Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Tổ chức sự kiện nhằm giúp sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản về cách thức tổ chức sự kiện. Môn học này được biên soạn theo chương trình cao đẳng kỹ thuật chế biến món ăn do nhóm giáo viên khoa Kinh tế - Du lịch trường Cao đẳng cơ giới Ninh Bình biên soạn nhằm cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về công tác tổ chức sự kiện.
BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ: KỸ THUẬT CHẾ BIẾN MĨN ĂN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐTCGNB ngày…….tháng….năm 20 của Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình, năm 2018 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép dùng ngun bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm LỜI NĨI ĐẦU Hoạt động tổ chức sự kiện có từ rất sớm trong lịch sử nhân loại và đóng vai trị quan trọng trong đời sống của con người. Theo dịng thời gian, hoạt động này diễn ra ngày càng thường xun hơn trên nhiều lĩnh vực, từ quy mơ nhỏ đến cực lớn và từ đơn giản đến rất phức tạp. Ở các nước phát triển như Mỹ, Anh, Pháp, Úc và các nước được mệnh danh là “con rồng của châu Á” như Nhật Bản, Trung Quốc hay các nước láng giếng như Singapore, Thái Lan tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành cơng nghiệp tăng trưởng có tính chun nghiệp, trong mơi trường ngày càng biến đổi phức tạp và địi hỏi khắt khe Tại Việt Nam, tổ chức các lễ hội truyền thống đã có từ rất lâu đời ở mọi vùng dân cư. Nhưng hoạt động này chưa tồn tại với tư cách một ngành, mà mới chỉ là hoạt động có tính kinh nghiệm và mọi thành viên của cộng đồng cùng chung tay. Tuy nhiên, sự phát triển kinh tế, văn hóa xã hội và hội nhập đã buộc hoạt động tổ chức sự kiện ở nước ta phải theo hướng chun nghiệp hóa và tiêu chuẩn hóa. Để đáp ứng địi hỏi về lao động có trình độ chun mơn cao phục vụ trong lĩnh vực này, sinh viên học ngành kỹ thuật chế biến món ăn trình độ cao đẳng cần được trang bị kiến thức và kỹ năng về tổ chức sự kiện Để phục vụ cho cơng tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu ngành kỹ thuật chế biến món ăn, chúng tơi xây dựng giáo trình "Tổ chức sự kiện" nhằm giúp sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản về cách thức tổ chức kiện. Mơn học này được biên soạn theo chương trình cao đẳng kỹ thuật chế biến món ăn do nhóm giáo viên khoa Kinh tế Du lịch trường Cao đẳng cơ giới Ninh Bình biên soạn nhằm cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về cơng tác tổ chức sự kiện. Giáo trình bao gồm 6 chương: Chương 1: Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự tốn ngân sách sự kiện Chương 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Chương 4: Chuẩn bị tổ chức sự kiện Chương 5 : Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện Chương 6: Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện Mặc dù nhóm biên soạn đã có nhiều cố gắng trong q trình biên soạn, nhưng khơng thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Nhóm biên soạn rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của bạn đọc Nhóm biên soạn: Nguyễn Thị Nhung An Thị Hạnh Cao Thị Kim Cúc MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN 2 LỜI NÓI ĐẦU 3 MỤC LỤC 4 CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC 8 Tên môn học: Tổ chức sự kiện 8 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 9 1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 10 1.1. Tổ chức sự kiện 10 1.2. Cac hoat đông tac nghiêp c ́ ̣ ̣ ́ ̣ ơ ban cua t ̉ ̉ ổ chức sự kiện 11 1.3. Cac thanh phân tham gia trong s ́ ̀ ̀ ự kiên ̣ 12 1.4. Đăc điêm cua t ̣ ̉ ̉ ổ chức sự kiện 13 1.5. Sơ lược vê thi tr ̀ ̣ ương tô ch ̀ ̉ ức sự kiên ̣ ở Viêt Nam ̣ 14 2. CAC LOAI HINH S ́ ̣ ̀ Ự KIÊN ̣ 15 2.1. Theo quy mô, lãnh thổ 15 2.2. Theo thời gian 16 2.3. Theo hình thức và mục đích 16 3. NHỮNG YÊU T ́ Ố ẢNH HƯỞNG TỚI TÔ CH ̉ ỨC SỰ KIỆN 16 3.1. Cac yêu tô vi mô ́ ́ ́ ̃ 16 3.2. Cac yêu tô vi mô ́ ́ ́ 17 4. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CUA S ̉ Ự KIÊN ̣ 18 4.1. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện vơi cac thanh phân ́ ́ ̀ ̀ tham gia sự kiên ̣ 18 4.2. Môt sô tac đông c ̣ ́ ́ ̣ ban cua s ̉ ̉ ự kiên đên cac linh v ̣ ́ ́ ̃ ực cua đ ̉ ời sông xa hôi ́ ̃ ̣ 18 4.3. Môi quan hê gi ́ ̣ ưa s ̃ ự kiên va du lich ̣ ̀ ̣ 20 CÂU HỎI ÔN TẬP 20 CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOAN NGÂN SACH S ́ ́ Ự KIỆN 21 1. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN 22 1.1. Muc tiêu cua s ̣ ̉ ự kiên ̣ 22 1.2. Tiêp nhân cac thông tin cua nha đâu t ́ ̣ ́ ̉ ̀ ̀ ư sự kiên ̣ 23 2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 24 2.1. Chủ đề sự kiện là gì 24 2.2. Các ý tưởng cho sự kiện 24 3. LÂP CH ̣ ƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 25 4. LÂP D ̣ Ự TOAN NGÂN SACH TÔ CH ́ ́ ̉ ỨC SỰ KIÊN ̣ 25 4.1. Dự toan ngân sach tô ch ́ ́ ̉ ức sự kiên ̣ 25 4.2. Cac nhom chi phi c ́ ́ ́ ơ ban trong tô ch ̉ ̉ ức sự kiên ̣ 25 4.3. Cac hinh th ́ ̀ ưc lâp d ́ ̣ ự toan ngân sach tô ch ́ ́ ̉ ức sự kiên ̣ 28 4.4. Lâp d ̣ ự toan ngân sach t ́ ́ ổ chức sự kiện theo hinh th ̀ ưc chi phi ́ ́ cô đinh, chi phi biên đôi ́ ̣ ́ ́ ̉ 29 CÂU HỎI ÔN TẬP 30 CHƯƠNG 3: LÂP KÊ HOACH TÔ CH ̣ ́ ̣ ̉ ƯC S ́ Ự KIÊN ̣ 31 1. KHAI QUAT VÊ KÊ HOACH TÔ CH ́ ́ ̀ ́ ̣ ̉ ỨC SỰ KIÊN ̣ 31 1.1. Kê hoach tô ch ́ ̣ ̉ ức sự kiên la gi ̣ ̀ ̀ 31 1.2. Phân loại kế hoạch tổ chức sự kiện 32 1.3. Vai tro cua kê hoach trong tô ch ̀ ̉ ́ ̣ ̉ ức sự kiên ̣ 33 2. NÔI DUNG LÂP KÊ HOACH TÔ CH ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ƯC S ́ Ự KIÊN ̣ 33 2.1 Môt sô yêu câu c ̣ ́ ̀ ơ ban ̉ 33 2.2 Quy trinh chung lâp kê hoach tông thê t ̀ ̣ ́ ̣ ̉ ̉ ổ chức sự kiện 34 CÂU HỎI ÔN TẬP 34 CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TÔ CH ̉ ƯC S ́ Ự KIỆN 35 1. THANH LÂP BAN TÔ CH ̀ ̣ ̉ ỨC SỰ KIÊN ̣ 36 2. LÂP TIÊN ĐÔ CHUÂN BI TÔ CH ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ̉ ỨC SỰ KIÊN ̣ 36 2.1. Bang tiên đô ̉ ́ ̣ 36 2.2. Quy trinh lâp tiên đô cho công tac chuân bi tô ch ̀ ̣ ́ ̣ ́ ̉ ̣ ̉ ức sự kiên ̣ 36 3. CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HANH CHINH ̀ ́ 37 4. CHUÂN BI CAC CÔNG VIÊC CO LIÊN QUAN ĐÊN KHACH M ̉ ̣ ́ ̣ ́ ́ ́ ỜI THAM GIA SỰ KIÊN ̣ 38 4.1. Khai niêm, phân loai khach m ́ ̣ ̣ ́ ời tham gia sự kiên ̣ 38 4.2. Chuân bi va g ̉ ̣ ̀ ửi thiêp m ́ ời/ giây m ́ ời cho khach ́ 39 5. CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 42 5.1. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện 42 5.2. Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện 42 5.3. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện 44 5.4. Các yêu câu khi l ̀ ựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện 44 5.5. Quy trinh l ̀ ựa chon đia điêm t ̣ ̣ ̉ ổ chức sự kiện 45 5.6. Quy trinh chuân bi đia điêm t ̀ ̉ ̣ ̣ ̉ ổ chức sự kiện 45 6. CAC YÊU TÔ C ́ ́ ́ Ơ BAN TRONG TRINH DIÊN S ̉ ̀ ̃ Ự KIÊN ̣ 45 6.1. Không gian thực hiện sự kiện 45 6.2. Người dẫn chương trình và diễn giả 47 6.3. Đạo diễn và dàn dựng sân khấu 47 7. CHUÂN BI VÊ NHÂN L ̉ ̣ ̀ ỰC CHO TÔ CH ̉ ỨC SỰ KIÊN ̣ 49 7.1. Xác định mơ hình tổ chức lao động 49 7.2. Các chức danh trong tổ chức sự kiện 53 8. CHUẨN BỊ HÂU CÂN CHO S ̣ ̀ Ự KIÊN ̣ 53 CÂU HỎI ÔN TẬP 54 CHƯƠNG 5: QUAN TRI HÂU CÂN TÔ CH ̉ ̣ ̣ ̀ ̉ ỨC SỰ KIÊN ̣ 55 1. KHAI QUAT VÊ QUAN TRI HÂU CÂN TÔ CH ́ ́ ̀ ̉ ̣ ̣ ̀ ̉ ỨC SỰ KIÊN ̣ 55 1.1. Quan tri hâu cân tô ch ̉ ̣ ̣ ̀ ̉ ức sự kiên la gi ̣ ̀ ̀ 55 1.2. Vai tro cua quan tri hâu cân trong tô ch ̀ ̉ ̉ ̣ ̣ ̀ ̉ ức sự kiên ̣ 56 2. QUY TRINH CHUNG TRONG QUAN TRI HÂU CÂN TRONG TÔ ̀ ̉ ̣ ̣ ̀ ̉ CHƯC S ́ Ự KIÊN ̣ 56 2.1. Lâp kê hoach vê cung ̣ ́ ̣ ̀ ứng dich vu ̣ ̣ 56 2.2. Lựa chon cac nha cung ̣ ́ ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ 56 2.3 Ky kêt h ́ ́ ợp đông v ̀ ới nha cung ̀ ứng 58 2.4. Kiêm soat va phôi h ̉ ́ ̀ ́ ợp cung ứng dich vu ̣ ̣ 58 3. CUNG ƯNG CAC DICH VU VÂN CHUYÊN VA TÔ CH ́ ́ ̣ ̣ ̣ ̉ ̀ ̉ ỨC ĐƯA ĐON ́ KHACH ́ 58 3.1 Quy trinh chung trong quan tri hâu câu tô ch ̀ ̉ ̣ ̣ ̀ ̉ ức sự kiên ̣ 58 3.2. Cac nha cung ́ ̀ ưng dich vu va ph ́ ̣ ̣ ̀ ương tiên vân chuyên ̣ ̣ ̉ 59 4. CUNG ƯNG DICH VU L ́ ̣ ̣ ƯU TRU ́ 62 4.1. Quy trinh c ̀ ơ ban trong viêc tô ch ̉ ̣ ̉ ức nhân buông ̣ ̀ 62 4.2. Quy trinh chung trong viêc tô ch ̀ ̣ ̉ ưc tra buông ́ ̉ ̀ 63 5. CUNG ƯNG DICH VU ĂN UÔNG ́ ̣ ̣ ́ 64 CÂU HỎI ÔN TẬP 65 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 65 1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 66 1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện 66 1.2. Khai mạc sự kiện 66 2. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 67 2.1. Điêu hanh sân khâu/ khu v ̀ ̀ ́ ực trinh diên/ khu v ̀ ̃ ực thi đấu 67 2.2. Điêu hanh, quan ly khan gia va khach m ̀ ̀ ̉ ́ ́ ̉ ̀ ́ ơì 68 2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ 68 3. KẾT THÚC SỰ KIỆN 69 3.1. Tổ chức bế mạc sự kiên ̣ 69 3.2. Tiên khach ̃ ́ 70 3.3. Thanh quyêt toan s ́ ́ ự kiện 71 3.4. Phôi h ́ ợp giai quyêt cac công viêc con lai sau s ̉ ́ ́ ̣ ̀ ̣ ự kiên ̣ 72 3.5. Lập các báo cáo và tông kêt vê công tac t ̉ ́ ̀ ́ ổ chức sự kiện 72 CÂU HỎI ÔN TẬP 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Tổ chức sự kiện Mã mơn học: MH 18 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học: Vị trí: Tổ chức sự kiện là mơn học chun mơn. Tính chất: Là mơn học được bố trí học sau các mơn học chung và các mơn học cơ sở, và bố trí học song song với các mơn học, mơ đun chun mơn Ý nghĩa và vai trị của mơn học: Mỗi một sự kiện được tổ chức đều có những mục đích, và ý nghĩa riêng đối với chủ thể tổ chức sự kiện, và cả những người tham gia sự kiện đó. Đối với nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa vơ cùng quan trọng. Đời sống xã hội càng nâng cao thì mục đích và vai trị của tổ chức sự kiện cũng ngày một đa dạng. Nó dần trở thành một nét văn hóa tinh thần khơng thể thiếu. Đại đa số các lĩnh vực trong xã hội đều có sự đóng góp lớn của các sự kiện, trong đó phải kể tới một số khía cạnh mà khơng thể khơng có sự tồn tại của tổ chức sự kiện Mục tiêu mơn học Về kiến thức: + Trình bày được tổ chức sự kiện là gì, các loại hình sự kiện, những yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện, một số ý nghĩa và tác động của sự kiện; + Trình bày được q trình quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện Về kỹ năng: + Lập được chương trình tổng thể tổ chức sự kiện; + Lập được dự tốn ngân sách tổ chức sự kiện; + Lập được bảng tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện; + Chuẩn bị được các cơng việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện; + Chuẩn bị được nhân lực cho tổ chức sự kiện; + Tổ chức được hậu cần cho sự kiện Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Chủ động, tích cực trong việc học tập, nghiên cứu mơn học; + Tiếp cận và giải quyết các vấn đề có liên quan đến tổ chức sự kiện nhanh chóng và kịp thời CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chương: TCSK01 Giới thiệu: Nội dung chương 1 giúp sinh viên nhận thức rõ khái niệm, nhận dạng được mơn tổ chức sự kiện, nội dung tổ chức sự kiện. Qua đó, nhận thức được ý nghĩa xã hội của hoạt động tổ chức sự kiện. Hơn nữa, phần này cịn đề cập tới thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam, thực trạng hoạt động cung ứng và triển vọng của thị trường này Mục tiêu: Trình bày được khái niệm, đặc điểm tổ chức sự kiện, các loại hình sự kiện, những yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện; Nêu được các yếu tố ảnh hưởng đến tơ ch ̉ ưc s ́ ự kiên; ̣ Xác định được các yếu tố tác động của sự kiện; Phân tích được các loại hình tơ ch ̉ ưc s ́ ự kiên; ̣ Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong q trình nghiên cứu, học tập Nội dung chính: KHÁI QT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Tổ chức sự kiện 1.1.1. Sự kiên la gi? ̣ ̀ ̀ Theo nghia phô biên trong đ ̃ ̉ ́ ời sông xa hôi, thi s ́ ̃ ̣ ̀ ự kiên la môt hiên t ̣ ̀ ̣ ̣ ượng, hoăc môt s ̣ ̣ ự cô, biên cô mang tinh chât bât th ́ ́ ́ ́ ́ ́ ường xuât hiên. ́ ̣ Trong linh v ̃ ực tô ch ̉ ưc s ́ ự kiên ng ̣ ươi ta th ̀ ương quan niêm: s ̀ ̣ ự kiên đo ̣ ́ la cac hoat đông diên ra trong cac linh v ̀ ́ ̣ ̣ ̃ ́ ̃ ực như thê thao, th ̉ ương mai, giai tri, lê ̣ ̉ ́ ̃ hôi, hôi thao, hôi nghi Tuy nhiên, viêc quan niêm hoat đông nao la “s ̣ ̣ ̉ ̣ ̣ ̣ ̣ ̣ ̣ ̀ ̀ ự kiên” ̣ con co nhiêu cach hiêu khac nhau: ̀ ́ ̀ ́ ̉ ́ Co ng ́ ười hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh cả nước, được các phương tiện truyền thơng quan tâm và đưa tin) mới được xem là sự kiện. Ví dụ cac s ́ ự kiên nh ̣ ư: hội nghị các nươc nói ́ tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu tồn quốc… Trong khi đo, co ng ́ ́ ười lai hi ̣ ểu “sự kiên” theo nghĩa g ̣ ần với “sự việc” có nghĩa ngồi những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó cịn bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng 10 cân co mơt danh sach cac lai xe v ̀ ́ ̣ ́ ́ ́ ơi sơ điên thoai liên hê, danh sach khach đi ́ ́ ̣ ̣ ̣ ́ ́ cung môi xe… ̀ ̃ + Lâp lich trinh điêu phôi xe, nêu cân thiêt hay tham khao hoăc thuê cac ̣ ̣ ̀ ̀ ́ ́ ̀ ́ ̃ ̉ ̣ ́ chuyên gia vê điêu phôi vân chuyên t ̀ ̀ ́ ̣ ̉ vân cho công viêc nay (trong tr ́ ̣ ̀ ương ̀ hợp cac s ́ ự kiên l ̣ ơn, quan trong va co tân suât, sô l ́ ̣ ̀ ́ ̀ ́ ́ ượng cac chuyên xe l ́ ́ ớn) Xe khach: co nhiêu loai khac nhau nh ́ ́ ̀ ̣ ́ ư xe 7 chô, 12 chô, 16 chô, 24 chô, ̃ ̃ ̃ ̃ 45 chô… Nh ̃ ưng chu y khi l ̃ ́ ́ ựa chon xe khach cung t ̣ ́ ̃ ương tự như xe con 4 chỗ (đa đê câp ̃ ̀ ̣ ở trên), ngoai ra cân chu y môt sô điêm sau: ̀ ̀ ́ ́ ̣ ́ ̉ + Kiêm tra tinh kha thi trong vân chuyên băng xe khach. Vi du n ̉ ́ ̉ ̣ ̉ ̀ ́ ́ ̣ ơi đô xe, ̃ tuyên đ ́ ường cho phep xe khach chay, cân biêt liêu nha cung ́ ́ ̣ ̀ ́ ̣ ̀ ứng co đ ́ ược phep ́ chay trong thanh phô không? ̣ ̀ ́ + Khi thuê xe khach cho s ́ ự kiên cân l ̣ ̀ ưu y, sô l ́ ́ ượng khach cho môi xe ́ ̃ nên chi băng khoang 5060% sô ghê theo thiêt kê trên xe (vi du v ̉ ̀ ̉ ́ ́ ́ ́ ́ ̣ ơi xe 45 ch ́ ỗ chi nên s ̉ ử dung đê vân chuyên it khoang t ̣ ̉ ̣ ̉ ́ ̉ ư 22 cho đên 28 khach) ̀ ́ ́ Cac ph ́ ương tiên vân chuyên khac ̣ ̣ ̉ ́ Ngoai cac loai ph ̀ ́ ̣ ương tiên chu yêu noi trên, trong tô ch ̣ ̉ ́ ́ ̉ ức sự kiên con co ̣ ̀ ́ thê s ̉ ử dung môt sô loai ph ̣ ̣ ́ ̣ ương tiên khac nh ̣ ́ ư: xe đap, xe may, xich lô… tuy ̣ ́ ́ nhiên cân l ̀ ưu y cac ph ́ ́ ương tiên nay khi s ̣ ̀ ử dung chu yêu nhăm muc đich tao s ̣ ̉ ́ ̀ ̣ ́ ̣ ự mơi la, tao ân t ́ ̣ ̣ ́ ượng vơi khach m ́ ́ ơi hoăc la môt điêm nhân, môt chu đê riêng ̀ ̣ ̀ ̣ ̉ ́ ̣ ̉ ̀ trong sự kiên. Vi du: trong viêc ăn hoi ̣ ́ ̣ ̣ ̉ ở Ha Nôi co nhiêu nha tô ch ̀ ̣ ́ ̀ ̀ ̉ ức môt đoan ̣ ̀ xich lô dao trên phô, hinh th ́ ̣ ́ ̀ ưc nay m ́ ̀ ơi đâu đa tao ra nh ́ ̀ ̃ ̣ ưng ân t ̃ ́ ượng kha thu ́ ́ vi.̣ 3.2.2 Tô ch ̉ ưc đon khach khi khach s ́ ́ ́ ́ ử dung cac ph ̣ ́ ương tiên vân chuyên ̣ ̣ ̉ công công ̣ Trong trương h ̀ ợp nay, ng ̀ ươi co trach nhiêm đon khach nên tham khao quy ̀ ́ ́ ̣ ́ ́ ̉ trinh sau: ̀ 1. Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15 phút so với kế hoạch 2. Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách 3. Cầm bảng đón khách (nếu cần) 4. Nhận diện và đón chính xác đồn khách của mình 5. Chào khách lịch sự, vui vẻ 6. Giới thiệu tên ngươi đon ̀ ́ 7. Làm quen với trưởng đoan (nêu co) ̀ ́ ́ 8 Làm quen với các thành viên khác trong đồn 61 9. Kiểm tra chính xác thơng tin thực tế so với danh sách đồn 10. Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý, tư trang cá nhân 11. Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có) 12. Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận 13. Tặng hoa, q cho trưởng đồn, hoặc từng thành viên trong đồn (nêú co trong kich ban) ́ ̣ ̉ 14. Mời và sắp xếp khách lên xe 15. Kiểm tra xác số lượng khách lại lần cuối 16. Thơng báo khởi hành với lái xe và đồn khách 17. Chào mừng đồn khách va cung câp thơng tin ̀ ́ Giới thiệu đầy đủ thông tin về ban tổ chức sự kiện Hỏi thăm, quan tâm khách Giới thiệu khái quát về chương trinh cua s ̀ ̉ ự kiên ̣ Cung cấp những thông tin ban đầu cho khách Thuyết minh trên đường Giới thiệu về đia điêm t ̣ ̉ ổ chức sự kiện/ nơi khach se đ ́ ̃ ược bô tri ăn nghi ́ ́ ̉ Thống nhất quy trình nhận buồng tại cơ sở lưu trú với đồn khách 4. CUNG ƯNG DICH VU L ́ ̣ ̣ ƯU TRÚ 4.1. Quy trinh c ̀ ơ ban trong viêc tơ ch ̉ ̣ ̉ ưc nhân bng ́ ̣ ̀ 1. Liên hệ với lễ tân về việc nhận buồng trước khi đồn đến cơ sở lưu trú 2. Xác nhận chính xác số phịng, loại buồngvà thủ tục nhận phịng 3. Cung cấp danh sách chính xác đồn khách cho khách sạn 4. Vận chuyển và bàn giao hành lý cho khách 5. Phối hợp với lễ tân, trưởng đồn (nếu cần) để nhanh chóng, chính xác hồn tất các thủ tục nhận buồng 6. Nhận chính xác sơ đồ buồng, chìa khóa, phiếu dịch vụ miễn phí… từ lễ tân 7. Kiểm tra cẩn thận các thơng tin liên quan đến các dịch vụ của khách sạn 8. Phát chìa khóa cho khách theo đúng danh sách đã bố trí từ trước, thơng bao nơi dung tiêp theo trong ch ́ ̣ ́ ương trinh cua s ̀ ̉ ự kiên ̣ 9. Đánh dấu chính xác số buồng khách ở vào danh sách đồn 62 10. Giao hành lý cho nhân viên khn vác theo đúng danh sách buồng đã phân cơng (nếu có) 11. Phát danh thiếp, tập gấp của khách sạn cho khách 12. Giới thiệu các dịch vụ tại khách san (hay c ̣ ơ sở lưu tru)́ 13. Vị trí của các dịch vụ 14. Cách thức sử dụng dịch vụ 15. Giải quyết nhanh các cơng việc cịn tồn tại liên quan đến việc nhận buồng và thủ tục đăng ký tạm trú cho khách 4.2. Quy trinh chung trong viêc tơ ch ̀ ̣ ̉ ức tra bng ̉ ̀ 1. Thơng báo cho lễ tân chính xác ngày, giờ trả phịng 2. Thời gian và cách thức thanh tốn các dịch vụ của đồn 3. Giờ báo thức khách (nếu cần) 4. Thơng báo chính xác ngày, giờ trả buồng 5. Hồn tất thủ tục trả buồng 6. Thời gian cụ thể mang hành lý ra khỏi buồng 7. Thanh tốn đầy đủ các dịch vụ phát sinh khách sử dụng (khơng được nhà tổ chức sự kiện chi tra) ̉ 8. Kiểm tra cẩn thận các giấy tờ cá nhân 9. Lấy tiền, giấy tờ để tại hộp an tồn trong buồng hoặc quầy lễ tân 10. Hồn tất các thủ tục thanh tốn với khách sạn hoặc cơ sở lưu trú (nếu có) 11. Thơng báo cho lái xe giờ đón khách 12. u cầu khách kiểm tra cẩn thận lại tồn bộ hành lý trước khi rời khỏi buồng 13. Khóa cửa buồng và trả lại chìa khóa tại quầy lễ tân 14. u cầu khách tập trung đầy đủ tại khu vực tiền sảnh khách sạn đến khi việc kiểm tra buồng của nhân viên buồng kết thúc 15. Đề nghị khách vận chuyển hành lý ra xe 16. Sắp xếp khách lên xe theo sơ đồ chỗ ngồi 17. Khẳng định lần cuối cùng mọi du khách khơng qn thứ gì 18. Giải quyết nhanh chóng những vấn đề phát sinh (nếu có) 19. Thơng báo rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú 63 5. CUNG ƯNG DICH VU ĂN NG ́ ̣ ̣ ́ cung ưng dich vu ăn uông trong tô ch ́ ̣ ̣ ́ ̉ ức sự kiên se co hai hinh th ̣ ̃ ́ ̀ ức cơ ban: ̉ Quan tri cung ̉ ̣ ưng dich vu ăn uông t ́ ̣ ̣ ́ ừ cac nha cung ́ ̀ ứng bô tr ̉ ợ Tô ch ̉ ưc phuc vu ăn uông cho khach ́ ̣ ̣ ́ ́ Công viêc nay bao gôm môt sô nôi dung c ̣ ̀ ̀ ̣ ́ ̣ ơ ban sau: ̉ 1. Kiểm tra và thống nhất thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng các tiêu chuẩn: Thực đơn phong phú, đa dạng, Đảm bảo u cầu về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế Cơ cấu món ăn hợp lý Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương Thực đơn phải được thay đổi từng bữa Khơng đưa q nhiều món ăn lạ vào bữa ăn. Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những u cầu đặc biệt của khách Ghi rõ số lượng món ăn trong từng bữa Lượng thức ăn cần dùng trong từng bữa 2. Thơng báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đồn Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phu trach c ̣ ́ ần có mặt tại nhà hàng nơi diễn ra bữa ăn của đồn Đảm bảo vệ sinh Bố trí bàn ăn chu đáo Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại nhà hàng, khách sạn Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu đáo 3. Thơng báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn Hướng dẫn cách ăn cho khách đối với những món ăn lạ Đảm bảo vệ sinh Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phương (ngun liệu, cách chế biến) Chúc khách ăn ngon miệng Xử lý các vấn đề phát sinh 64 4. Thơng tin phản hồi về chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng Ký xác nhận số lượng suất ăn + đồ uống (nếu có) Thanh tốn + lấy hóa đơn (nếu ăn tại nhà hàng bên ngồi khách sạn) Thống nhất thực đơn, giờ ăn và suất ăn cho bữa ăn kế tiếp tại nhà hàng (nếu có) CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày vai trị của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện Quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện cần tn theo những quy trình chung nào? Nêu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển Trong q trình tổ chức đón khách khi sử dụng các phương tiện vận chuyển cơng cộng cần lưu ý những điều gì? Nêu quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận và trả buồng CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN Mã chương: TCSK06 Giới thiệu: Các hoạt động của sự kiện bao gồm tổ chức khai mạc sự kiện, diễn biến của sự kiện và kết thúc sự kiện. Ở mỗi giai đoạn đều phải tuân theo những bước cụ thể. Nội dung chương 6 sẽ cung cấp những kiến thức cơ b ản để điều hành các hoạt động của sự kiện Mục tiêu: Trình bày được khai niêm khai m ́ ̣ ạc sự kiện, kết thúc sự kiện; Xử lý được các tình huống trong tổ chức sự kiện; 65 Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong q trình nghiên cứu, học tập Nội dung chính: 1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm: 1. Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện) Phân cơng nhóm đón tiếp khách Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết trong việc đón khách) 2. Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách 3. Đón tiếp khách Kiểm tra thơng tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người đi kèm hướng dẫn ch 4. Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện 5. Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách Hướng dẫn khách đăng ký thông tin Phát tài liệu, quà cho khách Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện 1.2. Khai mạc sự kiện Đối với các sự kiện lớn, có thể có những lễ khai mạc riêng (có thể xem một sự kiện tương đối độc lập), cịn đối với các sự kiện nhỏ, các cơng việc có liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm: 1. Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện: Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện Tạo khơng khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện 2. Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến: Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất 66 Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành viên tham gia sự kiện 3. Xử lý các tình huống phát sinh: Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống Phối hợp giải quyết tình huống Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 2. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 2.1. Điêu hanh sân khâu/ khu v ̀ ̀ ́ ực trinh diên/ khu v ̀ ̃ ực thi đấu 1. Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị co liên quan đ ́ ến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu: Kiểm tra cơng tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) Hồn tất các cơng việc chuẩn bị cịn lại 2. Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo chương trình/ kịch bản: Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) đã có Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra 3. Điều hành các thành viên tham gia trình diễn một cách có hiệu quả 4. Phối hợp trong việc xử lý các sự cố (nếu có): Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống Phối hợp giải quyết tình huống Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 5. Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn: Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện 67 2.2. Điêu hanh, quan ly khan gia va khach m ̀ ̀ ̉ ́ ́ ̉ ̀ ́ ơì 1. Kiểm tra, hồn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời và khán giả trong sự kiện: Kiểm tra cơng tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) Hồn tất các cơng việc chuẩn bị cịn lại 2. Phân cơng nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời 3. Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý sự kiện: Kiểm tra, giám sát đầy đủ các diễn biến của khán giả và khách mời Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra 4. Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện 5. Phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả: Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống Phối hợp giải quyết tình huống Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 6. Lập báo cáo về các nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả: Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan Hồn thành các báo cáo theo u cầu của nhà quản lý sự kiện 2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ 1. Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng q, hoạt náo, tham quan…) 2. Kiểm tra cơng tác chuẩn bị cho các hoạt động phụ trợ: Kiểm tra cơng tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) Hồn tất các cơng việc chuẩn bị cịn lại 3. Phân cơng nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ 68 4. Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ: Kiểm tra, giám sát đầy đủ q trình triển khai các hoạt động phụ trợ Hướng dẫn điều hành triển khai Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra (vượt q phạm vi trách nhiệm) 5. Phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh: Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống Phối hợp giải quyết tình huống Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 6. Lập báo cáo về các hoạt động phụ trợ trong sự kiện: Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan Hồn thành các báo cáo theo u cầu của nhà quản lý sự kiện 3. KẾT THÚC SỰ KIỆN 3.1. Tổ chức bế mạc sự kiên ̣ 1. Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện: Kiểm tra kỹ lưỡng cơng tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc và các nội dung, hạng mục kèm theo (theo những thay đổi trong sự kiện nếu có) Hồn tất cơng tác chuẩn bị 2. Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc (nếu có): Thu thập báo cáo về các hạng mục trong sự kiện Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho một cuộc thi đấu thể thao, một hội nghị chun đề…) Chuẩn bị các tài liệu để phát cho khách mời Chuẩn bị các tài liệu để chuyển cho các cơ quan báo chí, truyền thơng (nếu có) 3. Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện: Phối hợp với ban tổ chức sự kiện triển khai bế mạc sự kiện theo k ế hoạch đã định 69 Tặng q lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo… về sự kiện hoặc thơng tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải)… Hồn tất những ấn tượng đốt đẹp mà sự kiện mang tới cho khách mời và các thành viên tham gia sự kiện 4. Xử lý các tình huống phát sinh: Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống Phối hợp giải quyết tình huống Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 3.2. Tiên khach ̃ ́ 1. Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện: Phân cơng trách nhiệm cho các thành viên trong ban tổ chức sự kiện và các nhân viên của nhà tổ chức sự kiện tham gia việc chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện Đưa đón hoặc hướng dẫn, hỗ trợ khách về nơi lưu trú của khách/ hoặc khu vực tổ chức liên hoan tổng kết (nếu có) Trường hợp khách rời lễ bế mạc để quay về cơng việc tiễn khách xem như kết thúc. Trường hợp khách cịn quay về nơi lưu trú xem xét các bước tiếp theo 2. Chuẩn bị tiễn khách rời cơ sở lưu trú: Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách Thơng báo cho đồn khách thơng tin cần thiết khi rời khách sạn/cơ sở lưu trú Thơng báo thời gian chính xác làm thủ tục trả buồng và rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú Thơng báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức nếu rời khách sạn vào sáng sớm Thơng báo chính xác về thời gian và địa điểm xe đón đồn Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc 3. Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú ra sân bay/nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu… 70 Nhân viên đưa tiễn khách (nếu có và theo sự phân cơng) nên có một số câu hỏi về hoạt động tham gia sự kiện của khách kiện Tun truyền quảng cáo về chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự 4. Chia tay khách: Giúp khách vận chuyển, sắp xếp hành lý Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh và gửi hành lý Chúc khách thượng lộ bình an Cảm ơn (nếu có u cầu); Chào tạm biệt khách Xử lý các tình huống phát sinh (nếu có) 3.3. Thanh qut toan s ́ ́ ự kiện 1. Tổng hợp về các khoản chi phí trong sự kiện: Tập hợp và diễn giải đầy đủ tất cả các chi phí phát sinh thực tế trong sự kiện Địa điểm Ngày tháng Tên người quản lý chi/ người chi Khoản tiền chi Lý do chi 2. Thanh tốn với chủ đầu tư sự kiện: Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh tốn trong hợp đồng th dịch vụ tổ chức sự kiện Tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách Thanh tốn với chủ đầu tư sự kiện 3. Thanh tốn với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện: Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh tốn/ chất lượng dịch vụ trong hợp đồng cung ứng dịch vụ Xem xét kỹ lưỡng, chi tiết các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan 71 Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách Thanh tốn với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện 3.4. Phơi h ́ ợp giai quyêt cac công viêc con lai sau s ̉ ́ ́ ̣ ̀ ̣ ự kiên ̣ 1. Nhận biết được các vấn đề tồn đọn sau sự kiện và sự mong đợi của họ để có thể đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc cách thuyết phục hợp lý, có cơ sở 2. Cố gắng hiểu và tìm mọi cách để đáp ứng mong đợi của khách, đảm bảo khách hàng và đối tác hài lịng 3. Xử lý các cơng việc khác : Phân loại, lập báo cáo về các cơng việc cịn lại sau chuyến đi (mất mát, thất lạc tài sản của khách, tai nạn, bảo hiểm…) Phối hợp xử lý các cơng việc nói trên 3.5. Lập các báo cáo và tơng kêt vê cơng tac t ̉ ́ ̀ ́ ổ chức sự kiện 1. Lập các báo cáo về sự kiện theo u cầu của hợp đồng tổ chức sự kiện/ của nhà đầu tư sự kiện: Thu thập đầy đủ các thơng tin có liên quan Lập báo cáo chi tiết theo các u cầu/ mẫu báo cáo thơng dụng Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác 2. Lập các báo cáo về sự kiện để gửi cho cơ quan quản lý nhà nước/ các cơ quan truyền thơng, báo chí: Thu thập đầy đủ các thơng tin có liên quan Lập báo cáo chi tiết theo các u cầu/ mẫu báo cáo thơng dụng Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác 3. Lập các báo cáo nội bộ (của nhà tổ chức sự kiện): Thu thập đầy đủ các thơng tin có liên quan Lập báo cáo chi tiết theo mẫu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoặc theo các u cầu cụ thể của lãnh đạo. Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác 4. Hồn tất các mẫu báo cáo cá nhân (nếu có): Tập hợp các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến cơng việc cá nhân 72 Lập báo cáo chi tiết theo mẫu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoặc theo các u cầu cụ thể của lãnh đạo. Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác 5. Tổng kết cơng tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức sự kiện: Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu… có liên quan Đánh giá Tổng kết cơng tác tổ chức sự kiện Rút kinh nghiệm Khen thưởng 6. Tổng kết cơng tác tổ chức sự kiện của nội bộ nhà tổ chức sự kiện: Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu… có liên quan Đánh giá Tổng kết cơng tác tổ chức sự kiện Rút kinh nghiệm Khen thưởng CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện Nêu các cơng việc có liên quan đến khai mạc sự kiện Trong q trình điều hành diễn biến của sự kiện việc điều hành sân khấu cần thực hiện những nội dung nào? Trong quá trình điều hành diễn biến của sự kiện việc điêu hanh, ̀ ̀ quan ly khan gia va khach m ̉ ́ ́ ̉ ̀ ́ ời cần thực hiện những nội dung nào? Trong q trình điều hành diễn biến của sự kiện việc điều hành các hoạt động phụ trợ cần thực hiện những nội dung nào? Trình bày các cơng việc cần thực hiện khi kết thúc sự kiện 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. TS. Lưu Kiếm Thanh, Kỹ năng tổ chức sự kiện, Học viện tài chính quốc gia, 2007 2. Quy trình tổ chức sự kiện, Văn hóa doanh nghiệp 3. Giáo trình tổ chức sự kiện , ĐH Quảng Nam 4. Một số trang Web, tài liệu và bài viết liên quan đến Tổ chức sự kiện ở Việt Nam 74 75 ... tố ảnh hưởng tới? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện, một số ý nghĩa và tác động của? ?sự? ?kiện; +? ?Trình? ?bày được q? ?trình? ?quản trị hậu cần trong? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện Về kỹ năng: + Lập được chương? ?trình? ?tổng thể? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện; + Lập được dự tốn ngân sách? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện; + Lập được bảng tiến độ chuẩn bị? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện; ... Hãy làm rõ những nội dung thuộc mục tiêu? ?sự? ?kiện Nêu các bước lập chương? ?trình? ?tổng thể? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện Trình? ?bày các nhóm chi phí? ?cơ? ?bản trong? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện Nêu các hình thức lập dự tốn ngân sách? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện 30 CHƯƠNG 3: LÂP KÊ HOACH TƠ CH... CÂU HỎI ƠN TẬP Trình? ?bày vai trị của kế hoạch trong? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện Nêu một số u cầu? ?cơ? ?bản khi lập kế hoạch? ?tổ? ?chức? ?sự? ?kiện Trình? ?bày quy? ?trình? ?chung khi lập kế hoạch tổng thể ? ?tổ ? ?chức? ?sự? ? kiện.