Một số vấn đề về hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty khóa Minh Khai

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Một số vấn đề về hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty khóa Minh Khai

Lời Nói Đầu

Đảm bảo vật t cho sản xuất là một vấn đề quan trọng rất phức tạp bản thân nóbao hàm nhiều quá trình kinh tế và giữa chúng lại có một mối quan hệ mật thiết vớinhau.

Ngày nay việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sangnền kinh tế thị trờng, ở Việt nam đã khiến cho mọi doanh nghiệp phải tự chịu tráchnhiệm từ kết quả sản xuất kinh doanh của mình Trên thực tế không ít các doanhnghiệp đã gặp nhiều khó khăn và lúng túng trong công tác đảm bảo vật t cho sản xuất,nh tình trạng d thừa ứ đọng vật t, không tìm đợc nguồn vật t, sử dụng lãng phí vật t- Do vậy việc phải làm sao cho công tác đảm bảo vật t cho sản xuất, đáp ứng đợc cácyêu cầucủa quá trình sản xuất kinh doanh nh; Cung ứng đầy đủ các loại vật t về số l-ợng, chất lợng đúng quy cách phẩm chất, kịp thời gian và đồng bộ Việc kinh doanhvật t phải đảm bảo đợclợi thế cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trờng,là những đòi hỏirất cấp thiết

Để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, giúp công ty khoá MinhKhai hoàn thiện công tác tổ chức, đảm bảo vật t cho công ty một cách khoa học,nhàmthích ứng với điều kiện sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng hiện nay.Tôi xin

nghiên cứu đề tài "Một số vấn đề về hoạt động đảm bảo vật t cho sản xuất của côngty khoá Minh Khai"

Các nội dung chủ yếu của đề tài bao gồm

Ch ơng I: Vai trò và nội dung của công tác đảm bảo vật t cho sản xuất

Ch ơng I

Vai trò và nội dung của công tác đảm bảo vật tcho sản xuất của DNSXCN

I Đảm bảo vật t cho sản xuất là điều kiện tất yếucủa quá trình sản xuất

+ Sản xuất hàng hoá giản đơn.

+ Sản xuất hàng hoá t bản chủ nghĩa + Sản xuất hànghoá xã hội chủ nghĩa.

- Sản xuất hàng hoá trong mỗi hình thái kinh tế xã hội có bản chất khác nhau,nhng đó là hàng hoá thì chúng phải có hai thuộc tính sau:

* Giá trị sử dụng: Do công dụng của vật thể đó quy định nó dùng để thoả mãnnhu cầu tiêu dùnh cho sản xuất Công cụ của vật phẩm nó chở thành giá trị sử dụng

Giá trị sử dụng do thuộc tính tự nhiên chứ không phải do thuộc tính xã hội củavật phẩm đó quyết định Vì vậy giá trị sử dụng là một phạm trù vĩnh viễn.

Mác nói: "Giá trị sử dụng cấu thành các nội dung vật chất của cải chẳng kể hìnhthái xã hội đó nh thế nào”

- Giá trị sử dụng là một thuộc tính hàng hoá gắn liền với vật thể hàng hoá, nhngđó không phải là giá trị sử dụng cho bản thân ngời sản xuất hàng hoá, mà là một giátrị sử dụng cho ngời sử dụng chúng.

- Nhờ thuộc tính đó của hàng hoá nên các hàng hoá đó có thể trao đổi đ ợc vớinhau chẳng qua là trao đổi lao động của mình ẩn dấu trong những hàng hoá đó.

* Giá trị: Giá trị trao đổi là hình thức biểu hiện của giá trị, là nội dung, là cơ sởcủa giá trị trao đổi Hàng hoá là sản phẩm của lao động, nó có hai thuộc tính giá trị vàgiá trị sử dụng Vậy thì vật t hàng hoá có hai thuộc tính giá trị và giá trị sử dụng Cần chú ý rằng hai thuộc tính này cũng kết tinh trong hàng hoá, điều đó có nghĩalà giá trị sử dụng và giá trị thống nhất với nhau nhng không hoàn toàn tách lập mộtcách biệt lập thô thiển

Một giá trị bao giờ cũng đi liền với một giá trị sử dụng nhất định Một giá trịsử dụng đợc sản xuất để trao đỏi đã là cái chứa đựng trong hàng hoá Nh vậy khichúng ta sử dụng một hàng hoá nào đó làm hao mòn giá trị sử dụng, thì cũng có nghĩalà chúng ta đã tiêu tốn một lợng giá trị để mua một giá trị sử dụng đó phải xứng đáng,phải phù hợp với lợng giá trị đã bỏ ra bằng một lợng giá trị nhất định Chúng ta có thểmua đợc những giá trị sử dụng nhất định phù hợp với nó.

Quan hệ giữa giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc biểu hiện ở quy luậtgiá trị Đây là quy luật của nền sản xuất hàng hoá và trao đổi hàng hoá phải đợc tiếnhành trên cơ sở ngang giá hay nói cách khác nó yêu cầu giá trị sử dụng của một hànghoá luôn thống nhất với nhau và phù hợp với nhu cầu của xã hội.

Đại hội Đảng cộng sản Việt nam lần thứ VI đã thừa nhận nền kinh tế Việt namlà xã hội.

Nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần Vật t là sản phẩm của lao động, đợctiêu dùng trong sản xuất nh vậy trong nền kinh tế hàng hoá thì vật t là hàng hoá, vật tcó hai thuộc tính nh các hàng hoá khác đó là giá trị và giá trị sử dụng Điều đó có ảnhhởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh thơng mại vật t.

2.Sự cần thiết của vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật t. Đểquá trình sản xuất có thể diễn ra, đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải có ba yếu tố; vật t,lao động, tiền vốn

Vật t là sản phẩm của lao động, nó đợc trao đổi thông qua mua bán để phục vụcho sản xuất Vật t là yếu tố quan trọng trong ba yếu tố của quá trình sản xuất Trựctiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm Nh vậy vật t là cần thiết không thể thiếu đợctrong bất kỳ nền sản xuất nào Để có vật t cho sản xuất thì phải thông qua vấn đề tổchức quá trình đảm bảo vật t cho sản xuất, chính là bảo đảm quá trình sản xuất đợcthực hiện liên tục và bảo đảm sự tồn tại phát triển của đơn vị sản xuất Để có vật t kịp

thời cho sản xuất theo đúng tiến độ đòi hỏi mỗi đơn vị phải tổ chức một cách khoahọc từ xác định nhu cầu đến tổ chức thu mua, quản lý nhu cầu phù hợp với yêu cầusản xuất Để giảm giá thành sản phẩm, tuỳ lợi nhuận và thu nhập Nh vậy vấn đề tổchức đảm bảo vật t cho sản xuất là cần thiết không thể thếu đợc, nó là cơ sở cho quátrình sản xuất diễn ra một cách thờng xuyên liên tục trong nhịp độ khác nhau vớinhững biến động khác nhau của thị trờng.

3 ý nghĩa của vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật t cho sản xuất.

Để thực hiện quá trình sản xuất liên tục đòi hỏi đảm bảo thờng xuyên nguyênnhiên vật liệu và thiết bị máy móc chỉ có đảm bảo đủ số lợng, đúng mặt hàng và chấtlợng vật t cần thiết với thời gian quy định thì sản xuất mới có thể tiến hành bình thờngđợc và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả.

Ngợc lại nếu vật t mua về quá số lợng quy định, chất lợng không đúng với yêucầu dẫn đến tồn đọng vốn, sản phẩm sản xuất ra không bán đợc, hiệu quả sản xuấtkinh doanh kém đi và nếu vật t mua về không kịp thời dẫn tới sản xuất bị ngừng trệ,dẫn tới tăng giá thành sản phẩm

Tóm lại trong điều kiện hiện nay nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trờng,vấn đề đảm bảo vật t cho sản xuất cần bám sát thị trờng Lập kế hoạch cung ứng vật t

phải bám sát kế hoạch sản xuát và tiêu thụ Giải quyết tốt mối quan hệ Tiền theo quy luật giá trị để định hớng ổn định vật t thờng xuyên cho quá trình sản

4.Sự tác động qua lại của việc đảm bảo vật t và quá trình sản xuất.

Quá trình sản xuất liên quan chặt chẽ đến quá trình cung ứng vật t và tiêu dùngvật t đợc thể hiện ở những điểm sau.

Tên cơ sở kế hoạch sản xuất lập kế hoạch cung ứng vật t cụ thể là: Nhu cầu vật t

11 = (Sản lợng kế hoạch nhân với định mức tiêu chuẩn ) Kế hoạch cung ứng vật t càng sát với kế hoạch bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu,nhất là trong giai đoạn hiện nay Vật t mua về thừa hoặc thiếu đều ảnh hởng trực tiếpđến tình hình sản xuất kinh doanh.

Cân đối nguồn tài chính mua vật t đa vào số lợng vật t theo kế hoạch, để tránhtình trạng mất cân đối nguồn vốn.

Sản xuất mà liên tục, tiêu thụ sản phẩm đều đặn, sẽ tạo ra nguồn vốn cung ứngvật t Nhng nếu tiêu dùng vật t không đúng với yêu cầu công nghệ sẽ làm tăng chi phísản xuất, tăng giá thành sản phẩm, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh, gây khó khănvề tài chính cho doanh nghiệp, cản trở việc mua bán vật t.

Thực hiện quá trình sản xuất là thực hiện quá trình biến đổi từ nguyên vật liệu,dới tác dụng máy móc con ngời, giá trị vật t đợc chuyển dần vào giá trị của sản phẩm.Nếu yêu cầu đặt ra giữa sản xuất và tiêu dùng vật t đúng với yêu cầu kỹ thuật lànghiêm ngặt Bên cạnh đó phải đầu t khoa học kỹ thuật cải tiến công nghệ, giảm địnhmức tiêu hao vật t, tăng hiệu quả sản xuất, tăng nguồn vốn và nhu cầu vật t đợc đảmbảo.

Sản xuất tiêu dùng vật t phải đợc qua lu thông hàng hoá, sản xuất bảo đảm tiêuthụ sản phẩm, tránh khê đọng sản phẩm là tránh ứ đọng vật t Việc thanh toán vớikhách hàng bằng quan hệ tiền hàng hoặc thông qua tổ chức kinh doanh khác bằng sảnphẩm là tự ngang giá trị, nên giá thành sản phẩm phải đợc thị trờng chấp nhận.

Ngoài ra việc tiêu dùng vật t trực tiếp phải tính đến các yếu tố chi phí lu thôngvật t để đảm bảo sản xuất có hiệu quả.

II.Nội dung của quá trình đảm bảo vật t cho sảnxuất ở doanh nghiệp sản xuất.

1.Nghiên cứu thị trờng và lập kế hoạch mua sắm vật t cho sản xuất.

Kế hoạch mua sắm vật t cho sản xuất là một bộ phận quan trọng của kế hoạchsản xuất, kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịpthời và có chất lợng sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố sản xuất một cách có hiệu quảnhất Lập kế hoạch mua sắm vật t là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều bớc vànhiều công việc phải làm nh:

Nghiên cứu thị trờng các yếu tố sản xuất để xâm nhập và chiếm lĩnh thị trờng,xác định đợc thị trờng đáp ứng đợc nhu cầu vật t cho doanh nghiệp cả về số lợng, chấtlợng, thời gian và giá cả.

Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch, khả năng tiêu thụ sảnphẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật t trong năm báo cáo.

Xác định lại bảng danh mục vật t dùng trong năm, kế hoạch, xây dựng và chỉnhlý các loại định mức, bao gồm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sử dụngcông suất thiết bị máy móc và định mức dự trữ vật t.

Tính toán nhu cầu vật t trong toàn bộ doanh nghiệp và cho tất cả các loại côngviệc.

Tính toán nguồn vật t, lập biểu tổng hợp nhu cầu vật t và biểu cân đối vật t.

1.1Vị trí và đặc điểm của kế hoạch mua sắm vật t cho sản xuất.

Kế hoạch mua sắm vật t là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất-Kỹthuật - Tài chính doanh nghiệp Chúng có quan hệ mật thiết với các kế hoạch khác nhkế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng, kế hoạch tài chính Trongmối quan hệ này kế hoạch mua sắm vật t bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kếhoạch , còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật t Thậtvậy chẳng hạn nh mối quan hệ với kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kếhoạch vật t không thể xa rời những chỉ tiêu trong những kế hoạch này, để xác địnhnhu cầu vật t Vì một sự xa rời những chỉ tiêu trong kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêuthụ, kế hoạch mua sắm vật t sẽ đa đến tình trạng ứ đọng vật t, ứ đọng vốn hoặc tìnhtrạng không đảm bảo vật t cho sản xuất, gây giảm giai đoạn sản xuất.

Mặt khác cũng phải thấy rõ những đặc điểm riêng biệt của kế hoạch mua sắmvật t ở doanh nghiệp, để có thể nâng cao chất lợng của kế hoạch xây dựng nhằm phụcvụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Kế hoạch mua sắm vật t có những đặc điểm sau:

Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật t, sẽ dự kiến trực tiếp thờigian của qúa trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp các t liệu sản xuất sẽ phát sinh trongdoanh nghiệp.

Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp rất phức tạp Tính chất phức tạp củanó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật t với rất nhiều quy cách, chủngloại rất khác nhau và phơng pháp cơ bản để lập kế hoạch này, là phơng pháp cân đối.

Kế hoạch mua sắm vật t ở doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ caođộ của kế hoạch mua sắm vật t Đặc điểm này xuất phát từ tính chất của sản xuất làbao giờ cũng mang tính cụ thể Vì vậy kế hoạch mua sắm vật t phải rất chi tiết cụ thể,phải đặt mua những vật t thích hợp phục vụ tốt cho sản xuất, tính chất cụ thể vànghiệp vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật t ở doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ sốlợng mua sắm , sẽ đợc phân chia ra cho từng phân xởng, nhất định trong từng thời kỳnhất định.

1.2Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t.

a)Nội dung của kế hoạch mua sắm vật t;

- Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tàiliệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu, tổng hợp nhu cầu vật tvà một hệ thống các bảng biểu cân đối vật t Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vậtt một cách tốt nhất cho sản xuất Muốn vậy kế hoạch mua sắm vật t phải xác định, cholợng vật t cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lợng, chất lợng và thời gian.

Bên cạnh việc xác định lợng vật t cần mua, kế hoạch mua sắm vật t còn phảixác định rõ nguồn vật để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp Bởi vậy kế hoạchmua vật t thờng phản ánh hai nội dung cơ bạn sau đây:

Một là phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch nhnhu cầu vật t cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ.

Hai là phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn nhu cầu nói trên, bao gồm nguồn tồn khođầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài.

b)Trình tự lập kế hoạch mua sắmvật t :

Trình tự lập kế hoạch là những bớc công việc phải làm để có đợc kế hoạch đốivới các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật t chủ yếu là do phòng kinhdoanh lập, nhng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hànhdoanh nghiệp.

Các giai đoạn lập kế hoạch vật t gồm có:

Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lợng vànội dung của kế hoạch vật t, ở giai đoạn này, cán bộ thơng mại doanh nghiệp phảithực hiện các công việc sau, nghiên cứu và thu nhập các thông tin về thị trờng, cácyếu tố sản xuất chuẩn bị các tài liệu về phờng án sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêuthụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xởng, tổ đội sảnxuất và của doanh nghiệp.

Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanhnghiệp sản xuất, để có đợc kế hoạch mua vật t chính xác và khoa học, đòi hỏi phải xácđịnh đầy đủ các loại nhu cầu vật t cho sản xuất Đây là căn cứ quan trọng, để xác địnhlợng vật t cần mua về cho doanh nghiệp Trong đó nền kinh tế thị trờng, với cơ chế tựtrang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhucầu có ý nghĩa kinh tế to lớn.

Giai đoạn xác định số lợng vật t tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp.Đối với các doanh nghiệp số lợng vật t này thờng đợc xác định theo phơng pháp "Uớctính”và phơng pháp "Định mức".

Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật t là xác định số ợng vật t hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của doanh nghiệpđợc xác định theo phơng pháp cân đối nghĩa là:

jNjP,

Trong đó: 

, là nhu cầu về loại vật t i dùng cho mục đích j 

, tổng nguồn về loại vật t i đáp ứng bằng nguồn j

Trong cơ chế thị trờng, yêu cầu của quy luật cạnh tranh đòi hỏi các doanhnghiệp, phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật t kỹ thuật Nhu cầumua sắm phải đợc tính toán khoa học, cân nhắc mọi tiềm năng doanh nghiệp Trongđiều kiện đó, mục tiêu của việc nên kế hoạch mua vật t là làm so với số lợng vật t cầnphải mua về ở mức tôí thiểu mà đảm bảo đợc yêu cầu của sản xuất kinh doanh Các bộphận của cân đối trên (1) đợc gọi là các chỉ tiêu của kế hoạch mua sắm vật t.

Để quản lý hoạt động thơng mại doanh nghiệp ngời ta thờng dựa trên cơ sở hệthống các định mức kinh tế kỹ thuật.

2.Tổ chức mua sắm vật t.

Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật t và kết qủa nghiên cứu thị trờng, doanhnghiệp nên đơn hàng vật t và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật t cho sản xuất, lên đơnhàng là quá trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loạihàng hoá dịch vụ cần thiết Số lợng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời giannhập hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật t,và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bất cứ một sai sót nào cũng có thểdẫn đến đặt mua những vật t mà nhu cầu sản xuất không cần đến hoặc không đủ sovới nhu cầu, với ý nghĩa nh vậy phòng kinh doanh phải có trách nhiệm cao trong công

Căn cứ định mức của kế hoạch hoá vàquản lý Thơng mại doanh nghiệp

Các mức tiêu dùng và sửdụng vật t kỹ thuật

Các mức điều tiết quátrình sản xuất kinh

doanh và QLTM

Mức tiêu dùngNVL

Mức sử dụng thiết bị máy móc

Mức dự trữsản xuất

Mức dự trữvật t cho sản xuất nửa TP

Mức điều tiết thơng mại đầu vào

Mức tiêu dùng nguyênvật liệuchính

Mức tiêu dùng nguyênvật liệuphụ

Mức tiêu dùng nhiên liệu

Mức tiêu dùng điện

Mức chuyểnthẳng đặt hàng giao hàng

Giá cả vật t hàng hoá

Mức hao hụttự nhiên

Các mức khác

tác lập đơn hàng Để lập đơn hàng đợc chính xác bộ phận đơn hàng cần tính đến cáccơ sở lập đơn hàng nh nhiệm vụ của sản xuất , hệ thốnh định mức tiêu dùng vật t, địnhmức dự trữ vật t, lợng tồn kho vật t, kế hoạch tác nghiệp về đảm bảo vật t quý tháng.Nhiệm vụ quan trọng trong công tác lập đơn hàng là chọn và đặt mua những loại vậtt, hàng hoá có hiệu quả kinh tế cao Tổ chức mua sắm vật t ở doanh nghiệp đợc thựchiện trên cơ sở đơn hàng và hợp đồng ký kết.

2.1.Dự báo nhu cầu vật t.

Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trờng trong vàngoài nớc có nhiều thay đổi ảnh hởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá trình thựchiện Công ty cần nắm vững diễn biến của thị trờng về mặt hàng mà công ty sẽ kinhdoanh, về giá cả, về phí lu thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh của các đơn vị khác.Để từ đó củng cố thay đổi phơng thức kinh doanh của công ty Công ty cần nghiêncứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý tháng, để từ đó công ty biết các vật t mà côngty cần là bao nhiêu, chất lợng ra sao, số lợng vật t đó mua ở đâu Qua dự báo này côngty có thể mở rộng thị trờng và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh Khi đó lắmđợc tình hình tiêu thụ sắp tới của công ty cũng biết thêm khả năng cung cấp vật ttrong nớc và nớc ngoài Nguồn hàng mà bán với số lợng giá trị ổn định, thuận tiện đểbảo quản vận chuyển đến nơi đơn vị cần mua Dự báo nhu cầu vật t cũng cho công tybiết đợc, những biến đổi của chất lợng sản phẩm nào công ty đã mua hoặc nhữngnguồn hàng mà công ty vừa khai thác, nắm vững đợc yếu tố này sẽ đáp ứng mọi yêucầu của các bộ phận.

+ Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật t.- Diễn biếncủa thị trờng.

- Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nớc.- Khả năng cung cấp vật t trong nớc.- Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm.

+ Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật t.- Xác định chi phí sản xuất.

- Khả năng trong nớc (cung cấp +khai thác).- Cơ chế kinh tế.

- Những đòi hỏi về nâng cao chất lợng sản phẩm.

2.2.Các nguồn hàng và đặc điểm.

Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn gốckhác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân loại theonhiều tiêu thức khác nhau Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp quản lý, tính chấtđặc điểm, phơng thức mua, mà hình thành nên các hệ thống phân loại khác nhau, kiểulựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu đã giúp chocông tác tạo nguồn linh hoạt hơn Do đó lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hìnhthành là phù hợp nhất Theo tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm haithành phần cơ bản; nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa.

Hoạt động ở thị trờng quốc tế phải tuân theo các điều kiện thơng mại chung, luậtpháp và các chính sách buôn bán ở nớc bạn hàng, điều kiện về tiền tệ và thanh toán,điều kiện vận tải và tình hình giá cớc Hiện nay đại đa số các hợp đồng mua bán nớcngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏngoại tệ ra mua hàng.

+ Nguồn nội địa:

Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật t hàng hoá trong nớc mà doanh nghiệpcó thể khai thác đợc Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ phận; nguồn từ cácđơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác.

Nguồn thu mua trực tiếp từ các đon vị sản xuất trong nớc có nhiều điểm tíchcực nh đảm bảo chất lợng, tính chất thờng xuyên và khối lợng lớn, chi phí lu thôngthấp.

Nhng bên cạnh đó còn nhiều nhợc điểm nh là vật t kinh doanh không đồng bộ,nhng thờng phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh khác.

Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có - Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc.

- Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất lấy; đặc điểm của ngồn hàng này là ít vàkhông đòi hỏi quy trình sản xuất phức tạp mà các tổ chức lu thông hàng hoá, thấy phùhợp với yêu cầu của sản xuất và tự mình có thể sản xuất một vài loại vật t hàng hoákhông quan trọng để kinh doanh.

- Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công.

- Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết; Đó là nguồn hàng mà các tổchức kinh doanh hàng hoá có thể liên doanh liên kết, với các đơn vị hoặc cá nhân sảnxuất các loại hàng hoá, phục vụ cho nhu cầu của kinh doanh.

- Nguồn do hàng đổi hàng: đây là hình thức tạo nguồn rất phổ biến trong trờnghợp các doanh nghiệp là ngời cung ứng nguyên liệu, vật t kỹ thuật cho sản xuất.

- Nguồn do doanh nghiệp bán nghuyên vật liệu mua thành phẩm.

2.3.Các hình thức thu mua tạo nguồn hàng.

a)Mua hàng; Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức

mua hàng khác nhau.

+ Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh doanhsau khi tìm đợc nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá và ký kết hợpđồng mua.

+ Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi tìm đợcnguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật t tiến hành thỏa thuận với đơn vị hàng hoá, vềgiá cả và các điều kiện có liên quan nh vận chuyển, phơng thức thanh toán, thì tiếnhành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế.

b)Các hình thức tạo nguồn khác:

+ Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lợng hàng hoá còn lại cuối kỳbáo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế hoạch.Số lợng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào cuối tháng 12,nhng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho đợc xác định trớc thời gian kiểmkê.

Vì vậy ngời ta phải ớc tính đợc lợng vật t hàng hoá tồn kho Kết quả ớc tínhcàng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực tế của nó.

Thông thờng khi xác định lợng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo cáo) củamột mặt hàng nào đó ta dùng công thức.

Ođk = Ott + Nh - X

Trong đó:

-Ođk : Tồn kho ớc tính đầu kỳ kế hoạch.

Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch

-Nh : Lợng hàng hoá ớc nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo.-X : Lợng hàng ớc xuất cũng trong thời gian đó.

+ Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này thờngphát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế Xác định nhu cầu về khối lợng,chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác Cụ thể khi lập kế hoạch cung ứng vàký kết các hợp đồng mua bán cha tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ Hàng nhập vàokhông phù hợp với yêu cầu nên sinh ứ đọng Yếu tố thứ hai là phải có vật t hàng hoádự trữ cho sản xuất kinh doanh Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện mộtlợng vật t hàng hoá vợt quá mức dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dựtrữ Những lợng vật t hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lu thông để tiêudùng cho sản xuất.Nguồn ứ đọng chậm luân chuyển phát sinh còn do hai nguyên nhânhàng hoá đợc huy động trong kế hoạch không chính xác, luôn thay đổi hoặc nguồnnhập do hạn chế về ngoại hay hạn chế về ngoại tệ nên cha tiêu thụ đợc ngay.

Để có nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh chúng ta còn nhiều nguồn khácnh;

+Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn tự hình thành do các do các tổ chức l uthông kinh doanh vật t tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật t, tièn vốn(vật t ở

đây là vật t ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua đợc) Hình thứcnày có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động d thừa và tăng vật t cho laođộng xã hội, thực hiện đợc tiết kiệm.

+Nguồn nhờ liên doanh liên kết:

Liên doanh là hình thức hợp tác giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu t về vậtt,tiền vốn lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài giữa các bên vềlợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác giữa hai bên hoặcnhiều bên nhng không chi phối nhau về sản phẩm.

+Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản phẩmsinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc đa dạng hoá sử dụng sản xuất thìnguồn hàng này càng trở nên phong phú và đa dạng Nguồn này có thể tiến hành ngayđầu vào cho một số nghành sản xuất nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật t chocác nghành sản xuất khác Để tận dụng đợc nguồn này các tổ chức kinh doanh phảitìm hiểu, liên doanh liên kết với sản xuất để thu đợc nguồn hàng này thông qua việcbán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu và biết đợc đầu ra,thông qua hội chợ với kháchhàng.

+ Nguồn do nhận làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt choyêu cầu của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bánhàng cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc hởng hoa hồng theo tỷ lệ% nhấtđịnh tính theo doanh số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bêngiao nhận đại lý.

Tóm lại: Công tác thu mua tạo nguồn trong kinh doanh thơng mại là toàn bộ

hoạt động về mặt nghiệp vụ, nhằm tạo ra hàng hoá chất lợng tốt, thoả mãn mâu thuẫncác nhu cầu của nền kinh tế quốc dân, đó là quá trình liên tục phức tạp từ khâu đầutiên đến khâu cuối, từ tìm hiểu nhu cầu của thị trờng, đến tìm hiểu tiềm năng sản xuất,từ các vật liệu trong và ngoài nớc, lao động và trình độ lao động trong nớc, đến khâuký kết các hợp đồng kinh tế về sản xuất, vận chuyển bốc dỡ rồi giải quyết khó khăn.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng và cuối cùng là chuyển hàng hoá, đến đápứng nhu cầu tiêu dùng với chi phí thấp nhất, đạt hiệu quả cao nhất về lợi nhuận đápứng nhu cầu kinh doanh và các tổ chức kinh doanh hàng hoá.

Không thể hiểu thuần tuý mua là khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh hànghoá mà phải hiểu mua gắn liền với bán(bán đợc mới mua) tạo đợc nguồn hàng tốt hayxấu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh và ảnh hởng tới quá trình phát

triển của nền kinh tế quốc dân Vì vậy đây là nhiệm vụ quan trọng của các tổ chứckinh doanh hàng hoá,trong việc làm ổn định và phát triển thị trờng Việt nam.

Để làm tốt công tác này các tổ chức kinh doanh phải thực sự am hiểu sản xuất,nắm vững nhu cầu của sản xuất Trong tình hình hiện nay các đơn vị sản xuất đợcphép tiêu thụ thẳng sản phẩm, của mình đã đặt các tổ chức kinh lu thông vào một thếđứng khó khăn mới.

2.4 Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật t phục vụ sản xuất

Sau khi xây dng kế hoạch vật t công ty căn cứ vào đó xác định vật t còn thiếuphải mua ngoài ,Công ty có thể cử cán bộ thơng mại đi giao dịch tìm mua, ở các tổchức kinh doanh vật t hay các đơn vị sản xuất khai thác vật t Hoặc có thể đặt mua ởnớc ngoài nếu nh nguồn vật t có ở trong nớc không đảm bảo việc mua bán phải thôngqua các hợp đồng mua bán vật t.

Hợp đồng mua bán vật t là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán Hợpđồng mua báncó tính chất pháp lý, ngời đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải làngời có t cách pháp nhân, vì hợp đồng kinh tế là cơ sở,là căn cứ của trọng tài kinh tếxét sử khi có những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng Hợp đồng muabán là cơ sở cho việc thực hiện thơng mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong nhữngkhoảng thời gian nhất định Hai bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận vàký kết hợp đồng, thông qua các văn bản theo quy định của pháp luật.

Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau.-Tên đơn vị ký hợp đồng.

-Số tài khoản.

-Tên chức vụ của ngời đứng ra đại diện ký kết.-Các điều khoản cam kết giữa hai bên

-Thời hạn thực hiện hợp đồng.-Trách nhiệm vật chất giữa hai bên.

Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các đièu khoản camkết giữa hai bên bao gồm ba loại.

Những điều khoản chủ yếu nh nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lợng khối ợng, số lợng quy cách kích thớc mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm phơng thứcgiao nhận, phơng thức thanh toán.

l-Những điều khoản thờng lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng, nhng vẫn đợchai bên công nhận.

Những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản cha có quy định của nhà nớcđợc vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không trái với các điềuluật, của nhà nớc nh giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn).

Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nớc ngoài, doanh nghiệp phảinghiên cứu kỹ lỡng thị trờng quốc tế, và có kiến thức nhất định trong quan hệ muabán quốc tế.

3.Tổ chức tiếp nhận,vận chuyển và bảo quản vật t

3.1.Tổ chức tiếp nhận: làm tốt công tác tiếp nhận vật t sẽ bảo đảm điều kiện,

thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lu thông, qua việc giải phóngnhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng, phơng tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mấtmát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiệnthực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lợng vật t, nguồn nhập là cơ sở để xâydựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch toán giá thành.

+ Nội dung công tác tiếp nhận:

-Công tác chuẩn bị: chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế,thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phơng tiện vận chuyển, phơng tiện cân đong,chứa đựng, kiểm tra và kho tàng.

l-Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ) Mức độ h hỏng biến chất vật t hàng hoá.Hình dáng kích thớc mầu sắc.

Tính chất cơ lý hoá.

Việc tiếp nhận hàng hoá đợc tiến hành theo hai phơng pháp Phơng pháp tiếtkiệm toàn bộ và phơng pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vàođiều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng nhcác thông lệ hiện hành.

+Một số trờng hợp cần sử lý khi tiếp nhận:

-Hàng hoá thừa , thiếu, kém, mất phẩm chất ngời giao và ngời nhận cùng nhaulập biên bản, hàng hoá vật t đợc tiếp nhận bình thờng ghi chép theo đúng biểu mẫu.

-Hàng hoá đã về kho nhng cha có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểmtra toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng hoá đó cóđúngtrong kế hoạch tiếp nhận hay không Sau đó tiến hành tiếp nhận theo đúngnguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng cha có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từtiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn.

-Hàng cha về kho nhng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếpnhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đ ờngđi.Nếu cha chấp nhận thanh toán thì lu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từchờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thờng.

3.2.Tổ chức chuyển vật t về kho:

Tổ chức vận chuyển vật t về kho,của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật tnhằm đảm bảo,vật t cho sản xuất, vì vậy lam tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cungứng vật t kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp Công tấc vận chuyểncũng là một điều khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phícần thiết trên cơ sở khối lợng vật t cần mua, địa điểm giao hàng.

3.3.Tổ chức bảo quản vật t ;

Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong viẹc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêuvề số lợng, chất lợng vật t về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn những giá trị vàgiá trị sử dụng của vật t hàng hoá Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chiphí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho.

+Nhiệm vụ:

- Bảo quản tốt về số lợng và chất lợng vật t hàng hoá,không ngừng phấn đấugiảm hao hụt tự nhiên.

-Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa đựng.+ Nội dung của nghiệp vụ bảo quản:

-Quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho, đặcđiểm của từng loại vật t hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà kho, giankho, ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật t hàng hoá khác nhau.

-Định vị định lợng vật t hàng hoá: xác định vị trí tợng đói ổn định của một loạivật t nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu riêng và bảo quảntính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lợng vật t trong mỗi đơn vị đã đợcđịnh vị.

-Kê lót chất xếp vật t hàng hoá trong một đơn vị đã đợc định vị,làm tốt công tácnày bảo đảm đợc nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trớc xuất trớc, hàng nhập sauxuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản.

-Điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hởng của môi trờng đến vật t hàng hoá.-Chống côn trùng và vật gặm nhấm.

-Thờng xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lợng vật t, xây dựng chế độ kiểm tra,trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những h hỏng, hao hụt từ đó đề ra cácbiện pháp nhằm khắc phục kịp thời.

-Phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật.

4.Tổ chức cấp phát vật t cho nhu cầu sản xuất.

Tổ chức cấp phát vật t đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong những biệnpháp có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật t ở doanh nghiệp Làm tốt công tác này sẽ đảmbảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất lợng tạo điều kiện trong quátrình sản xuất tiến hành đợc nhịp nhàng.

Đảm bảo tính đồng bộ của vật t góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình công nghệrút ngắn thời gian chuẩn bị vật t cho sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng xuất laođộng, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật t, tiền vốn giảm lực lợng dự trữ ảnh hởng đến tàichính của doanh nghiệp.

+ Nhiệm vụ:

-Xuất vật t đúng số lợng, đúng chất lợng, đúng hạn mức, đúng nguyên tắc.

-Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật t.+ Nội dung của công tác cấp phát;

-Công tác chuẩn bị cấp phát: vật t trớc khi đa vào tiêu dùng cần đợc chuẩn bị tốtvề số lợng, chất lợng, quy cách chủng loại và thòi gian cấp phát.

Chuẩn bị lợng vật t về số lợng chất lợng về sổ sách theo dõi chứng t xuất kho.Chuẩn bị phơng tiện cân đong,đo đếm phơng tiện kiểm tra, kiểm nghiệm, chuẩnbị về lao động.

Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lợng dự trữ ở trong kho ởdoanh nghiệp,tiết kiệm đợc chi phí bảo quản,đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất, cần đếnloại vật t nào thì có ngay loại vật t đó mà không cần phải dự trữ trớc Để làm tốt khâunày cán bộ vật t phải theo dõi để nắm vững nguồn hàng, nguồn cung ứng phơng tiệnvận chuyển, bốc xếp Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đa vật t về kho của doanhnghiệp, chuẩn bị kế hoạch điều độ, cấp phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện.

Chuẩn bị tại kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật t cho tiêudùng trực tiếp, phân loại đánh giá tình trạng vật t hiện có, kiểm tra tính đồng bộ, tínhthống nhất Xây dựng phơng án cấp phát đảm bảo tính hiệu quả, bố trí nhân lực phùhợp, cấp phát đảm bảo tính hiệu quả.

-Cấp phát vật t cho yêu cầu sản xuất ,cơ sở của công tác này là dựa vào hạn mứccấp phát, đợc xác định bằng hệ thống định mức, kinh tế kỹ thuật cho từng loại vật tvới số lợng sản phẩp sản xuất ra trong kỳ kế hoạch việc cấp phát trật tự theo hạn mứcnâng cao trách nhiệm của các bộ phận tổ đội sản xuất trong việc sử dụng số l ợng vật tthực lĩnh một cách hợp lý và tiết kiệm Nâng cao trách nhiệm của phòng kinh doanhtrong việc thực hiện kế hoạch vật t, nâng cao trách nhiệm của ngời làm công tác kếhoạch góp phần sử dụng hợp lý kho tàng, đơn giản hoá công tác nghi chép bán đềucho công tác hạch toán

Hạn mức đợc xác định theo công thức:H = Nsx  Ndd + D - 0

H: Hạn mức cấp phát vật t

Nsx: Nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩmNdd: Nhu cầu vật t cho sản phẩm dở dangD: Nhu cầu vật t cho dự chữ phân xởng

O: Tồn kho thực tế đầu kỳ

Trên cơ sở hạn mức đợc xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật t theohạn mức cho phân xởng Theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát vật t Thủ khophải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn, an toàn kinh tế nhất.

Để giao vật t cho các phân xởng, tổ đội sản xuất ngời ta tiến hành theo hai ơng pháp sau:

ph-Một là: giao vật t tại kho của doanh nghiệp là phơng thức giao trong đó phân ởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của ngời mang phơng tiện đến để nhập vậtt từ kho của doanh nghiệp Sử dụng phơng pháp nàythì phân xởng, tổ đội phải có bộphận tiếp liệu và phơng tiện vận chuyển do đó sử dụng không hợp lý lao động và ph-ơng tiện vận chuyển trong doanh nghiệp, thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránhkhỏi sai sót khi xuất Vì vậy phơng pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật t vớisố lợng ít và không ổn định.

x-Hai là: Giao vật t tại nơi làm việc Đây là phơng thức giao nhận vật t căn cứ vàolịch cấp phát vật t, tự tổ chức chuyển đa vật t đến nơi làm việc bằng phơng tiện vànhân lực do phân xởng quản lý áp dụng phơng pháp này phải có bộ phận cấp phátthuộc phòng cung tiêu thực hiện và quyết toán.

5 Kiểm tra tình hình sử dụng vật t và thanh quyết toán:

*Kiểm tra tình hình sử dụng vật t:

Vật t cấp cho phân xởng (tổ, đội sản xuất ) để trực tiếp sản xuất sản phẩm, kếtthúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng Nếu ở đây sử dụng khôngđúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này lại đemdùng cho việc khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu và cónhiều phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật t đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tvà ảnh hởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp Ngợc lại nếu phân xởng sử dụng vật tđúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phếliệu và giảm phế phẩm thì có ảnh hởng tốt đến kinh tế kinh doanh.

Vì vậy phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật t là trách nhiệm của phân ởng, tổ đội sản xuất, của công nhân của các phòng và nói chung của toàn doanhnghiệp Phòng quản trị vật t là ngời chịu trách nhiệm quản lý vật t ở doanh nghiệp,không phải chỉ lo mua vật t vào còn cấp phát chỉ số vật t cho phân xởng là song màcòn phải có trách nhiệm thờng xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật t trong doanhnghiệp.

x-Kiểm tra sử dụng phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát , số liệu hạchtoán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng vào báo cáo của phân xởng,về tình hình sử dụng vật t, mặt khác phải tiến hành kiểm tra thực hiện việc tiêu dùngở tổ, đội sản xuất và ngời công nhân sử dụng.

Lợng vật t xuất từ kho doanh nghiệp thờng là khớp với hạn mức, với các phiếulĩnh vật t Nhng thực tế có nhiều trờng hợp xuất ít hơn hoặc nhiều hơn so với cácchứng từ trên vì có thứ có có lệnh xuất mà không có hoặc không có đủ, có thứ phảixuất nhiều hơn lệnh xuất vì thứ vật liệu đó không thể chia nhỏ ra để bớt lại một ít,hoặc do nhiều nguyên nhân khác nữa Vì vậy cuối tháng phòng vật t phải đối chiếugiấy tờ Sổ sách với thẻ kho, với các phiếu lĩnh hay phiếu lĩnh vật t theo hạn mức ởphòng tài vụ.

Lợng vật t thực tế cấp ra cùng ngàycó thể không khớp với hạn mức cấp phát đãduyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật t hay vì thay đổi loại vật t khác Khi cóyêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật t riêng, và phải đợc hạch toán riêng.

Phiếu yêu cầu cấp thêm vật t do phân xởng (tổ đội sản xuất) đề nghị trởngphòng kế hoạch và trởng phòng vật t ký Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xincấp thêm Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn thành vợt mức kếhoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích, do có nhiều phế phẩm, dokhông tuân thủ mục tiêu dùng vật t Ngời quyết định cấp thêm cho phân xởng là giámđốc hay phó giám đốc doanh nghiệp.

Trong trờng hợp phải thay thế loại vật t dự định trong kế hoạch bằng loại vật tkhác, phân xởng phải viết phiếu yêu cầu thay thế vật liệu Trong phiếu cần ghi rõ nộidung thay thế, ảnh hởng của việc thay thế đến tiêu dùng vật liệu Vì bất kỳ một sựthay thế vật liệu nào cũng đều ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm và tiến độ của quátrình sản xuất nói chung, nên việc thay thế vật liệu phải có ý kiến của các phòngcóliên quan nh phòng vật t, phòng thiết kế phòng kỹ thuật và đợc giám đốc hoặc phógiám đốc phụ trách kỹ thuật duyệt.

Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật t là cácbáo cáo của phân xởng trởng, thủ trởng các bộ phận trong kỳ qua (thờng là mộttháng) Trong báo cáo nêu rõ lợng vật t tồn kho đầu kỳ, lợng vật t đã nhận trong kỳ, l-ợng vật t sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trờng hợp vợt kế hoạch) lợngphế phẩm và tồn kho cuối kỳ.

Mặt khác phòng vật t cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêudùng vật t Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định đợc sử dụng đúng đắn củacác tài liệu báo cáo và mới hiểu đợc rõ ràng tình hình qua báo cáo.

Sau khi đã có tình hình và số liệu đợc xác định và tính toán chính xác, để xácminh đợc phân xởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không, trớc hết cần phảiđối chiếu số lợng các loại vật t mà phân xởng thực tế nhận trong kỳ với số lợng cácloại vật t quy định trong các phiếu hạn mức.

Nếu có trờng hợp đối với một số loại vật liệu, phân xởng không nhận hết số quyđịnh trong hạn mức, nhng đối với một số loại vật liệu khác phân xởng lại nhận quá sốquy định trong hạn mức, trong lúc chơng trình sản xuất hoàn thành bình thờng, điềuđộ chứng tỏ phân xởng sử dụng một phần vật liệu không đúng mục đích, hoặc khôngthực hiện đúng các mục tiêu dùng đã định Kết luận dứt khoát việc này phải căn cứvào phiếu yêu cầu cấp thêm và phiếu yêu cầu thay thế, vào các tài liệu khác.

Sau đó ta đối chiếu với các số liệu thực xuất từng loại vật liệu cho phân x ởng(có kể cả cấp vợt hạn mức) với việc phân xởng hoàn thành kế hoạch sản xuất (kể cảsản phẩm dở dang).

Nếu kế hoạch sản xuất không hoàn thành nhng số vật liệu quy định trong hạnmức lại lĩnh hết hoặc nhiều hơn, chứng tỏ trong kỳ báo cáo phân xởng đã bội chi vậtliệu Ngợc lại, nếu kế hoạch sản xuất hoàn thành hoặc hoàn thành vợt mức, nhng sốvật liệu tiêu dùng trong phạm vi hạn mức hoặc thêm chỉ ít hơn, chứng tỏ phân xởngtrong kỳ báo cáo đã đạt đợc thành tích nhất định về tiết kiệm vật t.

* Các phơng pháp quyết toán:

- Phơng pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại phân xởngđầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lợng vật t xuất trong kỳ để xác định thực tếvật t chi phí cho sản xuất sản phẩm:

Số lợng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lợng vật t thực chi bằng sốlợng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lợng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lợngsản phẩm dở dang cuối kỳ.

Mức tiết kiệm hay bội chi đợc xác địnhE = Q M - C

E: Mức tiết kiệm hay bội chi

Q: Số lợng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ M: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Kết quả của phép tính nếu là số dơng k(+) thì tiết kiệm nếu là số (-) thì bội chi.- Phơng pháp nghiên cứu hiện trờng: Phơng pháp này chủ yếu thu thập thông tintừ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thơng nhân và ngời tiêu dùng Phơng phápnày đòi hỏi chi phí cao và có tính chất phức tạp Do đó ngời ta thờng sử dụng phơngpháp này sau khi có kết quả của phơng pháp nghiên cứu tài liệu.

- Phơng pháp đơn hàng: So sánh với mức quy định trong hợp đồng.

- Phơng pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tính cụ thể cho từng lô vật t cấpphát trực tiếp tiêu dùng đến tận từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thuhồi nhập kho.

Giám sát việc cấp phát vật t cho sản xuất trên các mặt đồng bộ kịp thời đầy đủ.Giám sát việc bảo quản, sử dụng hợp lý tiết kiệm vật t.

Chấp hành các định mức dự trữ vật t, phát hiện các tình trạng thừa, thiếu vật tđể giải quyết nhanh chóng.

III Các nhân tố ảnh hởng đến quá trình đảm bảovật t cho sản xuất của doanh nghiệp sản xuất:

1 Nhân tố thuộc về môi trờng kinh doanh.

* Chính trị và pháp luật: Để thành công trong kinh doanh các doanh nghiệp phảiphân tích dự đoán về chính trị và pháp luật cùng xu hớng vận động của nó bao gồm:

Sự ổn định về chính trị đờng lối ngoại giao.Sự cân bằng các chính sách của Nhà nớc

Vai trò và chiến lợc phát triển kinh tế Đảng và Chính phủ.

Sự điều tiết và khuynh hớng can thiệp của Chính phủ vào đời sống kinh tế.

Sự phát triển các quyết định bảo vệ quyền lợi của ngời tiêu dùngHệ thống luật pháp, sự hoàn thiện và hiệu lực thi hành chúng.

*Các yếu tố kinh tế: Các yếu tố kinh tế bao gồm các nhân tố tác động đến sức muacủa khách hàng và dạng tiêu dùng hàng hoá "là máy đo nhiệt độ của thị trờng, quy địnhcách thức doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực của mình".

Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân

Tiến bộ kỹ thuật và khả năng áp dụng kỹ thuật trong hoạt động kinh doanh.Chiến lợc phát triển kỹ thuật, công nghệ nền kinh tế.

* Yếu tố văn hoá xã hội: ảnh hởng trực tiếp đến cuộc sống và hành vi của con ngời,qua đó ảnh hởng đến hành vi mua sắm của khách hàng bao gồm:

Dân số và xu hớng vận động

Các hộ gia đình và xu hớng vận độngSự di chuyển của dân c

Thu thập của dân c và xu hớng vận động: phân bố thu nhập giữa các nhóm ngời vàcác vùng địa lý.

Việc làm và các vấn đề phát triển việc làm.Dân tộc và các đặc điểm tâm sinh lý

Các giá trị văn hoá cốt lõi có tính lâu bền cao Nhng các niềm tin thứ hai và củagiá trị rất thờng thì dễ thay đổi.

* Môi trờng tự nhiên và cơ sở hạ tầng

Doanh nghiệp cần lu ý đến các mối đe dọa và tìm cơ hội phối hợp với các khuynhhớng của môi trờng tự nhiên.

Sự thiếu hụt của nguồn nguyên liệu thô gồm các nguyên liệu vô tận, nguyên liệu táisinh và nguyên liệu không thể tái sinh đợc.

2 Nhân tố thuộc về môi trờng doanh nghiệp.

*Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất: Nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộkhoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật t nh chế tạo những máy mócthiết bị có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quảnguồn vật t.

* Quy mô sản xuất ở các ngành các doanh nghiệp: Nhân tố này ảnh hởng trực tiếptới khối lợng vật t tiêu dùng và do đó ảnh hởng tới khối lợng nhu cầu vật t Quy mô sảnxuất càng lớn thì khối lợng vật t càng tăng Theo đà phát triển kinh tế , quy mô sản xuấtngày càng gia tăng và điều đó đòi hỏi nhu cầu và cầu vật t ngày càng lớn trong nền kinhtế.

* Cơ cấu khối lợng sản phẩm sản xuất

Cơ cấu khối lợng sản phẩm thay đổi theo nhu cầu thị trờng và sự tiến bộ khoa học kỹthuật, đặc biệt thay đổi theo trình độ sử dụng vật t tiêu dùng và cải tiến chất lợng sảnphẩm từ những vật t tiêu dùng Điều này ảnh hởng tới cơ cấu của vật t tiêu dùng và do đócơ cấu của nhu cầu vật t

* Quy mô thị trờng vật t Quy mô thị trờng phổ biến số lợng doanh nghiệp tiêu dùngvật t và quy cách chủng loại vật t mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trờngquy mô của thị trờng càng lớn thì nhu cầu vật t càng nhiều.

* Cung vật t- hàng hoá có trên thị trờng Cung vật t thể hiện khả năng vật t có trên thịtrờng và khả năng đáp ứng nhu cầu vật t của các đơn vị tiêu dùng Cung vật t tác động đếncầu vật t thông qua giá cả và cho đến toàn bộ nhu cầu

Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều nhân tố khác ảnh hởng đến nhu cầu vậtt nhỏ.

Các nhân tố xã hội phản ảnh mục tiêu cải thiện điều kiện lao động trong các ngànhsản xuất, ảnh hởng của những nhân tố này đợc xác định bằng những chỉ tiêu nh trình độ cơgiới hoá, tự động hoá sản xuất, và cải thiện điều kiện lao động

Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tGiá cả vật t hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh

Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật t đợc thực hiện theo từngnhóm và cho từng loại vật t, cũng nh cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khácnhau của công tác kế hoạch hoá Quá trình này có ý nghĩ quan trọng trong công tác nghiêncứu và dự báo thị

ơng II

Thực trạng và công tác đảm bảo vật cho sản xuất ở côngty khoá Minh khai

I Tình hình đặc điểm trung của công ty khoá Minh khai

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

- Công ty khoá Minh khai trớc đây là nhà máy khoá Minh khai, đợc thành lập từ năm1972 theo quyết định số 561/BKT của bộ kiến trúc (nay là Bộ xây dựng)

Về loại hình tổ chức Công ty khoá Minh khai là một doanh nghiệp Nhà nớc hạchtoán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, còn t cách pháp nhân chịu sự quản lý trực tiếp củaTổng công ty cơ khí xây dựng- Bộ xây dựng.

- Trụ sở giao dịch: 125D Minh khai, quận Hai Bà Trng - Hà Nội.

Do đặc điểm của công ty xây dựng từ thời chiến tranh chống Mỹ, với trang thiết bịmáy móc thiết bị công nghệ sản xuất do Ba Lan giúp Quá trình xây dựng và phát triển củacông ty đợc phân tích qua các giai đoạn sau:

* Giai đoạn từ 1973-1980:

Công ty hoạt động theo đúng chức năng nhiệm vụ mục tiêu ngành nghề theo quyếtđịnh ban đầu về sản xuất sản phẩm gồm các loại khoá, bản lề, ke cửa, chốt, acmôn, mócgió Thời gian đầu sản xuất sản phẩm theo mỗi thiết kế của Ba Lan nên có phần nào chaphù hợp với điều kiện của Việt Nam N hững năm sau công ty đổi dần mẫu mã sản phẩmcho tích ứng với nhu cầu tiêu dùng.

* Từ năm 1981 đến năm 1988: công ty sản xuất theo kế hoạch Bộ giao, ngoài cácsản phẩm cũ nh trên còn có giàn giáo thép, xe hoàn thiện, bi đạn mắt sàng xi măng, đồngthời xuất thêm các mặt hàng kim khí phục vụ xây dựng cửa xếp, cửa chớp lật cửa hoa.Trong giai đoạn công ty đã tiến hành hai vấn đề lớn:

- Nâng cao chất lợng của sản phẩm và đã xuất khẩu các khoá, tre, bản lề, Cremôn,cho các nớc Hung gari, Cu Ba, Lào và xuất khẩu tại chỗ cho Tây Đức

- Công ty đã nghiên cứu và chế tạo bi nghiền cho công nghiệp xi măng và các phụtùng khác Ngoài ra còn là đơn vị đầu tiên nghiên cứu công nghệ sản xuất giàn giáo thép.

Giai đoạn từ1973-1988 công ty sản xuất theo kế hoạch đợc giao, vật t chủ yếu đợcNhà nớc cung ứng, sản phẩm làm ra có địa chỉ tiêu thụ, không để công nhân nghỉ việc vềthiếu việc làm, hàng hoá sản xuất phải đợc tiêu thụ hết và đảm bảo đời sống công nhân

viên Đảm bảo đợc mục tiêu trên công ty đã tìm mọi biện pháp khai thác mọi khảnăng, tiếp xúc làm quen dần dần với kinh tế thị trờng Những biện pháp cụ thể là

- Tích cực tìm kiếm công ăn việc làm bằng cách đi chào hàng ký hợp đồng trựctiếp còn các cơ sở xây dựng trong ngành và các địa phơng

- Khai thác mọi nguồn, mọi khả năng đảm bảo đủ vật t cho sản xuất liên tục.- Tuyên truyền quảng cáo sản phẩm của công ty trên các phơng tiện thông tinđại chúng và tham gia các cuộc triển lãm nhằm giới thiệu đa sản phẩm tiếp ứng trựctiếp với thị trờng.

- Tiến hành mở các đại lý bán các sản phẩm của công ty ở Hà Nội và một sốtích.

- Một số yếu tố quan trọng là giữ vững và nâng cao đợc chất lợng sản phẩm củacông ty gây đợc uy tín trên thị trờng và niềm tin đối với ngời tiêu dùng.

* Từ năm 1992 đến nay: ở giai công ty đã chuyển hoá mạnh vào nền kinh tế thịtrờng công ty đã tiến hành sắp xếp lại sản xuất theo nghị định số 388/ HĐBT của Hộiđồng Bộ trởng Công ty đã chú trọng nhiều vào việc sản xuất đa dạng hoá các loại sảnphẩm, phục vụ đáp ứng nhu cầu phát triển của nền kinh tế đất nớc Việc quan tâm tớichất lợng, kỹ thuật mỹ thuật của sản phẩm đợc đa lên hàng đầu Thời kỳ này bên cạnhviệc sản xuất những mặt hàng truyền thống, công ty đã cho ra thị tr ờng nhiều sảnphẩm với mẫu mã phong phú và cải tiến tiện lợi hơn.

Sản phẩm sản xuất ra phải đảm bảo mức trung bình tiên tiến của thế giới nênmột số sản phẩm hàng hoá cùng loại sản xuất trong nớc mà còn cạnh tranh đợc vớihàng nhập ngoại Vì vậy giai đoạn này tuy có nhiều khó khăn từ nguyên nhân kháchquan và chủ quan nhng công ty vẫn tồn tại với nền kinh tế thị trờng, không những thếmà còn tạo nên thế mạnh vững chắc cho việc phát triển đi lên.

Trải qua quá trình xây dựng và trởng thành, Công ty khoá Minh khai đã khôngngừng khấn đấu về mọi mặt, Công ty thờng xuyên cải tiến kỹ thuật nâng cao chất lợngsản phẩm, nhạy bén nắm bắt kịp thời thị hiếu ngời tiêu dùng, luôn tung ra thị trờngnhững sản phẩm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của xã hội.

Kết quả trên thu sản phẩm những năm vừa qua đạt khá tốt do sản phẩm củacông ty đã đợc ngời tiêu dùng chấp nhận không bớt giá cả hợp lý mà còn do chất lợngcủa sản phẩm.

2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của Công ty:

2.1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty:

- Công ty khoá Minh khai là một doanh nghiệp Nhà nớc có đủ t cách pháp nhânhoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập., Từ năm 1992 theo xu hớng đổimới kinh tế Nhà nớc về tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp công ty khoá Minh khai đợcthành lập lại theo quyết định số BXD/TCLĐ ngày 5 tháng 5 năm 1993của Bộ xâydựng.

- Công ty có chức năng nhiệm vụ theo quyết định thành lập và đợc nghề nh sau:+ Công ty là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các sản phẩm cơ khí xâydựng, có nhiệm vụ tổ chức sản xuất các loại khoá, kê, bản lề, chốt cửa và các chi tiếtphụ tùng cơ khí phục vụ cho ngành xây dựng.

+ Sản xuất kinh doanh các loại phụ tùng cho công nghiệp xi măng nh bi, đạnnghiền mắt sàng.

+ Sản xuất kinh doanh dàn giáo thép, cốp pha tôn, kết cấu thép phục vụ choxây dựng.

Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong xã hội và nhằm mục tiêu phát triển đi lêntrong cơ chế thị trờng, công ty đang chú vào việc mở rộng ngành nghề trong sản xuấtkinh doanh , làm các mặt hàng kết cấu thép xây dựng.

2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của công ty:

Đối với các nhà máy sản xuất công nghiệp việc tổ chức quản lý khoa học quátrình công nghệ chế tạo sản phẩm là vô cùng quan trọng, nó quyết định rất lớn đếnnăng suất chất lợng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh Tuy nhiệm vụ tổ chức một quytrình công nghệ trong một doanh nghiệp sao cho hợp lý lại tuỳ thuộc vào điều kiện cụthể của từng doanh nghiệp đó, nh điều kiện cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, trình độquản lý

a) Tổ chức quản lý của công ty:

Công ty khoá Minh Khai trực thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng Bộ xây dựngtheo quy chế hoạt động công ty đợc quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý sao chophù hợp với các đặc điểm của doanh nghiệp và hoạt động có hiệu quả.

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo hệ trực tuyến, thực hiện chế độmột thủ trởng, giám đốc công ty là ngời có quyền quyết định cao nhất, chịu tráchnhiệm mọi mặt với Nhà nớc và tập thể CBCNV, ngoài cơng vị phụ trách chung giám