Khái ni ệ m
1.2 Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện
1.4 Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện 1.5 Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
1.6 Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện
II Chương 2: Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện
2.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
2.2 Tính toán mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện
2.3 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
2.4 Viết chương trình sự kiện
2.5 Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện
2.6 Kế hoạch về thời gian tổ chức sự kiện
2.7 Kế hoạch nhân sự cho tổ chức sự kiện
2.8 Kế hoạch trang thiết bị cho tổ chức sự kiện
2.9 Kế hoạch trang trí địa điểm tổ chức sự kiện
2.10.Kế hoạch phục vụ sự kiện
III Chương 3: Chuẩn bị cơ sở vật chất cho tổ chức sự kiện
3.2 Khu vực tổ chức tiệc chiêu đãi
3.3 Sử dụng âm thanh, ánh sáng trong tổ chức sự kiện 3.4 Xử lý không gian tổ chức sự kiện
IV Chương 4 Tổ chức các bữa ăn và giải trí trong sự kiện
4.1 Phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
4.2 Tổ chức các bữa ăn trong sự kiện
4.3 Giải trí văn nghệ trong sự kiện
4.4 Tổ chức trò chơi trong sự kiện
V Chương 5 Quản lý diễn biến sự kiện
5.1 Bộ máy nhân sự của tổ chức sự kiện
5.2 Sơ đồ bố trí nhân sự tổ chức sự kiện
5.3 Tổ chức và theo dõi sự kiện
5.5 Quản lý lịch trình tổ chức sự kiện
5.6 Giải quyết khiếu nại của khách hàng
5.8 Đánh giá tổng kết và báo cáo
5.9 Xử lý sự cố cho tổ chức sự kiện ngoài trời
Ghi chú: Thời gian kiểm tra lý thuyết được tính vào giờ lý thuyết, kiểm tra thực hành được tính vào giờ thực hành
NHỮNG VẤN ĐỀ CĂN BẢN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Sau khi học xong chương này, người học có thể:
- Giải thích đƣợc bản chất của Tổ chức sự kiện;
- Phân tích được tầm quan trọng và ảnh hưởng của Tổ chức sự kiện đến đời sống xã hội và đối với ngành Du lịch;
- Phân biệt đƣợc các loại sự kiện
- Chỉ rađƣợc các cơ hội để tổ chức sự kiện
- Nhận biết đƣợc những yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện
- Liệt kê đƣợc các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụtốt
- Soạn thảo hợp đồng tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một dịch vụ phát triển mạnh mẽ trên thế giới và mới nổi lên tại Việt Nam Ngành này giúp các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, sản phẩm và tạo cơ hội gặp gỡ với truyền thông, cơ quan công quyền, từ đó tăng cường quan hệ có lợi Tuy nhiên, công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ, vì một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng lớn đến hình ảnh khách hàng và uy tín công ty Công việc này giống như một trò chơi ghép hình, nơi sự hoàn hảo trong từng chi tiết thể hiện đẳng cấp của công ty.
Cùng với sự phát triển không ngừng của các phương tiện truyền thông đại chúng, tổ chức sự kiện đã có những bước phát triển nhanh chóng
Người tổ chức sự kiện cần có ý tưởng sáng tạo, kỹ năng viết kịch bản và thiết kế chương trình chính xác, đồng thời phải liên hệ chặt chẽ với khách hàng, khách mời và địa điểm tổ chức để thu thập thông tin cần thiết Họ phải gắn bó với toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện từ đầu đến cuối, vì bất kỳ sự thay đổi nào vào phút cuối có thể làm hỏng kế hoạch đã được chuẩn bị Do đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng chi tiết của chương trình là điều cần thiết để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một trong những chiến lược tiếp thị hiệu quả nhất, nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp Qua đó, sự kiện không chỉ tạo ra sự quan tâm mà còn góp phần tăng doanh số bán hàng cho công ty.
Tổ chức sự kiện là một nghề đòi hỏi sự sáng tạo và khả năng ứng biến linh hoạt Những người làm nghề này cần có phẩm chất như nhanh nhạy, năng động, và khả năng tổ chức tốt Họ cũng phải biết cách xoay xở trong mọi tình huống, điều này đòi hỏi sự kết hợp giữa tri thức, kỹ năng và sức khỏe để thành công trong công việc.
Để tổ chức sự kiện thành công, các thành viên trong công ty tổ chức sự kiện cần có kiến thức và kỹ năng về ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng Họ phải nắm vững quy trình tổ chức hội thảo, bữa tiệc, bao gồm việc thiết kế thực đơn, trang trí không gian, và bố trí nhân viên phục vụ một cách hợp lý.
Tổ chức sự kiện là quá trình sử dụng nguồn lực và phương tiện để thực hiện các hoạt động truyền thông, nhằm tiếp thị và quảng bá sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp Mục tiêu của việc này là truyền tải một thông điệp cụ thể đến khách hàng mục tiêu.
T ầ m quan tr ọ ng và ảnh hưở ng c ủ a t ổ ch ứ c s ự ki ệ n
Phân lo ạ i s ự ki ệ n
Khai trương
Khai trương là cơ hội tuyệt vời để tổ chức sự kiện, nhưng cần tạo dấu ấn riêng biệt, thể hiện ngành nghề và truyền tải thông điệp "Chúng tôi sẵn sàng phục vụ khách hàng một cách hoàn hảo nhất" Để tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng, cần tránh những cách làm truyền thống như cắt băng khánh thành hay chạy thử máy, mà thay vào đó, hãy áp dụng những ý tưởng sáng tạo Ví dụ, với việc khai trương nhà hàng, có thể sắp xếp nhân viên đứng thành hàng chào đón khách hoặc thiết kế thiệp mời độc đáo Thêm vào đó, việc đăng tải tin tức trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí và tặng quà cho khách mời cũng sẽ làm cho buổi lễ trở nên ấn tượng hơn Cuối cùng, ghi nhớ và tri ân những khách hàng đầu tiên bằng cách gửi phiếu mời ăn miễn phí hoặc thiệp chúc mừng sinh nhật cũng là cách tuyệt vời để tạo mối quan hệ lâu dài.
Gi ớ i thi ệ u s ả n ph ẩ m m ớ i
Trong các buổi giới thiệu sản phẩm mới, chương trình giải trí và biểu diễn thường được sử dụng để thu hút sự chú ý của khách hàng Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng những hoạt động này không làm phân tâm khỏi mục tiêu chính là giới thiệu sản phẩm và dịch vụ Các chương trình giải trí chỉ nên đóng vai trò là "chất xúc tác", trong khi sản phẩm và dịch vụ vẫn là phần "cốt lõi" của sự kiện Hơn nữa, việc chú ý đến không gian và thời gian tổ chức cũng rất quan trọng để tạo ra một buổi giới thiệu hiệu quả.
Các k ỳ ngh ỉ , các ngày l ễ
Các dịp lễ Giáng Sinh, Năm mới và các mùa như hè, thu, đông là thời điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện đặc biệt Tuy nhiên, việc xây dựng chương trình cần phải độc đáo và sáng tạo, đồng thời vẫn phải giữ vững thông điệp mà chúng ta muốn truyền tải đến khách hàng.
S ự xu ấ t hi ệ n c ủ a nh ững ngườ i n ổ i ti ế ng
Làm việc với người nổi tiếng có thể phức tạp nhưng mang lại lợi ích lớn cho marketing doanh nghiệp Trước khi tiếp cận, cần nghiên cứu kỹ lịch trình và cá tính của họ để đảm bảo phù hợp với mục tiêu và hình ảnh doanh nghiệp Hãy duy trì phong cách chuyên nghiệp và thông báo chi tiết chương trình cho họ Khi mời hợp tác, xác định rõ đối tượng khách hàng mục tiêu Để đạt được mục tiêu marketing, doanh nghiệp có thể tham gia tài trợ sự kiện hoặc hợp tác tổ chức các chương trình từ thiện, nhưng cần đảm bảo các chương trình này phù hợp với đặc điểm ngành nghề và nhu cầu khách hàng.
1.3.5 Kỷ niệm thành lập Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức
Doanh nghiệp nên tự hào về thâm niên hoạt động của mình và tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ cũng như lòng trung thành của khách hàng hiện tại và trước đây Buổi tiệc "sinh nhật" không chỉ là dịp kỷ niệm mà còn là cơ hội để mời gọi khách hàng tiềm năng và xây dựng mối quan hệ với họ.
1.3.6 Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi
Các trò chơi và cuộc thi thu hút sự chú ý lớn từ khách hàng, nhưng để phát huy hiệu quả, cần tổ chức và quản lý một cách chuyên nghiệp Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin và hướng dẫn rõ ràng về thể lệ, cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng Đặc biệt, việc giữ lời hứa về các giải thưởng đã cam kết là rất quan trọng để xây dựng uy tín và sự tin tưởng từ người tham gia.
1.4 Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một nghề đòi hỏi sự sáng tạo và khả năng ứng phó linh hoạt Nhà tổ chức sự kiện cần có những phẩm chất như nhanh nhạy, năng động và khả năng tổ chức tốt Họ cũng phải biết cách xoay xở trong mọi tình huống, vì vậy tri thức, kỹ năng và sức khỏe là những yếu tố thiết yếu để thành công trong lĩnh vực này.
T ổ ch ức các trò chơi và các cuộ c thi
Các trò chơi và cuộc thi thu hút sự chú ý lớn từ khách hàng, nhưng để đạt hiệu quả cao, cần tổ chức và quản lý một cách chuyên nghiệp và nghiêm túc Việc thông báo và hướng dẫn rõ ràng về thể lệ, cách chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng là rất quan trọng Hơn nữa, cam kết về các giải thưởng phải được giữ đúng lời hứa để tạo niềm tin cho người tham gia.
1.4 Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một nghề đòi hỏi sự sáng tạo và khả năng ứng biến Nhà tổ chức sự kiện cần có những phẩm chất như nhanh nhạy, năng động, và có đầu óc tổ chức Họ cũng phải biết cách xoay xở trong mọi tình huống, điều này yêu cầu họ phải sở hữu tri thức, kỹ năng và sức khỏe tốt.
Yêu c ầu đố i v ớ i nàh t ổ ch ức sƣ kiệ n
S ự năng độ ng, ch ị u khó
Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự chủ động và linh hoạt, phù hợp với những người năng động có khả năng giải quyết công việc một cách hợp lý và hiệu quả.
Khi tổ chức sự kiện, người tổ chức cần làm việc hết mình, không quản ngại thời gian để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc Sự năng động và chăm chỉ là yếu tố quan trọng, nếu chỉ làm qua loa, sự kiện khó có thể thành công Công việc này không dành cho những ai thụ động hay thiếu sáng tạo, vì vậy các công ty tổ chức sự kiện thường tìm kiếm những người năng động và sáng tạo.
S ự c ẩ n th ậ n, t ỉ m ỉ
Mỗi sự kiện cần được chuẩn bị tỉ mỉ từ những chi tiết nhỏ nhất như băng rôn, sàn nhà sạch sẽ và công tác đón khách chu đáo Việc kiểm soát số lượng và chất lượng các hạng mục thuê ngoài là rất quan trọng để tránh lãng phí Những người tổ chức sự kiện cẩn thận và chú trọng đến từng chi tiết sẽ giảm thiểu rủi ro và trục trặc trong quá trình thực hiện Luôn suy nghĩ đến các rủi ro có thể xảy ra giúp người tổ chức duy trì sự kiểm soát cao độ, từ đó nâng cao khả năng thành công của sự kiện Sự cẩn thận và tỉ mỉ cũng cải thiện khả năng quan sát, giúp nắm bắt vấn đề và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần rèn luyện tính cẩn thận và tỉ mỉ Hãy nhìn nhận mọi khía cạnh của sự kiện với con mắt khắt khe như một người tham dự khó tính Đừng chấp nhận những chi tiết nhỏ như khăn trải bàn nhăn, logo công ty lệch màu hay lễ tân vừa nhai kẹo khi đón khách Việc thỏa hiệp với những điều không hoàn hảo sẽ làm giảm hình ảnh của sự kiện và uy tín của bạn.
Óc sáng t ạ o, th ẩ m m ỹ
Sáng tạo là yếu tố then chốt để phát triển những ý tưởng đột phá cho sự kiện, giúp xây dựng chương trình thuyết phục và hấp dẫn khách hàng Việc sáng tạo còn hỗ trợ trong việc tối ưu hóa các phương án sản xuất và thuê ngoài, đồng thời giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh hay rủi ro Một óc thẩm mỹ tốt sẽ đảm bảo sự kiện luôn hoàn mỹ về bề ngoài, tạo ấn tượng tốt đẹp và cảm tình cho người tham dự.
Những người có kinh nghiệm tổ chức sự kiện nhận thấy rằng sự sáng tạo có thể được phát triển qua việc quan sát và ghi nhận những điều xung quanh Chẳng hạn, khi tham gia một buổi triển lãm nghệ thuật, nếu chú ý, bạn có thể tìm thấy những ý tưởng độc đáo để áp dụng vào việc dàn dựng sân khấu cho sự kiện sắp tới Sự sáng tạo không chỉ mang lại những ý tưởng mới mẻ mà còn giúp nhà tổ chức tạo ra những trải nghiệm ấn tượng cho khách mời.
K ỹ năng viế t k ị ch b ả n, k ế ho ạ ch t ổ ch ứ c s ự ki ệ n
Người viết kịch bản sự kiện cần có khả năng tổ chức và hình dung rõ ràng về diễn biến của sự kiện Một kịch bản chất lượng phải bao quát đầy đủ và chi tiết chương trình Mỗi loại hình sự kiện yêu cầu một kịch bản tương ứng, và người viết cần linh hoạt điều chỉnh kịch bản để phù hợp với tính chất của từng chương trình.
Kịch bản sự kiện được chia thành hai loại chính: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết Kịch bản tổng quát bao gồm các công việc chung cho toàn bộ chương trình, giúp khách hàng dễ dàng quản lý lịch trình sự kiện và cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu Trong khi đó, kịch bản chi tiết không chỉ có lời dẫn chương trình (MC) mà còn bao gồm phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
S ứ c kho ẻ b ề n b ỉ
1 Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian
Thời gian (giờ) Kiểm tra
I Chương 1: Những vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
1.2 Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện
1.4 Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện 1.5 Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
1.6 Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện
II Chương 2: Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện
2.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
2.2 Tính toán mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện
2.3 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
2.4 Viết chương trình sự kiện
2.5 Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện
2.6 Kế hoạch về thời gian tổ chức sự kiện
2.7 Kế hoạch nhân sự cho tổ chức sự kiện
2.8 Kế hoạch trang thiết bị cho tổ chức sự kiện
2.9 Kế hoạch trang trí địa điểm tổ chức sự kiện
2.10.Kế hoạch phục vụ sự kiện
III Chương 3: Chuẩn bị cơ sở vật chất cho tổ chức sự kiện
3.2 Khu vực tổ chức tiệc chiêu đãi
3.3 Sử dụng âm thanh, ánh sáng trong tổ chức sự kiện 3.4 Xử lý không gian tổ chức sự kiện
IV Chương 4 Tổ chức các bữa ăn và giải trí trong sự kiện
4.1 Phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
4.2 Tổ chức các bữa ăn trong sự kiện
4.3 Giải trí văn nghệ trong sự kiện
4.4 Tổ chức trò chơi trong sự kiện
V Chương 5 Quản lý diễn biến sự kiện
5.1 Bộ máy nhân sự của tổ chức sự kiện
5.2 Sơ đồ bố trí nhân sự tổ chức sự kiện
5.3 Tổ chức và theo dõi sự kiện
5.5 Quản lý lịch trình tổ chức sự kiện
5.6 Giải quyết khiếu nại của khách hàng
5.8 Đánh giá tổng kết và báo cáo
5.9 Xử lý sự cố cho tổ chức sự kiện ngoài trời
Ghi chú: Thời gian kiểm tra lý thuyết được tính vào giờ lý thuyết, kiểm tra thực hành được tính vào giờ thực hành
NHỮNG VẤN ĐỀ CĂN BẢN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Sau khi học xong chương này, người học có thể:
- Giải thích đƣợc bản chất của Tổ chức sự kiện;
- Phân tích được tầm quan trọng và ảnh hưởng của Tổ chức sự kiện đến đời sống xã hội và đối với ngành Du lịch;
- Phân biệt đƣợc các loại sự kiện
- Chỉ rađƣợc các cơ hội để tổ chức sự kiện
- Nhận biết đƣợc những yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện
- Liệt kê đƣợc các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụtốt
- Soạn thảo hợp đồng tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một dịch vụ đã tồn tại lâu đời và phát triển mạnh mẽ ở nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, nơi lĩnh vực này được xem là một ngành nghề mới Mặc dù mới xuất hiện, tổ chức sự kiện đã giúp các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu và sản phẩm, đồng thời tạo cơ hội giao lưu với các cơ quan truyền thông và công quyền, từ đó nâng cao mối quan hệ có lợi Tuy nhiên, công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ, vì một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến cả êkip và hình ảnh của khách hàng cũng như uy tín của công ty Công việc này giống như một trò chơi ghép hình, nơi sự hoàn hảo thể hiện qua từng chi tiết nhỏ trong mỗi sự kiện.
Cùng với sự phát triển không ngừng của các phương tiện truyền thông đại chúng, tổ chức sự kiện đã có những bước phát triển nhanh chóng
Người tổ chức sự kiện không chỉ cần có ý tưởng sáng tạo và kỹ năng viết kịch bản, mà còn phải liên hệ chặt chẽ với khách hàng, khách mời và địa điểm tổ chức để đảm bảo thông tin chính xác Họ cần gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối, bởi nếu có sự thay đổi vào phút cuối, mọi kế hoạch sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng Do đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng từng chi tiết của chương trình là điều cần thiết để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một trong những chiến lược tiếp thị hiệu quả nhất, nhằm thu hút sự chú ý đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Qua đó, sự kiện không chỉ tạo ra sự quan tâm từ khách hàng mà còn góp phần tăng doanh số bán hàng cho công ty.
Tổ chức sự kiện là một nghề đòi hỏi sự sáng tạo và khả năng tổ chức Những người làm nghề này cần có phẩm chất như nhanh nhạy, năng động và khả năng ứng phó với các tình huống khác nhau Để thành công, nhà tổ chức sự kiện cần trang bị tri thức, kỹ năng và sức khỏe tốt.
Để tổ chức sự kiện thành công, các thành viên trong công ty tổ chức sự kiện cần có kiến thức và kỹ năng về ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng Việc tổ chức các buổi hội thảo và bữa tiệc đòi hỏi nhà quản trị phải thành thạo trong việc thiết kế thực đơn, trang trí phòng ăn và bố trí nhân viên phục vụ.
Tổ chức sự kiện là quá trình sử dụng nguồn lực và phương tiện để triển khai các hoạt động truyền thông, nhằm tiếp thị và quảng bá sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp Mục tiêu chính là truyền tải thông điệp cụ thể đến khách hàng mục tiêu.
1.2 Tầmquan trọng và ảnh hưởng của tổ chức sự kiện
1.2.1 Đối với đồi sống xã hội
Sự kiện và tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong đời sống cá nhân và xã hội Các sự kiện như lễ khai giảng, tiệc sinh nhật, họp đại hội cổ đông, lễ hội văn hóa, và các kỳ họp Quốc hội không chỉ chiếm lĩnh các trang báo và sóng truyền hình mà còn ảnh hưởng đến ngân sách của cá nhân, gia đình và chính quyền Những sự kiện này không thể thiếu trong cuộc sống, giúp đáp ứng nhu cầu và thỏa mãn đời sống tinh thần của con người.
Tất cả các sự kiện đều tác động mạnh mẽ đến văn hoá, xã hội, kinh tế và chính trị của người tham gia cũng như cộng đồng tổ chức Chúng không chỉ tạo ra cơ hội chia sẻ trải nghiệm và nâng cao niềm tự hào dân tộc, mà còn củng cố tình đoàn kết và mối liên hệ cộng đồng Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, sự kiện cũng có thể mang lại những ảnh hưởng tiêu cực về mặt xã hội.
Sự kiện có thể được sử dụng để thao túng sự chú ý của cộng đồng, khiến công chúng quên đi những vấn đề quan trọng hơn Khi sự chú ý bị dồn vào sự kiện, những sai sót và sự cố có thể xảy ra, làm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của cộng đồng và giảm uy tín của quốc gia, cá nhân cũng như tổ chức.
Các sự kiện không chỉ có khả năng củng cố những giá trị tích cực trong xã hội mà còn có thể tạo ra hoặc gia tăng những định kiến tiêu cực.
Sự kiện lớn có thể dẫn đến những hậu quả xã hội không lường trước như xung đột, hành vi xấu của đám đông và gia tăng tội phạm Ngoài ra, tổ chức sự kiện cũng ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống sinh hoạt của người dân, như trường hợp APEC 14 tại Việt Nam, khi nhiều tuyến đường ở Hà Nội bị đóng cửa, buộc người dân phải tìm giải pháp giao thông khác.
Sự kiện không chỉ là cơ hội để giới thiệu đặc điểm độc đáo của môi trường tổ chức mà còn góp phần cải tạo hạ tầng, giao thông và đô thị Chính quyền các nước nhận thức rõ tiềm năng của sự kiện trong việc nâng cao uy tín của chính trị gia và địa phương, từ đó tích cực đăng cai các sự kiện lớn nhằm nâng cao vị thế quốc gia, thu hút đầu tư và tăng cường sự đoàn kết xã hội Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, cũng tồn tại nguy cơ thất bại của sự kiện có thể dẫn đến hậu quả chính trị nghiêm trọng và lạm dụng ngân sách nhà nước.
Các sự kiện không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn có ý nghĩa sâu sắc về tinh thần, xã hội và chính trị Chúng là nơi vui chơi, giải trí, đồng thời giữ gìn và phát triển các truyền thống văn hóa, gắn kết cộng đồng và củng cố các giá trị tinh thần Các sự kiện như hội nghị chính trị và hội thảo khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc thảo luận và quyết định các vấn đề lớn của quốc gia và thế giới, cũng như phát triển tri thức Trong ngành Quan hệ công chúng, tổ chức sự kiện là một công cụ thiết yếu giúp xây dựng và quảng bá hình ảnh, chuyển tải thông điệp, thu lợi nhuận và quảng bá văn hóa Kỹ năng tổ chức sự kiện là phần kiến thức chuyên môn quan trọng mà sinh viên ngành Quan hệ công chúng và Du lịch cần nắm vững để thành công trong sự nghiệp.
Hiểu biết về sự kiện và tổ chức sự kiện là nguồn kiến thức quan trọng cho các nhà báo, giúp họ khai thác thông tin cho báo chí Ngoài ra, đây cũng là tài liệu quý giá cho những người nghiên cứu văn hóa và những ai quan tâm đến việc tìm hiểu sự kiện từ góc độ văn hóa.
1.2.2 Đối với doanh nghiệp du lịch Ảnh hưởng quan trọng nhất của việc tổ chức sự kiện là lợi nhuận mà sự kiện đem lại cho ngành du lịch Ngoài số tiền mà du khách chi tiêu ở sự kiện, họ còn có thể tiêu tiền vào dịch vụ giao thông đi lại, chỗ ở trong khách sạn, mua hàng hoá, dịch vụ…ởđịa phương nơi tổ chức sự kiện Nguồn tài chính này có thể có một ảnh hưởng quan trọng với nền kinh tế địa phương Ngoài ra du khách có thể kéo dài thời gian lưu trú và đi tham quan thêm nhiều danh lam thắng cảnh trong khu vực Các doanh nghiệp du lịch tăng đƣợc nguồn thu từ việc tổ chức các chuyến tham quan cho khách hàng trước, trong hoặc sau khi sự kiện diễn ra Sự kiện cũng có thể thu hút giới truyền thông đăng tin bài và giúp nâng cao hình ảnh uy tín của ngành du lịch địa phương về mặt lâu dài Sự kiện cũng là cơ hội để các ngành công nghiệp hút vốn đầu tƣ tạo cơ hội kinh doanh lớn Sự kiện cũng giúp cho các hoạt động thương mại ở địa phương có điều kiện mở rộng, tạo công ăn việc làm cho người dân
Đam mê nghề nghi ệ p
Để thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đam mê nghề nghiệp là yếu tố không thể thiếu Đam mê không chỉ là động lực trong những lúc khó khăn mà còn là nguồn cảm hứng cho những khoảnh khắc thăng hoa trong công việc Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi sự nhiệt huyết cao hơn do tính chất không thường xuyên và những thách thức như thời gian gián đoạn giữa các sự kiện và việc tìm kiếm khách hàng Chính vì vậy, trong những lúc khó khăn, các nhà tổ chức sự kiện cần kiên trì và duy trì đam mê của mình để vượt qua thử thách.
1.5 Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện Để tổ chức thành công một sự kiện, dù nhỏ hay lớn, nhà Tổ chức sự kiện phải quan tâm đến tất cả các hoạt động và các yếu tốliên quan đến sự chuẩn bị, lập kế hoạch, triển khai thực hiện, giám sát và kiểm tra Những vấn đề cơ bản của Tổ chức sự kiện bao gồm:
Ngân sách t ổ ch ứ c s ự ki ệ n
Mọi sự kiện, dù lớn hay nhỏ, đều cần ngân sách để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ Ngân sách được coi là mạch máu của sự kiện, cung cấp nguồn lực cần thiết để chi trả cho các hạng mục quan trọng Việc lập kế hoạch ngân sách hợp lý là yếu tố quyết định cho sự thành công của bất kỳ sự kiện nào.
Kế hoạch ngân sách là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện xác định lợi nhuận ngắn hạn và so sánh kết quả thực tế với dự kiến Để dự báo ngân sách cho sự kiện, doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu thị trường và kết quả từ các năm trước nhằm ước lượng sản phẩm, doanh thu và chi phí Việc dự báo ngân sách cũng đồng nghĩa với việc xác định nguồn vốn cần thiết và tìm kiếm sự hỗ trợ từ các doanh nghiệp khác Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định rõ ràng về sự tồn tại của ngân sách và số tiền cụ thể có sẵn cho sự kiện.
( Cụ thể về dự toán ngân sách sự kiện được trình bày trong chương 2 của Giáo trình này).
Gi ấ y phép t ổ ch ứ c s ự ki ệ n
Tổ chức sự kiện cần phải được sự cho phép của chính quyền, bao gồm chính quyền địa phương, chính phủ hoặc cơ quan chủ quản Việc tổ chức sự kiện mà không có giấy phép có thể dẫn đến những hình phạt nặng nề Tùy thuộc vào loại sự kiện và phân cấp quản lý, các tổ chức cần xin giấy phép từ cấp chính quyền phù hợp để đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp.
1 Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép
- Kích bản nội dung sự kiện
- Giấy uỷ quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Tuy nhiên, khi tổ chức sự kiện có thêm các chương trình với nội dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, cụ thể: a T ổ ch ứ c h ọ p báo:
- Đơn xin phép họp báo gồm (mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, người thuyết trình, người chủtrì, đối tượng khách mời
- Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)
- Các giấy tờ liên quan đến mục đích, nội dung họp báo
- Thời gian cấp: 1 ngày b T ổ ch ứ c trình di ễ n th ờ i trang
- Đơn xin phép trình diễn thời trang
- Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn
- Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn)
- Hợp đồng địa điểm tổ chức c T ổ ch ứ c bi ể u di ễ n ca nh ạ c
- Đơn xin phép: thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?
- Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng)
- Hợp đồng địa điểm tổ chức
2 Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Để xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, các tổ chức cần nộp hồ sơ tại các cơ quan như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục nghệ thuật biểu diễn, và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồsơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.
3 Thời hạn nộp hồ sơ
Hạn nộp hồ sơ cho chương trình là trước 10 ngày diễn ra sự kiện Đối với chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được phê duyệt phác thảo ít nhất 30 ngày trước ngày diễn ra sự kiện.
Khách hàng
Khách hàng là những người chi tiền để tổ chức sự kiện, bao gồm các doanh nghiệp và công ty Các nhà tổ chức sự kiện cần duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu của họ Hiện nay, hầu hết các địa phương đều có ít nhất một đơn vị tổ chức sự kiện, dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt Do đó, các đơn vị tổ chức cần phải chuyên nghiệp và có khả năng thực hiện các sự kiện lớn nhỏ để giành được lòng tin từ khách hàng.
Đối tƣợ ng nh ận thông điệ p t ừ t ổ ch ứ c s ự ki ệ n
Đối tượng nhận thông điệp từ sự kiện là những người mà sự kiện hướng đến, bao gồm cả những người tham gia trực tiếp và những người theo dõi qua phương tiện truyền thông Mục đích của sự kiện là truyền tải một thông điệp cụ thể, và việc xác định đúng đối tượng nhận thông điệp là rất quan trọng để đảm bảo sự kiện có ảnh hưởng tích cực đến sự nghiệp phát triển của doanh nghiệp.
Mức độ thành công của một sự kiện được xác định bởi số lượng và giá trị của khách hàng mà sự kiện thu hút, bao gồm cả khách hàng tiềm năng.
Dù một sự kiện có quy mô lớn và ấn tượng ra sao, nó sẽ trở nên vô nghĩa nếu không xác định đúng đối tượng mục tiêu Việc xác định đúng đối tượng mục tiêu là yếu tố then chốt giúp tập trung công việc và nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện.
Ch ủ đề c ủ a s ự ki ệ n
Tổ chức sự kiện có mục đích rõ ràng nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể, từ việc truyền tải thông điệp đến việc tăng cường thương hiệu Chủ đề chính của sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng tích cực Bằng cách này, sự kiện không chỉ mang lại cơ hội kết nối mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tạo ra giá trị lâu dài cho chủ doanh nghiệp.
Để tổ chức một sự kiện thành công, trước tiên bạn cần xác định rõ mục đích của sự kiện, như ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng hay họp báo Việc này giúp bạn chuẩn bị một cách phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình.
Xác định mục tiêu rõ ràng là bước đầu tiên quan trọng, bao gồm gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường và phát triển mối quan hệ Kế hoạch và ngân sách sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu quả của các hoạt động sau sự kiện.
Truy ề n thông cho s ự ki ệ n
Để tổ chức một sự kiện thành công, yếu tố khách tham dự là vô cùng quan trọng Số lượng khách tham dự càng đông, doanh nghiệp càng có cơ hội quảng bá thương hiệu rộng rãi Để đạt được điều này, không thể chỉ chờ đợi vào ngày diễn ra sự kiện mà cần có những hoạt động truyền thông hiệu quả Những hoạt động này không chỉ thu hút sự tham gia của khách hàng mà còn tạo ra sự chú ý từ công chúng, góp phần thúc đẩy sự thành công của sự kiện.
Đối với các sự kiện như hội nghị nhà phân phối, kỷ niệm ngày thành lập công ty hay huấn luyện nhân viên, nhà tổ chức thường không cần quá lo lắng về việc thu hút khách tham dự Tuy nhiên, đối với các hội thảo, lớp học thu phí hoặc mở cửa tự do, việc đầu tư thời gian cho công tác truyền thông là rất quan trọng để đảm bảo sự kiện không bị vắng khách.
Để tổ chức các hội thảo có phí tham dự cao, việc sử dụng các kênh truyền thông hiệu quả như email, báo chí, diễn đàn và mạng xã hội là rất quan trọng Tuy nhiên, để thu hút những đối tượng tham gia cao cấp như giám đốc và chủ doanh nghiệp, bạn cần áp dụng các hình thức truyền thông chủ động hơn, chẳng hạn như gọi điện thoại trực tiếp mời họ tham dự Không nên chỉ dựa vào việc gửi hàng ngàn email mà mong đợi có người tự đăng ký tham gia.
Cần cân nhắc thời gian truyền thông hợp lý cho sự kiện; nếu thông báo quá gần ngày tổ chức, người tham dự có thể bận rộn và không sắp xếp tham gia được Ngược lại, nếu thông báo quá sớm, họ có thể chủ quan và quên không đăng ký khi thời gian còn xa.
Nền tảng cơ sở dữ liệu khách tham dự tiềm năng là công cụ thiết yếu để quảng bá hội thảo của bạn Bạn có thể mua dữ liệu khách hàng từ các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm hoặc từ các trang cung cấp dữ liệu chuyên nghiệp như www.timkhachhang.com Tùy thuộc vào hình thức tuyên truyền, như qua email hoặc số điện thoại, bạn có thể lựa chọn danh sách phù hợp để tiếp cận khách hàng hiệu quả.
Đị a đ i ể m t ổ ch ứ c s ự ki ệ n
Địa điểm tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của sự kiện Việc lựa chọn địa điểm phù hợp cần dựa trên quy mô và loại sự kiện, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và số lượng khách tham gia Do đó, việc khảo sát và tính toán kỹ lưỡng cho tất cả các hoạt động diễn ra tại địa điểm là rất cần thiết.
Khi đã xác định "thông điệp" cho sự kiện, việc chọn địa điểm phù hợp là rất quan trọng để truyền tải thông điệp đến công chúng Ví dụ, nếu sự kiện liên quan đến giáo dục, trường học sẽ là lựa chọn lý tưởng Sau khi chọn trường học, bạn cần xem xét các yếu tố quan trọng khác để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
- Phòng học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện?
- Nên để cho học sinh ở độ tuổi hay lớp học nào tham gia?
- Tôi muốn tạo ra một hình ảnh nhƣ thế nào?
- Loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp?
Để xây dựng nội dung thông điệp hiệu quả, cần xác định những người tham gia như giáo viên, cán bộ quản lý hoặc Bộ trưởng giáo dục làm diễn giả hoặc khách mời Quan trọng là quyết định thời điểm mời họ, ai sẽ thực hiện việc mời và vai trò của họ trong sự kiện.
Khi tổ chức sự kiện như họp báo hay lễ trao giải, doanh nghiệp thường chọn khách sạn dựa trên tiêu chuẩn "sao" Khách sạn có nhiều sao thường được coi là lý tưởng về điều kiện tổ chức, tiện nghi và dịch vụ Tuy nhiên, có trường hợp doanh nghiệp đã mời khách đến một khách sạn hàng đầu nhưng lại không đủ chỗ cho tất cả khách mời Nếu doanh nghiệp cẩn thận thăm dò thông tin trước, họ có thể nhận được số liệu cụ thể hơn để tránh tình huống này.
Tại thành phố Hồ Chí Minh, chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt đủ sức chứa cho sự kiện có hơn 500 khách mời, trong khi ở Hà Nội, khách sạn Melia và Deawoo cũng đáp ứng được yêu cầu này Các khách sạn khác, mặc dù có nhiều sao, chỉ có sức chứa tối đa từ 300-400 người Ở Vũng Tàu, những khách sạn lớn như Imperial, Hera Palace, Khu phức hợp khách sạn 5 sao Hồ Tràm Strip và Trung tâm Hội nghị, Triển lãm quốc tế Vũng Tàu Pullman có khả năng tổ chức sự kiện lên đến 1000 người.
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi tổ chức các sự kiện giao lưu cộng đồng tại sân vận động, nhà thi đấu và câu lạc bộ do hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng không ổn định, âm thanh không đồng nhất, an ninh lỏng lẻo và vệ sinh không đảm bảo Một số địa điểm không cho phép thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, khiến doanh nghiệp phải trả thêm từ 50% đến 100% giá thuê chỉ để chuẩn bị cho sự kiện.
Để tổ chức sự kiện hiệu quả, việc lựa chọn địa điểm phù hợp với mục đích là rất quan trọng Ví dụ, một hội thảo lớn nên diễn ra tại các trung tâm hội nghị hoặc khách sạn Ngoài ra, cần tránh chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự, vì điều này sẽ làm không khí sự kiện trở nên loãng.
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần kiểm tra các tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp, xác định những dịch vụ miễn phí và tính phí để lập kế hoạch ngân sách hợp lý Đồng thời, hãy xem xét đặc điểm của không gian tổ chức để đảm bảo phù hợp với loại sự kiện Ví dụ, những quán cafe sân vườn có diện tích lớn không thích hợp cho hội thảo vào buổi sáng vì thời tiết nóng bức có thể tạo ra không khí ngột ngạt Ngoài ra, các địa điểm có tiếng vang lớn có thể gây khó khăn trong việc theo dõi và nghe rõ các bài thuyết trình, điều này đã xảy ra trong nhiều sự kiện trước đây.
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần xem xét các yêu cầu cụ thể của sự kiện đó Đầu tiên, hãy xác định xem địa điểm có đủ sức chứa cho số lượng khách mời hay không Nếu có chương trình ca nhạc, cần kiểm tra xem âm thanh và điều kiện tại khán phòng có phù hợp không Bên cạnh đó, ánh sáng có đủ để đáp ứng nhu cầu sự kiện không, và liệu có không gian để lắp đặt thêm thiết bị ánh sáng nếu cần Cuối cùng, hãy xem xét bãi đỗ xe: có đủ chỗ cho lượng xe có thể đến không, và khoảng cách từ bãi xe đến địa điểm tổ chức có thuận tiện hay không.
Có thể lựa chọn một sốđịa điểm để tổ chức sự kiện như sau:
1.5.7.1 Tổ chức sự kiện trong nhà
Tổ chức sự kiện trong nhà thường diễn ra tại các khách sạn, nhà hàng và trung tâm hội nghị Những địa điểm này được nhiều sự kiện lựa chọn vì tính tiện lợi và dịch vụ chuyên nghiệp mà chúng cung cấp.
Tổ chức sự kiện tại khách sạn là giải pháp lý tưởng cho nhiều loại hoạt động, nhờ vào hệ thống phòng chức năng, hội trường rộng rãi, và các dịch vụ ăn uống, giải trí đa dạng Khách sạn không chỉ cung cấp không gian tổ chức mà còn mang đến sự tiện nghi cho khách tham dự, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Tổ chức sự kiện tại khách sạn mang lại sự thuận tiện cho khách tham dự, giúp giảm thiểu chi phí và thời gian di chuyển Chi phí tổ chức sự kiện ở khách sạn thường thấp hơn nhờ vào việc tiết kiệm nhiều khoản chi phí, cùng với các dịch vụ miễn phí mà khách sạn cung cấp.
Trung tâm hội nghị thường bao gồm các phòng họp lớn và khu vực chờ, nhưng không có các phòng chức năng hay phòng nghỉ cho khách Ngoài ra, nơi đây cũng không cung cấp dịch vụ hỗ trợ như tại các khách sạn.
Dưới đây là một số vấn đề khi tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị mà Nhà tổ chức cần lưu tâm:
- Có rất nhiều chi phí phát sinh ngoài hợp đồng thuê trung tâm hội nghị (thuê nhân công bốc dỡ hàng hóa, treo rèm…).
Chi phí thuê dịch vụ sẽ cao hơn so với việc ở khách sạn, vì vậy cần tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi ký hợp đồng Cần xác định xem có tính phí cho bàn ghế hay không, và liệu có phải trả thêm chi phí cho việc dọn vệ sinh hay không.
Nhà tổ chức cần yêu cầu Ban quản lý trung tâm liệt kê tất cả các chi phí phụ trội để bổ sung vào ngân sách tổ chức sự kiện Việc này giúp chủ động về mặt tài chính, tránh tình trạng bội chi ngân sách do các chi phí phát sinh đột xuất, đặc biệt là đối với những sự kiện có ngân sách hạn hẹp và cố định.
Ban t ổ ch ứ c s ự ki ệ n
Trong quá trình tổ chức một sự kiện, nhân sự là một yếu tố không thể thiếu
Sắp xếp nhân sự tốt cũng là một phần để giúp tổchƣc sự kiện thành công
Để tổ chức sự kiện hiệu quả, trước tiên cần thành lập ban tổ chức và chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện Người này sẽ đảm nhiệm việc soạn thảo nội dung, phân công công việc cụ thể cho từng thành viên, đồng thời giám sát và xử lý các vấn đề phát sinh trước, trong và sau sự kiện.
Để tổ chức một sự kiện thành công, việc thành lập ban tổ chức là rất quan trọng Ban tổ chức nên bao gồm các thành viên có chuyên môn khác nhau để đảm bảo sự chủ động trong quá trình chuẩn bị Mỗi thành viên cần được giao nhiệm vụ cụ thể trong các lĩnh vực riêng biệt, tránh sự trùng lặp công việc nhằm tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
Nhà quản trị tổ chức sự kiện là người đứng đầu Ban tổ chức, có trách nhiệm điều hành các thành viên và ra quyết định kịp thời về nội dung công việc Họ kết hợp các kỹ năng chuyên môn để tạo sự ăn khớp cho chương trình, đảm bảo sự đồng bộ trong công việc giữa các thành viên trong Ban.
Số lượng người tham gia tổ chức sự kiện phụ thuộc vào quy mô của sự kiện, với các sự kiện nhỏ chỉ cần 1-2 người, trong khi sự kiện lớn có thể yêu cầu hàng ngàn nhân sự, đặc biệt là các sự kiện quốc gia Các công ty tổ chức sự kiện thường phân chia nhân sự theo cấp bậc hoặc bộ phận khác nhau, tạo ra một cấu trúc quản lý đa dạng Một công ty quản lý sự kiện có thể có nhiều loại nhân sự chuyên trách để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Trưởng ban tổ chức sự kiện
- Quản lý, điềuhành sự kiện
Th ờ i gian hoàn thành các công vi ệc đã đị nh
1 Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian
Thời gian (giờ) Kiểm tra
I Chương 1: Những vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
1.2 Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện
1.4 Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện 1.5 Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
1.6 Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện
II Chương 2: Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện
2.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
2.2 Tính toán mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện
2.3 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
2.4 Viết chương trình sự kiện
2.5 Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện
2.6 Kế hoạch về thời gian tổ chức sự kiện
2.7 Kế hoạch nhân sự cho tổ chức sự kiện
2.8 Kế hoạch trang thiết bị cho tổ chức sự kiện
2.9 Kế hoạch trang trí địa điểm tổ chức sự kiện
2.10.Kế hoạch phục vụ sự kiện
III Chương 3: Chuẩn bị cơ sở vật chất cho tổ chức sự kiện
3.2 Khu vực tổ chức tiệc chiêu đãi
3.3 Sử dụng âm thanh, ánh sáng trong tổ chức sự kiện 3.4 Xử lý không gian tổ chức sự kiện
IV Chương 4 Tổ chức các bữa ăn và giải trí trong sự kiện
4.1 Phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
4.2 Tổ chức các bữa ăn trong sự kiện
4.3 Giải trí văn nghệ trong sự kiện
4.4 Tổ chức trò chơi trong sự kiện
V Chương 5 Quản lý diễn biến sự kiện
5.1 Bộ máy nhân sự của tổ chức sự kiện
5.2 Sơ đồ bố trí nhân sự tổ chức sự kiện
5.3 Tổ chức và theo dõi sự kiện
5.5 Quản lý lịch trình tổ chức sự kiện
5.6 Giải quyết khiếu nại của khách hàng
5.8 Đánh giá tổng kết và báo cáo
5.9 Xử lý sự cố cho tổ chức sự kiện ngoài trời
Ghi chú: Thời gian kiểm tra lý thuyết được tính vào giờ lý thuyết, kiểm tra thực hành được tính vào giờ thực hành
NHỮNG VẤN ĐỀ CĂN BẢN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Sau khi học xong chương này, người học có thể:
- Giải thích đƣợc bản chất của Tổ chức sự kiện;
- Phân tích được tầm quan trọng và ảnh hưởng của Tổ chức sự kiện đến đời sống xã hội và đối với ngành Du lịch;
- Phân biệt đƣợc các loại sự kiện
- Chỉ rađƣợc các cơ hội để tổ chức sự kiện
- Nhận biết đƣợc những yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện
- Liệt kê đƣợc các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụtốt
- Soạn thảo hợp đồng tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một dịch vụ phát triển mạnh mẽ trên thế giới và mới nổi lên tại Việt Nam Ngành nghề này giúp các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, sản phẩm và tạo cơ hội giao lưu với truyền thông, cơ quan công quyền, từ đó tăng cường mối quan hệ có lợi Tuy nhiên, công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ, vì một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ êkip và uy tín của công ty Công việc này giống như một bức tranh ghép hình, nơi thành công chỉ đến khi tất cả các chi tiết được hoàn thiện Đẳng cấp của công ty được thể hiện qua sự hoàn hảo trong từng chi tiết của mỗi sự kiện.
Cùng với sự phát triển không ngừng của các phương tiện truyền thông đại chúng, tổ chức sự kiện đã có những bước phát triển nhanh chóng
Người tổ chức sự kiện không chỉ cần có ý tưởng sáng tạo và kỹ năng viết kịch bản xuất sắc, mà còn phải liên lạc chặt chẽ với khách hàng, khách mời và địa điểm tổ chức để đảm bảo thông tin chính xác Họ cần gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối, vì bất kỳ sự thay đổi nào vào phút cuối đều có thể làm hỏng kế hoạch Do đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình là vô cùng quan trọng đối với cán bộ và nhân viên tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một chiến lược tiếp thị hiệu quả, giúp thu hút sự chú ý đến sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp Qua đó, sự kiện không chỉ tạo ra mối quan tâm từ khách hàng mà còn góp phần tăng doanh số cho công ty.
Tổ chức sự kiện là một nghề đòi hỏi sự sáng tạo và khả năng ứng phó linh hoạt Nhà tổ chức sự kiện cần có những phẩm chất như nhanh nhạy, năng động và có đầu óc tổ chức, cùng với tri thức, kỹ năng và sức khỏe để xử lý các tình huống phát sinh Những yếu tố này là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của mỗi sự kiện.
Để tổ chức sự kiện thành công, các thành viên trong công ty tổ chức sự kiện cần có kiến thức và kỹ năng về ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng Điều này bao gồm việc tổ chức hội thảo, bữa tiệc, thiết kế thực đơn, trang trí phòng ăn và bố trí nhân viên phục vụ một cách hợp lý.
Tổ chức sự kiện là quá trình sử dụng nguồn lực và phương tiện để thực hiện dịch vụ truyền thông, kết hợp chiến lược tiếp thị và quảng bá sản phẩm, thương hiệu Mục tiêu chính là chuyển tải thông điệp cụ thể đến khách hàng mục tiêu, giúp doanh nghiệp nâng cao nhận thức và tạo dựng hình ảnh thương hiệu.
1.2 Tầmquan trọng và ảnh hưởng của tổ chức sự kiện
1.2.1 Đối với đồi sống xã hội
Sự kiện và tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội và cá nhân, ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của cuộc sống Từ lễ khai giảng, tiệc sinh nhật, đến các cuộc họp đại hội cổ đông và lễ hội văn hóa, sự kiện hiện diện khắp nơi, chiếm lĩnh các phương tiện truyền thông và ngân sách của cá nhân, gia đình, cũng như chính quyền Những sự kiện này không chỉ đáp ứng nhu cầu vật chất mà còn thỏa mãn nhu cầu tinh thần, khẳng định vai trò thiết yếu của chúng trong cuộc sống con người.
Các sự kiện không chỉ ảnh hưởng đến văn hóa, xã hội, kinh tế và chính trị của người tham gia mà còn tác động mạnh mẽ đến cộng đồng nơi diễn ra Chúng tạo cơ hội chia sẻ trải nghiệm, nâng cao niềm tự hào dân tộc và củng cố tình đoàn kết Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích đó, sự kiện cũng có thể gây ra những tác động tiêu cực đối với xã hội.
Sự kiện có thể được sử dụng để thao túng sự chú ý của cộng đồng, khiến công chúng quên đi những vấn đề quan trọng hơn Khi sự chú ý được chuyển hướng, những sai sót hoặc sự cố trong sự kiện có thể làm xấu hình ảnh của cộng đồng, đồng thời giảm uy tín của quốc gia, cá nhân và tổ chức liên quan.
Các sự kiện không chỉ có khả năng củng cố những giá trị tốt đẹp của xã hội mà còn có thể tạo ra hoặc gia tăng những định kiến tiêu cực trong cộng đồng.
Các sự kiện lớn có thể dẫn đến những hậu quả xã hội khó lường, bao gồm xung đột, bạo lực, hành vi xấu của đám đông và gia tăng tội phạm Hơn nữa, việc tổ chức sự kiện cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống của người dân trong khu vực Chẳng hạn, trong sự kiện APEC 14 tại Việt Nam, nhiều tuyến đường ở Hà Nội đã phải đóng cửa, buộc người dân phải tìm kiếm các phương án giao thông thay thế.
Sự kiện không chỉ là cơ hội để giới thiệu những đặc điểm độc đáo của môi trường tổ chức mà còn giúp cải tạo hệ thống cơ sở hạ tầng và đô thị Chính quyền các nước nhận thức rõ khả năng của sự kiện trong việc nâng cao uy tín cho chính trị gia, địa phương và quốc gia Do đó, họ tích cực đăng cai tổ chức các sự kiện lớn nhằm cải thiện vị thế quốc tế, thu hút đầu tư và tăng cường sự đoàn kết trong xã hội Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, cũng tồn tại nguy cơ thất bại của sự kiện, có thể dẫn đến hậu quả chính trị và lạm dụng ngân sách nhà nước.
Các sự kiện không chỉ mang ý nghĩa kinh tế mà còn có giá trị tinh thần, xã hội và chính trị to lớn Chúng là nơi vui chơi, giải trí và đồng thời giữ gìn, phát triển các truyền thống văn hóa, gắn kết cộng đồng và củng cố giá trị tinh thần Các sự kiện còn là dịp để tập hợp nhân dân cổ vũ cho những sự nghiệp lớn, như các hội nghị chính trị thảo luận về vận mệnh quốc gia và hội thảo khoa học phát triển tri thức Trong ngành Quan hệ công chúng (PR), tổ chức sự kiện là một nội dung quan trọng, giúp xây dựng và quảng bá hình ảnh Sự kiện trở thành công cụ hữu ích cho doanh nghiệp trong việc chuyển tải thông điệp, xây dựng hình ảnh, thu lợi nhuận, quảng bá văn hóa và tạo cơ hội giải trí Kỹ năng và kiến thức tổ chức sự kiện là yếu tố cần thiết mà sinh viên ngành Quan hệ công chúng và Du lịch phải nắm vững để sẵn sàng tác nghiệp sau khi ra trường.
Hiểu biết về sự kiện và tổ chức sự kiện là nguồn kiến thức quý giá cho các nhà báo, giúp họ khai thác thông tin cho báo chí Đồng thời, đây cũng là tài liệu hữu ích cho những người nghiên cứu văn hóa, những ai quan tâm đến việc tìm hiểu và phân tích sự kiện từ góc độ văn hóa.
1.2.2 Đối với doanh nghiệp du lịch Ảnh hưởng quan trọng nhất của việc tổ chức sự kiện là lợi nhuận mà sự kiện đem lại cho ngành du lịch Ngoài số tiền mà du khách chi tiêu ở sự kiện, họ còn có thể tiêu tiền vào dịch vụ giao thông đi lại, chỗ ở trong khách sạn, mua hàng hoá, dịch vụ…ởđịa phương nơi tổ chức sự kiện Nguồn tài chính này có thể có một ảnh hưởng quan trọng với nền kinh tế địa phương Ngoài ra du khách có thể kéo dài thời gian lưu trú và đi tham quan thêm nhiều danh lam thắng cảnh trong khu vực Các doanh nghiệp du lịch tăng đƣợc nguồn thu từ việc tổ chức các chuyến tham quan cho khách hàng trước, trong hoặc sau khi sự kiện diễn ra Sự kiện cũng có thể thu hút giới truyền thông đăng tin bài và giúp nâng cao hình ảnh uy tín của ngành du lịch địa phương về mặt lâu dài Sự kiện cũng là cơ hội để các ngành công nghiệp hút vốn đầu tƣ tạo cơ hội kinh doanh lớn Sự kiện cũng giúp cho các hoạt động thương mại ở địa phương có điều kiện mở rộng, tạo công ăn việc làm cho người dân
Phòng h ộ i ngh ị
Để đảm bảo thành công cho các sự kiện như họp, hội nghị hay hội thảo, việc chuẩn bị phòng hội nghị một cách chu đáo là vô cùng quan trọng Dưới đây là những vấn đề cần lưu ý trong công tác chuẩn bị phòng hội nghị.
- Kiểm tra diện tích phòng, sức chứa phù hợp với lƣợng khách.
Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần kiểm tra tình trạng thảm trải sàn nhà trước khi diễn ra sự kiện Việc xác định khu vực nào cần trải thảm và khu vực nào không là rất quan trọng Ngoài ra, cần lưu ý đến những thay đổi trong không gian phòng để đảm bảo sự phù hợp Tùy thuộc vào loại sự kiện, có thể cần trải thảm toàn bộ sàn nhà hoặc chỉ trải thảm cho sân khấu, lối đi và khu vực trưng bày hàng hóa.
Nhà tổ chức sự kiện cần lựa chọn loại thảm và màu sắc phù hợp với từng dịp Ví dụ, trong sự kiện giới thiệu xe mới, thảm màu đen có thể được sử dụng để tạo cảm giác như một con đường cao tốc, trong khi hình nền có thể đa dạng, phản ánh cảnh vật hai bên đường.
Sàn nhảy là một yếu tố quan trọng trong các sự kiện, vì vậy bạn cần xác định kích thước và sức chứa của nó Hãy xem xét số lượng người sẽ sử dụng sàn nhảy cùng một lúc, liệu tất cả có cùng nhảy hay chỉ một phần Đối với các sự kiện đặc biệt hoặc tiệc được thiết kế riêng, sàn nhảy thường được chuẩn bị sẵn để tạo không khí vui tươi và hấp dẫn.
An toàn an ninh
Sự kiện ngoài trời thường gặp phải tình trạng xô xát và hậu quả đáng tiếc do không thể kiểm soát đối tượng tham gia và không gian rộng lớn Để tổ chức sự kiện quy mô hiệu quả, cần lựa chọn địa điểm vừa rộng rãi vừa có hỗ trợ an ninh Việc thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo sẽ giúp đảm bảo an toàn và giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.
Để đảm bảo an toàn cho các đoàn đại biểu, khách mời, người tổ chức, nhà tài trợ và khách hàng trước những sự cố bất ngờ như hỏa hoạn, mất điện đột xuất, hư hỏng trang thiết bị hay tình trạng cấp cứu, người làm sự kiện cần phải lập kế hoạch chi tiết và đưa ra các phương án ứng phó hiệu quả Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bảo vệ tính mạng và tài sản mà còn tạo sự yên tâm cho tất cả các bên liên quan trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
Công tác bảo vệ bao gồm thiết kế hệ thống, chuẩn bị và thực thi kế hoạch nhằm đảm bảo an toàn cho chương trình Mỗi sự kiện có thể đối mặt với các hình thức rủi ro khác nhau, vì vậy cần tham khảo các tình huống thực tế để chuẩn bị phương án dự phòng hiệu quả Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và có biện pháp ứng cứu kịp thời khi cần thiết.
Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại sự kiện, việc trang bị bình chữa lửa là cần thiết để dập tắt đám cháy kịp thời Đồng thời, cần nhanh chóng di chuyển mọi người đến khu vực sơ tán an toàn, điều này yêu cầu thiết lập một kế hoạch cụ thể Nếu không thể kiểm soát đám cháy, hãy gọi ngay cho cơ quan cứu hỏa để được hỗ trợ kịp thời.
Tùy từng địa điểm tổ chức mà chúng ta sẽ có những kế hoạch sơ tán khác nhau nhƣng tất cả đều mang những yếu tốcơ bản sau:
- Không đặt, để những chất liệu dễ gây cháy nổ trong khu vực diễn ra sự kiện gần phòng nghỉ, phòng khách, hay khu vực chỗ ngồi
- Đối với những vật liệu có chứa chất gây cháy cần phải đƣợc bảo quản một cách an toàn để phòng tránh.
- Phải luôn chắc chắn rằng cửa ra vào và lối thoát hiểm luôn luôn mở và sẵn sàng trong những trường hợp hỏa hoạn
- Bảo đảm khu vực diễn ra sự kiện phải có lối ra và vào riêng biệt , hệ thống báo cháy và dụng cụ chữa cháy luôn luôn sẵn sàng
- Sử dụng thiết bị điện an toàn và có cầu chì ngắt điện
- Có ít nhất một bác sĩ và đội cứu thường thường trực nhằm phòng những trường hợp xảy ra tai nạn
- Toàn bộ nhân viên phải đƣợc huấn luyện kỹ càng và có khả năng kiểm soát đám cháy trong trường hợp hỏa hoạn xảy ra
Trong trường hợp khu vực tổ chức sự kiện thường xuyên mất điện, việc chuẩn bị một máy phát điện là rất cần thiết Khi xảy ra tình trạng mất điện, cần nhanh chóng mở đèn dự phòng và chuyển nguồn điện sang máy phát điện Hơn nữa, lập kế hoạch phòng ngừa cho các tình huống mất điện sẽ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
1.5.12.2 Hƣ hỏng trang thiết bị
Sử dụng sản phẩm có thương hiệu uy tín là biện pháp đơn giản giúp phòng ngừa hư hại Để sửa chữa thiết bị hư hỏng nhanh chóng trong suốt chương trình, cần có kỹ thuật viên chuyên về điện và ánh sáng âm thanh Khi thuê địa điểm, thường sẽ có hỗ trợ cho các vấn đề này, nhưng vẫn nên ghi chú để đảm bảo không thiếu sót trong quá trình làm việc.
Liệt kê những tình huống và phương pháp giải quyết rõ ràng cho từng trường hợp hƣ hỏng riêng biệt nhƣ thay thế hoặc sửa chữa
1.5.12.3 Tình trạng cấp cứu khẩn cấp
Bác sĩ và đội cứu hỏa cần luôn có mặt tại các sự kiện để đảm bảo an toàn và phòng tránh sự cố bất ngờ Nếu ngân sách hạn chế, ít nhất nên có một bác sĩ và thùng sơ cứu sẵn sàng để xử lý kịp thời Gần đây, nhiều sự kiện lớn đã trang bị xe cấp cứu nhằm đề phòng các tình huống khẩn cấp.
Tất cả nhân viên trong tổ chức cần được trang bị kiến thức cần thiết về sơ cứu để xử lý kịp thời khi xảy ra tai nạn Đối với những khách mời quan trọng và toàn bộ khách mời, việc lập danh sách kèm theo tiền sử bệnh là rất quan trọng, nhằm đảm bảo có phương án ứng phó phù hợp trong các tình huống khẩn cấp.
1.5.12.4 Những tình huống ẩu đả
Các sự kiện đông người, đặc biệt là những sự kiện có đồ uống có cồn, thường rất phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro Để đảm bảo an toàn, cần lưu ý đến những vật dụng có thể trở thành vũ khí trong trường hợp ẩu đả, như chai thủy tinh, chén, đĩa, nĩa, ống sắt, ghế nhựa và chất lỏng nguy hiểm Việc hạn chế sử dụng các vật dụng này là rất quan trọng; ví dụ, nên sử dụng ly nhựa thay vì chai thủy tinh khi phục vụ khách hàng uống thử, và khách hàng sẽ dễ dàng chấp nhận nếu được giải thích rõ lý do.
1.5.12.5 Những tình huống ngoài dựđoán
Có những tình huống như mưa bão, lũ lụt mà chúng ta có thể dự đoán và phòng tránh được Tuy nhiên, những sự kiện bất ngờ như động đất hay bạo loạn lại nằm ngoài khả năng kiểm soát của chúng ta, gây ra nhiều khó khăn và thách thức.
Trong trường hợp mưa bão, việc chuẩn bị trước vẫn có thể gặp rắc rối do gió mạnh cuốn trôi lều bạt Những rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện là điều không thể tránh khỏi, nhưng việc dự đoán và phòng ngừa chúng là rất quan trọng Càng nhiều rủi ro được xác định và lên kế hoạch, thì khả năng xảy ra sự cố ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện càng giảm Đối với các sự kiện lớn và chuyên nghiệp, ban tổ chức luôn có kế hoạch dự phòng rủi ro, với các phương án giải quyết khác nhau tùy thuộc vào tính chất sự kiện nhằm ứng phó với những tình huống xấu nhất.
Gi ữ xe
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, việc tính toán và chuẩn bị chỗ đậu xe là rất quan trọng, khác với tổ chức trong khách sạn đã có sẵn bãi đậu Bạn cần dựa vào số lượng người tham gia để ước lượng số xe và sắp xếp các bãi giữ xe xung quanh khu vực tổ chức Điều này giúp tránh ùn tắc tại khu vực chính và tạo thuận lợi cho người tham gia.
Khi tổ chức sự kiện, việc tính toán chỗ để xe là rất quan trọng, đặc biệt là khi sự kiện mở cho mọi đối tượng Nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần cho khách hàng lớn tại khu du lịch sinh thái ngoại thành, hãy lưu ý rằng đối tượng mời chủ yếu là doanh nhân đi cùng gia đình, thường sử dụng xe hơi, do đó cần diện tích đỗ xe lớn hơn Bạn nên khảo sát kỹ lưỡng địa điểm tổ chức và yêu cầu sắp xếp chỗ đậu xe một cách chu đáo để đảm bảo sự thuận tiện cho khách mời.
Phương án dự phòng
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, yếu tố thời tiết đóng vai trò quan trọng nhất Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, cần tránh mưa và gió lớn Do đó, việc dự đoán và chuẩn bị các phương án dự phòng là rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro.
Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dựvƣợt so với dựđịnh
Âm thanh và ánh sáng là yếu tố quan trọng cần được chú ý trong tổ chức sự kiện, đặc biệt là ở những khu vực rộng lớn hoặc có gió Khách hàng nên xem xét việc đầu tư thêm vào hệ thống âm thanh và ánh sáng để phù hợp với không gian và chương trình Để đảm bảo lựa chọn hợp lý, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp đưa ra đề xuất và tham khảo ý kiến cấp trên, nhằm tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt thiết bị, gây ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.
Ăn uố ng
Tổ chức tiệc ngoài trời tại khu du lịch cao cấp giúp bạn dễ dàng lựa chọn menu và giao phó việc phục vụ cho nhà hàng Tuy nhiên, nếu tiệc diễn ra ở không gian như sân vận động hay khu liên hợp thể dục thể thao, bạn cần tự chuẩn bị đồ ăn và thức uống cho khách mời Việc chọn đơn vị cung cấp thực phẩm rất quan trọng, không chỉ vì khẩu vị mà còn vì vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm Đảm bảo vệ sinh khi phục vụ số lượng lớn khách là điều cần thiết, tránh những hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra.
V ệ sinh
Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống nhƣ đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện
Khi tổ chức tiệc ngoài trời, cần chú ý đến vấn đề vệ sinh, vì nhiều người vẫn chưa ý thức giữ gìn môi trường sạch sẽ, dẫn đến tình trạng xả rác bừa bãi Để cải thiện tình hình, nên bố trí nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên và đặt bảng lưu ý tại các lối đi, khu vực đông người Đồng thời, thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định Quan trọng không kém là cần phân bổ nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức để khuyến khích mọi người giữ gìn vệ sinh chung.
Nhà vệ sinh là một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua trong các sự kiện lớn, khi có hàng ngàn người tham gia nhưng chỉ có ít nhà vệ sinh, dẫn đến tình trạng xếp hàng dài Để giải quyết vấn đề này, việc thuê nhà vệ sinh lưu động là cần thiết Người tổ chức sự kiện có thể liên hệ với Công ty vệ sinh môi trường đô thị thành phố hoặc các quận, huyện để tìm hiểu thủ tục cho thuê.
Khách m ờ i tham gia s ự ki ệ n
Khi sự kiện lớn thu hút hàng ngàn người tham gia nhưng chỉ có hai nhà vệ sinh, tình trạng xếp hàng dài để chờ đợi là điều không thể tránh khỏi Do đó, việc sử dụng nhà vệ sinh lưu động trở nên rất cần thiết Để giải quyết vấn đề này, người tổ chức có thể liên hệ với Công ty vệ sinh môi trường đô thị thành phố hoặc các quận, huyện để tìm hiểu thủ tục cho thuê nhà vệ sinh lưu động.
1.5.17 Quà tặng và tiệc chiêu đãi
Một số sự kiện thường có quà tặng cho khách mời Nếu sự kiện cần tặng quà cho khách tham dự, cần lưu ý một số vấn đềsau đây:
- Thời điểm và cách thức trao quà
1.5.18 Khách mời tham dự sự kiện
Việc nắm bắt thông tin liên quan đến khách mời là rất quan trọng để tổ chức sự kiện thành công Dưới đây là một số câu hỏi hữu ích giúp chuẩn bị hồ sơ khách mời một cách hiệu quả.
- Khách mời Nhà đi hai người hay một người? Có phải sự kiện không dành cho đối tƣợng khách là cặp đôi?
- Vé vào có thể là ghế đơn, vé cho bàn 10 người hay vé cho cả gia đình và bạn bè nếu là tổ chức cho sự kiện gây quỹ?
- Ai sẽ là người lập danh sách khách mời - có thể chỉ trong công ty, gia đình và bạn bè hay kết hợp?
- Trẻ em có tham dự hay không? Trẻ em sẽ đi cùng người lớn hay không? Chú ý việc chuẩn bị riêng đồ uống cho trẻ em đi kèm.
1.5.18.2 Vấn đề di chuyển của khách mời Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ Việc đặt vé máy bay luôn đòi hỏi sự chính xác nhƣng nếu khách hàng không thể chốt lại danh sách khách mời trước mốc thời gian nào đó thì bạn không thểđặt vé cho cả vài chục con người Vì vài chục người không thể cùng rảnh một lúc, cũng nhƣ họ không thể cung cấp toàn bộ thông tin mà bạn cần Lúc đó, bên hãng hàng không thì hối thúc bạn chốt danh sách và cung cấp thông tin, còn bên phía khách hàng thì không thể chốt lại đƣợc ai đi, ai không đi, Bạn là người ở giữa và đôi khi muốn nổ tung vì sức ép từ bốn phía
Nếu di chuyển bằng xe thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn (trong khoảng cách gần)
Thuê dịch vụ di chuyển mang lại sự linh hoạt cho khách mời, đặc biệt khi họ bận đột xuất hoặc không thể tham gia Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn trong quá trình di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết.
Khi tổ chức sự kiện, việc xác định phương tiện di chuyển cho khách mời là rất quan trọng Các nhà tổ chức cần nắm rõ khách mời sẽ sử dụng xe riêng, xe tƣ nhân hay xe sang trọng, hoặc có khả năng sử dụng phương tiện công cộng hay không Thông thường, khách mời sẽ tự chọn phương tiện đến sự kiện, nhưng trong một số trường hợp, do tính chất sự kiện, địa điểm và khoảng cách, họ có thể di chuyển bằng phương tiện cá nhân Do đó, nhà tổ chức cần thu xếp phương tiện đón đưa khách một cách phù hợp Các loại phương tiện thường được sử dụng bao gồm xe 4 chỗ, xe 16 chỗ, xe ca, tàu hỏa và máy bay, tùy thuộc vào đối tượng khách, số lượng khách và tính chất của sự kiện.
1.5.18.3 Lên danh sách khách mời
Thiếp mời nên được gửi cho khách trong danh sách chính từ 6 đến 7 tuần trước sự kiện Danh sách này cần được rút ngắn dựa trên xác nhận của khách mời 5 tuần trước ngày diễn ra sự kiện Giấy vào cửa dành cho khách VIP sẽ được gửi đến những người trong danh sách chính.
Giấy vào cửa của khách là một công cụ quan trọng để kiểm tra an ninh, có thể được sử dụng bằng cách quàng vào cổ, kẹp vào túi sách, thắt lưng hoặc đeo vào cổ tay Tại các sự kiện, thường có hai loại giấy vào cửa: loại "vào cửa tự do" và loại có giới hạn chỉ cho phép vào các phòng VIP.
Tùy thuộc vào lịch giao thư của địa phương và các ngày nghỉ lễ, Nhà tổ chức cần lưu ý rằng trong mùa nghỉ lễ, nghỉ học kỳ và nghỉ hè, khách mời có thể ra ngoài thành phố Do đó, việc lên lịch phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo khách trong danh sách chính có đủ thời gian hồi âm Thiếp mời cho danh sách phụ sẽ được gửi 5 tuần trước sự kiện, và danh sách này cần được rút ngắn 3 tuần trước khi sự kiện diễn ra.
Khung thời gian nên dựa trên việc hoàn thành tất cả công việc đúng hạn, và nên dự phòng ít nhất 1 tuần cho những rủi ro như tranh ảnh minh họa không được giao đúng hẹn hoặc sự cố kỹ thuật Những tình huống bất ngờ như gián đoạn hoặc hỏng máy tính có thể xảy ra, vì vậy Nhà tổ chức cần chuẩn bị sớm và chu đáo để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Liên quan đến khách mời, Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện:
- Ai là khách mời mục tiêu?
- Ai sẽ là người lên danh sách khách mời?
Nhà tổ chức sự kiện cần xác định đúng đối tượng mời tham dự, vì sự kiện không phải là nơi dành cho tất cả mọi người.
Khi gửi giấy mời, Nhà tổ chức cần đảm bảo nội dung đầy đủ và khả năng chuyển phát của giấy mời Trong một số trường hợp, Nhà tổ chức có thể muốn hạn chế địa điểm mời và ưu tiên cho một số khách mời chính thức.
- Bên cạnhđó, cần có danh sách khách mời dự bị, gồm những người có thể được mời thay thế cho những người thuộc danh sách chính mà vắng mặt.
Trước khi tìm địa điểm cho sự kiện, nhà tổ chức cần xác định số lượng khách mời và ý tưởng chính của sự kiện Việc nắm rõ các yêu cầu cần thiết sẽ giúp quá trình chuẩn bị diễn ra suôn sẻ hơn.
- Có cần chỗqua đêm cho khách mời không? Nếu có, cần bao nhiêu chỗ?
- Liệu phòng đơn hay phòng đôi?
- Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không?
- Nếu sự kiện diễn ra vào ban ngày, có chỗ cho khách mời thay đổi hoặc sử dụng cho cuộc hợp riêng hay không?
- Có cần bố trí chỗ kiểm tra vào sớm, ra muộn không?
- Có bao nhiêu phòng hợp cần giữ trước cho khách mời?
Khi bố trí phòng họp, cần xem xét các kiểu sắp xếp như rạp hát, bàn tròn cho 8 người, hình chữ U hoặc hình vuông Việc chia vị trí ngồi cũng là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc để tạo sự thoải mái và thuận tiện cho các thành viên tham gia.
- Có cần không gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay vị trí cho phiên dịch hay không?
- Có cần phòng riêng dùng cho giờ nghỉ giải lao hay không? Sẽ có khoảng bao nhiêu người? Họ sẽngồi hay đứng?
- Có cần phòng cho nhân viên của mình làm việc hay không?
- Người phục vụ sẽ đứng và đồ ăn sẽ được để trên bàn? Có cần phải tổ chức tại một vị trí khác hay không?
- Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay là ngồi vào bàn?
- Có cần sân khấu hay phòng dành cho ca nhạc hay sàn nhảy không?
Thiết kế thiếp mời cần hoàn tất từ 3-4 tháng trước sự kiện Khi đặt hàng thiết kế và in ấn, nhà tổ chức cần chú ý đến các vấn đề quan trọng sau đây.
Đảm bảo cung cấp thông tin rõ ràng về khung thời gian dự kiến cho các nhà thiết kế chương trình, giúp họ chuẩn bị tốt nhất để thực hiện theo yêu cầu của Nhà tổ chức.
- Kiểm tra thờigian bên thiết kế và in ấn nghỉ.
- Họ cần thêm thời gian đối với những yêu cầu đặc biệt chẳng hạn nhƣ giấy yêu cầu của khách hàng?
Phát t ờ rơi cho tổ ch ứ c s ự ki ệ n
Phát tờ rơi là một nhiệm vụ tưởng chừng đơn giản, nhưng để đạt hiệu quả cao và thu hút khách hàng đến sự kiện của bạn, cần phải có cách sắp xếp hợp lý và khoa học.
Để phát tờ rơi hiệu quả, trước tiên bạn cần xác định đối tượng mục tiêu và nơi họ thường tụ tập Việc này sẽ giúp bạn lựa chọn những địa điểm phát tờ rơi phù hợp, nơi có khả năng tiếp cận người tham dự tiềm năng cao nhất Dựa trên sản phẩm và đối tượng khách hàng, hãy lập danh sách các địa điểm phát tờ rơi thích hợp.
Để xác định thời gian phát sóng hợp lý trong ngày, bạn cần nắm rõ lịch hoạt động của đối tượng tại địa điểm cụ thể Ví dụ, tại các cao ốc văn phòng, thời gian cao điểm thường rơi vào giờ làm việc, giờ nghỉ trưa và giờ tan sở Đối với trường học, thời điểm lý tưởng là khi sinh viên và học sinh chuẩn bị vào lớp hoặc trước khi ra về Còn tại các quán bar, thời gian phát sóng phù hợp thường là vào buổi tối và khuya.
Khi phát tờ rơi tại các tụ điểm, bạn cần xin phép Sở Thông tin và Truyền thông cũng như xin phép địa điểm, có thể phải trả phí Nếu có sự cho phép, bạn sẽ được đứng phát tờ rơi một cách hợp pháp và chuyên nghiệp, trong khi không xin phép có thể dẫn đến việc bị bảo vệ đuổi và phải phát ở những khu vực không chính thức như cổng phụ hoặc bãi xe Lưu ý rằng mỗi địa điểm có quy định riêng, nhiều nơi sẽ xử lý nghiêm nếu bạn phát tờ rơi mà không có sự cho phép Ngoài ra, ngay cả khi đã xin phép, bạn chỉ được phát tờ rơi cho khách ra ngoài, trong khi quà có thể phát cho khách vào siêu thị để tránh tình trạng xả rác.
Số lượng nhân sự phát tờ rơi phụ thuộc vào địa điểm và thời gian Chẳng hạn, tại trường học hoặc rạp phim, cần khoảng 300 tờ trong 3 tiếng, trong khi siêu thị có thể cần từ 700 tờ trở lên, tùy vào mức độ đông đúc Tại nhà văn hóa, khoảng 500 tờ là hợp lý Để tính toán chính xác, cần xem xét tần suất làm việc, thời gian, địa điểm và số lượng nhân viên Thông thường, 1 đến 2 nhân viên cho mỗi địa điểm là đủ, nhưng nếu muốn tạo ấn tượng mạnh mẽ, nên có từ 2 nhân viên trở lên, mặc đồng phục để tăng độ tin cậy cho sản phẩm.
Để dự phòng các rủi ro, cần có các phương án ứng phó khi nhân sự nghỉ việc hoặc đến trễ, đồng thời chuẩn bị các địa điểm sơ cua nếu địa điểm chính gặp vấn đề như bị cấm phát Cần thiết lập kế hoạch làm việc với chủ địa điểm và lực lượng bảo vệ để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ Nếu công việc này thường xuyên, bạn nên thành lập đội ngũ phát tờ rơi và giám sát riêng, sẵn sàng ứng phó trong mọi tình huống, đặc biệt là khi có sự cố hoặc khẩn cấp, từ đó nâng cao năng lực và sự chuyên nghiệp của bản thân trong công việc.
Khi tính toán chi phí và tiền lương cho việc phát tờ rơi, cần xem xét chi phí dựa trên số lượng tờ rơi, ví dụ, 10.000 tờ x 800 đ = 8.000.000 đ Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhân viên có thể phát tờ rơi không hiệu quả, như việc nhét nhiều tờ vào tay khách hàng để hoàn thành nhanh chóng Do đó, nên xem xét khoán theo thời gian thay vì theo số lượng Ngoài ra, cũng cần lưu ý đến các khoản thất thoát trong quá trình phát tờ rơi.
Để đảm bảo tính công bằng cho cả hai bên, bạn cần có người giám sát chấm công đầy đủ và thiết lập một số ràng buộc về trách nhiệm.
Bước đầu chuẩn bị có thể gặp khó khăn, nhưng sau đó bạn sẽ thấy dễ dàng biết bao nhiêu, đó mới chính là sự thú vị của nghề.
V ấn đề quay phim, ch ụ p ả nh trong t ổ ch ứ c s ự ki ệ n
1.5.20.1 Mục đích của quay phim, chụp ảnh
Xác định rõ mục đích quay phim và chụp ảnh là rất quan trọng, vì mỗi mục đích sẽ ảnh hưởng đến nội dung, thời lượng và hình ảnh của sản phẩm cuối cùng Quay phim và chụp ảnh phục vụ nhiều mục đích khác nhau, do đó việc hiểu rõ yêu cầu cụ thể sẽ giúp tạo ra những tác phẩm chất lượng và phù hợp.
Quay phim và chụp ảnh không chỉ phục vụ cho việc quảng bá cho nhà tổ chức sự kiện và các chủ sở hữu, mà còn giúp giới thiệu nhà tài trợ Ngoài ra, việc ghi lại hình ảnh sự kiện còn mang ý nghĩa quan trọng trong việc truyền thông tin về các sự kiện danh tiếng có tác động xã hội, đồng thời tạo tài liệu lưu trữ quý giá cho công ty trong tương lai.
1.5.20.2 Bản quyền quay phim, chụp ảnh
Nhà tổ chức sự kiện nên thảo luận kỹ lưỡng với thợ quay phim và chụp ảnh về vấn đề bản quyền Việc mua phim âm bản từ thợ quay phim và chụp ảnh là một lựa chọn hợp lý để đảm bảo quyền sử dụng hình ảnh và video trong sự kiện.
Trước khi tiến hành, cần thỏa thuận rõ ràng về chi phí liên quan Nếu không thể nhượng quyền bản quyền, cần thảo luận kỹ lưỡng về việc in ấn và sử dụng phim ảnh để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên Hầu hết các nhiếp ảnh gia và quay phim chuyên nghiệp đều bảo vệ quyền sáng tác của mình.
Khi sự kiện do Nhà tổ chức sự kiện thực hiện có danh tiếng, các thợ ảnh thường không trả lại phim và âm bản cho Nhà tổ chức Họ sẽ thảo luận về việc in ảnh và cung cấp phim, nhưng mong muốn đảm bảo quyền lợi cho tác phẩm của mình Việc kiện cáo tranh chấp bản quyền cần được tránh xa, vì nó có thể làm mất đi mọi nỗ lực trong tổ chức sự kiện.
1.5.20.3 Ngân sách dành cho quay phim, chụp ảnh
Quay phim là một hoạt động tốn kém, vì vậy các nhà tổ chức sự kiện cần chú ý đến ngân sách ngay từ đầu Họ cần xác định xem ngân sách có đủ để thực hiện quay phim hay không Đặc biệt đối với các sự kiện gây quỹ, việc quay phim có thể gặp nhiều khó khăn do hạn chế về ngân sách tài trợ.
Ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục đích và phương thức thực hiện phim, ảnh hưởng đến cảnh quay và trình độ nghệ thuật của tác phẩm Tùy thuộc vào mức ngân sách, nhà tổ chức sự kiện có thể lựa chọn sản xuất các loại phim như quảng cáo, tiểu phẩm hoặc phóng sự truyền hình, mỗi loại có thời lượng, nội dung và hình ảnh đặc trưng riêng.
Để có được phim chất lượng cao, cần có trình độ nghệ thuật và kỹ thuật quay phim chuyên nghiệp, cùng với trang thiết bị hiện đại Tuy nhiên, tại nhiều địa phương, số lượng chuyên gia và thiết bị chuyên dụng còn hạn chế, dẫn đến việc thuê họ không chỉ tốn kém mà còn mất thời gian và công sức Do đó, việc đánh giá mức độ cần thiết của việc quay phim là rất quan trọng.
1.5.20.4 Sốlƣợng chuyên gia quay phim, chụp ảnh
Quay phim sự kiện đòi hỏi sự hợp tác của nhiều chuyên gia để đảm bảo chất lượng và tính nghệ thuật Việc có nhiều người cầm máy sẽ giúp ghi lại nhiều cảnh quay khác nhau, tạo ra những khuôn hình đẹp và phong phú cho sự kiện Sự đa dạng trong góc độ và cảnh quay không chỉ thể hiện đầy đủ những gì cần thiết mà còn nâng cao chất lượng phim, mang lại nhiều lựa chọn cho quá trình hậu kỳ.
1.5.20.5 Kịch bản và biên tập
Quay phim cần có kịch bản trước, từ quảng cáo truyền hình 30 giây đến phim quảng cáo dài hàng giờ Nhà tổ chức sự kiện cần hợp tác với đạo diễn để xây dựng kịch bản, đảm bảo nó đáp ứng yêu cầu và thể hiện chủ đề của sự kiện.
Kịch bản cần được sự chấp thuận từ Nhà tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu quay Sau khi có sự đồng ý, đạo diễn cùng các chuyên gia sẽ tiến hành bấm máy, trong khi nhân viên phục vụ thực hiện công việc theo lịch trình đã định.
Biên tập phim là một công việc chuyên môn quan trọng, do đạo diễn thực hiện, nhằm đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng không chỉ tuân thủ các quy định pháp lý mà còn phản ánh giá trị văn hóa nghệ thuật Việc biên tập cần phải tránh những nội dung gây phản cảm, nhằm duy trì sự chấp nhận và yêu mến từ công chúng.
Sau khi hoàn thành biên tập phim, cần thực hiện việc chỉnh sửa theo yêu cầu của nhà tổ chức sự kiện Nếu phim vẫn vi phạm quy định pháp luật hoặc chưa đáp ứng đầy đủ nội dung và giải quyết các vấn đề đã nêu, cần tiến hành chỉnh sửa lại để đảm bảo chất lượng.
1.5.20.6 Những yêu cầu của quay phim, chụp ảnh
Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý đến các yêu cầu đặc biệt của thợ phim ảnh để hỗ trợ công việc chuyên môn của họ Việc xác định liệu thợ phim đã quen thuộc với địa điểm tổ chức hay chưa, cũng như kiểm tra độ sáng và các vấn đề khác liên quan là rất quan trọng.
Các thợ chụp ảnh và quay phim là những chuyên gia cần thiết cho tổ chức sự kiện Các công ty thường có đội ngũ thợ ảnh riêng để phục vụ sự kiện, trong khi một số khác lựa chọn thuê thợ địa phương Để tìm được những thợ chụp ảnh, quay phim phù hợp, cần nghiên cứu và làm việc với khách sạn, cửa hàng để nhận được gợi ý Việc thợ phim, ảnh quen thuộc với địa điểm làm việc là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Nếu nhƣ họchƣa làm việc ởđó bao giờ hãy bốtrí để họ tự nghiên cứu thực địa, họ cần biết vị trí, ánh sáng và thiết bị cần dùng
1.5.20.7 Trang phục và ứng xử của chuyên gia quay phim, chụp ảnh