CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Cơ sở lý luận về hoá đơn
1.1.1 Khái niệm, phân loại hoá đơn
Theo Business Dictionary, hóa đơn là công cụ thương mại do người bán phát hành cho người mua, nhằm xác nhận giao dịch giữa hai bên Hóa đơn ghi lại thông tin về danh sách mặt hàng, định lượng, ngày mua hàng, phương thức giao hàng, giá cả, giảm giá (nếu có) và các điều khoản thanh toán.
Tại Việt Nam, hóa đơn là tài liệu yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá cụ thể, do bên bán phát hành Sau khi bên mua thực hiện thanh toán, bên bán sẽ xác nhận bằng cách đóng dấu chứng nhận đã nhận tiền, lúc này hóa đơn có giá trị tương đương với biên lai hoặc giấy biên nhận.
Hình 1.1: Mau hoá đơn giấy
Trong trường hợp áp dụng chế độ kế toán đối với các hoạt động kinh doanh,
Hóa đơn là một chứng từ kế toán quan trọng, đóng vai trò then chốt trong việc quản lý thuế Nó được sử dụng làm căn cứ để xác định doanh thu hoặc thu nhập chịu thuế, do đó, hóa đơn cũng được xem như một chứng từ thuế thiết yếu.
Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp được phép sử dụng nhiều loại hợp đồng bán hàng và cung ứng dịch vụ, với các hình thức và nội dung cụ thể được quy định rõ ràng.
- Tuỳ vào mục đích sử dụng, đặc điểm và hình thức khác nhau, HĐ có các loại sau:
+ Hoá đơn xuất khẩu là HĐ dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ ra nước ngoài, xuất khẩu vào khu phi thuế quan.
Hóa đơn GTGT là tài liệu quan trọng trong việc bán hàng hóa và dịch vụ nội địa, được sử dụng bởi các tổ chức và cá nhân để khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn bán hàng là tài liệu quan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ nội địa, được sử dụng bởi các tổ chức và cá nhân để khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
+ Các loại hóa đơn khác, gồm: vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác.
- Hoá đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:
Hóa đơn tự in là loại hóa đơn được các tổ chức và cá nhân kinh doanh tự tạo ra bằng cách sử dụng các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác trong quá trình bán hàng hóa và dịch vụ.
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hóa và dịch vụ Chúng được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử cùng các văn bản hướng dẫn thi hành.
Hóa đơn đặt in là loại hóa đơn được các tổ chức và cá nhân kinh doanh yêu cầu in theo mẫu nhất định để phục vụ cho hoạt động kinh doanh hàng hóa và dịch vụ Ngoài ra, cơ quan thuế cũng có thể đặt in hóa đơn theo mẫu để cấp phát hoặc bán cho các tổ chức và cá nhân.
- Nội dung trên hoá đơn bao gồm các mục sau:
+ Thông tin về hoá đơn :loại hoá đơn, số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, chữ ký người bán, chữ ký người mua.
+ Thông tin về người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web (website) và địa chỉ thư điện tử (email).
Thông tin về hàng hóa và dịch vụ bao gồm các yếu tố quan trọng như tên sản phẩm, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, và thành tiền trước thuế GTGT Ngoài ra, cần ghi rõ thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.
+ Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán.
1.1.2 Tầm quan trọng của hoá đơn
Hóa đơn là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý thuế, được in theo quy định của các luật và văn bản pháp lý liên quan Hóa đơn không chỉ được sử dụng trong giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ, mà còn là chứng từ đảm bảo chất lượng và bảo hành sản phẩm Nó đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán tài chính cho các công ty và cơ quan, đồng thời thể hiện doanh thu của doanh nghiệp.
Quản lý hóa đơn là một yếu tố quan trọng không chỉ đối với nhà nước mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp Việc quản lý không hiệu quả có thể dẫn đến sai lệch trong kết quả sản xuất kinh doanh và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp Điều này tạo cơ hội cho các đối tượng xấu lợi dụng kẽ hở trong quy định, gây ra gian lận và rút tiền từ ngân sách nhà nước, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến việc hoạch định chính sách vĩ mô của nhà nước.
Hóa đơn và chứng từ là những tài liệu quan trọng ghi lại hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cung cấp báo cáo chính xác về tình hình hoạt động Chúng đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng các chiến lược phát triển cho doanh nghiệp.
Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ kế toán viên thực hiện kê khai thuế, quyết toán, hạch toán cuối năm và lập báo cáo tài chính để trình bày với giám đốc hoặc cơ quan thuế.
Quản lý hóa đơn và chứng từ hiệu quả không chỉ phản ánh quy trình làm việc chặt chẽ của doanh nghiệp mà còn giúp ngăn chặn lãng phí và thất thoát Điều này đặc biệt quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các hành vi gian lận và rò rỉ thông tin, bao gồm bí mật công nghệ và chiến lược kinh doanh, từ đó đảm bảo an toàn tài chính và cạnh tranh.
Hoá đơn điện tử
1.2.1 Tổng quan về hoá đơn điện tử a) Khái niệm, phân loại và nội dung
Uỷ ban Châu Âu (EOC) định nghĩa HĐĐT là hình thức chuyển tiếp điện tử thông tin trong hợp đồng giữa các đối tác kinh doanh, bao gồm người mua và người bán HĐĐT là yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng tài chính hiệu quả, giúp liên kết các quy trình nội bộ của doanh nghiệp với hệ thống thanh toán.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, với việc ghi nhận thông tin và ký số theo quy định Hóa đơn điện tử không chỉ giúp các tổ chức và doanh nghiệp phát hành, phân phối và xử lý nghiệp vụ một cách hiệu quả, mà còn thay thế hóa đơn giấy, đồng thời đảm bảo việc lưu trữ an toàn trên hệ thống máy tính đã được cấp mã số thuế.
Hình 1.2: Mau hoá đơn điện tử của công ty FPT
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về HĐĐT khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ thì HĐĐT được chia thành các loại và nội dung như sau:
- Phân loại hoá đơn điện tử:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức khấu trừ.
Hóa đơn xuất khẩu là tài liệu quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ ra nước ngoài Nó không chỉ phục vụ cho việc xuất và thu chi thuế quan mà còn phải tuân thủ các hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế cũng như quy định của luật thương mại và thương mại điện tử.
+ Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức trực tiếp.
Các loại hóa đơn điện tử bao gồm vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử và phiếu xuất kho Mặc dù các chứng từ này có nội dung tương tự nhau, nhưng chúng lại khác nhau về mặt tên gọi.
- Nội dung trên hoá đơn điện tử:
+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
Hóa đơn cần ghi rõ tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền bằng cả số và chữ Đối với hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng, bên cạnh đơn giá chưa bao gồm thuế, cần ghi thêm thông tin về thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế và tổng số tiền phải thanh toán cũng phải được thể hiện bằng số và chữ.
+ Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán.
+ Ngày tháng năm lập và gửi hóa đơn.
+ Phí, lệ phí thuộc NSNN và nội dung khác có liên quan (nếu có)
Mã của cơ quan thuế (CQT) đối với hóa đơn điện tử (HĐĐT) bao gồm một số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự được tạo ra dựa trên thông tin của người bán trên hóa đơn Hóa đơn điện tử có những đặc điểm nổi bật, giúp quản lý và theo dõi giao dịch một cách hiệu quả và minh bạch.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử, được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ HĐĐT ghi nhận thông tin giao dịch và được xác nhận bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử thông qua các phương tiện điện tử như USB Token hoặc file ký số Điểm khác biệt nổi bật giữa HĐĐT và hóa đơn giấy chính là hình thức và phương thức xác thực.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử nguyên gốc, cho phép chúng có thể được bảo quản trên nhiều công cụ lưu trữ khác nhau như ổ cứng máy tính, tài khoản iCloud và USB.
Hợp đồng điện tử (HĐĐT) hợp pháp có thể được chuyển đổi thành chứng từ giấy, tuy nhiên, quá trình này cần đảm bảo tính chính xác giữa nội dung HĐĐT và chứng từ giấy Sau khi chuyển đổi, cả hai bên phải ký và đóng dấu xác nhận.
HĐĐT trong chuyển đổi chỉ có giá trị lưu giữ và ghi sổ theo quy định pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử Chứng từ giấy không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán, trừ khi hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có bản thể hiện giúp cung cấp thông tin về nguồn gốc hàng hóa cho cơ quan chức năng, tạo thuận lợi cho việc vận chuyển Điều này thể hiện tính ưu việt của HĐĐT so với hóa đơn giấy, không chỉ trong việc truyền nhận dữ liệu qua điện tử mà còn ở khả năng cung cấp bản thể hiện cho những đối tượng không có thiết bị điện tử để truy xuất thông tin.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được phát hành ngay khi hoàn tất giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ Khác với hóa đơn giấy, HĐĐT chỉ tồn tại dưới dạng một bản điện tử duy nhất, không có các liên như hóa đơn giấy truyền thống Để đảm bảo tính hợp lệ, HĐĐT cần tuân thủ nguyên tắc về số hóa đơn liên tục và đúng thứ tự thời gian, với mỗi hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hợp đồng điện tử (HĐĐT) được xác thực bởi cơ quan thuế (CQT) có những đặc điểm khác biệt so với hợp đồng chưa được xác thực và hợp đồng giấy thông thường, bao gồm mã code, mã QR code và số xác thực Những yếu tố này không chỉ tăng cường tính bảo mật và an toàn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu của các cấp quản lý.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) phải được tạo lập và phát hành bằng phần mềm do doanh nghiệp tự phát triển, mua hoặc thuê từ nhà cung cấp giải pháp HĐĐT hợp pháp, hoặc do cơ quan thuế cung cấp.
Sau khi hóa đơn điện tử được tạo lập, dữ liệu sẽ được truyền đến nhiều bên liên quan như doanh nghiệp cung cấp giải pháp, doanh nghiệp phát hành hóa đơn, cơ quan thuế và khách hàng Nội dung của hóa đơn luôn được đảm bảo tính toàn vẹn, không bị sửa chữa hay thay đổi.
Tình hình sử dụng hoá đơn điện tử tại một số quốc gia trên thế giới và bài học rút ra cho doanh nghiệp Việt Nam
1.3.1 Tình hình sử dụng hoá đơn điện tử trên thế giới
Hiện nay, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang được áp dụng rộng rãi, mang lại nhiều tiện ích cho người sử dụng Nhiều quốc gia đã triển khai HĐĐT trong cả khu vực công và tư nhằm thúc đẩy thương mại điện tử Nhận thức được những lợi ích vượt trội của HĐĐT, nhiều quốc gia đã bắt đầu áp dụng từ sớm Theo nghiên cứu của Viện Chiến lược và Chính sách Tài chính, việc sử dụng HĐĐT giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh và tăng cường tính minh bạch trong giao dịch.
Bộ Tài chính ở nhiều quốc gia quy định rằng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) chủ yếu là doanh nghiệp, người bán hàng, dịch vụ và nhà cung cấp HĐĐT được sử dụng trong các giao dịch B2G (doanh nghiệp với Chính phủ), B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) và B2C (doanh nghiệp với khách hàng cá nhân).
Tại châu Âu, hóa đơn điện tử (HĐĐT) được áp dụng rộng rãi, đặc biệt ở các doanh nghiệp lớn Nhiều quốc gia châu Âu đã triển khai HĐĐT từ sớm, ngay cả khi nó chưa phổ biến trong toàn cộng đồng châu Âu Các nước Bắc Âu, như Thụy Điển, là những người tiên phong, bắt đầu áp dụng HĐĐT từ cuối những năm 1980 và thực hiện 16 thí điểm vào năm 1999 Đến nay, HĐĐT đã trở thành hình thức giao dịch phổ biến tại đây Sau khi Ủy ban châu Âu xác định HĐĐT là một phần của kế hoạch hành động điện tử châu Âu, Liên minh Châu Âu đã ban hành chỉ thị yêu cầu tất cả 28 quốc gia thành viên phải sử dụng HĐĐT B2G vào năm 2018.
Tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang diễn ra ở nhiều giai đoạn khác nhau Mục tiêu chính của việc sử dụng HĐĐT là nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và nâng cao hiệu quả thu ngân sách nhà nước.
Từ năm 2014, Indonesia đã thiết lập cơ sở pháp lý cho hóa đơn điện tử (HĐĐT), và từ ngày 1/7/2016, việc triển khai HĐĐT trở thành bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Quy định này giúp ngăn chặn việc giả mạo hóa đơn, vì doanh nghiệp phải cài đặt ứng dụng do Tổng cục Thuế cung cấp để nhận được "chứng chỉ điện tử" HĐĐT không chỉ giảm số lượng hoàn thuế mà còn góp phần tăng thu ngân sách từ thuế giá trị gia tăng (GTGT) tại Indonesia.
Thái Lan đã bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ năm 2012 Đến năm 2016, chính phủ Thái Lan đã công bố chiến lược phát triển quốc gia mang tên “Thailand 4.0”, với hai mục tiêu quan trọng: chuyển đổi nền kinh tế sang nền kinh tế kỹ thuật số và đạt được vị thế quốc gia phát triển vào năm 2032.
Tại Trung Quốc, việc cải cách quản lý thuế đã dẫn đến việc điện tử hóa con dấu, chữ ký và hóa đơn thông qua công cụ xác nhận danh tính, giúp đảm bảo độ chính xác thông tin Cơ quan thuế có thể giám sát tức thì thay vì giám sát hậu kỳ như trước Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đều áp dụng hóa đơn điện tử với mã QR, con dấu của cơ quan thuế và hệ thống ký mã hiệu, cho phép quét thông tin trên từng hóa đơn Qua hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có khả năng kiểm tra lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp Trung Quốc đang thực hiện xây dựng Cục Thuế điện tử theo lộ trình nhằm thực hiện chiến lược số hóa quốc gia, theo nghiên cứu của Viện Chiến lược và Chính sách Tài chính.
Singapore đã triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ năm 2003, cho phép doanh nghiệp phát hành HĐĐT mà không cần sự chấp thuận trước từ cơ quan thu nội địa (IRAS) Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần tuân thủ các hướng dẫn về việc lưu giữ hồ sơ đăng ký.
Năm 2008, Hàn Quốc bắt đầu nghiên cứu sử dụng HĐĐT, đến thời điểm này đã có khoảng 500.000 DN và 2,5 triệu hộ kinh doanh sử dụng HĐĐT.
1.3.2 Bài học rút ra cho doanh nghiệp Việt Nam
Thứ nhất, việc xây dựng và thực hiện HĐĐT nên theo lộ trình đảm bảo:
Cơ quan DN và các tổ chức liên quan cần tiếp nhận thông tin về hóa đơn điện tử (HĐĐT) một cách đầy đủ và chi tiết Việc này sẽ giúp tác động tích cực đến tâm lý người sử dụng, từ đó thay đổi nhận thức và khuyến khích việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Cơ quan quản lý nhà nước cần thời gian để phát triển hạ tầng kỹ thuật, nhằm kết nối và tiếp nhận thông tin về hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp Đồng thời, việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho cơ quan thuế và website hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập hóa đơn điện tử cũng là những nhiệm vụ quan trọng.
Tiếp nhận và hoàn thiện những hạn chế của chính sách mới ban hành là điều cần thiết Việc triển khai theo lộ trình sẽ giúp cơ quan quản lý phát hiện và khắc phục những vướng mắc, từ đó sửa đổi và hoàn thiện chính sách một cách hiệu quả hơn.
Để triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT), doanh nghiệp cần đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp, nâng cao trình độ sử dụng công nghệ, và có khả năng lưu trữ, quản lý chứng từ điện tử cùng chữ ký số Ngoài ra, việc khách hàng chấp nhận hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng Doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn nhân lực có chuyên môn và kỹ năng tin học tốt để sử dụng HĐĐT một cách hiệu quả, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáng tin cậy.
Trong giai đoạn đầu triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT), doanh nghiệp thường gặp khó khăn và có tâm lý e ngại về tính pháp lý của HĐĐT Để khắc phục vấn đề này, các doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo và mời chuyên gia trong lĩnh vực để hướng dẫn, giải quyết những khó khăn phát sinh trong quá trình sử dụng, từ đó thúc đẩy việc áp dụng hình thức hóa đơn này.
Trong quá trình triển khai thí điểm HĐĐT vào thứ tư, nếu doanh nghiệp gặp phải các vấn đề vướng mắc hoặc hạn chế liên quan đến hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nên chủ động yêu cầu hỗ trợ.
Cơ quan Thuế để họ tiếp nhận và chỉnh sửa cũng như hoàn thiện cơ chế chính sách về HĐĐT để đáp ứng được nhu cầu của các DN.
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐẠI HÙNG
Tổng quan về Công ty TNHH Đầu tư sản xuất xây dựng và Thương mại Đại Hùng
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty
Công ty TNHH Đầu tư sản xuất XD và TM Đại Hùng, với tên giao dịch quốc tế là Dai Hung Trading and Construction Production Investment Company, có trụ sở chính tại số 460, đường Đại Mỗ, Phường Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm.
Công ty TP Hà Nội, được quản lý bởi Chi cục Thuế quận Nam Từ Liêm, đã nhận giấy phép kinh doanh số 0106185671 vào ngày 22/05/2013 Mã số thuế của công ty là [mã số thuế].
Công ty 0106185671, do ông Nguyễn Văn Hùng làm giám đốc và chủ sở hữu, đã chính thức được thành lập và hoạt động từ ngày 22 tháng 5 năm 2013.
Công ty TNHH Đầu tư sản xuất XD và TM Đại Hùng được thành lập với vốn điều lệ ban đầu là 4 tỷ đồng, hoàn toàn từ nguồn vốn tự có Công ty khởi đầu với tổng số lao động là 8 người.
Công ty chuyên buôn bán vật liệu xây dựng và xây dựng công trình đã mở rộng quy mô và sản phẩm trên toàn quốc Dù gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu, công ty đã nỗ lực xây dựng uy tín và thương hiệu trong ngành Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, công ty chú trọng vào chiến lược phát triển bền vững, tập trung đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao và nâng cao kỹ năng cho cán bộ, công nhân viên Đồng thời, công ty cũng cập nhật công nghệ hiện đại và cải thiện cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu thị trường Mục tiêu của công ty là phát triển bền vững và tạo dựng niềm tin từ khách hàng đối với sản phẩm của mình.
Bảng chi tiết các ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư sản xuất
XD và TM Đại Hùng (Xem Bảng phụ lục đính kèm)
Công ty Đại Hùng chuyên bán buôn vật liệu xây dựng và thiết bị lắp đặt, là nguồn doanh thu chính của công ty, cung cấp các sản phẩm như xi măng, gạch, ngói, và thiết bị vệ sinh Ngoài ra, công ty còn thi công các công trình công ích và lắp đặt hệ thống điện, cấp thoát nước Đại Hùng cũng kinh doanh các mặt hàng thiết yếu như lương thực, thực phẩm và quần áo Mặc dù gặp khó khăn trong giai đoạn đầu, nhờ nỗ lực của cán bộ công nhân viên và sự hỗ trợ từ các cơ quan chức năng, công ty đã khẳng định được vị thế và xây dựng hình ảnh uy tín, góp phần vào sự phát triển kinh tế và an sinh xã hội Đây là động lực để công ty tiếp tục phát triển và đạt được nhiều thành công hơn trong tương lai.
2.1.3 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Mỗi công ty có cơ cấu tổ chức riêng, với các phòng ban đảm nhận nhiệm vụ khác nhau nhưng cùng hướng đến mục tiêu chung là phát triển và xây dựng công ty vững mạnh, đồng thời tạo dựng niềm tin với khách hàng và đối tác Dưới đây là mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đầu tư sản xuất XD và TM Đại Hùng.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty
Nguồn:Phòng tổ chức hành chính
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban :
Bộ máy quản lý của công ty được thiết kế theo mô hình trực tiếp-chức năng, tạo ra mối quan hệ chức năng và bổ trợ giữa các phòng ban và ban lãnh đạo Tổ chức này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, có trách nhiệm tổng quát về mọi hoạt động quản lý và điều hành Với quyền hạn toàn diện, giám đốc trực tiếp phụ trách các lĩnh vực quan trọng trong tổ chức.
+ Lập các kế hoạch và chiến lược kinh doanh ngắn hạn, dài hạn
+ Thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế mua - bán hàng hoá, dịch vụ
+ Đưa ra quyết định đối với các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày
Để quản lý hiệu quả cơ cấu tổ chức nội bộ trong công ty, cần xây dựng các phương án và quy chế rõ ràng về việc tuyển dụng lao động, cũng như quy trình chỉ định, bổ nhiệm và bãi nhiệm các chức danh trong công ty.
- Phòng tài chính - kế toán
Phòng ban kế toán là bộ phận quan trọng trong công ty, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán quản lý và tài chính Phòng kế toán thực hiện công việc theo đúng quy định của Luật thuế, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình kế toán và tài chính của công ty.
Theo dõi và ghi chép sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là nhiệm vụ quan trọng, được thực hiện trên phần mềm kế toán phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam và quy định cụ thể của công ty.
Thực hiện kê khai và trích nộp ngân sách, thanh toán các khoản vay và nợ phải trả cho nhà cung cấp Đồng thời, tiến hành đối chiếu công nợ, thu hồi nợ từ khách hàng và đề xuất giải pháp xử lý các khoản phải thu khó đòi (nếu có).
+ Hàng kỳ thực hiện lập và nộp các báo cáo tài chính theo chế độ quy định
+ Nghiên cứu, tìm kiếm thị trường mới, khách hàng tiềm năng
+ Xây dựng chiến lược kinh doanh cho công ty
+ Tổ chức, quản lý đội ngũ bán hàng và giám sát bán hàng
Tổ chức các hoạt động quảng bá nhằm xây dựng hình ảnh và thông tin sản phẩm, bao gồm việc quảng cáo trên mạng xã hội và truyền hình, dán poster quảng cáo, cùng với các dịch vụ khuyến mại hấp dẫn cho khách hàng.
+ Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá định kỳ chất lượng sản phẩm
- Phòng tổ chức hành chính
+ Tổ chức, điều hành và quản lý mọi hoạt động của Công ty
+ Tổ chức các hoạt động đào tạo, quản lý lao động, tiền lương, tiền thưởng và tiền phụ cấp cho người lao động của công ty
+ Chuẩn bị các hợp đồng, hồ sơ, giấy tờ của công ty
- Phòng quản lý dự án đầu tư xây dựng
+ Lập kế hoạch dự án
+ Tổ chức thực hiện, chuẩn bị đầu tư xây dựng
+ Thực hiện dự án: Khảo sát công trình, xây dựng bản vẽ thiết kế, phê duyệt hồ sơ thiết kế, dự toán chi phí dự án,.
+ Giám sát, đánh giá, báo cáo công trình xây dựng
Kết thúc xây dựng là giai đoạn quan trọng, bao gồm việc bàn giao công trình hoàn thành để đưa vào vận hành và sử dụng Trong quá trình này, cần tổ chức nghiệm thu, quyết toán và thanh lý hợp đồng xây dựng, đồng thời thực hiện các điều khoản bảo hành công trình để đảm bảo chất lượng và sự hài lòng của chủ đầu tư.
+ Tham gia tư vấn quản lý các dự án khác khi có yêu cầu
- Bộ phận quản lý kho
+ Quản lý hàng hóa xuất - nhập, sắp xếp quá trình giao nhận hàng
+ Giám sát quá trình mua hàng
+ Quản lý hàng hóa và đưa các biện pháp xử lý hàng tồn kho
+ Lên kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ
1 DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.425.603.720 9.643.139.730 13.859.013.129
2 Các khoản giảm trừ DT 0 0 0
3 DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.425.603.720 9.643.139.730 13.859.013.129
5 LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 120.858.662 390.238.533 551.261.391
6 DT hoạt động tài chính 204.700 219.200 187.800
Trong đó : Chi phí lãi vay 0 0 0
8 Chi phí quản lí kinh doanh 1.110.511.356 1.642.451.700 1.609.104.750
9 LN thuần từ hoạt động kinh doanh (1.037.340.872) (1.315.669.992) (1.064.949.257
13 Tổng LN kế toán trước thuế 52.697.965 15.376.945 68.009.669
2.1.4 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong ba năm gần đây nhất (2018 - 2020)
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả HĐKD từ 2018-2020 Đơn vị tính: đồng VNĐ
Nguồn : Báo cáo kết quả HĐKD giai đoạn 2018-2020
DT bán hàng và cung cấp dịch vụ
DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.217.536.01
LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 269.379.871 222,89% 161.022.858 41,26%
DT hoạt động tài chính 14.500 7,08% (31.400) (14,32%)
Chi phí quản lí kinh doanh 531.940.344 47,9% (33.346.950
LN thuần từ hoạt động kinh doanh (278.329.120) 26,83% 250.720.735 (19,06%)
Tông LN kế toán trước thuế (37.321.020
Bảng 2.2: Phân tích báo cáo kết quả HĐKD
Thực trạng tình hình sử dụng hoá đơn điện tử tại Việt Nam
2.2.1 Cơ sở pháp lý về hoá đơn điện tử
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) sẽ được triển khai rộng rãi trong thời gian tới, theo các Nghị định của Chính phủ về việc áp dụng HĐĐT trong mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ Bộ Tài chính đã ban hành các Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định này, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho HĐĐT dựa trên các bộ luật như Luật Kế toán, Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin và Luật Quản lý Thuế Các văn bản pháp lý chi tiết về việc sử dụng và triển khai HĐĐT được trích dẫn trong phần Phụ lục của bài khóa luận.
2.2.2 Thực trạng việc sử dụng hoá đơn điện tử ở Việt Nam
Chính phủ đang nỗ lực thúc đẩy phát triển kinh tế và quản trị thông minh dựa trên cách mạng công nghiệp 4.0, với mục tiêu tăng cường thương mại điện tử và giao dịch điện tử Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành xu thế không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, phù hợp với các quy định hiện hành tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Theo CP và Luật Quản lý thuế sửa đổi năm 2019, từ ngày 01/11/2020, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ và cá nhân kinh doanh được khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) để hưởng lợi ích lâu dài.
Năm Số lượng HĐĐT Số DN sử dụng
HĐĐT Số DN cung cấp
Hoá đơn điện tử đã được chính thức công nhận sau Nghị định 51/2010/NĐ-
Các doanh nghiệp Việt Nam đang dần tiếp cận với hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong giao dịch kinh doanh hàng ngày Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp sử dụng HĐĐT vẫn còn hạn chế, do giai đoạn này HĐĐT chỉ mang tính khuyến khích và chưa bắt buộc Thời điểm bắt buộc áp dụng HĐĐT cho các doanh nghiệp sẽ được quy định trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.
Cụ thể trong giai đoạn từ năm 2012-2019 được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp tình hình sử dụng HĐĐT ở Việt Nam
Từ bảng số liệu trên ta có thể thấy:
Số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã tăng mạnh từ 44 doanh nghiệp năm 2012 lên 6.890 doanh nghiệp vào năm 2019, tương đương mức tăng hơn 155 lần Sự gia tăng này chủ yếu nhờ vào việc triển khai và hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đã thúc đẩy việc áp dụng HĐĐT rộng rãi, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khuyến khích sử dụng HĐĐT từ cơ quan thuế.
- Số lượng HĐĐT từ năm 2012 đã tăng dần qua các năm từ 158.141 hóa đơn năm 2012 lên 13.850 triệu hóa đơn năm 2019 Con số này tăng khá mạnh hơn
87579 lần so với 2012, đây có thể coi là kết quả khá ấn tượng trong quá trình triển khai sử dụng HĐĐT.
- Tỷ trọng HĐĐT trong tổng số hóa đơn được sử dụng trong giai đoạn 2012 -
2019 tăng dần qua các năm từ 0,003% năm 2012 lên 15,58% năm 2019.
Con số trên nói lên HĐĐT đã được các DN đưa vào sử dụng nhưng số lượng
Trong năm 2019, chỉ có 6.890 doanh nghiệp (DN) trong tổng số 719.053 DN tại Việt Nam chuyển đổi sang hình thức hợp đồng điện tử, chiếm tỷ trọng chỉ 0,96% Điều này cho thấy rằng các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn ngần ngại trong việc áp dụng hình thức hợp đồng mới và vẫn quen thuộc với hợp đồng giấy truyền thống.
Tính đến hết ngày 25/10/2019, Cục Thuế Hà Nội ghi nhận 41.897 doanh nghiệp và tổ chức áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), với tổng số 6,8 tỷ hóa đơn đã được thông báo phát hành Đặc biệt, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế tại Hà Nội đã tăng lên 255 doanh nghiệp.
Chi cục Thuế Ba Đình quản lý gần 8.000 doanh nghiệp trên địa bàn, tất cả đều thuộc diện bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Đến hết tháng 9/2020, 100% doanh nghiệp đã hoàn tất việc áp dụng hóa đơn điện tử.
Tính đến ngày 27/9, Chi cục Thuế Hai Bà Trưng đã ghi nhận 100% doanh nghiệp và tổ chức cá nhân trên địa bàn Quận triển khai thành công hóa đơn điện tử (HĐĐT) Đến hết tháng 9/2020, gần 100% (99.7%) doanh nghiệp và tổ chức đã đăng ký áp dụng HĐĐT, cho thấy sự chuyển đổi số mạnh mẽ trong lĩnh vực thuế.
DN, tổ chức HĐKD trên toàn địa bàn thành phố.
Theo Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh, tính đến tháng 6/2019, có 37.156 doanh nghiệp trên địa bàn thành phố đã triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, chiếm tỷ lệ 19,03% tổng số doanh nghiệp.
Thực trạng tình hình sử dụng hoá đơn điện tử tại Công ty TNHH Đầu tư sản xuất xây dựng và Thương mại Đại Hùng
2.3.1 Thực trạng tình hình sử dụng hoá đơn giấy từ 2013-2018: ữj Quy trình phát hành HĐ giấy tại DN Đại Hùng:
Doanh nghiệp cần lập Thông báo phát hành Hóa đơn theo mẫu TB01/AC theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, điền đầy đủ thông tin vào tờ khai và in ra để nộp cho Cục thuế quận Nam Từ Liêm.
Bước 2: Lấy mẫu hoá đơn từ phần mềm HĐĐT EasyInvoice rồi in ra nộp cho CQT
Năm Số HĐ phát hành
Số HĐ huỷ bỏ, xoá DN đặt in
13P 59 5 Công ty CP in S ố Tám
13P 168 18 Công ty CP in S ố Tám
14P 37 1 Công ty CP in S ố Tám
14P 159 10 Công ty CP in S ố Tám
14P 2 0 Công ty CP in S ố Tám
16P 199 19 Công ty CP in S ố Tám
16P 22 10 Công ty CP in S ố Tám
17P 179 21 Công ty CP in Hoà Phát
17P 201 38 Công ty CP in Hoà Phát
Tổng 1300 1026 122 b) Tình hình sử dụng HĐ giấy tại doanh nghiệp:
Bảng 2.4: Bảng tình hình sử dụng HĐ giấy tại DNĐại Hùng
Nguồn: Báo cáo tình hình sử dụng HĐ giai đoạn 2013-2018
DN bắt đầu phát hành và sử dụng HĐ giấy từ ngày 03/07/2013 DN sử dụng
HĐ đặt in từ Công ty CP in Số Tám và Công ty CP in Hoà Phát Tổng số HĐ mà
DN đã phát hành tổng cộng 1300 hợp đồng giấy, trong đó 1026 hợp đồng được sử dụng cho mục đích kinh doanh Ngoài ra, có 122 hợp đồng cần phải huỷ bỏ và xoá do sai sót, trong khi số hợp đồng còn lại chưa được đề cập.
Từ năm 2019, doanh nghiệp đã hủy bỏ các hóa đơn không còn sử dụng, chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử Số lượng hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng chủ yếu tập trung vào hai năm 2016 và 2017.
Năm 2018, công ty đạt đỉnh cao với 199 và 201 hợp đồng, phản ánh sự gia tăng đáng kể về lượng khách hàng và doanh thu từ bán hàng hóa cũng như cung cấp dịch vụ Tuy nhiên, trong giai đoạn 2016-2018, số lượng hợp đồng bị huỷ bỏ và xoá cũng gia tăng từ 19 lên 38, dẫn đến việc tăng chi phí cho doanh nghiệp Quy trình lưu trữ hợp đồng giấy được mô tả chi tiết trong sơ đồ kèm theo.
Sơ đồ 2.2: Quy trình lưu trữ HĐ giấy
Tổng hợp HĐ Phân loại HĐ đầu vào, đầu ra
S ắp xếp HĐ theo từng quý
Lưu trữ trong tủ đựng hồ sơ, chứng từ
Dán bìa file tài liệu và xếp HĐ theo danh mục
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Quy trình lưu trữ hóa đơn giấy mặc dù đơn giản nhưng tốn nhiều thời gian cho kế toán, vì họ phải tìm kiếm, tổng hợp và kiểm kê số lượng hóa đơn Sau đó, hóa đơn cần được phân loại và sắp xếp theo đúng loại và thời gian Cuối cùng, hóa đơn được lưu trữ trong tủ hồ sơ, nhưng quy trình này dễ dẫn đến nhầm lẫn và thất lạc hóa đơn Hơn nữa, hóa đơn giấy có thể không được lưu trữ lâu bền do chất lượng giấy in và mực in có thể bị mờ theo thời gian.
HĐ có thể bị mục nát, bị hỏng do các yếu tố bên ngoài gây ra.
2.3.2 Thực trạng tình hình sử dụng hoá đơn điện tử từ 2019- nay
Việc doanh nghiệp sử dụng hợp đồng giấy đã dẫn đến nhiều chi phí phát sinh, bao gồm chi phí thuê nhân công để soạn thảo và chuyển phát hợp đồng cho khách hàng Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải đối mặt với việc hủy bỏ các hợp đồng viết sai hoặc nhầm lẫn, gây tốn kém thêm Tóm lại, chi phí liên quan đến hợp đồng giấy là rất lớn, đòi hỏi doanh nghiệp cần chuyển đổi sang hình thức hợp đồng khác để giảm thiểu chi phí.
Doanh nghiệp đã giảm DN nhưng vẫn duy trì hiệu quả hoạt động kinh doanh Quyết định chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) được xem là giải pháp hoàn hảo để thay thế cho phương pháp truyền thống.
HĐ giấy bởi những ưu việt và lợi ích mà nó mang lại rất lớn đối với DN.
Kể từ ngày 06/06/2019, doanh nghiệp đã chuyển đổi từ hình thức hợp đồng giấy sang sử dụng hợp đồng điện tử, với việc đặt mua 500 hợp đồng điện tử từ số 1 đến 500.
Công ty CP đầu tư công nghệ và thương mại Softdreams cung cấp phần mềm HĐĐT mang tên EasyInvoice Quy trình đăng ký và phát hành HĐĐT tại công ty được mô tả chi tiết qua sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ 2.3: Quy trình phát hành HĐĐT tại DNĐại Hùng
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Doanh nghiệp Đại Hùng đã thực hiện các bước đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) bằng cách lấy mẫu hóa đơn từ phần mềm HĐĐT EasyInvoice để khởi tạo hóa đơn mẫu theo đúng quy định.
Doanh nghiệp cần lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế theo Mẫu số 1 trong Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC, ban hành ngày 14/03/2011 bởi Bộ Tài Chính, hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên phần mềm HTKK theo mẫu TB01/AC Sau khi nhập đầy đủ thông tin bắt buộc vào thông báo, doanh nghiệp kiểm tra và kết xuất file XML để nộp qua mạng cho cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần đăng ký nộp Thông báo phát hành Hóa đơn qua mạng tại trang web http://thuedientu.gdt.gov.vn Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp tiến hành nộp Thông báo phát hành.
HĐ Sau khi nộp Thông báo phát hành HĐ qua mạng xong, DN tiếp tục tiến hành
Để hoàn thành việc nộp mẫu hợp đồng qua mạng, bạn cần đính kèm file Word của mẫu hợp đồng vào thông báo phát hành hợp đồng đã nộp, sau đó ký số điện tử và nộp.
Sau khi hoàn thành các bước cần thiết, doanh nghiệp cần đợi 2 ngày để kiểm tra trên trang web của Tổng cục Thuế xem việc phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã thành công hay chưa Nếu thông tin đầy đủ và được CQT chấp nhận, doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng HĐĐT Tình hình sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp Đại Hùng được tổng hợp trong bảng 2.5, phản ánh số liệu từ năm 2019 đến 2020.
Nguồn: Báo cáo tình hình sử dụng HĐ từ 2019- 2020
Phân tích các chỉ tiêu đánh giá việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Công ty
2.4.1 Ve chi phí sử dụng của hoá đơn điện tử
Giai đoạn 2013-2018, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy để xuất cho khách hàng sau khi hoàn tất bán hàng và cung cấp dịch vụ Tuy nhiên, từ năm 2019, công ty đã bắt đầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử do những bất cập của hóa đơn giấy không đáp ứng được nhu cầu hiện tại Hóa đơn truyền thống dễ mắc phải sai sót như viết nhầm, viết thiếu, và lỗi trong quá trình vận chuyển, dẫn đến thiệt hại lớn cho ngân sách doanh nghiệp.
Vào năm 2019, doanh nghiệp (DN) đã triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) bằng cách mua gói 500 hóa đơn từ Công ty CP đầu tư công nghệ và thương mại Softdreams, sử dụng phần mềm EasyInvoice Kể từ khi áp dụng HĐĐT, DN đã tiết kiệm được tới 80% chi phí so với việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống.
Chữ ký Ký tay Ký điện tử
Liên HĐ Có 3 liên: GTKT3/001 Không có liên: GTKT0/001
Lưu kho, tủ hồ sơ các bản cứng
Lưu trên các thiết bị điện tử như ổ đĩa máy tính, phần mềm HĐĐT
Rủi ro Dễ cháy hỏng ,Mất mát HĐ và
Lưu trữ không được lâu
Phần mềm HĐ bị lỗi không gửi được HĐ, Lỗi hệ thống từ phía CQT, lỗi mạng không xuất được HĐ,
Tra cứu từ kho lưu trữ, tủ đồ làm tốn nhiều thời gian tìm kiếm HĐ
Tra cứu trên các thiết bị điện tử hay từ website công ty rất nhanh chóng và tiết kiệm được thời gian.
Tra cứu được mọi lúc, mọi nơi.
Chi phí in ấn HĐ khoảng từ 70.000 đồng - 75.000 đồng/quyển HĐ
Chi phí khởi tạo HĐ (theo gói sử dụng trả một lần đến khi hết hạn sử dụng) : 500.000 đồng
Chi phí chuyển phát nhanh từ 20.000 đồng - 25.000 đồng/ lần.
Nếu khách hàng ở xa có thể mất thêm 5.000 đồng -10.000 đồng/lần chuyển
Chi phí sử dụng HĐ (500 HĐ):
Chi phí nhân công thuê ngoài:
500.000 đồng/lần Chi phí bảo quản và lưu trữ từ 2.500.000 đồng - 3.000.000 đồng
Chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế từ 4.000.000 đồng -18.000.000 đồng tuỳ từng trường hợp pháp luật quy định (nếu có)
Bảng 2.6: Bảng so sánh HĐ giây và HĐĐT tại DN Đại Hùng
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Sử dụng hóa đơn giấy (HĐ giấy) tiềm ẩn nhiều rủi ro và chi phí cao hơn so với hóa đơn điện tử (HĐĐT) Trước đây, doanh nghiệp phải chi trả cho nhiều khoản như in ấn HĐ (70.000 - 75.000 đồng/quyển), chuyển phát nhanh (20.000 - 25.000 đồng/lần), bảo quản và lưu trữ (2.500.000 - 3.000.000 đồng cho tủ đựng hồ sơ), thuê nhân công xử lý HĐ (500.000 đồng/lần) và chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế Việc sử dụng HĐ giấy cũng dễ dẫn đến thất lạc hoặc hỏng hóc, gây ra phạt từ 4.000.000 - 18.000.000 đồng Ngược lại, khi chuyển sang HĐĐT, doanh nghiệp đã giảm thiểu đáng kể các chi phí nhờ vào quy trình thực hiện trực tuyến từ đăng ký, phát hành đến bảo quản và lưu trữ.
Vào ngày 03/06/2019, doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chính thức sử dụng từ ngày 06/06/2019 với số lượng 500 HĐĐT, tương đương với 10 quyển hóa đơn giấy Việc chuyển sang sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc sử dụng hóa đơn giấy, chỉ phải chi một khoản nhỏ cho chi phí khởi tạo HĐ (gói 500 HĐ) và tổng chi phí phát hành chỉ 1.000.000 đồng Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ cắt giảm được nhiều chi phí, thời gian và nhân công mà còn duy trì hiệu quả cao trong hoạt động.
2.4.2 Hiệu quả quản lý và thực thi của HĐĐT
Các lợi ích trong việc quản lý và thực hiện của HĐĐT biểu hiện thông qua các khía cạnh sau:
Quản trị dòng tiền là việc cân bằng giữa dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp, giúp đảm bảo khả năng thanh toán và giảm phụ thuộc vào vay nợ Một nguyên nhân gây khủng hoảng tiền mặt là việc doanh nghiệp không phát hành hóa đơn ngay sau khi hoàn tất giao dịch, dẫn đến việc không nhận được thanh toán kịp thời Do nhiều chủ doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, phải thực hiện nhiều nghiệp vụ kinh doanh, họ thường không có đủ thời gian để xem xét sổ sách Nếu doanh nghiệp trì hoãn việc phát hành hóa đơn từ hai đến ba tuần, sẽ mất thêm ba đến bốn tuần nữa để nhận tiền, gây áp lực lên dòng tiền và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán nợ và đầu tư mở rộng Để khắc phục tình trạng này, có nhiều phần mềm lập hóa đơn trực tuyến và hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị hóa đơn từ bất kỳ đâu và vào bất kỳ lúc nào.
Công ty Đại Hùng đã áp dụng phần mềm HĐĐT EasyInvoice để giải quyết vấn đề quản lý hóa đơn Phần mềm này cho phép xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet ổn định Nhờ đó, Đại Hùng đã cải thiện hiệu quả quản lý dòng tiền, đảm bảo thu chi hợp lý và khả năng thanh toán các khoản đến hạn.
- Quản lý hoá đơn, chứng từ:
Doanh nghiệp Đại Hùng quản lý và theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) thông qua “Báo cáo tình hình sử dụng HĐ” trên trang của Tổng cục Thuế Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ, số lượng hóa đơn phát hành trong kỳ, và tổng số hóa đơn sử dụng, bao gồm cả hóa đơn bị xóa, hủy, hoặc mất Thông qua những dữ liệu này, các nhà quản lý có thể đánh giá tình hình sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả sử dụng hóa đơn và giảm thiểu tình trạng hóa đơn bị xóa bỏ, hủy, hoặc mất.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp trong việc tra cứu và tìm kiếm hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả Thay vì phải lục lọi từng tờ hóa đơn giấy trong tủ hồ sơ, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng phần mềm HĐĐT để dễ dàng tìm thấy hóa đơn cần thiết, tiết kiệm thời gian và công sức.
Giảm thiêu sai sót của hoá đơn:
Khi viết hợp đồng, sai sót chủ quan như viết sai mã số thuế, tên người nhận hay nội dung hợp đồng là điều khó tránh khỏi Đối với hợp đồng giấy, sai sót buộc phải hủy hoặc xóa bỏ hợp đồng đó, trong khi hợp đồng điện tử cho phép người dùng chỉnh sửa trước khi gửi đến khách hàng Phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ người sử dụng chọn tên doanh nghiệp và mã số thuế trực tiếp, giúp hạn chế sai sót thông tin và đảm bảo việc truyền hợp đồng chính xác Điều này tránh được tình trạng nhầm lẫn về tên, địa chỉ hay mã số thuế, từ đó giúp quy trình gửi hợp đồng và thời gian thanh toán diễn ra nhanh chóng, hỗ trợ doanh nghiệp thu hồi vốn kịp thời.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong doanh nghiệp không chỉ nâng cao khả năng kiểm soát và quản lý của các nhà lãnh đạo mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, ngăn chặn tình trạng làm giả hóa đơn và đơn giản hóa quá trình tổng hợp, đánh giá hợp đồng kinh doanh Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền một cách hiệu quả hơn.
2.4.3 Mức độ phức tạp và xử lý công việc của hoá đơn điện tử
Quy trình xử lý hóa đơn giấy thường bao gồm các bước ghi chép, phân tích, tổng hợp và xử lý hóa đơn, đồng thời đánh giá và đề xuất giải pháp cho hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp Mặc dù việc ghi chép hóa đơn bằng tay có vẻ đơn giản, nhưng nó dễ dẫn đến sai sót như ghi sai mã số thuế hoặc tên doanh nghiệp, khiến kế toán phải ghi lại nhiều lần, gây tốn kém.
Sơ đồ 2.4: Quá trình xử lý công việc của HĐ giấy tại DN Đại Hùng
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
So với hóa đơn giấy truyền thống, quy trình xử lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn Trong khi hóa đơn giấy yêu cầu các bước như điền thông tin, xuất hóa đơn, chuyển giao và ký xác nhận một cách thủ công, dẫn đến tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót, thì HĐĐT cho phép thực hiện tất cả các thao tác này ngay trên nền tảng phần mềm chuyên dụng Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho kế toán mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình xử lý hóa đơn.
DN đã sử dụng phần mềm HĐĐT để thực hiện và xử lý HĐ xuất bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của mình theo các bước sau:
- Quy trình xuất hoá đơn điện tử:
Sơ đồ 2.5: Quy trình xuất HĐĐT tại DN Đại Hùng Đăng nhập hệ thống
Tạo mẫu hóa đơn và thông báo phát hành
Xuất hóa đơn Ký điện tử
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Bước 1: DN sử dụng mạng internet đăng nhập vào trang web phần mềm HĐĐT EasyInvoice nhập tên đăng nhập và mật khẩu.
Bước 2: Truy cập phần mềm tạo quyết định sử dụng HĐĐT, mẫu HĐ và lập thông báo phát hành HĐĐT gửi lên CQT để xác nhận.
Bước 3: DN tiến hành lập HĐĐT : nhập/chọn các thông tin khách hàng, nội dung HĐ, đơn giá, thành tiền của hàng hoá, dịch vụ cung cấp.
Bước 4: Kiểm tra lại các thông tin trên HĐ cho chính xác và thực hiện ký điện tử lên HĐ.
Bước 5: Cuối cùng, DN xuất HĐ gửi cho khách hàng.
- Quá trình chuyển giao HĐ cho khách hàng:
+ Sau khi gửi HĐ xong, DN gửi mã tra cứu HĐ cho khách hàng
+ Người nhận sẽ thực hiện kiểm tra tính chính xác của HĐ và phản hồi đến cho DN
+ Nếu HĐ có sai sót, DN sẽ tiến hành xử lý HĐ (xoá bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh HĐ) tuỳ từng trường hợp cụ thể
+ Nếu không có sai sót gì thì người mua sẽ in HĐ và thanh toán cho DN
Các quy trình xử lý công việc của một HĐĐT sẽ được mô hình hoá bằng sơ đồ dưới đây:
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình xử lý công việc của HĐĐT
Nguồn: Phần mềm HĐĐT EasyInvoice
Sau mỗi kỳ báo cáo hàng quý và hàng năm, DN Đại Hùng tổng hợp và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (HĐ) cho cơ quan thuế (CQT) để kiểm tra Nhờ ứng dụng công nghệ số trong xử lý thông tin HĐ, quy trình lập báo cáo của kế toán trở nên nhanh chóng, chỉ mất 3-5 phút để hoàn tất Điều này không chỉ giúp DN Đại Hùng tiết kiệm thời gian và công sức nhập liệu thủ công mà còn đảm bảo tính chính xác cao của số liệu nhờ khả năng tổng hợp ngay khi HĐ được lập trên phần mềm.
Các chỉ tiêu HĐ giấy HĐĐT
Chi phí chuyển phát Từ 20.000 đồng -25.000 đồng/lần Không mất phí
Thời gian nhận Khoảng 3-5 ngày Khoảng 3-5s Đánh giá của khách hàng Chưa hài lòng Rất hài lòng
Chậm hơn do thời gian gửi HĐ lâu, khách hàng phải đợi
Khách hàng thanh toán tiền hàng sớm, đẩy nhanh khả năng thu hồi công nợ của DN
Bị mất, thất lạc HĐ, hoặc bị nhàu nát do khâu vận chuyển không cẩn thận
Hầu như hoặc rất ít khi gặp rủi ro về gửi HĐ vì gửi HĐ trực tiếp qua phần mềm HĐĐT
2.4.4 Phương thức gửi và thanh toán của HĐĐT
Phương thức gửi hóa đơn điện tử (HĐĐT) giúp doanh nghiệp tiết kiệm 80% thời gian và chi phí so với việc gửi hóa đơn giấy trước đây Doanh nghiệp lựa chọn gửi hóa đơn trực tiếp qua Email công ty, mang đến sự tiện lợi cho khách hàng khi nhận hóa đơn ngay lập tức qua Email Dưới đây là bảng mô tả tổng hợp và ước tính của doanh nghiệp.
Bảng 2.7: Bảng so sánh hình thức gửi của HĐ giấy và HĐĐT tại DN Đại Hùng
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Gửi hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tiết kiệm thời gian và chi phí so với phương pháp gửi hóa đơn truyền thống.
Đánh giá về hoạt động sử dụng hoá đơn điện tử tại Công ty TNHH Đầu tư sản xuất xây dựng và Thương mại Đại Hùng
- Tiết kiệm chi phí cho DN:
Trong giai đoạn 2019-2020, DN Đại Hùng đã áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) và đạt được sự cắt giảm 80% chi phí so với việc sử dụng hóa đơn giấy Những khoản chi phí giảm bao gồm chi phí in ấn, chuyển phát nhanh, bảo quản và lưu trữ hóa đơn, cũng như chi phí thuê thêm nhân công.
DN sử dụng HĐĐT chỉ phải trả các chi phí cho việc khởi tạo HĐ ban đầu theo gói sử dụng trả một lần và chi phí mua HĐ.
Dịch vụ chuyển phát hóa đơn trực tiếp qua các phương tiện điện tử như Zalo, Facebook, email và portal giúp người mua nhận hóa đơn chỉ trong 3-5 giây, đồng thời giảm thiểu chi phí chuyển phát nhanh.
Phần mềm HĐĐT EasyInvoice giúp DN lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử với chi phí thấp, đồng thời đảm bảo bảo mật thông tin nhờ công nghệ điện toán đám mây Với giải pháp này, dữ liệu được lưu trữ an toàn, bảo vệ khỏi sự xâm nhập trái phép từ bên ngoài.
Phần mềm HĐĐT đã giúp kế toán công ty giảm đáng kể khối lượng công việc và thủ tục hành chính, cho phép hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả mà không cần thuê thêm nhân viên, chỉ cần xử lý công việc và đánh máy như với hóa đơn giấy.
- Tiết kiệm được thời gian:
Thay vì phải chuẩn bị nhiều thủ tục phức tạp liên quan đến hợp đồng giấy, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký và phát hành hợp đồng điện tử (HĐĐT) trực tuyến tại trang web http://thuedientu.gdt.gov.vn Việc này giúp giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian chờ đợi và thời gian nộp hồ sơ tại cơ quan thuế HĐĐT còn giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thanh toán từ khách hàng nhờ vào việc gửi hợp đồng nhanh chóng đến tay người mua.
Kế toán doanh nghiệp hiện nay đã tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc ghi chép hợp đồng, đánh máy và xử lý hồ sơ, chứng từ cho khách hàng Trước đây, quá trình này thường mất từ 3-5 ngày, nhưng giờ chỉ cần vài phút để hoàn tất các thủ tục và cập nhật số liệu lên phần mềm hệ thống Nhờ đó, kế toán có thêm thời gian để tập trung vào các công việc quan trọng khác.
- Hạn chế rủi ro, sai sót hoá đơn :
DN Đại Hùng đã áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), giúp giảm đáng kể số lượng hóa đơn bị sai cần phải xoá bỏ Từ quý I đến quý II năm 2019, DN đã giảm số hóa đơn xoá bỏ từ 7 xuống còn 4 Đến quý III và quý IV năm 2019, DN không còn phải xoá bỏ hóa đơn nào Sang năm 2020, số lượng hóa đơn phải xoá bỏ gần như không còn.
Phần mềm HĐĐT EasyInvoice đã giúp doanh nghiệp Đại Hùng giảm thiểu rủi ro liên quan đến hợp đồng bằng cách cung cấp thông tin mới nhất và cập nhật kịp thời các dữ liệu cần thiết.
Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, thông tin về DN và người mua sẽ được cập nhật thường xuyên Việc này bao gồm các thông tin quan trọng như mã số thuế, tên người đại diện theo pháp luật, địa chỉ, số điện thoại và tài khoản ngân hàng, nhằm tránh sai sót trên hợp đồng.
- Công tác quản lý của DN tốt hơn:
Phần mềm HĐĐT EasyInvoice đã giúp DN Đại Hùng tối ưu hóa quy trình hạch toán kế toán, cho phép kế toán dễ dàng quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực hiện đối chiếu dữ liệu khi cần Ngoài ra, việc lưu trữ hóa đơn trên phần mềm này đã giảm thiểu rủi ro liên quan đến hóa đơn, như cháy nổ, thất lạc và đảm bảo chất lượng hóa đơn được bảo quản tốt hơn.
Việc lập tờ khai quyết toán thuế TNCN, TNDN, tờ khai thuế GTGT và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đã được đơn giản hóa thủ tục hành chính, cho phép nộp trực tiếp qua mạng đến cơ quan thuế Điều này hỗ trợ hiệu quả cho các nhà quản lý trong công tác quản lý thuế.
DN kiểm soát được tình hình kê khai, nộp thuế của mình, để tránh tình trạng phải nộp phạt do không thực hiện hoặc các trường hợp nộp muộn.
Khi cán bộ của CQT tiến hành thanh, kiểm tra, DN Đại Hùng tiết kiệm thời gian nhờ vào việc tra cứu tài liệu, hồ sơ và chứng từ HĐ ngay trên phần mềm HĐĐT EasyInvoice Việc này cho phép DN nhanh chóng truy xuất thông tin đã lưu, giúp quy trình thanh, kiểm tra diễn ra thuận lợi và hiệu quả, giảm thiểu thời gian chờ đợi cho tất cả các bên liên quan.
2.5.2 Hạn chế khi quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử
Trong quá trình chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử (HĐĐT), doanh nghiệp (DN) và cơ quan quản lý nhà nước gặp phải một số hạn chế do tính mới của HĐĐT Sự chuyển đổi này tạo ra áp lực lớn cho DN, khi họ phải đối mặt với nhiều khó khăn trong việc áp dụng Đồng thời, cơ quan thuế cũng gặp thách thức trong việc quản lý HĐĐT một cách hiệu quả.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp Đại Hùng thường gặp phải sự cố trong việc xuất hóa đơn, dẫn đến việc gửi hóa đơn cho khách hàng bị chậm trễ và ảnh hưởng đến thời gian thanh toán Cụ thể, ở khâu tạo hóa đơn, ký điện tử và gửi hóa đơn, doanh nghiệp gặp lỗi trong việc nhập hoặc chọn sai thông tin khách hàng do phần mềm hóa đơn điện tử chưa được cập nhật, hoặc chọn sai mức thuế suất, dẫn đến sai số thuế phải nộp Những vấn đề này không chỉ làm sai lệch quá trình xuất hóa đơn mà còn yêu cầu điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, gây lãng phí, tốn thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) dưới dạng dữ liệu điện tử tiềm ẩn rủi ro lớn về bảo mật thông tin của doanh nghiệp (DN) và khách hàng Việc xâm nhập trái phép từ bên ngoài có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh và mối quan hệ với khách hàng, dẫn đến giảm hiệu quả kinh doanh trong tương lai.
