Một số giải pháp nhằm nâng các hiệu quả phương thức thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân

Một số giải pháp nhằm nâng các hiệu quả phương thức thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân

LUẬN VĂN:

Một số giải pháp nhằm nâng các hiệu quả

phương thức thanh toán điện tử tại Ngân

hàng Công thương Thanh Xuân

Phần mở đầu

Hiện nay với sự hoạt động của hệ thống ngân hàng 2 cấp, Ngân hàng Nhà nước

và các Ngân hàng thương mại đã đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế, phục vụ tốt các đối tượng của mình Đặc biệt trong thời kỳ mở cửa của nền kinh tế, với sự hoạt đông của nhiều thành phần kinh tế, dưới sự quản lý của nhà nước Nó tạo ra môi trường hoạt động thuận lợi làm cho các chức năng của ngân hàng ngày càng được hoàn thiện và bộc lộ rõ nét nhất

Cùng với sự phát triển của các ngành kinh tế trong cả nước, hệ thống Ngân hàng đã có một bước phát triển về mọi mặt theo định hướng của đất nước và phục vụ tốt nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội trên phạm vi cả nước

Trước đây ngân hàng tồn tại hình thức mà ở đó các nhà kinh doanh tiền tệ tức

là ngân hàng nhận giữ tiền cho khách hàng, rồi tiến tới các nghiệp vụ đổi tiền, chuyển tiền, thanh toán hộ Và ngân hàng chính thức ra đời gắn liền với nghiệp vụ chính là huy động tiền gửi để cho vay và là trung gian để thanh toán cho nền kinh tế Nhưng lúc

đó Ngân hàng tồn tại theo một hệ thống trong đó các ngân hàng độc lập với nhau gọi

là hệ thống ngân hàng 1 cấp Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và đòi hỏi sự ổn định trong lưu thông thì hệ thông ngân hàng 2 cấp ra đời, với chức năng của Ngân hàng Thương mại là trung gian tín dụng, trung gian thanh toán đối với nền kinh tế Đây là cả một quá trình phát triển và là những bước ngoặc trong quan hệ lưu thông kinh tế, khi hệ thống ngân hàng ra đời cùng với sự ra đời của chức năng trung gian, thanh toán không dùng tiền mặt đã mang lại một ý nghĩa hết sức to lớn Từ đó ngân hàng đứng ra thực hiện các dịch vụ thanh toán cho khách hàng như: (chuyển tiền, thanh toán tiền hàng, dịch vụ ) trên cở sở tổ chức một mạng lưới thanh toán, dịch vụ trên phạm vi toàn hệ thống

Để thực hiện chủ trương không ngừng đổi mới công nghệ thanh toán của ngân hàng như hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới phương thức phục vụ khách

966 ngày 25/06/1995 của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam

Tuy phương thức thanh toán điện tử trong hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam mới được thực hiện từ ngày 01/07/1996 đến nay nhưng kết quả đã cho thấy việc thanh toán điện tử là rất cần thiết, và việc thanh toán rất nhanh chóng, từ đó giảm được một khối lượng tiền mặt trong lưu thông trên thị trường, thúc đẩy quá trình đổi mới công nghệ thanh toán ngân hàng Bên cạnh những ưu điểm thì phưong thức thanh toán điện tử cũng còn một số hạn chế cần được nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa

Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của Ngân hàng thương mại nói chung

và của Chi nhánh Ngân hàng Công thương Thanh Xuân nói riêng Vì vậy tôi đã mạnh dạn chọn đề tài :

“ Một số giải pháp nhằm nâng các hiệu quả phương thức thanh toán điện

tử tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân”

Nội dung của đề tài : Ngoài lời đầu và kết luận, luận văn được bố cục thành 3 chương

Chương I: Cơ sở lý luận về thanh toán không dùng tiền mặt nói chung và thanh

toán giữa các ngân hàng nói riêng

Chưong II: Thực trạng tổ chức thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công thương

Thanh Xuân

Chưong III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thanh toán điện tử tại

Ngân hàng Công thương Thanh Xuân

“Các Mác”, tiền tệ có thể biểu hiện theo định nghĩa sau: Tiền tệ là phương tiện trao đổi (H - T - H) với tính chất môi giới làm cho mọi quan hệ trở nên dễ dàng và cùng với sự phát triển của sản xuất lưu thông hàng hoá, tiền là phương tiện để thanh toán các khoản

nợ về hàng hoá , dịch vụ trao đổi trước đây Khi chức năng phương tiện thanh toán xuất hiện tức là phát sinh quan hệ tín dụng giữa người mua và bán chịu hàng hóa điều

đó làm thay đổi khối lượng cần thiết cho lưu thông

Trong quá trình tái sản xuất, xã hội được diễn ra liên tục và không ngừng mở rộng, trong đó phát sinh nhiều quan hệ phức tạp đa dạng giữa người sản xuất này và người sản xuất khác, giữa các đơn vị với nhau Thực hiện chức năng phương tiện thanh toán như thanh toán về các khoản mua bán về hàng hoá, dịch vụ nộp thuế, trả lương.v.v cho nên việc tổ chức thanh toán không dùng tiền mặt là rất cần thiết và quan trọng nó góp phần vào việc rút ngắn thời gian chu chuyển vốn và phát triển sản xuất Mặt khác thanh toán khối lượng giá trị lớn thì rất khó mà còn là nguyên nhân ảnh hưởng đến nền kinh tế Như việc quan hệ thanh toán ngày càng nhiều với giá trị lớn, các bên thanh toán lại ở xa nhau thì đòi hỏi phải cần một khối lượng tiền mặt rất lớn để đáp ứng nhu cầu thanh toán trên Trong trường hợp này sẽ làm mất ổn định về tiền tệ, không an toàn trong việc thanh toán

Bên cạnh đó Ngân hàng với vai trò là tổ chức trung gian tài chính đã tập trung được các nguồn lực trong nền kinh tế đem lại cho các Doanh nghiệp và các tầng lớp dân cư trong XH vay, tạo điều kiện và thúc đẩy nền kinh tế phát triển Có thể nói đây

là nét nổi bật của hệ thống Ngân hàng

Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các Ngân hàng trong nền kinh tế được nhanh chóng, chính xác từ đó góp phần phát triển nhanh tốc độ luân chuyển vốn Tăng cường quá trình kiểm soát và nghiệp vụ thanh toán, hạn chế việc thanh toán bằng tiền mặt giữa các địa phương với nhau , tránh hiện tượng tham ô, đảm bảo an toàn về tài sản, giảm chi phí

Phát huy vai trò của Ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán của nền kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho hoạt động Ngân hàng Quá trình thanh toán giữa các Ngân hàng với nhau là một khâu của quá trình thanh toán không dùng tiền mặt Để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường, sản xuất phát triển việc lưu thông hàng hoá ngày càng phát triển cho nên việc thanh toán giữa các tổ chức , đơn vị kinh tế, hoặc cá nhân với nhau đòi hỏi phải được nhanh chóng và đa dạng vì thực tế hiện nay các đơn

vị, tổ chức kinh tế cá nhân họ có quyền mở tài khoản ở các Ngân hàng khác nhau Vì vậy việc thanh toán giữa các Ngân hàng với nhau là một yêu cầu rất cần thiết và khách quan

3 Các nguyên tắc:

a Quy định đối với khách hàng:

* Quy định đối với bên mua (bên phải trả)

''Để thực hiện thanh toán đầy đủ, kịp thời, các chủ tài khoản (bên trả tiền) phải

có đủ số dư trên tài khoản Mọi trường hợp thanh toán vượt quá số dư trên tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc nhà nước là vi phạm chế độ thanh toán và phải bị xử lý theo pháp luật ''

Quy định này nhằm tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các bên tham gia thanh toán, giúp cho người chi trả cũng như người thụ hưởng chủ động vốn của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần tăng nhanh vòng quay vốn của các đơn vị kinh tế cũng như tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn trong toàn bộ nền kinh

tế

* Quy định đối với bên bán (bên thụ hưởng)

''Người thụ hưởng khi nhận được các chứng từ thanh toán phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ này (ghi đầy đủ mọi yếu tố quy định, không sửa chữa tẩy xoá các chữ ký và dấu phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký ở ngân hàng) Nộp các chứng từ thanh toán vào ngân hàng đúng với thời gian quy định cho từng loại chứng từ Nếu thiếu một trong các điều kiện trên, giấy tờ thanh toán sẽ không hợp lệ, không có giá trị thanh toán ''

Quy định này nhằm bảo vệ an toàn tài sản cho các khách hàng kể cả người chi trả, người thụ hưởng và ngân hàng tránh tình trạng sơ hở để kẻ gian lợi dụng tham ô

b Quy định đối với ngân hàng (người thực hiện thanh toán)

Ngân hàng Thương mại và kho bạc nhà nước có trách nhiệm thực hiện các uỷ nhiệm thanh toán của chủ tài khoản, đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn, thuận tiện Các Ngân hàng Thương mại và kho bạc nhà nước có trách nhiệm chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản trong phạm vi số dư tài khoản tiền gửi theo yêu cầu của chủ tài khoản

Ngân hàng Thương mại và kho bạc Nhà nước có trách nhiệm kiểm tra khả năng thanh toán của chủ tài khoản (bên trả tiền) trước khi thực hiện việc thanh toán, đồng thời được quyền từ chối thanh toán nếu tài khoản không đủ tiền hoặc chứng từ thanh toán không đầy đủ các yếu tố quy định Ngân hàng Thương mại hay kho bạc nhà nước không chịu trách nhiệm về nội dung liên đới của hai bên khách hàng Nếu do thiếu sót trong quá trình thanh toán gây thiệt hại cho khách hàng thì ngân hàng và kho bạc nhà nước phải bồi thường thiệt hại tuỳ theo mức độ

- Ngân hàng Thương mại và kho bạc nhà nước chỉ cung cấp số liệu trên tài khoản khách hàng cho các cơ quan bên ngoài khi có văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo qui định của pháp luật

- Khi thực hiện các dịnh vụ thanh toán cho khách hàng, ngân hàng được thu phí theo qui định của Thống đốc ngân hàng nhà nước

Qui định này đã hoàn toàn xoá bỏ mặc cảm trước đây của khách hàng về thanh toán ngân hàng, tạo sự tin tưởng tuyệt đối của khách hàng khi mà họ có số lượng vốn không nhỏ giữ tại ngân hàng và uỷ quyền cho ngân hàng thanh toán

Qui định cũng phân biệt trách nhiệm vật chất, pháp lý rõ ràng giữa ngân hàng

và khách hàng khi một trong hai bên vi phạm chế độ thanh toán, nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và quy định những khoản phí mà họ phải trả cho ngân hàng khi thực hiện thanh toán Việc thu phí dịch vụ thanh toán làm tăng khoản thu nhập của ngân hàng

4 Các phương thức thanh toán:

Để phù hợp với điều kiện phát triển của nền kinh tế và ngày càng hoàn thiện phương thức thanh toán không dùng tiền mặt Ngân hàng Nhà nước Việt Nam luôn đưa

ra các văn bản, thể lệ, qui định mới nhằm đổi mới nâng cấp và mở rộng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt Đặc biệt các văn bản gần đây nhất ban hành năm

1994, đưa ra một số vấn đề đổi mới phương thức thanh toán không dùng tiền mặt với

sự mở rộng của phương thức thanh toán bằng ngân phiếu và séc cá nhân

Về thanh toán không dùng tiền mặt quyết định của Thống đốc NHNN ban hành

“ Thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt ” số 22/QH - NH1 ngày 21/02/1994, thông

tư 08/TT ngày 02/06/1994 và QĐ 30, thông tư 07 /TT - NH1 ngày 27/12/1996 về hướng dẫn thực hiện quy chế phát hành và sử dụng séc

Ngoài các nhiệm vụ của Ngân hàng thì công tác tập trung và điều hòa vốn trong từng hệ thống Ngân hàng, hoặc cấp phát về vốn cố định , cũng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụ thanh toán giữa các Ngân hàng với nhau Do cơ cấu tổ chức của hệ thông Ngân hàng Việt Nam hiện nay, các Ngân hàng Thương mại được tổ chức thành lập từ trung ương đến cơ sở hạch toán toàn ngành Vì vậy thanh toán giữa giữa các đợn vị và

tổ chức kinh tế với nhau thì ngân hàng thực hiện theo các phương thức sau:

 Phương thức thanh toán liên hàng

 Phương thức thanh toán bù trừ

 Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước hoặc qua tài khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác

 Phương thức thanh toán uỷ nhiệm chi thu hộ, chi hộ

Sau đây là nội dung của từng phương thức từ đó nêu lên ưu nhược điểm, của phương thức đó

a/ Phương thức thanh toán liên hàng:

Phương thức thanh toán liên hàng được áp dụng trong cùng một hệ thống, mỗi Chi nhánh NH tham gia thanh toán liên hàng có số hiệu liên hàng riêng do Tổng giám đốc Ngân hàng Thương mại đó qui định

Các nghiệp vụ giao dịch thanh toán liên hàng của các Chi nhánh theo sự uỷ nhiệm của Ngân hàng Thương mại cấp trên và được áp dụng theo quy định hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong toàn hệ thống

Đối với phương thức thanh toán liên hàng thì thực hiện kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung: phương thức này đòi hỏi việc sử lý của NHA và NHB và của Trung tâm thanh toán phải chính xác, nhanh chóng đồng thời điều kiện về kỹ thuật tin học, thông tin giữa các NH và Trung tâm thanh toán phải đồng bộ, đạt trình độ phát triển cao

Thực hiện chủ trương của Chủ tịch hội đồng quản trị NHCT Việt Nam, cải tiến công tác thanh toán từng bước tiến tới hiện đại hóa Ngân hàng, NHCT Việt Nam đã thực hiện phương thức thanh toán điện tử từ ngày 01/07/1997

b/ Phương thức thanh toán bù trừ:

Thanh toán bù trừ giữa các NH khác hệ thống trên cùng một địa bàn có mở tài khoản tiền gửi tại NHNN do NHNN đó tổ chức, là thành viên của Trung

tâm thanh toán bù trừ, thực hiện theo nguyên tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ giữa các NH với nhau theo QĐ số 181 NH - QĐ ngày 10/10/1991 của Thống đốc NHNN Việt Nam Còn các NH cùng hệ thống thì chỉ tham gia giao nhận séc ngoại bảng , Uỷ nhiệm thu với nhau tại Trung tâm thanh toán bù trừ

 Điều kiện tham gia thanh toán bù trừ:

 Phải có tài khoản tiền gửi tại NHNN

 Phải tuân thủ và thực hiện đúng đầy đủ các nguyên tắc tổ chức kỹ thuật nghiệp vụ của NHNN chủ trì

 Phải có giấy đề nghị tham gia thanh toán bù trừ

 Phải đảm bảo số liệu nhất trí với nhau, số liệu trong thanh toán bù trừ phản ánh đúng

 Nguyên tắc thanh toán bù trừ:

+ Xác định kết quả thanh toán bù trừ của các thành viên NH thì NHNN (chủ trì ) phải tổng hợp số liệu phải thu hoặc phải trả, phải thanh toán giữa các NH thành viên này với tất cả các thành viên khác

+ Nếu thiếu khả năng thanh toán thì các NH thành viên phải khẩn trương nộp tiền mặt hoặc ngân phiếu và TKTG tại NHNN Trường hợp NH thành viên không

có đủ tiền mặt hoặc ngân phiếu để nộp, thì NH thành viên đó xin vay bù đắp thiếu hụt trong thanh toán bù trừ (với lãi suất ngày 0,06 % ngày)

+ Nếu 3 lần liên tiếp các NH thành viên đó không có khả năng thanh toán NHNN chủ trì sẽ đình trỉ việc thanh toán bù trừ của NH thành viên đó

 Chứng từ thanh toán trong thanh toán bù trừ:

- Chứng từ làm cơ sơ trong thanh toán bù trừ:

- NH chủ trì hoặc Trung tâm thanh toán bù trừ lập

 Bảng tổng hợp kết quả thanh toán bù trừ (biều 15)  Bảng tổng hợp kết quả thanh toán bù trừ (biều 16)

Các bên tham gia thanh toán bù trừ các NH thành viên, NHNN (chủ trì) phải chấp hành đầy đủ các quy định trong thanh toán Vì vậy các NH phải tăng cường nghiên cứu, đổi mới công nghệ, phục vụ tốt cho công tác thanh toán bù trừ, vì đây là phương thức thanh toán phổ biến hiện nay

c/ Phương thức thanh toán qua TKTG tại NHNN hoặc qua TKTG tại tổ chức tín dụng khác:

 Tại NHNN bên trả tiền:

Đối với khoản thanh toán của khách hàng trả tiền cho đơn vị bán hàng, hoặc cung ứng lao vụ.v.v tại NHB mà khác hệ thống, khác thành phố, tỉnh thì NH phục vụ bên mua phải lập 3 bảng kê (mẫu số 3) kèm với chứng từ của khách hàng mang đến NHNN, nơi NH mình mở TKTG để nộp Bảng kê chứng từ được lập riêng cho từng Ngân hàng

Ngân hàng Nhà nước nhận được bảng kê và kèm chứng từ trên, sau khi kiểm soát hợp lệ, đủ điều kiện để thanh toán, NHNN tiến hành thanh toán ngay Đối với NH thụ hưởng mở TK khác tỉnh, thành phố

Nợ : TKTG Ngân hàng bên trả tiền

Có : TKTG Ngân hàng bên thụ hưởng

( Đối với trường hợp này thì rất ít vì chủ yếu các NH đều tham gia thanh toán

bù trừ)

 Tại NH bên nhà nước thụ hưởng:

Nhận được giấy báo có liên hàng (điện tử ) sau khi kiểm tra sử lý chứng từ theo quy định của chế độ thanh toán liên hàng Ngân hàng Nhà nước thụ hưởng hạch toán:

Nợ : Liên hàng đến

Có : TK thích hợp (Các thành viên NH)

Đồng thời giữ giấy báo có cho các thành viên Ngân hàng

Căn cứ vào giấy báo có cho khách hàng phương thức thanh toán qua TK tiền gửi tại NHNN của trường hợp trên hiện nay ít thực hiện, vì thực tế chủ yếu những món liên hàng đến hết giờ thanh toán bù trừ thì NHNN mới hạch toán vào TK tiền gửi của các NH thành viên Thanh toán theo phương thức trên thì làm cho tốc độ thanh toán vốn chậm

 Phương thức thanh toán Uỷ nhiệm Thu - Chi hộ:

Đây là việc tổ chức tín dụng mở TK Tiền gửi thanh toán tại 1 NH khác để giao dịch thanh toán - Uỷ nhiệm, Chi hộ, Thu hộ giữa các NH, tổ chức tín dụng có quan hệ thanh toán với nhau theo hợp đồng 2 bên đã ký quy định và thỏa thuận với nhau

Trường hợp phát sinh các khoản Thu hộ - Chi hộ NH phát sinh phải giữ các chứng từ thanh toán cho NH có quan hệ

Phương thức này ít áp dụng, hiện nay chủ yếu các kho bạc nhà nước sử dụng phương thức này

Trong những năm qua hệ thống NH nói chung và NH công thương nói riêng đã thực hiện chủ trương hiện đại hoá công nghệ NH, đây là một trong định hướng lớn của ban lãnh đoạ NHNN đề ra cho toàn nghành thực hiện trong giai đoạn 1996 - 2000

Thực hiện chủ trương trên, trong lĩnh vực thanh toán của các NH thương mại đã được những kết quả to lớn và rất cơ bản, đã chuyển từ phương pháp thủ công sang điện

tử tin học, từng bước hội nhập với các hoạt động của tổ chức tài chính tiền tệ trong khu vực và trên thế giơí Kể từ ngày 01/07/1996 NHCT Việt Nam đã thực hiện quy trình thanh toán điện tử

II - Phương thức thanh toán điện tử ở NHCT Việt Nam :

1- Khái niệm và các quy định chung:

Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống NHCT Việt Nam

Mọi khách hàng giao dịch với NHCT Việt Nam đều được tham gia hệ thống thanh toán diện tử theo cơ chế thanh toán qua NH ban hành theo quyết định số 22 - QĐ NH1 của Thống đốc NHNN và các văn bản hướng dẫn của Tổng giám đốc NHCT Việt Nam

Khi có nhu cầu thanh toán điện tử trong hệ thống NHCT, khách hàng (Người khởi tạo lệnh thanh toán) phải lập và nộp chứng từ vào Chi nhánh NHCT nơi phục vụ mình (NH khởi tạo) theo đúng quy định đã được NHCT Việt Nam hướng dẫn

Các nghiệp vụ phát sinh trong thanh toán điện tử được hoàn tất trong một ngày làm việc Trường hợp khách hàng yêu cầu Chi nhánh NHCT phục vụ chuyển nhanh và hoàn tất trong thời gian từ 1  3 giờ, khách hàng phải chịu thêm chi phí theo quy định

Mọi khoản thanh toán điện tử đều phải áp dụng khoá điệm mật của nghiệp vụ thanh toán và của kỹ thuật điện toán

Hệ thống thanh toán điện tử gắn liền nghiệp vụ thanh toán và quản lý vốn của NHCT Việt Nam đối với từng Chi nhánh

Trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm hướng dẫn quy trình nghiệp vụ thanh toán đồng thời tổ chức việc nhận, hạch toán và chuyển thông tin từ NH khởi tạo đến

NH nhận, đảm bảo theo dõi chặt chẽ, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán và hạn mức vốn, đồng thời tính lãi điều hòa vốn cho các Chi nhánh và ngày 20 hàng tháng

Trung tâm điện toán căn cứ vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ trong quy chế này

để thiết kế và viết chương trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảm bảo kỹ thuật nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống NHCT Việt Nam đảm bảo nhanh chóng - chính xác - an toàn

Các trưởng phòng kế toán Chi nhánh NHCT chịu trách nhiệm trước Giám đốc

về việc kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán, về các quyết định chuyển tiền Đi và Đến cũng như hạch toán vào các TK thích hợp

2- Tài khoản và chứng từ sử dụng:

a/ Tài khoản:

TK 5191.01 Điều chuyển vốn trong kế hoạch

TK 5191.02 Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch

Các TK trên được thực hiện qua mạng máy tính trên cơ sở các chứng từ thanh toán điện tử Đi và Đến Các TK còn lại chỉ để hach toán đối ứng tại CN NHCT hoặc Trung tâm thanh toán (TTTT) trên cơ sở thực hiện mói quan hệ với 2 TK trên

TK 5191.04 Điều chuyển vốn uỷ thác đến

TK 5191.05 Điều chuyển vốn khoan nợ

TK 5191.06 Điều chuyển vốn kỹ quỹ

TK 5191.08 Điều chuyển vốn chờ thanh toán

b/ Chứng từ điện tử:

NHCT Việt Nam quy định chứng từ hạch toán tại CNNHCT trong thanh toán điện tử, sau khi các chứng từ nhận chứng từ của khách hàng và được kiểm soát hợp lệ, hợp pháp được chuyển sang bộ phận thanh toán viên điện tử, nếu đủ điều kiện thì thanh toán viên điện tử chuyển hoá thành 1 lệnh chuyển tiền điện tử theo từng thể thức thanh toán theo mẫu quy định thống nhất và có đủ các điều kiện

 Có ký mật do trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền tính)

 Giải mã thanh toán điện tử Đi và Đến

 Chứng từ gốc được chuyển hoá thành chứng từ điện tử gồm có:

+ Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu + Séc chuyển khoản

+ Séc bảo chi + Nộp tiền mặt hoặc ngân phiếu + Chuyển tiền nội bộ (Chứng từ chuyển khoản) + Điện tra soát

Chứng từ điện tử được lập và sử dụng đối với khách hàng có quan hệ thanh toán qua NH trừ các nghiệp vụ tiêng gửi tiết kiệm, phát hành cổ phiếu, tín phiếu kho bạc

Chứng từ điện tử được lập chính xác, có đầy đủ các cyếu tố trên chứng từ, có ký hiệu mật, khi nhận được chứng từ của bộ phận kiểm soát chuyển sang thì thanh toán viên điện tử phải chuyển hóa ngay thành chứng từ điện tử theo đúng yêu cầu của khách hàng (như chuyển thường hoặc khẩn)

Mẫu chứng từ điện tử

NH khởi tạo : Mã NH (đã được cài đặt sẵn)

NH nhận : Thanh toán viên điện tử nhập mã NHB

Mã tỉnh NH B : (nếu có) (Đối với chứng từ chuyển khác hệ thống, khác tỉnh, thành

Loại nghiệp vụ: Thông thường (hoặc khẩn) theo yêu cầu của khách hàng

Các yếu tố còn lại trên chứng từ thanh toán điện tử:

- Đơn vị trả tiền:

Số tài khoản : Tại Ngân hàng :

- Đơn vị nhận tiền:

Số tài khoản : Tại Ngân hàng : Số tiền bằng số:

Nội dung thanh toán:

 Quy trình luân chuyển chứng từ:

Chứng từ kế toán gồm nhiều loại chứng từ: Uỷ nhiệm chi (UNC), Uỷ nhiệm thu (UNT), Séc.v.v mỗi loại chứng từ trên đều có giá trị thanh toán tiền hàng, cung ứng dịch vụ

Trong những năm qua ngành NH có nhiều bước đổi mới, trên cơ sở các chứng

từ thanh toán nửa thủ công, nửa máy móc, đến nay đã được quyết định của Thống đốc NHNN chuyển sang loại chứng từ thanh toán theo công nghệ kỹ thuật mới phù hợp với

sự phát triển của nền kinh tế

Chứng từ thanh toán điện tử được lập, chuyển hóa theo đúng mẫu quy định và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ, được hạch toán ghi chép vào sổ sách của kế toán

NH một cách chính xác và đầy đủ Việc lập và sử dụng chứng từ thanh toán điện tử đều tự động trên máy vi tính, giữa các Chi nhánh, với Trung tâm thanh toán với nhau

là kết quả của một quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngành NH, có thể nói đây là một bước ngoặc, một thành quả lao động mang tính chất cách mạng khoa học, công nghệ Ngân hàng

Thay vì việc lập chứng từ liên hàng thủ công trước đây.Từ ngày 01/07/1996 hệ thống NHCT Việt Nam đã triển khai thực hiện quy trình thanh toán điện tử, đã được cài đặt sẵn trên các file do Trung tâm thanh toán quy định cụ thể: (mã NH, ký hiệu mật, các ký hiệu mật mã cần thiết) giữa các chi nhánh NHCT khi chuyển chứng từ thanh toán liên hàng hoặc cung ứng lao vụ.v.v mà không cần phải đối chiếu dấu hoặc chữ ký giữa các chi nhánh NHCT với nhau

Đối với quy trình thanh toán điện tử của hệ thống NHCT Việt Nam là một bước nhảy vọt trong hiện đại hóa công nghiệp Ngành Ngân hàng, đã khắc phục được của công việc làm thủ công, phát huy những mặt ưu điểm của quy trình thanh toán điện tử việc luân chuyển chứng từ rất nhanh chóng, chính xác, kịp thời, an toàn vốn vì khi tính

ký hiệu mật chỉ có kê toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) tính trên máy do Trung tâm thanh toán đã được cài đặt sẵn trên file và dùng đĩa bảo mật để tính, cho nên đối với chứng từ điện tử thì điểm nổi bật trên đó là chữ ký và ký hiệu mật bởi việc tính ký hiệu mật là do kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền ) tính Vì vậy tránh và hạn chế được việc tham ô trên chứng từ điện tử vì nó đã gắn liền với trách nhiệm, quyền hạn và chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân trên chứng từ đó

Trong quá trình luân chuyển chứng từ thanh toán điện tử là cả một quá trình khép kín và được kiểm soát rất chặc chẽ, cẩn thận, sau khi nhận chứng từ của khách hàng thanh toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ sau đó chuyển sang

bộ phận kiểm soát chứng từ Kiểm soát chứng từ phân loại các chứng từ đi các NH theo đúng các yêu cầu của khách hàng Đối với chứng từ đi trong hệ thống NHCT (hoặc NH đầu tư, cty bank.v.v.đã được ký hợp đồng giữa các NH trên với NHCT Việt Nam ) đối với chứng từ đi khác hệ thống, khác tỉnh dưới 200 triệu đồng thì sẽ được chuyển qua các chi nhánh NH B nhờ chuyển tiếp đến các Ngân hàng Chứng từ có số tiền trên 200 triệu đồng chuyển tiền khác hệ thống, khác tỉnh thì đi qua TKTG tại NHNN Còn chứng từ Thanh toán điện tử bộ phận kiểm soát chuyển cho thanh toán viên điện tử và thanh toán điện tử nhập vào máy, phân loại các NH cho chứng từ đi, rồi chuyển cho kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) để kiểm tra lại toàn bộ tính chất của chứng từ cho đi có đúng không, tên Tài khoản, số hiệu Tài khoản, NHB v.v nếu đúng thì kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) sẽ ghi ký hiệu mật lên chứng từ, ký trên chứng từ và chuyển chứng từ đó cho NHB , cho nên việc luân chuyển chứng từ thanh toán điện tử đều được thực hiện đúng quy trình công nghệ trên máy tự động và được cài đặt sẵn rất khoa học và chính xác, đảm bảo và tiết kiệm thời gian, thời gian chuyển chứng từ và nhận chứng từ giữa các chi nhánh NHCT là thực hiện trong ngày được đối chiếu với Trung tâm thanh toán ngay hết 1 ngày làm việc Tuy nhiên việc thực hiện quy trình thanh toán điện tử rất thuận tiện và hiện đại, nhưng cũng cần được bảo toàn

và phát huy tác dụng của nó thông qua việc bảo bệ và giữ an toàn tuyệt đối chống sự lấy cắp, lợi dụng khai thác, xâm nhập và khai thác, sao chép hoặc sử dụng quy trình thanh toán điện tử, lợi dụng tham ô trái với quy định của pháp luật Nhưng thực tế quy

trình luân chuyển chứng từ điện tử đã được sử dụng và thực hiện rất có hiệu quả chiếm

tỷ trọng rất lớn, cho nên đòi hỏi phải có một chế độ rất nghiêm ngặt và thường xuyên được thay đổi, đổi mới mã ký hiệu, dần dần hoàn thiện hơn về mặt chất lượng, đảm bảo an toàn vốn một cách tuyệt đối

Trung tâm thanh toán

Thanh toán điện tử đi

Kế toán Trưởng ký hiệu mật Truyền chứng từ đi

từ và chia báo có cho thanh toán viên để làm

chứng từ báo nợ hoặc báo có cho khách hàng khi

chấm sổ xong

- Nếu có chứng từ đi khác hệ thống thì chuyển tiếp

cho bộ phận bù trừ

3.1/ Tại Ngân hàng khởi tạo: (NHCT A)

Khách hàng có nhu cầu thanh toán lập và nộp vào Chi nhánh NHCT nơi mình

mở TK, các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán qua NH của NHNN và hướng dẫn của NHCT Việt Nam đối với từng thể thức thanh toán

Thanh toán viên nhận chứng từ của khách hàng nộp vào phải tiến hành kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiẻm tra số dư trên TKTG của khách hàng Nếu đủ điều kiện thanh toán sẽ xử lý: Lập chứng từ thanh toán điện tử đối với nơi giao dịch tức thời và đủ điều kiện kỹ thuật hoặc ký tên trên chứng từ rồi chuyển sang bộ phận thanh toán điện tử chuyên trách

Bộ phận thanh toán điện tử nhận chứng từ có trách nhiệm kiểm tra lại các yếu tố trên chứng từ và chữ ký của thanh toán viên tiến hành chuyển hóa chứng từ giấy thành chứng từ điện tử cùng với phương thức thanh toán (như UNC, Séc.v.v của Doanh Nghiệp hoặc cá nhân), chứng từ thanh toán điện tử chuyển hoá thành 1 lệnh chuyển tiền điện tử

Sau khi thanh toán viên lập song chứng từ điện tử bằng máy, tiến hành in chứng

từ chuyển tiền, ký tên kèm theo chứng từ gốc chuyển cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền)

Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ gốc, khớp đúng giữa chứng từ gốc với chứng từ in ra và chứng từ trên máy tính Nếu hợp pháp , hợp lệ và khớp đúng sẽ chấp nhận tính ký hiệu mật cho chứng từ tay hiển thị trên máy, ghi ký hiệu mật và ký tên vào chứng từ lưu trước khi quyết định chuyển đi

Chứng từ gốc, chứng từ thanh toán điện tử được giao lại cho thanh toán viên điện tử để hạch toán và lưu trữ Nội dung hạch toán như sau:

 Đối với chuyển tiền ghi Có bằng (UNC, UNT, Séc chuyển khoản ) trên cùng địa bàn thành phố được hạch toán:

Nợ : TKTG hoặc Tiền vay của khách hàng

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

 Đối với chuyển tiền ghi Có thanh toán bằng (Séc bảo chi, Séc định mức, Séc chuyển tiền) Kế toán hạch toán:

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TKTG hoặ c Tiền vay của khách hàng

 Đối với chuyển tiền ghi Có bằng giấy nộp tiền, ngân phiếu

Nợ : Tiền mặt ,ngân phiếu

Có : TK đièu chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

 Đối với chuyển tiền bằng thư tín dụng

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch( 5191.01)

Có : TKTG, tiền vay khách hàng hoặc (TK thích hợp)

 Đối với chuyển vốn cố định, chuyển chênh lệnh giữa thu nhập, chi phí về NHCT Việt Nam (Số liệu liên hàng100)

Nợ : TK thích hợp

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch

Hoặc ngược lại với chuyển chênh lệch chi phí lớn hơn thu nhập thanh lý TSCĐ

 Trường hợp thanh toán ra ngoài hệ thống NHCT Việt Nam

+ Đối với các chuyển tiền thanh toán ra ngoài hệ thống đến NH khác cùng địa bàn có tham gia Thanh toán bù trừ thì Chi nhánh chuyển sang Thanh toán bù trừ

+ Đối với chuyển tiền ra ngoài hệ thống đến các NH khác tỉnh, thành phố không tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn thì các Chi nhánh NHCT chuyển tiền về Trung tâm thanh toán của NHCT Việt Nam NHCT Việt Nam sẽ căn cứ vào địa chỉ và tên khách hàng lập chứng từ thanh toán để thực hiện qua TKTG của NHCT Việt Nam tại NHNN TW thanh toán cho đơn vị đượng hưởng Trường hợp nà không có lệnh chuyển tiền ghi Nợ mà chỉ có lệnh chuyển tiền ghi Có bằng (UNC, UNT )

Nợ : TKTG, Tiền vay khách hàng

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (Số hiệu 999

TTTT NHCT Việt Nam)

+ Đối với chuyển vốn về NHCT Việt Nam qua NHNN:

Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại NHCT Việt Nam vượt tỷ lệ quy định, Chi nhánh NHCT tự động chuyển vốn về NHCT Việt Nam

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch

Có : TKTG tại NHNN

Ngoài việc nộp vốn thường xuyên các Chi nhánh NHCT được giao chỉ tiêu phát hành kỳ phiếu để bổ xung vốn cho toàn hệ thống thì số vốn nộp về NHCT Việt Nam phải được lập chứng từ để chuyển riêng Khi lập chứng từ điện tử Chi nhánh phải ghi

rõ nội dung, loại vốn nộp về NHCT Việt Nam, lãi suất của loại vốn huy động để chương trình máy tính có thể tự động phân loại vốn, hạch toán vào TK thích hợp và tính lãi cho các Chi nhánh một cách chính xác

+ Đối với những khoản vốn nhận điều hoà của NHCT Việt Nam có kỳ hạn Chi nhánh có trách nhiệm theo dõi kỳ hạn trả vốn đúng thời gian quy định, đến hạn Chi nhánh chủ động lập phiếu hạch toán

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TK điều chuyển vốn uỷ thác đầu tư (5191.04)

- Hạch toán trả : Đồng thời với việc thu nợ của khách hàng, Chi nhánh hạch toán trả lại NHCT Việt Nam số vốn tài trợ uỷ thác đầu tư đã thu hồi

Nợ : TK điều chuyển vốn uỷ thác đầu tư (5191.04)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

+ Đối với vốn khoanh nợ:

Khi nhận thông báo chỉ tiêu khoanh nợ của NHCT Việt Nam lập chứng từ hạch toán chuyển từ nhận vốn điều chuyển trong kế hạch sang nhận vốn điều chuyển khoanh nợ

Nợ : TK điều chuyền vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TK điều chuyển vốn khoanh nợ (5191.05)

+ Đối với ký quỹ bắt buộc:

Vốn kỹ quỹ bắt buộc của Chi nhánh NHCT chủ động tính và hạch toán chuyển

về Chi nhánh Nhưng hiện nay chưa đủ điều kiện để thực hiện, do vậy tạm thời Chi nhánh chủ động tính và chuyển về Trung tâm thanh toán( ngày 5

của tháng sau) Hàng tháng căn cứ chỉ tiêu hướng dẫn tại công văn số 638 NHCT- CĐ ngày 22/04/1996 Chi nhánh tự xác định số vốn ký quỹ để lập phiếu hạch toán tăng hoặc giảm vốn điều chuyển trong kế hoạch

- Tăng ký quỹ:

Nợ : TK điều chuyển vốn ký quỹ (5191.06)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

- Giảm ký quỹ

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TK điều chuyển vốn ký quỹ (5191.06)

+ Phí chuyển tiền: Chi nhánh NHCT Việt Nam tính và thu của khách hàng theo hưỡng dẫn cụ thể cho từng loại chuyển tiền căn cứ vào căn bản quy định ở từng thời điểm

3.2/ Ngân hàng nhận lệnh chuyển tiền đến : (CTB)

Bộ phận Thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực, đảm bảo tính liên tục để nhận chuyển tiền đến Khi phát sinh nhiệm vụ thanh toán đến, bộ phận Thanh toán điện tử thông báo kịp thời cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyề) để giải mã và kiểm tra ký hiệu mật

Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) khi nhận được thông báo phải thực hiện việc giải mã và kiểm tra ký hiệu mật kịp thời, in biểu thống kê các chứng từ thanh toán điện tử đến đã được kiểm tra ký hiệu mật để làm cơ sở kiểm tra và

ký tên trên chứng từ phục hồi

Thanh toán viên phục hồi xong chứng từ sắp xếp chứng từ vế Nợ riêng, vế Có riêng, theo thứ tự số hiệu NH khởi tạo (NHCT Việt Nam) từ nhỏ đến lớn ký tên vào nơi quy định trên chứng từ chuyển cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền ký)

Tích chất Nợ hay Có của chứng từ phục hồi phù hợp với nội dụng ghi Nợ hay ghi Có của TK điều chuyển vốn Căn cứ vào đó NH nhận kiểm tra và hạch toán vế đối ứng

+ Đối với chuyển tiền thanh toán :

- Nếu là chứng từ Nợ hạch toán:

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch

Có : TKTG, Tiền vay của khách hàng (TK thích hợp)

- Nếu là chứng từ Có hạch toán:

Nợ : TK thích hợp

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch

+ Đối với chuyển tiền nhận tiếp vốn trong và ngoài kế hạch của NHCT Việt Nam qua NHNN

Khi nhận chuyển tiền qua hệ thống thanh toán điện tử từ Trung tâm thanh toán chuyển về Chi nhánh hạch toán:

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.09)

Có : TK điều chuyển vốn trong hoặc ngoài kế hoạch (5191.01 hoặc 5191.02)

Khi nhận được giấy báo Có từ NHNN chuyển về Chi nhánh hạch toán

Nợ : TKTG tại NHNN

Có : TK điều chuyển vốn khác hệ thống (5191.09)

Hàng ngày do Chi nhánh sử dụng vốn vượt hạn mức vốn trong kế hạch NHCT Việt Nam đã chuyển sang TK điều chuyển vốn quá hạn Khi Chi nhánh nhận được chứng từ điện tử hạch toán

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.09)

Có : TK điều chuyển vốn quá hạn (5191.07)

Khi TK điều chuyển vốn trong kế hạch của Chi nhánh thấp so với hạn mức của NHCT Việt Nam hạch toán giảm số TK điều chuyển vốn quá hạn cho Chi nhánh, chi nhánh nhận được chứng từ hạch toán

Nợ : TK điều chuyển vốn quá hạn (5191.07)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Việc tính lãi nhận và gửi vốn điều hòa do NHCT Việt Nam tính và hạch toán chuyển về Chi nhánh Tại Chi nhánh NHCT nhận được chuyển tiền thu lãi vốn điều hoà của NHCT Việt Nam thống báo thì hạch toán

Nợ : TK chi lãi điều chuyển vốn (8111.03)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Khi nhận tiền trả lãi gửi vốn điều hòa Chi nhánh hạch toán

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch

Có : TK thu lãi điều chuyển vốn (7010.03)

Chi nhánh NHCT nhận tiếp vốn của NHCT Việt Nam gồm nhiều loại (trong kế hạch, ngoài kế hạch, vốn tài trợ uỷ thác đầu tư) do vậy ngoài sổ sách hạch toán nội bảng Chi nhánh phải mở sổ sách theo dõi kỳ hạn và lãi suất của từng món nhận tiếp vốn để có kế hạch sử dụng và nộp trả NHCT Việt Nam đúng hạn, vận dụng lãi suất theo cơ chế hiện hành

4.3/ Kiểm soát, đối chiếu:

Mô hình kiểm soát đối chiếu của các Chi nhánh NHCT với Trung tâm thanh toán

Trung tâm thanh toán

4 2 5 3

1

CN NHCT A CN NHCT B

1- CN NHCT A chuyển tiền điến CN NHCT B

2- Điều chuyển của CN NHCT Avới TTTT (Cuối ngày) 3- Điều chuyển của CN NHCT B với TTTT (Cuối ngày)

4- TTTT chuyển đối chiếu về CNNHCT A và CNNHCT B

Mô hình kiểm soát đối chiếu giữa các Chi nhánh NHCT với các NH khác hệ thống như NHĐTPT, Kho bạc TW, CityBank.v.v vì giữa các NH trên NHCT

Việt Nam đã ký hợp đồng về việc thanh toán với các khách hàng thuộc 2 hệ thống NHCT Việt Nam và NHĐT và PT, Kho bạc TW, City Bank.v.v

thống (như NHĐT và PT, Kho bạc TW) 3- NHĐT và PT, Kho bạc TW chuyển chứng từ về TTTT 4- TTTT chuyển chứng từ của NH khác hệ thống về cho CNNHCT

Phương thức kiểm soát đối chiếu: Quá trình kiểm soát đối chiếu trong thanh toán điện tử qua mạng vi tính của NHCT Việt Nam được thực hiện theo phương thức kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung

Các Chi nhánh NHCT gửi điện đối chiếu về TTTT vào cuối ngày giao dịch gồm:

- Tổng số bảng kê chuyển tiền đi

- Tổng số bảng kê chuyển tiền đến

Tại Trung tâm thanh toán sẽ đối chiếu xem có khớp đúng tổng số bảng kê chuyển tiền đi và đến của CN NHCT chuyển lên có khớp đúng không Nếu có chênh lệch thì 2 bên phải sử lý ngay trong thời gian đối chiếu Nếu đúng thì

Trung tâm thanh toán mới cho phép các CN NHCT được phép lưu trữ cuối ngày

5/ Điều chỉnh sai lầm:

a/ Nhầm lẫn và điều chỉnh tại NH khởi tạo:

Nhầm lẫn phát hiện khi Thanh toán viên lập chứng từ điện tử Trưởng phòng kế toán chưa tính ký hiệu mật thì thanh toán viên điện tử được phép sửa chữa và in lại chứng từ đúng

Nhầm lẫn phát hiện sau khi Trưởng phòng kế toán đã tính ký hiệu mật nhưng chưa quuyết định chuyển đi

Trường hợp này thì tuyệt đối không được sửa chữa, không được huỷ bỏ vì chương trình vài đặt tự động nên khi Trưởng phòng kế toán đã ghi chấp nhận tính ký hiệu mật thì chứng từ lập tức đã ghi vào bộ nhớ để chuyển đi

Mặc dù sau đó CN vào sửa chữa hay huỷ bỏ thì cũng chỉ sử lý được phần hạch toán tại CN còn chứng còn sai vẫn theo chương trình tự động chuyển đến Trung tâm thanh toán và NH nhận Do vậy phải sử lý đúng theo cách sau đây

- Nhầm lẫn phát hiện sau khi chuyển đi:

+ Trường hợp sai thiếu: Ngân hàng khởi tạo phải điện thông báo ngay về NH nhận, thông báo rõ chứng từ chuyển thiếu để NH nhận sử lý kịp thời (thông báo gửi bằng thư tín điện tử được cài đặt trong chương trình thanh toán qua mạng máy tính của NHCT Việt Nam) Sau khi điện thông báo cho NH nhận, NH khởi tạo lập biên bản xác định nguyên nhân, trách nhiệm và căn cứ vào biên bản lập chuyển tiền bổ xung số tiền thiếu chuyển tiếp về NH nhận

Trong nội dung của chuyển tiền phải ghi rõ (chuyển bổ xung theo lệnh chuyển

tiền số: ngày : tháng năm số tiền đã chuyển ) chuyển kèm bảng kê đã

lập trên

+ Trường hợp sai thừa:

Phát hiện tiền thừa Chi nhánh NH khởi tạo phải điện boá (bằng thư tín điện tử) ngay cho NH nhận chuyển tiền biết Sau khi gửi thông báo NH khởi tạo lập ngay biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân gây sai lầm đồng thời lập chuyển tiền ngược vế thu hồi số tiền đã chuyển tiền thừa đi NH nhận:

Ví dụ :

Lẽ ra chứng từ gốc chuyển Có đi là 10.000.000đ nhưng thanh toán viên điện tử

đã lập chứng từ chuyển Có đi 100.000.000đ Kế toán trưởng khi tính ký hiệu mật đã không phát hiện ra nên vẫn quyết định chuyển đi CN khởi tạo đã hạch toán

Nợ: TK tiền tiền vay khách hàng

Nợ : TK Đ/C vốn trong kế hoạch 90.000.000 đ

Có : TK tiền gửi, tiền vay khách hàng

- Trường hợp sai thừa đã chuyển đi NH nhận, nhưng NH nhận không thu hồi được chuyển trả lại kèm theo các hồ sơ pháp và biên bản nói rõ lý do, NH khởi tạo nhận được phải kiểm tra đối chiếu với biên bản chuyển tiền thừa đã lập trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn lại chưa thu hồi và xác định người chịu trách nhiệm để hạch toán :

Nợ : TK phải thu đứng tên người chịu trách nhiệm

Có : TK điều chuyểnvốn trong kế hoạch

Số tiền chưa thu hồi được

Đồng thời lập hội đồng để xử lý thu hồi theo chế độ hiện hành

- Trường hợp sai ngược vế : Lẽ ra chuyển Nợ đi nhưng Chi nhánh đã lập chứng

từ điện tử chuyển Có đi NH nhận NH khởi tạo cũng phải điện báo cho NH nhận chuyển tiền biết (bằng thư tín đụng) Đồng lập biên bản xác định nguyên nhân chuyển ngược vế Sau đó lập chuyển tiền ngược vế xử lý tất toán chuyển tiền sai (kèm theo biên bản đã lập) và lập chuyển tiền đúng đi bình thường

Ví dụ:

Viện cơ khí Năng lượng và mỏ (TK 710A.00002 ) nộc séc bảo chi kèm 3 bảng

kê nộp séc của Công ty cơ khí Hà Tây trả tiền mua hàng số tiền là 5.000.000 đ

Hạch toán đúng :

Nợ : 5191.01999 5.000.000 đ

Xử lý: Lập biên bản theo quy định, căn cứ biên bản lập chứng từ chuuyển đi NH

nhận để xử lý bút toán sai và hạch toán

Tương tự như vậy đối với chuyển tiền Có bị ngược vế

Tất cả các chuyển tiền nhầm lẫn khi chuyển đi để NH nhận xử lý NH khởi tạo phải chuyển tiền thông báo đi tức thời và thống kê theo dõi Khi nhận được thư tra soát của NH nhận , NH khởi tạo phải kiểm tra và trả lời cho NH nhận ngay trong ngày làm việc đó không để chậm trễ Nếu do việc trả lời thư tra soát chậm làm thất thoát tài sản hay tổn thất nào đó NH khởi tạo phải chịu trách nhiệm theo luật định

b/ Xử lý nhầm lẫn tại NH nhận tiền:

+ Đối với chứng từ Nợ:

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)

+ Hoặc đối với chứng từ Có:

Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Khi nhận được trả lời thư tra soát của NH khởi tạo thì NH nhận hạch toán tất toán điều chuyển vốn chờ thanh toán

Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)

Có : TKTG của khách hàng (hoặc TK thích hợp)

Hoặc ngược vế

Nhận tiền sai địa chỉ: Khi nhận chuyển tiền sai địa chỉ NH nhận hạch toán chuyển trả lại NH khởi tạo

+ Khi nhận hạch toán:

Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Hoặc ngược lại

+ Khi chuyển trả hạch toán

Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08)

Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Hoặc hạch toán và xử lý ngược lại đối với chứng từ Nợ

NH khởi tạo chuyển sai địa chỉ phải chịu phạt chi phí đền cho những lần chuyển

đi, chuyển lại Đồng thời NH khởi tạo phải chị tiền phạt của khách hàng do chuyển tiền chậm Nếu lỗi do cá nhân gây ra thì cá nhân gây ra lỗi phải chịu phạt các khoản tiền trên

+ Khi nhận tiền bổ sung chuyển tiền thiếu cho NH khởi tạo chuyển tới, NH nhận kiểm soát lại chứng từ chuyển tiền bổ xung Nếu đúng Chi nhánh hạch toán tiếp

Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01)

Có : TK thích hợp

Hoặc ngược lại