BÁO cáo kết QUẢ THỰC tập và THỰC TRẠNG QUY TRÌNH tổ CHỨC sự KIỆN tại CÔNG TY FOCUS EVENTS

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN VIỆN ĐÀO TẠO & NGHIÊN CỨU DU LỊCH CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY FOCUS EVENTS CHUYÊN NGÀNH : QUẢN TRỊ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH GVHD : T.S BÙI KIM LUẬN SVTH : PHẠM QUỐC VIỆT MSSV : 2321710540 Đà Nẵng, Tháng … Năm 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN VIỆN ĐÀO TẠO & NGHIÊN CỨU DU LỊCH CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY FOCUS EVENTS CHUYÊN NGÀNH : QUẢN TRỊ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH GVHD : T.S BÙI KIM LUẬN SVTH : PHẠM QUỐC VIỆT MSSV : 2321710540 Đà Nẵng, Tháng … Năm 2021 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FOCUS EVENTS .3 1.1 Giới thiệu tổng quan công ty Focus Events 1.1.1 Tầm nhìn sứ mệnh .4 1.1.2 Giá trị cốt lõi 1.1.3 Hệ thống dịch vụ công ty Focus Events 1.2Quá trình hình thành phát triển cơng ty Focus Events 1.3Cơ cấu tổ chức máy công ty Focus Events .6 1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty Focus Events 1.3.2 Chức nhiệm vụ phận công ty Focus Events CHƯƠNG 2: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY FOCUS EVENTS 10 2.1 Giới thiệu phịng tổ chức kiện cơng ty Focus Events .10 2.1.1 Sơ lược phòng tổ chức kiện 10 2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng kiện 10 2.1.3 Chức nhiệm vụ phòng tổ chức kiện 11 2.1.4 Tình hình lao động phịng tổ chức kiện công ty Focus Events .13 2.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật phòng tổ chức kiện .16 2.2 Báo cáo trình thực tập kinh nghiệm đạt công ty Focus Events 16 2.2.1 Các nhiệm vụ thực 16 2.2.2 Kinh nghiệm đạt 17 2.2.3 Những thành công hạn chế thân trình thực tập .18 2.3 Thực trạng quy trình tổ chức kiện cơng ty Focus Events .19 2.3.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức kiện 19 2.3.2 Quy trình tổ chức kiện cơng ty Focus Events 20 2.4 Những đánh giá ưu nhược điểm quy trình tổ chức kiện công ty Focus Events 26 2.4.1 Ưu điểm 26 2.4.2 Nhược điểm27 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY FOCUS EVENTS .29 3.1 Mục tiêu phương hướng phát triển công ty Focus Events 29 3.1.1 Mục tiêu kinh doanh công ty Focus Events 29 3.1.2 Phương hướng công ty Focus Events 29 3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức kiện cơng ty Focus Events 30 KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Số hiệu Tên bảng 2.1.4.1 2.1.4.2 2.1.4.3 a) 2.1.4.3 b) 2.1.5 2.2.1 Lao động phòng kiện theo giới tính Lao động phịng kiện theo độ tuổi Lao động phịng kiện theo trình độ chun mơn Lao động phịng kiện theo trình độ ngoại ngữ Cơ sở vật chất kỹ thuật phòng kiện Các nhiệm vụ thực thời gian thực tập công ty Focus Events Bảng kế hoạch lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD Bảng kịch lễ động thổ công ty TNHH Xây Dựng & Dịch vụ TQD 2.3.2 a) 2.3.2 b) DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Số hiệu 1.1 1.3.1 2.1.2 Tên sơ đồ, hình ảnh Logo công ty Focus Events Sơ đồ cấu tổ chức cơng ty Focus Events Cơ cấu tổ chức phịng kiện công ty Focus Events LỜI MỞ ĐẦU Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, thầy cô giáo khoa, thầy Bùi Kim Luận – giảng viên cố vấn, giảng viên hướng dẫn em suốt thời gian qua Trong thời gian thực tập công ty Forcus Events, với hướng dẫn anh Lê Văn Phong – giám đốc công ty Focus Events, em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế (công việc tổ chức kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối quan hệ, xác định mục tiêu,…), có nhìn bao quát hoạt động kinh doanh hoạt động marketing doanh nghiệp cụ thể, đặt điều kiện thực tế Việt Nam Ngày nay, toàn cầu hóa xu phát triển tất yếu quan hệ quốc tế đại Việt Nam ta ngày hội nhập sâu rộng với giới điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế, mở rộng thị phần quốc tế cho doanh nghiệp nước Tuy nhiên, khó khăn thách thức khơng nhỏ địi hỏi doanh nghiệp phải tìm cho hướng đắn để chiếm lĩnh ưu thị trường kinh doanh có hiệu Marketing ngày trở nên quan trọng, góp phần vào thành cơng đem đến cho doanh nghiệp động, tính linh hoạt kinh doanh khả tiếp cận thị trường nhanh chóng Hoạt động tổ chức kiện nhân tố quan trọng hoạt động truyền thông mà doanh nghiệp đặc biệt trọng nhằm truyền tải thông điệp định vị thương hiệu tâm trí khách hàng mục tiêu Trong thời điểm kinh tế toàn cầu bị ảnh hưởng nghiêm trọng đại dịch COVID-19, Việt Nam quốc gia thời kỳ hội nhập khơng tránh khỏi bị nhiều ảnh hưởng Việc trì giữ vững vị thị trường vấn đề trọng tâm doanh nghiệp Khách hàng thực thượng đế doanh nghiệp Vì thế, hoạt động Marketing doanh nghiệp trọng hơn, hoạt động tổ chức kiện lĩnh vực quan trọng truyền thông Công ty Focus Events công ty chuyên kiện, công ty đầu lĩnh vực marketing, hỗ trợ doanh nghiệp buổi họp, hội đàm,… tổ chức kiện hoạt động xung quanh tổ chức kiện Trong báo cáo chuyên đề thực tập, dựa sở lý thuyết tổ chức kiện, cộng với nghiên cứu thực tiễn quan sát, điều tra Xuất phát từ yêu cầu mục đích qua thời gian tìm hiểu tơi định chọn đề tài “ Báo cáo kết thực tập thực trạng quy trình tổ chức kiện công ty Focus Events” nhằm nâng cao chất lượng công ty Kết cấu chuyên đề chia làm phần: Chương 1: Khái quát công ty Focus Events Chương 2: Báo cáo kết thực tập thực trạng quy trình tổ chức kiện cơng ty Focus Events Chương 3: Giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức kiện cơng ty Focus Events CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FOCUS EVENTS 1.1 Giới thiệu tổng quan công ty Focus Events - - Tên đầy đủ: Công ty TNHH Quảng Cáo Truyền Thông Sự Kiện Focus Giám đốc: Lê Văn Phong Trụ sở: K153/9 Nguyễn Đình Tứ, Phường Hồ An, Quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng Ngành nghề chính: Tổ chức kiện, giới thiệu xúc tiến thương mại Ngành nghề kinh doanh khác:  In ấn  Dịch vụ liên quan đến in  Hồn thiện cơng trình xây dựng khác  Nghiên cứu thị trường thăm dò dư luận khác  Hoạt động thiết kế chuyên dụng khác Số điện thoại: 090 557 5235 Website: https://focusevent.vn/ Email: focuseventdn@gmail.com Logo: (Nguồn website Focusevent.vn) Hình 1.1 Logo cơng ty Focus Events 1.1.1 Tầm nhìn sứ mệnh a Tầm nhìn Trở thành cơng ty truyền thơng mang tính chun nghiệp hàng đầu, cung cấp tịan diện gói dịch vụ, giải pháp xây dựng phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp, tạo cầu nói hòa nhập kinh tế tòan cầu thể sức mạnh thương hiệu hàng hóa đa quốc gia b Sứ mệnh Công ty thực sứ mệnh quảng bá thương hiệu với gói dịch vụ tồn diện trở thành đơn vị lĩnh vực truyền thông, truyền hình, tổ chức kiện hàng đầu Việt Nam tận dụng nguồn nhân lực đội ngũ cán có lực kinh nghiệm lĩnh vực truyền thơng Đối với khách hàng: Là lựa chọn uy tín, đem đến trải nghiệm du lịch khác biệt chất lượng để đáp ứng kì vọng khách du lịch ngồi nước Đối với ngành du lịch: Góp phần gìn giữ quảng bá hình ảnh du lịch Việt Nam Song hành thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu kỹ kinh doanh khẳng định khát vọng sống Đối với đội ngũ nhân viên: Tạo môi trường làm việc tốt cho nhân viên với nhiều hội thử thách 1.1.2 Giá trị cốt lõi Là tảng làm nên thành công công ty, tạo môi trường điều kiện tối đa để mối cá nhân phát triển tối đa lực Ln sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ hòan hảo Không ngừng nỗ lực đem lại cho khách hàng trải nghiệm tốt dựa dịch vụ chất lượng quy trình chun nghiệp, ln đặt vào địa vị khách hàng để thấu hiểu Xác định tầm nhìn cho tương lai, nhận định xu hướng nhu cầu thị trường, không ngừng học hỏi để phát triển bền vững.Gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối giới thương hiệuXây dựng nguồn nhân lực mạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm, cam kết phát triển bền vững 1.1.3 Hệ thống dịch vụ công ty Focus Events - Tổ chức kiện - Cung cấp nhân sự kiện: MC, Ca sĩ, Diễn viên, Nhóm múa, nhóm nhảy, PG PB… Cung cấp thiết bị kiện: Âm thanh, ánh sáng, ô dù, nhà bạt, sân khấu dàn không, - máy chiếu hình… Xây dựng TVC Quảng cáo 30 Dự báo sản phẩm, doanh thu, chi phí liệu thu thập từ thị trường phân tích liệu qua năm trước Xác định lượng vốn nguồn vốn Trình bày giải thích để tìm kiếm hỗ trợ tham gia g Đặc tính sản phẩm dịch vụ Mỗi chương trình điều nên có ý tưởng lạ để thu hút người tham dự , điều cần thiết Và làm chương trình phải nên ý xem loại hình chương trình để cách tổ chức thích hợp Bước 2: Thiết kế kiện Để thiết kế chương trình phải tìm hiểu thơng tin khách hàng phải nắm bắt đựơc tâm lý họ để biết họ nghĩ muốn làm cho chương trình, cách thức để đưa bảng thiết kế hồn hảo đơi ta có ý tưởng hay kinh phí thực chương trình lại q cao khơng phù hợp với tài công ty khách hàng, hay khách hàng cảm thấy ý tưởng không phù hợp thời gian công ty Không nên phơ trương hết ý tưởng có cách chi tiết cho khách hàng để tránh tình trạng ăn cắp ý tưởng Đối với chương trình event hình thành ý tưởng điều quan trọng, ý tưởng phải có điểm nhấn Và để đạt điểm nhấn phải bao gồm ba điều là: thăng hoa nghệ thuật + chuyển tải chủ đề + tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng, điều cần thiết hình thành nên ý tưởng hay Trong thăng hoa nghệ thuật kiện – quảng cáo nguồn cảm hứng cho việc sáng tạo ý tưởng cịn phụ thuộc vào cảm xúc thực tế Vì tiếp nhận nghệ thuật, người dễ bị lôi vào cảm xúc Mặt khác, nghệ thuật lại bắt nguồn từ sống, dễ dàng hoà nhập vào giới thực tầm mức cao hơn, tinh vị Nghệ thuật tạo hướng toàn vẹn ý 31 tưởng cởi mở cho tất vấn đề liên quan Trong tầm nhìn ấy, sáng tạo nâng cao ứng dụng hiệu cao Âm nhạc, thơ ca, múa làm cho người xem có cảm giác dễ chịu buổi diễn thuyết phục cho khách Cảm xúc thực tế người làm event hành động thể – biểu tượng đặc trưng câu chuyện mang tính trườu tượng, tất điều phải mang đến cho người cảm xúc khó phai lịng tất nhiên điều phải liên quan đến thơng điệp kiện Sau kết hơp điều với nghệ thuật để mang lại hiệu cảm xúc cao kiện khiến cho người khách tham gia mang tâm trạng chờ đợi – hào hứng - ấn tượng cảm nhận thân mang điều dư âm lịng Đối với chuyển tải chủ đề nên dùng hành động đời sống thực tế thay cho ý nghĩa thông điệp kiện Nếu thông điệp mang ý nghĩa cảm ơn khách hàng hành động thể cho cảm ơn có thể: tặng thiệp – mời ăn uống hay quà Tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng: để tiềm hiểu nhu cầu họ, cho người khác cần – đừng cho có Đối với chương trình làm theo yêu cầu khách hàng ta cần có biểu tượng đặc trưng để thể cho thông điệp cuả công ty Những câu chuyện trù tượng: để làm tôn vinh thêm ý nghĩa biểu tượng Những câu chuyện trừu tượng tượng trưng cho việc thiết kế trang trí cho khán phịng từ việc xuất phát biểu tượng đặc trưng ( vấn đề thường đôi với nhau) Ý tưởng hay chưa đủ làm nên event thu hút thuyết phục, cần thăng hoa nhờ vào nghệ thuật hiệu ứng sân khấu, vũ điệu , âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí Và cuối điện ảnh kết hợp tất mạnh vào với kịch hấp dẫn, để event đạt hiệu cao cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động vào lòng khán giả thuyết phục 32 Khách hàng event yêu cầu khách hàng họ tôn vinh Vì để chuyển hóa nghệ thuật event, phụ thuộc vào nhiều tài người tổng huy, event đựơc nghệ thuật hóa am hiểu nhiều lọai ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ việc áp dụng, cuối thực cách trơi chảy dĩ nhiên tiết kiệm Bước 3: Lập kế họach Khi lập kế hoạch PR cho chương trình nên ý đến thời gian , để người biết đến ý đến kiện, nên thơng báo trước cho họ thời gian Khi thơng báo đến người tham dự thời gian sớm, khả họ tham dự cao Kế hoạch chi tiết chương trình phải ghi rõ: cách thực nào, có trị chơi gì, triển khai nào, họat động tương tác với nhãn hàng, cách thức thực công việc nhân chương trình Thời hạn hồn thành phần việc khác nhau: - Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Khi cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? Khi phê chuẩn cần thực hiện? Ngày tiến hành? Ngày bắt đầu gởi giấy mời? Tổ chức họp định kỳ với người tham gia tổ chức kiện để đảm bảo - công việc triển khai Nên sử dụng phương tiện tuyên truyền quảng bá kết hợp : phát cataloge, xây dựng phòng tham quan, triển lãm tham gia quan thông tin: truyền hình, báo chí Thống u cầu cơng việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ kiện Trên sở thơng tin đó, lên hạng mục công việc, kế hoạch tổng quát, bảng ngân sách dự trù, thiết kế mặt khu vực… cho khách hàng - xem qua Để chạy chương trình event cần nhiều nhân lực, cơng ty phải có kế hoạch nhân cụ thể cho người th nhân bên ngịai bạn cộng tác viên Nhưng nên giao cơng việc mang tính chất nhỏ, q trình làm việc phải có trưởng nhóm để tổng hợp lại thơng tin, người trưởng nhóm nên nhân viên cuả công ty 33 - Nên xếp công việc người phù hợp với lực họ, tránh tình trạng người q ơm đồm nhiều cơng việc làm khơng hết, cuối - việc không đến đâu làm chậm tiến độ công việc Nên ý khoản thời gian như: thời gian tối thiểu gởi mail hàng lọat - 48 trước event Lập web: đến tuần Poster, ban rol: đến tuần Tờ rơi: tuần Gởi thư: đến tuần Print ad,tvc: đến tuần Để tránh áp lực thời gian: Làm bước một: xếp thứ tự công việc cần làm theo danh sách cụ thể chi tiết Làm công việc theo bước kiểm sóat chặc chẽ cơng việc thời gian để hồn thành cơng việc tiến độ, sau làm cơng việc Cách kiểm sốt đựơc mặt thời gian tiến độ công việc - cách chặt chẽ Làm song song: việc làm song song ta làm song song lúc Thường cơng việc khơng liên quan đến ta xếp làm lúc để rút ngắn thời gian dàn dựng sân khấu viết thiệp mời Kết hợp hai phương án trên: giai đọan cụ thể có việc cần thực lúc nhiên có giai đọan quan trọng cần có chi tiết tỉ - mỉ đầu tư nhiều thời gian công sức Phải lên bảng kế họach B, để đối phó việc bất ngờ xảy Nếu khơng có - kế họach dự phịng kế hoạch bị phá hủy chốc lát Lập kế hoạch công bố thông tin sớm đến quan báo chí giúp có - thời gian để chuẩn bị đồng thời để khẳng định quyền chương trình Lên ngân sách để quảng bá cho event sớm mở nhiều hội, với ngân sách cho phép book quảng cáo báo, tạp chí, radio, hay TV, sản xuất brochure, poster, gửi mail trực tiếp…tuy có nhiều tùy chọn có việc quảng bá miễn phí nên hạn chế khơng kiểm sốt thời gian nội dung thông điệp 34 - Cần phải lên kế hoạch cho thư mời: thư mời có chuẩn nào, nội dung sao, hình thức nào, gởi vào thời gian nào, cho ai? Tất điều điều - cần phải xem xét đưa duyệt với khách hàng Khi gởi bảng kế hoạch cho khách hàng ngồi thời gian cơng việc cần làm cần kèm bảng chi phí ( khơng cần q chi tiết) phải bao gồm hạn mục cần thiết cho chương trình bảng thiết kế sân khấu khung cảnh bên bên khu vực diễn chương trình cho khách xem thử, qua thấy chuyên nghiệp, quan tâm công ty chương trình khách - hàng tạo cho họ thiện cảm Viết kịch cho chương trình nên bao gồm đầy đủ chi tiết thời gian, địa điểm, - nhân sự, chi phí… kể chi tiết nhỏ nhặt Khi tổ chức địa điểm ngịai trời khơng xác định đựơc người tham gia, họ cơng chúng hiếu kì cần tính tóan kỹ lưỡng, dự tóan người tham dự có phương án dự phịng trường hợp qúa tải phải có đội bảo vệ ổn định trật tự trường hợp tải, xếp chỗ khu vực diễn kiện Thậm chí kiện diễn ngịai trời mà ngày hơm trời mưa ta cị thể dự trù thêm địa điểm khác nhà - Lên danh sách công việc cho người thật chi tiết, bao gồm ai, làm , đâu, lúc nào, làm nào… chương trình lớn có phận dự phịng Bước 4: triển khai cơng tác thực giám sát Khi nhân phân cơng đảm nhiệm cơng việc, phải báo cáo tiến độ làm việc theo thời gian quy định tốt nên hỗ trợ q trình làm việc để cơng việc tiến hành cách nhanh chóng Trong q trình triển khai cơng việc việc kí kết hợp đồng làm chương trình phải ghi hợp đồng rõ ràng, tránh dùng cụm từ chủ quan : thỏa thuận, định ngày sau đó…sẽ dẫn đến nhiều lý giải khác dẫn 35 đến xích mích, trường hợp xấu chương trình bị hủy kiện tụng hợp đồng Khi làm việc với giới nghệ sĩ nên cho họ biết trước nội dung chương trình để tránh hát hát không phù hợp với nội dung đối tượng khách hàng chương trình Đối với MC phải tập dợt trước chương trình diễn ra, MC phải nhận bảng script ( nói MC) trước vài ngày để MC nghiên cứu tránh tình trạng đến lúc chương trình diễn MC đọc nội dung chương trình, khó mà có cách cứu vớt chương trình MC nói đằng nội dung chương trình nẻo Khi xin giấy phép tổ chức để chạy chương trình tốt nên xin trước chương trình diễn khoảng tháng, ta bổ sung giấy tờ thay đổi nội dung để phù hợp theo yêu cầu Sở Vì giấy phép định chương trình diễn tiến độ, bị hủy hay dời ngày diễn… Trong tay ln có bảng doanh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng cơng việc thời gian hồn tất để theo sát tiến độ cơng việc nhằm kịp thời điều chỉnh Về địa điểm tổ chức chương trình nên đến nơi tổ chức kiện ngày trước diễn kiện để kiểm tra công việc chuẩn bị Bước 5: tiến hành tổ chức Đây giai đoạn quan trọng , cho thấy chuyên nghiệp cơng ty event, lên danh sách cơng việc phân công cách rõ ràng đưa tình xấu xảy để giải tình kịp thời chương trình diễn xng sẻ Trước diễn chương trình , bảo đảm thứ tình trạng chuẩn bị cách tốt nhất, tốt nên chạy thử chương trình để đảm bảo khơng có vấn đề phát sinh trình chạy thử Những nhân viên phụ trách chương trình phải ln túc trực nơi diễn chương trình để theo dõi tiến độ công việc để kịp thời điều động nhân 36 Đối với dàn dựng sân khấu phải làm trước ngày phải kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu chuẩn sân khấu khơng đủ điều kiện gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân trình chạy chương trình Bộ phận hậu cần phận kỹ thuật phải chuẩn bị sơ cua vật dụng cho chương trình ví dụ như: tiệc buffet dành cho 20 người nên chuẩn bị cho khoảng 25 người tránh trạng có dẫn người thân theo, hay thiếu quà cho khách… điều nên tránh chương trình event lỗi hình chiếu sáng cúp điện hay máy tính bị virus nên chuẩn bị thêm máy…Nói chung chạy chương trình nhiều tình khơng lường trước xảy nên ta chuẩn bị chi tiết hạn chế phần rủi ro Lúc diễn chương trình , tay ln cầm checklist, theo sát tiến độ công việc chương trình, kiểm tra xem tình xấu xảy có nằm dự tính hay khơng phải bình tĩnh để giải vấn đề Các trưởng nhóm phụ trách phận q trình chạy chương trình ln phải báo cáo tình hình cách liên tục cho người quản lý chương trình, để phận phối hợp ăn ý với Và tránh tình trạng rời bỏ vị trí đảm nhiệm, rời bỏ vị trí cần phải có người thay thời gian vắng mặt Bên cạnh chuẩn bị sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, nội dung phát biểu chủ yếu diễn văn, tiểu sử nhân vật quan trọng tham dự, bảng tóm tắt vấn đề trị vấn đề quan trọng khác, viết liên quan đến vấn đề Bước 6: Kết thúc Sau kiện viết thư cảm ơn người tham gia tổ chức kiện đại biểu quan trọng nhân viên 37 Khi chương trình kết thúc lúc nhiều thứ phải dọn dẹp, bị hư hỏng trình sử dụng Chính sau chương trình kết thúc nên có nhóm cơng tác hậu cần dọn dẹp lắp ráp lại vật dụng, thiết bị sử dụng cho chương trình bàn giao lại cho nhà cung cấp Chăm sóc khách hàng sau kiện cách viết email cảm ơn khách hàng đến tham dự event kèo theo thơng tin, hình ảnh kiện sản phẩm cách nhắc nhở khách hàng kiện, sản phẩm Đồng thời điều thể lịng biết ơn tơn trọng khách hàng Cập nhật thơng tin, hình ảnh lên website để khách hàng biết thêm chương trình , hoạt động công ty quảng bá thương hiệu doanh nghiệp sâu rộng Bước 7: Đánh giá Sau chương trình kết thúc tất phận phòng phải họp lại với nhau, đánh giá – nhận xét chương trình Những mặt chưa được, người phải góp ý thẳng thắng với nhau, để rút kinh nghiệm cho chương trình sau phải ghi thành văn để làm tư liệu đúc kết Tránh bỏ qua giai đọan này, đơi chương trình dồn dập cơng ty hay bỏ qua điều không nên Tổ chức họp kiểm điểm với nhân viên viết báo cáo nhanh việc diễn chưa kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức kiện tương lai Đánh giá tiêu chuẩn như: Chủ tọa: có bắt đầu ? Mỗi mục chương trình có đủ thời gian ? Có kiểm sốt lạc đề khơng? Phản hồi tín hiệu phát biểu? nghị có rõ ràng ? có điềm tĩnh ngoại giao? Kết thục giờ? Thư ký: phân phát có đủ tài liệu? có nắm vững trình tự, thủ tục ? có tham gia thảo luận? ghi biên nào? 38 Đại biểu: tham gia tích cực, xây dựng ? có ngắt lời người khác khơng? Có hiểu vấn đề thảo luận? trí chung hay theo đa số? thái độ chương trình? Có tham dự đến 39 KẾT LUẬN Để thực chương trình kiện hồn chỉnh phải trải qua nhiều trình làm việc tỉ mỉ Càng tỉ mỉ cho thấy chuyên nghiệp cuả công ty kiện Trong hai tháng vừa qua công ty lên kế họach nhiều chương trình, phần lớn chương trình kết hợp với cơng ty kiện lớn từ Sài Gịn, khơng thật mang lại danh tiếng cho cơng ty Nên nói cách xác cơng ty bóng chưa có bước phát triển vượt bật tạo cho Cịn chương trình cơng ty tự lên kế họach tự chạy chọn chương trình nhỏ cơng ty thực chưa đủ tiềm lực để tự đứng tổ chức chương trình mang tính tầm cỡ để PR cho Với thời gian thực tập khoảng tháng công ty Focus Events, nói thời gian khơng q dài khơng thể nói q ngắn Bản thân tơi phần hiểu quy trình tổ chức kiện doanh nghiệp áp dụng thực Với đề tài “Báo cáo kết thực tập thực trạng quy trình tổ chức kiện cơng ty Focus Events”, cách nhìn thân phần đưa số vấn đề tồn đọng tổ chức quản lý trình bày giải pháp phát triển nâng cao hiệu hoạt động tổ chức kiện nhằm tạo nên sức mạnh tổng hợp để thu hút nhiều đối tác khách hàng đến với công ty Hi vọng với đề tài nghiên cứu giúp ích cho hoạt động kinh doanh Cơng ty Focus Events có bước tiến mạnh mẽ hơn, đón đầu xu hướng, ngày phát triển TÀI LIỆU THAM KHẢO A Sách [1] PGS.TS Lưu Văn Nghiêm, (2012), Tổ kiện, nhà xuất Kinh Tế Quốc Dân [2] TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh, ( 2015), Giáo trình quản trị tổ chức kiên lễ hội, nhà xuất Lao Động – Xã Hội B Internet [3] Thanh Huyền, (2021), Focus Events – công ty tổ chức kiện chuyên nghiệp, https://focusevent.vn/, ngày 01/03/2021 [4] Mẫn Nhi, (2020), ý tưởng tổ chức kiện, tochucsukienvip.com/, ngày 03/03/2021 [5] Bích Vân, (2019), cách lập kế hoạch tổ chức kiện chuyên nghiệp, tochucsukienvip.com/, ngày 03/03/2021 [6] Mnh Tâm, (2016), cách tổ chức lễ khởi công, động thổ, tochucsukienvip.com/, ngày (04/03/2021) [7] Thành công, (2020, 10 bước cần thiết để tổ chức kiện thành công, fsevent.vn/, ngày 04/03/2021 [8] Tuyền Nguyễn, (2018),8 bước để tổ chức kiện chuyên nghiệp, sukienteambuilding.com/, ngày 05/03/2021 [9] Nguyễn Công Minh, (2015), hướng dẫn lên ý tưởng tổ chức kiện, sukienachau.com/, ngày 05/03/2021 [10] Anh Tung, (2019), ý tưởng tổ chức kiện đọc đáo, sapphirecenter.vn/, ngày 05/03/2021 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA DOANH NGHIỆP Họ tên sinh viên thực tập: Lớp: MSSV: Chuyên ngành: Đơn vị thực tập: Thời gian thực tập: NỘI DUNG NHẬN XÉT: Đà Nẵng, ngày… tháng…năm… Xác nhận quan, đơn vị thực tập (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên thực tập: Lớp: MSSV: Chuyên ngành: Thời gian thực tập: NỘI DUNG NHẬN XÉT: Đà Nẵng, ngày… tháng…năm… Xác nhận giảng viên hướng dẫn (Ký, ghi rõ họ tên) NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN Họ tên sinh viên thực tập: Lớp: MSSV: Chuyên ngành: Thời gian thực tập: NỘI DUNG NHẬN XÉT: Đà Nẵng, ngày… tháng…năm… Xác nhận giảng viên phản biện (Ký, ghi rõ họ tên) ... CHƯƠNG 2: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY FOCUS EVENTS 10 2.1 Giới thiệu phịng tổ chức kiện cơng ty Focus Events .10 2.1.1 Sơ lược phòng tổ chức kiện. .. 2: Báo cáo kết thực tập thực trạng quy trình tổ chức kiện công ty Focus Events Chương 3: Giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức kiện công ty Focus Events CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FOCUS. .. đề tài “ Báo cáo kết thực tập thực trạng quy trình tổ chức kiện công ty Focus Events? ?? nhằm nâng cao chất lượng công ty Kết cấu chuyên đề chia làm phần: Chương 1: Khái quát công ty Focus Events