Thực trạng về tổ chức kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex

Những vấn đề chung về kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại 1 1.Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá trong doanh nghiêp thương mại 1 1.1 Đặc điểm hàng hoá trong doanh nghi

1.1 Đặc điểm hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại

“Thơng mại” theo luật thơng mại Việt Nam(đợc quôc hội khoá IX, kỳ họp thứ 11thông qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội

Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiện thông qua mua bán trên thị trờng.Nói cách khác là hàng hoá DNTM là những hàng hoá vật t mà DN mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.

Vậy hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.

Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:

- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú:Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.

- Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học:Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng.Những đặc tính này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.

- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lợng, mẫu mã , thông số kỹ thuật Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của xuất , vào nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng.Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dung thì hàng hoá đợc tiêu thụ và ngợc lại.

- Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng cha đa vào sử dụng.Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất.

- Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM, nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá với các quá trình:Mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá.bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lu động trong DN(80%- 90%)>vốn lu động của DN không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ:Dự trữ sản xuất và lu thông.Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lu động.

- Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lu động lại thay đổi hình thái biểu hiện từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thai vốn ban đầu là hình thái tiên tệ.Nh vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.Việc tăng tốc độ của lu chuyển của vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả.

- Mua hàng:là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.

- Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình l thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ.

- Bảo quản và dự trữ hàng hoá :là khâu trung gian của lu thông hàng hoá, hàng hoá vận từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng.Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thờng, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý.

Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các DNTM Do đó việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số l-ợng, chất lợng, chủng loại giá cả là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa hạn chế đén mức thấp nhất nhng mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thơng mại từ đó lám tăng lợi nhuận của công ty.

1.2.Yêu cầu quản lý.

Hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại có một tầm quan trọng rất lớn, nó ảnh hởng đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệpnên bất kỳ DNTM nào muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành thờng xuyên liên tục, không bị gián đoạ các doanh nghiệp phải có một lợng hàng dự trữ nhất định.Tuy nhiên lơng hàng hoá dự trữ nay luôn bị biến động do hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở các khâu mua, bán hàng hoá.Do đó để có một lợng hàng hoá thờng xuyên nhất định doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch mua hàng cung nh tiêu thụ một cách cụ thể, phù hợp với qúa trình hoạt động thực hiện chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả Do vậy để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng(vật t, hàng hoá ) về chủng loại, số lợng, quy cách giá cả, thời gian đảm bảo cho quá trình mua hàng đáp ứng đợc nhu cầu về hàng hoá phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tăng nhanh vòng quay của vốn lu động.

- Tổng hợp đúng đắn chính xác kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí cấu thành giá mua vào, tính toán chính xác trị gia thực tế của từng loại hàng hoá, cung cấp tài liệu phục vụ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, phục vụ tính toán trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho

- Tổ chức bảo quản hàng hoá trong kho cũng nh đang đi trên đờng vận chuyển , phải có một hệ thống kho tàng, phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại háng hoá nhằm hạn chế những hao hụt, h hỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảo quản vận chuyển.

Tóm lại, quản lý chặt chẽ từ khâu mua, khâu bảo quản vận chuyển và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doang nghiệp.

1.3.Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hoá Tính giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiên kế hoạch thu mua hàng hoá về mặt số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo

- áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hơng dẫn kiểm tra các bộ phận, tự trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá(lập chứng từ, luân chuyển chứng từ )mở các sổ thực hiện các chế độ đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo,chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

2.Phân loại và đánh giá hàng hoá 2.1.Phân loại hàng hoá.

Theo tính chát thơng phẩm kết hợp với đặc trng kỹ thuật thì hàng hoá đợc chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng Hàng hoá gồm có các ngành hàng:

- Hàng kim khí điện máy; - Hàng hoá chất mỏ; - Hàng xăng dầu;

- Hàng dệt may, bông vải sợi; - Hàng da cao su;

- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh ; - Hàng mây, tre đan; - Hàng rợu bia, thuốc lá; Theo nguồn gốc sản suất gồm: - Ngành hàng nông sản; - Ngành hàng lâm sản; - Ngành hàng thuỷ sản;

Theo khâu lu thông thì hàng hoá đợc chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn;

- Hàng hoá ở khâu bán lẻ;

Theo phơng thức vận động của hàng hoá - Hàng hoá chuyển qua kho

- Háng hoá chuyển giao bán thẳng

2.2.Lập danh điểm hàng hoá

Hàng hoá của các DNTM mua về dự trữ để bán thờng rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp Cho nên để phục vụ cho việc tổ chức

hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán,DNTM cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số(có thể kết hợp với các chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó.

Danh điểm hàng tồn kho phải đợc sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ hàng tồn kho.Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp.

Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoản cấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn hàng cung cấp, kho nhập hàng.

Ví dụ: TK 156 hàng hoá

TK156.1.01.1 Số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm 01 loại hàng 1 TK 156.1.01.1.A Số danh điểm của hàng 1thuộc nhóm 01 laọi hàng 1 ở kho A

2.3.Đánh giá hàng hoá.2.3.1 Đánh giá hàng hoá

*Nguyên tắc đánh giá:

Một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán mua hàng là nguyên tắc giá gốc (cost principle) theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho , giá gốc chính là trị giá vốn thực tế của hàng hoá là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có những hàng hoán đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Giá gốc tại thời điểm mua :Là trị giá mua thực tế phải thanh toán với ngời bán

- Giá gốc tại thời điểm nhập kho: Chính là giá mua thực tế, chi phí mua trong qúa trình thu mua đến khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thuề và các loaị thuế (nếu có)

- Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công chế biến

*Giá gốc hàng hoá nhập kho

Trị giá vốn thực tế của hàng hoá nhập đợc xác định theo từng nguồn nhập

Chi phí chi phí hao hụt trong định mức

mua = thu mua + phát sinh trong quá trình mua hàng Trong đó giá mua(tiền phải trả cho ngời bán) nếu doanh nghiệp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua là giá không bao gồm thuế GTGT Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua bằng tổng giá thanh toán

Chi phí mua hàng hoá, bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bến bãi, hao hụt trong định mức mua hàng.

Thuế NK= giá NK(giá CIF) * thuế xuất thuế nhập khẩu của loại hàng hoá đó

Trong trờng hợp ngoài việc phải nộp thuế nhập khẩu nh đã nêu ở trên doanh nghiệp còn phải nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu

Thuế GTGT =[ giá NK + thuế NK ] *Thuế xuất thuế GTGT ở khâu nhập khẩu

* Đánh giá hàng hoá xuất kho

Do khi nhập kho hàng hoá giá vốn thực tế khi hàng hoá nhập kho theo hai tiêu thức là giá mua và chi phí mua khi đó nhiệm vụ của kế toán là phải theo dõi trị giá mua thực tế cho từng lần nhập Các khoản chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình nhập hàng nh: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi đợc hạch toán riêng đến côi tháng tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho Do vậy để xác định đ-ợc trị giá vốn của hàng hoá xuất kho thì phải thực hiện các bớc sau:

Bớc 1 áp dụng một trong các phơng pháp đích danh, phơng pháp bình quân, phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp nhập sau xuất trớc, tuỳ điều kiện doanh nghiệp áp dụng để tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho

Bớc 2: Kế toán phân bổ chi phí mua cho số hàng đã xuất kho và số hàng tồn kho cuối kỳ.

Chi phí mua chi phí mua chi phí phát sinh trị giá mua đợc phân bổ cần phân bổ + trong kỳ của hàngcho hàng = * xuất trong xuất kho trị giá mua trong kỳ +trị giá mua hàng tồn kỳ

- Đối với việc áp dụng theo phơng pháp đích danh: Theo phơng pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lợng xuất kho của lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị gia vốn thực tế của hàng hoá xuất kho

+ ĐKAD: Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp mà giá trị hàng tồn kho lớn và mang tính chất đơn chiếc có thể theo dõi riêng và nhận diện đợc từng lô hàng

+ Ưu điểm: Phù hợp với DN tổ chức kế toán vật liệu thủ công Phơng pháp đơn giản và dễ tính toán

bình quân = tồn đầu kỳ tăng trong kỳSố lợng hàng hóa + Số lợng hàng tăng

Tuy nhiên cách tính này khối lợng tính toán ít nhng chỉ tính đợc trị giá mua thực tế của hàng hoá tại thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời

Phơng pháp này chỉ áp dụng đợc với các doanh nghiệp ít nghiệp vụ xuất hàng, thông tin kế toán không cần thờng xuyên, làm kế toán bằng phơng tiện thủ công

Do vậy để khắc phục ta có cách tính đơn giá bình quân liên hoàn: phơng pháp này tính giá bình quân cho mỗi lần nhập đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.

Trị giá vốn thực tế của Tri giá vốn thực tế Đơn giá bình quân hàng hoá trớc lần xuất thứ i + hàng hoá từ lần i-1-i liên hoàn =

Số lợng vật t tồn trớc Số lợng hàng hoá lần xuất + nhập từ lần xuất

i-1-i

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc: phơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập.Trị giá hàng tồh kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng

- ĐKAD: Phơng pháp này đợc áp dụng nhiều đặc biệt là trong các doanh nghiệp theo dõi đơn giá thực tế từng lần nhập

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc: phơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau đợc xuất trớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn gía nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tình theo đơn gía của những lần nhập đầu tiên.Hiện nay ph-ơng pháp này ít đợc áp dụng vì tình hình giá cả hiện nay luôn có sự biến động điều này làm ảnh hởng đến doanh thu của doanh nghiệp

- ĐKAD: Phơng pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp theo dõi đơn giá từng lần nhập và phù hợp trong điều kiện có lạm phát

3 Kế toán chi tiết hàng hoá3.1.Chứng từ sử dụng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế đọ quy định

Theo chế độ quy định chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trỏng bộ tài chính, cá chứng từ kế toán vế hàng hoá bao gồm:

- PNK(mẫu 01- VT); - PXK(mẫu 02- VT);

- PXK kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03- VT); - Biên bản kiểm kê vật t hàng hoá (mẫu 08- VT); - Hoá đơn(GTGT)- MS01 GTKT- 2LN ;

- Hoá đơn bán hàng mẫu02GTKT- 2LN; - Hoá đơn cớc phí vận chuyển;

Đối với các chứng từ này phải kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu nội dung, phơng pháp lập, ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiên hoạt động kinh doanh của đơn vị mà có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức(Mẫu 04- VT); - Biên bản kiểm nghiểm(mẫu 05- VT);

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ(Mẫu 07- VT);

3.2.Các phơng pháp hạch toán chi tiết

3.2.1 phơng pháp ghi thẻ song song

Phơng pháp này thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng

Khi nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý,

từ vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập-xuất đã phân loại theo từng thứ hàng hoá cho phòng kế toán

ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn sau đó đối chiếu với thẻ kho, sổ kế toán tổng hợp

Trình tự ghi sổ nh sau:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng

3.2.2.Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :

Phơng pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.

Phiếu xuấtThẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê Nhập - xuất - tồnSổ kế toán tổng

hợpPhiếu nhập kho

ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “ Sổ đối chiếu luân chuyển” đợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá đợc ghi một dòng trên sổ

Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá

Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau :

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu cuối tháng

Phơng pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số ợng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

l-Phiếu xuấtThẻ kho

Phiếu nhập

Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Bảng kê xuấtluân chuyển

Sổ kế toán tổng hợp

3.2.2.Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :

Phơng pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.

ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “ Sổ đối chiếu luân chuyển” đợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá đợc ghi một dòng trên sổ

Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá

Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau :

Phơng pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số ợng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

Cuối tháng, căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xúât để cộng tổng số tiền theo từng nhóm hàng hoá để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất- tồn”

3.2.4 Phơng pháp ghi sổ số d

*Nội dung

- Thủ kho vẫn đợc sử dụng “ Thẻ kho” để ghi chép d 2 phơng pháp trên Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “sổ số d” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật t, hàng hoá cột số lợng.

- “Sổ số d” do kế toán lập cho từng kho, đợc mở cho cả năm Trên “sổ số d” vật t hàng hoá đợc sắp xếp thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại Cuối mỗi tháng “sổ số d”đợc chuyển cho thủ kho để ghi chép.

- Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống cho kiểm tra việc ghi chép trên “ thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau đó, kế toán ký xác nhận vào phiếu nhận chứng từ.

Ghi chú

Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày

Đối chiếu hàng ngày

4.Kế toán tổng hợp hàng hoá

4.1 Kế toán tổng hợp hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.4.1.1 Đặc điểm của phơng pháp KKTX:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghi

chép một cach thờng xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho

Việc xác định giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đợc căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho và tính theo các phơng pháp nh đã trình bày ở mục 2.3 chơng I

Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

* Tài khoản kế toán sử dụng

- TK 151: Hàng mua đang đi đờngThẻ kho

Phiếu xuất

Phiếu giao nhận Chứng từ

Bảng luỹ kế xuấtSổ số dư

Bảng kê nhập – xuất – tồn

Sổ kế toán tổng hợpPhiếu nhập

khoPhiếu giao nhận chứngtừ

Bảng luỹkế nhập

Tài khoản này phản náh trị giá vốn thực tế của hàng háo mà doanh nghiệp đã mua nhng cha nhập về kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi trên đờng đã nhập về kho

Kết cấu TK 151- Hàng mua đang đi đờng

- Bên Nợ ghi: Trị giá vật t hàng hoá đang đi đờng

- Bên Có ghi: Trị giá hàng hoá đang đi đờng tháng trớc, tháng này đã đa về nhập kho

- Số d Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá đang đi đờng cuối kỳ *TK156- Hàng hoá:

Kết cấu cơ bản của tài khoản này nh sau: - Bên Nợ ghi:

+ TRị giá vốn hàng hoá nhập trong kỳ

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá hàng hoá khi đánh giá lại; + Trị giá hàng hoá thừa khi phát hiện kiểm kê

- Bên Có ghi:

+ Tri giá vốn thực tế hàng xuất trong kỳ;

+ Số tiền giảm giá chiết khấu thơng mại hàng mua; + Số tiền điều chỉnh giảm giá hàng hoá khi đánh giá lại; + Trị giá hàng hoá thiếu khi phát hiện kiểm kê.

TK 156- hàng hoá, gồm có 2 tài khoản cấp 2:- TK 1561- Trị giá mua hàng hoá;

- TK 1562- Chi phí thu mua.

• TK157: Hàng gửi đi bán- Phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi bán cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi nhng cha kịp thanh toán

• TK632- Giá vốn hàng bán- Phản ánh trị gía vốn của hàng hoá

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm hàng hoá còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác: TK111, TK112 TK133 TK331 TK333 , TK611

4.1.2 Trình tự kế toán nhập hàng hoá.

Quá trình mua hàng ở DNTM hoàn tất khi hàng mua đã kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng và tiền mua hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Quá trình mua hàng của doanh nghiệp thơng mại có thể phát sinh các trờng hợp sau:

- TH1: Hàng và hoá đơn cùng về trong tháng : Quá trình mua hàng hoàn tất trong tháng Công ty đã nhận đợc hoá đơn và chứng từ thanh toán của bên bán, doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nhng cuối tháng hàng vẫn cha về hoặc đã về nhng cha kiểm nhận nhập kho Trong trờng hợp này sẽ phát sinh hàng mua đang đi trên đờng hoặc hàng đợi kiểm nhận cuối tháng Khi đó tạm thời kế toán cha ghi sổ, lu hoá đơn vào một bộ hồ sơ riêng: Hồ sơ đang đi đờng

+ Nếu trong kỳ phòng kế toán nhận đợc PNK và các chứng từ liên quan thì kết hợp PNK và hoá đơn để ghi nh sau:

Nếu thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ :Nợ TK 156 ( GVTTNK)Nợ TK 133(1331)

Có TK 111,112,331 – Chi phí mua phát sinh

- TH2: Trong tháng nhận đợc hàng do bên bán chuyển đến theo hợp đồng nhng cha nhận đợc hoá đơn

+ Tạm thời lu PNK và cha ghi sổ ( hàng về ch có hoá đơn)

+ Trong kỳ nhận đợc hoá đơn kết hợp PNK và hoá đơn để ghi nh TH1+ Cuối kỳ vẫn cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi sổ hàng hoá mua về theo giá tạm tính

Nợ TK 156

Có TK 111,112,331Ghi bút toán bổ sung

Nợ TK 156Nợ TK133(1)

Có TK 111,112,331 Phơng án 2: Điều chỉnh chênh lệch: Điều chỉnh cho thuế VAT đợc khấu trừ

Nợ TK 133(1) – Thuế theo hoá đơnCó TK111,112.331

Điều chỉnh giá vốn thực tế nhập khoNếu GVTTNK> Giá tạm tính đã ghi

Nợ TK 156

Có TK 111,112,331Nếu GVTTNK< Giá tạm tính đã ghi

Nợ TK156

Có TK111,112,331( Ghi số âm phần chênh lệch

4.1.3 Phơng pháp kế toán xuất hàng hoá.

Đối với DNTM việc xuất hàng hoá cũng chính là bán hàng, do vậy trong các doanh nghiệp thơng mại tiêu thụ hàng hoá có thể đợc thực hiện theo các phơng thức nh sau:

- Xuất bán theo phơng thức bán buôn ;- Xuất bán theo phơng thức bán lẻ;

- Xuất bán theo phơng thức bán hàng đại lý

Trình tự hạch toán hàng hoá nhập, xuất tồn hàng hoá đợc thể hiện qua sơ đồ sau:( Theo phơng pháp KKTX)

TK111,112,141,331 TK133 Tổng giá thuế GTGT

Thanh toán đợc khấu trừTK 333

Nhập kho do mua ngoài Thuế nhập khẩu

TK156 TK632,157Xuất bán trực tiếp gửi bán

Nhập kho hàng đang đi đờng kỳ trớc

TK154Xuất tự chế, mua ngoài

Gia công chế biếnTK411

Nhận vốn góp liên doanh cổ phần

TK 128,222

Xuất vốn liên doanhTK 154

Nhập do tự chế , mua ngoài Gia công chế biến

TK 136, 138Xuất cho vay tạm thời

TK 128, 222

Nhập do nhận lại vốn gópVốn góp liên doa`nh

* Kế toán tổng hợp nhập- xuất hàng hoá theo phơng pháp KKĐKTK 151,152,153,156

K/c Tồn đầu kỳ

K/c Tồn cuối kỳ

TK156

Tổng giá Thuế GTGT TT Nhập kho

Các khoản đợc giảm trừTK333

Thuế nhập khẩu

Xuất bán

Nhận góp vốn liên doanh

Với các nghiệp vụ nhập hàng hoá cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí đựoc tính vào giá vốn hàng nhập kho Trờng hợp nhập cùng một phiếu nhièu loại hàng hoá chơng trình cũng cho phép nhập cùng nhng phải nhập

cung kho Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng lần nhập hàng hoá nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.

Đới với các nghiệp vụ xuất hàng hoá thì chơng trình phải tự động tính ợc giá vốn xuất kho Theo quy định, giá vốn của hàng hoá xuất kho có thể đợc tính bằng một trong các phơng pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, LIFO, FIFO.

đ-Đối với hàng hoá xuất bán ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này Có thể cho phếp chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm khi phản ánh doanh thu thì trơng trình đồng thời lơ thông tin về giá vốn hàng bán Các chứng từ thờng đợc thiết kế để phản ánh các nghiệp v ụ xuất vật t nh: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán hàng Nếu ở danh mục hàng hoá đã nhập giá bán, mức thuế suất thuế GTGT thì chơng trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra

Nh vậy đối với phần hàng kế toán hàng hoá chơng trình kế táon phải theo dõi cho từng lần nhập, đồng thời cho biết số lợng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Các sổ sách báo cáo có thể xem nh: sổ chi tiết, bảng kê nhập, bảng cân đối hàng hoá, bảng tồn kho hàng hoá theo kho Với việc áp dụng phần mềm có thể cho phép kế toán biết số lợng tồn kho của từng hàng hoá theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào

Để có những thành quả nh ngày hôm nay công ty đã có những bớc đi đầu tiên trong việc kinh doanh gas lỏng LPG (liquefied Petrolium gas), với việc nắm bắt nhanh nhạy nhu cầu thị trờng ngay từ năm 1993 tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã chính thức đa sản phẩm gas lỏng ra thị trờng mà điểm xuất phát là thành phố Hồ Chí Minh

Thời kỳ đầu việc kinh doanh Gas do các công ty xăng dầu đảm nhận với t cách là hàng phụ.Sau đó hình thành nên các phòng kinh doanh gas, rồi đến các xí nghiệp chuyên kinh doanh gas trực thuộc các công ty xăng dầu tại các thành phố lớn nh Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh Đến năm 1998 sau khi thị trờng gas có sự cạnh tranh rõ rệt và ngày càng gay gắt Bên cạnh để nâng cao tính tự chủ và độc lập của ngành hàng, ngày 25/12/1998 trên cơ sở tờ trình của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cho phép thành lập công ty gas Petrolimex theo quyết định số 1653/QĐ- BTM và đợc sở kế hoạnh đầu t Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số 112425- DNNN, trên cơ sở đó tiếp nhận ngành LPG của tổng công ty xăng dầu Việt Nam

Cùng với xu hớng cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nớc tạo sự cạnh tranh bình đẳng giữa các thành phần kinh tế, thực hiện Quyết định số:0683/2002/QĐ- BTM ngày 06/06/2002 của Bộ Thơng Mại về việc cổ phần hoá công ty Gas, đợc sự chỉ đạo sát sao của tổng công ty xăng dầu Việt Nam Công ty Gas đã hoàn thành những bớc cần thiết để cổ phần hoá doanh nghiệp

Từ ngày 14 tháng 01 năm 2004 công ty đa chính thức đi vào cổ phần hoá với tên gọi :Công ty cổ phần Gas - Petrolimex (tên viết tắt làPGC), việc cổ phần hoá công ty là phù hợp với sự cạnh tranh của thị trờng hiện nay nhằm mở rộng thị trờng hơn nữa đảm bảo đáp ứng đấy đủ nhu cầu tiêu dùng ngày một tăng

Ngoài trụ sở chinh công ty đóng tại 775 đờng Giải Phóng Quận Hoàng Mai thành phố Hà Nội công ty còn có các chi nhánh tại: Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh cùng với mạng lới dày đặc đại lý tiêu thụ, cửa hàng trên toàn quốc

*Năng lực kinh doanh:

Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số vốn kinh doanh của công ty là 375.987 triệu đồng.Trong đó :

Vốn cố định: 112.796 triệu đồng Vốn lu động: 263.191 triệu đồng

Vốn ngân sách Nhà nớc cấp: 191.753 triệu đồng Vốn tự bổ xung: 105.276 triệu đồng

Vốn huy động: 78.958 triệu đồng * Về cơ sở vật chất kỹ thuật:

Do đợc thừa hởng từ Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên ngay từ nhừng ngày mới thành lập công ty đã quan tâm chỉ đạo công tác đầu t cơ sở vật chất kỹ thuật theo kế hoạch của tổng công ty phê duyệt

Trong năm 2003 việc đấu t khoa học công nghệ đã đợc đặc biệt chú trọng, lãnh đạo công ty và các chi nhánh đã tập trung chỉ đạo,đẩy mạnh công tác tiếp thị và phát triển khách hàng, đã thực hiện 9675 triệu đồng, đạt 104% kế hoạch đợc giao.Đã thực hiện sửu chữa cải tạo các công trình phục cụ sản xuất kinh doanh của công ty, sửu chữa bảo quản kho, mua sắm thiết bị.Trong năm công ty đã đầu t 4000 triệu đồng mua hai xe bồn 10 tấn phục vụ vận vhuyển gas rời của chi nhánh Hải Phòng và chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh.

Đến nay về cơ bản hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật-công nghệ của Công ty Gas đã đáp ứng đợc với nhu cầu sản xuất kinh doanh và góp phần đắc lực trong việc nâng cao sức canh tranh và mở rộng thị trờng trên toàn quốc.Trong những năm tới Công ty Gas Petrolimex tiến hành cải tạo, xây mới , nâng công xuất đóng nạp gas để nâng tổng sức chứa của công ty là trên 4000 tấn- cụ thể: Hà Nội (120 tấn), Cần Thơ (500 tấn), Đà Nẵng (700 tấn), Thành phố Hồ Chí Minh (2000 tấn).

2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần Gas Petrolimex có chức năng chính là xuất nhập khẩu kinh doanh khí đốt hoá lỏng LPG và các thiết bị phụ kiện bồn bể phục vụ cho việc kinh doanh LPG

Nhiệm vụ của công ty :

- Đảm bảo đáp ứng nguồn hàng theo nhu cầu của các đơn vị

- Chỉ đạo, tổ chức mạng lới kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trờng và định hớng phát triển của công ty.Xây dựng chiến lợc cho ngành hàng, chỉ đạo thống nhất quản lý kinh doanh thông qua cơ chế định giá, điểm giao nhận hàng, phân công thị trờng và các định mức kinh tế kỹ thuật

- Chỉ đạo phối hợp với các đơn vị trong công tác đầu t liên quan tới việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho các ngành hàng tại các đơn vị - Thực hiện các hoạt động kinh doanh bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh môi trờng.

- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của công dân viên theo luật lao động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội.

2.1.3 Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh2.1.3.1 Những thuận lợi

Sau gần 8 năm thành lập và đi hoạt động, công ty đã tạo lập và khẳng định đợc uy tín của mình trên thị trờng với những thuận lợi to lớn:

- Cơ sở vật chất kỹ thuật đựoc đầu t mới, đồng bộ, hiện đại tơng đối hoán chỉnh và phân bố đều khắp trong phạm vi toàn quốc.

- Mạng lới các điểm bán hàng của công ty toàn quốc với sự giúp đỡ của các công ty trực thuộc hệ thống Petrolimex có khả năng đáp ứng nhu cầu thị tr-ờng tại tất cả các tỉnh , thành phố trong cả nớc.

- Thơng hiệu sản phẩm Gas Petrolimex đã đợc khẳng định trên thị trờng, tạo dựng đợc lòng tin đối với khách hàng thông qua công tác đảm bảo nguồn hàng, công tác tiếp thị, dịch vụ

- Nhu cầu trờng ngày càng tăng đối với sản phẩm này do đây là nguyên liệu sạch lại tiện dụng.

- Tình trạng sang nạp gas trái phép còn phổ biến, chính sách phân phối hàng cũng nh việc định giá của Petro Việt Nam cha bình đẳng, sự can thiệp của nhà nớc vào việc quản lý ngành hàng còn chậm và cha đựơc chú trọng

- Tình hình công nợ của khàch hàng, giá trị hàng tồn kho còn lớn, thời gian nợ của khách hàng kéo dài Một số đơn vị trong hệ thống các tổng đại lý thành viên cha quan tâm thoả đáng tới mặt hàng gas.

* Tuy nhiên nhờ có đội ngũ với bề dày kinh nghiệm trong kinh doanh gas và các sản phẩm dầu mỏ, kế thừa các nguồn lực mạnh mẽ của Petrolimex công ty đã có những kết quả rất khả quan.kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm vừa qua(2002- 2004) nh sau:

Bảng : Các chỉ tiêu kết quả kinh doanh của công ty gas Petrolimex thời kỳ(2002- 2004)

Chỉ tiêuĐơn vị tính

Năm 2002

Năm 2003

Năm 2004

So sánh

2003/20022004/20021.Tổng khối lợng hàng

tấn 92000100000 120.0001,0871,304

- Nhập khẩutấn4560050000700001,0961,535-Nhập nội địatấn4640050000500001,0781,0782.Khối lợng hàng bán ratấn92240105000 1300001,1381,4093.Tổng doanh thu bán

triệu đồng

540950714572 9572701,3211,769

4.Nộp nhân sáchtriệu đồng

5 LN sau thuế

Trệu đồng

2.1.4.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.

Tất cả các nguồn hang đều do văn phòng công ty tự nhập và xuất trực tiếp cho các chi nhánh nên các đơn vị thành viên công ty đều là đơn vị báo sổ.Công ty chụi trách nhiệm trớc Tổng công ty về tổ chức hoạt đông kinh doanh gas, phụ kiện và các thiết bị phụ kiện trong toàn tổng công ty, ở thị trờng công ty với nguyên tắc không cạnh tranh nội bộ Hoạt động kinh doanh chủ yếu đợc thực hiệ ở phòng kinh doanh Công ty giao hàng cho tổng đại lý thành viên theo hợp đông kinh tế.Tổ đại lý thành viên chỉ nhận đợc duy nhất nguồn hàng từ công ty, không bán hàng ngoài luồng trừ bếp và các phụ kiện.

Trong năm 2004, theo số lợng thống kê của các hãng kinh doanh, nhu cầu tiêu thụ gas chiếm 3000000 tấn Nhu cầu tiêu thụ gas trong năm 2004 tăng gần 14% so với năm 2003 và sẽ giữ vững trong các năm tới.Trong năm 2004 song song với việc đầu t,hỗ trợ khách hàng, khuyến mại quảng cáo số lợng sản phẩm của sản phẩm công ty bán đợc khoảng trên 800000 tấn chiếm khoảng 24% thị phần LPG trong cả nứơc.

Tình hình tổ chức kinh doanh của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ

Sơ đồ 01: Tổ chức kinh doanh của Công ty Gas- Petrolimex

Văn phòng công tyGas - petrolimexHệ thống cửa hàng bán lẻ tại

Hà nội

Chi nhánh Đà NẵngChi nhánh

Hải Phòng

Chi nhánh Sài GònChi nhánh

Cần thơ

Hệ thống cửa hàng bán lẻHà nội

Kho Cửa hàng Kho Cửa hàng Kho Cửa hàng Kho Cửa hàng

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh.2.1.4.1 Tổ chức bộ máy quản lý.

Do đặc điểm của công ty là hoạt động kinh doanh trải dài trên toàn quốc nên công ty đã tổ chức một cơ cấu bộ máy quản lý phù hợp theo hình thức trực tuyến chức năng:đứng đầu là lãnh đạo và một hệ thống phòng ban chức năng giúp việc (xem sơ đồ 03)

Sơ đồ 02: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Gas- Petrolimex(Trớc khi cổ phần hoá)

Ban giám đốc

Phòng tổ chức hành chính

Phòng Kinh doanh

Phòng quản lý kỹ thuật

Phòng bán hàng và dịch vụ

Phòng Tài chínhKế toán

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị Ban giám đốc

Ban kiểm soát

Phòng tổ chức hành chính

Chi nhánh Hải Phòng

Phòng Kinh doanh

Chi nhánh

Đà Nẵng Chi nhánh Sài Gòn Chi nhánh Cần ThơPhòng kế

toán Tài chính – Kế toán

Phòngquảnlý kỹ thuật

Kho gas Đức

Giang – Hà Nội Hệ thống cửa hàng bản lẻ Hà Nội

Sau khi cổ phần hoá, mô hình tổ chức bô máy Công ty như sau (sơ đồ 03)Sơ đồ 03: Mô hình bộ máy quản lý Công ty Gas - Petrolimex

Tuy mô hình tổ chức bộ máy công ty có sự thay đổi sau khi cổ phần hoá nhng nhìn chung hoạt động của ban lãnh đạo: kiểm tra kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh và sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty Ban lãnh đạo công ty có thẩm quyền phê duyệt các chứng từ ngoài quy định dùng nội bộ trong công tác quản trị, chịu trách nhiệm quản lý tình hình tài chính và vốn của công ty Bên cạnh ban lãnh đạo là một hệ thống các phòng ban chức năng giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác sản xuất kinh doanh của công ty.Cụ thể:

- Phòng tổ chức hành chính : Có chức năng giúp giám đốc trong việc quản lý nhân sự, hành chính, thực hiện các chế độ, chính sách của nhà nớc và công ty.

- Phòng kinh doanh: Có chức năng tổ chức kinh doanh công ty từ việc tìm kiếm nguồn hàng, lập các kế hoạch và xây dựng các chiến lợc kinh doanh nhằm phát triển thị trờng, thị phần của công ty trên thị trờng

- Phòng quản lý kỹ thuật: Do LPG là mặt hàng kinh doanh đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật đảm bảo an toàn rất cao nên vai trò, nhiệm vụ của phòng quản lý kỹ thuật là rất lớn Nhiệm vụ chính của phòng là kiểm tra, hớng dẫn lập kế hoạch sản xuất để phù hợp với yêu cầu kỹ thuật đặt ra.

-Phòng bán hàng- dịch vụ: Phụ trách khâu bán hàng tại văn phòng công ty, kho Đức Giang và trực tiếp các trang thiết bị phục vụ cho việc kinh doanhLPG.

- Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra kiểm soát, thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê trong toàn công ty theo quy định của tổng công ty xăng dầu Việt Nam ban hành.

2.1.4.2.Mối liên hệ giữa các phòng chức năng.

Mỗi phòng đều có nhiệm vụ riêng biệt nhng lại liên hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một khối thống nhất giúp cỗ máy kinh doanh của công ty hoạt động một cách hiệu quả Phòng kỹ thuật giúp đảm bảo việc kinh doanh gas thuận lợi, an toàn, phòng kinh doanh là đầu mối trong việc kiến tạo nguồn hàng, ký kết hợp

khách hàng của mình Phòng tài chính-kế toán sẽ có nhiệm vụ điều hoà dòng tài chính trong công ty giúp công ty lớn mạnh Phòng tổ chức điều hoà và phân bổ thù lao cho ngời lao động theo sản lợng bán ra một cách hợp lý Tất cả đều vì lợi ích ngời lao động, lợi ích của toàn công ty và của xã hội.

2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex:

2.1.5.1.Hình thức và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Gas- Petrolimex tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô lớn , địa bàn hoạt động rộng khắp trên phạm vi cả nớc Để đáp ứng cấu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán Đây là mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; áp dụng hình thức này đảm bảo công tác kế toán đợc đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ.Theo mô hình này các kho hàng của chi nhánh thực hiện hình thức kế toán báo sổ.Tại các chi nhánh thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân công quản lý Các phòng kế toán chi nhánh có nhiệm vụ kiểm tra xử lý thông tin, chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết tại đơn vị mình Định kỳ các phòng này sẽ gửi báo cáo về các phòng kế toán công ty Các chi nhánh chỉ xác định kết quả kinh doanh chứ không lập quỹ, việc lập quỹ đợc công ty thực hiện sau khi quyết toán toàn công ty.

Xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu trên của bộ máy kế toán tại công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 04: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Gas- Petrolimex

Biên chế tại phòng kế toán tài chính(KTTC) gồm 12 cán bộ: Một trởng phòng, một pho phòng và 10 chuyên viên Với biên chế hiện hành, phòng KTTC phân công nhiệm vụ của các cán bộ công nhân viên trong phòng nh sau:

*Kế toán trởng:

- Chịu trách nhiệm chung trớc giám đốc về công tác KTTC tại công ty - Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm

- Phối hợp tham gia việc ký kết các hợp đông kinh tế của công ty

- Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá vật t, các định mức chi phí thuộc thẩm quyền của công ty

Kế toán trưởngPhó phòng kế

KếtoánXâyDựng cơ bản

Kế toán nhập mua hàng hoá

Kế toán tiêu thụ

hàng hoá

Kế toán thuế& chi

Kế toán nh và thanh toán

Kế toán công nợ bán

Kế toán tscd

và ccdc

Phòng kế toánCn Đà Nẵng

Phòng kế toánCn Hải Phòng

Phòng kế toánCn Sài Gòn

Phòng kế toánCn Cần thơ

Nhân viên kinh tế

Kho Đức Giang các cửa hàng bán lẻNhân viên kinh tế

- Quản ký cân đối vốn kinh doanh, tham gia điều hoà các quỹ xí nghiệp trong toàn công ty.

* Phó phòng kế toán:

- Phối hợp thực hiện xây dựng kế hoạch tài chính của công ty hàng năm - Phụ trách công tác kiểm tra các đơn vị, phụ trách công tác ứng dụng tin học.

- Hớng dẫn chế độ hạch toán trong toàn công ty

- Tổng hợp quyết toán, kiểm kê toàn công ty Quyết toán lơng toán công ty - Theo dõi và hớng dẫn quy trình quản lý các tài khoản vốn, quỹ, lợi nhuận của văn phòng và toàn công ty

*Kế toán tổng hợp:

- Tổng hợp, kiểm kê, quyết toán văn phòng công ty

- Tham gia xây dựng giá và các định mức chi phí thuộc văn phòng công ty - Theo dõi và quản lý bao bì vỏ bình gas

- Kế toán vốn kinh doanh, lơng văn phòng và toàn công ty - Theo dõi các TK338(KPCĐ), 334 411.412,421

- Trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhợng bán TSCĐ, hàng hoá kém mất phẩm chất , ứ đọng chậm luân chuyển toàn công ty

*Kế toán xây dựng cơ bản:

- Theo dõi đối chiếu và quản lý công nợ các TK241(xây dựng cơ bản dở dang).

- Theo dõi các công trình đầu t hỗ trợ khách hàng

- Kiểm tra và phối hợp phòng quản lý kỹ thuật phê duyệt các công trình đấu t XDCB, sửa chữa TSCĐ.

*Kế toán nhập mua hàng hoá:

- Kế toán nhập mua hàng hoá (Gas, vỏ, vật t thiết bị) - Theo dõi quyết toán thuế nhập khẩu

- Theo dõi và quyết toán kho vật t Đức Giang

- Tổng hợp theo dõi lợng tồn kho vỏ bình gas toàn công ty

- Phụ trách các TK142, 152, 153(vỏ bình gas), 331, 336, 138, 338

*Kế toán tiêu thụ hàng hoá:

- Kế toán hàng hoá tiêu thụ hàng hoá.

- Kế toán thuế GTGT văn phòng toàn công ty.

- Kiểm tra giá và quyết toán tiêu thụ.Quyết toán thu sử dụng vốn toàn công ty

- Kế toán hàng tồn kho Quyết toán chi phí khoán kho, chi phí đội vận tải - Phụ trách các tài khoản 511, 512, 632, 156

- Tính giá thành hoạt động vận tải, sơn bình, kiểm định.

*Kế toán thuế và chi phí :

- Kế toán chi phí chung văn phòng công ty - Quyết toán chi phí cửa hàng.

- Phụ trách tài khoản 641.

- Kế toán thanh toán, kế toán tiền đang chuyển.

- Phụ trách các tài khoản 111, 112, 113, 141, 138, 338

*Kế toán TSCĐ và CCDC

- Kế toán TSCĐ, hao mòn TSCĐ.

- Trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhợng bán TSCĐ, hàng hoá kém mất phẩm chất

- Phụ trách các tài khoản 211, 214, 009, 142, 153

Ngoài ra thuộc khối văn phòng công ty còn có một thủ quỹ quản lý quỹ tiền mặt, phụ trách công đoàn phòng.

2.1.5.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty.

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các loaị sổ kế toán cụ thể, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ các loại sổ với nhau, trình tự ghi sổ nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập đợc các báo cáo định kỳ.

Hiện nay quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất ngày càng cao, yêu cầu cung cấp thông tin ngày càng nhanh và khi máy tính đợc sử dụng rộng rãi trong công tác kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải áp dụng hình thức kế toán phù hợp Chính vì vậy, công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký- chứng từ nhng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty và ch-ơng trình kế toán trên máy vi tính theo phần mềm Fast- Accouting.Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 05)

Sơ đồ 05 : Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau

Các chứng từ gốcInvoice B/I

Giấy chứng nhận BHBiên lai thu thuếPhiếu nhập khẩu

Các chứng từ khác có liên quan

Máy tínhBảng kê số 1

(nợ 111)Bảng kê số 2(nợ 112

Bảng kê chứng từ

Sổ chi tiết các tài khoản ( TK 151, 156, 331(1, 2 , 3)

Bảng kêSố 8

Nkct số 1Nkct số 2Nkct số 3Nkct số 4Nkct số 6(tk 151)

Nkct số 10( ghi có tk 144, 413, 333,

138 )Nkct số 5

Nkct số 6

( tk 156 ) Sổ cái tk 151, 156, 331 Bảng tổ hợp chi tiết

Các báo cáo ktGhi chú: Ghi hàng ngày

Dựa trên hình thức kế toán nhật ký- chứng từ và hệ thống máy vi tính trong công tác kế toán, hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fast- Accouting và trình tự xử lý hệ thống kế toán trên máy vi tính nh sau (Sơ đồ 06) :

*Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01- Kết thúc:31/12 - Đơn vị tiền tệ để ghi chép:Đồng Việt Nam(VND)

đầu vào chứng từ gốc

Hoá đơn của

người bán

Phiếu thu (chi)Tiền

Gbn, gbc, hd tín

Tờ khai hq giấy thông

Các chứng từ khác

Xử lý các phầm mềm trên máy

Chứng từ trên máy

Các bảng kê chứng từ.Sổ chi tiết TK, bảng tổng hợp chi tiết TK

Các bản kê Các NKCTSổ cáiXử lý chư

ơng trình gốc

Đầu ra

chứng từ Các báo cáo tài chính

- Nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác:Theo tỷ giá hạch toán toàn công ty quy định.

- Hình thức sổ kế toán áp dụng:Nhật ký- chứng từ - Phơng pháp kế toán TSCĐ:

+Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ: theo giá thực tế +Phơng pháp khâú hao:Khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng - Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho:

+Nguyên tắc đánh giá:theo giá gốc.

- Phơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: Giá hạch toán thống nhất toàn công ty.

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho:Kê khai thơng xuyên - Phơng pháp tính thuế GTGT: Phơng pháp khấu trừ.

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex.

2.2.1.Đặc điểm chung về hàng hoá của công ty.

Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là công ty thơng mại thuộc bộ thơng mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu hàng hoá

Hàng hoá chủ yếu của công ty là khí Gas hoá lỏng (LPG), bếp gas và các phụ kiện khác nh thiết bị bồn bể, van điều áp Song mặt hàng chủ yếu vẫn chính là khí gas hoá lỏng Đây là một loại nhiên liệu sạch , khi cháy tạo nên khí than, không có khói và khí CO, rất u việt so với các loại nhiên liệu khác Tuy nhiên, đây là loại sản phẩm đòi hỏi tính an toàn và kỹ thuật cao nên buộc công ty phải có sự đầu t về công nghệ hiện đại, an toàn và có công trình quản lý kỹ thuật chặt chẽ Đặc biệt là đối với ngời tiêu dùng phải hớng dẫn sử dụng thật cụ thể để tránh những tai nạn đáng tiêc do loại nhiên liệu này gây ra Đây sẽ là một sản phẩm đầy tiềm năng do tích chất tiện lợi của nó cũng nh xu hớng phát triển tất yếu của nớc ta trong những năm tới

Hàng hoá của công ty cung ứng từ 2 nguồn mua trong nớc và nhập khẩu

kiện, tuy nhiên lợng mua rất ít so với NK Mặt hàng này chủ yếu do công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí tại 95B- Lê Lợi – Vũng Tàu

Mặt hàng NK chủ yếu và cũng là sản phẩm chủ đạo của công ty chính là khí đốt hoá lỏng(LPG) đợc NK từ nhiều quốc gia trên thế giới nh: Công ty KENYON-ENGIRING của Nhật: Công ty COMAP của Pháp; công ty SAMJIN của Hàn Quốc; Công ty CAVAGNA, FLPIJ, RITZCOSING của Singapo.

2.2.2 Đánh giá hàng hoá.

2.2.2.1 Đánh giá hàng hoá mua vào

Đánh giá hàng hoá là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất Trong kế toán nói chung và, kế toán hàng hoá nói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá vốn thực tế.

* Với nguồn mua trong nớc: Hàng hoá chủ yếu là bếp gas và một số các phụ kiện khác Căn cứ vào lợng hàng dự trữ trong kho, phòng kinh doanh của công ty lên kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch đó Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng Chứng từ trong trờng hợp này là hoá đơn GTGT do bên bán lập( liên 2) Hàng hoá đợc vận chuyển về kho của công ty( công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài) Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trớc khi lập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho Công ty có một bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả kiểm nhận qua phiếu nhập kho THủ kho chỉ ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn( GTGT) đợc chuyển lên phòng kế toán Kế toán lu phiếu nhập kho( phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn( GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán

Việc xác định trị giá vốn của hàng mua trong nớc nh sau:

Trị giá mua thực tế Giá mua ghi trên Các khoản giảm của hàng = hoá đơn( không có thuế GTGT) - trừ (nếu có) nhập kho

Do trị giá hàng mua quá lớn so với chi phí mua nên chi phí liên quan đến quá trình mua hàng nh : Chi phí vận chuyển, bốc dỡ công ty đều hạch toán vào Chi Phí Bán Hàng (TK641), nên trị giá mua thực tế của lô hàng chính là trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho

Ví dụ: Theo phiếu nhập kho bếp gas ngày 02 tháng 3 (Hoá đơn GTGT số 008816- ngày 01 tháng 3) nhập kho 525.085MT Bupro của công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí số 95B Lê Lợi- Vũng Tàu theo chuyến hàng ngày 25/02/2005 LXH số 046/HH- 20/VPGas/2005(tàu- CIF)

Trị giá mua của 525.085MT Bupro là 3.557.945.809đ Vậy trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho là: 3.557.945.809đ* Với hàng nhập khẩu:

- Giá cả hàng nhập khẩu: Giá cả hàng nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện về vị trí địa điểm giao hàng và phơng thức vận chuyển hàng hoá từ ngời bán sang ngời mua, đặc điểm của loại hàng hoá Mặt khác công ty lại giao dịch rất nhiều nớc, trong quá trình thoả thuận ký hợp đồng nhập khẩu Công ty sử dụng nhiều loại giá khác nhau, cụ thể:

+ Đối với khí hoá lỏng(LPG): Do đây là mặt hàng có giá trị lớn nên Công ty sử dụng giá FOB, CFR- là hai loại giá cha có phí bảo hiểm Công ty sẽ giành quyền tự mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình tại công ty bảo hiểm Gas- Petrolimex PJICO.

Giá FOB= Giá hàng hoá + chi phí vận chuyển, bốc dỡ qua lan can tàu Giá CFR= Giá FOB + F ( cớc phí vận chuyển).

+ Đối với bếp và các mặt hàng khác: Công ty sử dụng giá CIF là giá có phí bảo hiểm.

Giá CIF= Giá FOB + I ( cớc phí bảo hiểm) + F( Cớc vận chuyển )

Vì điều kiện nhập khẩu từ nớc ngoài nên quá trình giao hàng và thanh toán tiền phức tạp, nhiều khoản chi phí phát sinh nên khi tính trị giá mua hàng nhập khẩu thực tế, công ty thờng tính nh sau:

Trị giá mua Giá thực tế Thuế Bảo hiểm phụ Cớc phí thực tế của = thanh toán với + nhập + thu (nếu có) + vận chuyển hàng nhập khẩu ngời bán khẩu (nếu có) Giá thực tế Giá ghi trên HĐ thực Tỷ giá thực tế tại thanh toán với = tế phải thanh toán * thời điểm phat sinh ngời bán (FOB, CFR) nghiệp vụ kinh tế Thuế nhập Số lợng hàng hoá Giá tính thuế Thuế khẩu phải nộp = ghi trên tờ khai * từng mặt hàng * suất

( Số lợng giám (Giá CIF) định trên tờ khai)

Thuế GTGT Trị giá tính Thuế * Thuế suấtcủa hàng NK = thuế hàng NK + NK thuế GTGT Hàng hoá sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan sẽ đợc chuyển về kho bằng phơng tiện chuyên dùng của chính công ty (Hệ thống xe chở Gas) Trớc khi nhập kho hàng hoá sẽ đợc Vina Control kiểm tra , giám định về số lợng phẩm chất Trên cơ sơ biên bản kiểm nhận , hoá đơn của ngời bán, biên lai nộp thuế phòng kinh doanh XNK tiến hành vào số liệu cho máy và in ra phiếu nhập kho Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vật t hàng hoá xác định giá trị thực tế nhập kho của lô hàng nhẩp khẩu nh sau:

Trị giá thực Trị giá thanh toán Thuế nhập Bảo hiểm Cớc phí tế nhập kho = cho ngời XK + khẩu(theo + phụ thu + vận chuyển của hàng NK (Theo khối lợng khối lợng (nếu có) (nếu có) ghi trên B/L) giám định)

Về việc xác định và việc thanh toán các loại thuế liên quan đến quá trình nhập khẩu của công ty: Trong quá trình nhập khẩu hàng hoá thì có hai loại thuế ta cần phải tính, đó là thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu Do trụ sở văn phòng công ty đặt tại Hà Nội nên việc kê khai nộp thuế là

do 4 chi nhánh: Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần thơ, Sài Gòn thực hiện Các chi nhánh trên mỗi lần nhập, xuất hàng đều phải dựa vào các hợp đồng xuất nhập khẩu đợc ký kết để kê khai đầy đủ, chính xác về số lợng nhập, đơn giá tính và thuế suất theo quy định của cơ quan hải quan Do công ty thực hiện việc nhập khẩu là chủ yếu nên mỗi chi nhánh có trách nhiêm nộp thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu tại cảng nhập cho hải quan theo tờ khai và báo nợ về công ty gas Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu thuộc trách nhiệm theo dõi và hạch toán tại văn phòng công ty Gas

Mọi chi phí phát sinh t rực tiếp liên quan đến hàng nhập khẩu đều đợc kế toán phản ánh và tập hợp vào tài khoản 641 (phí mở L/C, phí hải quan, phí giám định bất thờng, phí vận chuyển về kho )

Ví dụ: Để tiện theo dõi cho cả các quá trình sau của luận văn em xin nêu một ví dụ cụ thể về quy trình nhập khẩu trực tiếp tại công ty

Đây là hai ví dụ về chuyến hàng số 07 và số 08 thuộc hợp đồng số 02/PE/SK GAS- 01/04 ký ngày 30/12/2004 giữa công ty Gas- Petrolimex và công ty SK Gas Co LTd của Hàn Quốc Một hợp đồng ngoại thơng của công ty thờng có giá trị rất lón và kéo dài Nó có thể kéo dài trong suốt một năm và đợc chia thành nhiều chuyến ở hợp đồng số 02 này chuyến hàng số 07 là theo giá FOB, chuyến hàng số 08 là theo giá CFR

Ví dụ 1:

(1) Ngày 02/02/2005 công ty đã viết giấy yêu cầu mở th tín dụng(L/C) số 00133700040020 tại ngân hàng ngoại thơng số 02/PE/ SK GAS- 01/04 ký ngày 30/12/2005 giữa công ty Gas Petrolimex và công ty SK Gas CO Ltd của Hàn Quốc Lệ phí mở L/C là 300 USD, VAT=10%.(TGTT= 15.831) (VND/USD).(2) Ngày 13/02/2005, đợc sự uỷ quyền của công ty Gas, chi nhánh gas Sài Gòn đã hoàn tất thủ tục hải quan nhập hàng chuyến số 07 tại cảng Nhà Bè Lệ phí hải quan phải nộp là 500.000 VND.

(3) Ngày 16/02/2005, phòng giám định Vina Control đã tiến hành giám định lô hàng trên Số lợng giám định theo Vina Control là: 727,999(MT)