Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Tổ chức sự kiện phần 2 trang bị cho người học một số kiến thức về các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm bảo an toàn - an ninh; một số kiến thức về công tác tổ chức giai đoạn kết thúc sự kiện, chuẩn bị phương tiện đưa tiễn khách, chuẩn bị lễ bế mạc, tiễn khách, thu dọn hội trường, rút kinh nghiệm. Mời các bạn cùng tham khảo.
Chương 4: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN DIỄN RA SỰ KIỆN Mục tiêu: Nhằm trang bị cho người học số kiến thức hoạt động giai đoạn diễn kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm bảo an toàn - an ninh Nội dung: Khi ngân sách kiện không cho phép, nguyên nhân cụ thể khác khách mời tham gia kiện phải tự túc phương tiện vận chuyển đến tham dự kiện Ngồi ra, khách mời có sở thích riêng, họ có điều kiện tự lo (và muốn) chủ động việc lại nên sử dụng phương tiện vận chuyển cá nhân Trong trường hợp này, nhà tổ chức kiện chủ yếu quan tâm đến việc cung cấp thông tin lo chuẩn bị điều kiện để đón tiếp khách (điểm gửi xe, hướng dẫn giao thông ) Trong trường hợp khác, nhà tổ chức kiện có nhiệm vụ phải thu xếp phương tiện vận chuyển cho khách nhà tổ chức kiện phải cung ứng dịch vụ vận chuyển liên quan đến diễn biến kiện (ví dụ chở khách tham quan thời gian diễn kiện), trở thành công việc có nhiều nội dung cần phải quan tâm để mang lại hài lòng cho khách mời tham gia kiện Không xem nhẹ dịch vụ vận chuyển phần tổng thể kiện mà nhà đầu tư kiện muốn truyền tải cho khách Hơn dịch vụ vận chuyển mang lại ấn tượng ban đầu cho khách mời tham gia kiện Nếu tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp lan tỏa sang bước ngược lại khách mời thường xét nét đánh giá, cảm nhận nội dung dịch vụ khác tổ chức kiện I TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 1.1 Đón tiếp khách 1.1.1 Các hình thức đón Đón sân bay, nhà ga Đón tiếp sở lưu trú Đón tiếp phịng Hội nghị Đón tiếp nơi diễn kiện 1.1.2 Các nghi thức đón Đón theo nghi lễ Đón thơng thường 1.1.3 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện Các nội dung việc tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện bao gồm: Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức kiện) - Phân cơng nhóm đón tiếp khách - Đối với khách VIP cần có thành viên quan trọng ban tổ chức kiện Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 53 - Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết việc đón khách) Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách Đón tiếp khách - Kiểm tra thơng tin thời gian điều kiện vận chuyển khách đến với kiện - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với quy tắc xã giao - Với khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người kèm hướng dẫn Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hướng dẫn khách đăng ký thông tin - Phát tài liệu, quà cho khách - Hướng dẫn khách vào khu vực kiện 1.2 Khai mạc kiện Đối với kiện lớn, có lễ khai mạc riêng (có thể xem kiện tương đối độc lập), kiện nhỏ, cơng việc có liên quan đến khai mạc kiện bao gồm: Ổn định vị trí cho thành viên, khách mời tham gia kiện: - Tạo thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia kiện - Tạo khơng khí sẵn sàng tham dự vào kiện Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch dự kiến: - Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch thống - Gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp khách mời thành viên tham gia kiện Xử lý tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể II ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Theo dõi diễn biến kiện theo chương trình/ kịch bản: - Theo dõi diễn biến kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) có - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy Điều hành thành viên tham gia trình diễn cách có hiệu Phối hợp việc xử lý cố (nếu có): - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 54 Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời khán giả kiện: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hoàn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Phân cơng nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả khách mời Kiểm tra, giám sát diễn biến khán giả khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý kiện: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ diễn biến khán giả khách mời - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào nội dung kiện nhằm đạt mục tiêu kiện Phối hợp việc giải tình phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hoàn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện III PHỤC VỤ CÁC DỊCH VỤ 3.1 Dịch vụ vận chuyển 3.1.1 Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển Việt Nam bao gồm nhóm sau: - Các hãng (tổng công ty/ công ty) hàng không - Tổng công ty đường sắt - Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển (đường bộ) - Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển - Các đối tượng khác có khả cung ứng dịch vụ vận chuyển 3.1.2 Các phương tiện vận chuyển Sử dụng phương tiện vận chuyển công cộng Đối với vận chuyển đường không đường sắt, ô tô công cộng dịch vụ kèm thường có tính cứng nhắc (nhà tổ chức kiện khó can thiệp hay kiểm sốt), nhà tổ chức kiện phải chịu việc cung ứng dịch vụ liên quan đến hai loại phương tiện cơng việc chủ yếu họ bao gồm: - Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lượng dịch vụ (ví dụ hạng vé máy bay; loại vé đường sắt như: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm, toa Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 55 riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đường phù hợp) - Đặt chỗ, mua vé cho khách - Tổ chức gửi vé, gửi thư, hướng dẫn - Tổ chức đón khách (nếu có) Trong trường hợp, khách phải tự lo việc lại ngân sách kiện chi trả cho chi phí vận chuyển Nhà tổ chức kiện cần ý - Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức kiện cần gửi thêm lưu ý để đảm bảo yêu cầu toán (như khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận chuyển hợp lệ…) - Khi khách đến tham gia kiện, phải có nhân viên phụ trách nội dung này; thông báo, hướng dẫn khách làm thủ tục tốn (ví dụ mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận…) - Nên tốn cho khách, khơng nên để kiện kết thúc (khách trở nơi ở) tiến hành toán gửi tiền cho họ - Dự tính trường hợp phát sinh tốn phí vận chuyển (như taxi hóa đơn khơng hợp lệ/ khơng có vé tơ… ) để xin hướng giải trước Ngay trình triển khai thực tế gặp tình phát sinh, không nên từ chối khách mà cần xin ý kiến người có trách nhiệm chi trả khoản phí cho khách Thuê dịch vụ vận chuyển ô tô Ở Việt Nam việc thuê phương tiện để đưa đón khách mời tham gia kiện (hay trình diễn kiện) thường liên quan đến phương tiện vận chuyển đường chủ yếu tơ - Xe chỗ: Đây loại xe có đặc tính an tồn, sang trọng, lịch thể tôn trọng khách mời qua nâng cao ấn tượng kiện khách Với loại này, người ta tạm chia thành mức độ như: xe cho khách, xe cho giới thượng lưu, xe thông thường… Khi lựa chọn xe chỗ cần ý: + Việc lựa chọn xe cần theo kế hoạch ngân sách kiện + Căn vào đối tượng khách để lựa chọn xe (ví dụ: khách cao cấp phải ưu tiên phục vụ loại xe đẳng cấp nhất) Trong trường hợp khách mời có vị xã hội gần tương đương với nên chọn loại xe, ngược lại trường hợp người có vị xã hội cao hẳn nên đầu tư lựa chọn phương tiện sang trọng cho đối tượng + Đẳng cấp hay mức độ xe không phụ thuộc vào hiệu xe (Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo…) mà phụ thuộc vào đời xe, năm sản xuất, thông số kỹ thuật khác + Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn vào số lượng khách mời dự tính, phân bố số lượng khách cho loại xe, loại xe phục vụ…) + Cần chuẩn bị vận dụng kèm với xe đồ uống, tạp chí, sách báo, tập gấp hay thơng tin kiện (nếu có), đồ đường, số điện thoại Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 56 liên hệ với người phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc… Cần làm rõ nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị (thuộc nhà tổ chức kiện hay thuê nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu); + Trong số trường hợp cần có thêm yêu cầu về: an toàn, vệ sinh, đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trước đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ người lái xe, việc giải yêu cầu phát sinh hợp đồng khách mời… nhà cung ứng dịch vụ Ngoài ra, số trường hợp cần thiết phải trực tiếp kiểm tra thông số kỹ thuật xe như: cách bố trí chỗ ngồi xe, mùi điều hịa, độ ồn, độ giảm xóc, phương tiện nghe nhìn, phương tiện thông tin liên lạc… + Người phụ trách phương tiện vận chuyển (của nhà tổ chức kiện) cần có danh sách lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách xe… + Lập lịch trình điều phối xe, cần thiết tham khảo thuê chuyên gia điều phối vận chuyển tư vấn cho công việc (trong trường hợp kiện lớn, quan trọng có tần suất, số lượng chuyến xe lớn) - Xe khách: có nhiều loại khác xe chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45 chỗ… Những ý lựa chọn xe khách tương tự xe chỗ (đã đề cập trên), cần ý số điểm sau: + Nên thuê xe khách doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng), hạn chế việc thuê xe chạy vận chuyển khách cơng cộng (vì lý vệ sinh, mùi, hạn chế giao tiếp lái xe, chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngồi xe- ví dụ: xe khách chất lượng cao Hà Nội- Hà Tĩnh chẳng hạn) lý tạo ấn tượng không chuyên nghiệp khách cảm thấy không tơn trọng mức Cũng lý tương tự cần đảm bảo yêu cầu chất lượng xe (như không dùng xe cũ, xe phải đảm bảo thông số kỹ thuật, vệ sinh sẽ, khơng có mùi khó chịu, điều hiển nhiên phải có điều hịa…) + Kiểm tra tính khả thi vận chuyển xe khách Ví dụ nơi đỗ xe, tuyến đường cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có phép chạy thành phố không? + Khi thuê xe khách cho kiện cần lưu ý, số lượng khách cho xe nên khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế xe (ví dụ với xe 45 chố nên sử dụng để vận chuyển khoảng từ 22 28 khách) Các phương tiện vận chuyển khác Ngoài loại phương tiện chủ yếu nói trên, tổ chức kiện cịn sử dụng số loại phương tiện khác như: xe đạp, xe máy, xích lô… nhiên cần lưu ý phương tiện sử dụng chủ yếu nhằm mục đích tạo lạ, tạo ấn tượng với khách mời điểm nhấn, chủ đề riêng kiện Ví dụ: việc ăn hỏi Hà Nội có nhiều nhà tổ chức đồn xích Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 57 lô dạo phố, hình thức đầu tạo ấn tượng thú vị Trong kinh nghiệm tổ chức kiện nhiều nước giới người ta sử dụng kết hợp nhiều loại phương tiện khác như: máy bay trực thăng, xuồng, du thuyền, tàu thủy, xe ngựa kéo, ngựa, xe đạp…thậm chí (ví dụ tổ chức lễ hội ngơi chùa núi cao chẳng hạn, điều chắn khách mời cho dù phải tham gia với khoảng cách định) 3.1.3 Tổ chức đón khách khách sử dụng phương tiện vận chuyển công cộng Trong trường hợp này, người có trách nhiệm đón khách nên tham khảo quy trình sau: Có mặt điểm đón trước 15 phút so với kế hoạch Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách Cầm bảng đón khách (nếu cần) Nhận diện đón xác đồn khách Chào khách lịch sự, vui vẻ Giới thiệu tên người đón Làm quen với trưởng đồn (nếu có) Làm quen với thành viên khác đồn Kiểm tra xác thơng tin thực tế so với danh sách đoàn 10 Phối hợp với khách việc kiểm tra hành lý, tư trang cá nhân 11 Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có) 12 Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận 13 Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, thành viên đồn (nếu có kịch bản) 14 Mời xếp khách lên xe 15 Kiểm tra xác số lượng khách lại lần cuối 16 Thơng báo khởi hành với lái xe đồn khách 17 Chào mừng đồn khách cung cấp thơng tin - Giới thiệu đầy đủ thông tin Ban tổ chức kiện - Hỏi thăm, quan tâm khách - Giới thiệu khái quát chương trình kiện - Cung cấp thông tin ban đầu cho khách - Thuyết minh đường - Giới thiệu địa điểm tổ chức kiện/ nơi khách bố trí ăn nghỉ - Thống quy trình nhận buồng sở lưu trú với đoàn khách 3.2 Dịch vụ ăn uống Ngoại trừ hình thức ăn uống mang tính chất đơn giản tiệc cofeebreak (tiệc nhẹ giải lao hội thảo/ hội nghị), hay loại tiệc rượu (chỉ có đồ ăn nhẹ thường chế biến sẵn/ đồ ăn nhanh) doanh nghiệp tổ chức kiện có Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 58 thể đứng để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phục vụ ); Còn hình thức ăn uống khác, nhà tổ chức kiện phải thông qua nhà cung ứng dịch vụ ăn uống trung gian để tiến hành phục vụ khách Như vậy, cung ứng dịch vụ ăn uống tổ chức kiện có hai hình thức bản: - Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ nhà cung ứng bổ trợ - Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách Trước tiên, công việc liên quan đến việc lập kế hoạch kết hợp với nhà cung ứng dịch vụ ăn uống, cơng việc như: Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ ăn uống; Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ ăn uống; Thương lượng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính xử lý cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống Công việc bao gồm số nội dung sau: Kiểm tra thống thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng tiêu chuẩn: - Thực đơn phong phú, đa dạng, - Đảm bảo yêu cầu mặt dinh dưỡng bữa ăn hiệu kinh tế - Cơ cấu ăn hợp lý - Đảm bảo có ăn đặc sản địa phương - Thực đơn phải thay đổi bữa - Không đưa nhiều ăn lạ vào bữa ăn - Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay yêu cầu đặc biệt khách - Ghi rõ số lượng ăn bữa - Lượng thức ăn cần dùng bữa Thơng báo xác địa điểm thời gian diễn bữa ăn đoàn - Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt nhà hàng nơi diễn bữa ăn đoàn - Đảm bảo vệ sinh - Bố trí bàn ăn chu đáo - Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn nhà hàng, khách sạn - Đón khách xếp khách vào bàn ăn chu đáo Thông báo rõ ràng thực đơn bữa ăn - Hướng dẫn cách ăn cho khách ăn lạ - Đảm bảo vệ sinh - Giới thiệu ăn đặc sản địa phương (nguyên liệu, cách chế biến) - Chúc khách ăn ngon miệng - Xử lý vấn đề phát sinh Thông tin phản hồi chất lượng cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng - Ký xác nhận số lượng suất ăn + đồ uống (nếu có) Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 59 - Thanh tốn + lấy hóa đơn (nếu ăn nhà hàng bên khách sạn) - Thống thực đơn, ăn suất ăn cho bữa ăn nhà hàng (nếu có) 3.3 Dịch vụ lưu trú Tương tự cung ứng dịch vụ vận chuyển, nhà tổ chức kiện có nhiệm vụ phải thu xếp dịch vụ lưu trú cho khách Trong trường hợp nội dung cơng việc quy trình chung (Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ lưu trú; Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ lưu trú; Thương lượng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính xử lý cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trú) nhân viên phụ trách kiểm soát việc cung ứng dịch vụ lưu trú cần ý cơng việc có liên quan đến việc nhận buồng (check in) trả buồng khách (check out) 3.3.1 Quy trình việc tổ chức nhận buồng Liên hệ với lễ tân việc nhận buồng trước đoàn đến sở lưu trú Xác nhận xác số phòng, loại buồngvà thủ tục nhận phòng Cung cấp danh sách xác đồn khách cho khách sạn Vận chuyển bàn giao hành lý cho khách Phối hợp với lễ tân, trưởng đoàn (nếu cần) để nhanh chóng, xác hồn tất thủ tục nhận buồng Nhận xác sơ đồ buồng, chìa khóa, phiếu dịch vụ miễn phí… từ lễ tân Kiểm tra cẩn thận thông tin liên quan đến dịch vụ khách sạn Phát chìa khóa cho khách theo danh sách bố trí từ trước, thơng báo nội dung chương trình kiện Đánh dấu xác số buồng khách vào danh sách đoàn 10 Giao hành lý cho nhân viên khuân vác theo danh sách buồng phân cơng (nếu có) 11 Phát danh thiếp, tập gấp khách sạn cho khách 12 Giới thiệu dịch vụ khách sạn (hay sở lưu trú) 13 Vị trí dịch vụ 14 Cách thức sử dụng dịch vụ 15 Giải nhanh công việc tồn liên quan đến việc nhận buồng thủ tục đăng ký tạm trú cho khách 3.3.2 Quy trình chung việc tổ chức trả buồng Thơng báo cho lễ tân xác ngày, trả phịng Thời gian cách thức toán dịch vụ đoàn Giờ báo thức khách (nếu cần) Thơng báo xác ngày, trả buồng Hoàn tất thủ tục trả buồng Thời gian cụ thể mang hành lý khỏi buồng Thanh toán đầy đủ dịch vụ phát sinh khách sử dụng (không nhà tổ chức kiện chi trả) Kiểm tra cẩn thận giấy tờ cá nhân Lấy tiền, giấy tờ để hộp an toàn buồng quầy lễ tân 10 Hoàn tất thủ tục toán với khách sạn sở lưu trú (nếu có) Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 60 11 Thông báo cho lái xe đón khách 12 Yêu cầu khách kiểm tra cẩn thận lại toàn hành lý trước rời khỏi buồng 13 Khóa cửa buồng trả lại chìa khóa quầy lễ tân 14 Yêu cầu khách tập trung đầy đủ khu vực tiền sảnh khách sạn đến việc kiểm tra buồng nhân viên buồng kết thúc 15 Đề nghị khách vận chuyển hành lý xe 16 Sắp xếp khách lên xe theo sơ đồ chỗ ngồi 17 Khẳng định lần cuối du khách khơng qn thứ 18 Giải nhanh chóng vấn đề phát sinh (nếu có) 19 Thơng báo rời khỏi khách sạn/ sở lưu trú 3.4 Các dịch vụ khác Tổ chức mạng lưới thông tin, liên lạc kiện bao gồm nhóm cơng việc chính: - Thơng tin nội (cho thành phần tham gia tổ chức kiện) - Các tài liệu bảng dẫn cho thành phần tham gia kiện - Cung ứng dịch vụ thông tin liên lạc cho khách Tài liệu hướng dẫn cho kiện tài liệu phát cho khách mời nhằm cung cấp thông tin cần thiết kiện như: - Chương trình/ diễn biến kiện - Bản đồ địa điểm tổ chức kiện (đây yêu cầu gần bắt buộc kiện lớn có nhiều hoạt động diễn nhiều nơi) - Các hoạt động phụ trợ/ thông tin kiện Các bảng dẫn kiện phần quan trọng hỗ trợ cho trình giao tiếp ban tổ chức kiện với thành phần khác tham gia kiện Có nhiều loại bảng dẫn với mục đích khác nhau: - Bảng dẫn giao thông, lối vào, lối ra, chiều cao giới hạn… - Các bảng dẫn địa điểm tổ chức kiện, giống sơ đồ/ đồ đơn giản dẫn cho khách mời tham gia kiện - Bảng dẫn dịch vụ (ví dụ dẫn nơi đỗ xe miễn phí, dẫn khu vực vệ sinh, dẫn khu vực dành cho người hút thuốc…) - Bảng dẫn mang tính cảnh báo (ví dụ khu vực kỹ thuật/ khu vực nguy hiểm/ khu vực dành riêng cho khách VIP/ khu vực cấm hút thuốc…) - Bảng dẫn vị trí (ví dụ: bàn đón tiếp/ đoàn chủ tịch/ thư ký…) Các dịch vụ thơng tin liên lạc mà kiện thường địi hỏi như: - Mạng Internet: nhà tổ chức kiện phải tính tốn số ổ cắm mạng, dung lượng đường truyền… Ngồi sử dụng hình thức Wifi (mạng khơng dây cho máy tính xách tay) phải tính tốn nơi đặt thiết bị để đảm bảo phủ sóng đến với khách hàng - fax, đường truyền thông tin đặc biệt (ví dụ cho truyền hình trực tiếp)… Tham khảo: Quy trình phục vụ Tiệc Chuẩn bị: tùy theo hình thức tiệc Hội nghị - hội thảo: Trong giấy báo tiệc cần có thơng tin: - Kiểu đặt phòng họp - Số người dự họp Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 61 - Người đại diện, tổ chức tiệc - Thời gian bắt đầu, kết thúc - Giờ giải lao, ăn trưa, ăn tối - Địa điểm tổ chức - Trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm cần thiết Tiệc tự chọn/ đặt trước: cần thông tin - Thực đơn thức uống - Chương trình buổi tiệc Họp ngắn: cần thông báo thông tin: - Kiểu hội nghị, kiểu tiệc, tên công ty, nội dung kiện, tên chủ tiệc người đại diện, thời gian phục vụ - Số người tham sự, hình thức giải lao, số lượng ăn, thức uống - Các trang thiết bị, dụng cụ, sản phẩm, quà tặng (nếu có) - Phân công công việc, hướng dẫn thực hiện, sơ đồ phịng họp, check list Triển khai cơng việc - Xác định thời gian hoàn tất đặt, trang trí, đảm bảo an tồn, vệ sinh - Tham khảo ý kiến chủ tiệc, có thay đổi cần tiến hành liên hệ nhân viên nhận tiệc - Liên hệ đến phận khác liên quan, chuẩn bị thực theo tiến độ yêu cầu Phục vụ Tiệc (Hội nghị, Teabreak, Cooctail, Buffet, Tiệc Á đặt trước ) Kết thúc thu dọn IV Đảm bảo an toàn - an ninh 4.1 An toàn 4.2 An Ninh 4.3 Tổ chức xử lý trường hợp khẩn cấp Sự cố tổ chức kiện gì? Sự cố tổ chức kiện hiểu việc phát sinh diễn ngồi kế hoạch chuẩn bị nhà tổ chức kiện Sự cố tổ chức kiện đa dạng, chí loại hình kiện với quy mơ tương tự nhau, tiến hành triển khai thực tế xuất cố hoàn toàn khác Theo tính chất vấn đề ảnh hưởng cố chia cố thành nhóm sau: - Các cố có liên quan đến chủ đề kiện - Các cố có liên quan đến vấn đề an ninh, an tồn, vệ sinh tổ chức kiện Dự tính xử lý cố có liên quan đến chủ đề kiện Trong q trình dự tính xử lý cố liên quan đến chủ đề kiện lưu ý nội dung sau: - Ln tìm hiểu cách kỹ lưỡng yếu tố ảnh hưởng đến kiện: Đối với kiện cụ thể yếu tố ảnh hưởng thường đa dạng; Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 62 + Các trường hợp khác hai bên thỏa thuận - Một bên có quyền định tạm dừng thực hợp đồng lỗi bên gây kiện bất khả kháng phải báo cho bên biết văn bàn bạc giải để tiếp tục thực hợp đồng ký kết; trường hợp bên tạm dừng khơng thơng báo mà tạm dừng gây thiệt hại phải bồi thường cho bên bị thiệt hại 8.2 Hủy bỏ hợp đồng: - Một bên có quyền hủy bỏ hợp đồng có lý hợp lý thống trường hợp bồi thường thiệt hại bên vi phạm hợp đồng - Bên hủy bỏ hợp đồng phải thông báo cho bên biết việc hủy bỏ; không thông báo mà gây thiệt hại cho bên bên huỷ bỏ hợp đồng phải bồi thường - Khi hợp đồng bị huỷ bỏ hợp đồng khơng có hiệu lực kể từ thời điểm bị huỷ bỏ bên phải hoàn trả cho tài sản tiền - Trong trường hợp bên A hủy hợp đồng phải bồi thường dịch vụ mà bên B thực theo đơn giá thỏa thuận danh mục dịch vụ (kèm theo) Điều 9: Tranh chấp giải tranh chấp: - Trong thời gian thực hợp đồng, xảy bất đồng, tranh chấp hai bên hai bên hợp tác giải thơng qua thương lượng hồ giải - Trường hợp, hai bên không tự giải đưa Toà án kinh tế thành phố Hà Nội giải quyết, phán Toà án kết luận cuối hai bên, lỗi bên gây nên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật bồi hồn phí tổn Điều 10: Điều khoản chung: 10.1 Hợp đồng tất tài liệu, thông tin liên quan đến hợp đồng bên quản lý theo quy định hành Nhà nước bảo mật 10.2 Hai bên cam kết thực nghiêm túc Điều, khoản thoả thuận hợp đồng 10.3 Mọi trường hợp sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải thống hai bên phải lập thành văn có chữ ký Người đại diện hợp pháp hai bên 10.4 Hợp đồng gồm … Trang (có đóng dấu giáp lai hai bên) lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý nhau, Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 10.5 Hiệu lực hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký lý sau bên hoàn tất nghĩa vụ nêu hợp đồng ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 77 Phụ lục Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ song ngữ -CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ************** HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ Service Supply Contract Số/No: … Hôm nay, ngày … tháng … năm …, chúng tơi gồm có This service supply contract is made on ……… by and between Bên A (Bên đặt hàng) Địa chỉ/Address: Người đại diện/represented by : Chức vụ/ Title: MST/ Tax code: Bên B: (Bên thực hiện) Địa chỉ/ Adress: Người đại diện/Represented by : Chức vụ/ Title: MST/Tax code: Nay bên hợp đồng sau/ Contract as follows: Điều 1: NỘI DUNG DỊCH VỤ THỰC HIỆN/ EVENT Công ty đồng ý chọn công ty thay mặt thực việc ………… công ty ……… / ……….company assigns .to implement…… at/in…… Thời gian, địa điểm tần suất thực hiện/ Time, place, capacity: Thời gian: Từ ngày … đến ngày ……/ Time: From …… to …… Địa điểm/ Venue: …… Bên B cung cấp/ Party B supply: 22 PGs ngoại hình đẹp, cao >1.65m, có kinh nghiệm, làm theo ca từ 8:00 đến 14:30 14:30 đến 21:00 ngày diễn hội chợ, 11 PG/ca/ over 165cm,good looking, experienced , working time: shift 8:00 - 14:30, shift 14:30 - 21:00 during days of trade show, 11 PGs/shifts MC ngoại hình khá, khéo léo, có kinh nghiệm làm hoạt náo từ 18:00 đến 21:00 suốt ngày diễn hội chợ, MC /ca/ good looking, skillful ,experienced, MC/shift, working time from 18:00 to 21:00 during days of trade show, MC/shift Ban nhạc teen biểu diễn từ 19:30 đến 20:30 suốt ngày diễn hội chợ/ teen band perform from 19:30 to 21:30 during days of trade show Quản lý nhân sự, làm từ 8:00 đến 21:00 ngày diễn hội chợ, quản lý vấn đề chấm công, thời gian, tác phong làm việc, đồng phục nhân sự/ Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 78 Supervisor,working time from 8:00 to 21:00 during days of trade show, manage all staff on working time, working attitude, uniform, mark work points Điều 2: GIÁ TRỊ DỊCH VỤ – PHƯƠNG THỨC THANH TỐN/ SERVICE VALUE – PAYMENT METHOD 2.1 Gíá dịch vụ Service Value …… VND Thuế GTGT 10% / VAT: ………… VND Tổng Cộng/ Total: …… VND (Bằng chữ: ………) (In words: ………… ) Đính kèm bảng kê chi tiết báo giá phần không tách rời hợp đồng The detailed quotation is attached and is a part of this contract letter 2.2 Phương thức toán/payment method Bên A toán 50% trị giá dịch vụ ký kết hợp đồng Party A shall make payment 50% of the service value after contract letter signed Bên A toán cho bên B 50% giá trị dịch vụ lại sau bên B thực xong dịch vụ theo yêu cầu hợp đồng bên A nhận hoá đơn GTGT hợp lệ bên B Party A shall make payment of 50% of the service value after Party B has implemented the service and Party A shall receive the invoice from Party B Thanh toán tiền mặt/ Pay in cash Điều 3: THỜI HẠN THỎA THUẬN/ CONTRACT DURATION: 3.1 Thời gian hiệu lực hợp đồng: Bắt đầu từ hợp đồng ký kết đến toán hợp đồng The contract is valid from the contract is signed to it is paid including this date 3.2 Trong trường hợp hết thời gian hiệu lực ghi hợp đồng mà bên A chưa toán dứt điểm khoản tiền liên quan đến hợp đồng thời gian hiệu lực hợp đồng triển hạn khỏan tiền toán dứt điểm cho bên B hợp đồng đựơc hai bên A B coi lý In case, the contract expires but party A has not done the payment related to the contract to party B, the valid term of the contract will be automatically extended until the payment is completed done Simultaneously, both parties agree that the contract has automatically been liquidated 3.3 Trường hợp hai bên vi phạm điều khoản hợp đồng phụ lục văn bổ sung đính kèm có liên quan đến hợp đồng bên bị vi phạm quyền chấm dứt trước thời hạn Bên vi phạm phải bồi thường cho bên bị vi phạm thiệt hại việc vi phạm gây In case, any party breaks any term and condition of this contract or any Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 79 appendix or any enclosed document concerning this contract; the other party shall have right to terminate this contract before the valid term of the contract The offender must pay damages to the other party Điều 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A / RIGHT AND OBLIGATIONS OF PARTY B: Quyền lợi/Right: a) Nhận dịch vụ tốt đầy đủ bên B cung cấp Receive the best and full service from Party B b) Phối hợp với bên B giải vấn đề phát sinh xảy chương trình hội chợ thuộc trách nhiệm bên A./Coordinate with party B to solve overhead problems during the trade fair within the responsibility of part A Nghĩa vụ/ Obligations : Thanh toán cho bên B theo thoả thuận To make payment to party B as agreed Cung cấp nội dung chương trình huấn luyện kiến thức sản phẩm cho nhân viên (nếu có) To supply the content of the project, train product knowledge for staffs (if any) Điều 5: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B / RIGHT AND OBLIGATIONS OF PARTY A: Quyền lợi/ right: a) Nhận toán bên A điều To receive payment as mentioned in Article b) Phối hợp với bên A giải vấn đề phát sinh xảy chương trình hội chợ thuộc trách nhiệm bên B/.Coordinate with party A to solve overhead problems during the trade fair within the responsibility of part B Nghĩa vụ/ Obligations : Bảo đảm nhân cung cấp cho bên A chất lượng yêu cầuc/ Ensure a sufficient good quality PG supply to Party A Hợp đồng lập thành hai (02) song ngữ Việt – Anh, đóng dấu ký đại diện có thẩm quyền bên có giá trị nhau, bên giữ (01) This contract has two (02) original copies: In bilingual Vietnamese and English which are stamped and signed by the parties’ duty authorized representatives All have the same value Each party keeps one (01) original copy ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 80 Phụ lục mẫu lý hợp đồng (mẫu 1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - THANH LÝ HỢP ĐỒNG Số: …… /2008 Căn theo nội dung Hợp đồng kinh tế số …………… ký ngày Tháng năm 2008 Công ty ………………… Công ty ……………………… Căn vào việc thực hợp đồng hai bên; Hôm nay, ngày tháng ……… năm 2008 Tại …… , chúng tơi gồm có: Đại diện bên thuê tổ chức kiện (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ABCD - Địa trụ sở chính: Tổ 12 phường Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội - Người đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty - Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 - Email: ABCVN@yahoo.com.vn - Tài khoản số: 111111111222 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dương, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Người đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trưởng phòng nghiệp vụ (Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 …………………ký đóng dấu) - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Sau tiến hành thực hợp đồng, hai bên thống lý hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: Nội dung lý Bên B tổ chức chương trình …………… cho Bên A NTD………… Chương trình thực theo hợp đồng ký Nay hai bên thống lý hợp đồng theo nội dung ký kết Trong trình thực chương trình có phát sinh số chi tiết hai bên giải quyết: - Phát sinh chi phí bên B thuê dây điện & ổ cắm điện cho 100 máy tính cho bên A : 000000000000000000 đồng (Bằng chữ: trăm triệu….) ( chưa Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 81 VAT) - Bên A trừ chi phí giấy phép theo hợp đồng khơng có banner treo ngồi mặt đường NTĐ ………… bên B : ……… ( chữ : ………………… ) (chưa VAT) Chi tiết : Đơn vị tính: Vnđ Chi phí phát sinh tăng (+) Chi phí phát sinh giảm (-) Tổng chi phí phát sinh (chưa có VAT) VAT Tổng chi phí phát sinh (bao gồm VAT) Bằng chữ: Bảy triệu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn (đã có VAT) Điều 2: Giá trị lý hình thức toán 2.1 Giá trị lý hợp đồng: Giá trị lý theo hợp đồng ký: ……………… đồng Tổng số tiền phát sinh : …………………… đồng Tổng giá trị lý Hợp đồng: ………………… đồng (Bằng chữ: ……………………………….) 2.2 Hình thức tốn: - Bên A tạm ứng cho bên B 50% giá trị hợp đồng tạm tính, tương đương số tiền ………………… đồng (…………………… đồng chẵn) - Số tiền lại Thanh lý là:……………… đồng (…………………………… đồng chẵn), Bên A toán cho Bên B vòng 07 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ Hóa đơn Thanh lý Hợp đồng Bên B Điều 3: Điều khoản chung - Hai bên cam kết thực nghiêm chỉnh điều khoản lý - Sau hai bên hoàn tất thủ tục Thanh lý Thanh toán, vấn đề liên quan đến hợp đồng khơng cịn giá trị pháp lý - Thanh lý hợp đồng làm thành 04 (bốn) tiếng Việt có giá trị pháp lý Bên A giữ hai bản, bên B giữ hai ĐẠI DIỆN BÊN A Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II ĐẠI DIỆN BÊN B Trang 82 Phụ lục Mẫu biên nghiệm thu lý hợp đồng -CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - THANH LÝ HỢP ĐỒNG Số: …… /2008 Căn theo nội dung Hợp đồng kinh tế số …………… ký ngày Tháng năm 2008 Công ty ………………… Công ty ……………………… Căn vào việc thực hợp đồng hai bên; Hôm nay, ngày tháng ……… năm 2008 Tại …… , chúng tơi gồm có: Đại diện bên thuê tổ chức kiện (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ABCDE - Địa trụ sở chính: Tổ 12 phường Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội - Người đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty - Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 - Email: ABCVN@yahoo.com.vn - Tài khoản số: 111111111222 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dương, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Người đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trưởng phòng nghiệp vụ (Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 …………………ký đóng dấu) - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Sau tiến hành thực hợp đồng, hai bên thống lý hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: Nội dung công việc Bên A định cho bên B đơn vị thực cung cấp hạng mục nhân sự, vật dụng cho kiện …… diễn từ ngày …… …… Điều 2: Thực Căn nội dung hợp đồng, bên B hoàn tất hạng mục theo thời gian, địa đIểm đầy đủ yêu cầu ghi hợp đồng cung cấp dịch vụ số …… Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 83 Điều Giá trị lý hợp đồng 3.1 Giá trị hợp đồng a Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: …… VND b Chi phí phát sinh tăng cụ thể sau: STT Nội dung Số tiền (VNĐ) Bồi dưỡng cho helper ngày đầu làm việc Thưởng cho PG đêm giao lưu Cộng tổng c Chi phí phát sinh giảm: STT Nội dung Số tiền (VNĐ) Giảm tiền thuê MC Thu Thủy Cộng tổng d Tổng chi phí phát sinh thực tăng: …… VND Phí quản lý VAT: ……… VND e Giá trị hợp đồng (a+d): …… VND bao gồm VAT Bằng chữ: Sáu mươi mốt triệu ba trăm hai mươi bảy ngàn bốn trăm đồng chẵn 3.2 Nghĩa vụ toán: Bên A tạm ứng cho bên B: …… VND( Ba mươi triệu hai trăm mười ba ngàn bảy trăm đồng chẵn) Số tiền lại bên A phải toán cho bên B: ……… Bằng chữ:……… Điểu Kết luận Hai bên thống nghiệm thu hợp đồng cung cấp dịch vụ số ……… Biên nghiệm thu lý hợp đồng để kết thúc hợp đồng cung cấp dịch vụ số 21/11/07 /YPR_TN Bên A toán nốt tồn số tiền cịn lại ……… (…………) cho Bên B sau nhận hoá đơn tài theo hợp đồng hai bên Biên nghiệm thu lý hợp đồng lập thành hai bản, bên giữ 01 có hiệu lực pháp lý ngang ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 84 Phụ lục Biên xác nhận phát sinh -CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ************** BIÊN BẢN XÁC NHẬN PHÁT SINH Số: ……… Hôm nay, ngày… tháng… …năm …… gồm: Bên A: …… Địa : …… Đại diện : …… Chức vụ : ……… MST : ……… Bên B: ……… Địa : …………… Đại diện : …………… Chức vụ : ……………… MST : …………… Điều Nội dung công việc Bên A định cho bên B đơn vị thực ………… ……… Điều Thực Căn nội dung hợp đồng, bên B hoàn tất hạng mục theo thời gian, địa đIểm đầy đủ yêu cầu ghi hợp đồng cung cấp dịch vụ số ………… Điều Giá trị lý hợp đồng 3.1 Giá trị hợp đồng Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: ……… VND b Chi phí phát sinh tăng cụ thể sau: STT Nội dung Số tiền Ghi (VNĐ) In thêm 120m cờ dây Tin 10 standee banner 0.6m*1.6m PP Cho thuê 10 chân đứng standee Phát sinh may đồng phục PG chiều 7/9 MC đêm 7/9 Ca sĩ đêm 7/9 Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 85 Âm ánh sang chiều 7/9 Cộng tổng c Tổng chi phí phát sinh thực tăng: ……… Phí quản lý VAT (12% + 10%): ……………… e Giá trị hợp đồng thực tế (a+c): ………… VND bao gồm VAT Bằng chữ: Bảy mươi mốt triệu trăm tám chín ngàn bốn trăm năm mươi sáu đồng Điều Kết luận Hai bên thống khoản chi phí phát sinh Bên A tốn nốt tồn số tiền cịn lại ……… VND (gồm 50% giá trị hợp đồng …… VND số tiền phát sinh ………VND) cho Bên B sau nhận hoá đơn tài theo hợp đồng hai bên Biên xác nhận phát sinh lập thành hai bản, bên giữ 01 ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 86 Phụ lục Hợp đồng nhà cung cấp -CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: …… HĐKT (V/v biểu diễn nghệ thuật …………….) - Căn vào Bộ Luật dân hành số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực ngày 01/01/2006 Bộ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam - Căn vào nhu cầu khả đáp ứng bên Hôm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2008 trụ sở Công ty Tổ chức kiện thương mại du lịch VICEP (ETV), chúng tơi gồm có: I CÁC BÊN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG: Đại diện bên thuê biểu diễn (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Người đại diện: Ông Nguyễn Việt Tú - Chức vụ: Giám đốc - Điện thoại: 043 2342345 - Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Đại diện bên nhận biểu diễn (Bên B): - Họ tên: - Số CMT (hoặc hộ chiếu): - Địa - Điện thoại… Sau xem xét đàm phán kỹ, Hai bên thống ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với nội dung sau đây: Điều 1: Nội dung công việc Bên B nhận cung cấp ca sĩ ………………biểu diễn chương trình ………… bên A tổ chức Địa điểm : …………… Thời gian từ : …………… Nội dung : Biểu diễn ca nhạc ( có danh sách hát kèm theo) Tổng cộng chi phí bên A phải trả cho bên B : ………… VNĐ ( Không bao gồm loại thuế theo quy định pháp luật VN ) Số tiền viết chữ : ………………………… Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 87 Điều Trách nhiệm bên 2.1 Trách nhiệm bên A : - Đảm bảo tư cách tổ chức biểu diễn phù hợp với quy định giấy phép quan chức quản lý ban hành cấp phép - Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng , sân khấu chuyên nghiệp - Cung cấp thơng tin chương trình trước khai mạc chương trình 48 - Đảm bảo an ninh trật tự khu vực tổ chức - Thanh toán đầy đủ chi phí theo thỏa thuận (điều 1) 2.2 Trách nhiệm bên B : - Cung cấp cho bên A danh sách tiết mục tham gia chương trình - Biểu diễn với nội dung chương trình bên A thỏa thuận duyệt - Đến thỏa thuận.Trang điểm trang phục phù hợp với quy định văn hóa hoạt động nghệ thuật biểu diễn Điều Thanh toán - Phương thức toán: tiền mặt; Đồng tiền toán: Việt Nam đồng - Bên A toán cho bên B số tiền sau ký kết hợp đồng số tiền là: ………………… Bằng chữ :(Hai triệu đồng chẵn) Số tiền lại ………… (Ba triệu tám trăm ngàn đồng chẵn) bên A tóan cho bên B chậm ngày sau kết thúc chương trình ( Ngày 9/09/2008) Điều Điều khoản hủy bỏ, vi phạm hợp đồng 4.1 Đối với bên A : - Nếu bên A thông báo hủy hợp đồng phải bồi thường cho bên B sau: + Trước 03 ngày: bồi thường 50% giá trị hợp đồng + Trước 01ngày: bồi thường 70% giá trị hợp đồng + Trước khai mạc chương trình phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng - Bên A có quyền đòi bên B bồi thường bên B biểu diễn tiết mục không với thỏa thuận, không phù hợp với quy định văn hóa biểu diễn nghệ thuật bên B làm chậm tiến trình chương trình dẫn đến chương trình bị gián đoạn phải kết thúc sớm kế hoạch kịch Mức bồi thường dao động từ 30% đến 100% thương lượng hai bên dựa vào thiệt hại xảy 4.2 Đối với bên B: - Nếu bên B đến muộn từ 10 phút đến 20phút so với thỏa thuận (khơng có lý đáng) phải bồi thường 20% giá trị hợp đồng - Nêú bên B đến muộn từ 20phút đến 60phút so với thỏa thuận ( khơng có lý đáng) phải bồi thường 50% giá trị hợp đồng - Nếu bên B đến muộn sau 60phút so với thỏa thuận( khơng có lý đáng) đơn phương hủy bỏ hợp đồng mà khơng có chấp thuận bên A phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 88 - Nếu bên B thông báo hủy hợp đồng phải toán lại cho bên A số tiền nhận lần (nếu có) bồi thường cho bên A sau: + Trước 03 ngày : bồi thường 50% giá trị hợp đồng + Trước 01ngày : bồi thường 100% giá trị hợp đồng + Trước khai mạc chương trình phải bồi thường 200% giá trị hợp đồng Điều Điều khoản chung - Hai bên cần chủ động thông báo cho tiến độ thực hợp đồng, có vấn đề phát sinh hai bên phải kịp thời thông báo cho biết bàn bạc tích cực giải sở thương lượng Trường hợp có tranh chấp khơng tự giải thi hai bên khiếu nại tới Tòa án kinh tế TP.HCM định Tòa án phán cuối cùng.Các chi phí thẩm định, kiểm tra, xác minh lệ phí bên có lỗi chịu - Hai bên xem xét kỹ điều khoản hợp đồng đồng ý ký kết - Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến ngày toán thời gian kết thúc nội dung chương trình nêu ( Điều 1) - Hợp đồng làm thành 03 bản, bên A giữ 02 , bên B giữ 01 tất có giá trị ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Giáo trình Tổ chức kiện Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 89 Phụ lục Thông báo thực khuyến mại -CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV Số: 234/TB - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày…… tháng… năm 2008 THÔNG BÁO THỰC HIỆN KHUYẾN MẠI Kính gửi: SỞ THƯƠNG MẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI - Tên Doanh nghiệp : - Địa trụ sở chính: - Điện thoại: Fax - Mã số thuế: - Số tài khoản: Văn phòng Asiasoft Hà Nội Địa chỉ: Đại Diện: Chức Vụ: Giấy phép đăng ký kinh doanh số: …………… Sở Kế hoạch đầu tư cấp ngày … tháng năm ………… - Người liên hệ: ……………… Điện thoại: ……………… Căn Luật Thương mại, Nghị định số 37/2006/NĐ-CP ngày tháng năm 2006 Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại hoạt động xúc tiến thương mại, Thông tư liên tịch số 07/2007/TTLT-BTM-BTC ngày 06 tháng năm 2007 hướng dẫn thực số điều khuyến mại hội chợ, triển lãm thương mại, ……………………… thông báo chương trình khuyến mại sau: Tên chương trình khuyến mại: " ………………………… " Địa bàn khuyến mại: ……………… Hình thức khuyến mại: ………………… Thời gian khuyến mại: …………………… Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: …………………… Hàng hóa, dịch vụ khuyến mại: ………………………… Khách hàng chương trình khuyến mại: ……………………… Cơ cấu giải thưởng: (tài liệu đính kèm) Tổng giá trị hàng hóa dùng để khuyến mại: …………… VNĐ Nội dung chi tiết chương trình khuyến mại: (thơng tin đính kèm) Cơng ty ……………………… thơng báo đến Quý Cục cam kết thực hồn tồn chịu trách nhiệm chương trình khuyến mại theo qui định pháp luật hành ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Đóng dấu ghi rõ họ tên) Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lưu Văn Nghiêm – Tổ chức kiện – NXB ĐHKTQD Nguyễn Vũ Hà – Bài giảng tổ chức kiện – Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội - 2009 Đinh Thuý Hằng – PR kiến thức đạo đức nghề nghiệp – NXB Lao động xã hội Lưu Kiếm Thanh – Kỹ tổ chức kiện – Học viện hành quốc gia Hà Nội – 2007 Giáo trình Nghiệp vụ phục vụ ăn uống, Trịnh Xuân Dũng, Vũ Thị Hoà, Nhà xuất Thống kê Hà Nội, 2005 Giáo trình Nghiệp vụ Nhà hàng, Hội đồng cấp chứng Nghiệp vụ du lịch Việt Nam, Nhà xuất Thanh niên Giáo trình Nghiệp vụ Nhà hàng, Dự án Lux (tái lần 2), Nhà xuất Thanh niên Managing Food & Berverage service, Đại học Mỏ Hà Nội, 1997 Phục vụ ăn uống Du lịch, Roy Hayter, Tài liệu dịch Trường Cao đẳng Du lịch Hà nội, Nhà xuất Thống kê, 2001 10 Tổ chức Kinh doanh Nhà hàng, Trịnh Xuân Dũng, Nhà xuất Lao động - Xã hội, 2003 11 Tập quán vị ăn uống số nước - Thực đơn nhà hàng, Trịnh Xuân Dũng, Hoàng Minh Khang, 2000 12 Tổ chức Quản lý Kinh doanh Khách sạn - Nhà hàng, Trương Sỹ Quý, Trung tâm đào tạo từ xa Đại học Huế, 1996 13 The Restaurant, from Concept to Operation - John Wiley & Son, Donald E Lundberg, John R.Walker, 1993 Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 91 ... tác tổ chức kiện nội nhà tổ chức kiện: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 67 - Tổng... 4.1 An toàn 4 .2 An Ninh 4.3 Tổ chức xử lý trường hợp khẩn cấp Sự cố tổ chức kiện gì? Sự cố tổ chức kiện hiểu việc phát sinh diễn ngồi kế hoạch chuẩn bị nhà tổ chức kiện Sự cố tổ chức kiện đa dạng,... tổ chức kiện có Giáo trình Tổ chức kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 58 thể đứng để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phục vụ ); Cịn hình thức ăn uống khác, nhà