II Phương thức thanh toán điện tử ở NHCT Việt Na m:
a/ Nhầm lẫn và điều chỉnh tại NH khởi tạo:
Nhầm lẫn phát hiện khi Thanh toán viên lập chứng từ điện tử. Trưởng phòng kế toán chưa tính ký hiệu mật thì thanh toán viên điện tử được phép sửa chữa và in lại chứng từ đúng.
Nhầm lẫn phát hiện sau khi Trưởng phòng kế toán đã tính ký hiệu mật nhưng chưa quuyết định chuyển đi.
Trường hợp này thì tuyệt đối không được sửa chữa, không được huỷ bỏ vì chương trình vài đặt tự động nên khi Trưởng phòng kế toán đã ghi chấp nhận tính ký hiệu mật thì chứng từ lập tức đã ghi vào bộ nhớ để chuyển đi.
Mặc dù sau đó CN vào sửa chữa hay huỷ bỏ thì cũng chỉ sử lý được phần hạch toán tại CN còn chứng còn sai vẫn theo chương trình tự động chuyển đến Trung tâm thanh toán và NH nhận. Do vậy phải sử lý đúng theo cách sau đây.
+ Trường hợp sai thiếu: Ngân hàng khởi tạo phải điện thông báo ngay về NH nhận, thông báo rõ chứng từ chuyển thiếu để NH nhận sử lý kịp thời (thông báo gửi bằng thư tín điện tử được cài đặt trong chương trình thanh toán qua mạng máy tính của NHCT Việt Nam). Sau khi điện thông báo cho NH nhận, NH khởi tạo lập biên bản xác định nguyên nhân, trách nhiệm và căn cứ vào biên bản lập chuyển tiền bổ xung số tiền thiếu chuyển tiếp về NH nhận.
Trong nội dung của chuyển tiền phải ghi rõ (chuyển bổ xung theo lệnh chuyển tiền số: .... ngày : ... tháng ... năm .... số tiền đã chuyển...) chuyển kèm bảng kê đã lập trên.
+ Trường hợp sai thừa:
Phát hiện tiền thừa Chi nhánh NH khởi tạo phải điện boá (bằng thư tín điện tử) ngay cho NH nhận chuyển tiền biết. Sau khi gửi thông báo NH khởi tạo lập ngay biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân gây sai lầm đồng thời lập chuyển tiền ngược vế thu hồi số tiền đã chuyển tiền thừa đi NH nhận:
Ví dụ :
Lẽ ra chứng từ gốc chuyển Có đi là 10.000.000đ nhưng thanh toán viên điện tử đã lập chứng từ chuyển Có đi 100.000.000đ Kế toán trưởng khi tính ký hiệu mật đã không phát hiện ra nên vẫn quyết định chuyển đi CN khởi tạo đã hạch toán.
Nợ: TK tiền tiền vay khách hàng Có :TK Đ/c vốn trong kế hoạch
100.000.000 đ
Chi nhánh đã chuyển thừa 90.000.000đ CN phải lập ngay biên bản cùng xác nhận nguyên nhân chuyển tiền thừa, NH khởi tạo lập chứng từ điện tử chuyển ngược vế số tiền đã chuyển tiền thừa đi NH nhận để hạch toán.
Nợ : TK Đ/C vốn trong kế hoạch 90.000.000 đ Có : TK tiền gửi, tiền vay khách hàng
- Trường hợp sai thừa đã chuyển đi NH nhận, nhưng NH nhận không thu hồi được chuyển trả lại kèm theo các hồ sơ pháp và biên bản nói rõ lý do, NH khởi tạo nhận được phải kiểm tra đối chiếu với biên bản chuyển tiền thừa đã lập trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn lại chưa thu hồi và xác định người chịu trách nhiệm để hạch toán :
Nợ : TK phải thu đứng tên người chịu trách nhiệm Có : TK điều chuyểnvốn trong kế hoạch
Số tiền chưa thu hồi được
Đồng thời lập hội đồng để xử lý thu hồi theo chế độ hiện hành.
- Trường hợp sai ngược vế : Lẽ ra chuyển Nợ đi nhưng Chi nhánh đã lập chứng từ điện tử chuyển Có đi NH nhận. NH khởi tạo cũng phải điện báo cho NH nhận chuyển tiền biết (bằng thư tín đụng). Đồng lập biên bản xác định nguyên nhân chuyển ngược vế. Sau đó lập chuyển tiền ngược vế xử lý tất toán chuyển tiền sai (kèm theo biên bản đã lập) và lập chuyển tiền đúng đi bình thường.
Ví dụ:
Viện cơ khí Năng lượng và mỏ (TK 710A.00002 ) nộc séc bảo chi kèm 3 bảng kê nộp séc của Công ty cơ khí Hà Tây trả tiền mua hàng số tiền là 5.000.000 đ.
Hạch toán đúng :
Có : 710A.00002
Nhưng Chi nhánh đã chuyển
Nợ : 710A.00002 5.000.000 đ Có : 5191.01999
Xử lý: Lập biên bản theo quy định, căn cứ biên bản lập chứng từ chuuyển đi NH nhận để xử lý bút toán sai và hạch toán
Nợ :5191.01999 5.000.000 đ Có :710A.00002
Sau đó lập chưng từ chuyển tiền đúng
Nợ : 5191.01999
Có : 710A.00002
5.000.000 đ
Tương tự như vậy đối với chuyển tiền Có bị ngược vế
Tất cả các chuyển tiền nhầm lẫn khi chuyển đi để NH nhận xử lý. NH khởi tạo phải chuyển tiền thông báo đi tức thời và thống kê theo dõi . Khi nhận được thư tra soát của NH nhận , NH khởi tạo phải kiểm tra và trả lời cho NH nhận ngay trong ngày làm việc đó không để chậm trễ. Nếu do việc trả lời thư tra soát chậm làm thất thoát tài sản hay tổn thất nào đó NH khởi tạo phải chịu trách nhiệm theo luật định.