3. Đặc điểm hoạt động và một số loại vật t chủ yếu:
Là một công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất các loại khoá, mặt hàng phục vụ cho xây dựng nh giàn giáo, cột chống đơn kiểu ý, cột chống MK500 chốt cốp pha F10, máy phổ quang, khung lới ngăn phòng, contener, bộ lọc bụi, vì kèo hội trờng Ba đình... Nên phải sử dụng khối lợng vật t tơng đối lớn. Có hàng nghìn loại vật t khác nhau đợc sử dụng trong quá trình sản xuất ví dụ nh:
+ Thép là các loại: 1,5 * 1000 * 2000 + Thép tròn các loại: φ 12 x 5800 + Thép tấm các loại
+ Đồng thanh cây φ 12 x 4000 + Nhôm, Inox, gang
+ Các loại vật t khác nh: Niken, Crôm a xit các loại, xăng dầu, than, củi, cát sỏi và các loại hoá chất khác.
Do đó việc tổ chức quản lý tình hình mua sắm vật t và sử dụng vật t là vô cùng khó khăn đòi hỏi cán bộ các phòng phụ trách vấn đề này phải có chuyên môn và có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Hơn nữa vật t sử dụng ở công ty có loại rất khan hiếm, nhiều loại trong nớc không thể tự sản xuất hoặc sản xuất chất lợng không cao mà phải nhập ngoại nh: Thép lá của Nga, thép tròn φ 12 x 5800, đồng thanh cây φ 12 x 4000 của Đài Loan. Có loại khó bảo quản dễ hỏng nh hoá chất, có loại dễ han gỉ nh bu lông, e cu, ốc vít. Từ những đặc điểm này của vật t đòi hỏi công ty phải có một hệ thống khó tàu đầy đủ đạt tiêu chuẩn quy định để đáp ứng cho việc bảo quản.
Sản phẩm của công ty là sản phẩm cơ khí chế tạo, do đó chi phí về vật t chiếm tỉ trọng lớn, chẳng hạn thép lá 3 * 1520 * 6000 giá, 5505 đồng/kg. Sử dụng 10120 kg trong tháng 3 năm 1999 trị giá 55.710.6000 đồng. Điều này cho thấy chi phí vật t chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lợng, giá mua vật t cũng làm ảnh hởng rất lớn đến giá thành sản phẩm của công ty. Hơn nữa mỗi sản phẩm lại đợc cấu thành từ nhiều loại vật t khác nhau mà công ty lại sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với kích cỡ đa dạng. Vì vậy phải xây dựng định mức tiêu hao vật t, việc xuất dùng vật t cho sản xuất sản phẩm do phòng kỹ thuật lập. Thực tế công ty khoá Minh khai cha xem xét định mức tiêu hao vật t một cách chính xác do vậy việc lãng phí vật t không phải là không có.
Những đặc điểm của việc sử dụng vật t trên đây là những khó khăn lớn mà công ty phải đơng đầu, từ việc dự trữ, bảo quản, nhập xuất và quyết toán vật t. Muốn quản lý một khối lợng vật t lớn và có nhiều chủng loại nh vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu, có nh vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu có nh vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đồng bộ, đầy đủ và đúng chất lợng vật t cho quá trình sản xuất tạo điều kiện cho công ty hoạt động liên tục.