III. Phân tích tình hình đảm bảo vật t của công ty:
4. Kiểm tra sử dụng và thanh quyết toán
Việc kiểm tra, đánh giá, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật t của công ty cha đợc quan tâm đúng mức. Công ty xây dựng và điều chỉnh các loại định mức cha đa phân công phân cấp quản lý và thực hiện kế hoạch cha đợc quan tâm đúng mức, dẫn đến tình trạng thừa vật t cho hoạt động sản xuất, nhiều loại vật t khi mua về phục vụ cho nhu cầu sản xuất các sản phẩm mới do khách hàng đặt và do Tổng công ty cơ khí xây dựng sử dụng giao sử dụng không hết lại không đợc tận dụng cho các hoạt động sản xuất khác gây lãng phí vật t làm tăng giá thành sản phẩm.
* Về công tác hoạch vật t: hạch toán chi phí tiết vật t là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật t. Tại công ty vật t sử dụng rất đa dạng và phức tạp, nhiệm vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật t là vô cùng quan trọng. Công ty sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết vật liệu.
Để tổ chức tốt công tác kế toán này, công ty đã sử dụng phơng pháp chứng từ để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế ở công ty chứng từ kế toán đợc sử dụng trong phần kế toán chi tiết vật t bao gồm:
- Phiếu nhập kho vật t - Phiếu xuất kho vật t
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê kiêm vật t hàng hoá - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển.
Công ty áp dụng phơng pháp sổ số d là hợp lý. Phơng pháp này phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty: chủng loại vật t đa dạng, số lợng các nghiệp vụ nhập xuất nhiều, trình độ kế toán tơng đối cao.
Tại kho: hàng ngày thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, xuất kho sau đó tiến hành ghi vào thủ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại vật t và chuyển toàn bộ phiếu xuất nhập cho kế toán chi tiết vật t tại phòng kế toán. Thực tế tại công ty thủ kho không tiến hành đối chiếu giữa số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế hàng ngày đợc bởi vì rất nhiều loại vật t trong kho, thực hiện công việc này sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. Do đó công ty chỉ thực hiện kiểm kê 6 tháng một lần. Thẻ kho đợc kế toán giao cho thủ kho lập sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trởng ký. Thẻ kho đợc mở cho từng loại vật t, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lợng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh.
* Công tác quyết toán vật t: Công tác này phản ánh các nguồn vật t của công ty. Song chỉ nói chung chung các nguồn vật t chứ cha đa ra đợc con số cụ thể và khả năng của các nguồn, giá cả vật t, chất lợng vât t, phơng thức mua bán và thanh toán. Nó chỉ phản ánh tổng số vật t đã sử dụng, số sản phẩm hoàn thành, số vật t còn lại sau kỳ sản xuất mà cha phản ánh đợc số vật t đã tiết kiệm hay bội chi. Việc xác định số vật t đã sử dụng chỉ căn cứ vào số liệu cấp phát chứ cha căn cứ vào định mức tiêu dùng vật t và khối lợng công việc đã hoàn thành.
Các bớc tiến hành xác định lợng vật t hao phí thực tế, tỉ lệ hao phí vật t thực tế, l- ợng vật t tiết kiệm hay bội chi cha đợc thực hiện, vì vậy việc đề ra phơng pháp tiết kiệm vật t chỉ còn đơn thuần là công nhận số vật t đã hao phí và số lợng công việc đã
hoàn thành từ số vật t đó. Do vậy cha có cơ sở để tính hệu quả kinh tế của việc sử dụng vật t.