3.1.1 Mục tiêu kinh doanh của công ty Focus Events
Ban lãnh đạo công ty Focus Events dựa vào tình hình hoạt động trong những năm gần đây đã đưa ra những mục tiêu cần đạt được trong thời gian tới như:
Công ty cũng đã đề ra mức tăng doanh thu tăng 20% hằng năm
Nắm bắt được nhu cầu của thị trường, phát huy được thế mạnh hiện có của công ty, tập trung khai thác thị trường tổ chức kiện để gia tăng lợi nhuận
Thực hiện tốt các chính sách marketing nhằm tối ưu các mối quan hệ tốt với khách hàng nhằm xây dựng được hình ảnh và niềm tin đối với khách hàng.
3.1.2 Phương hướng của công ty Focus Events
Một doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển và cạnh tranh trên thị trường thì cần đưa ra những phương hướng phát triển cụ thể để từ đó có thể hoạch định, xây dựng chiến lược kinh doanh nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Vì vậy, công ty Focus Events cũng đã đưa ra nhiều phương hướng phát triển:
Liên tục nghiên cứu và đa dạng hoá các sản phẩm hiện có.
Đưa ra các chiến lược nhằm tối đa hoá doanh thu và giảm chi phí nhưng vẫn không làm giảm chất lượng các sản phẩm của công ty.
Đẩy mạnh tìm kiếm nguồn khách hàng tìm năng cũng như giữ mối quan hệ tốt với khách hàng hiện có và với các đối tác.
Tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến bán, nâng cao thương hiệu Focus Events.
Có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng về kỹ năng, chuyên môn đặc biệt ở tổ chức sự kiện.
Mở rộng mối quan hệ với các đối tác, nâng cao uy tín tạo điều kiện thuận lợi trong việc thu hút các nguồn khách đến với chi nhánh công ty.
3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty FocusEvents Events
Từ những phân tích và đánh giá về thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty Focus Events, có thể thấy công ty đã có những hướng đi đúng cho việc tổ chức sự kiện, tuy nhiên cũng không tránh khỏi những hạn chế trong quá trình thực hiện. Qua quá trình thực tập tại công ty và tìm hiểu trong thời gian làm chuyên đề, tôi xin đóng góp một vài giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty Focus Events như sau:
Bước 1: Hình thành concept
a. Mục đích của event
Tùy theo từng nội dung chương trình, lọai hình của chương trình… khi đó mục đích của event sẽ khác nhau.
Còn đối với những chương trình làm theo yêu cầu của khách hàng, thì tùy theo tính chất và yêu cầu của họ thì mục đích của event nên theo yêu cầu đó.
b. Mục tiêu
Mục tiêu đặt ra là phải nằm trong khả năng có thể, và trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khó mà cân đo được những kết quả mà họat động này mang lại cho danh tiếng của công ty trong một thời gian ngắn, cần đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến để chúng ta có thể đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.
Và với bất kỳ một chương trình event nào diễn ra thì công ty luôn phải đặt ra câu hỏi đầu tiên là: mục tiêu lợi nhuận của công ty thông qua sự kiện này là gì? Đó là mục tiêu xây dựng quan hệ hay mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội… khi đó công ty sẽ có hướng đi đúng đắn hơn trong quá trình lên kế họach.
c. Đối tượng chính của event.
Khi tổ chức một sự kiện cần phải lên kế họach chi tiết cho những họat động của mình nhằm thu hút đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Chúng ta cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì mà nội dung của chương
trình muốn truyền tải đến họ. Chính vì thế mà ta phải xác định số lượng những khách hàng mà sự kiện thu hút được ( kể cả khách hàng tiềm năng).
d. Địa điểm.
Chúng ta nên dựa vào thông điệp cuả sự kiện mà xác định địa điểm tốt nhất cho sự kiện, nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng.
Khi chọn địa điểm cần xem xét địa điểm đó chứa đựơc tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính không?
Và âm thanh , ánh sáng, có thể chuẩn bị theo đúng yêu cầu của sự kiện hay không? Dung lượng âm thanh, ánh sáng có ảnh hưởng đến người dân xung quanh?
Vị trí có phù hợp không? ( khỏang cách gần / xa)
Mỹ thuật cảnh quan có phù hợp với hoàn cảnh sự kiện kiện hay không? Vấn đề giá cả có phù hợp với kinh phí dự trù hay không?
Nhà vệ sinh, giữ xe, đổ rác, thu gom rác…ở đâu, như thế nào, khi nào….?
Đó là những điều mà khi chọn đại điểm ta cần phải cần nhắc là tiềm hiểu kĩ khi kí kết hợp đồng thuê địa điểm.
e. Thời gian diễn ra sự kiện.
Kiểm tra chính xác thời gian diễn ra sự kiện: cần phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất kỳ dịp lễ, ngày nghỉ nào hay không, cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem. Nên sớm chuẩn bị cho sự kiện: một khỏan thời gian rộng rãi để thực hiện sự kiện sẽ hạn chế được rất nhiều rủi ro có thể xảy ra khi mà ta còn có thời gian để sữa chữa nó.
f. Ngân sách.
Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng là để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch.
Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu qua các năm trước
Xác định được lượng vốn và nguồn vốn
Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia
g. Đặc tính sản phẩm và dịch vụ
Mỗi chương trình điều nên có một ý tưởng mới lạ để thu hút người tham dự , đó là điều cần thiết. Và khi làm chương trình thì phải nên chú ý xem loại hình của chương trình này là gì để khi đó cách tổ chức thích hợp.
Bước 2: Thiết kế sự kiện
Để thiết kế được một chương trình phải tìm hiểu thông tin của khách hàng và phải nắm bắt đựơc tâm lý của họ để biết họ nghĩ gì và muốn gì làm gì cho chương trình, đó là cách thức để đưa ra một bảng thiết kế hoàn hảo vì đôi khi ta có ý tưởng rất hay nhưng kinh phí thực hiện chương trình lại quá cao không phù hợp với tài chính hiện tại của công ty khách hàng, hay đôi khi khách hàng cảm thấy ý tưởng này không phù hợp trong thời gian hiện tại của công ty.
Không nên phô trương hết những ý tưởng mình có một cách chi tiết cho khách hàng để tránh tình trạng ăn cắp ý tưởng như hiện nay.
Đối với một chương trình event thì hình thành một ý tưởng hay là điều rất quan trọng, và trong ý tưởng đó phải có một điểm nhấn. Và để đạt được điểm nhấn đó phải bao gồm ba điều là: thăng hoa nghệ thuật + chuyển tải chủ đề + tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng, đó là điều cần thiết hình thành nên một ý tưởng hay.
Trong đó thăng hoa trong nghệ thuật sự kiện – quảng cáo là nguồn cảm hứng cho việc sáng tạo ý tưởng và nó còn phụ thuộc vào cảm xúc thực tế.
Vì khi tiếp nhận nghệ thuật, con người dễ bị lôi cuốn vào những cảm xúc ấy. Mặt khác, nghệ thuật lại bắt nguồn từ cuộc sống, vì thế nó dễ dàng hoà nhập vào thế giới hiện thực nhưng ở tầm mức cao hơn, tinh vị hơn. Nghệ thuật tạo ra một hướng toàn vẹn và ý
tưởng cởi mở cho tất cả những vấn đề liên quan. Trong tầm nhìn ấy, sự sáng tạo được nâng cao và ứng dụng hiệu quả cao hơn. Âm nhạc, thơ ca, múa làm cho người xem có cảm giác dễ chịu hơn là một buổi diễn thuyết phục cho khách mới.
Cảm xúc thực tế của một người làm event là những hành động thể hiện – những biểu tượng đặc trưng và những câu chuyện mang tính trườu tượng, tất cả điều phải mang đến cho mọi người những cảm xúc khó phai trong lòng và tất nhiên điều phải liên quan đến thông điệp của sự kiện đó. Sau đó kết hơp những điều đó với nghệ thuật để mang lại hiệu quả cảm xúc cao trong sự kiện khiến cho những người khách tham gia luôn mang tâm trạng chờ đợi – hào hứng - ấn tượng trong sự cảm nhận của bản thân và khi ra về vẫn mang điều gì đó dư âm trong lòng.
Đối với chuyển tải chủ đề thì nên dùng những hành động trong đời sống thực tế thay thế cho ý nghĩa thông điệp sự kiện. Nếu thông điệp mang ý nghĩa là cảm ơn khách hàng thì hành động thể hiện cho sự cảm ơn là có thể: tặng thiệp – mời ăn uống hay một món quà. Tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng: để tiềm hiểu những nhu cầu của họ, hãy cho cái người khác cần – chứ đừng cho cái mình có.
Đối với những chương trình làm theo yêu cầu của khách hàng ta cần có những biểu tượng đặc trưng để thể hiện cho thông điệp cuả công ty. Những câu chuyện trù tượng: để làm tôn vinh thêm ý nghĩa của các biểu tượng.
Những câu chuyện trừu tượng tượng trưng cho việc thiết kế trang trí cho khán phòng từ việc xuất phát của biểu tượng đặc trưng ( 2 vấn đề này thường đi đôi với nhau). Ý tưởng hay chưa đủ làm nên một event thu hút và thuyết phục, nó cần được thăng hoa nhờ vào nghệ thuật và những hiệu ứng của sân khấu, vũ điệu , âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí. Và cuối cùng điện ảnh kết hợp tất cả các thế mạnh trên vào với nhau trong một kịch bản hấp dẫn, để event đạt được hiệu quả cao nhất trong cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động nhất và đi vào lòng khán giả thuyết phục nhất.
Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng của họ được tôn vinh. Vì vậy để chuyển hóa nghệ thuật trong event, nó phụ thuộc vào rất nhiều cái tài của người tổng chỉ huy, event đựơc nghệ thuật hóa là am hiểu nhiều lọai ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, và cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết kiệm.
Bước 3: Lập kế họach
Khi lập kế hoạch PR cho chương trình thì nên chú ý đến thời gian , để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện, thì nên thông báo trước cho họ trong một thời gian nào đó. Khi thông báo đến người tham dự trong thời gian sớm, khả năng họ sẽ tham dự cao. Kế hoạch chi tiết chương trình phải ghi rõ: cách thực hiện như thế nào, có những trò chơi gì, triển khai như thế nào, những họat động nào tương tác với nhãn hàng, cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình.
Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau: - Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
- Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? - Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
- Ngày giờ tiến hành?
- Ngày nào bắt đầu gởi giấy mời? - Tổ chức cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo
rằng các công việc đang được triển khai
- Nên sử dụng phương tiện tuyên truyền quảng bá kết hợp : phát cataloge, xây dựng phòng tham quan, triển lãm..sự tham gia của các cơ quan thông tin: truyền hình, báo chí. Thống nhất và yêu cầu các công việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ sự kiện. Trên cơ sở thông tin đó, lên hạng mục công việc, kế hoạch tổng quát, bảng ngân sách dự trù, thiết kế mặt bằng khu vực…. cho khách hàng xem qua.
- Để chạy một chương trình event thì cần rất nhiều nhân lực, khi đó công ty phải có kế hoạch nhân sự cụ thể cho từng người có thể thuê nhân sự bên ngòai là các bạn cộng tác viên. Nhưng chỉ nên giao những công việc mang tính chất nhỏ, và trong quá trình làm việc phải có trưởng nhóm để tổng hợp lại thông tin, người trưởng nhóm này nên là nhân viên cuả công ty.
- Nên sắp xếp công việc của từng người phù hợp với năng lực của họ, tránh tình trạng một người thì quá ôm đồm nhiều công việc làm không hết, cuối cùng thì mọi
việc không đến đâu làm chậm tiến độ công việc.
- Nên chú ý các khoản thời gian như: thời gian tối thiểu gởi mail hàng lọat là ít nhất 48 giờ trước event.
- Lập 1 web: 3 đến 4 tuần
- Poster, ban rol: 2 đến 4 tuần
- Tờ rơi: 4 tuần
- Gởi thư: 1 đến 2 tuần
- Print ad,tvc: 6 đến 8 tuần.
- Để tránh áp lực về thời gian: - Làm từng bước một: sắp xếp thứ tự công việc cần làm theo một danh sách cụ thể và chi tiết. Làm từng công việc một theo từng bước và kiểm sóat chặc chẽ công việc về thời gian để hoàn thành công việc đó đúng tiến độ, sau đó sẽ làm công việc tiếp theo. Cách này có thể kiểm soát đựơc về mặt thời gian và tiến độ công việc một cách chặt chẽ.
- Làm song song: những việc gì có thể làm song song thì ta làm song song cùng một lúc. Thường thì những công việc không liên quan gì đến nhau thì ta có thể sắp xếp làm cùng một lúc để rút ngắn thời gian như dàn dựng sân khấu và viết thiệp mời. Kết hợp cả hai phương án trên: trong từng giai đọan cụ thể có thể có những việc cần thực hiện cùng lúc tuy nhiên có những giai đọan quan trọng cần có sự chi tiết tỉ mỉ và đầu tư nhiều thời gian và công sức.
- Phải lên một bảng kế họach B, để đối phó những việc bất ngờ xảy ra. Nếu không có kế họach dự phòng thì kế hoạch chính có thể sẽ bị phá hủy trong chốc lát. - Lập kế hoạch công bố thông tin sớm đến các cơ quan báo chí nó giúp chúng ta có thời gian để chuẩn bị và đồng thời cũng để khẳng định bản quyền của chương trình. - Lên một ngân sách để quảng bá cho event càng sớm thì càng mở ra nhiều cơ hội, với một ngân sách cho phép có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio, hay TV, sản xuất brochure, poster, gửi mail trực tiếp…tuy rằng có nhiều tùy chọn có việc quảng bá miễn phí nhưng nên hạn chế vì chúng ta không kiểm soát được thời gian và nội dung của thông điệp.
- Cần phải lên kế hoạch cho thư mời: thư mời có chuẩn như thế nào, nội dung ra sao, hình thức như thế nào, gởi vào thời gian nào, cho ai? Tất cả những điều trên điều cần phải xem xét và đưa ra duyệt với khách hàng.
- Khi gởi bảng kế hoạch cho khách hàng thì ngoài thời gian và công việc cần làm thì cần kèm bảng chi phí ( không cần quá chi tiết) nhưng nó phải bao gồm những hạn mục cần thiết cho chương trình và một bảng thiết kế sân khấu khung cảnh bên trong cũng như bên ngoài khu vực diễn ra chương trình cho khách xem thử, qua đó thấy được sự chuyên nghiệp, quan tâm của công ty đối với chương trình của khách hàng tạo cho họ một sự thiện cảm.
- Viết kịch bản cho chương trình nên bao gồm đầy đủ chi tiết về thời gian, địa điểm, nhân sự, chi phí… và kể cả các chi tiết nhỏ nhặt nhất.
- Khi tổ chức địa điểm ngòai trời không xác định đựơc những người tham gia, họ có thể là những công chúng hiếu kì thì cần tính tóan kỹ lưỡng, dự tóan người tham dự có phương án dự phòng trường hợp qúa tải và phải có đội bảo vệ ổn định trật tự