5. Tổ chức kếtoán hàng hoá trong điều kiện áp dụng kếtoán máy
3.1.2. Những điểm cần hoàn thiện
Bên cạnh những thành tích đạt đựoc, việc hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá nói riêng cũng nh công tác kế toán nói chung tại công ty vẫn còn một số những hạn chế nhất định sau:
Thứ nhất: Về công tác tổ chức phân cấp hạch toán kế toán đến các đơn vị
trực thuộc và các chi nhánh nên độ chính xác, tính hợp lý, hợp lệ của các hoạt động có liên quan đến quá trình nhập khẩu không đựoc đảm bảo. Việc cung cấp cho lãnh đạo công ty những thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu
nhiều khi bị gián đoạn, làm hạn chế phần nào việc đề ra các biện pháp kịp thời cho quá trình nhập khẩu hang khi có sự cố xảy ra.
Mặc dù với việc phân công rõ ràng trách nhiệm của của tng bộ phận trong quá trinh nhập xuất hàng nhng nhiều khi việc chuyển giao chứng từ từ phòng xuất nhập khẩu đến phòng kế toán còn chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chứng từ từ phòng kế toán. Việc vận chuyển gas trên biển nhiều khi không nhập cảng đúng thời hạn do gián đoạn tàu gây lên tình trạng thiếu hàng hoá để bán. Mặt khác lại đồng thời phát sinh thêm nhiều chi phí kiểm định, chi phí bảo quản...gây tổn thất về mặt kinh tế đối với công ty.
Thứ hai: Công ty sử dụng giá hạch toán đối với hàng nhập về kho cung nh
đơi với hang xuât sau đó mới phân bổ cho trị giá hàng xuất. Với việc hạch toán nh trên công ty phải định giá hạch toán thống nhất toàn công ty và phải mở thêm một tài khoản chi tiết đó là 156512( chênh lệch giá hạch toán và giá vốn của gas hoá lỏng), 156522( chênh lệch giá hạch toán và gía vốn của bếp và phụ kiện), do đó việc ghi chép sẽ phức tạp hơn, phải mở thêm sổ để theo dõi các khoản chênh lệch. Điều này làm ảnh hởng đến việc tính toán, theo dõi trị giá hàng hoá nhập cũng nh hàng xuất.
Thứ ba: Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để phản các nghiệp vụ kinh tế
liên quan đến ngoại tệ.
Theo chuẩn mực số 10-ảnh hởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái- ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trởng Bộ Tài Chính thì nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá thực tế. Nhng công ty Gas- Petrolimex trong quá trình kinh doanh phát sinh rất nhiều nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ, để giảm nhẹ việc ghi chép, kế toán kế toán công ty đã sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các khoản nợ phải thu, công nợ phải trả và các khoản tiền. Việc sử dung tỷ giá hạch toán nhìn chung có tác dụng rất lớn nhằm giảm tính phức tạp và cồng kềnh trong việc hạch toán kế toán, nhng mặt khác lại trên thực tế tại công ty lại bộc lộ một số khuyết điểm sau:
• Do không sử dụng tỷ giá thực tế nên VAT của phí bảo hiểm công ty đã hạch toán theo giá thực tế theo bút toán :
Nợ TK1388( MK:31000022): Phí bảo hiểm* TGHT
Nợ TK133: Phí bảo hiểm* TGHT* Thuế xuất thuế GTGT
Có TK1388( Mk :11038000): Tổng số tiền phải trả cho công ty bảo hiểm PJICO
Điều này sai với chế độ kế toán quy định hiện hành phải sử dụng TGTT để tính các khoản phải nộp NSNN.
• Khi trị giá thực tế của lô hàng NK, kế toán chỉ sử dụng một TGTT duy nhất đó TGTT1 ghi trên hoá đơn của ngời bán( Invoive) mặc dù thời điểm nhận đựoc hoá đơn bán hàng, hoá đơn thu phí bảo hiểm, hoá đơn thu phí vận tải là khác nhau( do đó tỷ giá quy đổi là khác nhau). Lấy ví dụ về tính cớc phí vận tải ta thấy:
Phản ánh cớc phí vận tải vào trị giá vốn hàng nhập Nợ TK 15151: Phí vận tải* TGTT1
Nợ(Có) TK 413: chênh lệch TGHTvà TGTT1
Có TK 331131 (MK: 31000022) Phí vận tải *TGTT Phản ánh cớc phí vận tải thực trả cho công ty vận chuyển thuỷ 1 Nợ TK 331131( MK:31000022) Phí vận tải * TGHT
Nợ (Có) TK413: chênh lệch TGHT và TGTT2 Có TK 331131( MK: 31000022): Phí vận tải*TGTT2
Nh vậy việc hạch toán nh trên đã tạo ra một tài khoản chênh lệch tỷ giá ảo, không đúng với bản chất của TK413. Vì vậy theo ý kiến của em công ty nên sử dụng TGTT để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ vừa khắc phục đựoc hạn chế nêu trên, lại vừa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Thứ ba: Phản ánh sai trị giá vốn của hàng nhập khẩu do việc hạch toán chung chi phí thu mua hàng nhập khẩu với chi phí bán hàng cà chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện nay trong quá trình hạch toán kếtoán, các chi phí giao dịch ngân hàng để phục vụ cho việc nhập hàng hoá và thanh toán tiền hàng(phí mở L/C, phí sửa L/ C..); Các chi phí khác trực tiếp phát sinh liên quan đến trị giá của hàng nhập ( phí vận chuyển, lệ phí hải quan, phí lu kho bãi...) thông thờng đợc hạch toán vào tài khoản 1562-“chi phí thu mua hàng hoá” và các chi phí quản lý doanh nghiệp treo trên TK 642 đều đợc kế toán phản ánh và tập hợp vào tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Chính điều này đã làm giá vốn hàng bán của công ty không đợc phản ánh
đầy đủ chính xác. Giá vốn hàng bán sẽ bị đánh giá thấp xuống, CPBH lại tăng lên, dẫn đến kết quả kinh doanh của từng bộ phân sẽ bị đánh giá sai ; Điều này gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả chi phí phát sinh và xây dng phơng án kinh doanh.
Tuy nhiên, việc hạch toán nh trên của công ty lại xuất phát tù đặc thù kinh doanh của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nói chung và công ty cổ phần gas nói riêng. Theo chế độ hiên hành quy định các chi phí thu mua thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng nh: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho bãi...sẽ đợc hạch toán riêng; đến cuối tháng mới tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho để tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất theo công thức:
Chi phí thu mua thực tế phân bổ cho hàng xuất
kho
=
Chi phí thu mua phân bổ
cho hàng đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ Trị giá mua thực tế của
hàng tồn đầu kỳ +
Trị giá mua thực tế của hàng xuất trong kỳ
Tuy nhiên ở công ty Gas Petrolimex, trong quá trình mua hàng do chi phí thu mua phát sinh quá nhỏ so với trị giá các lô hàng nhập cũng nh hàng xuất bán trong kỳ nên viẹc phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất kho là thực sự không cần thiết. Việc hạch toán riêng chi phí mua hàng vào TK 1562- Chi phí thu mua và chi phí bán hàng vào TK 641- Chi phí bán hàng sẽ phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của lô hàng xuất bán song hiệu quả lại không cao. Do đó, theo em việc xin phép Bộ Tài Chính cho hạch toán chung nh trên là một sự linh hoạt của công ty nhằm giảm nhẹ tính phức tạp và khối lợng công việc kế toán. Một vấn đề nảy sinh bao giờ cũng có tính hai mặt nhng xét về tính hiệu quả thì công ty vẫn có thể hạch toán chung nh trên. Tuy nhiên, kế toán chi phí bán hàng trong công ty cần phân nhóm các khoản mục chi phí để việc quản lý các khoản mục chi phí trong quá trình kinh doanh sẽ hiệu quả hơn.
Thứ t: Việc sử dụng hệ thống tài khoản.
Hiện tại công ty, để thực hiện việc thanh toán nội bộ, thanh toán bù trừ giữa văn phòng công ty với các chi nhánh, các tổng đại lý- đại lý thành viên; công ty chỉ sử dụng duy nhấy một TK336-Phải trả nội bộ mà không sử dụng TK136-Phỉa thu nội bộ. Điều này dẫn đến việc theo dõi công nợ phải thu, phải trả nội bộ chi tiết cho từng chi nhánh và các đơn vị trực thuộc là khó khăn và vất vả hơn, rất dễ gây nhầm lẫn
Thứ năm: Về việc mở số sách
Việc thiêt kế mẫu bảng biểu ở công ty còn có sự trùng lắp, mẫu nhật ký chứng từ và mẫu của các bảng kê là giông nhau. Việc thiết kế tiêu đề tiêu đề của các bảng kê chứng từ khó hiểu, dễ gây nhầm lẫn.
