Khái niệm
Thông tin
Thông tin bao gồm những ý tưởng, kiến thức và sự kiện mà con người có thể tiếp nhận thông qua sự trao đổi hoặc cảm nhận bằng các giác quan Đây là yếu tố cần thiết để hình thành tri thức của con người.
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp và phát triển cộng đồng, thúc đẩy sự tiến bộ của xã hội Khi xã hội phát triển, nhu cầu về thông tin gia tăng, đặc biệt khi kinh tế và thu nhập của người dân được cải thiện Việc khai thác hiệu quả các nguồn thông tin có sẵn không chỉ giúp rút ngắn thời gian nghiên cứu mà còn thúc đẩy sự phát triển kinh tế nhanh chóng.
Truyền thông
Truyền thông là quá trình chuyển tải thông tin giữa các cá nhân, có thể diễn ra trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các phương tiện và thiết bị truyền thông.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và hội nhập toàn cầu, thông tin đóng vai trò quan trọng, là yếu tố quyết định cho sự thành công trong sản xuất và kinh doanh Thông tin không chỉ là cầu nối giữa doanh nghiệp và thế giới bên ngoài mà còn hỗ trợ tiến trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa nông nghiệp.
Để phát triển 4 nghiệp nông thôn tại Việt Nam, cần tăng cường thông tin chuyển giao tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới cho nông dân, giúp họ nâng cao hiệu quả sản xuất và phát triển kinh tế hộ gia đình Quản lý tài nguyên rừng hiện nay đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin của người dân, vì vậy, phương pháp truyền thông trở thành một trong những trọng tâm trong hoạt động quản lý tài nguyên rừng.
Hiện nay, từ "chia sẻ" được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực truyền thông Khái niệm này không chỉ đơn thuần đề cập đến hành động một người truyền đạt thông tin cho người khác, mà còn nhấn mạnh mối quan hệ tương tác giữa hai hoặc ba người cùng chia sẻ nội dung với nhau.
- Theo Kincaid và Schramm, truyền thông là quá trình chia sẻ và mối quan hệ của những người tham gia trong quá trình đó
- Theo Black, và Bryant (1992), truyền thông đƣợc định nghĩa:
+ Quá trình mà nhiều người chia sẻ nghĩa
Quá trình truyền tải thông tin giữa cá nhân nhằm mục đích kích thích và thay đổi hành vi của người khác thường diễn ra thông qua các biểu tượng ngôn ngữ.
+ Xuất hiện ở bất cứ nơi nào mà thông tin chuyển từ nơi này đến nơi khác
Giao tiếp không chỉ đơn thuần là lời nói, mà còn là việc truyền tải một thông điệp có chủ đích Quá trình này bao gồm việc một người ảnh hưởng đến người khác, thể hiện sự kết nối và tương tác giữa các cá nhân.
+ Xuất hiện khi người A thông báo thông điệp B thông qua hệ thống truyền thông C đến người D để tạo ra ảnh hưởng E
Theo Theodorson (1969), truyền thông được định nghĩa là quá trình chuyển giao thông tin, ý tưởng, thái độ hoặc cảm xúc giữa các cá nhân hoặc nhóm người, chủ yếu thông qua các biểu tượng.
Theo Osgood (1957), truyền thông diễn ra khi một hệ thống (nguồn) tác động đến một hệ thống khác (điểm đến) thông qua việc sử dụng các biểu tượng đa dạng, được truyền tải qua "kênh" kết nối chúng lại với nhau.
- Theo Berbner (1967), truyền thông là sự giao tiếp xã hội thông qua các thông điệp
Theo SRA Sourcebook (1996), truyền thông là một quá trình trong đó nguồn phát tin gửi thông điệp đến người nhận thông qua kênh thông tin, nhằm tạo ra phản ứng theo ý định của nguồn gửi Quá trình này diễn ra như một cuộc đối thoại liên tục trong xã hội loài người, không chỉ bao gồm người gửi và người nhận mà còn có sự tương tác và trao đổi tín hiệu để đạt được hiểu biết chung Hơn nữa, truyền thông được đặt trong mối quan hệ với các yếu tố môi trường và xã hội nơi nó diễn ra.
Phân loại truyền thông
1.1.3.1 Phân loại dựavào người tham gia truyền thông
Truyền thông nội tại là hình thức tự truyền thông, diễn ra khi một người tự nói với chính mình trước khi đưa ra quyết định Nó phản ánh sự bộc bạch và suy ngẫm cá nhân, cũng như mối quan hệ với người khác Hình thức truyền thông này bị chi phối bởi quan điểm riêng của mỗi người, được hình thành từ kinh nghiệm và quá khứ, ảnh hưởng đến cuộc sống và suy nghĩ Quan điểm này dựa trên thế giới quan cá nhân và bối cảnh xã hội mà người đó đang sống.
Truyền thông nội tại không chỉ đơn thuần là thông tin bên trong mà còn chịu ảnh hưởng từ các nguồn bên ngoài và khác nhau giữa các cá nhân.
Truyền thông giữa các cá nhân là hình thức giao tiếp có thể bằng khẩu ngữ hoặc không, diễn ra giữa cá nhân với cá nhân hoặc giữa một cá nhân với nhiều người Hình thức truyền thông này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển các vấn đề cá nhân cũng như xã hội Mọi nhóm người trong xã hội đều được hình thành dựa trên sự giao tiếp giữa các thành viên Chỉ khi các cá nhân tương tác, họ mới có thể tạo ra một hệ thống xã hội vững mạnh.
Giao tiếp giữa các cá nhân là điều kiện tiên quyết cho quá trình xã hội hóa, không chỉ giới hạn ở mối quan hệ giữa hai người mà còn là nền tảng cho sự phát triển của truyền thông trong xã hội loài người.
Truyền thông theo nhóm là hình thức giao tiếp diễn ra giữa nhiều người trong một nhóm, nơi mà các thành viên có thể nhận diện được giá trị chung, vai trò ổn định và tính tổ chức trong quá trình tương tác.
Truyền thông theo nhóm có thể chia ra 3 loại:
+ Truyền thông theo nhóm nhỏ
+ Truyền thông mang tính tổ chức
Truyền thông theo nhóm nhỏ là hình thức giao tiếp diễn ra khi mọi người có thể nhìn thấy nhau, không cần sử dụng phương tiện truyền thông Trong loại hình này, phản hồi diễn ra nhanh chóng và liên tục, đồng thời vai trò của các thành viên trong nhóm có thể thay đổi linh hoạt.
- Truyền thông công cộng đề cập chủ yếu đến sự giảng giải, nói chuyện đối với một nhóm người cố định
Truyền thông theo tổ chức hoặc mạng lưới đề cập đến các phương tiện và cấu trúc truyền thông trong các tổ chức, bao gồm mạng lưới dòng họ, chính trị xã hội và văn hóa Loại hình truyền thông này yêu cầu các quy định về luật truyền thông, các dòng chảy thông tin trong tổ chức, cùng với các quy tắc thủ tục, chính thống và không chính thống của nhóm.
Truyền thông đại chúng là một lĩnh vực bao gồm các tổ chức và kỹ thuật mà các chuyên gia sử dụng để truyền tải thông tin qua các phương tiện như báo chí, đài phát thanh, và phim ảnh Mục tiêu của truyền thông đại chúng là phổ biến nội dung đến một lượng lớn khán giả khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định, tạo ra sự kết nối rộng rãi giữa các thông điệp và người nhận.
1.1.3.2 Phân loại dựavào cấu trúc chính trị xã hội
Truyền thông quốc gia đề cập đến các hình thức truyền thông hoạt động trong phạm vi một quốc gia như một đơn vị chính trị, trong khi truyền thông quốc tế vượt ra ngoài biên giới quốc gia, tiếp cận nhiều quốc gia hoặc khu vực địa lý khác.
Truyền thông văn hóa nội tại là hình thức truyền thông diễn ra trong phạm vi của một nhóm văn hóa cụ thể, không bị giới hạn bởi ranh giới chính trị quốc gia Thay vào đó, nó được hình thành từ ngôn ngữ, giá trị, chuẩn mực và lịch sử chung của nhóm người đó Một ví dụ điển hình là hình thức kể Khan trong cộng đồng các dân tộc thiểu số ở Tây Nguyên, thể hiện sự giao thoa và phát triển của văn hóa trong từng nhóm.
Truyền thông giữa các nền văn hóa đề cập đến sự tương tác và giao tiếp giữa các thành viên thuộc những nền văn hóa khác nhau Thuật ngữ giao lưu văn hóa thường được sử dụng để chỉ hình thức truyền thông này, ví dụ như sự trao đổi văn hóa giữa các quốc gia Phương Đông và Phương Tây.
1.1.3.3 Tùy thuộc nhóm mục tiêu
Mỗi nhóm người trong xã hội, như thanh niên, phụ nữ và nông dân, đều có thể đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các hình thức truyền thông tương ứng.
1.1.3.4.Phân loại dựa vào nội dung
Truyền thông tôn giáo, truyền thông chính trị, sức khỏe, Ví dụ: Bộ sách về giáo lý Phật giáo, Thiên Chúa Giáo
1.1.3.5.Phân loại dựavàomục đích và mục tiêu
Truyền thông có thể đƣợc phát triển, để phục vụ cho giáo dục, nhà trường, bầu cử, giải trí,
1.1.3.6 Phân loại dựavàophương tiện kỹ thuật
Dựa vào phương tiện kỹ thuật truyền thông được sử dụng để phân loại, bao gồm: báo chí, đài, tivi, phim,
Ý nghĩa, nguyên tắc của quá trình truyền thông trong Quản lý tài nguyên rừng
Ý nghĩa của quá trình truyền thông trong Quản lý tài nguyên rừng
- Truyền thông là một phần không thể thiếu trong đời sống sinh hoạt hàng ngày của con người
- Truyền thông có thể làm thay đổi và nâng cao nhận thức toàn diện của người dân
Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu của chính sách, dự án, chương trình và hoạt động quản lý tài nguyên rừng.
- Truyền thông góp phần chuyển giao tiến bộ khoa học công nghệ tới người dân
Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng dư luận tích cực, nhằm khuyến khích và động viên nông dân phát huy khả năng sáng tạo trong sản xuất Điều này không chỉ thúc đẩy năng suất lao động mà còn góp phần vào việc xây dựng nông thôn mới bền vững.
Nguyên tắc của quá trình truyền thông trong Quản lý tài nguyên rừng
- Truyền thông là một phần không thể thiếu trong đời sống sinh hoạt hàng ngày của con người
- Truyền thông có thể làm thay đổi và nâng cao nhận thức toàn diện của người dân
Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu của chính sách, dự án, chương trình và hoạt động quản lý tài nguyên rừng.
- Truyền thông góp phần chuyển giao tiến bộ khoa học công nghệ tới người dân
Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng dư luận tích cực, khuyến khích và động viên nông dân phát huy khả năng sáng tạo trong quá trình lao động sản xuất, góp phần vào việc xây dựng nông thôn mới.
1.2.2 Nguyên tắc của quá trình truyền thông trong Quản lý tài nguyên rừng
- Là mắt xích để gắn kết các hoạt động Quản lý tài nguyên rừng với quá trình hoạch định chính sách và sự tham gia của người dân
- Phương pháp truyền thông phải phù hợp với đối tượng truyền thông
- Quan tâm tới lợi ích của đối tƣợng truyền thông
- Truyền thông có định hướng tới các nhu cầu của người dân, vấn đề của cộng đồng
- Truyền thông phải có hiệu quả, có tính bền vững
- Truyền thông phải có sự phối hợp của nhiều bên liên quan
- Truyền thông phải có sự phối hợp các kênh, các phương tiện, các sản phẩm truyền thông khác nhau
- Phải thử nghiệm trước các sản phẩm truyền thông trước khi đưa vào sử dụng.
Các yếu tố chính của quá trình truyền thông
Nguồn thông tin
Nguồn thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc khởi xướng quá trình truyền thông, có thể là cá nhân, nhóm người hoặc tổ chức truyền thông Khi sử dụng thông tin, cần chú ý đến độ tin cậy, sự tín nhiệm, tính chính xác, cũng như sự mới mẻ và hấp dẫn của nó.
Khi thực hiện công tác truyền thông, việc xác định rõ nguồn thông tin là rất quan trọng, bao gồm việc xác minh người phát ra thông tin, tài liệu, kết quả nghiên cứu hay mô hình thành công tại địa phương Cần kiểm tra tính xác thực và độ tin cậy của nguồn thông tin, cũng như xác định cơ quan hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về nó Đối với cán bộ truyền thông, khi cung cấp thông tin khoa học và tình hình thị trường, đặc biệt là giá cả, cần thận trọng và đảm bảo nguồn thông tin là chính xác, nhằm tránh gây hoang mang và tổn thất cho người dân và doanh nghiệp.
Nội dung thông tin
Nội dung thông tin là phần cốt lõi, bao gồm các kiến thức, kỹ năng và phương thức sản xuất cần truyền đạt đến đối tượng mục tiêu Để hiệu quả, nội dung này phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể nhằm đảm bảo thông tin được chuyển tải một cách rõ ràng và dễ hiểu.
- Nội dung đó có đáp ứng nhu cầu đối tƣợng không?
- Nội dung có dễ hiểu không? Cần chuyển hoá nhƣ thế nào cho dễ hiểu?
Nội dung cần được trình bày ngắn gọn và dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí, phong tục tập quán và văn hóa của từng địa phương hoặc cộng đồng dân cư mà nó hướng tới.
Nội dung thông tin cần được đơn giản hóa để giảm bớt sự phức tạp của các thuật ngữ khoa học, có thể áp dụng ngôn ngữ địa phương nhằm truyền đạt hiệu quả hơn trong quá trình truyền thông.
Kênh thông tin
Kênh thông tin là phương tiện truyền đạt thông điệp qua các phương tiện truyền thông trung gian, được sử dụng đa dạng tùy thuộc vào đối tượng và điều kiện kinh tế xã hội của từng vùng Việc lựa chọn kênh thông tin phù hợp với từng đối tượng và mục đích truyền thông là rất quan trọng để đạt được hiệu quả cao nhất, có thể là qua lời nói, hình ảnh hay các phương tiện nghe nhìn khác.
Khi chọn kênh thông tin, cần xem xét đối tượng nhận thông tin và phương tiện họ thường sử dụng tại nhà, như đài, tivi, báo chí hoặc tài liệu về quản lý tài nguyên rừng.
Họ có biết đọc không, nếu họ không biết đọc, ai sẽ giúp họ hiểu nội dung thông tin?
Người nhận thông tin
Người nhận thông tin là đối tượng cần được tác động, bao gồm cán bộ cấp trên, cộng đồng, hộ nông dân hoặc cá nhân Để truyền thông hiệu quả, cần xác định rõ ai là đối tượng nhận thông tin, họ cần thông tin gì, và cách họ có thể sử dụng thông tin đó Quan trọng là thông tin phải mang lại phản ứng tích cực từ họ và phải được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu và dễ áp dụng, đặc biệt đối với nông dân Việc lựa chọn phương thức truyền thông phù hợp với từng đối tượng sẽ giúp đạt được hiệu quả cao nhất trong việc truyền tải thông điệp.
Cộng đồng có thể sử dụng các phương thức như phát thanh, truyền hình và tổ chức triển lãm để giao tiếp hiệu quả Đối với nhóm hộ, việc tổ chức hội thảo, hội nghị và trình diễn là những cách tiếp cận tốt Riêng với từng hộ hoặc cá nhân, có thể áp dụng phương pháp trao đổi trực tiếp, phát tờ rơi, hướng dẫn, tư vấn và chuyển giao thông tin.
Quá trình truyền đạt thông tin TBKT và tiếp thu của người nông dân
Rào cản truyền thông và cách khắc phục
Rào cản truyền thông
+ Thái độ “tôi biết rồi”
+ Coi truyền thông là chuyện đơn giản
+ Truyền quá nhiều thông tin
+ Khác biệt về nhận thức và ngôn ngữ
+ Các tác nhân vật lý ( Bầu không khí truyền thông, không gian, tiếng ồn…)
+ Quá nhiều thông tin phải xếp ƣu tiên
+ Tam sao thất bản “ thông tin qua nhiều cấp bậc ”
+ Bầu không khí khép kín, chỉ thị, độc đoán, không thân thiện, không cởi mở
Khắc phục rào cản truyền thông
1 Thúc đẩy bầu không khí giao tiếp cởi mở
2 Xây dựng đạo đức trong truyền thông
3 Tìm hiểu các khác biệt văn hoá
4 Truyền thông “hướng về khán, thính giả”
5 Sử dụng khôn ngoan các kỹ năng, phương tiện, công cụ hỗ trợ truyền thông
6 Chuẩn bị kỹ thông điệp
7 Thay đổi và giảm bớt các cấp bậc trong cơ cấu tổ chức
8 Chấp nhận thực tế không nhƣ mong đợi
Các bước của mô hình truyền thông
• Xác định tình huống: vấn đề, môi trường ngoài, thuận lợi, khó khăn…
• Xác định khán, thính giả: đối tƣợng nào?
• Xác định mục tiêu chung: mục tiêu truyền thông, ý định cần chuyển tải…
1.5.2 Lựa chọn phương tiện, thời gian
• Chọn phương tiện phù hợp với nội dung và điều kiện
• Đánh giá thời điểm thích hợp
1.5.3 Chọn lọc, sắp xếp thông tin
• Xem lại các tình huống thành phần khán thính gỉa
• Phân bố, bố cục nội dung từng mục, phần
• Lựa chọn phương pháp, kỹ năng tương ứng
• Lựa chọn công cụ hỗ trợ hiệu qủa cho nội dung
• Tăng cường các kỹ năng làm việc theo nhóm
• Làm chủ các kỹ năng truyền thông cá nhân
• Thể hiện sự tự tin, chủ động
• Hãy là chính mình nhƣng phải phù hợp đối tƣợng khán, thính giả 1.5.5 Đánh giá thông tin phản hồi
• Khuyến khích đƣa thông tin phản hồi
• Khuyến khích nhận thông tin phản hồi
• Có thiện chí, quan tâm tới khán thính gỉa, vận dụng các kinh nghiệm, tri thức, lắng nghe, quan sát, làm chủ tình huống, khách quan…
Động lực thúc đẩy người nông dân tìm kiếm thông tin
Người nông dân Việt Nam thường không chú ý đến những thông tin không ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống của họ Họ chủ yếu quan tâm đến các thông tin có tác động rõ rệt đến đời sống hàng ngày.
Động lực thúc đẩy người dân tìm kiếm thông tin về tình hình sản xuất của gia đình và cộng đồng là một vấn đề quan trọng mà cán bộ truyền thông cần nghiên cứu kỹ Việc hiểu rõ động lực này sẽ giúp họ triển khai thông tin một cách hiệu quả, thu hút sự tham gia tích cực của người dân.
Các động lực thúc đẩy người dân tìm kiếm thông tin bao gồm:
Thông tin về giống cây trồng, vật nuôi và phương thức sản xuất mới mang lại hiệu quả cao và thu nhập tốt cho nông dân Đặc biệt, những hình ảnh và trải nghiệm thực tế của người nông dân là nguồn tư liệu quý giá, giúp minh chứng cho hiệu quả của các phương pháp này.
- Tình hình sâu, dịch hại đang làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản xuất của gia đình và cộng đồng
Trong thời kỳ đất nước hội nhập, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đối mặt với nhiều khó khăn do sự cạnh tranh mạnh mẽ trong nền kinh tế thị trường Các doanh nghiệp cần tìm ra giải pháp hiệu quả để nâng cao chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa quy trình sản xuất Đồng thời, việc xây dựng thương hiệu và phát triển chiến lược marketing phù hợp cũng là yếu tố then chốt giúp tăng cường khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ.
- Khát khao làm giàu, cải thiện điều kiện sống và phát triển kinh tế hộ gia đình
Các hoạt động và phong trào từ các tổ chức chính trị, xã hội trong cộng đồng đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích nông dân chủ động và tích cực tìm kiếm thông tin.
Điều kiện kinh tế, xã hội và trình độ dân trí đóng vai trò quan trọng trong khả năng tìm kiếm thông tin của người dân Tại những địa phương có nền kinh tế phát triển và cơ sở hạ tầng tốt, người dân thường có nhu cầu cao hơn về thông tin, bao gồm thông tin về sản xuất cũng như các vấn đề kinh tế và xã hội.
Tâm lý của người dân đối với công tác truyền thông
Người nông dân Việt Nam hiện nay đang đối mặt với nhiều tác động từ sự phát triển của nền kinh tế thị trường và quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá nông nghiệp Mặc dù đây là cơ hội để phát triển, nhưng cũng đặt ra không ít thách thức cho tâm lý và nhận thức của họ Vì vậy, việc tăng cường truyền thông là cần thiết để hỗ trợ người nông dân trong giai đoạn chuyển mình này.
Để định hướng và kích thích người dân trong việc đẩy mạnh sản xuất, cần áp dụng 15 biện pháp hiệu quả nhằm phát huy thế mạnh và tiềm năng sẵn có Trong công tác truyền thông quản lý tài nguyên rừng, đối tượng chủ yếu là những người lớn tuổi, vì họ là lao động chính và chủ hộ gia đình Hiểu rõ tâm lý và nhu cầu thông tin của họ là rất quan trọng Để nâng cao hiệu quả truyền thông, cần chú ý đến một số vấn đề thiết yếu.
Người lớn tuổi thường không chủ động tìm kiếm thông tin nếu họ chưa nhận thức được giá trị thực sự của nó Họ cũng có xu hướng ngần ngại trong việc áp dụng những tiến bộ mới trong sản xuất, do lo ngại về rủi ro và khả năng thất bại.
Những vấn đề ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông tin của người nông dân
họ bị chi phối bởi rất nhiều vấn đề trong cuộc sống
- Người nông dân thường không thích người khác dạy họ hoặc chỉ bảo họ về những vấn đề mà họ thấy chƣa thật sự cần thiết
Người lớn tuổi, đặc biệt là cư dân ở vùng miền núi và vùng sâu vùng xa, thường cảm thấy e ngại khi phải tiếp xúc và bày tỏ quan điểm của mình trước đám đông.
Người nông dân thường không dành nhiều thời gian để tìm kiếm và tiếp nhận thông tin, điều này một phần do hạn chế về khả năng đọc viết và khó khăn về kinh tế gia đình.
Người dân trong truyền thông thường ghi nhớ thông tin tốt hơn qua những mẩu chuyện, câu thơ, câu vè, câu đồng dao hoặc hình ảnh minh họa cụ thể Họ cũng dễ tiếp thu kiến thức thông qua các mô hình trình diễn trên đồng ruộng.
1.8 Những vấn đề ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông tin của người nông dân
Loại hình, phương tiện và phương thức truyền tin đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận thông tin của người dân Mỗi địa phương, cộng đồng hay hộ gia đình cần lựa chọn cách truyền tin phù hợp với phong tục tập quán, trình độ dân trí và điều kiện kinh tế xã hội của mình.
Lựa chọn thời điểm truyền tin là yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý và tham gia của đông đảo người dân Để đạt được hiệu quả cao nhất, cần tránh những thời điểm bận rộn như mùa vụ sản xuất hoặc khi cộng đồng đang tổ chức các sự kiện như hội hè, hiếu, hỉ.
Thông tin trong truyền thông cần được trình bày ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu, giảm thiểu các thuật ngữ khoa học phức tạp Việc sử dụng ngôn ngữ địa phương và bổ sung hình ảnh, mô hình trực quan sẽ giúp tăng cường hiệu quả truyền thông.
Cộng đồng có trình độ dân trí cao sẽ tiếp nhận thông tin một cách hiệu quả hơn so với những nơi có trình độ dân trí thấp.
Từ thực tế trên cần chú ý phương thức truyền tin, nội dung thông tin đối với các cộng đồng dân cƣ khác nhau
Điều kiện kinh tế - xã hội đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi địa phương và cộng đồng dân cư Những khu vực có hạ tầng giao thông và kinh tế phát triển sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người dân tiếp cận thông tin một cách dễ dàng hơn.
Tìm kiếm thông tin là nhu cầu thiết yếu của nông dân trong nền kinh tế thị trường hiện nay Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát triển sản xuất và cải thiện điều kiện sống của họ Tuy nhiên, thông tin cần được truyền đạt phù hợp với các điều kiện kinh tế xã hội, văn hóa và trình độ dân trí của cộng đồng Điều này giúp công tác truyền thông trở thành cầu nối hiệu quả, đưa người dân đến với những phương pháp sản xuất mới, góp phần vào sự phát triển kinh tế của các hộ gia đình.
Những trở ngại trong việc truyền thông Quản lý tài nguyên rừng cho đồng bào miền núi
Vùng núi thường nằm ở những khu vực sâu xa, với địa hình đồi núi cao và hệ thống giao thông kém phát triển, gây khó khăn trong việc di chuyển và lưu thông hàng hóa Thông tin đến những khu vực này thường bị chậm trễ, không kịp thời, bao gồm các tài liệu, báo chí, công văn và ấn phẩm khoa học.
Cơ sở hạ tầng truyền thông tại nhiều khu vực vẫn còn thiếu thốn và không đồng bộ, đặc biệt là hệ thống điện và thông tin liên lạc Việc thiếu các phương tiện thông tin như phát thanh và truyền hình, cùng với tình trạng nhiều nơi chưa có điện, đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng tiếp nhận thông tin của người dân.
Trình độ dân trí và nhận thức của đồng bào miền núi hiện đang ở mức thấp, với tỷ lệ người biết chữ và nói được tiếng phổ thông ở các vùng sâu, vùng xa, đặc biệt khó khăn còn hạn chế Điều này ảnh hưởng đáng kể đến khả năng tiếp nhận thông tin của họ.
Kinh tế và xã hội vùng miền núi phát triển chậm, đời sống của đồng bào gặp nhiều khó khăn với tỷ lệ hộ nghèo cao, đặc biệt tại một số xã vùng cao của Hà Giang, Lai Châu, Sơn La, Điện Biên, nơi tỷ lệ hộ nghèo còn trên 50% Sự thiếu hụt tiếp cận với các phương tiện thông tin hiện đại như điện thoại, Internet và truyền hình đã ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác truyền thông trong khu vực này.
Vai trò của cán bộ Quản lý tài nguyên rừng đối với công tác truyền thông
Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp và thu nhận thông tin phản hồi, giúp kết nối thông tin từ bên ngoài với người dân Mục tiêu chính của truyền thông trong quản lý tài nguyên rừng là hỗ trợ cộng đồng tiếp cận kiến thức khoa học, công nghệ và phương thức sản xuất mới, từ đó nâng cao hiệu quả phát triển bền vững.
Trong lĩnh vực truyền thông, cán bộ Quản lý tài nguyên rừng đóng vai trò quan trọng, là cầu nối giữa nông dân và cộng đồng với thế giới bên ngoài Họ thực hiện việc truyền và nhận thông tin nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng cho bà con nông dân Đồng thời, họ cũng kết nối thông tin giữa các cơ quan nghiên cứu, doanh nghiệp, tổ chức chính trị và cơ quan truyền thông với người dân.
Cán bộ Quản lý tài nguyên rừng, bất kể vị trí hay chuyên môn, cần trở thành những truyền thông viên xuất sắc Họ phải truyền đạt thông tin, lời khuyên và sáng kiến một cách hiệu quả để tác động đến suy nghĩ và nhận thức của nông dân, khuyến khích họ chia sẻ những kết quả đạt được với cộng đồng Đồng thời, họ cũng cần thông báo cho các cơ quan, tổ chức về nhu cầu, sự tiếp thu và những khó khăn của nông dân, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và nghiên cứu trong lĩnh vực này.
Cán bộ Quản lý tài nguyên rừng cần có chuyên môn vững vàng và kỹ năng thực hành tốt, đồng thời phải biết cách truyền đạt thông tin hiệu quả đến nông dân qua nhiều hình thức khác nhau Việc áp dụng đa dạng các kênh thông tin giúp nội dung tiếp cận được nhiều đối tượng Tùy thuộc vào đặc điểm của từng nhóm đối tượng, cần lựa chọn phương tiện và hình thức truyền thông phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác truyền thông.
NĂNG CƠ BẢN TRONG TRUYỀN THÔNG
Kỹ năng truyền thông không lời (Phi ngôn từ )
- Nét mặt, ánh mắt: cười, thân thiện, chăm chú, nghiêm nghị…
- Dáng điệu và di chuyển: vội vã, khoan thai, cử động tay chân, dáng đứng…
- Âm sắc, trường độ và cao độ của giọng…
- Trang phục và vẻ bề ngoài
- Các va chạm, tiếp xúc của cơ thể
- Sử dụng không gian và thời gian
2.1.1 Khái niệm và tầm quan trọng của phi ngôn từ
Giọng nói (chất giọng, âm lƣợng, độ cao…), tiếng thở dài, kêu la Điệu bộ, dáng vẻ, trang phục, nét mặt, ánh mắt, đi lại, mùi…
Để hiểu rõ khái niệm phi ngôn từ, trước tiên cần phân biệt với ngôn từ Ngôn từ đề cập đến nội dung mà diễn giả truyền đạt qua lời nói hoặc văn bản Trong khi đó, phi ngôn từ bao gồm các yếu tố như ngữ điệu, chất giọng, độ cao, cùng với hình ảnh mà thính giả quan sát, bao gồm nét mặt, dáng vẻ, trang phục và cách di chuyển của người trình bày trong quá trình giao tiếp.
Nghiên cứu của các nhà xã hội học chỉ ra rằng, để có một buổi thuyết trình thành công, ngoài việc chuẩn bị nội dung, diễn giả cần chú ý đến việc thuyết phục khán giả thông qua giọng nói, cử chỉ, dáng điệu, trang phục và khả năng quan sát hội trường.
Khi ta truyền tải một thông điệp thì hiệu quả của ngôn từ, giọng nói và hình ảnh đƣợc thể hiện nhƣ sau
Hình 2.1 Hiệu quả của ngôn từ, giọng nói, hình ảnh trong truyền thông
Tỉ lệ giữa ngôn từ và phi ngôn từ là 7/93, tức là sức ảnh hưởng của phi ngôn từ tới người nghe gấp 13,285 lần nội dung
Vấn đề không chỉ nằm ở nội dung mà chúng ta truyền đạt, mà còn ở cách người nghe cảm nhận thông điệp đó Quan trọng hơn, sự thay đổi của người nghe sau khi tiếp nhận thông tin là điều cần được chú trọng.
2.1.2 Đặc điểm phi ngôn từ
Khi đứng trước đám đông, phi ngôn từ luôn hiện hữu và được người khác nhận biết, bất kể chúng ta có nói hay không Những yếu tố như nét mặt, dáng đứng, trang phục và cách di chuyển đều góp phần thể hiện thông điệp của chúng ta.
Giao tiếp phi ngôn từ có giá trị thông tin cao, cho phép hai người khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ vẫn có thể hiểu nhau qua hành vi và cử chỉ Trẻ em, mặc dù chưa biết nói, đọc hay viết, vẫn có khả năng cảm nhận thông điệp từ người khác thông qua các tín hiệu phi ngôn từ Những hành động này không chỉ thay thế mà còn hỗ trợ và nhấn mạnh thông tin cần truyền tải, ví dụ như vẫy tay để gọi ai đó lại gần mà không cần lời nói Bên cạnh đó, việc sử dụng cử chỉ trong thuyết trình cũng thể hiện sự gần gũi và thân thiện giữa người nói và người nghe, tạo nên mối quan hệ tốt hơn trong giao tiếp.
+ Khó hiểu: Cùng một cử chỉ nhƣng đƣợc hiểu theo nhiều ý nghĩa khác nhau Điều này dễ gây ra sự nhầm lẫn trong giao tiếp và thuyết trình
Phi ngôn từ chịu ảnh hưởng sâu sắc từ văn hóa, với nhiều hành vi và cử chỉ có thể phù hợp ở một địa phương nhưng lại không thích hợp ở nơi khác Chẳng hạn, hành động giơ ngón tay cái lên cao được xem là biểu hiện của sự khen ngợi và đồng ý tại Châu Âu và Bắc Mỹ, nhưng lại bị coi là thô tục ở Úc.
2.1.3 Chức năng của phi ngôn từ
Phi ngôn từ đóng vai trò điều tiết quan trọng trong giao tiếp, giúp tạo sự hài hòa giữa cơ thể và giọng nói Cơ thể chúng ta là một thể thống nhất, vì vậy dáng vẻ chững chạc sẽ hỗ trợ cho âm điệu và cách diễn đạt, từ đó nâng cao hiệu quả giao tiếp.
21 nói cũng chững trạc, dáng lỏng lẻo thì giọng cũng lỏng lẻo.Tay vung mạnh mẽ thì giọng nói cũng mạnh mẽ và ngƣợc lại
Từ xưa, chúng ta thường nghĩ rằng chỉ có trí óc ảnh hưởng đến cơ thể, nhưng thực tế, cơ thể và tâm trí là một thể thống nhất Khi tay chân linh hoạt và thoải mái, tâm trí sẽ sáng suốt và tràn đầy ý tưởng Ngược lại, khi đầu óc căng thẳng, cơ bắp sẽ tự động cứng lại Nếu chúng ta biết cách thư giãn cơ bắp và điều hòa hơi thở, cảm giác căng thẳng và nỗi sợ hãi sẽ nhanh chóng biến mất.
2.1.4 Dáng điệu và cử chỉ
“Nhất dáng, nhì da, thứ ba nét mặt” nhấn mạnh tầm quan trọng của ấn tượng ban đầu trong giao tiếp Trong hai mươi giây đầu tiên gặp gỡ, hình ảnh của chúng ta sẽ là yếu tố quyết định để người khác đánh giá Dáng điệu và cử chỉ chính là những yếu tố thu hút đầu tiên; một dáng điệu chững chạc và đàng hoàng sẽ tạo ra sự kính trọng, trong khi dáng vẻ ngược lại có thể gây ác cảm.
Khi đối diện với nỗi sợ hãi, bản năng con người thường tìm kiếm chỗ dựa, và người thuyết trình thường có xu hướng tựa vào bàn Tuy nhiên, xương sống mới là phần hỗ trợ chính cho cơ thể Mặc dù việc tựa vào bàn có vẻ thoải mái, nhưng thực tế lại gây mỏi và hạn chế khả năng phát âm, dẫn đến giọng nói không được mạnh mẽ và vang xa.
Dáng đứng là một phần quan trọng trong ngôn ngữ cơ thể, thể hiện sự minh họa và điều tiết trong giao tiếp Khi thuyết trình, dáng đứng cần phải vững chãi và năng động để truyền tải sự nhiệt tình và năng lực của người nói Cơ thể con người hoạt động như một thể thống nhất, trong đó dáng đứng đóng vai trò là bộ khung, tạo nên cấu trúc cho toàn bộ cơ thể Để có một cơ thể dẻo dai, dáng đứng cũng cần phải linh hoạt; nếu khung đã cứng nhắc, tổng thể sẽ không thể mềm mại và uyển chuyển.
Khi thuyết trình, nhiều người thường cảm thấy căng thẳng và mất bình tĩnh, dẫn đến tình trạng cơ bắp căng cứng và đứng yên như chôn chân Nguyên nhân chính là do việc đứng trụ trên cả hai chân, khiến cơ thể dễ mỏi và khó di chuyển.
Để có dáng điệu uyển chuyển và năng động, cần đứng trụ trên một chân và dồn 80% trọng lượng cơ thể vào chân trụ, đồng thời thường xuyên đổi chân Sự uyển chuyển đến từ sự linh hoạt của hông và chân Nguyên tắc quan trọng trong thuyết trình là nếu không quan tâm đến thính giả, họ cũng sẽ không chú ý đến bạn Đứng yên một chỗ khiến bạn không thể quan sát toàn bộ hội trường Khi đứng trụ trên một chân, tầm nhìn của bạn sẽ dễ dàng hơn, giúp bạn quan sát theo hướng mà chân xoay theo Hãy nhớ rằng ấn tượng ban đầu của người thuyết trình chủ yếu dựa vào dáng vẻ.
Khi đứng xa thính giả, ấn tượng đầu tiên mà họ nhận thấy là dáng đứng của người nói Khi tiến lại gần, trang phục sẽ là yếu tố tiếp theo thu hút sự chú ý Câu nói "Gần nể bụng nể dạ, lạ nể áo nể quần" thể hiện rằng thính giả sẽ hình thành ấn tượng ban đầu dựa vào dáng đứng và trang phục Trang phục không chỉ phản ánh địa vị xã hội và khả năng kinh tế mà còn thể hiện chuẩn mực đạo đức và thẩm mỹ cá nhân Nếu trang phục không phù hợp, người nói có thể cảm thấy khó chịu và thiếu tự tin.
Khi thuyết trình, việc chọn lễ phục là rất quan trọng Đối với nam giới, lễ phục thường là Comple, trong khi nữ giới có thể chọn Áo dài, Vest hoặc Váy ngắn Xu hướng hiện nay là trang phục đơn giản, nhưng cần lưu ý rằng nam giới phải đeo Caravat khi mặc Comple và nữ giới nên có trang sức khi mặc Áo dài Thiếu những phụ kiện này, trang phục dù đẹp hay đắt tiền cũng không được coi là lễ phục Quan trọng hơn, trang phục cần phải sang trọng hơn một bậc so với thính giả để thể hiện sự tôn trọng đối với họ và bản thân Nếu thính giả mặc thoải mái, bạn có thể giản lược trang phục, nhưng nếu họ mặc lễ phục, bạn sẽ cần phải chuẩn bị thêm để không bị lạc lõng.
23 giả thì sẽ tạo khoảng cách giữa người thuyết trình với thính giả khó lôi kéo đƣợc sự đồng cảm của thính giả
Kỹ năng đặt câu hỏi
Cơ thể chúng ta giống như một nhạc cụ, để phát ra âm thanh hay, mọi bộ phận phải hòa quyện và rung lên nhịp nhàng Để giao tiếp hiệu quả, chúng ta cần sử dụng toàn bộ cơ thể: từ nét mặt, dáng đi, trang phục cho đến từng cử chỉ tay, tất cả đều góp phần truyền đạt thông điệp.
2.2 Kỹ năng đặt câu hỏi
2.2.1 Vai trò và mục đích của đặt câu hỏi
Khi gặp gỡ và làm quen, mọi người thường bắt đầu bằng những câu hỏi, cho thấy vai trò quan trọng của chúng trong giao tiếp hàng ngày Việc sử dụng câu hỏi không chỉ giúp khởi đầu cuộc trò chuyện mà còn tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin, nếu thiếu chúng, sự giao tiếp sẽ bị hạn chế đáng kể.
Mục đích đặt câu hỏi:
- Khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người
- Khuyến khích mọi người suy nghĩ Hướng chú ý của mọi người vào một điểm, một ý tưởng, một sự kiện, một vấn đề hay một tình huống
- Đánh giá các quan điểm, phát hiện các lý do và sự việc, khám phá các nguồn thông tin
- Dẫn dắt, điều khiển buổi họp thảo luận đúng chủ đề, đúng trọng tâm, kiểm soát hành vi của nhóm hoặc thay đổi suy nghĩ của nhóm
- Tóm tắt hoặc chấm dứt một cuộc thảo luận
- Củng cố kiến thức thông qua việc trao đổi kiến thức, quan điểm giữa các thành viên tham dự, làm rõ những vấn đề chƣa hiểu
Kiểm tra kiến thức và sự hiểu biết của người tham gia về một chủ đề liên quan là rất quan trọng để xác định nhu cầu và khó khăn của họ, từ đó định hướng cho cuộc thảo luận hiệu quả hơn.
Để thu hút sự chú ý của người tham gia trong buổi họp, cần khuyến khích họ đóng góp ý kiến một cách tích cực Đồng thời, cần chấm dứt những cuộc nói chuyện riêng và tránh tình trạng một người lấn át những người khác, nhằm tạo ra một không khí thảo luận công bằng và hiệu quả.
- Cân nhắc để đƣa ra câu hỏi trực tiếp hay tổng thể
+ Cho người được hỏi có thời gian suy nghĩ
+ Thời gian ngừng phụ thuộc vào độ khó của câu hỏi
- Mời người được hỏi trả lời
- Đánh giá câu trả lời
+ Khen ngợi câu trả lời chính xác
+ Những câu trả lời chính xác một phần cần phải khen ngợi phần chính xác đó
Nhấn mạnh và nhắc lại những câu trả lời đúng không chỉ giúp tăng cường sự tự tin cho người trả lời mà còn nâng cao mức độ tiếp thu cho những người tham gia thảo luận nhóm.
- Không lặp đi lặp lại quá nhiều lần câu hỏi, chỉ lặp lại một phần hoặc cả câu hỏi nếu cần
- Không tự trả lời câu hỏi của mình
- Giữ giọng nói bình thường, thân thiện
STT Dạng câu hỏi Ví dụ Trường hợp sử dụng
1 Câu hỏi đóng: là dạng câu hỏi có câu trả lời: có - không; đúng – sai, có đáp án sẵn
Nhà Bác có nuôi gà không?
Thủ đô của Trung Quốc là thành phố nào? Người được hỏi không có nhiều thông tin, Bắt đầu của cuộc nói truyện…
2 Câu hỏi mở: là loại câu hỏi mà câu trả lời tùy thuộc vào tình hình thực tế, từ suy nghĩ và nhận thức của người được hỏi
- Bạn hiểu gì về truyền thông?
- Khi nào nhà Bác trồng Keo lai?
- Tại sao bác lại trồng Keo lai?
- Bác sẽ đào hố trồng keo nhƣ thế nào?
Người được hỏi có nhiều thông tin Người hỏi mong muốn có nhiều thông tin, có nhiều thời gian để hỏi…
3 Câu hỏi gợi ý hoặc câu hỏi thăm dò : là loại câu hỏi mà câu trả lời đã đƣợc dẫn ra
Người trả lời được gợi ý và phải lựa chọn câu trả lời (khi đã có một số thông tin)
- Năm tới nhà bác có định cấy lúa lai nữa không?
- Bác định cấy giống Khang Dân hay Bắc ƣu?
Người được hỏi có nhiều thông tin và sẵn sàng cung cấp thông tin Người hỏi muốn khẳng định, kiểm tra thông tin…
4 Câu hỏi tình huống: là loại câu hỏi về một tình huống cụ thể ( tình huống có thể giả định?)
- Nếu có nhiều tiền, bác sẽ làm gì?
- Nếu xảy ra cháy rừng Bác sẽ làm gì đầu tiên?
Sử dụng trong trường hợp cần có thông tin về mong muốn của người được hỏi Kiểm tra các dự định…
5 Câu hỏi so sánh, đánh giá - Trong các hoạt động dự kiến của thôn Bác thấy hoạt động nào là cần thiết nhất?
- Hai giống lúa đƣợc cấp Bác thấy giống nào phù hợp chân ruộng nhà Bác hơn?
Sử dụng trong trường hợp cần được cung cấp thông tin về một quyết định nào đó
6 Câu hỏi trực tiếp : là loại câuhỏi đƣợc đặt ra cho một người cụ thể
- Bác Việt, theo Bác thề nào là Nông thôn mới?
- Chị Thanh cho biết trong Tháng thanh niên năm nay, đoàn thanh niên phải làm gì?
Câu hỏi này dùng để kiểm tra, tạo không khí thảo luận, đưa người đang mơ mộng vào đúng chủ đề
7 Câu hỏi tổng thể : là loại câu hỏi đặt chung cho cả nhóm, ai cũng có thể trả lời
- Chúng ta có thể huy động nội lực nhƣ thế nào để xây dựng nông thôn mới?
- Theo các Bác để bảo vệ tốt rừng cộng đồng của thôn, phải làm gì?
- Lôi cuốn tất cả mọi người thảo luận và cung cấp thông tin Có thể hỏi khi bắt đầu thảo luận, chuyển chủ đề
2.2.4 Cách xử lý các tình huống khi đặt câu hỏi
STT Tình huống xẩy ra Cách xử lý
1 Trả lời đúng - Cảm ơn, khen ngợi, thừa nhận
2 Trả lời đúng một phần - Khẳng định, thừa nhận phần đúng
- Đề nghị người khác bổ xung
- Cám ơn vì đã trả lời
- Đề nghị người khác trả lời
- Nếu cần làm rõ giải thích thêm câu hỏi
- Không phê bình người người trả sai
- Đề nghị người khác trả lời
- Đặt câu hỏi dưới dạng khác
- Sử dụng các vật liệu, phương tiện hiện có để làm sáng tỏ câu hỏi rồi hỏi lại
Kỹ năng lắng nghe
- Bất kỳ một cuộc giao tiếp thành công nào đều bắt đầu bằng việc lắng nghe.lắng nghe là kỹ năng cơ bản của truyền thông viên
- Lắng nghe hiệu quả thường khó hơn ta tưởng
Lắng nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế, nhiều khi chúng ta chỉ nghe những điều mình muốn mà không thực sự lắng nghe Quá trình này không phải là hành động có chủ đích mà thường diễn ra một cách tự nhiên.
Lắng nghe chăm chú và sáng tạo là kỹ năng thiết yếu của truyền thông viên, giúp họ chủ động và tập trung để hiểu rõ ý nghĩa thông điệp Kỹ năng này cho phép họ chọn lọc những khía cạnh tích cực, đồng thời nhận diện các vấn đề, khó khăn và căng thẳng trong giao tiếp Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số trở ngại trong quá trình lắng nghe hiệu quả.
Thói quen "lúc nghe lúc không" xuất phát từ việc con người có khả năng suy nghĩ nhanh gấp bốn lần khả năng nói Điều này dẫn đến việc trong mỗi phút lắng nghe, người nghe có khoảng 3-4 phút để suy nghĩ, thường là về những việc riêng hoặc những điều không liên quan đến cuộc trò chuyện.
Để vượt qua trở ngại trong giao tiếp, bạn cần chú tâm lắng nghe không chỉ lời nói mà còn cả ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ và thái độ ngập ngừng Việc này giúp bạn hiểu rõ hơn những gì người khác đang chia sẻ, thay vì chỉ tập trung vào phiền muộn cá nhân.
Một số từ ngữ nhạy cảm có thể khiến người nghe cảm thấy tức giận và không muốn tiếp tục lắng nghe Điều này dẫn đến việc giao tiếp giữa người nói và người nghe bị gián đoạn, làm mất cơ hội hiểu biết lẫn nhau.
Khi nghe, nhiều người thường để tâm trí đi nơi khác, nhanh chóng cho rằng chủ đề hoặc người nói chuyện là nhàm chán Họ vội vàng kết luận rằng có thể đoán trước những gì sẽ được nói và cho rằng không có thông tin mới, từ đó không thấy lý do để tiếp tục lắng nghe.
Nghe vô hồn là trạng thái khi người nghe có vẻ chăm chú nhìn vào mắt người nói, nhưng thực tế, tâm trí họ lại đang lang thang ở nơi khác Họ chìm đắm trong suy nghĩ riêng, và biểu cảm trên gương mặt thường thể hiện sự mệt mỏi hoặc thiếu sức sống.
Khi đối diện với những chủ đề khó và phức tạp, việc lắng nghe và hiểu ý tưởng trở nên thách thức Tuy nhiên, nếu bạn nỗ lực để hiểu, bạn có thể khám phá ra sự thú vị trong chủ đề và người nói Thực tế, nếu một người không hiểu, có khả năng nhiều người khác cũng gặp khó khăn tương tự, vì vậy đừng ngần ngại yêu cầu người nói giải thích rõ ràng hoặc cung cấp ví dụ minh họa để làm sáng tỏ nội dung.
Nghe bỏ ngoài tai là một hiện tượng phổ biến khi mọi người không muốn ý kiến và quan điểm của mình bị gạt bỏ Nhiều người cảm thấy khó chịu khi bị hỏi vặn về suy nghĩ của bản thân, dẫn đến việc không muốn lắng nghe những ý kiến trái chiều Thay vì phản ứng tự vệ, người nghe nên cố gắng lắng nghe và hiểu rõ quan điểm của người nói Điều này giúp tạo ra một không gian trao đổi xây dựng, nơi mà cả hai bên có thể bày tỏ ý kiến một cách tôn trọng và hiệu quả.
2.3.3 Một số tiểu kỹ năng lắng nghe tích cực
- Im lặng, đừng nói ngay cả với bản thân
- Tạo điều kiện cho đối tƣợng giao tiếp cảm thấy thoải mái để nói
- Bày tỏ rằng mình đang nghe: Nhìn, nghiêng đầu, gật đầu
- Loại bỏ những yếu tố dễ giảm sự tập trung
- Tỏ rõ sự đồng cảm
- Tỏ ra kiên nhẫn, đợi cho đối tƣợng giao tiếp nói và biểu lộ hết ý hoặc cảm tưởng
- Kiềm chế những cảm giác tiêu cực
- Không phán xét tức thời
- Im lặng trong lúc đối tƣợng giao tiếp dừng giữa câu, không ngắt lời
2.3.4 Một số chú ý khi lắng nghe Điều nên Điều không nên
- Nhìn người nói, hướng về người nói
- Đảm bảo khoảng cách phù hợp giữa người nói và người nghe
- Bày tỏ mối quan tâm, đồng ý với thông điệp đƣợc đƣa ra
- Tích cực tìm hiểu, thể hiện khách quan, kiên nhẫn, biểu lộ đồng cảm
- Giúp đỡ người nói(nếu thấy cần)
- Rèn luyện khả năng giữ im lặng khi cần thiết
- Nhanh chóng chỉ trích khi chƣa hiểu rõ
- Lên giọng khuyên bảo khi chƣa đƣợc yêu cầu
- Để tâm lý, tình cảm của người nói trực tiếp lấn át tâm lý của mình
Nghe tích c? c t ? b ? c l ? s ? lô i cu ? n d? ng nói nghe tham gia hi?u ghi nh?
Bắt đầu cuộc giao tiếp thành công bằng việc lắng nghe và đáp ứng yêu cầu của đối phương Nêu ý kiến một cách rõ ràng và cụ thể, kèm theo ví dụ minh họa để làm rõ quan điểm Khuyến khích việc diễn giải và giải thích để tạo sự hiểu biết và trật tự trong mối quan hệ.
Hình 2.3 Lắng nghe tích cực trong vấn đáp
Kỹ năng nói, thuyết trình
2.4.1.1 Một số lưu ý khi nói
• Học ăn, học nói, học gói, học mở
• Uốn lưỡi bẩy lần trước khi nói
• Rượu nhạt uống lắm cũng say, người khôn nói lắm dẫu hay cũng nhàm
• Suy nghĩ hai lần trước khi nói, sẽ nói hay gấp đôi
2.4.1.2 Chuẩn bị trước khi nói
• Xác định mục đích, mục tiêu bài nói
• Phân tích người nghe: thành phần, phản ứng có thể, mức độ hiểu vấn đề, mối quan hệ người nói, người nghe…
• Lên kế hoạch bài nói: ý chính, cấu trúc, đề cương chi tiết, ước lượng thời gian, phong cách trình bày
• Nhập đề: Gây chú ý, xây dựng lòng tin, sơ lƣợc tổng quan bài nói
• Thân bài: Trình bày ý chính, liên kết các ý, duy trì sự chú ý của người nghe, phối hợp các động tác và di chuyển, thái độ gắn với nội dung
• Phần kết: Lặp lại rất ngắn điểm chính, nối với bước tiếp theo, kết thúc bằng phản hồi tích cực
• Dành thời gian cho hỏi đáp
2.4.1.4 Nghệ thuật làm chủ bài nói
• Không cần phải thuộc lòng bài nói
• Có thể đọc đọan nào đó phức tạp và cần chính xác
• Có những phiếu ghi chép để nhắc nội dung, các con số…
• Khi tùy hứng và ứng khẩu phải suy nghĩ những gì dự định nói
• Chuẩn bị tốt cho buổi nói chuyện
• Vượt qua cảm giác lo lắng (tài liệu đầy đủ, diễn tập trước, coi mọi người là bạn, chuẩn bị câu đầu tiên, hít thở sâu trước khi nói…)
• Sử dụng các phương tiện, dụng cụ, vật liệu hỗ trợ
• Sử dụng thành thạo các kỹ năng hỏi đáp, phản hồi
Thuyết trình là kỹ năng quan trọng giúp bạn truyền đạt thông tin, diễn đạt ý tưởng và thể hiện cảm xúc một cách chính xác, phù hợp và sinh động Kỹ năng này không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả mà còn tạo sức thuyết phục mạnh mẽ trong các tình huống khác nhau.
- Truyền đạt thông tin về một chủ đề nào đó để giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp trong giao tiếp, gây thiện cảm đối với người nghe
- Giúp khẳng định và nâng cao uy tín của bản thân
2.4.2.2 Cấu trúc của một bài thuyết trình
Bài thuyết trình gồm có 3 phần: Phần mở đầu, phần thân bài và phần kết luận a Phần mở đầu
- Mục tiêu cần đạt đƣợc:
+ Thu hút sự quan tâm, tập trung của người nghe
+ Tạo cảm giác thoải mái, sẵn sàng tiếp thu
Để tạo hứng thú cho người nghe, bạn có thể sử dụng các phương pháp như trích dẫn hấp dẫn, đặt câu hỏi thú vị, kể một câu chuyện ngắn, chia sẻ vài câu đùa hoặc đưa ra những câu hỏi gây sự tò mò.
+ Hướng người nghe vào vấn đề và biến họ thành người chủ động lĩnh hội hay giải quyết
+ Khái quát toàn bộ nội dung
+ Liên hệ chủ đề với người nghe
Phần mở đầu của bài viết cần phải ngắn gọn và rõ ràng, đồng thời chứa những chi tiết thú vị để thu hút sự chú ý của người nghe Việc viết phần mở đầu một cách cụ thể và rõ ràng trên giấy sẽ giúp bạn tránh quên ý chính trong trường hợp mất bình tĩnh.
+ Các chi tiết chính trong phần mở đầu gồm có:
Tên bài thuyết trình (Tôi sẽ trình bày về nội dung gì? Trong bao lâu?)
Kết quả mong đợi (Sau khi tôi trình bày, quý vị sẽ đƣợc gì?)
Cấu trúc chi tiết của bài thuyết trình (Bài trình bày của tôi gồm có mấy phần chính?)
Thông báo bắt đầu thuyết trình (Tôi xin bắt đầu vào phần nội dung thứ nhất) b Phần thân bài
- Sắp xếp trình tự logic (chọn 1 trong các cách):
+ Theo trật tự thời gian + Theo trật tự không gian + Theo quan hệ nhân quả + Theo thứ tự giải quyết vấn đề + Theo chủ đề c Phần kết luận
Phần kết luận cần ngắn gọn và súc tích, tương tự như phần mở bài, nhằm nhấn mạnh lại những thông điệp chính, giúp người nghe dễ dàng ghi nhớ hơn.
- Mục tiêu cần đạt đƣợc:
+ Tóm tắt các điểm chính
+ Liên hệ phần mở đầu
+ Các công việc tiếp theo (nếu có)
- Nội dung: Các chi tiết chính trong phần kết thúc gồm có:
+ Nhắc lại tên bài thuyết trình và cấu trúc lớn (Tôi vừa trình bày về nội dung gì? Với mấy phần?)
+ Khẳng định lại kết quả mong đợi (Hy vọng quý vị sẽ đạt đƣợc gì? ) + Thông báo kết thúc (Cảm ơn sự chú ý lắng nghe)
2.4.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến thuyết trình
Các yếu tố quyết định đến sự thành công của một bài thuyết trình bao gồm người trình bày, nội dung, khán giả và bối cảnh Sự kết hợp hài hòa giữa những yếu tố này sẽ tạo ra một bài thuyết trình ấn tượng và hiệu quả.
- Hiểu được người nghe, biết được những ý muốn của người nghe
- Hiểu sâu sắc thông tin của mình và biết truyền đạt đến người nghe
- Chọn được phương pháp truyền đạt thông tin có hiệu quả nhất
- Biết đƣợc những khả năng và hạn chế của bản thân về tri thức khoa học, kinh nghiệm thực tiễn cũng nhƣ trình độ giao tiếp
- Chuẩn bị thông tin một cách chu đáo, sử dụng ngôn ngữ và phương tiện hợp lý để tạo ra sự hấp dẫn cho người nghe
- Biết thiết lập mối quan hệ hiểu biết lẫn nhau
- Chọn vấn đề phù hợp đối với từng hoàn cảnh
Để đảm bảo hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin, không nên giữ người nghe quá lâu trong một lần thuyết trình Nghiên cứu của Mehrabian đã chỉ ra rằng ba yếu tố quan trọng của giọng nói bao gồm ngôn từ, âm điệu và dáng vẻ, trong đó sự nhất quán giữa các yếu tố này đóng vai trò quyết định đến độ tin cậy của bài thuyết trình.
Trong các bài thuyết trình hiệu quả, sự nhất quán trong nội dung, cùng với sự hào hứng trong giọng nói, biểu cảm khuôn mặt và cử chỉ sinh động, đều góp phần quan trọng vào việc nâng cao độ tin cậy và tính thuyết phục của thông điệp được truyền đạt.
Khi lo lắng hoặc chịu áp lực, chúng ta thường có xu hướng trói buộc nội dung và trình bày thông điệp thiếu nhất quán
Một người nhìn xuống đất và nói một cách ngập ngừng: “Tôi rất phấn khởi được có mặt tại đây”, thể hiện một thông điệp không nhất quán.
Âm điệu, dáng vẻ, sự lịch thiệp và cởi mở của người nói là những yếu tố quan trọng quyết định thành công trong giao tiếp.
Các yếu tố phi ngôn từ bao gồm giọng nói, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nét mặt, trang phục và khoảng cách, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp Những yếu tố này không chỉ hỗ trợ mà còn làm phong phú thêm cho nội dung lời nói, giúp truyền đạt ý nghĩa một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.
Việc sử dụng phi ngôn từ là rất quan trọng, vì nó giúp chúng ta hiểu rõ hơn về thái độ của người nói và nâng cao giá trị diễn đạt của ngôn từ, từ đó mang lại hiệu quả cao hơn cho giao tiếp.
Nghiên cứu của Allan Pease và Albert Mehrabian cho thấy trong giao tiếp, chỉ 7% thông tin được tiếp thu từ nội dung, 38% từ giọng nói, và 55% từ cử chỉ, điệu bộ của người truyền đạt.
Những yếu tố giúp bài thuyết trình trở nên sinh động, thú vị và có sức cuốn hút:
- Giọng nói và ngôn từ
Nguyên tắc sử dụng ngôn từ là đảm bảo rằng từ ngữ bạn chọn phải chính xác và thông dụng Hãy lựa chọn từ ngữ phù hợp với đối tượng người nghe, sử dụng những từ cụ thể, rõ ràng và ngắn gọn để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.
Giọng nói của người thuyết trình cần phải có những đặc điểm sau đây: + Âm lƣợng: Rõ ràng và dễ nghe, thậm chí cả ở phía cuối phòng
+ Âm vực: Âm vực là độ cao hay thấp của giọng Cần chuyển điệu cao thấp để gây hứng thú Tránh dùng giọng nói đều đều
+ Tốc độ nói: Hãy nói khoảng 125 từ trong một phút Đến những điểm quan trọng, nên nói chậm lại để gây tác động mạnh
Tạm dừng là một kỹ thuật quan trọng giúp nhấn mạnh ý nghĩa của những lời nói trước đó Việc dừng lại sau khi hoàn thành một ý tưởng hoặc đoạn văn, thường khoảng 1-2 giây, sẽ làm tăng trọng lượng cho thông điệp mà bạn muốn truyền đạt.
+ Phát âm: Cần phát âm cho đúng ngữ điệu Hãy luyện những từ khó trước khi thuyết trình
Để nâng cao chất lượng bài viết, cần tránh sử dụng các từ đệm như “Tôi muốn nói rằng” hay “Vâng” Đồng thời, khi tạm dừng, cũng nên hạn chế phát ra những tiếng đệm như “Ừm”, “à” hay “ừ” Việc này giúp nội dung trở nên mạch lạc và chuyên nghiệp hơn.
Ngôn ngữ cử chỉ thể hiện cách nói ra nhƣ thế nào Ngôn ngữ cử chỉ phải nhất quán với giọng nói
Kỹ năng đƣa và nhận thông tin phản hồi
2.5.1 Khái niệm thông tin phản hồi
Thông tin phản hồi là những ý kiến cá nhân về hành động hoặc hành vi của một người, phản ánh cảm nhận của người khác về những hành động đó Đây không phải là thông tin trực tiếp về người đó, mà là cách mà người khác nhìn nhận và đánh giá hành vi và hoạt động của họ.
Thông tin phản hồi không phải là sự phê phán hoặc mang tính phê phán tiêu cực mà là một sự đánh giá hay bình luận
2.5.2 Phân loại thông tin phản hồi
Thông tin phản hồi có thể phân loại thành 4 kiểu riêng biệt:
- Thông tin phản hồi tích cực khách quan
- Thông tin phản hồi tiêu cực khách quan
- Thông tin phản hồi tích cực chủ quan
- Thông tin phản hồi tiêu cực chủ quan
Những thông tin phản hồi tích cực khách quan luôn đƣợc khuyến khích Những thông tin phản hồi tích cực chủ quan có thể giúp nâng cao
Động cơ và lòng nhiệt tình của người tham gia giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong quá trình học tập Phản hồi tích cực, mặc dù cần được sử dụng một cách thận trọng, có thể mang lại lợi ích lớn trong các tình huống nguy hiểm và không an toàn Ngược lại, thông tin tiêu cực chủ quan không nên được áp dụng, vì nó có thể gây ảnh hưởng xấu đến tâm lý và động lực của người học.
2.5.2.1 Thông tin phản hồi tích cực hay tiêu cực
Ví dụ: Trong một lớp tập huấn cho khuyến lâm viên thôn bản, giảng viên phản ảnh lại học viên (thông tin phản hồi) nhƣ sau:
1) Anh đã làm chính xác nhƣ chúng ta thoả thuận và đã làm tốt
2) Điều đó có thể làm tốt hơn chứ
3) Hiện nay anh đã làm sai gì rồi
4) Anh nghĩ gì về cái đã làm tốt
6) Ồ không sao khi anh để chuyện ấy xẩy ra
7) Vâng nhƣ vậy là đúng, làm lại chính xác nhƣ vậy
Các câu (2), (3), (6) là các thông tin phản hồi tiêu cực cần tránh
Các câu (1), (4), (5), (7) chứa đựng thông tin phản hồi tích cực, không chỉ khẳng định giá trị của người học mà còn cung cấp những thông tin hữu ích, khuyến khích và động viên họ trong quá trình học tập.
2.5.2.2 Thông tin phản hồi chủ quan hay khách quan
Ví dụ: Trong một lớp đào tạo cho khuyến lâm viên thôn bản giảng viên phản ảnh lại học viên (thông tin phản hồi) nhƣ sau:
1) Anh đã làm chính xác nhƣ chúng ta đã thoả thuận và đã làm tốt
2) Nhƣ vậy là không quá tốt
3) Không, không đƣợc nhƣ thế này là không đúng
4) Tôi nghĩ rằng lần này là tốt
6) Hai ngày qua anh đã làm hỏng 3 lần rồi
7) Hai ngày qua anh đã làm thành công 4 lần
8) Vâng, nhƣ vậy là đúng, cứ làm đúng nhƣ thế
Các câu 1, 6, 7, 8 là thông tin phản hồi khách quan
Các câu 2, 3, 4, 5 là thông tin phản hồi chủ quan
Câu 2 và 3 chứa những bình luận chủ quan tiêu cực, thiếu thông tin hữu ích cho người học Trong khi đó, câu 4 và 5 đưa ra những nhận xét chủ quan nhưng mang tính tích cực Câu 1, 7 và 8 là những bình luận khách quan, cung cấp cái nhìn đa chiều hơn về vấn đề.
Nội dung bài viết chỉ ra rằng 46 câu tích cực mang lại thông tin động viên và khích lệ cho người học, trong khi câu 6 lại thể hiện bình luận khách quan tiêu cực, tập trung quá mức vào sai lầm của người được hướng dẫn mà không tạo động lực cho họ.
2.5.2.3 Thông tin phản hồi khẳng định Đây là loại thông tin dùng để thừa nhận, cảm ơn điều bạn đƣa ra: “Tốt, bạn nói rất đúng” Sự bình luận tích cực là một việc rất cần và tốt bởi vì nó khích lệ học viên nhiều, nêu ra một số điểm tốt đẹp
- Tôi dễ dàng đọc đƣợc chữ viết của bạn, chữ của bạn sạch sẽ và đều đặn
- Biểu đồ của bạn thật là tuyệt, bạn đã sử dụng các màu một cách phù hợp
2.5.2.4 Thông tin phản hồi phát triển Đây là loại thông tin dùng để gợi ý sự cải thiện hoặc khuyến nghị Trong thông tin phản hồi có 2 phía: Người nhận và người gửi, người gửi thông tin cần phải quan sát, người nhận nghe và tiếp nhận, tất nhiên có thể đặt câu hỏi nếu không hiểu đƣợc rõ ràng thông điệp
- Nếu anh viết chữ to lên một chút nữa sẽ dễ đọc hơn nhiều
- Khi phân tích thông tin ở hiện trường anh nên nêu rõ những gì anh biết
- Tôi đề nghị anh làm rõ hơn việc quyết định lựa chọn cây trồng rừng trong thôn
2.5.3 Hướng dẫn để đưa và nhận thông tin phản hồi
2.5.3.1 Hướng dẫn để đưa ra thông tin phản hồi
Trong mọi lĩnh vực, việc cung cấp thông tin phản hồi phù hợp và hiệu quả luôn là một thách thức lớn Chất lượng của thông tin phản hồi không chỉ ảnh hưởng đến sự hiểu biết mà còn phản ánh giá trị của người đưa ra thông tin đó.
Do vậy, đƣa ra thông tin phản hồi cần chú ý các nguyên tắc:
- Thật rõ về những gì bạn muốn nói trước
- Khởi đầu bằng sự thiết thực
- Đƣa tới sự thực hiện có thể thay đổi đƣợc
- Cho phép tự do thay đổi hoặc không thay đổi
- Đƣa ra sự lựa chọn
- Mô tả tốt hơn là đánh giá
- Hãy sở hữu thông tin phản hồi của bạn
- Đƣa ra nhanh nếu có thể
2.5.3.2 Hướng dẫn để tiếp nhận thông tin phản hồi
- Lắng nghe hơn là ngay lập tức loại bỏ hoặc tranh luận
- Phải chắc chắn rằng bạn đã hiểu thông tin phản hồi
- Không dựa vào một nguồn thông tin
- Hỏi về thông tin phản hồi mà bạn mong muốn chứ đừng tiếp nhận nó
- Bạn quyết định sẽ làm gì do kết quả của thông tin phản hồi
- Phản hồi chỉ hiệu quả khi sử dụng những tiêu chí nhất định
Một số lời khuyên để đƣa phản hồi mang tính xây dựng nhƣ sau:
Tiêu chí Ví dụ xấu Ví dụ tốt Đúng thời gian Tuần trước… Khi bạn vừa…
Nhìn chung, không nên trì hoãn các phản hồi Sẽ giá trị hơn nếu đưa phản hồi ngay sau khi quan sát
Nên cụ thể, không nên chung chung
Lúc nào bạn cũng nói nhiều!
Ngay khi chúng ta đang quyết định vấn đề này, bạn đã nói nhiều quá làm tôi không tập trung được
Nên mô tả, không nên phán xét
Bạn chỉ muốn làm tôi cáu giận!
Tôi cảm thấy băn khoăn vì bạn luôn ngắt lời tôi!
Hướng tới người nghe, không hướng tới người đưa ý kiến phản hồi Để tôi nói cho bạn biết…
Khi nào bạn sẵn sàng tôi sẽ nói cho bạn một số ý kiến phản hồi về…
Tập trung vào cách ứng xử, không phải vào tính cách con người
Bạn là kẻ kiêu căng!
Bạn thường nhướn lông mày lên mỗi khi tôi nói Như thế làm tôi rất khó có thể tiếp tục nói được
Tập trung vào mặt tích cực, không phải vào mặt tiêu cực
Bạn cười thật ấm áp Bạn nên cười nhiều hơn Nụ cười của bạn làm cho tôi
48 cảm thấy vui vẻ khi được làm việc với bạn Đề nghị đƣa phản hồi nhƣng không áp đặt
Tôi chắc rằng bạn muốn biết…
Làm ơn nói cho tôi biết bạn thấy giọng nói của tôi như thế nào…
Cố gắng diễn giải ngắn gọn các phản hồi của bạn nhƣ sau:
Khi … (tên của hành vi cụ thể)…
Tôi … (miêu tả cảm giác của bạn)…
Bởi vì … (thông báo hiệu quả của hành vi)…
- Nhận phản hồi như thế nào?
Phản hồi từ người khác giúp bạn nhận thức rõ về hành động của mình và tạo cơ hội để thay đổi hành vi Dù bạn có thể không đồng ý với những phản hồi đó, việc lắng nghe và hiểu chúng là rất quan trọng Đôi khi, việc đưa ra phản hồi cho một nhóm đông người có thể gặp khó khăn, nhưng nếu bạn ghi nhớ điều này, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người khác cung cấp phản hồi hữu ích cho bạn.
Tập trung, quan sát nhạy bén và lắng nghe
Bạn không cần làm gì với các phản hồi Chỉ đơn giản nhìn vào người đưa ra phản hồi và lắng nghe chăm chú
Chờ đợi cho đến khi nhận xong phản hồi, sau đó diễn giải lại những điểm chính
Để hiểu rõ hơn về vấn đề, hãy đặt câu hỏi và yêu cầu các dẫn chứng cụ thể Điều này giúp làm sáng tỏ ý kiến mà không cần phải tự bảo vệ bản thân.
Tôi đã làm bạn phiền lòng như thế nào và khi nào?
Nhiều người thường gặp khó khăn khi tiếp nhận những đánh giá tích cực và tiêu cực về bản thân Để tránh cảm giác khó chịu, chúng ta thường có xu hướng tự biện minh và phản ứng ngay lập tức.
Tuy nhiên, bạn sẽ mất đi những cơ hội tự hoàn thiện chính mình nếu bạn cứ bảo vệ mình theo cách đó
Nói về giới hạn của bạn Đó là do…
Tôi nghĩ là hầu hết mọi người…
Anh làm tôi bị sai…
Bạn là ai mà dám đưa ra những phán xét như vậy?
Nếu người góp ý đi xa quá mức, dồn dập bạn với những gợi ý, lời khuyên hay phê phán, bạn có thể nói rằng nhƣ vậy là đủ rồi
Cân nhắc những lời phản hồi hữu ích dành cho bạn
Hiện tại thì như vậy là đủ rồi Cảm ơn vì tất cả những ý kiến phản hồi quý báu của bạn từ trước tới nay
Phản hồi có thể cung cấp cho bạn những lời khuyên và nhận xét giá trị Do đó, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng sự hữu ích của những phản hồi này trong mọi tình huống.
2.5.3.3 Một số gợi ý với người đưa ra thông tin phản hồi
- Nhìn vào người tiếp nhận
- Suy xét cảm nhận của người tiếp nhận
- Tạo cơ hội cho người tiếp nhận được hỏi
- Thay đổi âm lƣợng, tốc độ nói
- Tôn trọng người tiếp nhận
- Không phức tạp hóa những điều bạn nói
- Không đùa cợt hoặc tấn công người tiếp nhận
- Không tự đắc hoặc cường điệu
- Không phát đi nếu thông tin phản hồi chỉ để bạn hài lòng
2.5.4 Một số cách cho phản hồi
Phản hồi trực tiếp trong nhóm là phương pháp trao đổi ý kiến một cách hiệu quả, với sự tham gia của nhiều người Cách này thường được áp dụng trong các khóa tập huấn, giúp mọi người cùng nhận phản hồi và cải thiện kỹ năng học tập Việc chia sẻ ý kiến không chỉ có lợi cho người nhận mà còn mang lại giá trị cho toàn bộ nhóm, tạo cơ hội học hỏi lẫn nhau.
Phản hồi trực tiếp cá nhân là quá trình trao đổi riêng tư giữa người cho phản hồi và người nhận phản hồi Phương pháp này thích hợp khi cần đưa ra ý kiến về những vấn đề nhạy cảm hoặc khi phản hồi chỉ liên quan đến một cá nhân cụ thể.
Phản hồi bằng cách viết thư là một phương pháp hiệu quả cho những nhóm chưa có mức độ tham gia cao hoặc còn e ngại khi phản hồi trực tiếp Thay vì giao tiếp mặt đối mặt, người phản hồi có thể ghi lại ý kiến của mình trên giấy và chuyển cho người nhận Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là khó làm rõ những ý kiến chưa được diễn đạt một cách cụ thể và rõ ràng.
Kỹ năng viết
2.6.1 Một số quy tắc viết
- Có mục đích rõ ràng
- Tập trung vào người đọc
- Nêu rõ thông điệp chính
- Dùng câu đơn giản và
- Tác giả, thời gian và dạng văn bản 2.6.2 Cấu trúc cơ bản của một văn bản
• Là điều mà người viết muốn nói ra
• Người viết trình bày rõ cái đó ra
• Thông điệp người gửi muốn trao cho người nhận
2.6.3 Viết bản thảo đầu tiên
- Viết nháp khung: Các mục chính và các ý tưởng trong mỗi mục chính, khung của bài viết
- Xây dựng các đoạn văn nối kết
- Xây dựng các đoạn hoặc câu chuyển mạch
- Sử dụng tốt kỹ năng trình bày (tiêu đề, phụ đề, chia đọan, khỏang trống, biểu đồ…)
2.6.4 Viết hoàn chỉnh bài viết
- Biên tập nội dung: phần mở đầu mạnh mẽ, ấn tƣợng; tạo hợp lý thuyết phục phần nội dung; phần kết thúc chặt chẽ
- Biên tập văn phong: mạnh mẽ; bị động; có nhân xƣng; vô nhân xƣng; hoa mỹ; đơn giản…dùng đúng lúc, đúng bối cảnh
Câu văn cần chặt chẽ và sắc bén, tiết kiệm từ ngữ để truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả Việc sử dụng thuật ngữ chuyên ngành phải được thực hiện một cách thận trọng, tránh gây khó hiểu cho người đọc Cấu trúc câu nên đơn giản và hợp lý, với độ dài câu phù hợp để giữ cho nội dung dễ tiếp cận Nên sử dụng thể chủ động và bị động một cách linh hoạt để tăng tính sinh động cho văn bản.
- Biên tập chính xác: kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp; kiểm tra lại các con số công bố
2.6.5 Khi viết một đoạn văn cần xem xét
- Thông tin tập trung vào một chủ đề
- Có sự liên kết giữa các ý
- Phát triển câu chủ đề
2 7 Kỹ năng điều hành và quản lý hoạt động nhóm
2.7.1 Giới thiệu về hoạt động nhóm
Hoạt động nhóm là sự kết hợp của nhiều cá nhân, trong đó các thành viên không cần phải hợp tác chặt chẽ để hoàn thành nhiệm vụ Mỗi thành viên thực hiện công việc của mình dưới sự chỉ đạo của người quản lý, đồng thời có sự phối hợp giữa người quản lý và từng thành viên một cách riêng biệt.
Nhóm làm việc là tập hợp những cá nhân phối hợp chặt chẽ với nhau, trong đó mỗi thành viên có nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng Sự phân chia công việc này giúp quản lý hiệu quả các quy trình làm việc trong một khoảng thời gian xác định.
Làm việc nhóm là quá trình thảo luận có mục tiêu giữa các thành viên trong một nhóm, diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định nhằm tìm ra giải pháp cho một vấn đề cụ thể.
2.7.1.2 Ý nghĩa của làm việc nhóm
- Tập hợp nhiều ý tưởng: mỗi người đưa ra một ý tưởng thì cả nhóm có nhiều ý tưởng khác nhau
- Phát huy trí tuệ tập thể: có thể một cá nhân khó đưa ra ý tưởng, qua trao đổi trong nhóm sẽ nảy sinh những ý tưởng hay, sáng tạo
Phối hợp làm việc nhóm giúp tăng hiệu quả công việc, đặc biệt khi có nhiệm vụ cần hoàn thành trong thời gian giới hạn, so với việc làm việc một mình.
Tạo dựng mối quan hệ trong nhóm là yếu tố then chốt giúp các thành viên hiểu nhau hơn, cảm thông và hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết Sự gắn kết này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tạo ra môi trường hợp tác tích cực, thúc đẩy sự phát triển chung của cả nhóm.
Tăng cường tính sáng tạo trong nhóm là điều quan trọng, vì các ý tưởng độc đáo thường xuất phát từ sự chia sẻ và trao đổi giữa các thành viên Khi mỗi người chia sẻ kinh nghiệm của mình, điều này không chỉ khuyến khích sự sáng tạo mà còn thúc đẩy sự hình thành của những ý tưởng mới, góp phần làm phong phú thêm quá trình làm việc nhóm.
Mặc dù làm việc nhóm mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế như tốn thời gian và yêu cầu nhóm trưởng phải sở hữu nhiều kỹ năng, bao gồm tổng hợp thông tin, phân tích vấn đề, hướng dẫn thảo luận, ứng xử và lãnh đạo nhóm.
2.7.2 Quá trình giao tiếp nhóm
Giao tiếp trong nhóm là sự tương tác giữa ba người hoặc nhiều hơn, nhằm đạt được mục tiêu chung Sự tương tác giữa các thành viên là yếu tố quan trọng trong quá trình này, giúp họ làm việc cùng nhau hiệu quả Tuy nhiên, quá trình giao tiếp nhóm trở nên phức tạp hơn khi số lượng thành viên tăng lên.
Phụ thuộc lẫn nhau Tương tác
Hình 2.3 Các thành phần của giao tiếp trong nhóm
Quá trình giao tiếp trong nhóm bao gồm các thành tố cơ bản sau: thành viên, thông điệp, các kênh thông tin, phản hồi, bối cảnh và tiếng ồn
Quá trình giao tiếp nhóm đƣợc mô tả ở hình 2.4
Hình 2.4 Quá trình giao tiếp trong nhóm
Hình 02: Quá trình giao tiếp trong nhóm
2.7.3 Quá trình phát triển nhóm
Quá trình phát triển nhóm gồm các giai đoạn: Tạo nhóm - xây dựng mục tiêu - thực hiện - vận hành
Mỗi nhóm phải có đủ số người để giải quyết các vấn đề được giao, nhƣng không nên quá đông đến mức không sử dụng hết nguồn lực
Số người mỗi nhóm và số lượng nhóm phụ thuộc vào mục tiêu, nhiệm vụ và phương pháp làm việc
Một nhóm có thể có từ 3 đến 10 người có thể được thành lập theo các cách khác nhau:
+ Ngồi gần nhau: theo bàn, khu vực
+ Theo tuổi: các nhóm ở mức độ tuổi khác nhau
+ Nhóm ngẫu nhiên, theo lôgic
+ Nhóm hỗn hợp, đại diện nhiều thành phần, ngành
- Đặc điểm khác nhau của các loại nhóm
+ Nhóm đồng nhất: Ít tranh cãi, nhanh, nhƣng kết quả có thể ít phong phú
+ Nhóm không đồng nhất: Hay tranh cãi, đôi khi bị cản trở, nhƣng kết quả đa dạng, phong phú, nhiều chiều
2.7.3.2 Xây dựng mục tiêu, thực hiện, vận hành
Trong quá trình thiết lập mục tiêu, xung đột và mâu thuẫn có thể phát sinh, dẫn đến sự hình thành các bè phái Một số cá nhân thể hiện sự giao tiếp cởi mở, trong khi những người khác lại chưa chú ý lắng nghe.
- Xây dựng quy chế làm việc nhóm (Trong trường hợp nhóm làm việc nhiều ngày)
Xây dựng quy chế hoặc quy định từ các thành viên là rất quan trọng, giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và đồng thuận Để bắt đầu, nên gợi ý một số điểm như thời gian họp, địa điểm tổ chức và các quy định phù hợp để mọi người có thể tham gia một cách thuận lợi và hiệu quả.
- Thực hiện (bình thường hoá):
Nhóm nhận thấy rằng làm việc cùng nhau mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc giảm mâu thuẫn và nâng cao tinh thần hợp tác Sự cởi mở và lắng nghe lẫn nhau giữa các thành viên đã trở thành đặc trưng trong phương pháp làm việc của nhóm.
Nhóm hoạt động trôi chảy, ổn định, các thành viên trao đổi cởi mở và hợp tác, nhóm có sự thống nhất
Hình 2.5 Vị trí của người điều hành nhóm
Hình 2.6 Mô hình thảo luận 1 chiều
Hình 2.7 Mô hình thảo luận 2 chiều (đối thoại)
Hình 2.8 Mô hình thảo luận 3 chiều (cùng thảo luận, giải quyết vấn đề)
2.7.4 Các bước để tổ chức hoạt động nhóm
1 Nêu mục đích hoạt động
2 Tóm tắt, khái quát toàn bộ hoạt động
3 Nêu câu hỏi, vấn đề sẽ đề cập, các nhóm có thể có chung một câu hỏi, một vấn đề hay một nhóm câu hỏi, một vấn đề khác nhau
5 Cung cấp thông tin về hậu cần
Ai - Ở đâu – Cái gì – Khi nào – Thế nào – Vật tư, phương tiện
6 Hỏi: Có ai muốn hỏi thêm gì nữa không
7 Bắt đầu: tuyên bố các nhóm bắt đầu thảo luận
8 Theo dõi tiến độ, hướng dẫn các nhóm thảo luận
10 Hỗ trợ các nhóm làm báo cáo và trình bày kết quả
2.7.5 Các nguyên tắc và đặc điểm làm việc nhóm hiệu quả
2.7.5.1 Các nguyên tắc làm việc nhóm
- Tôn trọng: lắng nghe ý kiến của các thành viên trong nhóm
- Bình đẳng: mỗi người có quyền đưa ra ý tưởng, các ý tưởng đều có giá trị nhƣ nhau
- Chia sẻ: mỗi người có trách nhiệm chia sẻ ý tưởng với người khác
- Trợ giúp: nếu một thành viên gặp khó khăn thì cả nhóm cùng hỗ trợ
(về tinh thần và vật chất)
- Chung sức: tinh thần đoàn kết, vƣợt qua khó khăn
Ngoài ra, trong quá trình quản lý hoạt động nhóm cần đảm bảo nguyên tắc:
- Quản lý tốt thời gian
- Giám sát hướng dẫn các nhóm thảo luận
- Hướng dẫn các nhóm trực quan hóa thông tin
- Bầu nhóm trưởng điều hành chung, thư ký và người sẽ trình bày kết quả
- Lần lượt từng người phát biểu ý kiến, những người khác phải chăm chú lắng nghe
- Không nên phát biểu dài dòng, mỗi phát biểu chỉ nên dài tối đa 3 phút
- Không làm việc riêng, nói chuyện khi thành viên khác phát biểu ý kiến
- Mọi ý kiến có giá trị nhƣ nhau và cần đƣợc tôn trọng nhƣ nhau
- Mọi ý kiến phải đi đến thống nhất chung toàn nhóm
2.7.5.2 Đặc điểm nhóm làm việc hiệu quả
- Các yếu tố cần thiết để xây dựng nhóm làm việc: mục tiêu, năng lực, đóng góp và hưởng lợi, môi trường khuyến khích
- Tuân theo các nguyên tắc của nhóm đề ra
- Tạo nên các giá trị của nhóm
2.7.6 Một số điều mà người điều hành, quản lý hoạt động nhóm cần tránh
1 Áp đặt ý kiến chủ quan của mình
3 Quá dễ dàng chấp nhận thông tin, không thảo luận, phân tích kỹ
4 Không động viên, kích thích sự tham gia của các thành viên
5 Tỏ ra sốt ruột khi có những ý kiến dài, ý kiến chƣa đúng trọng tâm
6 Ngắt lời một cách thô bạo
7 Có những cử chỉ gây khó hiểu
8 Quên ý kiến của thành viên, hay có ý kiến mà không đƣợc phát biểu
9 Để xảy ra mâu thuẫn giữa các thành viên
10 Để cuộc thảo luận đi lạc trọng tâm
11 Các thành viên đƣa ra một lúc nhiều vấn đề, nhiều vấn đề phạm vi ngoài nội dung thảo luận
12 Không thu thập đủ thông tin
13 Để một số người phát biểu lấn át mọi người
14 Không quan sát bao quát các thành viên và cuộc thảo luận
15 Không tóm tắt và làm rõ ý kiến khi cần
Kỹ năng tổ chức họp, hội thảo
Hội thảo là hoạt động chuyên đề, nơi cán bộ truyền thông gặp gỡ nông dân để chia sẻ kiến thức mới, trao đổi kinh nghiệm và đánh giá các hoạt động đã thực hiện Qua đó, hội thảo giúp rút ra những giải pháp cần thiết cho giai đoạn tiếp theo.
Khác với lớp tập huấn, hội thảo cho nông dân tạo điều kiện cho họ chủ động tiếp thu kiến thức và kỹ thuật mới Tại đây, nông dân không chỉ nghe cán bộ phát triển nông thôn trình bày mà còn có cơ hội trao đổi thông tin, học hỏi kinh nghiệm từ nhau, và chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân Điều này giúp nông dân mở rộng hiểu biết và cải thiện kỹ năng sản xuất.
Tiến trình tổ chức họp, hội thảo có thể chia làm ba giai đoạn:
1) Chuẩn bị, xây dựng mục tiêu, chương trình thúc đẩy
2) Thúc đẩy họp, hội thảo
3) Tài liệu hoá kết quả
2.8.1 Chuẩn bị họp, hội thảo
Người thúc đẩy cần chuẩn bị chi tiết cẩn thận chương trình và phương pháp thúc đẩy hội thảo, bao gồm:
- Xác định mục tiêu, kết quả đầu ra của hội thảo
Mục tiêu càng rõ ràng cụ thể càng tốt, việc xác định mục tiêu cần làm với người chủ trì, tư vấn
Mục tiêu cần đƣợc làm rõ là : Hội thảo kết thúc sẽ đạt được gì ?
Nờn sử dụng nguyờn tắc ô SMART ằ để đỏnh giỏ mục tiờu:
+ Time bound: Có tính đến khung thời gian để đạt đƣợc
- Lập chương trình thúc đẩy chi tiết
Chương trình thúc đẩy chi tiết rất quan trọng để người thúc đẩy có thể quản lý cuộc hội thảo và đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra
Dựa vào mục tiêu đã đề ra, cần xác định các nội dung công việc cụ thể Mỗi nội dung nên được cân nhắc để lựa chọn công cụ và phương pháp thúc đẩy phù hợp, đồng thời xác định các vật liệu và công cụ trực quan hỗ trợ cần thiết cho quá trình thực hiện.
Lưu ý trong lựa chọn phương pháp thúc đẩy thường cần căn cứ:
+ Đạt đƣợc nội dung và góp phần đạt đƣợc mục tiêu
+ Đối tƣợng tham gia hội thảo: Đồng nhất hay không?
+ Số lƣợng thành viên nhiều hay ít?
+ Điều kiện hội thảo: Phòng họp cho các nhóm?
+ Thời gian để thảo luận một vấn đề
Trên cơ sở đó xây dựng một khung chương trình thúc đẩy hội thảo
Khung chương trình thúc đẩy hội thảo
Thời gian Nội dung/Hoạt động Phương pháp thúc đẩy
Vật liệu, dụng cụ, phương tiện
Chọn lựa, giải thích vấn đề
Tổ chức phương pháp làm việc
Tổ chức thảo luận, phản hồi §óc kÕt
Tổ chức làm việc, giao nhiệm vụ
Chọn phương pháp thúc ®Èy
Tổ chức phương pháp báo cáo
Chọn lựa phương pháp đúc kÕt
Tổ chức phản hồi Định hướng thảo luËn
Quá trình thúc đẩy cho từng hoạt động
Tổ chức các hoạt động héi thaá
Tạo không khí sẵn sàng, khai mạc, giới thiệu, mục tiêu, chương tr×nh
Sử dụng đa dạng các hình thức, phương pháp làm việc: Toàn thể, nhóm, cá nhân
Tổng kết các hoạt động hội thảo và lập kế hoạch hành động Đánh giá § a ra cam kÕt
Quá trình thúc đẩy tổng quát hội thảo
2.8.2 Qúa trình thúc đẩy hội thảo
Quá trình thúc đẩy đƣợc chia làm 02 loại:
- Quá trình thúc đẩy tổng quát cho suốt tiến trình để đạt đƣợc mục tiêu hội thảo
- Quá trình thúc đẩy cho từng hoạt động, chủ đề
Quá trình thúc đẩy tổng quát cho cả tiến trình hội thảo
Có 04 giai đoạn chính trong tiến trình thúc đẩy:
1) Khởi động, thống nhất mục tiêu, chương trình
2) Tổ chức hoạt động hội thảo
Quá trình thúc đẩy cho từng hoạt động
Trong mỗi hoạt động hội thảo, người tổ chức sẽ áp dụng nhiều hình thức và phương pháp khác nhau nhằm đạt được kết quả mong muốn Quy trình này thường bao gồm bốn bước chính.
1) Chọn lựa và làm rõ vấn đề
2) Tổ chức các phương pháp làm việc
3) Tổ chức báo cáo, thảo luận, phản hồi
4) Đúc kết, đƣa ra giải pháp, thống nhất
Một số lưu ý khi tổ chức họp dân ở cơ sở:
- Quyết định thời gian và địa điểm họp:
Khi tổ chức họp, việc lựa chọn thời gian và địa điểm là rất quan trọng, cần phù hợp với đối tượng tham gia, như tổ chức vào buổi tối hoặc trưa khi nông dân không bận rộn Tránh tổ chức họp vào những ngày mùa vụ Địa điểm họp có thể là nhà họp cộng đồng, nhà trưởng thôn hoặc nhà nông dân rộng rãi, thoáng mát, đủ chỗ ngồi cho mọi người Sau khi xác định thời gian và địa điểm, cần lập danh sách các công việc cần làm để kiểm tra và chuẩn bị cho cuộc họp.
+ Bố trí nơi họp, quét dọn vệ sinh, sắp xếp lại bàn ghế
+ Chuẩn bị trước những thứ cần thiết như giấy, bút, bảng, phấn
+ Chuẩn bị thứ tự trình bày các chủ đề
+ Dự kiến khách mời hoặc chuyên gia sẽ phát biểu ý kiến
+ Dự định chủ toạ và thƣ ký ghi chép
+ Chuẩn bị nước uống cho thành viên dự họp
Để điều khiển cuộc họp hiệu quả, người điều hành cần chú ý đến thời gian và nội dung, vì nông dân không thích ngồi lâu và nghe những lời diễn thuyết dài dòng Để giữ cho họ tập trung, người nói nên trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và tập trung vào các vấn đề chính, đồng thời nhắc lại những điểm mấu chốt để người nghe dễ nhớ Khuyến khích sự tham gia của nông dân bằng cách đặt câu hỏi để tạo cơ hội thảo luận sôi nổi.
Cuộc họp nên giới hạn thời gian tối đa là một tiếng rưỡi để đảm bảo hiệu quả Nếu nội dung còn nhiều, cần thông báo để mọi người thống nhất về việc tiếp tục họp Ngoài ra, nên bố trí các khoảng nghỉ giữa giờ nhằm giảm căng thẳng và tạo thời gian cho mọi người suy nghĩ, từ đó dễ dàng đạt được sự đồng thuận.
Có thể ghi biên bản họp, hội thảo theo mẫu sau :
Cuộc họp bắt đầu lúc giờ, tại địa điểm:
- Thành viên nhóm: Có mặt người, vắng: người (có danh sách kèm theo, nếu cần)
- Đại biểu: (nêu tên và chức danh cụ thể)
3 Nội dung chi tiết và kết quả thảo luận
- Ghi lại những điểm chính, những thông tin cơ bản
+ Tổng hợp các ý kiến thống nhất và các quyết định cuối cùng
+ Trường hợp còn có những bất đồng, ghi rõ ý kiến bất đồng kèm theo tên người đưa ra ý kiến đó
4.3 Những vấn đề chƣa đƣợc giải quyết, những câu hỏi chƣa đƣợc giải đáp Cuộc họp kết thúc vào hồi giờ cùng ngày
TIÊU CHÍ CỦA MỘT CUỘC HỌP THÀNH CÔNG
1 Thành phần dự họp đầy đủ, đúng giờ, có chỗ ngồi thoải mái
2 Mục tiêu, nội dung và chương trình cuộc họp được thông báo đầy đủ, rõ ràng
3 Những thành viên đƣợc giao nhiệm vụ, họ nhiệt tình, vui vẻ tiếp nhận và thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao
4 Thành viên thảo luận các vấn đề đƣa ra một cách dân chủ
5 Ý kiến đóng góp mang tính xây dựng tích cực
6 Thành viên cảm thấy thoải mái khi phát biểu, nhất là các vấn đề khó khăn liên quan đến bản thân và gia đình
7 Giải quyết trực tiếp hoặc có hướng giải quyết kịp thời, hợp lý và công bằng các vấn đề đƣa ra
8 Mỗi người đều hiểu rõ tất cả những gì xảy ra trong cuộc họp
10 Cuộc họp đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra và những kết quả mong đợi
11 Sau cuộc họp, tất cả thành phần dự họp đều cảm thấy hài lòng và tin tưởng 2.8.3 Tài liệu hoá kết quả họp, hội thảo
Việc ghi biên bản trong các hội thảo và họp truyền thống thường gặp khó khăn trong việc ghi nhận đầy đủ thông tin và kết quả Do đó, người điều phối cần có chiến lược hiệu quả để thu thập và sắp xếp thông tin nhằm viết báo cáo cuối cùng Trong bối cảnh làm việc nhóm, việc chú ý đến cách trình bày thông tin của các thành viên là rất quan trọng để đảm bảo thu thập dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả.
- Tổ chức báo cáo nhóm và ghi nhận thông tin thảo luận
+ Tổ chức các báo cáo của nhóm trên giấy Ao rõ ràng, có thể sử dụng thẻ mầu kết hợp với Ao
Các đợt thảo luận toàn thể cần ghi lại ý kiến đồng thuận hoặc chưa thống nhất Việc sử dụng giấy A0 và bảng lật để tóm tắt ý kiến giúp mọi người dễ dàng theo dõi và tài liệu hóa Có thể sử dụng thẻ màu để phân loại từng ý tưởng, điều này rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua trong các hội thảo có sự tham gia.
- Thu thập thông tin viết báo cáo
Có thể sử dụng một trong các cách sau:
Thu thập toàn bộ các trình bày, ghi chép trên Ao, thẻ màu và bảng lật là rất quan trọng Nếu có máy chụp hình kỹ thuật số, bạn nên chụp lại tất cả các kết quả báo cáo và thảo luận sau mỗi đợt làm việc của hội thảo để lưu trữ và tham khảo sau này.
- Viết báo cáo cuối cùng
Viết báo cáo không chỉ đơn thuần là mô tả các sự kiện đã xảy ra, mà còn cần tổng hợp, sắp xếp và giải thích để làm rõ các kết quả và giải pháp đạt được từ hội thảo.
- Trình tự tổng quát là:
+ Thiết kế một cấu trúc logic trình tự của báo cáo
+ Tổng hợp các thông tin theo từng mục của báo cáo
+ Rà soát, kiểm tra, làm rõ các thông tin và hệ thống lại
+ Trong từng mục cần giới thiệu cách đạt đƣợc giải pháp, giải thích để làm rõ thêm kết quả đạt đƣợc
+ Viết báo cáo và liên kết giữa các mục, các phần
+ Các thông tin quá chi tiết, không quan trọng nhưng cần lưu giữ để theo dõi thì đƣa vào phụ lục