Giáo trình Tổ chức sự kiện Nghề Quản trị nhà hàng (Trình độ Cao đẳng nghề)

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ NGHỆ II KHOA CÔNG NGHỆ MAY VÀ THỜI TRANG GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG NGHỀ (Ban hành theo định số /2018/QĐ-TCĐKNII ngày tháng trưởng Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II) TpHCM, tháng 03 năm 2018 năm 2018 Hiệu Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đich khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm Mã tài liệu:……… LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức kiện môn học bắt buộc thuộc môn học đào tạo nghề chương trình khung trình độ Cao đẳng nghề “Dịch vụ nhà hàng“ Môn học nhằm trang bị cho người học kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng người học Môn học cần tổ chức giảng dạy trước môn học nghiệp vụ nhà hàng Tp Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Người biên soạn ThS Ngô Thị Hồng MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG Chương 1: KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN I.Khái quát hoạt động tổ chức kiện 1.Lịch sử đời 2.Khái niệm Tổ chức kiện 3.Phân loại 4.Ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện 5.Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện 6.Quy trình tổ chức kiện 12 Chương 2: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ KIỆN 14 I.Thu thập thông tin 14 1.1 Khái niệm thông tin 14 1.2 Vai trò thông tin 14 1.3 Nguồn thu tin 14 1.4 Xử lý tin 14 II.Hình thành chủ đề 15 2.1 Chủ đề kiện gì? 15 2.2 Hình thành chủ đề cho kiện 15 2.3 Các ý tưởng cho kiện 16 III.Xây dựng chương trình 17 3.1 Khái niệm 17 3.2 Vai trò 17 3.3 Các xây dựng chương trình 17 3.4 Nội dung 17 IV.Tiếp xúc – đàm phán 20 4.1 Nghệ thuật mở đầu câu chuyện 22 4.2 Nghệ thuật dẫn dắt 24 4.3 Nghệ thuật Kết thúc 26 V Ký kết hợp đồng 26 5.1 Khái niệm 26 5.2 Nội dung hợp đồng (Tham khảo phần phụ lục) 26 Chương 3: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ KIỆN 27 I Chuẩn bị tài 27 1.1 Dự toán ngân sách tổ chức kiện gì? 27 1.2 Các yêu cầu nhà tổ chức kiện nhà đầu tư kiện lập dự toán ngân sách 27 1.3 Các nhóm chi phí tổ chức kiện 28 1.4 Các hình thức lập dự tốn ngân sách tổ chức kiện 34 II Chuẩn bị sở vật chất 37 2.1 Địa điểm 37 2.2 Trang thiết bị 41 III Chuẩn bị nhân 44 3.1 Xác định mơ hình tổ chức lao động 44 3.2 Các chức danh tổ chức kiện 48 Chương 4: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN DIỄN RA SỰ KIỆN 53 I TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN .53 1.1 Đón tiếp khách 53 1.2 Khai mạc kiện 54 II ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN .54 2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 54 2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời 55 III PHỤC VỤ CÁC DỊCH VỤ 55 3.1 Dịch vụ vận chuyển 55 3.2 Dịch vụ ăn uống 58 3.3 Dịch vụ lưu trú 60 3.4 Các dịch vụ khác 61 IV Đảm bảo an toàn - an ninh 62 Chương 5: CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAI ĐOẠN KẾT THÚC SỰ KIỆN 65 5.1.Chuẩn bị phương tiện đưa tiễn khách 65 5.2.Chuẩn bị lễ bế mạc 65 5.3.Tiễn khách 66 5.4.Thu dọn hội trường 67 5.5.Rút kinh nghiệm 67 5.6 Thanh toán kiện 68 5.7 Phối hợp giải công việc lại sau kiện 68 PHỤ LỤC: CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 69 Phụ lục Mẫu hợp đồng dịch vụ nhà đầu tư nhà tổ chức kiện 69 Phụ lục Mẫu hợp đồng nhà tổ chức kiện nhà cung ứng dịch vụ 74 Phụ lục Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ song ngữ 78 Phụ lục mẫu lý hợp đồng (mẫu 1) 81 Phụ lục Mẫu biên nghiệm thu lý hợp đồng 83 Phụ lục Biên xác nhận phát sinh 85 Phụ lục Hợp đồng nhà cung cấp 87 Phụ lục Thông báo thực khuyến mại 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã môn học: MH24 Vị trí, ý nghĩa, vai trị mơ đun/mơn học: - Tổ chức kiện môn học bắt buộc thuộc mơn học đào tạo nghề chương trình khung trình độ Cao đẳng nghề “Dịch vụ nhà hàng“ Môn học nhằm trang bị cho người học kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng người học Môn học cần tổ chức giảng dạy trước môn học nghiệp vụ nhà hàng - Tổ chức kiện môn học lý thuyết, đánh giá kết kiểm tra hết môn Mục tiêu mô đun/môn học: Môn học nhằm trang bị kiến thức Tổ chức kiện trình kinh doanh, phục vụ khách du lịch, như: - Khái quát công tác tổ chức kiện - Công tác tổ chức giai đoạn xúc tiến kiện - Công tác tổ chức giai đoạn chuẩn bị kiện - Công tác tổ chức giai đoạn tiến hành kiện - Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc kiện Nội dung môn học: Mã Tên bài/chương mục Loại Địa điểm dạy …… Chương 1: Khái quát Lý Lớp hoạt động tổ chức thuyết học Thời lượng Tổng Lý Thực Kiểm số thuyết hành tra 7 7 15 14 kiện Chương 2: Các hoạt Lý Lớp động giai thuyết học đoạn xúc tiến kiện Chương 03: Các Lý hoạt động giai thuyết Lớp học đoạn chuẩn bị kiện Chương 04: Các Lý hoạt động giai thuyết Lớp 8 45 42 học đoạn diễn kiện Chương 05: Công Lý Lớp tác tổ chức giai đoạn thuyết học kết thúc kiện Tổng cộng YÊU CẦU VỀ ĐÁNH GIÁ HOÀN THÀNH MƠ ĐUN/MƠN HỌC - Kiểm tra định kì: kiểm tra viết, thời gian từ 30 đến 45 phút - Kiểm tra kết thúc mơn học (hình thức kiểm tra: viết; thời gian 60 phút) - Thang điểm 10 Chương 1: KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: Nhằm trang bị cho người học số kiến thức khái niệm, mục đích, yêu cầu phân loại hoạt động tổ chức kiện, ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện, nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện quy trình tổ chức kiện Nội dung: I Khái quát hoạt động tổ chức kiện Lịch sử đời Thế giới Năm 1807 Thomas Teffer Son người kết hợp chữ Public Relations (PR) Cha đẻ ngành PR Edward L.Bernays LvyLee Dựa theo tiến trình phát triển PR từ manh nha chia thành 05 giai đoạn bản: - Từ 1600 – 1799: giai đoạn manh nha Mỹ: kỷ nguyên kênh truyền thông kỷ thuật PR: tuyên truyền, tạp chí… - 1800 – 1899: giai đoạn truyền thông tảng, báo chí truyền thơng phát triển mạnh - 1900 – 1939: giai đoạn phản ứng, hồi đáp, báo chí gắn liền với chiến tranh TG I - 1940 – 1979: giai đoạn lập kế hoạch, đề phòng  giai đoạn trưởng thành PR - 1980 – nay: giai đoạn chun nghiệp hố  kỷ ngun PR tồn cầu Việt Nam Ngành PR nghề mẻ Việt Nam năm gần đây, tổ chức kiện (PR) phát triển với tốc độ nhanh chóng nhu cầu quảng bá thương hiệu sản phẩm doanh nghiệp Nhu cầu tổ chức kiện khác như: hội nghị khách hàng, mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng cho thấy vai trò quan trọng nghề tổ chức kiện tổ chức, doanh nghiệp Khái niệm Tổ chức kiện: 2.1 Sự kiện gì? Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội: kiện tượng, cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất Ví dụ: nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm người ta đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam, người ta thường quan niệm: kiện hoạt động diễn lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” cịn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nước, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) xem kiện Ví dụ kiện như: hội nghị nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, thi hoa hậu tồn quốc… Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang - Trong đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngồi kiện đương nhiên cách hiểu nói trên, cịn bao hàm hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… - Với cách hiểu trích dẫn nói trên, “sự kiện” chủ yếu hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm… Ngay số cơng ty có dịch vụ tổ chức kiện Việt Nam, phần giới thiệu sản phẩm “tổ chức kiện” tập trung nội dung mà quan tâm đề cập đến lĩnh vực xã hội đời sống thường ngày khác Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” tiếp cận số lĩnh vực, phạm vi định Với phát triển nghề “tổ chức kiện” tiếp cận theo ba hướng không đủ Theo Nguyễn Vũ Hà, cách tiếp cận “sự kiện” lĩnh vực cần vào đặc trưng mô tả nghề, hoạt động nghề tổ chức kiện thừa nhận mang tính phổ biến giới Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa nghĩa “tổ chức kiện” tương ứng với event management tiếng Anh Theo tiếng Anh, kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng như: + Bussiness event: Các kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện văn hoá, xã hội + Sporting events: Sự kiện lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm… Như vậy, khái quát khái niệm kiện (trong lĩnh vực tổ chức kiện) sau: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang + Các trường hợp khác hai bên thỏa thuận - Một bên có quyền định tạm dừng thực hợp đồng lỗi bên gây kiện bất khả kháng phải báo cho bên biết văn bàn bạc giải để tiếp tục thực hợp đồng ký kết; trường hợp bên tạm dừng khơng thơng báo mà tạm dừng gây thiệt hại phải bồi thường cho bên bị thiệt hại 8.2 Hủy bỏ hợp đồng: - Một bên có quyền hủy bỏ hợp đồng có lý hợp lý thống trường hợp bồi thường thiệt hại bên vi phạm hợp đồng - Bên hủy bỏ hợp đồng phải thông báo cho bên biết việc hủy bỏ; không thông báo mà gây thiệt hại cho bên bên huỷ bỏ hợp đồng phải bồi thường - Khi hợp đồng bị huỷ bỏ hợp đồng khơng có hiệu lực kể từ thời điểm bị huỷ bỏ bên phải hoàn trả cho tài sản tiền - Trong trường hợp bên A hủy hợp đồng phải bồi thường dịch vụ mà bên B thực theo đơn giá thỏa thuận danh mục dịch vụ (kèm theo) Điều 9: Tranh chấp giải tranh chấp: - Trong thời gian thực hợp đồng, xảy bất đồng, tranh chấp hai bên hai bên hợp tác giải thơng qua thương lượng hồ giải - Trường hợp, hai bên không tự giải đưa Toà án kinh tế thành phố Hà Nội giải quyết, phán Toà án kết luận cuối hai bên, lỗi bên gây nên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật bồi hồn phí tổn Điều 10: Điều khoản chung: 10.1 Hợp đồng tất tài liệu, thông tin liên quan đến hợp đồng bên quản lý theo quy định hành Nhà nước bảo mật 10.2 Hai bên cam kết thực nghiêm túc Điều, khoản thoả thuận hợp đồng 10.3 Mọi trường hợp sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải thống hai bên phải lập thành văn có chữ ký Người đại diện hợp pháp hai bên 10.4 Hợp đồng gồm … Trang (có đóng dấu giáp lai hai bên) lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý nhau, Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 10.5 Hiệu lực hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký lý sau bên hoàn tất nghĩa vụ nêu hợp đồng ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 77 Phụ lục Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ song ngữ -CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ************** HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ Service Supply Contract Số/No: … Hôm nay, ngày … tháng … năm …, chúng tơi gồm có This service supply contract is made on ……… by and between Bên A (Bên đặt hàng) Địa chỉ/Address: Người đại diện/represented by : Chức vụ/ Title: MST/ Tax code: Bên B: (Bên thực hiện) Địa chỉ/ Adress: Người đại diện/Represented by : Chức vụ/ Title: MST/Tax code: Nay bên hợp đồng sau/ Contract as follows: Điều 1: NỘI DUNG DỊCH VỤ THỰC HIỆN/ EVENT Công ty đồng ý chọn công ty thay mặt thực việc ………… công ty ……… / ……….company assigns .to implement…… at/in…… Thời gian, địa điểm tần suất thực hiện/ Time, place, capacity: Thời gian: Từ ngày … đến ngày ……/ Time: From …… to …… Địa điểm/ Venue: …… Bên B cung cấp/ Party B supply: 22 PGs ngoại hình đẹp, cao >1.65m, có kinh nghiệm, làm theo ca từ 8:00 đến 14:30 14:30 đến 21:00 ngày diễn hội chợ, 11 PG/ca/ over 165cm,good looking, experienced , working time: shift 8:00 - 14:30, shift 14:30 - 21:00 during days of trade show, 11 PGs/shifts MC ngoại hình khá, khéo léo, có kinh nghiệm làm hoạt náo từ 18:00 đến 21:00 suốt ngày diễn hội chợ, MC /ca/ good looking, skillful ,experienced, MC/shift, working time from 18:00 to 21:00 during days of trade show, MC/shift Ban nhạc teen biểu diễn từ 19:30 đến 20:30 suốt ngày diễn hội chợ/ teen band perform from 19:30 to 21:30 during days of trade show Quản lý nhân sự, làm từ 8:00 đến 21:00 ngày diễn hội chợ, quản lý vấn đề chấm công, thời gian, tác phong làm việc, đồng phục nhân sự/ Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 78 Supervisor,working time from 8:00 to 21:00 during days of trade show, manage all staff on working time, working attitude, uniform, mark work points Điều 2: GIÁ TRỊ DỊCH VỤ – PHƯƠNG THỨC THANH TỐN/ SERVICE VALUE – PAYMENT METHOD 2.1 Gíá dịch vụ Service Value …… VND Thuế GTGT 10% / VAT: ………… VND Tổng Cộng/ Total: …… VND (Bằng chữ: ………) (In words: ………… ) Đính kèm bảng kê chi tiết báo giá phần không tách rời hợp đồng The detailed quotation is attached and is a part of this contract letter 2.2 Phương thức toán/payment method Bên A toán 50% trị giá dịch vụ ký kết hợp đồng Party A shall make payment 50% of the service value after contract letter signed Bên A toán cho bên B 50% giá trị dịch vụ lại sau bên B thực xong dịch vụ theo yêu cầu hợp đồng bên A nhận hoá đơn GTGT hợp lệ bên B Party A shall make payment of 50% of the service value after Party B has implemented the service and Party A shall receive the invoice from Party B Thanh toán tiền mặt/ Pay in cash Điều 3: THỜI HẠN THỎA THUẬN/ CONTRACT DURATION: 3.1 Thời gian hiệu lực hợp đồng: Bắt đầu từ hợp đồng ký kết đến toán hợp đồng The contract is valid from the contract is signed to it is paid including this date 3.2 Trong trường hợp hết thời gian hiệu lực ghi hợp đồng mà bên A chưa toán dứt điểm khoản tiền liên quan đến hợp đồng thời gian hiệu lực hợp đồng triển hạn khỏan tiền toán dứt điểm cho bên B hợp đồng đựơc hai bên A B coi lý In case, the contract expires but party A has not done the payment related to the contract to party B, the valid term of the contract will be automatically extended until the payment is completed done Simultaneously, both parties agree that the contract has automatically been liquidated 3.3 Trường hợp hai bên vi phạm điều khoản hợp đồng phụ lục văn bổ sung đính kèm có liên quan đến hợp đồng bên bị vi phạm quyền chấm dứt trước thời hạn Bên vi phạm phải bồi thường cho bên bị vi phạm thiệt hại việc vi phạm gây In case, any party breaks any term and condition of this contract or any Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 79 appendix or any enclosed document concerning this contract; the other party shall have right to terminate this contract before the valid term of the contract The offender must pay damages to the other party Điều 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A / RIGHT AND OBLIGATIONS OF PARTY B: Quyền lợi/Right: a) Nhận dịch vụ tốt đầy đủ bên B cung cấp Receive the best and full service from Party B b) Phối hợp với bên B giải vấn đề phát sinh xảy chương trình hội chợ thuộc trách nhiệm bên A./Coordinate with party B to solve overhead problems during the trade fair within the responsibility of part A Nghĩa vụ/ Obligations : Thanh toán cho bên B theo thoả thuận To make payment to party B as agreed Cung cấp nội dung chương trình huấn luyện kiến thức sản phẩm cho nhân viên (nếu có) To supply the content of the project, train product knowledge for staffs (if any) Điều 5: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B / RIGHT AND OBLIGATIONS OF PARTY A: Quyền lợi/ right: a) Nhận toán bên A điều To receive payment as mentioned in Article b) Phối hợp với bên A giải vấn đề phát sinh xảy chương trình hội chợ thuộc trách nhiệm bên B/.Coordinate with party A to solve overhead problems during the trade fair within the responsibility of part B Nghĩa vụ/ Obligations : Bảo đảm nhân cung cấp cho bên A chất lượng yêu cầuc/ Ensure a sufficient good quality PG supply to Party A Hợp đồng lập thành hai (02) song ngữ Việt – Anh, đóng dấu ký đại diện có thẩm quyền bên có giá trị nhau, bên giữ (01) This contract has two (02) original copies: In bilingual Vietnamese and English which are stamped and signed by the parties’ duty authorized representatives All have the same value Each party keeps one (01) original copy ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 80 Phụ lục mẫu lý hợp đồng (mẫu 1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -  THANH LÝ HỢP ĐỒNG Số: …… /2008 Căn theo nội dung Hợp đồng kinh tế số …………… ký ngày Tháng năm 2008 Công ty ………………… Công ty ……………………… Căn vào việc thực hợp đồng hai bên; Hôm nay, ngày tháng ……… năm 2008 Tại …… , chúng tơi gồm có: Đại diện bên thuê tổ chức kiện (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ABCD - Địa trụ sở chính: Tổ 12 phường Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội - Người đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty - Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 - Email: ABCVN@yahoo.com.vn - Tài khoản số: 111111111222 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dương, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Người đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trưởng phòng nghiệp vụ (Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 …………………ký đóng dấu) - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Sau tiến hành thực hợp đồng, hai bên thống lý hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: Nội dung lý Bên B tổ chức chương trình …………… cho Bên A NTD………… Chương trình thực theo hợp đồng ký Nay hai bên thống lý hợp đồng theo nội dung ký kết Trong trình thực chương trình có phát sinh số chi tiết hai bên giải quyết: - Phát sinh chi phí bên B thuê dây điện & ổ cắm điện cho 100 máy tính cho bên A : 000000000000000000 đồng (Bằng chữ: trăm triệu….) ( chưa Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 81 VAT) - Bên A trừ chi phí giấy phép theo hợp đồng khơng có banner treo ngồi mặt đường NTĐ ………… bên B : ……… ( chữ : ………………… ) (chưa VAT) Chi tiết : Đơn vị tính: Vnđ Chi phí phát sinh tăng (+) Chi phí phát sinh giảm (-) Tổng chi phí phát sinh (chưa có VAT) VAT Tổng chi phí phát sinh (bao gồm VAT) Bằng chữ: Bảy triệu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn (đã có VAT) Điều 2: Giá trị lý hình thức toán 2.1 Giá trị lý hợp đồng: Giá trị lý theo hợp đồng ký: ……………… đồng Tổng số tiền phát sinh : …………………… đồng Tổng giá trị lý Hợp đồng: ………………… đồng (Bằng chữ: ……………………………….) 2.2 Hình thức tốn: - Bên A tạm ứng cho bên B 50% giá trị hợp đồng tạm tính, tương đương số tiền ………………… đồng (…………………… đồng chẵn) - Số tiền lại Thanh lý là:……………… đồng (…………………………… đồng chẵn), Bên A toán cho Bên B vòng 07 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ Hóa đơn Thanh lý Hợp đồng Bên B Điều 3: Điều khoản chung - Hai bên cam kết thực nghiêm chỉnh điều khoản lý - Sau hai bên hoàn tất thủ tục Thanh lý Thanh toán, vấn đề liên quan đến hợp đồng khơng cịn giá trị pháp lý - Thanh lý hợp đồng làm thành 04 (bốn) tiếng Việt có giá trị pháp lý Bên A giữ hai bản, bên B giữ hai ĐẠI DIỆN BÊN A Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II ĐẠI DIỆN BÊN B Trang 82 Phụ lục Mẫu biên nghiệm thu lý hợp đồng -CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -  THANH LÝ HỢP ĐỒNG Số: …… /2008 Căn theo nội dung Hợp đồng kinh tế số …………… ký ngày Tháng năm 2008 Công ty ………………… Công ty ……………………… Căn vào việc thực hợp đồng hai bên; Hôm nay, ngày tháng ……… năm 2008 Tại …… , chúng tơi gồm có: Đại diện bên thuê tổ chức kiện (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ABCDE - Địa trụ sở chính: Tổ 12 phường Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội - Người đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty - Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 - Email: ABCVN@yahoo.com.vn - Tài khoản số: 111111111222 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dương, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Người đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trưởng phòng nghiệp vụ (Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 …………………ký đóng dấu) - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Sau tiến hành thực hợp đồng, hai bên thống lý hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: Nội dung công việc Bên A định cho bên B đơn vị thực cung cấp hạng mục nhân sự, vật dụng cho kiện …… diễn từ ngày …… …… Điều 2: Thực Căn nội dung hợp đồng, bên B hoàn tất hạng mục theo thời gian, địa đIểm đầy đủ yêu cầu ghi hợp đồng cung cấp dịch vụ số …… Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 83 Điều Giá trị lý hợp đồng 3.1 Giá trị hợp đồng a Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: …… VND b Chi phí phát sinh tăng cụ thể sau: STT Nội dung Số tiền (VNĐ) Bồi dưỡng cho helper ngày đầu làm việc Thưởng cho PG đêm giao lưu Cộng tổng c Chi phí phát sinh giảm: STT Nội dung Số tiền (VNĐ) Giảm tiền thuê MC Thu Thủy Cộng tổng d Tổng chi phí phát sinh thực tăng: …… VND Phí quản lý VAT: ……… VND e Giá trị hợp đồng (a+d): …… VND bao gồm VAT Bằng chữ: Sáu mươi mốt triệu ba trăm hai mươi bảy ngàn bốn trăm đồng chẵn 3.2 Nghĩa vụ toán: Bên A tạm ứng cho bên B: …… VND( Ba mươi triệu hai trăm mười ba ngàn bảy trăm đồng chẵn) Số tiền lại bên A phải toán cho bên B: ……… Bằng chữ:……… Điểu Kết luận Hai bên thống nghiệm thu hợp đồng cung cấp dịch vụ số ……… Biên nghiệm thu lý hợp đồng để kết thúc hợp đồng cung cấp dịch vụ số 21/11/07 /YPR_TN Bên A toán nốt tồn số tiền cịn lại ……… (…………) cho Bên B sau nhận hoá đơn tài theo hợp đồng hai bên Biên nghiệm thu lý hợp đồng lập thành hai bản, bên giữ 01 có hiệu lực pháp lý ngang ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 84 Phụ lục Biên xác nhận phát sinh -CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ************** BIÊN BẢN XÁC NHẬN PHÁT SINH Số: ……… Hôm nay, ngày… tháng… …năm …… gồm: Bên A: …… Địa : …… Đại diện : …… Chức vụ : ……… MST : ……… Bên B: ……… Địa : …………… Đại diện : …………… Chức vụ : ……………… MST : …………… Điều Nội dung công việc Bên A định cho bên B đơn vị thực ………… ……… Điều Thực Căn nội dung hợp đồng, bên B hoàn tất hạng mục theo thời gian, địa đIểm đầy đủ yêu cầu ghi hợp đồng cung cấp dịch vụ số ………… Điều Giá trị lý hợp đồng 3.1 Giá trị hợp đồng Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: ……… VND b Chi phí phát sinh tăng cụ thể sau: STT Nội dung Số tiền Ghi (VNĐ) In thêm 120m cờ dây Tin 10 standee banner 0.6m*1.6m PP Cho thuê 10 chân đứng standee Phát sinh may đồng phục PG chiều 7/9 MC đêm 7/9 Ca sĩ đêm 7/9 Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 85 Âm ánh sang chiều 7/9 Cộng tổng c Tổng chi phí phát sinh thực tăng: ……… Phí quản lý VAT (12% + 10%): ……………… e Giá trị hợp đồng thực tế (a+c): ………… VND bao gồm VAT Bằng chữ: Bảy mươi mốt triệu trăm tám chín ngàn bốn trăm năm mươi sáu đồng Điều Kết luận Hai bên thống khoản chi phí phát sinh Bên A tốn nốt tồn số tiền cịn lại ……… VND (gồm 50% giá trị hợp đồng …… VND số tiền phát sinh ………VND) cho Bên B sau nhận hoá đơn tài theo hợp đồng hai bên Biên xác nhận phát sinh lập thành hai bản, bên giữ 01 ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 86 Phụ lục Hợp đồng nhà cung cấp -CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -  HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: …… HĐKT (V/v biểu diễn nghệ thuật …………….) - Căn vào Bộ Luật dân hành số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực ngày 01/01/2006 Bộ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam - Căn vào nhu cầu khả đáp ứng bên Hôm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2008 trụ sở Công ty Tổ chức kiện thương mại du lịch VICEP (ETV), chúng tơi gồm có: I CÁC BÊN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG: Đại diện bên thuê biểu diễn (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Người đại diện: Ông Nguyễn Việt Tú - Chức vụ: Giám đốc - Điện thoại: 043 2342345 - Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Đại diện bên nhận biểu diễn (Bên B): - Họ tên: - Số CMT (hoặc hộ chiếu): - Địa - Điện thoại… Sau xem xét đàm phán kỹ, Hai bên thống ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với nội dung sau đây: Điều 1: Nội dung công việc Bên B nhận cung cấp ca sĩ ………………biểu diễn chương trình ………… bên A tổ chức Địa điểm : …………… Thời gian từ : …………… Nội dung : Biểu diễn ca nhạc ( có danh sách hát kèm theo) Tổng cộng chi phí bên A phải trả cho bên B : ………… VNĐ ( Không bao gồm loại thuế theo quy định pháp luật VN ) Số tiền viết chữ : ………………………… Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 87 Điều Trách nhiệm bên 2.1 Trách nhiệm bên A : - Đảm bảo tư cách tổ chức biểu diễn phù hợp với quy định giấy phép quan chức quản lý ban hành cấp phép - Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng , sân khấu chuyên nghiệp - Cung cấp thơng tin chương trình trước khai mạc chương trình 48 - Đảm bảo an ninh trật tự khu vực tổ chức - Thanh toán đầy đủ chi phí theo thỏa thuận (điều 1) 2.2 Trách nhiệm bên B : - Cung cấp cho bên A danh sách tiết mục tham gia chương trình - Biểu diễn với nội dung chương trình bên A thỏa thuận duyệt - Đến thỏa thuận.Trang điểm trang phục phù hợp với quy định văn hóa hoạt động nghệ thuật biểu diễn Điều Thanh toán - Phương thức toán: tiền mặt; Đồng tiền toán: Việt Nam đồng - Bên A toán cho bên B số tiền sau ký kết hợp đồng số tiền là: ………………… Bằng chữ :(Hai triệu đồng chẵn) Số tiền lại ………… (Ba triệu tám trăm ngàn đồng chẵn) bên A tóan cho bên B chậm ngày sau kết thúc chương trình ( Ngày 9/09/2008) Điều Điều khoản hủy bỏ, vi phạm hợp đồng 4.1 Đối với bên A : - Nếu bên A thông báo hủy hợp đồng phải bồi thường cho bên B sau: + Trước 03 ngày: bồi thường 50% giá trị hợp đồng + Trước 01ngày: bồi thường 70% giá trị hợp đồng + Trước khai mạc chương trình phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng - Bên A có quyền đòi bên B bồi thường bên B biểu diễn tiết mục không với thỏa thuận, không phù hợp với quy định văn hóa biểu diễn nghệ thuật bên B làm chậm tiến trình chương trình dẫn đến chương trình bị gián đoạn phải kết thúc sớm kế hoạch kịch Mức bồi thường dao động từ 30% đến 100% thương lượng hai bên dựa vào thiệt hại xảy 4.2 Đối với bên B: - Nếu bên B đến muộn từ 10 phút đến 20phút so với thỏa thuận (khơng có lý đáng) phải bồi thường 20% giá trị hợp đồng - Nêú bên B đến muộn từ 20phút đến 60phút so với thỏa thuận ( khơng có lý đáng) phải bồi thường 50% giá trị hợp đồng - Nếu bên B đến muộn sau 60phút so với thỏa thuận( khơng có lý đáng) đơn phương hủy bỏ hợp đồng mà khơng có chấp thuận bên A phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 88 - Nếu bên B thông báo hủy hợp đồng phải toán lại cho bên A số tiền nhận lần (nếu có) bồi thường cho bên A sau: + Trước 03 ngày : bồi thường 50% giá trị hợp đồng + Trước 01ngày : bồi thường 100% giá trị hợp đồng + Trước khai mạc chương trình phải bồi thường 200% giá trị hợp đồng Điều Điều khoản chung - Hai bên cần chủ động thông báo cho tiến độ thực hợp đồng, có vấn đề phát sinh hai bên phải kịp thời thông báo cho biết bàn bạc tích cực giải sở thương lượng Trường hợp có tranh chấp khơng tự giải thi hai bên khiếu nại tới Tòa án kinh tế TP.HCM định Tòa án phán cuối cùng.Các chi phí thẩm định, kiểm tra, xác minh lệ phí bên có lỗi chịu - Hai bên xem xét kỹ điều khoản hợp đồng đồng ý ký kết - Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến ngày toán thời gian kết thúc nội dung chương trình nêu ( Điều 1) - Hợp đồng làm thành 03 bản, bên A giữ 02 , bên B giữ 01 tất có giá trị ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 89 Phụ lục Thông báo thực khuyến mại -CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV Số: 234/TB - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày…… tháng… năm 2008 THÔNG BÁO THỰC HIỆN KHUYẾN MẠI Kính gửi: SỞ THƯƠNG MẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI - Tên Doanh nghiệp : - Địa trụ sở chính: - Điện thoại: Fax - Mã số thuế: - Số tài khoản: Văn phòng Asiasoft Hà Nội Địa chỉ: Đại Diện: Chức Vụ: Giấy phép đăng ký kinh doanh số: …………… Sở Kế hoạch đầu tư cấp ngày … tháng năm ………… - Người liên hệ: ……………… Điện thoại: ……………… Căn Luật Thương mại, Nghị định số 37/2006/NĐ-CP ngày tháng năm 2006 Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại hoạt động xúc tiến thương mại, Thông tư liên tịch số 07/2007/TTLT-BTM-BTC ngày 06 tháng năm 2007 hướng dẫn thực số điều khuyến mại hội chợ, triển lãm thương mại, ……………………… thông báo chương trình khuyến mại sau: Tên chương trình khuyến mại: " ………………………… " Địa bàn khuyến mại: ……………… Hình thức khuyến mại: ………………… Thời gian khuyến mại: …………………… Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: …………………… Hàng hóa, dịch vụ khuyến mại: ………………………… Khách hàng chương trình khuyến mại: ……………………… Cơ cấu giải thưởng: (tài liệu đính kèm) Tổng giá trị hàng hóa dùng để khuyến mại: …………… VNĐ Nội dung chi tiết chương trình khuyến mại: (thơng tin đính kèm) Cơng ty ……………………… thơng báo đến Quý Cục cam kết thực hồn tồn chịu trách nhiệm chương trình khuyến mại theo qui định pháp luật hành ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Đóng dấu ghi rõ họ tên) Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lưu Văn Nghiêm – Tổ chức kiện – NXB ĐHKTQD Nguyễn Vũ Hà – Bài giảng tổ chức kiện – Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội - 2009 Đinh Thuý Hằng – PR kiến thức đạo đức nghề nghiệp – NXB Lao động xã hội Lưu Kiếm Thanh – Kỹ tổ chức kiện – Học viện hành quốc gia Hà Nội – 2007 Giáo trình Nghiệp vụ phục vụ ăn uống, Trịnh Xuân Dũng, Vũ Thị Hoà, Nhà xuất Thống kê Hà Nội, 2005 Giáo trình Nghiệp vụ Nhà hàng, Hội đồng cấp chứng Nghiệp vụ du lịch Việt Nam, Nhà xuất Thanh niên Giáo trình Nghiệp vụ Nhà hàng, Dự án Lux (tái lần 2), Nhà xuất Thanh niên Managing Food & Berverage service, Đại học Mỏ Hà Nội, 1997 Phục vụ ăn uống Du lịch, Roy Hayter, Tài liệu dịch Trường Cao đẳng Du lịch Hà nội, Nhà xuất Thống kê, 2001 10 Tổ chức Kinh doanh Nhà hàng, Trịnh Xuân Dũng, Nhà xuất Lao động - Xã hội, 2003 11 Tập quán vị ăn uống số nước - Thực đơn nhà hàng, Trịnh Xuân Dũng, Hoàng Minh Khang, 2000 12 Tổ chức Quản lý Kinh doanh Khách sạn - Nhà hàng, Trương Sỹ Quý, Trung tâm đào tạo từ xa Đại học Huế, 1996 13 The Restaurant, from Concept to Operation - John Wiley & Son, Donald E Lundberg, John R.Walker, 1993 Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 91 ... triển lãm hàng Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 10 hóa khách hàng nhà đầu tư kiện Trong trường hợp nhà tổ chức kiện tự đứng tổ chức kiện (ví... www.tochucsukienvip.com ) Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức kiện Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang Tổ chức kiện hoạt động dịch vụ, có nhiều yếu tố... nhà tổ chức kiện Đa số địa điểm tổ chức kiện chun nghiệp có phịng tổ chức kiện chuyên dụng - Địa điểm tổ chức kiện bị động: nơi xây dựng khơng nhằm mục đích tổ chức kiện lựa chọn để tổ chức kiện