Giáo trình tổ chức sự kiện

Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu LỜI NÓI ĐẦU Môn học Tổ chức kiện môn học chuyên sâu kỹ quản lý, tổ chức kiện dành cho sinh viên Quản trị Du lịch, Quản trị khách sạn, dành cho ngƣời làm việc lĩnh vực tiếp thị, kích hoạt thƣơng hiệu kiện MICE: văn hóa, thể thao, du lịch, hội chợ, hội nghị triển lãm…Ngoài nội dung môn học Tổ chức kiện đƣợc thiết kế, biên soạn dành cho học viên đến từ doanh nghiệp, công ty quảng cáo, tổ chức kiện, dịch vụ tiếp thị, công ty du lịch lữ hành, hiệp hội nhà nghề nhân viên quan truyền thông đại chúng Giáo trình Tổ chức kiện đƣợc biên soạn gồm chƣơng, giúp cho ngƣời học: - Đƣợc trang bị tảng kiến thức hệ thống mang tính thực tiễn cao quy trình quản lý, tổ chức kiện doanh nghiệp - Xây dựng tầm nhìn phƣơng pháp tƣ sáng tạo để tìm ý tƣởng lớn, điểm nhấn kiện sở bám sát định vị thƣơng hiệu - Trang bị kỹ năng, kiến thức xây dựng kế hoạch tổ chức kiện chuyên nghiệp Các kỹ quan hệ cộng đồng (PR) khả kiểm sốt rủi ro q trình tổ chức kiện Mặc dù tham khảo, sử dụng nhiều tài liệu liên quan trình biên soạn, nhƣng chắn cịn nhiều thiếu sót Rất mong nhận đƣợc góp ý thầy, giáo, em sinh viên bạn đọc để giáo trình đƣợc tiếp tục sửa chữa, nhằm đáp ứng nhu cầu dạy học Nhà trƣờng Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu MỤC LỤC Chƣơng NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN Trang 1.1.Khái niệm 13 1.2 Tầm quan trọng ảnh hƣởng tổ chức kiện 15 1.2.1 Đối với đờo sống xã hội 15 1.2.2 Đối với doanh nghiệp du lịch 17 1.3 Phân loại kiện 18 1.3.1 Khai trƣơng 18 1.3.2 Giới thiệu sản phẩm 19 1.3.3 Các kỳ nghỉ, ngày lễ 19 1.3.4 Sự xuất ngƣời tiếng 19 1.3.5 Kỷ niệm ngày thành lập 20 1.3.6 Tổ chức trò chơi thi 20 1.4 Yêu cầu nàh tổ chức sƣ kiện 20 1.4.1 Sự động, chịu khó 21 1.4.2 Sự cẩn thận, tỉ mỉ 21 1.4.3 Óc sáng tạo, thẩm mỹ 22 1.4.4 Kỹ viết kịch bản, kế hoạch tổ chức kiện 23 1.4.5 Kỹ tổ chức làm việc theo nhóm 23 1.4.6 Sức khoẻ bền bỉ 24 1.4.7 Đam mê nghề nghiệp 24 1.5 Các vấn đề tổ chức kiện 24 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 1.5.1 Ngân sách tổ chức kiện 25 1.5.2 Giấy phép tổ chức kiện 25 1.5.3 Khách hàng 27 1.5.4 Đối tƣợng nhận thông điệp từ tổ chức kiện 27 1.5.5 Chủ đề kiện 28 1.5.6 Truyền thông cho kiện 28 1.5.7 Địa điểm tổ chức kiện 29 1.5.7.1 Tổ chức kiện nhà 32 1.5.7.2 Tổ chức kiện trời 33 1.5.7.3 Tổ chức kiện nhà hàng 34 1.5.8 Ban tổ chức kiện 35 1.5.9 Diễn giả cho kiện 36 1.5.10 Thời gian hồn thành cơng việc định 38 1.5.11 Phòng hội nghị 38 1.5.12 An toàn an ninh 39 1.5.12.1 Hoả hoạn 40 1.5.12.2 Hƣ hỏng trang thiết bị 41 1.5.12.3 Tình trạng khẩn cấp 41 1.5.12.4 Những tình ẩu đả 42 1.5.12.5 Những tình ngồi dự đốn 42 1.5.13 Giữ xe 43 1.5.14 Phƣơng án dự phòng 43 1.5.15 Ăn uống 44 1.5.16 Vệ sinh 44 1.5.17 Quà tặng tiệc chiêu đãi 45 1.5.18 Khách mời tham gia kiện 45 1.5.18.1 Hồ sơ khách mời 45 1.5.18.2 Vấn đề di chuyển khách mời 46 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 1.5.18.3 Lên danh sách khách mời 47 1.5.18.4 Số lƣợng khách mời 48 1.5.18.5 Chuẩn bị thiếp mời 49 1.5.18.6 In thiếp mời 49 1.5.18.7 Gửi thiếp mời 51 1.5.19 Phát tờ rơi cho tổ chức kiện 52 1.5.20 Vấn đề quay phim, chụp ảnh tổ chức kiện 54 1.5.20.1 Mục đích quy phim, chụp ảnh 54 1.5.20.2 Bản quyền quay phim, chụp ảnh 54 1.5.20.3 Ngân sách dành cho quay phim, chụp ảnh 55 1.5.20.4 Số lƣơng chuyên gia quay phim, hụp ảnh 55 1.5.20.4 Kịch biên tập 56 1.5.20.6 Những yêu cầu quay phim, chụp ảnh 56 1.5.20.7 Trang phục ứng xử chuyên gia quay phim, chụp ảnh 57 1.5.21 Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ 57 1.6 Mẫu hợp đồng tổ chức kiện 59 CHƢƠNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Trang 2.1 Dự toán ngân sách tổ chức kiện 61 2.1.1 Tầm quan trọng ngân sách 61 2.1.2 Yêu cầu ngân sách 62 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 2.1.3 Lập dự toán sơ ngân sách 62 2.1.4 Nội dung ngân sách 63 2.1.4.1 Những khoản khó dự đốn kiện 65 2.1.4.2 Tính tốn thời giá tổ chức kiện 66 2.2 Tính tốn mức thiệt hại huỷ hợp đồng tổ chức kiện 68 2.3 Lập kế hoạch tổ chức kiện 70 2.3.1 Xác định mục tiêu kiện 70 2.3.2 Các yếu tố xác định mục đích tổ chức kiện 71 2.3.3 Xác định nội dung kiện 72 2.3.4 Lập kế hoạch tổ chức kiện 73 2.3.4.1 Xác định loại hình kiện 77 2.3.4.2 Hệ thống hoá hoạt động tổ chức kiện 77 2.4 Viết chƣơng trình kiện 78 2.5 Thuyết trình kế hoạch tổ chức kiện 80 2.6 Kế hoạch thời gian tổ chức kiện 80 2.6.1 Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị 80 2.6.2 Xác định thời gian cho tổ chức kiện 83 2.6.2.1 Xác định thời gian năm 83 2.6.2.2 Xác định thời gian ngày tuần 84 2.6.2.3 Xác định thời gian ngày 85 2.6.2.4 Thời gian cho họp mặt, hội thảo, giới thiệu sản phẩm 86 2.6.2.5 Thời gian cho chƣơng trình động viên 87 2.6.2.6 Thời gian cho kiện khác 88 2.7 Kế hoạch nhân cho tổ chức kiện 89 2.8 Kế hoạch trang thiết bị cho tổ chức kiện 90 2.9 Kế hoạch trang trí địa điểm tổ chức kiện 90 2.10 Kế hoạch phục vụ tổ chức kiện 91 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu Chƣơng CHUẨN BỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN Trang 3.1 Khu vực tổ chức kiện 93 3.1.1 Khu vực cổng chào lễ tân đón khách 93 3.1.2 Khu vực họp lễ 94 3.1.3 Sắp dặt phòng tổ chức kiện 95 3.1.4 Trang trí phịng tổ chức kiện 97 3.1.5 Khu vực khởi công, khánh thành, khai trƣơng 99 3.1.6 Sân khấu kiện 99 3.1.7 Phòng chờ khách VIP 102 3.2 Khu vực tổ chức tệc chiêu đãi 102 3.2.1 Không gian tiếp khách 103 3.2.2 Không gian chiêu đãi 103 3.3 Sử dụng âm thanh, ánh sáng tổ chức kiện 103 3.4 Xử lý không gian tổ chức kiện 107 3.4.1 Địa điểm xập xệ 107 3.4.2 Không gian rộng hẹp 108 3.4.3 Địa điểm thiếu ánh sáng 108 3.4.4 Địa điểm không phẳng 109 3.4.5 Địa điểm thời tiết không thuận lợi 109 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu Chƣơng TỔ CHỨC CÁC BỮA ĂN VÀ GIẢI TRÍ TRONG SỰ KIỆN Trang 4.1 Phục vụ tiệc tổ chức kiện 111 4.1.1 Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc 111 4.1.2 Lựa chọn loại hình tiệc phù hợp cho kiện 112 4.1.3 Dự trù kinh phí cho bữa tiệc 113 4.1.4 Lựa chọn thực đơn cho bữa tiệc 114 4.1.5 Vị trí nhà bếp 115 4.1.6 Chuẩn bị đồ ăn đồ uống bữa tiệc 116 4.1.7 Bố trí bàn tiệc 118 4.1.8 Cung cách phục vụ 119 4.1.9 Vệ sinh an toàn thực phẩm 119 4.2 Tổ chức bữa ăn kiện 120 4.2.1 Tổ chức bữa ăn sáng kiện 120 4.2.2 Tổ chức bữa ăn trƣa kiện 125 4.2.3 Tổ chức bữa ăn tối kiện 126 4.2.4 Tổ chức bữa ăn giải lao kiện 128 4.2.5 Tổ chức tiệc cocktails kiện 129 4.3 Giải trí văn nghệ kiện 131 4.3.1 Ảo thuật 132 4.3.2 Múa rối 132 4.3.3 Chỉnh nhạc (DJ) 133 4.3.4 Khiêu vũ thể thao (Dance Sport) 134 4.3.5 Múa truyền thống Ấn Độ (Bellydance) 135 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 4.3.6 Tâng bóng nghệ thuật 135 4.3.7 Hài kịch 136 4.3.8 Biểu diễn trống hội 137 4.4 Tổ chức trò chơi kiện 138 Chƣơng QUẢN LÝ DIỄN BIẾN SỰ KIỆN Trang 5.1 Bộ máy nhân tổ chức kiện 142 5.1.1 Ban tổ chức kiện 142 5.1.2 Trƣởng ban tổ chức kiện (Event Manger/Event Palner) 143 5.1.3 Quản lý dự án, điều hành kiện (Event Leader/Project Manager) 143 5.1.4 Giám sát viên kiện (Event Supervisor) 143 5.1.5 Nhân viên kiện (Event Executive) 144 5.1.6 Cộng tác viên (Helper) 144 5.2 Sơ đồ bố trí nhân tổ chức kiện 144 5.3 Tổ chức theo dõi kiện 146 5.4 Điều phối kiện 146 5.5 Quản lý lịch trình tổ chức kiện 147 5.5.1 Trễ chƣơng trình kiện 147 5.5.2 Khắc phục thời gian bị trễ 148 5.6 Giải khiếu nại khách hàng 150 5.7 Kết túc kiện 152 5.8 Đánh giá, tổng kết báo cáo 152 5.9 Xử lý cố cho tổ chức kiện trời 153 TÀI LIỆU THAM KHẢO 162 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu CHƢƠNG TRÌNH MƠN HỌC TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã số môn học: MH Thời gian môn học: 60 (Lý thuyết: 30 giờ; Thực hành: 30 giờ) I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠN HỌC Vị trí Tổ chức kiện môn học bắt buộc chƣơng trình đào tạo cán quản trị khách sạn Là mơn học thuộc nhóm kiến thức chun mơn quản lý kinh tế, quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn Tính chất Mơn học bao gồm nhiều kiến thức kỹ tổ chức, quản lý điều hành hoạt động tổ chức kiện khách sạn Mơn học địi hỏi tƣ duy, tính tốn xác từ giảng viên sinh viên Giảng viên phải có kiến thức quản lý kinh tế kinh nghiệm nghề nghiệp Sinh viên trải qua mơn học, khóa học nghiệp vụ khách sạn có khả tiếp thu dễ dàng II MỤC TIÊU MÔN HỌC Sau học xong mơn học này, người học có thể: - Kiến thức: + Mơ tả đƣợc quy trình quản lý, tổ chức kiện doanh nghiệp + Phát triển đƣợc tầm nhìn phƣơng pháp tƣ sáng tạo để tìm ý tƣởng lớn, điểm nhấn kiện sở bám sát định vị thƣơng hiệu + Chỉ đƣợc yếu tố để tổ chức kiện chuyên nghiệp - Kỹ năng: + Lập kế hoạch tổ chức kiện chuyên nghiệp + Xây dựng quan hệ cộng đồng (PR) kiểm sốt rủi ro q trình triển khai tổ chức kiện - Thái độ: + Làm việc với hiểu biết, tăng tinh thần trách nhiệm hoạt động tổ chức kiện doanh nghiệp du lịch Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu III NỘI DUNG MÔN HỌC Nội dung tổng quát phân bổ thời gian Thời gian (giờ) Số Tên chƣơng mục TT I II Chƣơng 1: Những vấn đề tổ chức kiện 1.1 Khái niệm 1.2 Tầm quan trọng tổ chức kiện 1.3 Phân loại kiện 1.4 Yêu cầu nhà tổ chức kiện 1.5 Các vấn đề tổ chức kiện 1.6 Mẫu hợp đồng tổ chức kiện Chƣơng 2: Dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện 2.1 Dự tốn ngân sách tổ chức kiện 2.2 Tính tốn mức thiệt hại hủy hợp đồng tổ chức kiện 2.3 Lập kế hoạch tổ chức kiện 2.4 Viết chƣơng trình kiện 2.5 Thuyết trình kế hoạch tổ chức kiện 2.6 Kế hoạch thời gian tổ chức kiện 2.7 Kế hoạch nhân cho tổ chức kiện 2.8 Kế hoạch trang thiết bị cho tổ chức kiện 2.9 Kế hoạch trang trí địa điểm tổ chức kiện 2.10.Kế hoạch phục vụ kiện III Chƣơng 3: Chuẩn bị sở vật chất cho tổ chức kiện 3.1 Kiểm tra Tổng số Lý thuyềt Thực hành, 20 10 10 10 10 10 10 4 Bài tập (LT TH) Khu vực tổ chức kiện 10 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu huyện", Việt Nam Ln có vị khách ln đến trễ kiện họ gây cho bạn nhiều phiền tối: phải chờ đợi họ tới đơng đủ để bắt đầu chƣơng trình, việc đóng mở cửa, vào hay kéo ghế kê bàn để tiếp đón vị khách đến trễ gây ảnh hƣởng đến khơng khí chung kiện, buổi hội thảo trang trọng Nhiều ngƣời làm kiện thƣờng chọn cách khắc phục hẹn "trừ hao" Chẳng hạn chƣơng trình diễn lúc 8h30 họ hẹn khách từ 7h30 đến 8h để chờ họ đến trễ vừa Đây hạ sách vơ hình chung tạo cho ngƣời tham dự thói quen đến trễ nửa tiếng so với hẹn Ban tổ chức họ tự nhủ: "Ngƣời ta mời 8h chắn 8h30 bắt đầu" Một cách tốt hơn, bạn ghi rõ thời gian diễn chƣơng trình thƣ mời, chẳng hạn "Từ 8h00 - 8h30: Đón khách, 8h30 - 8h35: Khai mạc chƣơng trình" Khách hiểu bạn áp dụng lịch trình nên họ xếp để tới trƣớc thời gian diễn chƣơng trình Một cách khác, bạn dành khoảng 10 - 15 phút đầu chƣơng trình cho tiết mục trị chơi nhỏ, giao lƣu, làm quen khán giả với nhau, vừa làm nóng chƣơng trình lại vừa "nấn ná" cách hợp lệ để chờ đợi ngƣời tới trễ chút 5.5.2 Khắc phục thời gian bị trễ Trong nghề giảng dạy, ngƣời làm giáo viên có thuật ngữ dùng để việc hết tiết học nhƣng tiết dạy chƣa đƣợc dạy xong từ "cháy giáo án" Trong tổ chức kiện có tƣợng tƣơng tự, thời gian diễn kiện không kết thúc hạn định, dẫn đến nhiều kết không hay: nhiều ngƣời lục tục hoạt động diễn sơi nổi, trả thêm tiền phịng cho nhà cung cấp địa điểm, trả thêm thù lao làm việc cho đội ngũ phục vụ phải làm việc quan trọng bộc lộ thiếu chun nghiệp kiểm sốt lịch trình ngƣời làm kiện 147 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu Để hạn chế tối đa trƣờng hợp "cháy giáo án" nhƣ này, ngƣời làm kiện cần làm việc kỹ với ngƣời liên quan nhƣ MC, diễn giả để kiểm soát kỹ giới hạn thời gian cho phần nội dung Phần hay nằm ngồi tầm kiểm sốt phần nói chuyện diễn giả, khách VIP Chúng ta thƣờng quy định cho họ giới hạn cụ thể thời gian phát biểu, nhiên, cao hứng trình bày, khơng tiên lƣợng trƣớc thời gian trình bày cách hợp lý, họ dễ làm cho chƣơng trình bị lố Trong buổi hội thảo có khoảng diễn giả ln phiên trình bày vấn đề, cần ngƣời nói chuyện lố phút làm cho chƣơng trình kết thúc trễ gần nửa tiếng đồng hồ Để hạn chế điều này, nên cử ngƣời hỗ trợ diễn giả kiểm sốt thời gian nói cách hiệu cho họ biết phần trình bày kết thúc Trong nhiều kiện, Ban tổ chức thƣờng cho làm sẵn bảng thơng báo, ghi 10 phút, phút thống dấu hiệu diễn giả Khi có ngƣời cuối khán phịng đƣa biển lên, diễn giả biết giới hạn thời gian lại dành cho họ xếp phần trình bày cho gọn gàng để kết thúc lịch trình Phần dành cho khán giả, chẳng hạn nhƣ trò chơi hay hỏi đáp thƣờng phần khó kiểm sốt thời gian Nhiều khán giả trình bày lịng vịng trƣớc thẳng vào vấn đề cần đặt câu hỏi, nhiều ngƣời muốn đƣa ý kiến phản biện, tranh luận làm cho phần chƣơng trình bị kéo dài ngồi dự định MC hay ngƣời điều phối cần đƣợc Ban tổ chức thống trƣớc hƣớng tiếp nhận, giải câu hỏi, thắc mắc phù hợp không phù hợp với chƣơng trình, cách lái khán giả tập trung vào nội dung Với cố nhƣ khách VIP, nghệ sĩ không đến kịp để thực tiết mục văn nghệ hay tiết mục điểm nhấn chƣơng trình, ngƣời điều phối Event cần linh động đƣa tiết mục khác lên thay thế, tránh việc kéo dài chƣơng trình gây thời gian Để hạn chế điều xảy ra, ngƣời làm kiện nên đảm bảo 148 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu khách VIP, nghệ sĩ, không xuất từ đầu buổi cần phải đến trƣớc lúc diễn chƣơng trình tiếng đồng hồ 5.6 Giải kiếu nại khách hàng Trong nghề tổ chức kiện, quản lý khách hàng công việc quan trọng Ngƣời quản lý khách hàng ngƣời theo sát khách hàng từ đầu kiện kết thúc, thực theo yêu cầu họ, giải tình phát sinh ngƣời nhận khiếu nại, phàn nàn từ phía khách hàng Xử lý khiếu nại khách hàng nội dung quan trọng công việc quản lý khách hàng Nội dung khiếu nại khách hàng điều gì, từ chất lƣợng phục vụ, vấn đề khách mời, xử lý tình event, địa điểm, nội dung chƣơng trình Khi khách hàng khiếu nại vấn đề đó, phịng ban có liên quan xung quanh kiện nên thực giải thời gian ngắn cho khách hàng cách hài lịng thoả đáng Khi có khách hàng khiếu nại, tham khảo trình tự bƣớc sau đây: - Ghi chép lại nội dung khiếu nại: Ghi chép toàn nội dung khiếu nại khách hàng cách thật cụ thể, bao gồm ngƣời khiếu nại, thời gian, khách hàng khiếu nại yêu cầu khách hàng v.v… - Xác định tính xác việc khiếu nại: Sau tìm hiểu nội dung khiếu nại khách hàng, cần phải phân tích Đồng thời cho khách hàng biết kết điều tra - Chỉ định phận xử lý vụ khiếu nại khách hàng: Với vụ khiếu nại khách hàng qua điều tra xác định đúng, bạn phải điều tra rõ đơn vị chịu trách nhiệm ngƣời chịu trách nhiệm 149 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu - Phân tích nguyên nhân khiếu nại: Tổ chức phận, phòng liên quan phân tích vấn đề khiếu nại khách hàng tìm nguyên nhân - Đƣa phƣơng án giải quyết: Căn vào nguyên nhân xảy vấn đề, đƣa phƣơng án giải hợp lý thông báo cho khách hàng biết phƣơng án giải - Thực phƣơng án giải quyết: Phƣơng án giải phải đƣợc chấp nhận khách hàng, với phƣơng án mà khách hàng khó chấp nhận cần phải thông qua đàm phán để giải đạt đƣợc thỏa thuận cuối thực phƣơng án - Nhận xét: Tiến hành tổng kết nhận xét việc khách hàng, đƣa phƣơng án phòng chống, đồng thời xử lý đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm - Theo dõi điều tra thái độ khách hàng việc xử lý khiếu nại: Sau giải xong khiếu nại khách hàng, bạn nên tích cực giao lƣu với khách hàng để tìm hiểu nhận xét khách hàng thái độ xử lý công ty để tìm cách làm tăng tin tƣởng khách hàng công ty - Theo dõi hiệu sau xử lý xong khiếu nại: Xác định khách hàng có hài lịng với phƣơng án xử lý hay khơng Trình bày thêm vấn đề chun môn mà khách hàng chƣa hiểu, làm nhƣ vừa tạo thêm ấn tƣợng tốt khách hàng vừa qua hành động rõ vấn đề xảy nhiều nguyên nhân khách quan khác, khiến khách hàng hiểu đƣợc 150 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 5.7 Kết thúc kiện Khi kiện kết thúc, công việc chủ yếu phải thực bao gồm: - Chuyển đồ đạc kho: dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại vật dụng sử dụng, toán hợp đồng cho nhà cung cấp, bảo quản kho 5.8 Đánh giá, tổng kết báo cáo Đây công đoạn thuộc phần hậu kỳ nhƣng không phần quan trọng, ý kiến, đề xuất, giải pháp, kết luận hội thảo phải đƣợc hệ thống lại để báo cáo cho tổ chức, cá nhân có liên quan tổ chức thực chúng Công đoạn bao gồm hai bước bản: a Tổng kết - đánh giá - báo cáo: Dựa tất tài liệu lƣu diễn biến hội thảo nhƣ trình bày trên, ban tổ chức kiện phải làm cơng tác báo cáo, tổng kết lại tất ý kiến, đề xuất liên quan đến chủ đề hội thảo đánh giá mức độ thành công hội thảo dựa mục tiêu đặt phần hoạch định hội thảo Báo cáo phải đƣợc gửi cho cá nhân, tổ chức có liên quan để thực Một vài ngày sau kiện kết thúc phải làm việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng tổng kết, tốn với cơng ty: - Quyết tốn chi phí, hạng mục phát sinh thêm bớt, tính tốn thù lao, thƣởng phạt cho nhân chƣơng trình - Tổng kết lại làm đƣợc, chƣa làm đƣợc, đo lƣờng hiệu chƣơng trình: ngƣời tham dự, ngƣời đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi họ - Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu băng rôn đƣợc treo, tờ rơi phát, phát đâu, quảng cáo đƣợc đƣa lên báo - Các hình ảnh báo cáo, tài liệu đính kèm 151 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu Trong Ban tổ chức kiện cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm sớm tốt sau kiện điều quan trọng để có kiện đƣợc cải thiện theo chiều hƣớng tốt b Theo dõi - thực hiện: Dĩ nhiên, báo cáo phải bao gồm nội dung phần việc đƣợc thực Trong đó, thông tin nội dung công việc cần phải thực hiện, thực hiện, nào, đâu, thời gian hồn thành, kinh phí… phải đƣợc đề cập rõ ràng, xác Dựa vào kết đó, ngƣời điều phối hoạt động điều hành giám sát tiến độ thực công việc sau hội thảo Làm đƣợc việc nhƣ hội thảo thực phát huy cơng tồn vẹn nó, đảm bảo đƣợc tính dân chủ khâu đƣa định, đồng thời tối ƣu hóa đƣợc đóng góp nhóm lợi ích có liên quan đến vấn đề cần đƣợc giải c Họp rút kinh nghiệm: Sau kiện kết thúc, phận viết báo cáo ghi lại thiếu sót q trình chuẩn bị, trình diễn trình kết thúc để rút kinh nghiệm cho kiện sau 5.9 Xử lý cố cho tổ chức kiện trời Việc tổ chức kiện trời có nhiều ƣu điểm nhƣ khơng gian thống, phong cách đại, thoả sức trang trí mà khơng bị gị bó diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều ngừoi tham gia hơn, Nhƣng nhà tổ chức cần đảm bảo chuẩn bị tốt điều đáng lƣu ý dƣới để đạt kết tốt Giữ xe Nếu kiện tổ chức khách sạn, ngồi bãi xe khách sạn, họ có phƣơng án số luợng xe q đơng, cịn tổ chức kiện ngồi trời, thuờng 152 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu phải tự tính tốn lo liệu vấn đề Điều hồn tồn tính tốn đƣợc chuẩn bị tốt Dựa số luợng ngƣời mà dự định tham gia kiện để tính số luợng xe phân bố, xếp bãi giữ xe quanh khu vực tổ chức, việc tránh ùn tắc khu vực nhƣ giúp cho ngừoi tham gia đƣợc thuận lợi Ngồi ra, tuỳ tính chất kiện, nhƣ kiện mở dành cho đối tƣợng ban tổ chức cần tính tốn chỗ để xe máy Nhƣng tổ chức buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn khu du lịch sinh thái ngoại thành đối tuợng đựoc mời đa số doanh nhân, họ gia đình xe hơi, nhiều diện tích bình thuờng, bạn nên khảo sát trƣớc địa điểm nơi tổ chức yêu cầu họ xếp cho thật chu đáo Bố trí bãi giữ xe xung quanh kiện để đảm bảo luợng xe cộ tránh ùn tắc khu vực diễn kiện Trang trí Nhƣ nói số viết trƣớc (nhƣ tổ chức đám cƣới ngồi trời), việc trang trí quan trọng khơng gian trống, khơng khéo, bạn khiến cho buổi tiệc trở nên lạc lõng hạng mục trang trí lọt diện tích lớn Ngồi bong bóng hoa phụ kiện cần thiết, bạn nên xếp nhiều bảng quảng cáo hay phƣớn dọc, băng rôn quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà cịn tăng hiệu hình ảnh cho chƣơng trình Dùng pa nơ chữ A để giới hạn khơng gian cách hay Ví dụ tổ chức tiệc nƣớng (BBQ) bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc nhƣ tránh ngƣời lạ khách mời tham gia, bạn đặt pano chữ A xếp đến lối vào, giúp bạn dễ quản lý 153 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu Dự phòng Sự kiện trời, điều quan trọng thời tiết thuận lợi, khơng có mƣa khơng có gió lớn Lƣờng trƣớc rủi ro để đƣa phƣơng án dự phòng tốt Chỗ ngồi cần đƣợc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khách tham dự vƣợt so với dự định Ngoài ra, âm ánh sáng cần đựoc quan tâm Trong khu vực tổ chức lớn có gió, cần tƣ vấn cho khách hàng đầu tƣ thêm phần âm ánh sáng cho phù hợp Cụ thể bạn u cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất hỏi ý kiến cấp để có lựa chọn phù hợp với chƣơng trình, tránh th mƣớn lãng phí nhƣng khơng đƣợc để thiếu dẫn đến hỏng chƣơng trình Ăn uống Sẽ khơng khác nhiều bạn tổ chức tiệc trời nhƣng nằm không gian khu du lịch resort cao cấp bạn việc lựa chọn menu phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách Tuy nhiên, có buổi tiệc tổ chức khơng gian ngồi trời nhƣ Sân vận động hay Khu liên hợp thể dục thể thao chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị vấn đề ăn uống cho khách mời Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống quan trọng ngồi vị phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an tồn thực phẩm Vì phục vụ số lƣợng lớn ngƣời tham dự mà khơng đảm bảo vệ sinh hậu vô nghiêm trọng Vệ sinh Vệ sinh bao gồm vấn đề ăn uống nhƣ nói vệ sinh mơi trƣờng suốt kiện Bạn phải lƣu ý tiệc ngồi trời, thƣờng phần đơng ngƣời Việt Nam thiếu ý thức việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi tránh khỏi Bạn bố trí số nhân viên dọn vệ sinh thƣờng xuyên chuyển làm để đảm bảo mỹ quan cho kiện Ngoài ra, đặt bảng lƣu ý cạnh lối hay nơi tập trung đông ngƣời thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở ngƣời vứt rác nơi quy định Tất nhiên, 154 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu kèm theo hoạt động phải phân bố nhiều thùng rác khu vực tổ chức Một chi tiết nhỏ nhƣng vô quan trọng nhà vệ sinh Có kiện lớn thu hút vài ngàn ngƣời nhƣng có nhà vệ sinh, khiến ngƣời tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi Các nhà vệ sinh lƣu động cần thiết trƣờng hợp Có thể liên hệ Cơng ty vệ sinh môi trƣờng đô thị thành phố, quận, huyện để hỏi thủ tục cho thuê Câu hỏi tập Công việc tổ chức rheo dõi kiện bao gồm gì? Những cơng việc thuộc điều phối nhân kiện? Công việc tổ chức theo dõi kiện gồm điểm nào? Điều phối nhân kiện gồm nội dung gì? Khi khách đến tham dự kiện bị trễ giờ, nhà tổ chức khắc phục cách nào? Giải thích quy trình giải khiếu nại khách hàng! 155 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu Phụ lục HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỘNG HÒA XÃ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc , ngày tháng năm HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ (Số: ) Chúng tôi, bên : BÊN A: Cơng ty TNHH Thái Bình Ngƣời đại diện: Bà Trần Thanh Hà Địa chỉ: 35 Lê Hồng Phong - Tp Vũng Tàu Điện thoại: 0939333999 Số tài khoản: 010004391565 Tại Vietcombank Vũng Tàu Mã số thuế: 4000231008 Chức vụ: Giám đốc Fax: (064) 852122 Và bên là: BÊN B: Đại diện: CÔNG T CỔ PHẦN TRU ỀN THƠNG THẾ GIỚI MỚI Ơng Hồng Trọng Kim Chức vụ: Giám đốc 156 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu Địa chỉ: 20 Lê Lợi – Tp Vũng Tàu Điện thoại: (064) 3995 3029 Tài khoản : 0491004449999 (VND) Tại Ngân hàng Ngoại thƣơng Mã số thuế: 0124653890 Fax: (064) 39952323 Sau thỏa thuận, hai bên đồng ý ký Hợp đồng dịch vụ với điều khoản nhƣ sau: ĐIỀU 1: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG Bên A sử dụng dịch vụ Bên B số hạng mục cơng tác tổ chức chƣơng trình “Hội nghị khách hàng” Chi tiết công việc thể Bảng báo giá đính kèm 1.1 Thời gian thực hiện: Ngày 28 tháng 04 năm 2013 1.2 Địa điểm thực hiện: Khách sạn Imperial – Tp Vũng Tàu ĐIỀU 2: GI TRỊ HỢP ĐỒNG V ĐIỀU KHOẢN THANH TO N 2.1 Giá trị hợp đồng: Giá trị hợp đồng chƣa bao gồm 10% VAT: 158.650.000 VNĐ VAT 10%: 15.865.000 VNĐ Tổng giá trị bao gồm 10% VAT: 174.455.000 VNĐ (Một trăm bảy mươi tư triệu bốn trăm năm mươi lăm đồng) Chi phí khơng bao gồm chi phí phát sinh khác khơng đƣợc liệt kê Bảng báo giá Trƣờng hợp có phát sinh chi phí tăng thêm giảm tƣơng ứng thay đổi này, mà có đồng ý Bên A, phần chi phí đƣợc tính tƣơng ứng vào giá trị lý hợp đồng 2.2 Điều khoản toán Bên A chuyển khoản đồng Việt Nam vào tài khoản Bên B Bên A tạm ứng cho Bên B số tiền 50.000.000 VNĐ Năm mươi triệu đồng chẵn) hợp đồng đƣợc ký kết 157 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu Giá trị lại Hợp đồng đƣợc tốn vịng ngày kể từ hai bên ký Biên lý hợp đồng Bên B chuyển cho Bên A chứng từ, hóa đơn hợp lệ ĐIỀU 3: TR CH NHIỆM CỦA HAI B N 3.1 Trách nhiệm Bên A Cung cấp đầy đủ thơng tin nội dung chƣơng trình nhằm đảm bảo kế hoạch hạng mục kỹ thuật nhân Thanh toán thời hạn cho Bên B theo Điều Hợp đồng 3.2 Trách nhiệm Bên B Hoàn thành dịch vụ hạng mục Báo giá đính kèm hợp đồng theo thời gian quy định Thông báo thƣờng xuyên cập nhật thông tin cho Bên A Giúp Bên A tránh sai sót khủng hoảng thơng tin trình diễn chƣơng trình Trong trình thực hiện, phát sinh thay đổi việc thực nội dung hợp đồng, Bên B phải thông báo văn cho Bên A phải đƣợc Bên A chấp thuận thay đổi Bảo mật thơng tin: Bên B cam kết khơng cung cấp tiết lộ thông tin sản phẩm Bên A nội dung khác cho bên thứ ba mà đồng ý văn Bên A ĐIỀU 4: ĐIỀU KHOẢN CHUNG 4.1 4.1.1 Trƣờng hợp bất khả kháng Các trƣờng hợp bất khả kháng bao gồm: chiến tranh, hỏa hoạn, bão, lũ lụt, động đất, bạo loạn Sự xác định có kiện bất khả kháng phải dựa tài liệu hỗ trợ pháp lý hợp lệ đƣợc cung cấp quan có thẩm quyền 4.1.2 Nếu trƣờng hợp bất khả kháng xảy ra, bên chịu trách nhiệm không thực hợp đồng, với điều kiện bên gặp trƣờng hợp bất 158 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu khả kháng áp dụng biện pháp để ngăn chặn khắc phục hậu trƣờng hợp bất khả kháng gây thơng báo cho bên biết Các bên tự chịu phần thiệt hại trƣờng hợp bất khả kháng gây 4.2 4.2.1 Vi phạm hợp đồng Nếu bên vi phạm điều khoản hợp đồng bên bị vi phạm đơn phƣơng chấm dứt hợp đồng, đồng thời có quyền yêu cầu bên vi phạm phải bồi thƣờng thiệt hại xảy 4.2.2 Nếu hai bên đơn phƣơng chấm dứt hợp đồng lỗi mình, Bên đơn phƣơng phải bồi thƣờng 100% phí quản lý chi phí phát sinh thực tế q trình thực hợp đồng theo chứng từ hợp pháp 4.2.3 Trong trƣờng hợp Bên B thực đƣợc Chƣơng trình dịch vụ đƣợc thỏa thuận thời gian quy định Hợp đồng mà trƣờng hợp bất khả kháng nhƣ nêu Điều 4.1, Bên B bồi hoàn 100% số tiền mà Bên A trả cho Bên B Trong trƣờng hợp chƣơng trình đƣợc thực nhƣng khơng theo yêu cầu hay chấp thuận Bên A, Bên A có quyền u cầu Bên B bồi hồn 100% số tiền nhận 4.2.4 Trong trƣờng hợp Bên A khơng thể thực cam kết nhƣ thỏa thuận chƣơng trình này, Bên B có quyền khơng thực dịch vụ Bên A thực cam kết 4.2.5 Trong trƣờng hợp Bên B không thực cam kết giữ bí mật thơng tin cho Bên A đƣợc quy định Hợp đồng phải chịu mức phạt 8% tổng giá trị Hợp đồng thiệt hại xảy cho Bên A có 4.3 Hai bên cam kết tuân thủ điều khoản Hợp đồng 4.4 Mọi bổ sung, sửa đổi hợp đồng phải đƣợc hai bên thống thỏa thuận thực văn 4.5 Mọi tranh chấp phát sinh từ và/hoặc liên quan đến Hợp đồng đƣợc giải thỏa thuận hòa giải hai bên Nếu bên không giải 159 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu đƣợc, tranh chấp đƣợc giải Tòa án, quan có thẩm quyền giải tranh chấp 4.6 Phụ lục hợp đồng Cam kết bảo mật phận khơng tách rời hợp đồng, có giá trị hiệu lực pháp lý kể từ ngày hai bên ký xác nhận 4.7 Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ thực xong nghĩa vụ hợp đồng này, hai bên phải tiến hành thủ tục lý hợp đồng, 4.8 Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký chấm dứt hiệu lực việc thực dịch vụ đƣợc hoàn tất lập Bản lý hợp đồng theo điều khoản thỏa thuận 4.9 Hợp đồng đƣợc lập thành 04 (bốn) tiếng Việt có giá trị pháp lý nhƣ nhau, bên giữ 02 (hai) bản./ ĐẠI DIỆN B N A ĐẠI DIỆN B N B 160 Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tải mạng: http://luatduonggia.vn/thu-tuc-xin-giay-phep-to-chuc-su-kien Mr Trần Các hạng mục chi tiết cho tổ chức kiện 09.02.2010 Nhật Minh Tổ chức kiện Kiến thức tổ chức kiện NGUYÊN TRẦN (VICTRI Media) HỒNG HẠNH tổng hợp biên tập) PITvietnam Event Planning THANH NGUYÊN Khách mời cho tổ chức kiện nv.media.net Dự toán ngân sách cho tổ chức kiện 10.Thu Anh Lựa chọn âm nhạc cho tổ chức kiện 161 ... sáng tổ chức kiện 3.4 Xử lý không gian tổ chức kiện Chƣơng Tổ chức bữa ăn giải trí kiện 3.2 3.3 IV V 10 5 4.1 Phục vụ tiệc tổ chức kiện 4.2 Tổ chức bữa ăn kiện 4.3 Giải trí văn nghệ kiện 4.4 Tổ chức. .. hoạch tổ chức kiện 2.1 Dự tốn ngân sách tổ chức kiện 2.2 Tính toán mức thiệt hại hủy hợp đồng tổ chức kiện 2.3 Lập kế hoạch tổ chức kiện 2.4 Viết chƣơng trình kiện 2.5 Thuyết trình kế hoạch tổ chức. .. chơi kiện Chƣơng Quản lý diễn biến kiện 10 4 5.1 Bộ máy nhân tổ chức kiện 5.2 Sơ đồ bố trí nhân tổ chức kiện 5.3 Tổ chức theo dõi kiện 5.4 Điều phối kiện 5.5 Quản lý lịch trình tổ chức kiện 5.6