu hao hụt, mất mát; trong bất cứ trường hợp nào các chủng loại than đều phải được đổ riêng rẽ, không lẫn lộn vào nhau.