TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Fast Accounting Online Kế toán công nợ phải trả.

Hướng dẫn sử dụng Fast Accounting Online Kế tốn cơng nợ phải trả Mục lục Danh mục 1.1 Danh mục khách hàng/ ncc 1.2 Danh mục hợp đồng 1.3 Danh mục toán 1.4 Danh mục chi phí 1.5 Danh mục phân nhóm khách hàng/ncc 1.6 Danh mục nhóm hợp đồng 10 Vào số dư đầu kỳ 11 2.1 Vào số dư công nợ đầu kỳ 11 2.2 Vào số dư đầu kỳ hóa đơn 13 2.3 Vào số dư đầu kỳ hợp đồng 16 Cập nhật chứng từ 18 3.1 Hoá đơn mua hàng nước 18 3.2 Hoá đơn mua hàng nhập 22 3.3 Hóa đơn mua hàng dịch vụ 28 3.4 Hóa đơn nhập mua - xuất thẳng 31 3.5 Phiếu nhập chi phí mua hàng 32 3.6 Phiếu toán tạm ứng 37 3.7 Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ 40 3.8 Bút tốn điều chỉnh giảm cơng nợ 45 3.9 Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua 46 3.10 Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp 49 3.11 Hóa đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp 53 Xử lý 55 4.1 Phân bổ tiền hàng trả cho hóa đơn 55 4.2 Đánh giá chênh lệch tỷ giá cho hóa đơn ngoại tệ 57 4.3 Tính lại tổng số tiền trả cho hóa đơn 59 4.4 Điều chỉnh số dư công nợ đầu kỳ 59 4.5 Kết chuyển số dư hợp đồng sang năm sau 59 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả Danh mục 1.1 Danh mục khách hàng/ ncc Giải thích trường • Tên khách/ ncc/ Tên khác Mô tả tên khách hàng tên tiếng anh có • Địa chỉ/ Đối tác Địa khách hàng người liên hệ phía khách hàng Các trường dùng để lấy thông tin ngầm định lập chứng từ lấy thông tin in chứng từ • Mã số thuế Mã số thuế khách hàng Dùng làm đầu vào để lập báo cáo thuế GTGT mẫu in hóa đơn • Nv bán hàng Mã nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng • Tài khoản ngầm định Tài khoản công nợ ngầm định hạch tốn cơng nợ khách hàng Fast Accounting Online 2/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Kế tốn cơng nợ phải trả Mã toán ngầm định Mã toán ngầm định bán hàng khách hàng • Tùy chọn “Khách hàng”, “Nhà cung cấp”, “Nhân viên” Tùy chọn để quản lý khách hàng, nhà cung cấp hay nhân viên danh mục Có tác dụng tuỳ vào tình lên hình chứng từ báo cáo theo nhóm cơng nợ phải thu hay phải trả Khi đó, chương trình tìm kiếm khách hàng hay nhà cung cấp hay nhân viên • Nhóm khách 1/ 2/ Nhóm phân loại theo tính chất 1/ 2/ dùng để lọc liệu báo cáo thực báo cáo phân loại khách hàng Giá trị trường lấy từ mã nhóm có loại nhóm 1/ 2/ danh mục nhóm khách hàng • Điện thoại/ Fax/ Email/ Trang chủ Số điện thoại/ số fax/ địa email/ địa website khách hàng, thơng tin theo dõi thêm • Tài khoản ngân hàng/ Tên ngân hàng/ Tỉnh thành Tài khoản / Tên ngân hàng / Tỉnh, thành ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản Các trường nhập để in chứng từ ngân hàng doanh nghiệp có in chứng từ máy • Ghi Các ghi khác liên quan đến khách hàng Một số thao tác cập nhật danh mục • Kết nhập liệu từ tệp bảng tính Chương trình cho phép đưa liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng Quy trình thực sau: - Vào danh mục khách hàng, nhà cung cấp; - Nhấn biểu tượng liệu vào tệp này; , chương trình tải tệp mẫu để người dùng chuyển - Sau đổ liệu vào tệp bảng tính, để đưa liệu vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình tải liệu từ tệp mẫu vào danh mục Ghi cách nhập tệp mẫu: - Mã khách: mã tồn dịng cột này, chưa có danh mục, chương trình thêm vào, có chương trình thay đổi thơng tin cịn lại chọn "Chép đè"; - Nv bán hàng, Mã tốn, Nhóm 1-2-3, Nhóm khách tính giá: trường xét tồn danh mục tương ứng; - Tên khách hàng, Tên khác, Địa chỉ, Mã số thuế, Đối tác, Điện thoại, Số gửi (Fax), Thư (Email), Trang chủ, Tài khoản ngân hàng, Tên ngân hàng, Tỉnh thành: Là trường có định dạng chuỗi, độ dài tương ứng với cách nhập hình thêm (sửa); - Tài khoản ngầm định: nhập tài khoản chi tiết tài khoản cơng nợ Chương trình báo lỗi số trường hợp sau: Fast Accounting Online 3/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả - Dữ liệu cột chứa mã đối tượng liên quan khơng có danh mục có, trường hợp này, chương trình rõ địa khơng hợp lệ; - Dữ liệu chuỗi dài độ rộng cho phép; - Dữ liệu có kiểu khơng hợp lệ (ví dụ: 1,0 có/khơng), trường hợp này, chương trình rõ địa ô không hợp lệ; - Cột mã có giá trị trùng lồng nhau, trường hợp này, chương trình rõ địa ô không hợp lệ Ghi khác -Khi lấy liệu chương trình tự động cập nhật cho ô "Khách hàng", "Nhà cung cấp" hay "Nhân viên"; - Nếu khơng có quyền "Mới" "Danh mục khách hàng", khơng thể chuyển thêm liệu chưa có danh mục từ bảng tính; - Nếu khơng có quyền "Sửa" "Danh mục khách hàng", sửa liệu có danh mục từ bảng tính Chi tiết thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục” 1.2 Danh mục hợp đồng Giải thích trường • Khách hàng Tên khách hàng lấy từ danh mục khách hàng • Fast Accounting Online Nhân viên bán hàng 4/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả Trường thơng tin sử dụng khai báo hợp đồng bán Nhân viên bán hàng lấy từ danh mục nhân viên bán hàng • Bộ phận thực Bộ phận thực sử dụng hợp đồng Trường lấy từ danh mục phận • Ngày hợp đồng Ngày lập hợp đồng • Số hợp đồng Số thứ tự hợp đồng mã hợp đồng • Theo dõi số dư Trường quy định theo dõi số dư hợp đồng Chọn kiểu: 1- Có, 0- Không Nếu trường theo dõi số dư hợp đồng chọn – Khơng khơng nhập số dư đầu kỳ hợp đồng, trường hợp muốn nhập số dư đầu kỳ hợp đồng để theo dõi số dư trường theo dõi số dư hợp đồng phải chọn 1- Có • Ngày bắt đầu Ngày bắt đầu có hiệu lực hợp đồng • Ngày kết thúc Ngày hết hiệu lực hợp đồng • Mã tiền tệ • Tiền ngoại tệ Loại tiền sử dụng hợp đồng Giá trị hợp đồng theo ngun tệ • Tiền hạch tốn Giá trị hợp đồng quy đổi sang tiền hạch tốn • Phân nhóm kiểu 1/ 2/ Nhóm phân loại theo tính chất 1/ 2/ dùng để lọc liệu báo cáo thực báo cáo phân loại hợp đồng Giá trị trường lấy từ mã nhóm có loại nhóm 1/ 2/ danh mục nhóm hợp đồng • Ghi Các ghi khác liên quan đến hợp đồng • Lấy liệu từ tệp excel Chương trình cho phép đưa liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng Quy trình thực sau: - Vào danh mục; - Nhấn biểu tượng liệu vào tệp này; Fast Accounting Online , chương trình tải tệp mẫu để người dùng chuyển 5/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế toán công nợ phải trả - Sau nhập liệu vào tệp bảng tính, để đưa liệu vào , chọn tệp bảng tính, chương trình chương trình, nhấn biểu tượng tải liệu từ tệp mẫu vào danh mục Ghi cách nhập cột liệu tệp mẫu: - Mã hợp đồng: Kiểm tra tồn danh mục, chưa có thêm (tùy chọn = 0), có sửa thông tin khác (tùy chọn = 1) Độ dài tương ứng với cách nhập hình thêm (sửa) danh mục; - Tên hợp đồng, Tên khác, Số hợp đồng: Nhập tự do, độ dài tương ứng với cách nhập hình thêm (sửa) danh mục; - Ngày ký, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc: định dạng kiểu ngày tháng; - Theo dõi số dư: Chấp nhận giá trị 0; - Mã ngoại tệ, Khách hàng, Nhân viên, Bộ phận, Nhóm 1/2/3: Nhập mã tồn danh mục tương ứng, độ dài tương ứng với cách nhập hình thêm (sửa) danh mục; - Tiền ngoại tệ, Tiền hạch toán: Nhập kiểu số, độ dài tối đa 14 số số lẻ (theo chuẩn chương trình) Ghi lỗi thông báo Khi kết nhập, chương trình báo lỗi số trường hợp sau: - Dữ liệu cột chứa mã đối tượng liên quan khơng có danh mục có, trường hợp này, chương trình rõ địa ô không hợp lệ; - Dữ liệu chuỗi dài độ rộng cho phép: lỗi không xác định; - Dữ liệu có kiểu khơng hợp lệ (ví dụ: 1, có/khơng), trường hợp này, chương trình rõ địa ô không hợp lệ; - Cột mã có giá trị trùng lồng nhau, trường hợp này, chương trình rõ địa ô không hợp lệ; Ghi khác - Nếu quyền "Mới" danh mục, khơng thể chuyển thêm liệu chưa có danh mục từ bảng tính; - Nếu khơng có quyền "Sửa" danh mục, khơng thể sửa liệu có danh mục từ bảng tính Fast Accounting Online 6/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng 1.3 Kế tốn cơng nợ phải trả Danh mục tốn Danh mục quy ước hình thức toán (Tiền mặt, chuyển khoản…) hạn toán (số ngày phép trả chậm/ toán chậm) Mỗi mã tốn tương ứng với hình thức toán hạn toán Mã tốn nhập liệu hình chứng từ có liên quan phát sinh cơng nợ Việc khai báo nhập liệu mã toán hỗ trợ báo cáo liên quan tuổi nợ báo cáo công nợ theo hạn toán, báo cáo nợ hạn… Trường hợp người dùng có in hố đơn trực tiếp từ chương trình thơng tin hình thức tốn in hố đơn phần “Hình thức toán” Chi tiết thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục” 1.4 Danh mục chi phí Danh mục chi phí khai báo trước để nhập liệu hình hóa đơn mua hàng, phiếu nhập chi phí Mơ tả trường • Fast Accounting Online Loại chi phí 7/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả Lấy từ Danh mục loại chi phí khai báo sẵn, chương trình có loại phí để lựa chọn bảo hiểm, vận chuyển chi phí khác • Tiêu thức phân bổ Tùy chọn phân bổ chi phí vào giá mua/ giá bán hàng hố, chọn tiêu thức: - Số lượng, - Thể tích, - Khối lượng, – Giá trị Ví dụ 1: Phân bổ theo số lượng Danh mục chi phí, mã chi phí BD – Chi phí bố dỡ, trường Tiêu thức phân bổ chọn 1- Số lượng Nhập hóa đơn mua hàng gồm vật tư VT1 số lượng 100 VT2 số lượng 200 Ngăn chi chí chọn mã chi phí BD, số tiên 15.000.000 chi phí BD phân bổ cho VT1 [15.000.000 / (100 + 200)]*100 = 5.000.000, Chi phí BD phân bổ cho vật tư VT2 [15.000.000 / (100 + 200)]*200 = 10.000.000 Ví dụ 2: Phân bổ theo thể tích Danh mục chi phí, mã chi phí VC – Chi phí vận chuyển, trường Tiêu thức phân bổ chọn 2- Thể tích Danh mục hàng hóa vật tư: vật tư VT1, ngăn Kích cỡ/ Màu sắc, trường Thể tích chọn 1; Vật tư VT2 ngăn kích cỡ/ Màu sắc trường Thể tích chọn Nhập hóa đơn mua hàng gồm vật tư VT1 số lượng 200 VT2 số lượng 200 Ngăn chi chí chọn mã chi phí VC, số tiên 18.000.000 Chi phí VC phân bổ cho VT1 [18.000.000 / (200 + 400)]*200 = 6.000.000, Chi phí BD phân bổ cho vật tư VT2 [18.000.000 / (200 + 400)]*400 = 12.000.000 Ví dụ 3: Phân bổ theo khơi lượng Danh mục chi phí, mã chi phí KD – Chi phí kiểm định, trường Tiêu thức phân bổ chọn 3- Khối lượng Danh mục hàng hóa vật tư: vật tư VT1, ngăn Kích cỡ/ Màu sắc, trường Khối lượng chọn 2; Vật tư VT2 ngăn kích cỡ/ Màu sắc trường Khối lượng chọn Nhập hóa đơn mua hàng gồm vật tư VT1 số lượng 200 VT2 số lượng 200 Ngăn chi chí chọn mã chi phí KD, số tiên 18.000.000 Chi phí VC phân bổ cho VT1 [18.000.000 / (400 + 200)]*400 = 12.000.000, Chi phí BD phân bổ cho vật tư VT2 [18.000.000 / (400 + 200)]*200 = 6.000.000 Ví dụ 4: Phân bổ theo giá trị Danh mục chi phí, mã chi phí BH – Chi phí Bảo hiểm, trường Tiêu thức phân bổ chọn –Giá trị Nhập hóa đơn mua hàng gồm vật tư VT1 số lượng 100, tiền 1.000.000 VT2 số lượng 200, tiền 2.000.000 Ngăn chi chí chọn mã chi phí BH, số tiên 15.000.000 Chi phí BH phân bổ cho VT1 [15.000.000 / (1.000.000 + 2.000.000)]*1.000.000 = 5.000.000, Chi phí BD phân bổ cho vật tư VT2 [15.000.000 / (1.000.000 + 2.000.000)]*2.000.000 = 10.000.000 Fast Accounting Online 8/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Kế tốn cơng nợ phải trả Mã chứng từ Lấy từ Danh mục chứng từ Mã chứng từ nhằm giới hạn phạm vi sử dụng mã phí chứng từ nên không bắt buộc phải khai báo Nếu khơng khai báo, mã phí sử dụng tất chứng từ (khi duyệt tìm danh mục mã phí) Nếu khai báo mã chứng từ Danh mục, mã phí sử dụng chứng từ Chi tiết thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục” 1.5 Danh mục phân nhóm khách hàng/ncc Danh mục nhóm khách hàng dùng để phân loại khách hàng theo nhóm chính.Các khách hàng phân vào nhóm có chung tính chất hay đặc điểm Ví dụ: Nhóm khách bán bn, bán lẻ hay nhóm khách có chung đặc điểm địa lý Bên cạnh việc phân chia khách hàng theo nhóm, chương trình cịn phân nhóm thành loại nhóm Một loại nhóm tượng trưng cho số nhóm có tính chất phân loại giống Hiện phân thành loại nhóm: 1, Ví dụ: Dùng loại nhóm để tượng trưng cho phân loại “Loại hình doanh nghiệp” Việc phân nhóm khách hàng phục vụ cho việc quản lý lên số liệu báo cáo theo nhóm khách hàng Nếu gọi loại nhóm chiều phân tích, với báo cáo tổng hợp đảo chiều để báo cáo phân tích khác Ví dụ Các chiều nhóm số liệu 1-2-3 loại nhóm nhánh lớn, loại nhóm nhánh con, loại nhóm nhánh nhỏ nhất, sau tới mã khách chi tiết Tương tự ta đảo 3-2-1 (2-3-1)… Một số thao tác cập nhật danh mục • Kết nhập liệu từ tệp bảng tính bảng tính Chương trình cho phép đưa liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng Fast Accounting Online 9/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả Quy trình thực sau: - Vào Danh mục phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp; - Nhấn biểu tượng , chương trình tải tệp mẫu để người dùng chuyển liệu vào tệp này; - Sau nhập liệu vào tệp bảng tính, để đưa liệu vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình tải liệu từ tệp mẫu vào danh mục Ghi cách nhập tệp mẫu: - Loại nhóm: Chấp nhận ký số 1, 3; - Mã nhóm: Định dạng chuỗi, tối đa ký tự Trong trường hợp loại nhóm mã nhóm tồn dịng cột này, chưa có danh mục, chương trình thêm vào, có chương trình thay đổi thơng tin cịn lại chọn "Chép đè"; - Mã nhóm khơng lồng với mã khác; - Mã nhóm khơng chứa ký tự: '`~!@#$%^&*(),;"?/,_ ; - Tên nhóm, Tên khác: Nhập tự tối đa 128 ký tự Ghi khác - Nếu khơng có quyền "Mới", khơng thể chuyển thêm liệu chưa có danh mục từ bảng tính; - Nếu khơng có quyền "Sửa", khơng thể sửa liệu có danh mục từ bảng tính; - Khơng hỗ trợ tệp bảng tính chứa macro; - Bảng tính có phiên 2007 trở lên Chi tiết thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục” 1.6 Danh mục nhóm hợp đồng Danh mục nhóm hợp đồng dùng để phân loại hợp đồng theo nhóm Các hợp đồng phân vào nhóm có chung tính chất hay đặc điểm Ví dụ: Nhóm hợp đồng bán bn, bán lẻ hay nhóm hợp đồng có chung đặc điểm địa lý Fast Accounting Online 10/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng 3.9 Kế tốn cơng nợ phải trả Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua Mô tả trường thơng tin chung - phần • Mã ncc Mã nhà cung cấp trả lại, nhập từ "Danh mục nhà cung cấp" Trường bắt buộc phải nhập • Người giao hàng Người giao hàng phía nhà cung cấp, trường khơng bắt buộc nhập • Mã giao dịch Mã giao dịch phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua có mã giao dịch: - Giảm giá, – Tăng giá Mã giao dịch bắt buộc phải khai báo • Tài khoản công nợ Tài khoản công nợ ghi tăng giảm cơng nợ • Số hố đơn / Số seri/ Ngày hóa đơn Thơng tin hóa đơn lập nhà cung cấp Các thông tin dùng để kê khai chứng từ thuế GTGT đầu vào khai báo danh sách hóa đơn để tốn chi tiết theo hóa đơn sau • Diễn giải • Số chứng từ Phần giải thích thêm thông tin Trường không bắt buộc nhập Fast Accounting Online 46/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế toán công nợ phải trả Số phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua Số phiếu tăng tự động tùy thuộc vào khai báo danh mục chứng từ, nhiên nhập theo hệ thống số chứng từ đặc thù doanh nghiệp • Ngày lập / Ngày hạch toán Ngày lập chứng từ ngày hạch toán phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua Ngày lập chứng từ ngày hạch tốn khác • Tỷ giá Tỷ giá ngoại tệ theo dõi công nợ ngoại tệ Sau chọn mã ngoại tệ, chương trình trả lại tỷ giá gần ngày lập chứng từ nhất, nhiên, khai báo lại tỷ giá • Trạng thái Trạng thái phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua có loại trạng thái sau: - Lập chứng từ; - Chuyển KTTH; - Đã chuyển vào sổ Mô tả trường ngăn Chi tiết • Mã hàng Mã vật tư phiếu nhập hóa đơn • Đvt Đơn vị tính vật tư hàng hóa, lấy danh mục vật tư thay đổi qua đơn vị tính quy đổi trường hợp đặc biệt • Mã kho Những thơng tin chuyển từ hóa đơn, khơng thể sửa trường • Số lượng/ Giá/ Giá nt Cho phép nhập Trường hợp đồng tiền phát sinh khác với đồng tiền hạch tốn (trong options) “Giá” = “Giá nt” * ”Tỷ giá”, phép sửa lại; • Tiền hàng/ Tiền hàng nt Trường hợp đồng tiền phát sinh trùng với đồng tiền hạch tốn “Tiền hàng” = “Số lượng” x ”Giá”, phép sửa lại Ngược lại, khác đồng tiền hạch tốn “Tiền hàng” = “Tiền hàng nt” x ”Tỷ giá”, phép sửa lại Với “Tiền hàng nt” tính tự động “Số lượng” x ”Giá nt”, phép sửa lại • Tk vật tư Tài khoản trả theo tài khoản vật tư phần cập nhật hóa đơn trước khơng phép sửa • Hóa đơn/ Dịng Số hố đơn số dịng hố đơn Trường giá trị phiếu nhập lấy số liệu từ hoá đơn Mô tả trường ngăn thuế GTGT Fast Accounting Online 47/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế toán công nợ phải trả Thông tin thuế chuyển từ phần thơng tin chung Tuy nhiên, sửa số thơng tin khơng nhập trước số trường hợp đặc biệt • Mẫu bc Dùng để lọc lên báo cáo thuế phân hệ báo cáo thuế Bao gồm loại sau: - 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định); - 4- Hàng hố, dịch vụ mua vào khơng có hố đơn; - 5- Hố đơn bán hàng thơng thường • Mã tính chất Tính chất thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào theo qui định Dùng để phân loại lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)” Bao gồm tính chất sau: - 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, phát sinh doanh thu (ngầm định); - 2- Hàng hố, dịch vụ khơng đủ điều kiện khấu trừ - 3- Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế không đủ điều kiện khấu trừ thuế - 4- Hàng hóa dịch vụ dùng chung cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế - 5- Hàng hóa dịch vụ khơng phải tổng hợp lên tờ khai 01/GTGT • Ký hiệu mẫu Trường “Ký hiệu mẫu” ngầm định lấy từ tham số tùy chọn, cho phép sửa lại Chương trình kết xuất lên cột "Ký hiệu mẫu hóa đơn" báo cáo thuế • Số hóa đơn/ Số seri/ Ngày hố đơn Những thơng tin ngầm định chuyển từ phần thông tin chung sang phép sửa lại • Mã nhà cung cấp/ Tên nhà cung cấp / Mã số thuế / Tên hàng hóa – dịch vụ Các thơng tin nhà cung cấp loại hàng hóa hóa đơn • Mã thuế / Tk thuế Thông tin chọn nhập từ danh mục thuế suất thuế GTGT Chú ý: + Nếu mã giao dịch có “Loại chứng từ”=1 – “Giảm giá” thì: lấy ngầm định “tài khoản thuế GTGT đầu vào giảm” (trong danh mục thuế suất GTGT) + Nếu mã giao dịch có “Loại chứng từ”=2 – “Tăng giá” thì: lấy theo “tài khoản thuế GTGT đầu vào” (trong danh mục thuế suất GTGT) • Fast Accounting Online Cục thuế 48/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả Cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế Nếu tài khoản thuế tài khoản cơng nợ cục thuế ghi mã khách hàng sổ chi tiết công nợ Mô tả trường thông tin chung - phần • Mã t.tốn Chọn từ danh mục tốn Chú ý: Nếu mã giao dịch có “Loại chứng từ”=1 chương trình khơng cho nhập “Mã t.tốn”, ngược lại cho nhập Một số thao tác lập phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua • Tạo phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua từ số liệu hóa đơn Tạo phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua, nhấn chuột vào biểu tượng - “Lấy số liệu từ hóa đơn, (cho phép lấy số liệu từ “Hóa đơn mua hàng nước”, “Hóa đơn mua hàng nhập khẩu”, “Phiếu nhập mua - xuất thẳng”) Sau chọn hóa đơn Nhấn "Nhận" để chương trình tự động cập nhật vào phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua dịng hàng hóa chọn từ hóa đơn Chú ý: + Nếu mã giao dịch có “Loại chứng từ”=1 – “Giảm giá” thì: Trường hợp phiếu nhập tháng với phiếu nhập kế thừa: trừ (-) vào tiền hàng phiếu nhập kế thừa Trường hợp phiếu nhập khác tháng với phiếu nhập kế thừa: khơng xử lý phiếu + Nếu mã giao dịch có “Loại chứng từ”=2 – “Tăng giá” thì: Trường hợp phiếu nhập tháng với phiếu nhập kế thừa: cộng (+) vào tiền hàng phiếu nhập kế thừa Trường hợp phiếu nhập khác tháng với phiếu nhập kế thừa: khơng xử lý phiếu 3.10 Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp Fast Accounting Online 49/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế toán công nợ phải trả Mô tả trường thông tin chung - phần • Mã ncc Mã nhà cung cấp, lấy từ Danh mục nhà cung cấp (bắt buộc khai báo) • Người nhận Người nhận hàng, gõ tự Mặc nhiên lấy thông tin từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp • Mã giao dịch • Mã nhập xuất / Tài khoản nợ Chọn – Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp (mã ngầm định) Mã nhập xuất lấy từ danh mục lý Tài khoản nợ, tài khoản hạch tốn cơng nợ nhà cung cấp, lấy từ mã nhập xuất chọn • Số hố đơn Số hố đơn xuất trả lại nhà cung cấp, người sử dụng tự gõ chương trình tự đánh số tuỳ theo khai báo hệ thống • Ký hiệu • Ngày hóa đơn / Ngày hạch toán Số seri hoá đơn xuất trả lại nhà cung cấp Ngày lập phiếu xuất trả ngày hạch toán phiếu chuyển vào sổ • Fast Accounting Online Tỷ giá 50/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả Chọn mã ngoại tệ khai báo tỷ giá ngày lập phiếu xuất • Trạng thái Trạng thái chứng từ Có trạng thái: - Lập chứng từ: Chưa chuyển vào sổ sách nào; - Chuyển KTTH: Nếu có chứng từ thuế VAT hóa đơn chuyển vào sổ sách, báo cáo thuế Nếu chứng từ liên quan tốn theo hóa đơn, chuyển vào sổ công nợ chi tiết theo hóa đơn; - Đã chuyển vào sổ cái: ghi vào tất sổ sách liên quan Mô tả trường ngăn Chi tiết • Mã hàng Mã vật tư xuất trả lại nhà cung cấp Những vật tư nhập trực tiếp lấy số liệu từ phiếu nhập, phiếu kiểm định hóa đơn • Đvt Đơn vị tính vật tư hàng hóa, lấy danh mục vật tư thay đổi qua đơn vị tính quy đổi trường hợp đặc biệt • Mã kho Kho xuất vật tư • Số lượng • Giá Số lượng vật tư xuất trả (bắt buộc khai báo) Đơn giá xuất vật tư theo đồng tiền hạch toán • Tiền Thành tiền vật tư theo đồng tiền hạch tốn • Tk có Tài khoản vật tư, hàng hố Mơ tả trường ngăn Thuế GTGT đầu vào • Mẫu bc Dùng để lọc lên báo cáo thuế phân hệ báo cáo thuế Bao gồm loại sau: • - - 3- Hố đơn giá trị gia tăng (ngầm định); - - 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào khơng có hố đơn; - - 5- Hố đơn bán hàng thơng thường Mã tính chất Tính chất thuế GTGT hàng hố, dịch vụ mua vào theo qui định Dùng để phân loại lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)” Bao gồm tính chất sau: Fast Accounting Online - - 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, phát sinh doanh thu; - - 2- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD không chịu thuế GTGT; 51/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả - - 3- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT không chịu thuế GTGT; - - 4- Hàng hoá, dịch vụ dùng cho TSCĐ chưa phát sinh doanh thu khấu trừ dần theo q; - - 5- Hàng hóa, dịch vụ khơng phải tổng hợp lên tờ khai 01/GTGT Chú ý: - Nếu phiếu xuất sử dụng chứng từ chứng từ có cập nhật trường "Mẫu chứng từ", chương trình ngầm định dùng trường "Mẫu chứng từ" để lên báo cáo thuế - Nếu phiếu xuất sử dụng chứng từ chứng từ khơng cập nhật trường "Mẫu chứng từ", chương trình ngầm định dùng tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" tham số tùy chọn - Nếu tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" tham số tùy chọn không khai báo, chương trình khơng thể báo cáo • Mã thuế Mã thuế GTGT, lấy từ danh mục thuế suất thuế GTGT, thuế suất gán theo • Tk thuế • Cục thuế Tài khoản thuế GTGT ngầm định theo mã thuế phép sửa Cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế • Nhóm hàng Dùng để diễn giải tên mặt hàng trả lại lên bảng kê thuế giá trị gia tăng đầu vào • Ghi Ghi số hoá đơn, ngày hoá đơn mua hàng trước để lên bảng kê thuế giá trị gia tăng đầu vào • Chuyển vào bảng kê thuế đầu Khi chọn chức này, chương trình kiểm tra thơng tin chuyển liệu thuế vào bảng kê thuế đầu Nếu không chọn, với chứng từ chuyển liệu thuế vào bảng kê thuế đầu vào Chi tiết thao tác làm việc với chứng từ đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung cập nhật chứng từ” Fast Accounting Online 52/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả 3.11 Hóa đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp Mô tả trường thơng tin chung - phần • Người nhận Người nhận hàng, gõ tự Mặc nhiên lấy thông tin từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp • Số hố đơn Số Hóa đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp, người sử dụng tự gõ chương trình tự đánh số tuỳ theo khai báo hệ thống Chú ý: - Nếu hóa đơn sử dụng chứng từ chứng từ có cập nhật trường "Ký hiệu mẫu hóa đơn", chương trình ngầm định để kết xuất lên báo cáo thuế - Nếu hóa đơn sử dụng chứng từ chứng từ không cập nhật trường "Ký hiệu mẫu hóa đơn" hóa đơn khơng sử dụng quyển, chương trình ngầm định dùng tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" tham số tùy chọn - Nếu tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" tham số tùy chọn khơng khai báo, chương trình khơng thể báo cáo • Ký hiệu Số seri Hóa đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp • Fast Accounting Online Ngày hóa đơn / Ngày hạch toán 53/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế toán cơng nợ phải trả Ngày lập Hóa đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp ngày hạch toán hóa đơn chuyển vào sổ • Tỷ giá Chọn mã ngoại tệ khai báo tỷ giá ngày lập hóa đơn • Nhóm hàng Dùng để diễn giải tên mặt hàng trả lại lên bảng kê thuế giá trị gia tăng đầu vào • Ghi Ghi số hoá đơn, ngày hoá đơn mua hàng trước để lên bảng kê thuế giá trị gia tăng đầu vào Mô tả trường tab Chi tiết • Đvt Đơn vị tính vật tư hàng hóa, lấy danh mục vật tư thay đổi qua đơn vị tính quy đổi trường hợp đặc biệt • Số lượng • Giá Số lượng vật tư xuất trả (bắt buộc khai báo) Đơn giá xuất vật tư theo đồng tiền hạch tốn • Tiền • Tk có Thành tiền vật tư theo đồng tiền hạch toán Tài khoản vật tư, hàng hoá Ghi chú: Nếu tham số “Hiển thị số lượng, đơn giá hóa đơn mua dịch vụ” có giá trị “1- Có” hiển thị cột đvt, số lượng, giá bán nt, giá bán Mô tả trường tab Thuế GTGT đầu vào • Mẫu bc Dùng để lọc lên báo cáo thuế phân hệ báo cáo thuế Bao gồm loại sau: - 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định); - 4- Hàng hố, dịch vụ mua vào khơng có hố đơn; - 5- Hố đơn bán hàng thơng thường • Mã tính chất Tính chất thuế GTGT hàng hố, dịch vụ mua vào theo qui định Dùng để phân loại lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)” Bao gồm tính chất sau: - 1- Hàng hố, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, phát sinh doanh thu; - 2- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD không chịu thuế GTGT; Fast Accounting Online 54/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả - 3- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT không chịu thuế GTGT; - 4- Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế; - 5- Hàng hóa, dịch vụ khơng phải tổng hợp lên tờ khai 01/GTGT • Mã thuế Mã thuế GTGT, lấy từ danh mục thuế suất thuế GTGT, thuế suất gán theo • Tk thuế • Cục thuế Tài khoản thuế GTGT ngầm định theo mã thuế phép sửa Cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế • Chuyển vào bảng kê thuế đầu Xử lý tương tự phiếu xuất trả lại nhà cung cấp Nếu có chọn, chuyển bảng kê thuế đầu ra, ngược lại chuyển vào bảng kê thuế đầu vào số tiền ghi âm Xử lý 4.1 Phân bổ tiền hàng trả cho hóa đơn Chức dùng để phân bổ số tiền trả nhà cung cấp cho hố đơn mua hàng Màn hình phân bổ lên phiếu chi, giấy báo nợ mã giao dịch = 2, để phân bổ Màn hình “Phân bổ tiền hàng trả cho hóa đơn” Fast Accounting Online 55/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Kế tốn cơng nợ phải trả Số phiếu Số phiếu thu tiền Các chứng từ toán chọn danh sách là: - Báo nợ; - Phiếu chi; - Hoá đơn xuất trả lại nhà cung cấp; - Hóa đơn điều chỉnh giá hàng mua(giảm); - Hóa đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp; - • Số hóa đơn Số hóa đơn nhà cung cấp mà doanh nghiệp chưa toán chưa tốn hết Số hóa đơn lấy từ danh sách hóa đơn chưa tất tốn Các hố đơn chọn danh sách là: - Hóa đơn mua hàng nước; - Hóa đơn mua hàng nhập khẩu; - Hóa đơn mua dịch vụ; - Hóa đơn điều chỉnh giá hàng mua(tăng); - Hóa đơn nhập mua - xuất thẳng; - • Fast Accounting Online Thanh toán ngoại tệ 56/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả Thanh toán theo đồng tiền giao dịch chứng từ tốn • Thanh tốn quy đổi Nếu đồng tiền giao dịch bút tốn điều chỉnh bên có khác với đồng tiền giao dịch hóa đơn chương trình cho phép cập nhật trường để nhập số tiền qui đổi đồng tiền giao dịch hóa đơn Ngược lại, đồng tiền giao dịch chứng từ toán giống với đồng tiền giao dịch hóa đơn chương trình khơng cho cập nhật trường • Thanh tốn Số tiền tốn tính theo đồng tiền hạch tốn Nếu đồng tiền giao dịch đồng tiền hạch tốn khơng trường Trường số tiền ngoại tệ nhân với tỷ giá quy đổi phép sửa Cách nhập trường Thanh toán ngoại tệ/Thanh toán qui đổi/Thanh toán: Giả sử tiền hạch toán VND ngoại tệ USD Các hướng dẫn diễn đạt trường hợp chứng từ toán phân bổ cho hoá đơn - Trường hợp VND-VND: Nhập theo thứ tự VND-VND-VND; - Trường hợp USD-VND: Nhập theo thứ tự USD-VND-VND ; - Trường hợp USD-USD: Nhập theo thứ tự USD-USD-USD ; - Trường hợp VND-USD: Nhập theo thứ tự VND-USD-VND Các thao tác • Chọn chứng từ chi tiền Đứng grid côt Số phiếu bấm vào biểu tượng chương trình cho lên danh sách phiếu chi để chọn phân bổ • Chọn hóa đơn Đứng gird cột số hóa đơn bấm vào biểu tượng chương trình cho lên danh sách hóa đơn • Phân bổ tiền cho hóa đơn Gõ giá trị tiền phiếu chi phân bổ cho hóa đơn vào tốn Nhấn nút lưu để lưu lại gái trị phân bổ cho hóa đơn 4.2 Đánh giá chênh lệch tỷ giá cho hóa đơn ngoại tệ Khi ta sử dụng chức đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ chương trình đánh giá chênh lệch cho tài khoản ngoại tệ Như vậy, vào kỳ sau ta chi trả (hoặc chi tiền) chi tiết cho hóa đơn chương trình đánh giá chênh lệch tỷ giá sai Do vậy, cuối kỳ việc đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, ta phải thực chức đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho hóa đơn để chương trình cập nhật tỷ giá cuối kỳ cho hóa đơn Lưu ý: Nếu doanh nghiệp khơng có nhu cầu theo dõi cơng nợ tốn cơng nợ chi tiết theo hố đơn khơng cần phải thực chức Màn hình “Đánh giá chênh lệch tỷ giá cho hóa đơn” Fast Accounting Online 57/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả Giải thích trường • Kỳ /Năm • Mã ngoại tệ • Tỷ giá Kỳ với năm hóa đơn đánh giá chênh lệch tỷ giá Mã ngoại tệ hóa đơn đánh giá chênh lệch tỷ giá Tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ ngoại tệ dùng, người dùng nhập vào, để đánh giá chênh lệch tỷ giá cho hóa đơn • Loại Có tuỳ chọn: • - 1- Đánh giá - 0- Xoá đánh giá Đơn vị Đơn vị sở chọn để đánh giá chênh lệch cho hóa đơn Thao tác đánh giá • Chọn kỳ Việc đánh giá chênh lệch tỷ giá cho hóa đơn thực tháng thuộc năm tài Trước vào hình đánh giá chênh lệch tỷ giá cho hóa đơn chương trình đưa hình chọn đánh giá chênh lệnh tỷ giá • Chọn ngoại tệ Trước tạo bút toán chênh lệch tỷ giá, ta phải chọn ngoại tệ đánh giá kỳ nhập tỷ giá cuối kỳ để đánh giá • Tạo đánh giá chênh lệch tỷ giá/ xóa bút tốn chênh lệch tỷ giá Trong trường Loại chọn 1-Đánh giá để đánh giá chênh lệch tỷ giá chọn 0- Xóa đánh giá để xóa đánh giá chênh lệch tỷ giá cho hóa đơn Sau nhấn "Nhận" "Hủy" tiếp tục hủy bỏ Fast Accounting Online 58/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng 4.3 Kế tốn cơng nợ phải trả Tính lại tổng số tiền trả cho hóa đơn Chức dùng để tính lại tổng số tiền trả cho hóa đơn mà doanh nghiệp trả tiền cho nhà cung cấp theo nhiều lần tổng hợp lại 4.4 Điều chỉnh số dư công nợ đầu kỳ Điều chỉnh số dư công nợ đầu kỳ dùng để điều chỉnh sai sót năm trước mà không cần sửa số liệu năm trước Người dùng cập nhật số dư nợ/ dư nợ ngoại tệ số dư có/ dư có ngoại tệ cho tài khoản cơng nợ mã khách, chương trình tự động lấy số liệu làm số dư đầu kỳ năm điều chỉnh Sau nhập điều chỉnh thay hồn tồn số liệu số liệu cân đối, xóa điều chỉnh thay đổi lại trước Nếu không muốn sử dụng số điều chỉnh phải dùng chức kết chuyển số dư sang năm sau 4.5 Kết chuyển số dư hợp đồng sang năm sau Fast Accounting Online 59/60 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kế tốn cơng nợ phải trả Nếu muốn theo dõi số dư hợp đồng sang năm khác sử dụng hình Đầu tiên, người dùng chọn năm có số dư hợp đồng muốn chuyển chọn năm cần chuyển sang Sau đó, nhấn nút “Nhận” để chuyển Fast Accounting Online 60/60