- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 6. Lập báo cáo về các nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả: - Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách ki[r]
(1)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 53
Chương 4: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN DIỄN RA SỰ KIỆN Mục tiêu:
Nhằm trang bị cho người học số kiến thức hoạt động giai đoạn diễn kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm bảo an toàn - an ninh
Nội dung:
Khi ngân sách kiện không cho phép, nguyên nhân cụ thể khác khách mời tham gia kiện phải tự túc phương tiện vận chuyển đến tham dự kiện Ngoài ra, khách mời có sở thích riêng, họ có điều kiện tự lo (và muốn) chủ động việc lại nên sử dụng phương tiện vận chuyển cá nhân Trong trường hợp này, nhà tổ chức kiện chủ yếu quan tâm đến việc cung cấp thông tin lo chuẩn bị điều kiện để đón tiếp khách (điểm gửi xe, hướng dẫn giao thông )
Trong trường hợp khác, nhà tổ chức kiện có nhiệm vụ phải thu xếp phương tiện vận chuyển cho khách nhà tổ chức kiện phải cung ứng dịch vụ vận chuyển liên quan đến diễn biến kiện (ví dụ chở khách tham quan thời gian diễn kiện), trở thành cơng việc có nhiều nội dung cần phải quan tâm để mang lại hài lòng cho khách mời tham gia kiện
Không xem nhẹ dịch vụ vận chuyển phần tổng thể kiện mà nhà đầu tư kiện muốn truyền tải cho khách Hơn dịch vụ vận chuyển mang lại ấn tượng ban đầu cho khách mời tham gia kiện Nếu tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp lan tỏa sang bước ngược lại khách mời thường xét nét đánh giá, cảm nhận nội dung dịch vụ khác tổ chức kiện
I TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 1.1 Đón tiếp khách
1.1.1 Các hình thức đón Đón sân bay, nhà ga Đón tiếp sở lưu trú Đón tiếp phịng Hội nghị Đón tiếp nơi diễn kiện 1.1.2 Các nghi thức đón
Đón theo nghi lễ Đón thơng thường
1.1.3 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện
Các nội dung việc tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện bao gồm:
1 Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức kiện)
- Phân cơng nhóm đón tiếp khách
(2)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 54
- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết việc đón khách) Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách Đón tiếp khách
- Kiểm tra thông tin thời gian điều kiện vận chuyển khách đến với kiện - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với quy tắc xã giao
- Với khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người kèm hướng dẫn Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện
5 Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hướng dẫn khách đăng ký thông tin
- Phát tài liệu, quà cho khách
- Hướng dẫn khách vào khu vực kiện
1.2 Khai mạc kiện
Đối với kiện lớn, có lễ khai mạc riêng (có thể xem kiện tương đối độc lập), kiện nhỏ, cơng việc có liên quan đến khai mạc kiện bao gồm:
1 Ổn định vị trí cho thành viên, khách mời tham gia kiện: - Tạo thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia kiện - Tạo khơng khí sẵn sàng tham dự vào kiện
2 Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch dự kiến: - Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch thống
- Gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp khách mời thành viên tham gia kiện
3 Xử lý tình phát sinh:
- Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình
- Phối hợp giải tình
- Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể
II ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN
2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu
1 Kiểm tra, hoàn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu:
- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hoàn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại
2 Theo dõi diễn biến kiện theo chương trình/ kịch bản:
- Theo dõi diễn biến kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) có - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy
3 Điều hành thành viên tham gia trình diễn cách có hiệu Phối hợp việc xử lý cố (nếu có):
- Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình
- Phối hợp giải tình
(3)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 55
5 Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hoàn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện
2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời
1 Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời khán giả kiện: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)
- Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại
2 Phân cơng nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả khách mời
3 Kiểm tra, giám sát diễn biến khán giả khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý kiện:
- Kiểm tra, giám sát đầy đủ diễn biến khán giả khách mời - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy
4 Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào nội dung kiện nhằm đạt mục tiêu kiện
5 Phối hợp việc giải tình phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả:
- Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình
- Phối hợp giải tình
- Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện
III PHỤC VỤ CÁC DỊCH VỤ 3.1 Dịch vụ vận chuyển
3.1.1 Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển
Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển Việt Nam bao gồm nhóm sau:
- Các hãng (tổng công ty/ công ty) hàng không - Tổng công ty đường sắt
- Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển (đường bộ) - Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển
- Các đối tượng khác có khả cung ứng dịch vụ vận chuyển 3.1.2 Các phương tiện vận chuyển
Sử dụng phương tiện vận chuyển công cộng
Đối với vận chuyển đường không đường sắt, ô tô công cộng dịch vụ kèm thường có tính cứng nhắc (nhà tổ chức kiện khó can thiệp hay kiểm sốt), nhà tổ chức kiện phải chịu việc cung ứng dịch vụ liên quan đến hai loại phương tiện cơng việc chủ yếu họ bao gồm:
(4)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 56
riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đường phù hợp) - Đặt chỗ, mua vé cho khách
- Tổ chức gửi vé, gửi thư, hướng dẫn - Tổ chức đón khách (nếu có)
Trong trường hợp, khách phải tự lo việc lại ngân sách kiện chi trả cho chi phí vận chuyển Nhà tổ chức kiện cần ý
- Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức kiện cần gửi thêm lưu ý để đảm bảo yêu cầu tốn (như khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận chuyển hợp lệ…)
- Khi khách đến tham gia kiện, phải có nhân viên phụ trách nội dung này; thông báo, hướng dẫn khách làm thủ tục tốn (ví dụ mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận…)
- Nên toán cho khách, không nên để kiện kết thúc (khách trở nơi ở) tiến hành tốn gửi tiền cho họ
- Dự tính trường hợp phát sinh tốn phí vận chuyển (như taxi hóa đơn khơng hợp lệ/ khơng có vé tơ… ) để xin hướng giải trước Ngay trình triển khai thực tế gặp tình phát sinh, khơng nên từ chối khách mà cần xin ý kiến người có trách nhiệm chi trả khoản phí cho khách
Thuê dịch vụ vận chuyển ô tô
Ở Việt Nam việc thuê phương tiện để đưa đón khách mời tham gia kiện (hay trình diễn kiện) thường liên quan đến phương tiện vận chuyển đường chủ yếu tơ
- Xe chỗ: Đây loại xe có đặc tính an tồn, sang trọng, lịch thể tơn trọng khách mời qua nâng cao ấn tượng kiện khách Với loại này, người ta tạm chia thành mức độ như: xe cho khách, xe cho giới thượng lưu, xe thông thường… Khi lựa chọn xe chỗ cần ý:
+ Việc lựa chọn xe cần theo kế hoạch ngân sách kiện
+ Căn vào đối tượng khách để lựa chọn xe (ví dụ: khách cao cấp phải ưu tiên phục vụ loại xe đẳng cấp nhất) Trong trường hợp khách mời có vị xã hội gần tương đương với nên chọn loại xe, ngược lại trường hợp người có vị xã hội cao hẳn nên đầu tư lựa chọn phương tiện sang trọng cho đối tượng
+ Đẳng cấp hay mức độ xe không phụ thuộc vào hiệu xe (Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo…) mà phụ thuộc vào đời xe, năm sản xuất, thông số kỹ thuật khác
+ Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn vào số lượng khách mời dự tính, phân bố số lượng khách cho loại xe, loại xe phục vụ…)
(5)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 57
liên hệ với người phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc… Cần làm rõ nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị (thuộc nhà tổ chức kiện hay thuê nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu);
+ Trong số trường hợp cần có thêm u cầu về: an tồn, vệ sinh, đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trước đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ người lái xe, việc giải yêu cầu phát sinh hợp đồng khách mời… nhà cung ứng dịch vụ Ngoài ra, số trường hợp cần thiết phải trực tiếp kiểm tra thông số kỹ thuật xe như: cách bố trí chỗ ngồi xe, mùi điều hịa, độ ồn, độ giảm xóc, phương tiện nghe nhìn, phương tiện thông tin liên lạc…
+ Người phụ trách phương tiện vận chuyển (của nhà tổ chức kiện) cần có danh sách lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách xe…
+ Lập lịch trình điều phối xe, cần thiết tham khảo thuê chuyên gia điều phối vận chuyển tư vấn cho công việc (trong trường hợp kiện lớn, quan trọng có tần suất, số lượng chuyến xe lớn)
- Xe khách: có nhiều loại khác xe chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45 chỗ… Những ý lựa chọn xe khách tương tự xe chỗ (đã đề cập trên), cần ý số điểm sau:
+ Nên thuê xe khách doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách du lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng), hạn chế việc thuê xe chạy vận chuyển khách cơng cộng (vì lý vệ sinh, mùi, hạn chế giao tiếp lái xe, chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngồi xe- ví dụ: xe khách chất lượng cao Hà Nội- Hà Tĩnh chẳng hạn) lý tạo ấn tượng không chuyên nghiệp khách cảm thấy khơng tơn trọng mức Cũng lý tương tự cần đảm bảo yêu cầu chất lượng xe (như không dùng xe cũ, xe phải đảm bảo thông số kỹ thuật, vệ sinh sẽ, khơng có mùi khó chịu, điều hiển nhiên phải có điều hịa…)
+ Kiểm tra tính khả thi vận chuyển xe khách Ví dụ nơi đỗ xe, tuyến đường cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có phép chạy thành phố không?
+ Khi thuê xe khách cho kiện cần lưu ý, số lượng khách cho xe nên khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế xe (ví dụ với xe 45 chố nên sử dụng để vận chuyển khoảng từ 22 28 khách)
Các phương tiện vận chuyển khác
(6)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 58
lơ dạo phố, hình thức đầu tạo ấn tượng thú vị Trong kinh nghiệm tổ chức kiện nhiều nước giới người ta sử dụng kết hợp nhiều loại phương tiện khác như: máy bay trực thăng, xuồng, du thuyền, tàu thủy, xe ngựa kéo, ngựa, xe đạp…thậm chí (ví dụ tổ chức lễ hội ngơi chùa núi cao chẳng hạn, điều chắn khách mời cho dù phải tham gia với khoảng cách định)
3.1.3 Tổ chức đón khách khách sử dụng phương tiện vận chuyển
công cộng
Trong trường hợp này, người có trách nhiệm đón khách nên tham khảo quy trình sau:
1 Có mặt điểm đón trước 15 phút so với kế hoạch Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách Cầm bảng đón khách (nếu cần)
4 Nhận diện đón xác đồn khách Chào khách lịch sự, vui vẻ
6 Giới thiệu tên người đón
7 Làm quen với trưởng đồn (nếu có)
8 Làm quen với thành viên khác đoàn
9 Kiểm tra xác thơng tin thực tế so với danh sách đoàn
10 Phối hợp với khách việc kiểm tra hành lý, tư trang cá nhân 11 Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có) 12 Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận 13 Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, thành viên đồn (nếu có kịch bản)
14 Mời xếp khách lên xe
15 Kiểm tra xác số lượng khách lại lần cuối 16 Thông báo khởi hành với lái xe đoàn khách 17 Chào mừng đồn khách cung cấp thơng tin
- Giới thiệu đầy đủ thông tin Ban tổ chức kiện - Hỏi thăm, quan tâm khách
- Giới thiệu khái quát chương trình kiện - Cung cấp thông tin ban đầu cho khách - Thuyết minh đường
- Giới thiệu địa điểm tổ chức kiện/ nơi khách bố trí ăn nghỉ
- Thống quy trình nhận buồng sở lưu trú với đồn khách 3.2 Dịch vụ ăn uống
(7)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 59
thể đứng để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phục vụ ); Còn hình thức ăn uống khác, nhà tổ chức kiện phải thông qua nhà cung ứng dịch vụ ăn uống trung gian để tiến hành phục vụ khách Như vậy, cung ứng dịch vụ ăn uống tổ chức kiện có hai hình thức bản:
- Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ nhà cung ứng bổ trợ - Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách
Trước tiên, công việc liên quan đến việc lập kế hoạch kết hợp với nhà cung ứng dịch vụ ăn uống, cơng việc như: Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ ăn uống; Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ ăn uống; Thương lượng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính xử lý cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống
Công việc bao gồm số nội dung sau:
1 Kiểm tra thống thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng tiêu chuẩn:
- Thực đơn phong phú, đa dạng,
- Đảm bảo yêu cầu mặt dinh dưỡng bữa ăn hiệu kinh tế - Cơ cấu ăn hợp lý
- Đảm bảo có ăn đặc sản địa phương - Thực đơn phải thay đổi bữa
- Khơng đưa q nhiều ăn lạ vào bữa ăn
- Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay yêu cầu đặc biệt khách
- Ghi rõ số lượng ăn bữa - Lượng thức ăn cần dùng bữa
2 Thơng báo xác địa điểm thời gian diễn bữa ăn đoàn
- Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt nhà hàng nơi diễn bữa ăn đoàn
- Đảm bảo vệ sinh - Bố trí bàn ăn chu đáo
- Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn nhà hàng, khách sạn - Đón khách xếp khách vào bàn ăn chu đáo
3 Thông báo rõ ràng thực đơn bữa ăn
- Hướng dẫn cách ăn cho khách ăn lạ - Đảm bảo vệ sinh
- Giới thiệu ăn đặc sản địa phương (nguyên liệu, cách chế biến) - Chúc khách ăn ngon miệng
- Xử lý vấn đề phát sinh
4 Thông tin phản hồi chất lượng cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng
(8)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 60
- Thanh toán + lấy hóa đơn (nếu ăn nhà hàng bên ngồi khách sạn)
- Thống thực đơn, ăn suất ăn cho bữa ăn nhà hàng (nếu có)
3.3 Dịch vụ lưu trú
Tương tự cung ứng dịch vụ vận chuyển, nhà tổ chức kiện có nhiệm vụ phải thu xếp dịch vụ lưu trú cho khách Trong trường hợp ngồi nội dung cơng việc quy trình chung (Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ lưu trú; Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ lưu trú; Thương lượng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính xử lý cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trú) nhân viên phụ trách kiểm soát việc cung ứng dịch vụ lưu trú cần ý cơng việc có liên quan đến việc nhận buồng (check in) trả buồng khách (check out)
3.3.1 Quy trình việc tổ chức nhận buồng
1 Liên hệ với lễ tân việc nhận buồng trước đoàn đến sở lưu trú Xác nhận xác số phòng, loại buồngvà thủ tục nhận phòng
3 Cung cấp danh sách xác đồn khách cho khách sạn Vận chuyển bàn giao hành lý cho khách
5 Phối hợp với lễ tân, trưởng đoàn (nếu cần) để nhanh chóng, xác hồn tất thủ tục nhận buồng
6 Nhận xác sơ đồ buồng, chìa khóa, phiếu dịch vụ miễn phí… từ lễ tân Kiểm tra cẩn thận thông tin liên quan đến dịch vụ khách sạn
8 Phát chìa khóa cho khách theo danh sách bố trí từ trước, thơng báo nội dung chương trình kiện
9 Đánh dấu xác số buồng khách vào danh sách đồn
10 Giao hành lý cho nhân viên khuân vác theo danh sách buồng phân cơng (nếu có)
11 Phát danh thiếp, tập gấp khách sạn cho khách 12 Giới thiệu dịch vụ khách sạn (hay sở lưu trú) 13 Vị trí dịch vụ
14 Cách thức sử dụng dịch vụ
15 Giải nhanh cơng việc cịn tồn liên quan đến việc nhận buồng thủ tục đăng ký tạm trú cho khách
3.3.2 Quy trình chung việc tổ chức trả buồng
1 Thơng báo cho lễ tân xác ngày, trả phịng Thời gian cách thức tốn dịch vụ đoàn Giờ báo thức khách (nếu cần)
4 Thơng báo xác ngày, trả buồng Hoàn tất thủ tục trả buồng
6 Thời gian cụ thể mang hành lý khỏi buồng
7 Thanh toán đầy đủ dịch vụ phát sinh khách sử dụng (không nhà tổ chức kiện chi trả)
8 Kiểm tra cẩn thận giấy tờ cá nhân
9 Lấy tiền, giấy tờ để hộp an toàn buồng quầy lễ tân
(9)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 61 11 Thông báo cho lái xe đón khách
12 Yêu cầu khách kiểm tra cẩn thận lại toàn hành lý trước rời khỏi buồng 13 Khóa cửa buồng trả lại chìa khóa quầy lễ tân
14 Yêu cầu khách tập trung đầy đủ khu vực tiền sảnh khách sạn đến việc kiểm tra buồng nhân viên buồng kết thúc
15 Đề nghị khách vận chuyển hành lý xe 16 Sắp xếp khách lên xe theo sơ đồ chỗ ngồi
17 Khẳng định lần cuối du khách không qn thứ 18 Giải nhanh chóng vấn đề phát sinh (nếu có) 19 Thơng báo rời khỏi khách sạn/ sở lưu trú
3.4 Các dịch vụ khác
Tổ chức mạng lưới thông tin, liên lạc kiện bao gồm nhóm cơng việc chính:
- Thơng tin nội (cho thành phần tham gia tổ chức kiện) - Các tài liệu bảng dẫn cho thành phần tham gia kiện - Cung ứng dịch vụ thông tin liên lạc cho khách
Tài liệu hướng dẫn cho kiện tài liệu phát cho khách mời nhằm cung cấp thông tin cần thiết kiện như:
- Chương trình/ diễn biến kiện
- Bản đồ địa điểm tổ chức kiện (đây yêu cầu gần bắt buộc kiện lớn có nhiều hoạt động diễn nhiều nơi)
- Các hoạt động phụ trợ/ thông tin kiện
Các bảng dẫn kiện phần quan trọng hỗ trợ cho trình giao tiếp ban tổ chức kiện với thành phần khác tham gia kiện Có nhiều loại bảng dẫn với mục đích khác nhau:
- Bảng dẫn giao thông, lối vào, lối ra, chiều cao giới hạn…
- Các bảng dẫn địa điểm tổ chức kiện, giống sơ đồ/ đồ đơn giản dẫn cho khách mời tham gia kiện
- Bảng dẫn dịch vụ (ví dụ dẫn nơi đỗ xe miễn phí, dẫn khu vực vệ sinh, dẫn khu vực dành cho người hút thuốc…)
- Bảng dẫn mang tính cảnh báo (ví dụ khu vực kỹ thuật/ khu vực nguy hiểm/ khu vực dành riêng cho khách VIP/ khu vực cấm hút thuốc…)
- Bảng dẫn vị trí (ví dụ: bàn đón tiếp/ đồn chủ tịch/ thư ký…) Các dịch vụ thông tin liên lạc mà kiện thường đòi hỏi như:
- Mạng Internet: nhà tổ chức kiện phải tính tốn số ổ cắm mạng, dung lượng đường truyền… Ngồi sử dụng hình thức Wifi (mạng khơng dây cho máy tính xách tay) phải tính tốn nơi đặt thiết bị để đảm bảo phủ sóng đến với khách hàng
- fax, đường truyền thơng tin đặc biệt (ví dụ cho truyền hình trực tiếp)… Tham khảo: Quy trình phục vụ Tiệc
1 Chuẩn bị: tùy theo hình thức tiệc
Hội nghị - hội thảo: Trong giấy báo tiệc cần có thơng tin: - Kiểu đặt phịng họp
(10)Giáo trình Tổ chức kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 62 - Người đại diện, tổ chức tiệc
- Thời gian bắt đầu, kết thúc - Giờ giải lao, ăn trưa, ăn tối - Địa điểm tổ chức
- Trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm cần thiết Tiệc tự chọn/ đặt trước: cần thông tin
- Thực đơn thức uống - Chương trình buổi tiệc
2 Họp ngắn: cần thông báo thông tin:
- Kiểu hội nghị, kiểu tiệc, tên công ty, nội dung kiện, tên chủ tiệc người đại diện, thời gian phục vụ
- Số người tham sự, hình thức giải lao, số lượng ăn, thức uống - Các trang thiết bị, dụng cụ, sản phẩm, q tặng (nếu có)
- Phân cơng cơng việc, hướng dẫn thực hiện, sơ đồ phịng họp, check list Triển khai công việc
- Xác định thời gian hồn tất đặt, trang trí, đảm bảo an toàn, vệ sinh - Tham khảo ý kiến chủ tiệc, có thay đổi cần tiến hành liên
hệ nhân viên nhận tiệc
- Liên hệ đến phận khác liên quan, chuẩn bị thực theo tiến độ yêu cầu
4 Phục vụ Tiệc (Hội nghị, Teabreak, Cooctail, Buffet, Tiệc Á đặt trước ) Kết thúc thu dọn
IV. Đảm bảo an toàn - an ninh 4.1 An toàn
4.2 An Ninh
4.3 Tổ chức xử lý trường hợp khẩn cấp Sự cố tổ chức kiện gì?
Sự cố tổ chức kiện hiểu việc phát sinh diễn kế hoạch chuẩn bị nhà tổ chức kiện
Sự cố tổ chức kiện đa dạng, chí loại hình kiện với quy mô tương tự nhau, tiến hành triển khai thực tế xuất cố hồn tồn khác Theo tính chất vấn đề ảnh hưởng cố chia cố thành nhóm sau:
- Các cố có liên quan đến chủ đề kiện
- Các cố có liên quan đến vấn đề an ninh, an toàn, vệ sinh tổ chức kiện
Dự tính xử lý cố có liên quan đến chủ đề kiện
Trong q trình dự tính xử lý cố liên quan đến chủ đề kiện lưu ý nội dung sau: