Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao.doc.DOC

Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao

Mục lục

Mục lục 1

Lời mở đầu……… 4

Chơng I:Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ 6

I Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đ-ờng bộ 6

1.Một số khái niệm 6

1.1 Dịch vụ vận tải đờng bộ 6

1.2 Ngân sách trong doanh nghiệp 7

2 Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và ảnh hởng của nó đến kế hoạch ngân sách 8

3 Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp 10

3.1 Qui trình 10

3.2 Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp 15

4 Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.17 II Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ 18

1 Vị trí và yêu cầu 18

1.1 Vị trí 18

1.2 Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ 19

2 Phơng pháp xây dựng 20

2.1 Phơng pháp từ dới lên 21

2.2 Phơng pháp từ trên xuống 21

2.3 Phơng pháp qua lại 22

3 Qui trình xây dựng 23

3.1 Ngân sách cung cấp dịch vụ ( Ngân sách thu) 24

3.1.1 Nội dung 24

3.1.2.Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đờng bộ 24

3.1.3 Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình 30

3.2 Ngân sách chi phí lao động 30

3.3 Các ngân sách khác và phơng pháp dự toán 32

3.3.1 Phơng pháp dự toán 32

3.3.2 Các ngân sách khác 33

3.4 Dự báo các ngân sách tài chính 35

3.4.1 Các khái niệm 36

3.4.2 Sử dụng mô hình để dự báo 39

4 Phê duyệt và tổng hợp ngân sách 40

Chơng II:Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao 41

I Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75 41

1 Giới thiệu chung về xí nghiệp 41

1.1 Lịch sử hình thành 41

1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 42

1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất 45

2 Đặc điểm kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 46

II Đánh giá công tác lập kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 47

1 Phơng pháp xây dựng 47

2.Qui trình xây dựng 48

2.1 Ngân sách cung cấp dịch vụ dự báo( ngân sách thu) 50

2.1.1 Dự toán doanh thu 50

2.1.2 Ngân sách giá cung cấp dịch vụ 55

2.2 Ngân sách chi phí lao động 57

2.3 Ngân sách khác 58

2.4 Dự báo các báo cáo ngân sách tài chính 58

3 Phê duyệt và tổng hợp ngân sách 59

II Kế hoạch ngân sách năm 2005 60

III Nguyên nhân của những tồn tại 66

1 Nguyên nhân chủ quan 66

1.1 V75 cha thực sự thấy hết đợc tầm quan trọng của công tác xây dựng ngân sách 66

1.2 Các phơng tiện kĩ thuật và phơng pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập 68

1.3 Các phòng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng 69

1.4 Cán bộ còn cha đợc trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách 70

2 Nguyên nhân khách quan 70

2.1 Chính sách của nhà nớc về doanh nghiệp công ích còn nhiều bất cập 70 2.2 Cơ chế phối hợp thông tin giữa Nhà nớc và xí nghiệp còn cha sâu sát 71

Chơng III:Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 73 I Mục tiêu và định hớng hoàn thiện 73

1 Mục tiêu 73

2 Định hớng hoàn thiện 73

II Giải pháp hoàn thiện 73

1 Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách 73

1.1 Giải pháp về mặt kĩ thuật 73

1.2 Giải pháp về mặt tổ chức 74

1.3 Giải pháp về mặt năng lực 75

2 Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách 76

III Kiến nghị 83

1 Về chính sách đối với các doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích 83

2 Về phía Bộ Ngoại Giao 84

Kết luận 85

Phụ lục 86

Danh mục tài liệu tham khảo 88

Lời mở đầu

Cùng với sự phát triển của đất nớc, các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng trởng thành hơn Thành công này là nhờ những chủ trơng đúng đắn của nhà nớc và sự nỗ lực của các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập Càng ngày các doanh nghiệp càng hiểu rằng việc đề ra một định hớng đúng đắn cho riêng mình

là một điều vô cùng quan trọng Kế hoạch là một trong những công cụ thể hiện những định hớng ấy

Trong hệ thống kế hoạch của một doanh nghiệp không thể thiếu kế hoạchngân sách Kế hoạch này gắn bó hàng ngày với mỗi cán bộ công nhân viên vàthể hiện một cách chi tiết nhất những hoạt động của doanh nghiệp Kế hoạchngân sách góp phần định hớng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động củadoanh nghiệp đợc lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn.

Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích, V75 cũng nh nhiềudoanh nghiệp khác phải quan tâm nhiều đến vấn đề ngân sách của mình Tuynhiên, công tác lập và kiểm soát ngân sách tại xí nghiệp hiện nay nặng về hìnhthức Các dự báo doanh thu hay chi phí đợc làm một cách sơ sài Riêng phần báocáo ngân sách chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh mà không có báo cáo luchuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán dự báo Công tác kiểm soát ngân sách chỉ

đợc tiến hành khi có yêu cầu của cấp trên, và thờng đợc gắn với việc đánh giá kếtquả sản xuất kinh doanh cuối năm Ngoài ra, ngời lập kế hoạch ngân sách mớichỉ dừng lại ở việc đa ra các con số mà không có kế hoạch hành động đi kèm.Công tác lập kế hoạch ngân sách cũng cha có sự tham gia một cách tích cực củamọi ngời một phần vì họ cha thấy đợc ích lợi và tầm quan trọng của nó

Chính vì những lí do nêu trên, tôi quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao Bộ Ngoại giao”.Bằng những kiến thức đã học và tìm hiểu kinh nghiệm thực tế, đề tài mong muốn

đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại

Xí nghiệp ôtô V75

Với phạm vi nghiên cứu của đề tài, chuyên đề sẽ tập trung trả lời các câuhỏi nh:

- Hạn chế của công tác xây dựng ngân sách tại V75 hiện nay nh thế nào?

- Khả năng đổi mới và giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạchngân sách tại Xí nghiệp?

Ngoài lời mở đầu và lời kết luận chuyên đề sẽ bao gồm ba chơng:

Chơng I: Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanhnghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ

Chơng II: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp

hoạch thành hiện thực và gắn bó trách nhiệm của ngời quản lí cao hơn với kếtquả hoạt động của doanh nghiệp.

Do còn cha có nhiều kinh nghiệm cũng nh hạn chế về trình độ, nên bài viếtkhông tránh khỏi sai sót Tôi rất kính mong nhận đợc những ý kiến đóng góp đểbài viết hoàn thiện hơn

Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo -Th.S

Vũ Cơng- giảng viên khoa Kế hoạch và Phát triển- trờng Đại học Kinh tế Quốcdân Hà Nội, cùng các anh chị trong phòng Kế toán-Thống kê- tài chính, cũng

nh các anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trìnhthực hiện chuyên đề này

Chơng I Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân

sách trong doanh nghiệp dịch vụ

vận tải đờng bộ

I Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệpdịch vụ vận tải đờng bộ

1.Một số khái niệm

1.1 Dịch vụ vận tải đờng bộ

Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lựa chọn hàng hoá hoặcdịch vụ làm phơng tiện của mình Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫncha đợc định nghĩa một cách thống nhất, mà thờng đợc hiểu là những hoạt động

hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hóa

Theo giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” định nghĩa: Kinh doanhdịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đờisống cho dân c cũng nh những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội.Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách “ Lựa chọn bớc đi và giảipháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – Bộ Ngoại giao thơng mại ”- NXB Lí luận chính trị – Bộ Ngoại giao

2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con ngời đợc kết thành các loại sảnphẩm vô hình và không thể cầm nắm đợc

Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh:

bu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ t

vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc,giặt là…

Căn cứ vào tính chất của dịch vụ ngời ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ:+ Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bu điện, may đo,sửa chữa…

+ Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hớng dẫn du lịch, giặt là, chụp

ảnh…

Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau.Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt

động hỗ trợ Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngợc lại dịch vụ chính là hoạt

động mang lại lợi nhuận chính cho công ty

Trong ngành dịch vụ, vận tải đờng bộ là một bộ phận không thể tách rời.Dịch vụ vận tải đờng bộ là một bộ phận của hệ thống dịch vụ có tính chấtsản xuất Dịch vụ vận tải có thể chia ra thành nhiều loại hình nh dịch vụ vận tải

đờng thuỷ, đờng hàng không, đờng sắt…

Dịch vụ vận tải là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có nhu cầu chủ yếu

là vận chuyển hàng hoá và vận chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác.Dịch vụ vận tải đờng bộ theo phân loại của WTO bao gồm:

+ Vận tải hành khách

+ Vận tải hàng hóa

+ Cho thuê xe cùng ngời lái

+ Bảo dỡng sửa chữa thiết bị vận tải

+ Các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đờng bộ

Doanh nghiệp dịch vụ vận tải là chủ thể kinh tế độc lập, có t cách phápnhân, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ trên thị trờng nhằm làm tănggiá trị của chủ sở hữu

Tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ, hoạt động dịch vụ làhoạt động chính, chi phối toàn bộ mọi hoạt động khác của doanh nghiệp

1.2 Ngân sách trong doanh nghiệp.

Khi nói đến ngân sách ngời ta thờng nghĩ đến những khoản tiền, và thờngnghĩ đến ngân sách nhà nớc Ngân sách trong doanh nghiệp là một thuật ngữ đợcgắn với ngân sách nhà nớc cấp hay quản lí ngân sách của nhà nớc tại các doanhnghiệp Nhng thực tế thì ngân sách là một cụm từ có ý nghĩa khác hẳn và đợc sửdụng rộng rãi để biểu thị những kế hoạch cho các hoạt động trong tơng lai,không chỉ của nhà nớc mà cho cả các doanh nghiệp thậm chí là ngân sách củagia đình, ngân sách của cá nhân Ngân sách, đơn giản đợc định nghĩa là:

Theo “ Managing budgets, 2000 Dorling Kindersley Limited” – Bộ Ngoại giaoNXB Trẻ– Bộ Ngoại giao 2004: ngân sách là một bản những kế hoạch tài chính đợc chuẩn bị trớc 1khoảng thời gian cụ thể thờng là một năm.

Còn theo “ Giáo trình kế hoạch kinh doanh” : ngân sách là kế hoạch đợcmô tả bằng các thuật ngữ tài chính và đợc hoạch định trong một thời gian nhất

định nhằm giúp doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu đề ra

Ngời ta thờng nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dựkiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty đợc kì vọng

sẽ đạt đợc và tổng chi tiêu đợc phép có Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồmnhững kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũng

nh ớc lợng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lu chuyển tiền tệ).Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặtquan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch

vụ… đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khảthi

Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng ở tầm vĩ mô ngân sách

đã khẳng định vị thế của mình khi nó luôn đợc xem xét rất thận trọng trong cáckì họp quan trọng của Chính Phủ Một bản ngân sách không hợp lí có thể lànguyên nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá trình thựchiện các mục tiêu Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất

đi vị trí của nó Đó chính là những hành động trong tơng lai của doanh nghiệp.Vì thế một ngân sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đờng đã lựa chọn củamình

2 Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và ảnh hởng của nó

đến kế hoạch ngân sách.

Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ quản lí quá trình hoạt động kinhdoanh theo nhiều khâu khác nhau nh: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoáhoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tìnhhình thực hiện kế hoạch điều vận Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn vớinhững hợp đồng, những kế hoạch điều vận Ngân sách bán hàng trong cácdoanh nghiệp kinh doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ.Ngân sách giành cho việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanhnghiệp Có hợp đồng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt

động

Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải đợc thực hiện cụ thể, chi tiết cho từngngày, từng giờ Ngời điều hành phơng tiện và phơng tiện chủ yếu hoạt động ở

bên ngoài doanh nghiệp Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kếhoạch ngân sách hay kì ngân sách Kế hoạch sẽ đợc lập thành nhiều kì điều hànhtrong một năm sao cho thật linh hoạt Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lơng cầnphải đợc thiết lập theo hớng khuyến khích sự tìm kiếm hợp đồng vận chuyển củacác lái xe.

Sản phẩm vận tải là sản phẩm không có hình thái hiện vật, đơn vị tính sảnphẩm là tấn, km vận tải hoặc ngời, km vận chuyển hàng hoá, sản lợng bảo dỡngsửa chữa, ngày doanh vận Nên trong các ngân sách doanh thu hay chi phí điềuquan trọng là phải xác định đợc, không phải là sản lợng bán hàng mà là sản lợngvận tải và sản lợng sửa chữa Đây chính là công việc đầu tiên và quan trọng nhấtkhi lập kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ

Một đặc điểm quan trọng của dịch vụ vận tải đờng bộ là quá trình sản xuất

và tiêu dùng diễn ra đồng thời nên trong doanh nghiệp không có kế hoạch dự trữsản phẩm hay chuyển sản phẩm sản xuất từ thời kì này sang tiêu dùng ở thời kìkhác

Nh vậy, doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ có những đặc điểm rất riêngchi phối rất nhiều đến hệ thống kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp Để cómột kế hoạch hoàn thiện thì các yếu tố này cần phải đợc xem xét một cách thậtthận trọng

3 Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng

bộ và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp.

3.1 Qui trình

Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ cũng nh các doanh nghiệp khác luônluôn cần một kế hoạch ngân sách thật chính xác Hoạch định ngân sách là mộtviệc rất quan trọng và không thể chấp nhận sai sót Ngân sách cần đợc thiết lập

có độ chính xác cao ngay từ lần đầu tiên Để làm đợc việc này doanh nghiệp nêntheo một qui trình chặt chẽ:

Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp.

Nguồn: Sách Quản lí ngân sách “ ” – Bộ Ngoại giao Lê Tuyên (dịch)- NXB Trẻ- 2004

Qui trình trên không đảm bảo thành công nhng chất lợng của công táchoạch định ngân sách sẽ đợc cải thiện rất nhiều

Ba nhiệm vụ( chuẩn bị, soạn thảo, kiểm soát ) trong qui trình là khác nhaunhng quan trọng nh nhau Nghiên cứu cho thấy, hầu hết những ngân sách không

đạt đợc mục tiêu đều do không có kế hoạch tốt hoặc không đợc theo dõi Cáccông ty thờng nhảy ngay vào soạn thảo ngân sách mà không suy nghĩ hay chuẩn

bị, không kiểm soát về sau trong chu kì hoạch định ngân sách,

Đầu tiên để có đợc những thông tin cần thiết doanh nghiệp phải có nhữngbớc chuẩn bị thật tốt Chuẩn bị cho ngân sách càng tốt thì công ty càng gặp ítkhó khăn sau này Qui luật Pareto: 80% kết quả đạt đợc chỉ cần với 20% côngsức nhng nếu không chuẩn bị chu đáo, 20% kết quả còn lại sẽ lấy đi 80% côngsức bỏ ra

Công ty phải xác định ngay từ đầu, đâu là mục tiêu chính cần theo đuổi Làtăng sản lợng vận tải? tăng sản lợng sửa chữa? tăng doanh thu? giảm chi phí?quảng bá thơng hiệu? hay gắn kết các hoạt động của các phòng ban trong côngty? Việc xác định những mục tiêu, chính là cách lên kế hoạch cho tơng lai màkhông mâu thuẫn với mục tiêu mà công ty đang theo đuổi Hay nói một cáchkhác sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán ngân sách chocác kế hoạch ấy

Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa Doanh nghiệp nênthiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các

- Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn

và phân tích

- Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền mặt từ BCĐKT và BClãi lỗ

- Xem lại qui trình hoạch

định ngân sáchvà chuẩn

bị ngân sách tổng thể

- Phân tích

sự khác biệt giữa thực tế

và dự toán

- Theo dõi sự khác biệt và phân tích sai số

-dự báo lại

và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm

phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách Công việc này sẽ giúpcho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn

Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cùngnhau xem xét, kết hợp với nhau xem có theo một chuẩn chung hay không Côngviệc này không hề đơn giản nếu nh mọi cá nhân chỉ kh kh giữ lấy cái tôi củamình

Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy đợc hiệu quả nếu chúng tatiến hành kiểm soát nó Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi cùngvới nhau Các bản kế hoạch đợc xây dựng không chỉ đợc xây dựng để tính đếncác kết quả trong tơng lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm soát

Kiểm soát nên đợc tiến hành thờng xuyên theo những kì điều hành ngắn

đ-ợc cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo tháng hoặctheo quí Công việc này do chính những ngời thực hiện kế hoạch làm và gửi cácbáo cáo sai số của mình lên Ban ngân sách Công việc kiểm soát sẽ đợc giảm nhẹnếu đảm bảo đủ hai yêu cầu sau:

Thứ nhất, công tác kiểm soát thờng xuyên có chất lợng tốt do mỗi cán bộphụ trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên

Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênhlệch, vào bất kì lúc nào mà anh ta cho là quan trọng

Để theo dõi thật chặt chẽ ngân sách, doanh nghiệp cần phải theo 4 bớc củaqui trình sau đây:

Hình 2: Qui trình kiểm soát ngân sách

Nguồn: Sách Quản lí ngân sách - NXB Trẻ - 2004“ ”

* So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách

So sánh kết quả thực tế với ngân sách là công việc cần làm đầu tiên khi tiếnhành kiểm soát Các dự báo ngân sách đợc thiết lập cho năm ngân sách và đợcchia thành các thời kì tơng ứng với kì hạn kiểm soát dự tính Mục đích của việc

Lâp/điều chỉnh ngân sách

Lâp/điều chỉnh ngân sách

So sánh kết quả thực tế với ngân sách

So sánh kết quả thực tế với ngân sách

so sánh này là nhằm phát hiện ra những chênh lệch Công ty có thể thiết lập cácbáo cáo sai số để dễ dàng báo cáo với các cán bộ cấp trên

Nhng câu hỏi đặt ra ở đây là những số liệu dùng để so sánh? Giả sử chúng

ta tiến hành kiểm soát cho quí II, sau khi đã tiến hành kiểm soát cho quí I, nhvậy số liệu là của cả hai quí hay của một quí?

Thờng thì chúng ta có thể tiến hành so sánh dữ liệu kiểm soát với dữ liệu dựbáo, tuy nhiên cần phải vợt qua mức độ kiểm soát này vì hai lí do:

Từ kì này qua kỳ khác có sự kết chuyển có thể do đơn hàng chậm, phânchia các chi phí…điều này làm cho khi cộng nhiều kì vào với nhau con số mớithật có ý nghĩa, và mới dễ phân tích nếu có chênh lệch

Thứ hai, ngân sách đợc lập cho một năm và phân chia thành nhiều kì khácnhau Số liệu của cả năm mới là số mục tiêu chính Vì thế, khi tiến hành kiểmsoát tại một kì nào đó nên cộng số liệu của các kì trớc đó và tiến hành lợng hoálại toàn bộ năm ngân sách theo các kết quả đã thực hiện Theo cách đó chúng ta

có thể đối chiếu năm ngân sách mà không sợ tiến triển thuận lợi hoặc bất lợi củakì này hay kì khác đánh lừa chúng ta về kết quả cuối cùng

*Kiểm soát nên đợc tiến hành với 3 công việc chính:

+Kiểm tra số liệu của kì vừa qua

+Cộng dồn số liệu của các kì đã qua từ khi bắt đầu năm ngân sách

+ ớc lợng lại toàn bộ năm ngân sách theo những thay đổi phát sinh tại kìkiểm soát thấy có ảnh hởng trong tơng lai

** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh

lệch có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo

Chênh lệch có thể đợc đo lờng theo số lợng tuyệt đối hoặc theo giá trị tơng

đối Thờng thì cách này dựa vào kinh nghiệm của những ngời kiểm soát ngânsách Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân tích khi quamột ngỡng nào đó Điều này xem ra là khó khăn đối với những doanh nghiệpmới áp dụng việc kiểm soát ngân sách nhng thờng thì chỉ sau đó một thời gianngắn họ có thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất và đặt ra đợc ngỡng

chênh lệch Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp ích rất nhiều trong giai đoạn

đầu này

** Kiểm soát linh hoạt

Kiểm soát linh hoạt là cách đo lờng thực sự, không dừng lại ở việc xem xét

đơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ảnh hởng vớinhtheer‡

Ví dụ Bảng 1: Ví dụ về kiểm soát linh hoạt

Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện

Tóm lại, điều quan trọng trong việc phân tích các sai lệch là phải quan tâmtìm hiểu thật kĩ nguyên nhân gây ra chênh lệch ấy

* Xác nhận các kết quả

Sau khi phân tích các chênh lệch, chúng ta đã có thể phân loại ra đợc chênhlệch nào là do dự toán ngân sách, chênh lệch nào không thể đo lờng trớc đợc.Doanh nghiệp phải xác nhận các kết quả đó và tiến hành bớc tiếp theo

* Có biện pháp điều chỉnh ( nếu cần)

Mọi thứ đều có nguyên nhân của nó Nhng nguyên nhân quan trọng mới là

điều cơ bản Nếu lỗi là do dự toán thì nguyên nhân có thể là do cha nghiên cứu

kĩ các lợng đã dự toán, không hiểu rõ những gì chi phối tài chính của một doanhnghiệp, hoặc cha kiểm tra hết số liệu …Giải pháp cho vấn đề này khi doanh thuthấp và chi phí cao là đảo ngợc tình thế Với doanh thu thấp có phải là giá quácao hay không, chi phí cho nhân viên qua thấp hay không…Với mỗi khoản mụcchúng ta phải xem xét cả lợng, thời gian Sau khi đã xác định đợc nguyên nhân,doanh nghiệp cần phải cân nhắc xem có thể điều chỉnh đợc chênh lệch đó trongngân sách sắp tới hay không

Nếu nguyên nhân do lỗi dự toán thì chúng ta cần phải tiến hành dự toán lại.Còn nếu là do khách quan thì có thể tìm phơng án khác không Ví dụ giá nhiên

liệu quá cao ảnh hởng đến chi phí thì doanh nghiệp có thể tìm kiếm hay thay thếnguồn nhiên liệu nào khác rẻ hay không…

Tóm lại, kiểm soát ngân sách là một công việc vô cùng quan trọng Quantrọng không chỉ vì chúng ta có thể kiểm soát chính xác ngân sách của doanhnghiệp mà bởi kinh nghiệm chúng ta thu đợc trong việc dự báo ngân sách tiếptheo và chúng ta đang ngày càng hiểu sâu sắc hơn về thị trờng, về công ty quaviệc tìm ra nguyên nhân của nó

Bớc còn lại là xây dựng kế hoạch của qui trình kế hoạch ngân sách sẽ đợctrình bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế hoạchngân sách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ

3.2 Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp.

Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng Nếu phân theo thờigian chúng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn Còn phân theo nội dung,tính chất của kế hoạch có kế hoạch chiến lợc và kế hoạch chiến thuật Kế hoạchchiến lợc đợc soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không đồng nghĩa với kếhoạch dài hạn Kế hoạch chiến lợc có thể chỉ trong một thời gian ngắn, miễn làdoanh nghiệp sử dụng nó nh là hành động tổng thể để phát triển doanh nghiệp:thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình Để thựchiện đợc những chiến lợc đó, kế hoạch phải đợc cụ thể hoá bằng hệ thống các kếhoạch chiến thuật Kế hoạch chiến thuật bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ, kếhoạch đầu t phơng tiện mới, kế hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạch nhân

sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing Kế hoạch chiến thuật có thể hiểu nh

kế hoạch tác nghiệp

Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch

khác trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ

Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển-

Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing

Kế hoạch nhân sự

Sau khi các kế hoạch đợc xây dựng xong, công việc tiếp theo là lợng hoáchúng dới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm phơng tiện vận tải, chi phí cungcấp dịch vụ, nhu cầu vốn, chi phí kí kết hợp đồng vận tải…Đây chính là côngviệc của kế hoạch ngân sách Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chơngtrình của doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình.

Nh vậy, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thànhcông của kế hoạch Kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kếhoạch tác nghiệp Ngân sách trở thành một phơng tiện để kết hợp các kế hoạchchức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lờng sự tăng tiếncủa kế hoạch Các ngân sách không đợc thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả

sẽ dẫn đến sự đổ vỡ của các kế hoạch khác trong doanh nghiệp Tất cả điều nàycuối cùng làm cho chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp không đợc thực hiện

Do vậy, việc kiểm soát ngân sách đóng vai trò hết sức quan trọng không nhữngtrong quá trình hoạch định ngân sách của doanh nghiệp mà còn trong việc tổchức thực hiện chiến lợc phát triển trong dài hạn

Chính vì thế, ngân sách có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp

4 Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.

Ngân sách là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch và kiểm soát công việc kinhdoanh Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lãnh đạo, vớicác phòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt đợc kết quả

Ngân sách cũng cho phép doanh nghiệp đợc chi bao nhiêu cho công ty củamình và đa ra các chỉ tiêu về doanh thu Hãy tởng tợng rằng tại công ty không cómột kế hoạch ngân sách nào Vậy công ty ấy đang chi bao nhiêu tiền cho hoạt

động của mình so với mục tiêu mà họ đã đặt ra là tối thiểu hoá chi phí chẳnghạn Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào để đánh gíanhững gì họ đang làm và họ đang không có một định hớng nào cho việc chi tiêu

ấy Hành động ấy giống nh là đang đi trên đờng mà không biết đích đến Điềunày thật sự rất nguy hiểm

Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ quantrọng, đáng tin cậy để phân tích kết quả kinh doanh bằng cách theo dõi hoạt

động thực tế, so sánh nó với kế hoạch Ngân sách chính là nguồn thông tin quantrọng để công ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế hoạch kinhdoanh đã thống nhất dựa trên hoạt động thực tế

Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhng ở cáccông ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng Ngânsách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của họtrong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những ngời lập ra Ngân sáchthể hiện khả năng của ngời chuẩn bị.

Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau

Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp

Hoạch định Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn

liền với chiến lợc kinh doanh dài hạn

Điều phối Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng ban

trong công ty Thông tin Truyền đạt dễ dàng hơn các mục tiêu, cơ hội, và những kế hoạch

kinh doanh đến các trởng phòng ban.

Khích lệ Khích lệ các nhà quản lí đạt đợc mục tiêu của cá nhân và mục tiêu

của công ty Kiểm soát Kiểm soát các hoạt động thông qua đối chiếu với kế hoạch ban

đầu, điều chỉnh những chỗ cần thiết.

Đánh giá Cung cấp khuôn khổ để đánh giá hiệu quả của những nhà quản lí

trong việc đạt đợc mục tiêu của phòng ban và của cá nhân.

Nguồn: Sách Quản lí kinh tế -Lý Tuyên ( Dịch)-NXB Trẻ-2004“ ”Trên đây là những vấn đề có tính chất tổng quan về kế hoạch ngân sáchtrong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ Trong phần tiếp theo của chuyên đề

sẽ tiếp tục đề cập một cách chi tiết hơn các bớc còn lại của qui trình hoạch địnhngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ

II Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch

vụ vận tải đờng bộ

1 Vị trí và yêu cầu

1.1 Vị trí

Cũng nh một ngôi nhà khi bạn tiến hành xây dựng nó thì kết quả cuối cùngphải là xuất hiện của một ngôi nhà Công việc hoạch định ngân sách cũng vậy.Nếu doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngân sách thì kết quả cuối cùng phải là sựxuất hiện của một bản kế hoạch ngân sách Muốn làm đợc điều ấy, doanh nghiệpphải tiến hành xây dựng nó

Xây dựng chính là bớc tiếp theo của qui trình hoạch định ngân sách Thiếu

nó, ngân sách sẽ không thể đợc thiết lập và điều này cũng đồng nghĩa với việc

b-ớc tiếp theo là kiểm soát ngân sách cũng không thể xảy ra

Xây dựng ngân sách là bớc quan trọng nhng không có nghĩa đây là bớcchính để hình thành nên kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp Các doanh

nghiệp không nên coi qui trình hoạch định ngân sách chỉ có xây dựng kế hoạch

mà thôi Muốn hoạch định tốt cần phải theo đúng qui trình nh đã đề cập ở phầntrên

Vậy những gì cần phải có và đạt đến trong bớc tiếp theo này?

1.2 Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ.

Thứ nhất, phải xây dựng kế hoạch ngân sách một cách liên tục Yêu cầunày là rất quan trọng Bởi vì tơng lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sáchphải đợc xây dựng thờng xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trờng kinhdoanh Đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ yêu cầu này càng quantrọng hơn Ngành dịch vụ vận tải nh trên đã phân tích đòi hỏi kế hoạch tácnghiệp phải đợc lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần đợc soạn thảo với kìngân sách ngắn có thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từngngày Có nh vậy mới phản ánh kịp thời những thay đổi hàng ngày tại doanhnghiệp khi đơn đặt hàng hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn Mặtkhác doanh nghiệp kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặthàng chịu sự thay đổi liên tục của giá cả thị trờng đầu vào nh xăng dầu, giá cácloại phơng tiện, giá của các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể

đợc thể hiện trong các kế hoạch ngân sách đợc lập một cách thờng xuyên

Thứ hai, xây dựng ngân sách liên tục nhng không có nghĩa là nóng vội.Ngân sách cần đợc xây dựng sau khi đã chuẩn bị những thông tin cần thiết Ngânsách đòi hỏi phải xây dựng sau khi đã suy nghĩ kĩ càng Bản kế hoạch ngân sáchsau khi xây dựng nên cần phải có tính thực tế

Thứ ba, khi xây dựng cần sự tham gia của mọi ngời Đây dờng nh đợc xem

là yêu cầu thật dễ dàng vì bản thân việc hoạch định ngân sách không phải tráchnhiệm của riêng ai Thế nhng, thờng thì tại các doanh nghiệp công việc này docác trởng phòng, các lãnh đạo làm Điều này làm cho ngân sách không phát huyhết đợc vai trò quần chúng của nó Kế hoạch ngân sách đợc xây dựng nên, phải

là kết quả của mọi ngời Bởi chính họ mới là ngời trực tiếp tiếp xúc với công việc

và hiểu những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần để nâng cao khảnăng phục vụ dịch vụ…Có nh vậy mới tăng tính cam kết trong việc thực hiện củanhân viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấp dới của mình

Kế hoạch ngân sách phải là kế hoạch hành động chung cho toàn bộ doanhnghiệp

Thứ t, kế hoạch ngân sách cần đợc xây dựng kèm với kế hoạch hành động.Việc xây dựng kế hoạch hành động cho ngân sách thờng đợc bỏ qua vì các cán

bộ cho rằng nó quá “ lằng nhằng” Tuy nhiên, hiệu quả của kế hoạch ngân sách

sẽ hơn rất nhiều nếu bên cạnh đó là một kế hoạch cho những khoản chi và cáchthức để có đợc một doanh thu ấy Kế hoạch hành động thực sự hữu dụng khi xâydựng kế hoạch đầu t đối với các doanh nghiệp nhà nớc mà vốn đầu t chính đợccung cấp bởi cơ quan cấp trên Có đợc những hành động cho đầu t sẽ thuyết phụchơn những nhà đầu t.

Yêu cầu cuối cùng là ngân sách phải đợc lập theo hớng chấp nhận linh hoạt

Có nghĩa là ngân sách nên đợc thiết lập với nhiều phơng án, kịch bản khác nhau

để đề phòng những trờng hợp khác nhau có thể xảy ra Yêu cầu này không hề dễdàng Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể làm nếu cố gắng dự báo tốt nhữngthay đổi trong tơng lai sau khi đã có những thông tin tốt về thị trờng

2 Phơng pháp xây dựng

Dự báo những gì diễn ra trong tơng lai là một trong những ảnh hởng đếnchất lợng của xây dựng kế hoạch ngân sách Nhng phơng pháp xây dựng cũngquyết định ngân sách của một doanh nghiệp Tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanhnghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ , các phơng pháp sau có thể dùng để xây dựng

2.1 Phơng pháp từ dới lên.

Theo phơng pháp này cán bộ lập kế hoạch ngân sách trình bày các đề xuấtcho cấp trên, trên cơ sở chơng trình hoạt động đã định Sau khi xem xét và điềuchỉnh, nếu là doanh nghiệp lớn thì có thể theo nhiều cấp độ, các đề xuất này sẽ

đợc tổng hợp và tạo thành ngân sách chung của doanh nghiệp

Sử dụng phơng pháp này có u điểm là cán bộ lập kế hoạch có thể tự do bày

tỏ ý kiến của mình Ngân sách là của chính họ, nếu đợc duyệt sẽ là cam kết mà

họ thực hiện, nh vậy phát huy tính trách nhiệm trong các kế hoạch ngân sách Tuy nhiên, phơng pháp này không thờng xuyên đợc sử dụng Bởi vì:

Cấp trên sẽ không dễ dàng gì khi phê duyệt một ngân sách không phải do

họ định hớng xây dựng Là những ngời chịu trách nhiệm định hớng cho toàn bộdoanh nghiệp, cấp trên sẽ không chấp nhận nếu các bản ngân sách không đợcgiải trình một cách sâu sắc Và ngân sách đợc phê duyệt không hẳn là ngân sáchthể hiện định hớng quan trọng cho toàn bộ doanh nghiệp

Mặt khác, ngân sách do cán bộ cấp dới lập có xu hớng t duy bằng phépcộng Họ sẽ thiết lập một báo cáo ngân sách theo hớng cộng vào năm trớc một tỉ

lệ nào đó, thờng là tỉ lệ lạm phát mà họ dự kiến mà không tính đến các yếu tốkhác nh sự thay đổi công nghệ hay tăng năng suất lao động

Việc xét duyệt ngân sách sẽ mất nhiều thời gian do cấp trên có thể cha

đồng ý với những đề xuất Điều này dễ gây chán nản đối với ngời xây dựng và

họ có xu hớng tăng các dự toán chi phí, và giảm các dự toán doanh thu Chophép tạo ra một “ khoảng cách an toàn” cho những lần chỉnh sửa tiếp theo.

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng khi cấp trên tuyệt đối tin tởng vào cấpdới, hoặc doanh nghiệp đang phải đơng đầu với nguy cơ suy giảm lợi nhuận hoặctăng trởng, hoặc cũng có thể là do sự tăng lên của giá thành

2.2 Phơng pháp từ trên xuống.

Đây là phơng pháp trái ngợc với phơng pháp ở trên Theo phơng pháp này

từ các lựa chọn đã thực hiện và trên cơ sở chơng trình hành động đã thông qua,cấp trên sẽ định ra cho mỗi bản ngân sách một giới hạn, phù hợp với mục tiêuchung của doanh nghiệp Trên cơ sở đó cán bộ cơ sở sẽ thiết lập các ngân sáchhành động cho phép tuân thủ các định hớng này, thậm chí có thể làm tốt hơn, vàtrình bày các bản ngân sách theo yêu cầu của cấp trên

Phơng pháp này cho phép đồng thời đảm bảo một sự liên kết về tổng thểcác ngân sách, định hớng công việc của các cán bộ theo mục tiêu của doanhnghiệp, tránh hiện tợng tính quá cao chi phí và quá thấp doanh thu nhờ việc tínhtoán cẩn trọng hơn Đây cũng là tiêu chuẩn để đánh giá thành tích của cán bộxây dựng

Tuy nhiên, phơng pháp này cũng có những hạn chế nh giảm sự sáng tạo củacán bộ xây dựng, và không hứng thú thực hiện kế hoạch do họ không đợc xâydựng theo ý mình Mặt khác những ấn định mục tiêu của cấp trên có thể cha hợp

lí do họ cha hiểu hết tình hình thực tế, nên hiệu quả của các bản kế hoạch có thểkhông cao

Sử dụng phơng pháp này tận dụng đợc u điểm của việc định hớng tập trungcác công việc và sự sáng tạo của các cán bộ xây dựng, nhằm đa ra một ngân sách

vừa năng động, vừa thực tế và hợp lí, mà theo đó việc thực hiện sẽ do các cán bộ

đảm nhiệm với tinh thần hợp tác

Phơng pháp đúng đóng góp lớn vào sự thành công của ngân sách doanh nghiệp nhng xây dựng theo đúng qui trình sẽ là cách đạt đợc ngân sách mong muốn một cách khoa học nhất

Công việc xây dựng kế hoạch ngân sách sẽ đợc bắt đầu với việc xây dựng

kế hoạch ngân sách cung cấp dịch vụ

3.1 Ngân sách cung cấp dịch vụ ( Ngân sách thu)

Ngân sách cung cấp dịch vụ

Ngân sách chi

phí nguyên vật

liệu

Ngân sáchchi phí lao

động

Ngân sáchchi phí cungcấp dịch vụ

Ngân sáchgiá cungcấp dịch vụ

Ngân sách cung cấpdịch vụ và quản lí

Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh

Hình 5: Qui trình xác định ngân sách cung cấp dịch vụ.

Nguồn: Ngời viết tự xây dựng

3.1.1 Nội dung

Thực chất ngân sách cung cấp dịch vụ là việc dự toán doanh thu từ việccung cấp dịch vụ, trên cơ sở dự báo sản lợng vận tải, sản lợng bảo dỡng – Bộ Ngoại giao sửachữa… và giá cung cấp dịch vụ

Ngân sách cung cấp dịch vụ đợc xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

Ngân sách cung cấp dịch vụ đợc biểu thị cả về mặt số lợng và giá trị, kèmtheo kế hoạch hành động cụ thể

+ Số lợng: sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa- bảo dỡng…

+ Giá trị: Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ Kế hoạch hành động: cách thức tiến hành để đạt mục tiêu

3.1.2.Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đờng bộ

a ý nghĩa.

Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ là công việc quan trọng vì hầu hếtcác ngân sách sau này đều phải dựa vào đó Đối với các doanh nghiệp kinhdoanh hàng hoá thì ngân sách doanh thu bán hàng là ngân sách quan trọng bậcnhất Còn đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ, ngân sách doanhthu quan trọng nhất là dự toán sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa – Bộ Ngoại giao bảo dỡng

b Yêu cầu.

Doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đờng bộ nên đợc phân chia thành cácmục nhỏ, có thể theo phân khúc thị trờng, loại hình phục vụ, vị trí địa lí thì côngviệc dự toán sẽ chi tiết và dễ dàng hơn Nếu phân chia theo loại hình dịch vụphục vụ, thì dịch vụ vận tải sẽ đợc phân thành:

+ Doanh thu từ hoạt động vận tải hành khách

+ Doanh thu từ hoạt động vận tải hàng hóa

+ Doanh thu từ việc cho thuê xe và ngời lái

+ Doanh thu từ việc sửa chữa bảo dỡng

Ngân sáchcung cấpdịch vụ

+ Doanh thu từ các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đờng bộ

Trong đó, có thể chi tiết theo đối tợng khách hàng hoặc theo thị trờng…Ngoài ra, điều quan trọng là phải có phơng pháp dự toán doanh thu thậtchính xác Phơng pháp đúng sẽ quyết định đến thành công của một bản ngânsách Và thời gian nhận đợc doanh thu cũng là một việc không thể bỏ qua Côngviệc quan trọng là phải kiểm soát đợc dòng tiền mặt Hầu hết các công ty có thểkinh doanh có lãi nhng lại không có tiền mặt- dòng máu của kinh doanh tạinhững thời điểm cần thiết Thờng thì chi phí phải thanh toán trớc khi nhận đợcdoanh thu, đặc biệt trong những giai đoạn tăng trởng, vì thế cần phải biết thờigian thu đợc tiền Có thể dự toán đợc điều này thông qua phòng kế toán xác định

xu hớng thanh toán trớc đây và thông qua phòng kinh doanh để biết đợc tìnhhình tài chính của từng khách hàng, cũng nh khả năng thanh toán của họ

Nhng trớc tiên để có đợc một ngân sách doanh thu tốt hãy bắt đầu từ việcxác định sản lợng vận tải trong tơng lai

3.1.2.1 Dự báo sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa – bảo dỡng.

** Dự báo sản lợng vận tải

a ý nghĩa.

Dự báo sản lợng vận tải là công việc đặc trng nhất và quan trọng nhất trongcông tác xây dựng kế hoạch doanh thu nói riêng và ngân sách toàn doanh nghiệpnói chung trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ Những doanh nghiệpdịch vụ vận tải đờng bộ khác với các doanh nghiệp hàng hoá, họ nhận doanh thu

từ việc vận tải hành khách và hàng hoá, dựa trên phơng tiện của họ hoặc cho thuêngời lái…

b Phơng pháp dự báo

Để dự báo sản lợng vận tải có rất nhiều phơng pháp khác nhau Nhng để có

đợc một phơng pháp chuẩn là điều không hề dễ dàng Mỗi doanh nghiệp nên tuỳtheo tình hình của mình lựa chọn cho mình một hoặc kết hợp các phơng pháp

b1 Phơng pháp dựa trên sản lợng bình quân

Đây là phơng pháp về thực chất là dựa trên khả năng của doanh nghiệp.Trên cơ sở xác định tổng số phơng tiện hiện có và kế hoạch đầu t, thay mới, hoặcthanh lí trong tơng lai để xác định số phơng tiện kì kế hoạch Sau khi có đợc tổng

số phơng tiện có ở kì kế hoạch, nhân với sản lợng bình quân mà mác xe có thểvận tải trong một tháng để tính ra tổng sản lợng vận tải của toàn bộ doanh nghiệptrong kì kế hoạch

+ Công thức:

Lchạy = Tổng AKHI x Lchgi x 12Tổng AKHI = Tổng AC + Ađt – Bộ Ngoại giao Atl

Lchgi = Avdi x LniTrong đó:

Lchạy : Tổng km sản lợngTổng AKHI: Tổng số xe tham gia kì kế hoạch Lchgi : sản lợng bình quân của mác xe iTổng Ac : Số xe hịên có

Atl : Số xe sẽ thanh lí trong năm tớiAđt : số xe sẽ đầu t trong kì tới

* Ưu điểm: của phơng pháp là khá dễ dàng tính toán Số liệu chỉ cần có kếhoạch đầu t và sản lợng vận tải bình quân trong một tháng của từng loại mác xe

b2 Phơng pháp dựa trên đánh giá của khách hàng

Phơng pháp sử dựng thông tin từ các cuộc nghiên cứu, thu thập thông tin vềnhu cầu của khách hàng hiện tại và cả trong tơng lai Qua đó doanh nghiệp ớc l-ợng sản lợng vận tải cho kì kế hoạch

* Ưu điểm

Nếu thông tin đợc thu thập chính xác thì đây là phơng pháp đáng tin cậynhất

Phơng pháp này có thể áp dụng trong những doanh nghiệp mà khách hàng

là truyền thống và doanh nghiệp độc quyền trong việc cung cấp dịch vụ, hoặc thịtrờng tơng đối nhỏ

Phơng pháp này dựa trên số liệu về sản lợng vận tải trong quá khứ Bằngcác phơng pháp định lợng (phơng pháp trung bình động, phơng pháp san mũgiản đơn, phơng pháp Brown )và các mô phỏng để xác định sản lợng cho tơnglai.

Đòi hỏi lu trữ một cách có hệ thống các dữ liệu quá khứ

Kết quả dự báo chỉ có ý nghĩa trong ngắn hạn

** Dự toán sản lợng sửa chữa – Bộ Ngoại giao bảo dỡng

Bảo dỡng- sửa chữa là hoạt động thờng bị nhầm lẫn với việc tính nó vàochi phí bảo dỡng- sửa chữa Bởi vì các doanh nghiệp cần phải bảo trì phơng tiệncủa mình Nên đây là một chi phí cũng khá lớn Tuy nhiên với doanh nghiệp hoạt

động sửa chữa- bảo dỡng là một hoạt động cung cấp dịch vụ thì đó chính làdoanh thu Cách tính có thể dựa theo nhiều phơng pháp khác nhau, tơng tự nhviệc dự tính sản lợng vận tải, trừ dự tính theo sản lợng bình quân Phơng pháp đó

có thể là dựa trên đánh giá của khách hàng, dựa trên số liệu quá khứ hoặc dựatrên đánh giá của những nhà quản lí…

Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp có doanh thu chủ yếu từ việc sửa bảo dỡng cho chính những phơng tiện của mình thì việc dự báo khá là đơn giảnsau khi đã có sản lợng vận tải Doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào kế hoạch vậntải, và chế độ bảo dỡng kĩ thuật của từng mác xe, tiến hành tính toán cho từngloại( phơng pháp này chính là phơng pháp định mức) Còn việc sửa chữa- bảo d-ỡng cho khách hàng ngoài công ty sẽ dựa trên việc theo dõi các số liệu hàngnăm

chữa-Theo nhà chế tạo, cấp sửa chữa- bảo dỡng có thể căn cứ vào số km hoạt

động hoặc thời gian sử dụng, tiêu chuẩn nào đến trớc thì làm theo tiêu chuẩn đótrớc

+ Đối với xe sử dụng nhiên liệu là xăng thì cấp sửa chữa- bảo dỡng là:

- Theo thời gian: 6 tháng + Đối với xe sử dụng nhiên liệu là diezen:

- Theo thời gian: 6 tháng

Cứ sau 1000 km tiến hành một lần sửa chữa nhỏ, 3 lần sửa chữa nhỏ đợctính thành 1BD2

Cứ sau thời gian vận hành phơng tiện đạt tới 150.000 km đợc tiến hành sửachữa lớn Một lần sửa chữa lớn đợc tính thành 10BD2

Còn nếu tính theo giờ công theo chế độ của công nhân xởng sửa chữa của xínghiệp thì

3.1.2.2 Dự báo giá cả cung cấp dịch vụ

Dự toán giá cả cung cấp dịch vụ là một trong những yếu tố quyết địnhthành công của doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành dịch vụ vận tải đờng bộ.Giá cả đợc coi là chìa khoá thành công đầu tiên, đứng trên cả thơng hiệu và chấtlợng phục vụ Đó là lí do tại sao mà ngày càng nhiều các doanh nghiệp vận tảicủa Việt Nam, đặc biệt là taxi cạnh tranh nhau bằng cách đa ra những mức giárất hấp dẫn, giống nh sự mọc lên rất nhiều hãng hàng không giá rẻ hiện nay.Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộnhằm vào khách hàng sang trọng, cần thơng hiệu mạnh thì giá cao lại là mộttrong những cách thức thể hiện khả năng của khách hàng

Vì thế, giá cả đối với doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ, đợc lựa chọnchủ yếu vào mục tiêu mà doanh nghiệp đang theo đuổi Nếu doanh nghiệp muốnthắng ở phân khúc thị trờng phổ biến với những khách hàng có nhu cầu đơn giản

là đi lại thì giá cạnh tranh là một mức giá cần phải tính đến Mức giá này sẽ đợcxây dựng dựa trên việc đa tất cả các chi phí vào giá, nhng vẫn đảm bảo cạnhtranh đợc với đối thủ Để tạo đợc mức giá này, ngân sách chi phí đợc dự toán làrất quan trọng Ngân sách phải đảm bảo tối thiểu hoá chi phí để xác định mộtmức giá thấp nhất mà doanh nghiệp có thể

Tuy nhiên, tại một doanh nghiệp mà mục tiêu đặt ra là chiếm lĩnh phânkhúc thị trờng của những khách hàng có nhu cầu cao về mác xe, về thơng hiệumạnh … thì mức giá không cần tính đến việc tối thiểu hoá chi phí ở đây giá cảlại không thành vấn đề miễn là doanh nghiệp đáp ứng đợc nhu cầu về chất lợng

và mong muốn khẳng định vị thế của khách hàng

3.1.3 Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình

Sau khi đã dự toán xong sản lợng vận tải, sản lợng sửa chữa- bảo dỡng,giá cả cung cấp dịch vụ và doanh thu từ các hoạt động dịch vụ khác, tổng hợp lạidoanh nghiệp sẽ có đợc ngân sách cung cấp dịch vụ:

Bảng 3: Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình

+ Lao động phục vụ chung

Nld = Ni x AkhTrong đó:

Nld: Số công nhân lái xe kì kế hoạch

Ni: Hệ số sử dụng lao động cho từng mác xe

Akh: Số xe tham gia kì kế hoạch

Sử dụng phơng pháp này có u điểm là dễ tính toán và đợc xác định dựa trên

kế hoạch sản lợng vận tải Tuy nhiên, con số hệ số sử dụng lao động cho từngmác xe là con số cần đợc xác định một cách chính xác

*Phơng pháp định mức hao phí lao động cho một đơn vị sản lợng vận tải:Công thức:

Nld = (Dt xNi)/QtTrong đó:

Nld: Số lao động cần thiết kì kế hoạch Dt: Định mức giờ công cho một đơn vị sản lợng vận tảiQt: Số giờ công làm việc của một lao động trong một nămSau khi dự tính đợc số lao động cho toàn kì kế hoạch, trên cở sở mức lơng

mà doanh nghiệp dự tính chi trả cho từng lao động theo từng loại, tổng hợp lại sẽthiết lập đợc ngân sách chi phí lao động

a Phơng pháp đầu ra/đầu vào

Trên cơ sở những gì tạo ra, doanh nghiệp phải xác định thực hiện nh thếnào, quyết định cần có những nguồn lực nào để thực hiện tạo ra đợc những đầu

ra đó

Thông thờng dễ mắc sai lầm là làm ngợc qui trình này

Hoạch định đúng cách

Đây là kết quả

cần đạt đợc Đây là cách đểthực hiện Đây là nguồnlực cần thiết

Hoạch định sai cách

b Phơng pháp Cộng vào kì tr“ ớc”

Phơng pháp này xem xét việc chi tiêu của năm trớc sau đó cộng vào theomột tỉ lệ nào đó Tỉ lệ này đợc tính toán dựa trên những dự báo về tỉ lệ lạm pháthoặc tỉ lệ chịu sự thay đổi theo doanh thu trên cơ sở tính toán các số liệu trongquá khứ

Ví dụ:Bảng 4: Ví dụ cho phơng pháp “ Cộng vào kì trớc”

Dự toán chi tiêu

Nguồn: Ngời viết tự biên soạn

Nhợc điểm của phơng pháp là các con số của kì trớc có thể không chínhxác Hoặc có thể bỏ sót những chi phí tiềm ẩn

Tuy nhiên, đây vẫn là cách hoạch định đơn giản và thông dụng nhất do cácnhân viên không muốn phức tạp hóa công việc của họ

c Phơng pháp zero

Phơng pháp này là phơng pháp dự tính chi phí trên cơ sở đặt nó với sự thay

đổi của doanh thu, giả thiết tất cả đều bắt đầu từ điểm ban đầu ( zero)

Phơng pháp này đòi hỏi phải có lí do cho mọi chi phí

Thích hợp nhất với những chi phí hỗ trợ và toàn quyền quyết định nh chiphí tiếp thị

Phơng pháp này có nhiều u điểm nhng không đợc áp dụng một cách rộngrãi vì phải lên kế hoạch thật chi tiết nên công việc hơi nặng nề

3.3.2 Các ngân sách khác

3.3.2.1 Ngân sách chi phí nguyên vật liệu

Mục đích: Xác định chi phí nguyên vật liệu để xác định số lợng nguyênvật liệu phục vụ cho hoạt động dịch vụ

Nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động dịch vụ vận tải bao gồm: +Nhiên liệu: xăng, dầu

+Săm lốp

+ Vật t tổng hợp

Ngân sách này có thể xác định theo phơng pháp cộng thêm vào kì trớc, vì

đây là những chi phí có thể xác định theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu củatừng loại xe và giá cả thị trờng

+ Chi phí quảng cáo, tiếp thị

+ Chi phí cho các đại diện thơng mại

+ Chi phí khác

Ngân sách chi phí dịch vụ thờng đợc dự toán theo phơng pháp zero vì thực

tế những chi phí này do chính những ngời cung cấp dịch vụ đề ra trong tơng lai,

ít chịu ảnh hởng từ bên ngoài Để thật chính xác trong dự toán ngân sách nàydoanh nghiệp phải lên kế hoạch thật chi tiết chi phí cho từng hoạt động

+ Chi phí duy trì và dịch vụ vận tải+ Thuế giá trị gia tăng đợc đa vào giá cả cung cấp dịch vụ+ Các chi phí khác

Chi phí quản lí là chi phí đợc coi là cố định có điều kiện, bởi vì chi phí nàykhông thay đổi trong kì ngân sách mặc dù khối lợng cung cấp dịch vụ thay đổi.Trên thực tế, chi phí này thay đổi theo qui mô hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Do đó phơng pháp sử dụng thích hợp để dự toán là phơng pháp “ cộngthêm vào kì trớc”

3.2.3.4 Ngân sách đầu t

Lập ngân sách vốn đầu t thực chất là lập kế hoạch và quản lí các hoạt động

đầu t dài hạn trong doanh nghiệp Hay ngân sách đầu t là một bản trình bày các

kế hoạch gia tăng hay cắt giảm máy móc, thiết bị, các dạng tài sản cố định kháccủa doanh nghiệp

Chi phí dự toán vốn đầu t rất quan trọng đối với tơng lai của một doanhnghiệp Chi phí này thờng diễn ra sớm và nếu không đợc kiểm soát, nó có thểgây ra hiệu ứng “domino” cho tất cả các công việc còn lại Doanh nghiệp có thểmất những khoản tiền mặt rất lớn mà lẽ ra có thể giúp doanh nghiệp trụ vững mànguyên nhân chủ yếu là do mua sắm lãng phí

Các công ty thờng xây dựng những qui trình rất phức tạp và vòng vèo trongviệc xét duyệt vốn đầu t Để có đợc một ngân sách đầu t phê duyệt, các cán bộxây dựng nên phải rất thận trọng Trớc tiên hãy chứng minh bằng ngôn ngữ tàichính chi bao nhiêu vốn cho nó, sau đó chứng minh tính khả thi bằng các chỉtiêu nh: lợi nhuận trên vốn đầu t, thời gian thu hồi vốn…, các chỉ tiêu này phảitính đến giá trị tơng lai cuả tiền

Đối với các doanh nghiệp cần nguồn vốn đầu t từ cấp trên, ngân sách đầu tlại càng quan trọng Việc cấp trên có phê duyệt hay không phụ thuộc rất nhiềuvào những luận chứng trong ngân sách đầu t

3.4 Dự báo các ngân sách tài chính.

Ngân sách tài chính bao gồm:

+ Ngân sách thu và chi ( Dự báo kết quả kinh doanh)

+ Dự báo báo cáo lu chuyển tiền tệ

+ Dự báo bảng cân đối kế toán

3.4.1 Các khái niệm

3.4.1.1.Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo

Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lợc cáckhoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thờikì nhất định Báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp những thông tin tổng hợp vềvốn, lao động, kĩ thuật và trình độ quản lí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Báo cáo kết quả kinh doanh bao gồm kết quả kinh doanh từ hoạt động kinhdoanh, kết quả kinh doanh từ hoạt động tài chính và kết quả từ các hoạt độngkhác.

Trong báo cáo kết quả kinh doanh dự toán dự toán các chỉ tiêu kế hoạch.Một phần lớn các chỉ tiêu này đợc lấy từ các ngân sách cung cấp dịch vụ, ngânsách giá cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phíquản lí…

3.4.1.2.Báo cáo lu chuyển tiền tệ dự toán.

Báo cáo lu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu

và chi tiền trong kì của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động

đầu t, hoạt động tài chính

Mục đích của việc lập báo cáo là nhằm trình bày cho ngời sử dụng biết tiền

tệ đợc sinh ra: bằng cách nào và doanh nghiệp đã sử dụng chúng nh thế nàotrong kì báo cáo Ngời sử dụng báo cáo lu chuyển tiền tệ sẽ tiến hành phân tích,

đánh giá và dự toán các mặt chính sau:

Dự đoán lợng tiền mang lại từ hoạt động trong tơng lai của doanh nghiệpthông qua xem xét việc thu và chi tiền trong quá khứ

Đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp

Chỉ ra mối quan hệ giữa lãi, lỗ ròng và luồng tiền tệ bởi vì doanh nghiệp sẽkhông thu đợc lợi nhuận nếu hoạt động kinh doanh của họ thiếu tiền

Xác định những nhu cầu tài chính cần thiết trong tơng lai của doanh nghiệp

nh nhu cầu đầu t TSCĐ, đầu t nghiên cứu sản phẩm mới, đánh giá khả năng sinhlợi

Ví dụ:

Bảng 6: Báo cáo lu chuyển tiền tệ của công ty Timberland năm 1993( đơn vị: triệu$

I Lu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh

Lu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động kinh doanh -26.8

II Lu chuyển tiền từ hoạt động đầu t

Thanh toán nợ dài hạn đến hạn trả và các khoản cho thuê tài chính -2.6

Lu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động tài chính 52.5

ảnh hởng đến tồn quĩ tiền mặt từ sự thay đổi tỉ giá hối đoái 0.1

Nguồn: sách Phân tích quản trị tài chính “ ” – Bộ Ngoại giaoNguyễn Tấn Bình- NXB

ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh.

3.4.1.3.Bảng cân đối kế toán dự toán

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quáttình hình tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm theo giá trị tài sản và nguồnhình thành tài sản Về bản chất, bảng cân đối kế toán là một bảng cân đối tổnghợp giữa tài sản với vốn chủ sở hữu và công nợ phải trả.

Dự báo bảng cân đối kế toán là dự báo tình hình về tài sản và nguồn vốncủa doanh nghiệp Dự báo dựa trên cơ sở bảng cân đối đầu kì kế hoạch và nhữngthay đổi trong từng tài khoản của bảng cân đối Để xác định những thay đổitrong các tài khoản của bảng cân đối thông thơngf ngời ta sử dụng các thông tin

từ báo cáo kết quả kinh doanh dự báo và báo cáo lu chuyển tiền tệ dự báo

Ví dụ:

Bảng 7: Bảng cân đối kế toán của công ty A năm 2002,2003

Các khoản phải thu 375 315 Các khoản phải nộp 140 130

- Dự báo doanh thu Công việc này sẽ vẫn do ngời sử dụng mô hình dự toán

nh trong dự toán ngân sách cung cấp dịch vụ

- Xác định các khoản mục trong các báo cáo năm trớc thay đổi theo doanhthu và không thay đổi theo doanh thu

- Đa các khoản mục đã tính toán vào trong các báo cáo Các công thức đợcthiết lập sẵn sẽ tính ra các giá trị của các khoản mục còn lại trên các báo cáo.Báo cáo kết quả kinh doanh sẽ đợc tính ra đầu tiên Lúc này trên bảng cân đối kếtoán sẽ xuất hiện chênh lệch giữa phần tài sản và phần nguồn vốn Chênh lệch

này phát sinh từ việc doanh thu tăng khiến các phần tài sản tơng ứng tăng theo vàlàm tổng tài sản tăng cao hơn nguồn vốn Do vậy, ngời sử dụng mô hình sẽ lựachọn nguồn vốn cần tăng để tài trợ cho lợng tài sản mới tăng thêm.

- Căn cứ vào các dự án đầu t dài hạn khác cha tác động đến doanh thu theo

kế hoạch đã đề ra, ngời sử dụng tiếp tục thêm vào các khoản mục trong phần tàisản tơng ứng với phần tăng tài sản dự tính tăng từ dự án, và phần nguồn vốn tơngứng với phần tài trợ đã xác định

- Xác định các tỉ lệ theo mục tiêu, chính sách hay những biến động khôngthay đổi nhiều qua các năm của doanh nghiệp: tỉ lệ khấu hao, tỉ lệ trả lãi vay, tỉ

Tuy nhiên, nếu hoạch định ngân sách chỉ dừng lại ở việc phê duyệt thì thực

sự ngân sách đó không có ý nghĩa Các bản kế hoạch ngân sách chỉ hữu dụng khi

nó đợc kiểm soát thực hiện

Trên đây, là những nét chung nhất về công tác xây dựng kế hoạch ngânsách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ Sau đây bài viết sẽ đi sâu tìmhiểu công việc hoạch định ngân sách tại một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng

bộ có thật- Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giaoBộ Ngoại giao

Chơng II Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách

I Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75

1 Giới thiệu chung về xí nghiệp.

1.1 Lịch sử hình thành

ở bất kì nớc nào và bất cứ thời kì nào, ngoại giao luôn là một vấn đề quantrọng của quốc gia Tuỳ vào hoàn cảnh cụ thể tại từng thời kì mà ngoại giao giữmột vai trò, nhiệm vụ khác nhau Để hoạt động ngoại giao đem lại hiệu quả thì

đảm bảo việc đi lại của các đoàn đại biểu trong và ngoài nớc là hết sức cần thiết.Nhận thức đợc điều đó, ngay từ những năm 1964 Bộ Ngoại giao đã thành lập đội

xe riêng của mình với nhiệm vụ chính là đa, đón và bảo vệ các đoàn đại biểu, cáclãnh đạo cấp cao Quốc tế trên các tuyến đờng trong nớc

Ngày 30.5.7975, đất nớc ta đợc hoàn toàn giải phóng Trong công cuộc xâydựng đất nớc, Đoàn xe mang tên V75 đợc thành lập trên cơ sở kết hợp hai đội xe:một của Bộ Ngoại giao nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà và một của Mặt trận giảiphóng Miền nam Việt Nam Nhiệm vụ chính của đoàn xe là đa đón các đoànkhách quốc tế trong các cuộc họp quan trọng ở trong nớc, đồng thời phục vụ việc

đi lại của các Sứ quán nớc ngoài tại Việt Nam

Trong thời kì này, ngoài đoàn xe V75 còn có đoàn xe của Cục Phục VụNgoại giao đoàn Cả hai đội xe này đều có mục tiêu và nhiệm vụ chung Chính vìvậy, ngày 24/6/1986 Bộ Ngoại giao ra quyết định 49/TCQĐ thống nhất hai đoàn

xe này thành Xí nghiệp ôtô V75 trực thuộc Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn Quyết

định này là hoàn toàn khách quan, phù hợp với yêu cầu về kinh tế xã hội lúc bấygiờ, và nó cũng góp phần phục vụ yêu cầu trong đổi mới quản lí kinh tế theoNghị Quyết VI của Đại hội Đảng Đó là chuyển các đơn vị sang hoạt động sảnxuất kinh doanh, mở rộng chế độ hạch toán kinh tế, tiết kiệm chi phí và nângcao hiệu quả sử dụng lao động

Ngay sau khi đợc thành lập, hoạt động trong cơ chế thị trờng nên xí nghiệp

có điều kiện để phát triển Trong quá trình kinh doanh, qui mô xí nghiệp ngàycàng mở rộng Chính vì vậy đòi hỏi một sự thay đổi về quản lí Năm 1993 là năm

đánh dấu một bớc ngoặt lịch sử lớn trong lịch sử của xí nghiệp khi Hội Đồng Bộtrởng ra Nghị định 388/NĐ-HĐBT ngày 20.11.1991 và Nghị Định 156/NĐ-HĐBT ngày 7/5/1992 về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc Theo đề nghịcủa Bộ Ngoại giao, ngày 10/3/1993 Văn phòng Chính Phủ ra thông báo số 58/TB

và Bộ Ngoại giao ra quyết định số 52 NG/QĐVP thành lập lại xí nghiệp ôtô V75theo hình thức doanh nghiệp nhà nớc, lúc này xí nghiệp trực thuộc Bộ Ngoạigiao quản lí

Là một doanh nghiệp nhà nớc lấy thu bù chi là chính nhng vẫn coi mục tiêuchính trị là chính Căn cứ chỉ thị số 500 của Nhà nớc về sắp xếp lại doanh nghiệpnhà nớc, ngày 27/12/1996 Bộ Trởng Bộ Ngoại giao ra quyết định số 1726/NG-QĐ về việc thành lập lại xí nghiệp theo mô hình doanh nghiệp nhà nớc hoạt

động công ích Xí nghiệp có t cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện chế độ hạchtoán kinh tế độc lập, đợc mở tài khoản ở ngân hàng, đợc sử dụng con dấu riêng,

đợc thu ngoại tệ, sử dụng ngoại tệ theo qui định của nhà nớc Trụ sở của xínghiệp đặt tại 27 ( nay là 231) Lê Duẩn – Bộ Ngoại giaoHai Bà Trng- Hà Nội

1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích, vì thế Xí nghiệp ôtô V75

có hoạt động phục vụ công ích là chủ yếu, bao trùm toàn bộ hoạt động của công

ty Nhiệm vụ của V75 là:

- Vận tải ôtô phục vụ đa đón các đoàn khách quốc tế quan trọng của Đảng

và Nhà nớc, của Bộ Ngoại giao, các bộ, các ngành và các tổ chức quốc tế tại HàNội

-Cung cấp lái xe phục vụ công tác cho các Sứ quán nớc ngoài tại Việt Namhoặc các Sứ quán Việt Nam tại nớc ngoài

Ngoài ra, để tận dụng các phơng tiện nhàn rỗi và khai thác các u thế sẵn cócủa mình, nâng cao hiệu quả kinh tế góp phần cải thiện đời sống của cán bộcông nhân viên, V75 còn thực hiện một số hoạt động kinh doanh sau:

- Kinh doanh vận tải: các xe trong thời gian nhàn rỗi có thể đợc huy động

sử dụng cho thuê các cá nhân và tổ chức tham quan, du lịch, cới hỏi

- Sửa chữa, bảo quản xe của đơn vị, của Bộ Ngoại giao, các Sứ quán vàkhách hàng khi có yêu cầu

- Xuất khẩu lao động tại chỗ: tiến hành cung cấp lao động cho các sứ quán

và các tổ chức nớc ngoài khi có yêu cầu

* Cơ cấu tổ chức.

Xí nghiệp ôtô V75 tổ chức bộ máy theo mô hình tập trung dới hình thứctrực tuyến tham mu

+ Ban Giám đốc: Gồm giám đốc là đại diện pháp nhân của xí nghiệp,

chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Bộ trởng Bộ Ngoại Giao về hoạt động của xínghiệp Giám đốc có quyền chỉ đạo điều hành cao nhất trong xí nghiệp Giúpviệc cho giám đốc là hai phó giám đốc, tham mu và thực hiện các nhiệm vụ theophân công và uỷ quyền

+ Văn phòng bao gồm:

- Bộ phận tổ chức nhân sự: tổ chức bộ máy và lao động để đào tạo đội ngũlái xe, đảm bao cung cấp đầy đủ số lợng lao động cho sản xuất, đồng thời làmcông tác khen thởng kỉ luật

- Bộ phận lao động-tiền lơng: xây dựng chế độ tiền lơng,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao động chế độ thởng phạt, quản lí quĩ lơng và giải quyết các chế độkhác.

- Bộ phận quản trị đời sống và xây dựng cơ bản: làm công tác quản trị vànhững vấn đề có liên quan đến điều kiện làm việc của các cán bộ, công nhântrong xí nghiệp, đồng thời tổ chức công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của xínghiệp

- Bộ phận hành chính văn phòng: làm công tác văn th, đánh máy, lên lịchhoạt động của xí nghiệp, chủ yếu là của Ban Giám Đốc để giúp Ban giám đốc

Hình 5: Mô hình cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp ôtô V75

Nguồn: Tài liệu tại Xí nghiệp ôtô V75

Phòng kinh tế-kế hoạch- điều vận:

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hoạt động công ích đợc giao cho xínghiệp

- Điều tra khảo sát thụ trờng vận tải, lập các phơng án kinh tế, các dự án tổchức qui trình và phát triển hoạt động đầu t, kinh doanh sản xuất

- Xây dựng, kí kết hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đa đónkhách, khai thác năng lực vận tải

Ban Giám

Đốc

Văn phòng

Phòng kinhtế- kế hoạch

- điều vận

Phòng kĩthuật – Bộ Ngoại giao vậtt

Phòng kếtoán- tàichính- thốngkê

Quyền

Đội xeNghĩa

Đô

Đội xeMIA

Các xởng sửa chữa

- Hớng dẫn, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, tổng hợp việc thực hiện các hợp

đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đa đón khách, khai thác vận tải củacác đơn vị, tổ chức cơ sở và cá nhân của đơn vị, của xí nghiệp

- Tham mu cho Ban Giám đốc về các giải pháp, cơ chế quản lí nhằm đảmbảo hoàn thành vợt mức kế hoạch của xí nghiệp

Phòng kĩ thuật- vật t:

- Quản lí kĩ thuật, phơng tiện, hớng dẫn sử dụng, bảo quản, bảo dỡng, sửachữa các phơng tiện kĩ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật và công nghệmới trong hoạt động vủa xí nghiệp

- Tổ chức cung ứng vật t phục vụ sản xuất bên trong, quản lí hệ thống khotàng, bảo tàng vật t, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật t Đề xuất các ph-

ơng án củng cố mở rộng dịch vụ sửa chữa ôtô

Phòng kế toán- thống kê- tài chính: gồm ba bộ phận:

- Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ ghi chép, tính toán và phản ánh một cáchchính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình hoạt động của các loại tài sản, tiền vốn, quátrình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp Qua đó kiểm tratình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỉ luật thunộp, thanh toán nhằm bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa Cung cấp tài liệu phục vụcho việc lập kế hoạch và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tíchhoạt động kinh tế ở xí nghiệp

- Bộ phận thống kê: Căn cứ các chỉ tiêu kinh tế qua các công tác hạch toánban đầu ở các bộ phận, thu thập thông tin kinh tế và tổng hợp, phân tích số liệu

để tổng hợp và báo cáo thống kê tổng hợp

- Bộ phận tài chính: lập kế hoạch tài chính, tổng kết và điều hành thực hiện

kế hoạch tài chính Tổ chức quản lí nguồn vốn và các nguồn thu chi, đảm bảomọi yêu cầu sản xuất kinh doanh Ngoài ra, bộ phận tài chính còn có nhiệm vụgiúp Giám đốc tiến hành thực hiện các phơng án sản xuất kinh doanh và các hợp

đồng kinh tế một cách có hiệu quả nhất Đảm bảo thực hiện chế độ chính sách

và xây dựng các phơng án giá thuộc phạm vi của xí nghiệp

Bên cạnh đó, xí nghiệp còn có các tổ chức khác nh: Đảng uỷ xí nghiệp,công đoàn, Đoàn Thanh niên, Tự vệ, Nữ công… có vai trò phối hợp cho các hoạt

động của xí nghiệp đợc hoàn chỉnh và hoàn thiện hơn

1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Là một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ, xí nghiệp có một hệ thốngcung cấp dịch vụ tơng đối đơn giản, đa dạng Xí nghiệp có 4 đội xe: Đội xe NgôQuyền, Vạn Phúc, Nghĩa Đô, MIA Mỗi đội xe có khoảng 30-40 xe và có một