5
Sự cần thiết và vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 5 1 Khái niệm “tổ chức công tác kế toán” trong doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán là một nhiệm vụ quan trọng trong việc thực hiện kế toán tại các đơn vị, giúp thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế tài chính Nghiên cứu và thực tiễn cho thấy có nhiều quan điểm khác nhau về cách tổ chức công tác kế toán.
Quan điểm thứ nhất cho rằng tổ chức công tác kế toán bao gồm các mối quan hệ cấu thành hạch toán kế toán, chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, và tổng hợp - cân đối kế toán Tuy nhiên, quan điểm này chỉ đề cập đến phương pháp kế toán một cách chung chung, dẫn đến khó khăn trong việc áp dụng thực tế cho doanh nghiệp Điều này khiến cho việc tổ chức bộ máy kế toán và kiểm tra kiểm soát thông tin tài chính phục vụ cho điều hành sản xuất kinh doanh chưa được rõ ràng.
Tổ chức công tác kế toán là việc áp dụng các phương pháp kế toán nhằm phân loại, ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính Quá trình này phải tuân thủ Luật kế toán, Luật ngân sách nhà nước và các chính sách hiện hành, đồng thời phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Theo Học viện Tài chính (2011), trong giáo trình “Tổ chức công tác kế toán”, tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp được định nghĩa là việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp Quan điểm này đã cải thiện những hạn chế của quan điểm trước đó bằng cách cụ thể hóa tổ chức công tác kế toán, giúp việc áp dụng vào thực tế trở nên dễ dàng hơn Tuy nhiên, vẫn còn thiếu sót trong việc nêu rõ cấu trúc tổ chức bộ máy cần thiết để thực hiện các khâu công việc kế toán.
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015, công tác kế toán bao gồm việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán nhằm phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra, luật cũng quy định việc thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, bảo quản và lưu giữ tài liệu kế toán, cũng như cung cấp thông tin liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác trong lĩnh vực kế toán.
Tổ chức công tác kế toán là quá trình thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp và đối tượng kế toán với những người có hiểu biết về lĩnh vực này Điều này được thể hiện thông qua hình thức kế toán phù hợp cho mỗi đơn vị cụ thể.
Tác giả cho rằng tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần được thực hiện bằng cách tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành cụ thể Việc áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp sẽ giúp thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, đồng thời phải phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp Điều này nhằm đảm bảo đáp ứng hiệu quả yêu cầu thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.1.2 Sự cần thiết và vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế tài chính, giúp quản lý hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp Nó không chỉ phản ánh tình hình tài chính mà còn kiểm tra và kiểm soát các khoản thu, chi, cũng như việc quản lý tài sản Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa vi phạm luật pháp và cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp là rất quan trọng, giúp thu nhận và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tài sản, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh Điều này không chỉ giảm bớt khối lượng công việc kế toán trùng lắp mà còn tiết kiệm chi phí Hơn nữa, nó hỗ trợ trong việc kiểm kê và kiểm soát tài sản, nguồn vốn cũng như đánh giá hiệu quả kinh tế, từ đó xác định lợi ích cho nhà nước và các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.
Sự tồn tại và thiếu sót trong công tác tổ chức kế toán có thể gây ra trì trệ trong hạch toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chính xác, dẫn đến hậu quả tiêu cực và lãng phí.
Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế tại doanh nghiệp.
Việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không chỉ đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời và đáng tin cậy cho quản lý kinh tế, tài chính, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa các hành vi gây tổn hại đến tài sản của mình.
1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Để tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp hợp lý, khoa học và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp cần thực hiện các nguyên tắc sau đây:
Một là, nguyên tắc tuân thủ
Để tạo ra một môi trường pháp lý cho hoạt động kế toán, mỗi quốc gia cần ban hành hệ thống quy định pháp luật riêng Do đó, để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tổ chức kế toán phải tuân thủ các quy định về pháp luật kế toán của quốc gia nơi doanh nghiệp hoạt động.
Để thống nhất công tác kế toán trên toàn cầu, các Hiệp hội nghề nghiệp về kế toán sẽ ban hành quy định nguyên tắc mà các thành viên phải tuân thủ Do đó, tổ chức công tác kế toán cần tuân theo các quy định này để đảm bảo tính đồng nhất và chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán.
Những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp9 1 Tổ chức bộ máy kế toán
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp là quá trình xác định cơ cấu và tổ chức kế toán, bao gồm nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận cũng như cá nhân trong tổ chức Mục tiêu là đảm bảo hoàn thành các chức năng kế toán chung một cách hiệu quả với chi phí tối ưu nhất.
1.2.1.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Theo phân cấp quản lý bộ máy kế toán, doanh nghiệp có thể tổ chức bộ máy kế toán theo một trong ba hình thức sau:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là mô hình trong đó toàn bộ công việc xử lý thông tin kế toán được thực hiện tại phòng kế toán trung tâm Các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện nhiệm vụ thu thập, phân loại và chuyển giao chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán để tiến hành xử lý và tổng hợp thông tin.
Trong mô hình này, toàn bộ doanh nghiệp, bao gồm cả công ty và tổng công ty, chỉ thiết lập một phòng kế toán trung tâm tại văn phòng chính, trong khi các đơn vị phụ thuộc không có bộ phận kế toán riêng.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp có địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung, công nghệ sản xuất đơn giản và ít chủng loại sản phẩm Mô hình này giúp đảm bảo sự thống nhất trong kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kế toán, đồng thời thuận lợi cho việc ứng dụng các kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán.
Hình thức II của tổ chức bộ máy kế toán là kế toán phân tán, trong đó công việc kế toán được phân công cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc, thực hiện một phần hoặc toàn bộ nội dung phát sinh tại đơn vị của mình Phòng kế toán doanh nghiệp chỉ đảm nhiệm các công việc liên quan đến nội dung phát sinh toàn doanh nghiệp, đồng thời tổng hợp báo cáo kế toán từ các đơn vị trực thuộc để lập báo cáo chung theo quy định.
Doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm, đóng vai trò là đơn vị kế toán cấp trên, trong khi các đơn vị kế toán cấp cơ sở sẽ có tổ chức kế toán riêng biệt.
Mô hình phân tán được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn với nhiều đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập Mô hình này hỗ trợ việc kiểm tra và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính tại chỗ, từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho việc chỉ đạo và điều hành các đơn vị phụ thuộc.
Hình thức III của tổ chức bộ máy kế toán là sự kết hợp giữa hình thức tập trung và phân tán Trong mô hình này, doanh nghiệp có phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán tại các phòng ban khác Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện kế toán cho toàn bộ doanh nghiệp, lập báo cáo chung và hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán Các bộ phận kế toán khác sẽ thực hiện nhiệm vụ kế toán cho các nghiệp vụ phát sinh tại bộ phận mình theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Nhân viên kế toán tại các bộ phận có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ và gửi định kỳ về phòng kế toán trung tâm để xử lý.
Mô hình tổ chức hỗn hợp thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều đơn vị cơ sở, với mức độ phân cấp quản lý đa dạng Mô hình này phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động ở cả khu vực tập trung và phân tán.
Trong thiết kế thông tin kế toán, bộ máy kế toán có thể được tổ chức theo các cách khác nhau, bao gồm tổ chức kết hợp, tách biệt hoặc hỗn hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Mô hình tổ chức kết hợp kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT) không tách biệt hai bộ phận này mà cho phép nhân viên kế toán thực hiện cả hai nhiệm vụ Mô hình này giúp tiết kiệm chi phí vận hành hệ thống kế toán cho doanh nghiệp Tuy nhiên, hiệu quả của mô hình có thể không cao, vì KTQT có thể không tuân thủ các nguyên tắc kế toán giống như KTTC, dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện trên cùng một hệ thống.
Mô hình tổ chức tách biệt kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT) cho phép doanh nghiệp có thể thành lập hai bộ phận riêng biệt trong cùng một bộ phận kế toán hoặc tách thành hai bộ phận chức năng độc lập Mặc dù mô hình này tối ưu hóa vai trò của KTQT, nhưng chi phí duy trì cao khiến nó ít được áp dụng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) có nguồn lực tài chính hạn chế.
Mô hình tổ chức hỗn hợp giữa Kế toán tài chính (KTTC) và Kế toán quản trị (KTQT) kết hợp cả hai phương pháp, trong đó các phần hành tương đồng sẽ được tổ chức kết hợp, trong khi những phần hành khác biệt cơ bản như lập dự toán, phân tích và dự án sẽ được tổ chức tách rời để đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết cho doanh nghiệp.
Việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp cho doanh nghiệp phụ thuộc vào điều kiện thực tế và đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp Cần phân tích chi phí và lợi ích của từng mô hình để đảm bảo cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định, đồng thời tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) với quy mô sản xuất hạn chế, sản phẩm ít và khối lượng công việc kế toán nhỏ, mô hình kế toán tập trung kết hợp với tổ chức hỗn hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị là lựa chọn tối ưu.
1.2.1.2 Tổ chức lao động kế toán
Bố trí người làm kế toán là bước quan trọng đầu tiên trong việc tổ chức công tác kế toán Theo quy định của luật kế toán, mỗi đơn vị kế toán phải đảm bảo có người làm kế toán đáp ứng tiêu chuẩn và điều kiện cần thiết Nếu đơn vị chưa thể bố trí người làm kế toán, họ có trách nhiệm thuê một kế toán viên để đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra suôn sẻ.
Nội dung tổ chức lao động kế toán:
Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp34 1 Người sử dụng và thông tin cần thiết
Xác định người sử dụng thông tin là yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, vì các báo cáo phải đáp ứng nhu cầu của họ Do đó, khi xây dựng khuôn mẫu lý thuyết kế toán, các nhà chức trách cần xác định rõ ai là người sử dụng thông tin Chỉ khi đó, khuôn mẫu lý thuyết mới có thể được áp dụng hiệu quả vào thực tế.
Trong giai đoạn nền kinh tế chưa phát triển, thông tin chủ yếu phục vụ cho hai đối tượng chính là nhà quản lý và cơ quan thuế, do nhu cầu huy động vốn từ nhà đầu tư và ngân hàng còn hạn chế Hệ thống kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVN) thường được thiết kế đơn giản, với các báo cáo tài chính không phức tạp và ít chỉ tiêu, nhằm đáp ứng nhu cầu của hai đối tượng này Việc xây dựng hệ thống kế toán đơn giản cũng phù hợp với khả năng chi trả của doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng qui mô, nhu cầu về vốn tăng cao, đòi hỏi các báo cáo tài chính chi tiết hơn để thu hút nhà đầu tư và chủ nợ Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống kế toán mới, có khả năng tạo ra các báo cáo cung cấp thông tin phong phú, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đối tượng sử dụng thông tin tài chính.
Để đảm bảo sự phát triển bền vững, mọi doanh nghiệp, dù nhỏ đến đâu, cũng cần cung cấp báo cáo tài chính đầy đủ thông tin Tuy nhiên, nhằm giảm bớt gánh nặng công việc kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), có thể áp dụng các phương pháp lập báo cáo tài chính đơn giản hơn.
1.3.2 Các quy định pháp lý
Quy định pháp lý là các chính sách quản lý kinh tế tài chính do cơ quan Nhà nước ban hành, nhằm hướng dẫn và bắt buộc doanh nghiệp thực hiện Ở một số quốc gia như Mỹ, không có quy định pháp lý cụ thể về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp, cho phép các doanh nghiệp tự tổ chức hạch toán phù hợp với nhu cầu và nghĩa vụ của mình Tuy nhiên, các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán phải lập báo cáo theo quy định, vì báo cáo này có ảnh hưởng lớn đến nhà đầu tư và tác động mạnh đến nền kinh tế quốc gia.
Hầu hết các quốc gia trên thế giới đều có quy định về kế toán áp dụng cho cả doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) Tuy nhiên, các quy định dành cho DNNVV thường ít phức tạp hơn, với trách nhiệm báo cáo và kiểm toán được đơn giản hóa đáng kể.
1.3.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB)
HTKSNB là các thủ tục quan trọng nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức, trong đó hai mục tiêu chính là bảo vệ tài sản và đảm bảo độ chính xác cao của dữ liệu kế toán Việc đánh giá HTKSNB giúp xác định ảnh hưởng của nó đến độ chính xác của thông tin kế toán Kiến thức về HTKSNB là cần thiết cho kế toán viên và kiểm toán viên, vì đánh giá này ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng công việc trong quá trình kiểm tra độ chính xác của thông tin kế toán.
Tuy nhiên, phần lớn tại các DNVN hiện nay, HTKSNB hoạt động không hiệu quả do một số nguyên nhân sau:
Nhiều chủ doanh nghiệp thường bỏ qua hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB), chỉ thuê một nhân viên kế toán để thực hiện báo cáo tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu của cơ quan chức năng Họ không chú trọng đến việc tổ chức công tác kế toán, vì tin rằng chỉ cần họ nắm rõ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh là đủ.
Nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVN) thiếu hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) do phần lớn họ xuất phát từ thực tiễn trước khi thành lập doanh nghiệp hoặc từ nghề gia đình Điều này dẫn đến việc họ không có kiến thức về kinh tế, không hiểu rõ HTKSNB và các yếu tố cần thiết để xây dựng nó Vì vậy, việc thiết lập một HTKSNB trong tổ chức công tác kế toán trở thành một thách thức lớn đối với các DNNVV.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đang đối mặt với vấn đề thiếu nhân lực để phân chia trách nhiệm Vấn đề "vốn" trở thành thách thức lớn nhất đối với DNNVV, vì khả năng huy động vốn của họ thấp hơn nhiều so với các doanh nghiệp lớn Thiếu vốn là tình trạng phổ biến, dẫn đến việc các chủ doanh nghiệp thường ưu tiên sử dụng vốn cho các hoạt động khác thay vì đầu tư vào việc thuê mướn lao động.
Nguồn nhân lực tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) thường thiếu hụt và không có chuyên môn cao, dẫn đến việc hầu hết DNNVV không đủ nhân lực để phân chia trách nhiệm Điều này cũng khiến họ gặp khó khăn trong việc xác định cách phân chia công việc một cách hiệu quả.
Việc tiếp xúc với tài sản và sổ sách kế toán trong doanh nghiệp trở nên quá dễ dàng do sự phân công nhiệm vụ không rõ ràng, khiến bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận Hơn nữa, để tối ưu hóa nguồn nhân lực hạn chế, một nhân viên thường phải đảm nhận nhiều công việc cùng lúc, dẫn đến việc bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán không được chặt chẽ.
Chi phí đầu tư cho hệ thống kế toán thường cao, khiến nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVN) lo ngại về hiệu quả Họ thường chỉ tập trung vào lợi ích ngắn hạn mà thiếu chiến lược phát triển bền vững Do đó, việc đầu tư vào hệ thống kế toán trở thành một rào cản lớn cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp thường ra quyết định kinh doanh mà không dựa vào thông tin từ hệ thống kế toán Mặc dù họ rất năng động trong việc tìm kiếm cơ hội kinh doanh, nhưng khả năng phân tích và đánh giá hoạt động cũng như xây dựng chiến lược lâu dài lại bị hạn chế Do đó, họ thường dựa vào kinh nghiệm thực tế hơn là thông tin từ kế toán.
Trong những năm gần đây, vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) trong nền kinh tế ngày càng được nâng cao, dẫn đến việc cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVN) Theo khuôn mẫu kiểm soát nội bộ do Ủy ban COSO công bố năm 1992, HTKSNB đã được đề cập trong nhiều nội dung quan trọng Đặc biệt, vào năm 2006, Ủy ban COSO đã phát hành hướng dẫn về kiểm soát nội bộ dành cho báo cáo tài chính của các công ty đại chúng quy mô nhỏ, nhằm hỗ trợ DNNVV trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
1.3.4 Yêu cầu và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin
Tổng quan về công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
2.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
Công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam, được thành lập vào ngày 2/7/2012 với giấy phép số 010593356 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, chính thức hoạt động từ ngày 4/7/2012 Công ty chuyên nghiên cứu và phát triển các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kinh tế, tài chính, kế toán và thống kê cho các cơ quan, tổ chức trong và ngoài khu vực công.
Sau hơn 5 năm hoạt động, VCS Việt Nam đã không ngừng phát triển, khẳng định vị thế của mình với quy mô và năng lực vững mạnh Doanh nghiệp đã xây dựng được thương hiệu và sức cạnh tranh cho các sản phẩm, dịch vụ, phục vụ hơn 20.000 khách hàng trên 20 tỉnh thành toàn quốc.
2.1.2 Hoạt động kinh doanh tại công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
Ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm:
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin chủ yếu tập trung vào phát triển phần mềm ứng dụng và cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin cho quản lý kinh tế Điều này bao gồm việc phát triển các phần mềm chuyên sâu nhằm hỗ trợ quản lý chuyên môn và nghiệp vụ trong các cơ quan, tổ chức.
- Cung ứng các dịch vụ bồi dưỡng kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ, dịch vụ tư vấn hỗ trợ về chuyên môn, nghiệp vụ tài chính, kế toán;
- Các dịch vụ công nghệ thông tin khác như quản lý máy chủ, quản lý dữ liệu, hosting
Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm phần mềm và đã phát triển một loạt sản phẩm đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Phần mềm kế toán đơn vị HCSN
- Phần mềm kế toán Ngân sách và Tài chính xã
- Phần mềm kế toán đơn vị Chủ đầu tư
- Phần mềm quản lý tài sản công
- Phần mềm quản lý thu
- Phần mềm quản lý nhân sự
- Phần mềm quản lý giáo dục trường học
- Cổng thông tin điện tử trường học
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
Công ty hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần, với Hội đồng quản trị là cơ quan cao nhất, tiếp theo là giám đốc điều hành và các phòng ban, đơn vị chức năng.
Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
❖ về lĩnh vực hoạt động kinh doanh sản xuất phần mềm:
Sản phẩm phần mềm là sản phẩm sáng tạo, kết hợp giữa tính hữu hình và vô hình, tạo nên sự khác biệt so với các sản phẩm truyền thống của doanh nghiệp sản xuất Một số đặc điểm nổi bật của sản phẩm phần mềm bao gồm tính linh hoạt, khả năng cập nhật dễ dàng và chi phí sản xuất thấp hơn so với sản phẩm vật lý.
Sản phẩm phần mềm chứa đựng hàm lượng chất xám cao, được lưu trữ trên các thiết bị như đĩa CD và USB, với giá thành chủ yếu dựa vào nội dung ghi trên các thiết bị này Trong khi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là yếu tố quan trọng trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất nói chung, thì đối với doanh nghiệp phần mềm, chi phí nhân công lại chiếm tỷ lệ cao hơn, vì sản phẩm không chỉ mang tính ứng dụng công nghệ mà còn thể hiện sự sáng tạo của người phát triển.
Thứ hai, sản phẩm phần mềm có khối lượng nhỏ gọn, sản phẩm dễ dàng vận chuyển, dễ bị sao chép.
Thứ ba, việc bị sao chép, nhân bản dễ dàng cũng là điều kiện để phần mềm dễ bị vi phạm bản quyền.
Tuổi thọ của sản phẩm ngày càng phụ thuộc vào sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, khiến việc xác định thời gian sử dụng của sản phẩm trở nên khó khăn Nhiều sản phẩm có thể trở nên lỗi thời ngay cả trước khi ra mắt thị trường Vòng đời sản phẩm là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá thành, nhưng hiện tại chưa có phương pháp tính toán thống nhất nào, dẫn đến việc mỗi doanh nghiệp tự áp dụng kinh nghiệm riêng để xác định giá.
Thứ năm, chi phí đầu tư cho nguyên cứu và phát triển sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn chứ không phải chi phí đầu tư nhà xưởng, thiết bị.
Sản phẩm phần mềm có những đặc điểm riêng biệt, ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức sản xuất và quản lý, từ đó tạo ra sự khác biệt rõ rệt giữa ngành sản xuất phần mềm và các lĩnh vực sản xuất truyền thống khác.
❖ Trình độ chuyên môn, kỹ thuật của đội ngũ lao động:
Công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam hiện có 55 nhân viên, trong đó có 2 người trình độ cao đẳng, 48 người có bằng đại học và 5 người có trình độ thạc sỹ Đặc biệt, hầu hết nhân viên đều tốt nghiệp chuyên ngành kế toán, tài chính và thuế.
❖ Trình độ quản lý của chủ doanh nghiệp:
Ban Giám đốc công ty gồm những cá nhân có kinh nghiệm và năng lực chuyên môn cao, năng động trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tất cả đều sở hữu trình độ thạc sỹ từ các trường đại học danh tiếng trong và ngoài nước, được đào tạo bài bản về quản trị doanh nghiệp, kỹ năng lãnh đạo và các chuyên môn nghiệp vụ cần thiết Họ luôn tuân thủ pháp luật và thực hiện chính sách đối với người lao động một cách nghiêm túc.
2.1.5 Đặc điểm phần mềm kế toán doanh nghiệp VCS Enterprise
Phần mềm kế toán doanh nghiệp VCS Enterprise là giải pháp tối ưu cho kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, được phát triển dựa trên công nghệ tiên tiến và giao diện dễ sử dụng Phần mềm này hoàn toàn tuân thủ các yêu cầu kế toán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, thay thế Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 138/2011/TT-BTC, đồng thời đáp ứng các quy định pháp lý liên quan đến kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Tiện ích của phần mềm:
Hỗ trợ quản lý và thiết lập chứng từ kế toán, đáp ứng nhu cầu theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đặc thù của doanh nghiệp.
Hỗ trợ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào tài khoản kế toán, nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
- Quản lý tài sản và hỗ trợ tính khấu hao TSCĐ và phân bổ khấu hao tài sản cố định, tập hợp chí phí và tính giá thành;
- Hỗ trợ tạo lập dữ liệu để thực hiện báo cáo kê khai thuế hàng tháng;
Chúng tôi cung cấp sổ kế toán và báo cáo tài chính đầy đủ theo quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, đáp ứng các yêu cầu theo dõi đặc thù của từng đơn vị.
- Hỗ trợ khóa sổ kế toán cuối năm, mở sổ đầu năm khi kết thúc niên độ kế toán;
- Các tính năng, tiện ích khác:
+ Hỗ trợ phát hiện sai sót khi thực hiện các thao tác trên phần mềm;
+ Hỗ trợ thực hiện cơ chế an toàn dữ liệu;
+ Quản lý người sử dụng và thẩm quyền can thiệp vào dữ liệu.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam hiện đang áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Với việc không có đơn vị phụ thuộc, công ty chỉ cần một phòng kế toán đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán, bao gồm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán Phòng kế toán này cũng chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản tất cả hồ sơ tài liệu kế toán, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế và tài chính của công ty.
Khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam như sau:
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty VCS Việt Nam
Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên:
- Phụ trách công tác chung của phòng, tổng hợp số liệu báo cáo của các kế toán viên để ghi sổ sách, làm báo cáo tổng hợp cuối kỳ;
Phụ trách xây dựng quy trình, quy chế và quy định liên quan đến tài chính kế toán, tổ chức bộ máy kế toán và phân công nhiệm vụ cho từng kế toán viên Kiểm soát và ký báo cáo quyết toán hàng quý, hàng năm cùng với chứng từ gốc liên quan đến thu chi, hạch toán kế toán, sổ cái và biên bản kiểm quỹ Phân tích tài chính các hoạt động kinh doanh của công ty và trực tiếp báo cáo ban lãnh đạo về việc thực hiện các kế hoạch tài chính.
- Tập hợp, xử lý, lưu trữ các hóa đơn, chứng từ kế toán;
- Lập tờ khai, báo cáo thuế, đăng ký kê khai nộp thuế, thực hiện các thủ tục xin miễn thuế, hoàn thuế,
- Quản lý các khoản thu tiền hằng ngày, tiền gửi ngân hàng
- Quản lý các khoản chi thanh toán với nhà cung cấp, các nghiệp vụ tạm ứng, chi lương.
Theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho người bán là rất quan trọng Cần định kỳ lập báo cáo tổng hợp về tình hình công nợ, từ đó xây dựng kế hoạch thu hồi công nợ hiệu quả Đồng thời, cần chú ý đến việc thanh toán các khoản nợ đến hạn để duy trì mối quan hệ tốt với đối tác.
- Tập hợp hóa đơn bán hàng, làm hợp đồng, báo giá Quản lý thông tin khách hàng.
- Quản lý các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, quản lý tiền mặt tại két, theo dõi và lập sổ quỹ tiền mặt;
- Phụ trách Kho công ty.
Bộ máy kế toán của công ty tuy gọn nhẹ nhưng do số lượng kế toán viên ít, họ phải kiêm nhiệm nhiều phần việc Các kế toán viên trẻ, có trình độ đại học nhưng thiếu kinh nghiệm, dẫn đến việc chưa nắm vững bản chất nghiệp vụ và quy định pháp luật Điều này gây ra sai sót trong công tác kế toán, buộc phải thực hiện các bút toán điều chỉnh.
2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ tại công ty
Hệ thống chứng từ đóng vai trò quan trọng trong tổ chức kế toán của công ty Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo quản lý chặt chẽ, đồng thời phải hợp lý và hợp lệ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hệ thống chứng từ của Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam được xây dựng dựa trên danh mục chứng từ theo Phụ lục III của Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, nhằm tuân thủ chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa Doanh nghiệp đã xác định đầy đủ các loại chứng từ cần thiết, phù hợp với quy định hiện hành và quy trình kinh doanh, bao gồm các chứng từ kế toán tiền mặt như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, và bảng kê quỹ Bên cạnh đó, các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như biên bản giao nhận, biên bản đánh giá lại, và biên bản thanh lý cũng được sử dụng Danh mục chứng từ hiện tại của Công ty được minh họa theo phụ lục 02, với các biểu mẫu chứng từ cụ thể.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ tại Công ty được thực hiện một cách khoa học và hợp lý, với các bước cụ thể được phân chia rõ ràng.
Sơ đồ 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty CP công nghệ VCS Việt Nam
Kể từ khi thành lập Công ty cho đến ngày 31/12/2016, tất cả các chứng từ bắt buộc đều được lập theo biểu mẫu quy định tại quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Từ ngày 01/01/2017, theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp nhỏ và vừa có quyền tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý của mình Tuy nhiên, các mẫu chứng từ này vẫn phải đảm bảo các nội dung chính và cung cấp thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan Do đó, công ty vẫn tiếp tục sử dụng các mẫu chứng từ đã được quy định.
QĐ 48/2006 Hệ thống chứng từ kế toán được chia thành 5 nhóm: Lao động tiền lương, Hàng tồn kho, Bán hàng, Tiền tệ, và Tài sản cố định.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến hoạt động của Công ty đều được lập chứng từ đầy đủ và theo đúng quy định số liên Công ty sử dụng hóa đơn tự in đã được Cục thuế TP Hà Nội phê duyệt Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng hiện đang áp dụng tại Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam được minh họa trong phụ lục 02 - Một số biểu mẫu chứng từ đang sử dụng.
Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam không chỉ sử dụng các mẫu biểu chứng từ bắt buộc mà còn áp dụng thêm các mẫu chứng từ hướng dẫn được thiết kế riêng để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình Các mẫu chứng từ này bao gồm Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán và Bảng thanh toán công tác phí, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính trong công ty.
Công tác kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ được thực hiện kịp thời và nghiêm ngặt, đảm bảo rằng chứng từ gốc phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Theo phân công của kế toán trưởng, mỗi kế toán phụ trách một phần hành cụ thể sẽ có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra chứng từ liên quan đến phần hành đó.
Trước khi chuyển chứng từ đến phòng kế toán để kiểm tra và trình Giám đốc ký duyệt, trưởng các bộ phận liên quan cần xác nhận nội dung chứng từ Sau khi chứng từ được ký duyệt đầy đủ, kế toán sẽ thực hiện thu tiền, thanh toán hoặc ghi nhận công nợ của khách hàng.
Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán, kế toán sẽ phân loại chứng từ và nhập liệu vào phần mềm kế toán VCS Enterprise Đồng thời, họ cũng in phiếu thu, phiếu chi hoặc phiếu kế toán tổng hợp để lưu kèm với chứng từ gốc Công việc này được thực hiện hàng ngày ngay sau khi có nghiệp vụ thu, chi tiền mặt tại quỹ.
Việc ghi sổ kế toán được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính với chứng từ đã được mã hóa, do kế toán viên phụ trách từng phần hành Các máy tính trong Công ty được kết nối mạng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu Khi có yêu cầu từ người sử dụng thông tin, kế toán có khả năng in ra sổ kế toán chi tiết, báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết phát sinh của các tài khoản.
Công ty đã thực hiện phân quyền truy cập trên hệ thống phần mềm kế toán VCS Enterprise, giúp các kế toán viên thuận lợi trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình Các kế toán viên có thể tra cứu thông tin liên quan nhưng không được phép sửa đổi hay xóa dữ liệu của người phụ trách Việc phân quyền này đảm bảo rằng chỉ những người thực hiện mới có quyền chỉnh sửa hoặc xóa thông tin, từ đó giảm thiểu rủi ro do nhầm lẫn trong quá trình quản lý dữ liệu kế toán.
