IV Thực trạng thanh toán điện tử tại NHCT Thanh Xuân
1/Ngân hàng khởi tạo:
Thanh toán viên giao dịch giữ tài khoản khách hàng : Tất cả các khách hàng có quan hệ TG, tiền vay với Chi nhánh NHCT Thanh Xuân có yêu cầu chuyển tiền thanh toán qua NH. Khách hàng phải lập và nộp chứng từ qua NH theo mẫu quy định như (UNC, UN thu, Séc, giấy nộp tiền)
Trong trường hợp khách hàng có TK tại NH, muốn thanh toán tiền hàng, cung ứng lao.v.v.với NH cùng hệ thống hoặc khác hệ thống trên toàn quốc, thanh toán viên nhận chứng từ kiểm tra tính chất hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và kiểm tra số dư trên tài khoản (nếu là tiền gửi). Nếu là tiền vay thanh toán viên kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, hạn mức tín dụng, khế ước vay tiền. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ trên cho bộ phận kiểm soát chứng từ, bộ phận kiểm soát
chứng từ nhận chứng từ của thanh toán viên kiểm soát lại chứng từ nếu hợp pháp hợp lệ thì chuyển cho bộ phận thanh toán điện tử.
Bộ phận thanh toán điện tử có trách nhiệm kiểm tra lại các yếu tố trên chứng từ và chữ ký của thanh toán viên, kiểm soát chứng từ, tiến hàng chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử cùng thể thức thanh toán như (Uỷ nhiệm chi, Séc...). Mỗi chứng từ thanh toán được chuyển hoá thành một lệnh điện tử . Sau khi thanh toán viên lập xong chứng từ điện tử bằng máy, tiến hành in chứng từ chuyển tiền, ký tên, kèm chứng từ gốc chuyển cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền).
Trường phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền ) kiểm tra lại một lần nữa tích chất hợp lệ hợp pháp chứng từ, kiểm tra giữa chứng từ gốc khớp đúng với chứng từ trên máy, như NH khởi tạo; NH nhận; Đơn vị trả tiền tài khoản; Đơn vị nhận tiền; Số tiền bằng chữ, bằng số. Nếu đúng thì sẽ chấp nhận tính ký hiệu mật cho chứng từ hiển thị trên máy, ghi ký hiệu mật và ký tên trên chứng từ, vào phần liên lạc để chuyển chứng từ đi và chuyển toàn bộ chứng từ trên cho thanh toán viên điện tử để đóng và lưu trữ.
Ví dụ:
Công ty cơ khí chính xác (TK 710A.00008) nộp vào NHCT Thanh Xuân 3 UNC trích TK tiền gửi trả tiền mua hàng cho công ty TNHH Nam Thắng có TK mở tại NHCT Chi nhánh 1 tại TP Hồ Chí Minh. Số tiền 250.000.000 đ .
Đối với chuyển tiền UNC trên, thanh toán viên tiếp nhận chứng từ xong chuyển cho bộ phận kiểm soát, bộ phận kiểm soát chuyển cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử vào máy chuyển hoá thành chứng từ giấy ghi có liên hàng đi chuyển cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) tính ký hiệu mật và chuyển đi
Nợ : 710A.00008 Có : 5191.01999
250.000.000 đ
Chuyển tiền ra ngoài hệ thống khác tỉnh, thành phố theo công văn 650 ngày 16/03/1999 của NHCT Việt Nam đã quy định: Đối với tất cả chứng từ của khách hàng có yêu cầu trả tiền cho đơn vị có TK tại NH khác hệ thống, khác tỉnh, thành phố (trừ NH Đầu Tư và Phát Triển, Kho bạc TW, City bank...) thì chỉ được chuyển bắc cầu trong hệ thống với những món chuyển tiền từ 210 triệu đồng trở xuống, trên 200 triệu đồng phải chuyển qua tài khoản tiền gửi của Chi nhánh tại NHNN trên địa bàn. Không nhận chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống cho khách
hàng là cá nhân không có Tài khoản ở NH khác hệ thống. Trường hợp khách hàng có nhu cầu thì Chi nhánh chuyển qua NHNN.
Đối với trường hợp trên thì thanh toán viên điện tử nhận chứng từ của kiểm
soát chuyển tời tiến hàng kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp pháp thì chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử theo đúng các loại thể thức như (UNC, UNT, giấy nộp tiền séc).
Ví dụ:
Công ty cơ khí NH1 (TK 710A.00357) nộp vào NH 3 uỷ nhiệm chi trích TK tiền gửi trả tiền cho công ty cơ khí Quang Trung (TK 4311.01052) tại NH nông nghiệp phát triển nông thôn - Đại Từ - Thái Nguyên số tiền : 20.000.000đ.
Mọi yếu tố trên chứng từ đều hợp lệ thanh toán viên điện tử chuyển hoá thành chứng từ giấy vào số hiệu vào NHCT Thái Nguyên rồi vào mã tỉnh Thái Nguyên và vào Mã NH B Nông nghiệp Phát triển Phú Hưng
Ngân hàng Công thương Thanh Xuân
127 CN NHCT Thanh Xuân Đi
Có
Uỷ nhiệm chi
NH khơi tạo : 127 CT T. Xuân
NH nhận : 220 CN NHCT Thái Nguyên Mã tỉnh NHB : 16 Thái Nguyên
Mã NH B : 20406 NH Nông nghiệp và Phát triển Đại Từ
Số giao dịch: Số bảng kê Ngày lập chứng từ: Chứng từ gốc: Ký hiệu mật (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Loại nghiệp vụ : Thông thường (hoặc khẩn) TK trung gian
---
Đơn vị trả tiền: Cty cơ khí NH1 TK nợ Số TK : 710A.00357
Tại NHCT : CNNHCT Thanh Xuân ---
Đơn vị nhận tiền: Cty cơ khí Quang Trung TK có Số TK: 4311.010052 5191.01999
Tại NH : NH Nông nghiệp và Phát triển Nông Thôn - Đại Từ
Nội dung thanh toán: Số tiền bằng chữ:
NH khởi tạo ngày NH nhận
Thanh toán viên Kiểm soát
Trường hợp này sau khi thanh toán viên điện tử chuyển hoá xong chứng từ bằng giấy thì chuyển cho bộ phận Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) tiến hành kiểm tra ký hiệu mật và các bước cũng như phần trên.
Hạch toán:
Nợ : 710A.00357 Có : 5191.01999
20.000.000 đ
2/ NH nhận lệnh:
Bộ phận thanh toán điện tử của Chi nhánh NHCT Thanh Xuân bố trí một bộ phận cán bộ chuyên trách trực làm thanh toán điện tử đến đảm bảo được tính liên tục để nhận chuyển tiền đến. Khi có phát sinh nhiệm vụ thanh toán điện tử đến, thanh toán viên điện tử thông báo kịp thời cho Trường phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) để giải mã và kiểm tra ký hiệu mật. Sau khi Trường phòng kế toán (hoặc người được
uỷ quyền) tính ký hiệu mật xong thông báo lại cho thanh toán viên điện tử biết để vào in chứng từ điện tử đến, in xong xắp xếp lại thứ tự bảng kê từ nhỏ đến lớn và tách ra làm 2, 1 liên báo có chuyển cho thanh toán viên giữ TK để kiểm tra tên và TK có khớp không, nếu đúng thì ký tên vào chứng từ, liên 2 thanh toán viên điện tử ký tên và chuyển toàn bộ cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) đã tính ký hiệu mật. Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) ký xong chứng từ điện tử đến chuyển lại cho bộ phận thanh toán viên điện tử để lưu trữ.
Ví dụ:
NHCT Thanh Xuân nhận được báo Có bằng uỷ nhiệm chi của Cty Khảo sát và Thiết kế TK 710A.00001 có TK tại NHCT Chi nhánh 1 TP Hồ Chí Minh trả cho công ty khí cụ điện 1 (TK710A.00061) có tài khoản tại NHCT Thanh Xuân số tiền 25.000.000 đ
Nhận được chứng từ trên thanh toán viên giữ TK kiểm tra tên và TK khớp Hạch toán:
Nợ : 5191.01999 25.000.000 đ Có : 710A.00061
Trường hợp nếu tên và TK sai không khớp nhau thì thanh toán viên giữ tài khoản ghi lên góc chuyển trả chứng từ: Tên TK không khớp trả lại cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử cuối ngày vào phần sửa TK cho vào TK điều chuyển vốn chờ thanh toán.
Ví dụ:
Công ty vật liệu điện (TK 710A.00248) tại NHĐầu tư trả tiền cho Công ty dụng cụ cắt đo lường (TK 710A.00005) tại NHCT Thanh Xuân số tiền: 7.000.000 đ . Sau khi thanh toán viên điện tử chia báo có cho thanh toán viên, thanh toán viên kiểm tra tên và TK đơn vị hưởng không đúng, thanh toán viên trả lại thanh toán viên điện tử (TK đúng của đơn vị hưởng 710A.00007 )
Hạch toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ : 5191.01999 7.000.000 đ Có : 5191.08126
Trường hợp trên nếu chưa hết giờ làm việc thì thanh toán viên điện tử vào điện tra soát để tra soát NH: theo bảng kê số :... ngày... số tiền lý do sai TK đơn vị đề nghị 126 xác minh để thanh toán cho khách hàng. Sau khi thanh toán viên điện tử vào tra soát xong và in ra giấy chuyển cho phòng kế toán Trường phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) để vào kiểm soát điện tra soát, Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) khi kiểm tra điện tra soát đối chiếu giữa tên và TK có đúng là sai hay không, số bảng kê, số tiền trên , mã NH nhận có đúng không. Nếu đúng thì vào phần ghi và vào liên lạc để chuyển điện tra soát đi trong ngày. Nếu hết giờ làm việc thì sang ngày hôm sau, thanh toán viên điện tử sẽ vào làm điện thư tra soát.
Đối với chuyển tiền nhận ngoài hệ thống do NHCT khác chuyển về (chuyển tiền bắc cầu).
Ví dụ:
NHCT Thanh Xuân nhận được báo có của Công ty đường Quảng Ngãi (TK710A.00001) có TK tại NHCT Quảng Ngãi trả tiền cho Công ty bánh kẹo Hải Chấu (TK 4311.010075) có tài khoản tại NH Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - Hà nội số tiền 30.000.000 đ.
Trường hợp này Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) khi tính ký hiệu mật vào phần TK có để sửa ngay sang TK điều chuyển vốn chờ thanh toán. Sau khi tính ký hiệu mật xong thì thanh toán viên điện tử vào in chứng từ 3 liên chứng từ điện tử đến. Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp chứng từ nếu không có gì sai sót thì hạch toán.
Hạch toán:
Nợ : 5191.01999 30.000.000đ Có : 5191.08 đuôi NH
Sau đó thanh toán viên, trường phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) ký tên trên chứng từ, 1 liên thanh toán viên điện tử lưu, 2 liên còn lại chuyển cho bộ phận bù trừ để ngày hôm sau sẽ chuyển tiếp chứng từ trên cho NH Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà nội. Ngày hôm sau thanh toán viên bù trừ nhận được 2 chứng từ trên kiểm tra đầy đủ các yếu tố chứng từ nếu đúng sẽ lập 2 liên chuyển khoản
Nợ : 5191.08580 Có : 5012.01001
30.000.000 đ
( 580 là số hiệu liên hàng NHCT Quảng Ngãi)
Những chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống chỉ thực hiện những món tiền từ 200.000.000 đ trở xuống, không nhận chuyển tiền cá nhân.
Đối với chứng từ điện tử đến mà ghi nợ (thường séc bảo chi, hoặc báo nợ của NHCT Việt Nam về Chi nhánh )
Ví dụ:
Công ty may 19/5 (TK710A.00059) tại NHCT Thanh Xuân trả tiền may gia công may cho Công ty may Phú Thọ (TK710A.00010 ) tại NHCT Phú Thọ trả bằng séc bảo chi số tiền : 25.000.000 đ
Chi nhánh nhận được hạch toán( nếu là séc bảo chi)
Có : 5191.01999