3 Cập nhật chứng từ
3.5 Phiếu nhập chi phí mua hàng
Mô tả các trường thông tin chung - phần trên
• Mã ncc
Mã nhà cung cấp trả lại, được nhập từ Danh mục nhà cung cấp. Trường này bắt buộc phải nhập.
• Người giao hàng
Người giao hàng phía nhà cung cấp, trường này không bắt buộc nhập.
• Diễn giải
Phần giải thích thêm thông tin của chi phí mua hàng. Trường này không bắt buộc nhập.
• Tài khoản có
Tài khoản ghi có đối ứng tài khoản hàng mua. Trường này bắt buộc phải nhập.
Lưu ý, phiếu nhập chi phí cũng là một trong những chứng từ sẽ bị khử bút toán trùng, do đó nếu là tài khoản tiền mặt, tiền gửi thì sẽ phải nhập bút toán tại phân hệ tiền mặt.
• Mã giao dịch
Mã giao dịch của phiếu nhập chi phí mua hàng.Phiếu nhập chi phí mua hàng có 2 mã giao dịch: 1- Phát sinh trong nước, 2- Phát sinh ở nước ngoài. Mã giao dịch bắt buộc phải khai báo.
Đối với mã chi phí có tiêu thức phân bổ dựa vào giá trị thì liên quan đến mã giao dịch=1, chương trình sẽ lấy tiền hàng của vật tư, hàng hoá trong phiếu nhập cần phân bổ chi phí (không bao gồm chi phí, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụđặc biệt nếu có) để làm hệ số phân bổ. Ngược lại, với mã giao dịch=2 thì chương trình sẽ lấy tiền hàng thực nhập của vật tư, hàng hoá (đã bao gồm chi phí, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụđặc biệt nếu có) làm hệ số phân bổ.
• Số hoá đơn / Số seri/ Ngày hóa đơn
Thông tin hóa đơn được lập bởi nhà cung cấp. Các thông tin này được dùng để kê khai chứng từ thuế GTGT đầu vào hoặc khai báo danh sách các hóa đơn để thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn sau này.
• Số chứng từ
Số phiếu nhập chi phí mua hàng. Số phiếu được tăng tự động tùy thuộc vào khai báo trong danh mục các chứng từ, tuy nhiên có thể nhập theo hệ
thống số chứng từđặc thù của từng doanh nghiệp.
• Ngày lập / Ngày hạch toán
Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán phiếu nhập chi phí mua hàng. Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán có thể khác nhau.
• Tỷ giá
Tỷ giá của ngoại tệ nếu theo dõi công nợ ngoại tệ. Sau khi chọn mã ngoại tệ, chương trình sẽ trả lại tỷ giá gần ngày lập chứng từ nhất, tuy nhiên, có thể khai báo lại tỷ giá.
• Trạng thái
Trạng thái của chứng từ. Có 3 trạng thái:
- Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
- Chuyển KTTH: Nếu có chứng từ thuế VAT thì hóa đơn sẽ chuyển vào sổ sách, báo cáo thuế. Nếu là chứng từ liên quan thanh toán theo hóa
đơn, sẽđược chuyển vào sổ công nợ chi tiết theo hóa đơn; - Đã chuyển vào sổ cái: ghi vào tất cả sổ sách liên quan.
Mô tả các trường ngăn Chi tiết
• Mã hàng
Mã vật tư trong phiếu nhập hoặc hóa đơn cần phân bổ.
• Đvt
Đơn vị tính của vật tư hàng hóa, có thể được lấy mặc nhiên như trong danh mục vật tư nhưng cũng có thể thay đổi qua đơn vị tính quy đổi trong những trường hợp đặc biệt.
• Mã kho / Mã vị trí / Mã lô/ Số lượng
Những thông tin được chuyển từ hóa đơn cần phân bổ, không thể sửa những trường này.
• Vụ việc
Vụ việc mua hàng… liên quan đến vật tư nhập hàng.
• Chi phí
Chi phí đã được phân bổ chi tiết cho các mặt hàng trong hóa đơn.
• tài khoản nợ
Tài khoản này được trả về theo tài khoản vật tư trong phần cập nhật phiếu nhập mua hàng trước đó và không được phép sửa.
• Hóa đơn/ Dòng
Số hoá đơn và số dòng trên hoá đơn. Trường này chỉ hiện giá trị nếu phiếu nhập lấy số liệu từ hoá đơn.
Mô tả các trường ngăn Chi phí
Ngăn chi phí dùng để cập nhật các chi phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng.
• Mã chi phí
Mã chi phí được kèm theo hóa đơn, được lấy từ Danh mục chi phí.
• Tiền
Tiền chi phí liên quan đến việc mua hàng. Các khoản theo từng mã chi phí sẽđược phân bổ cho từng vật tư trong hóa đơn theo tiêu thức phân bổ đặc trưng của từng mã phí. Tiêu thức phân bổ phụ thuộc vào việc lập danh mục phí.
• Thao tác phân bổ chi phí mua hàng
Phiếu nhập chi phí mua hàng cho phép phân bổ một hoặc nhiều hóa đơn.
- Phân bổ cho 1 hóa đơn:
Trên màn hình phiếu nhập chi phí, nhấn nút “ - “Xóa chi tiết và chọn phiếu nhập”. Nhập các thông tin điều kiện lọc. Nhấn để lọc phiếu nhập cần phân bổ chi phí. Chức năng này chỉđược cập nhật 1 hóa đơn, khi chọn hóa đơn khác thì dữ liệu cũ sẽ bị xóa đi.
- Phân bổ cho nhiều hóa đơn:
Trên màn hình phiếu nhập chi phí, nhấn nút “ - “Chọn phiếu nhập”. Nhập các thông tin điều kiện lọc. Nhấn để lọc phiếu nhập cần phân bổ
chi phí. Cập nhật chi tiết phân bổ cho hóa đơn đã chọn, nhấn nhận. Sau
- Phân bổ thủ công:
Trong trường hợp không chấp nhận kết quả phân bổ do máy tính thực hiện, nhấn nút “ sau đó nhập chi tiết kết quả chi phí.
- Khi thêm mới phiếu và lưu, chương trình sẽ phân bổ tựđộng;
- Chứng từđã được phân bổ tựđộng (trước đây), sau khi sửa thêm chi phí và lưu lại thì chương trình sẽ phân bổ tựđộng;
- Nếu người dùng đã nhấn vào phân bổ ( )/sửa phân bổ ( ) thì chương trình sẽ không phân bổ tự động và luôn kiểm tra lại tổng chi phí giữa 2 ngăn chi tiết và chi phí.
Mô tả các trường ngăn thuế GTGT
Thông tin về thuếđược chuyển từ phần thông tin chung. Tuy nhiên, cũng có thể sửa một số thông tin không được nhập trước đó hoặc trong một số
trường hợp đặc biệt.
• Mẫu bc
Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuếở phân hệ báo cáo thuế. Bao gồm các loại sau:
- 3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);
- 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn; - 5- Hoá đơn bán hàng thông thường.
• Mã tính chất
Tính chất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào theo qui định. Dùng
để phân loại khi lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)”.
Bao gồm các tính chất sau:
- 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh doanh thu (ngầm định);
- 2- Hàng hoá, dịch vụ không đủđiều kiện khấu trừ;
- 3- Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không đủ điều kiện khấu trừ thuế;
- 4- Hàng hóa dịch vụ dùng chung cho dự án đầu tưđủđiều kiện khấu trừ thuế;
- 5- Hàng hóa dịch vụ không phải tổng hợp lên tờ khai 01/GTGT.
• Mẫu hóa đơn
Trường “Mẫu hóa đơn” ngầm định lấy từ tham số tùy chọn, cho phép sửa lại.
Chương trình sẽ xét thứ tựưu tiên để kết xuất lên cột "Ký hiệu mẫu hóa
đơn" của báo cáo thuế:
- Nếu trường “Mẫu hóa đơn” có cập nhật, chương trình sẽ ngầm định dùng trường này để lên báo cáo thuế;
- Nếu trường “Mẫu hóa đơn” không cập nhật, chương trình sẽ ngầm định dùng tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" trong tham số tùy chọn;
- Nếu tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu vào ngầm định" trong tham số tùy chọn không khai báo, chương trình sẽ không thể hiện trên báo cáo.
• Số hóa đơn/ Số seri/ Ngày hoá đơn
Những thông tin này được ngầm định chuyển từ phần thông tin chung sang và được phép sửa lại.
• Mã nhà cung cấp/ Tên nhà cung cấp / Mã số thuế / Tên hàng hóa – dịch vụ
Các thông tin về nhà cung cấp và loại hàng hóa của hóa đơn.
• Mã thuế / tài khoản thuế
Thông tin được chọn nhập từ danh mục thuế suất thuế GTGT.
• Cục thuế
Cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế.
Mô tả các trường thông tin chung - phần dưới
• Mã t.toán
Chọn từ danh mục thanh toán.
Chi tiết các thao tác làm việc với chứng từđề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về