5. Tổ chức kếtoán hàng hoá trong điều kiện áp dụng kếtoán máy
2.2.2.1. Đánh giá hàng hoá mua vào
Đánh giá hàng hoá là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Trong kế toán nói chung và, kế toán hàng hoá nói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá vốn thực tế.
* Với nguồn mua trong nớc: Hàng hoá chủ yếu là bếp gas và một số các phụ kiện khác. Căn cứ vào lợng hàng dự trữ trong kho, phòng kinh doanh của công ty lên kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trờng hợp này là hoá đơn GTGT do bên bán lập( liên 2). Hàng hoá đợc vận chuyển về kho của công ty( công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trớc khi lập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho. Công ty có một bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả kiểm nhận qua phiếu nhập kho. THủ kho chỉ ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT. Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn( GTGT) đợc chuyển lên phòng kế toán . Kế toán lu phiếu nhập kho( phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn( GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán .
Việc xác định trị giá vốn của hàng mua trong nớc nh sau:
Trị giá mua thực tế Giá mua ghi trên Các khoản giảm của hàng = hoá đơn( không có thuế GTGT) - trừ (nếu có) nhập kho
Do trị giá hàng mua quá lớn so với chi phí mua nên chi phí liên quan đến quá trình mua hàng nh : Chi phí vận chuyển, bốc dỡ... công ty đều hạch toán vào Chi Phí Bán Hàng (TK641), nên trị giá mua thực tế của lô hàng chính là trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho.
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho bếp gas ngày 02 tháng 3 (Hoá đơn GTGT số 008816- ngày 01 tháng 3) nhập kho 525.085MT Bupro của công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí số 95B Lê Lợi- Vũng Tàu theo chuyến hàng ngày 25/02/2005 LXH số 046/HH- 20/VPGas/2005(tàu- CIF)
Trị giá mua của 525.085MT Bupro là 3.557.945.809đ Vậy trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho là: 3.557.945.809đ * Với hàng nhập khẩu:
- Giá cả hàng nhập khẩu: Giá cả hàng nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện về vị trí địa điểm giao hàng và phơng thức vận chuyển hàng hoá từ ngời bán sang ngời mua, đặc điểm của loại hàng hoá ...Mặt khác công ty lại giao dịch rất nhiều nớc, trong quá trình thoả thuận ký hợp đồng nhập khẩu Công ty sử dụng nhiều loại giá khác nhau, cụ thể:
+ Đối với khí hoá lỏng(LPG): Do đây là mặt hàng có giá trị lớn nên Công ty sử dụng giá FOB, CFR- là hai loại giá cha có phí bảo hiểm. Công ty sẽ giành quyền tự mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình tại công ty bảo hiểm Gas- Petrolimex PJICO.
Giá FOB= Giá hàng hoá + chi phí vận chuyển, bốc dỡ qua lan can tàu Giá CFR= Giá FOB + F ( cớc phí vận chuyển).
+ Đối với bếp và các mặt hàng khác: Công ty sử dụng giá CIF là giá có phí bảo hiểm.
Giá CIF= Giá FOB + I ( cớc phí bảo hiểm) + F( Cớc vận chuyển )
Vì điều kiện nhập khẩu từ nớc ngoài nên quá trình giao hàng và thanh toán tiền phức tạp, nhiều khoản chi phí phát sinh nên khi tính trị giá mua hàng nhập khẩu thực tế, công ty thờng tính nh sau:
Trị giá mua Giá thực tế Thuế Bảo hiểm phụ Cớc phí thực tế của = thanh toán với + nhập + thu (nếu có) + vận chuyển hàng nhập khẩu ngời bán khẩu (nếu có). Giá thực tế Giá ghi trên HĐ thực Tỷ giá thực tế tại thanh toán với = tế phải thanh toán * thời điểm phat sinh ngời bán (FOB, CFR) nghiệp vụ kinh tế Thuế nhập Số lợng hàng hoá Giá tính thuế Thuế khẩu phải nộp = ghi trên tờ khai * từng mặt hàng * suất
( Số lợng giám (Giá CIF) định trên tờ khai)
Thuế GTGT Trị giá tính Thuế * Thuế suất của hàng NK = thuế hàng NK + NK thuế GTGT Hàng hoá sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan sẽ đợc chuyển về kho bằng phơng tiện chuyên dùng của chính công ty (Hệ thống xe chở Gas). Trớc khi nhập kho hàng hoá sẽ đợc Vina Control kiểm tra , giám định về số lợng phẩm chất. Trên cơ sơ biên bản kiểm nhận , hoá đơn của ngời bán, biên lai nộp thuế phòng kinh doanh XNK tiến hành vào số liệu cho máy và in ra phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vật t hàng hoá xác định giá trị thực tế nhập kho của lô hàng nhẩp khẩu nh sau:
Trị giá thực Trị giá thanh toán Thuế nhập Bảo hiểm Cớc phí tế nhập kho = cho ngời XK + khẩu(theo + phụ thu + vận chuyển của hàng NK (Theo khối lợng khối lợng (nếu có) (nếu có) ghi trên B/L) giám định)
Về việc xác định và việc thanh toán các loại thuế liên quan đến quá trình nhập khẩu của công ty: Trong quá trình nhập khẩu hàng hoá thì có hai loại thuế ta cần phải tính, đó là thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu. Do trụ sở văn phòng công ty đặt tại Hà Nội nên việc kê khai nộp thuế là
do 4 chi nhánh: Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần thơ, Sài Gòn thực hiện. Các chi nhánh trên mỗi lần nhập, xuất hàng đều phải dựa vào các hợp đồng xuất nhập khẩu đợc ký kết để kê khai đầy đủ, chính xác về số lợng nhập, đơn giá tính và thuế suất theo quy định của cơ quan hải quan. Do công ty thực hiện việc nhập khẩu là chủ yếu nên mỗi chi nhánh có trách nhiêm nộp thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu tại cảng nhập cho hải quan theo tờ khai và báo nợ về công ty gas. Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu thuộc trách nhiệm theo dõi và hạch toán tại văn phòng công ty Gas
Mọi chi phí phát sinh t rực tiếp liên quan đến hàng nhập khẩu đều đợc kế toán phản ánh và tập hợp vào tài khoản 641 (phí mở L/C, phí hải quan, phí giám định bất thờng, phí vận chuyển về kho...)
Ví dụ: Để tiện theo dõi cho cả các quá trình sau của luận văn em xin nêu một ví dụ cụ thể về quy trình nhập khẩu trực tiếp tại công ty
Đây là hai ví dụ về chuyến hàng số 07 và số 08 thuộc hợp đồng số 02/PE/ SK GAS- 01/04 ký ngày 30/12/2004 giữa công ty Gas- Petrolimex và công ty SK Gas Co LTd của Hàn Quốc. Một hợp đồng ngoại thơng của công ty thờng có giá trị rất lón và kéo dài. Nó có thể kéo dài trong suốt một năm và đợc chia thành nhiều chuyến. ở hợp đồng số 02 này chuyến hàng số 07 là theo giá FOB, chuyến hàng số 08 là theo giá CFR
Ví dụ 1:
(1). Ngày 02/02/2005 công ty đã viết giấy yêu cầu mở th tín dụng(L/C) số 00133700040020 tại ngân hàng ngoại thơng số 02/PE/ SK GAS- 01/04 ký ngày 30/12/2005 giữa công ty Gas Petrolimex và công ty SK Gas CO Ltd của Hàn Quốc. Lệ phí mở L/C là 300 USD, VAT=10%.(TGTT= 15.831) (VND/USD). (2) Ngày 13/02/2005, đợc sự uỷ quyền của công ty Gas, chi nhánh gas Sài Gòn đã hoàn tất thủ tục hải quan nhập hàng chuyến số 07 tại cảng Nhà Bè. Lệ phí hải quan phải nộp là 500.000 VND.
(3). Ngày 16/02/2005, phòng giám định Vina Control đã tiến hành giám định lô hàng trên. Số lợng giám định theo Vina Control là: 727,999(MT)
Đơn giá FOB: 337(USD/MT) Tỷ giá nhận nợ: 15.821(VND/USD_
Trong quá trình vân chuyển hàng đã phát sinh chi phí giám định tại Thái Lan với số tiền là 387.75USD. (Khoản chi phí này sẽ do cả bên bán và bên mua cùng chịu).
(4) Cùng ngày chi cục hải quan cửa khâủ cảng Sài Gòn khu vực III gửi giấy thông báo thu thuế, chênh lệch giá đến đơn vị với số tiền thanh toán là 770.951.926 VND trong đó thuế NK:316.829.559 VND; Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 454.122.670 VND
(5). Ngày 17/02/2005, toàn bộ lô hàng trên đã đợc vận chuyển về kho gas Nhà Bè phù hợp với hợp đồng và vận đơn. Chi phí vận chuyển bơm hút gas là 5000.000, VAT=10%
(6). Cùng ngày, công ty bảo hiểm PJICO đã gửi đơn bảo hiểm hàng hoá đến công ty với yêu cầu thanh toán chi phí bảo hiểm là: 193,96 USD; VAT=10%. (7). Ngày 23/02/2005, công ty vận tải xăng dầu đờng thuỷ I gửi hoá đơn thu cớc phí vận tải yêu cầu thanh toán với số tiền là 23.295,868 USD(TGTT=15.810) (8). Ngày 26/02/2005, chi cục HQCK cảng Sài Gòn II ra quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá với tổng số tiền là: - 117.551.060 VND trong đó thuế NK là: -106.055.086 VND, thuế GTGT là: - 11.495.974VND
Cuối tháng , phòng kinh doanh tại văn phòng công ty sẽ tập hợp tất cả chứng từ vào số liệu cho máy. Lúc này mới lập phiếu nhập kho, phòng kế toán kiểm tra số liệu và tiến hành xử lý chênh lệch, chuyển mã khách hàng
(9). Ngày 05/03/2004 công ty viết đơn xin mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng cho công ty SK Gas. LTD gửi tới ngân hàng VietCom Bank. Ngày 12/03/2005 ngân hàng gửi giấy báo nợ tới công ty với số tiền là 245.854,31 USD. Tỷ giá thực tế ngày nhận nợ là 15.853VND/USD
(10). Ngày 01/04/2005, công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng với số tiền là 193,875USD cho chi phí giám định cho lô hàng này. Tỷ giá thực tế ngày thanh toán la 15.851 VND/USD
(11):Ngày 1/04/2005, công ty đã thanh toán bằng TGNH với số tiền là 193,875USD cho chi phí giám định lô hàng. Tỷ giá ngân hàng ngày thanh toán là 15851VND/USD.
Tỷ giá hạch toán công ty sử dụng năm 2005 là 16.000 VND/USD
Nh vậy theo lô hàng này giá NK tính theo giá FOB, khi phòng kinh doanh làm thủ tục nhập thì mã khách hàng là 31000022- Phải trả ngời bán Gas, phụ kiện, vận tải. Việc tính toán lô hàng trên do phòng kế toán đảm nhận và đợc tính toán nh sau:
(1). Số tiền phải thanh toán với ngời xuất khẩu:
Quy đổi theo TGTT= 729,538*337* 15.821= 3.889.660.975(VND) (MT) (USD/MT)
Quy đổi theo TGHT= 729,538*337*16000= 3.933.668.896(VND) Chênh lệch giữa TGTT và TGHT = 44.007.921(VNĐ)
(2). PHí bảo hiểm phải trả:
Quy đổi theo TGTT= 193,96(USD)* 15.821= 3.068.641(VNĐ) Quy đổi theo TGHT= 193,96(USD)* 16.000= 3.103.360(VNĐ) Chênh lệch giữa TGHT và TGTT = 34719
( 3). Cớc phí vận tải phải trả
Quy đổi theo TGTT= 23.295,968(USD)* 15.821 = 368.565.509(VNĐ) Quy đổi theo TGHT= 23.295,968(USD)* 16000
= 372.735.488(VNĐ)
Chênh lệch giữa TGTTvà TGHT = 4.169.979(VNĐ) (4) Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nguyên nhân có quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá là do khi hàng hoá về đến cảng nhng cha đủ các vận đơn, chứng từ ( Bảo hiểm ,
phí vận chuyển...); Hải quan sẽ tính thuế suất nhập khẩu ban đầu là 7,5%. Khi đã tập hợp đợc đầy đủ các vận đơn, chứng từ hải quan sẽ tính thuế NK u đãi là 5%. Do đó sẽ xó sự giảm thuế NK và VAT hàng NK.
Thuế NK phải nộp =(729,999*337+ 193,960 + 23.295,968) * 15.821 *5%= = 212.654.483( VNĐ)
Thuế GTGT hàng NK = (3.889.660.975+ 212.654.483)*10% = 410.231.546( VNĐ)
(5) Trị giá thực tế của lô hàng NK nhập kho
Trị giá thực tế của hàng nhập khẩu nhập kho:
= Trị giá lô hàng + Phí bảo hiểm+ Cớc phí vận chuyển + Thuế NK = 3.889.660.975 + 3.068.641 + 368.565.509 + 212.654.483 = 4.473.949.608(VNĐ)
Trị giá hạch toán của lô hàng nhập kho:
= Số lợng hàng ghi trên tờ khai hải quan * Giá hạch toán = 727,999(MT) * 1000* 4500
= 3.275.995.500
Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn hàng bán = 4.473.949.608- 3.275.995.500
= 1.197.954.108
(6). Phí giám định: Đây là một loại phí không thờng xuyên xảy ta, và khi nó xảy ra sẽ đợc coi nh một khoản rủi ro mà bên bán và bên mua cùng phải chịu. Phòng kế toán sẽ tập hợp chi phí này và thanh toán theo từng quý
Quy đổi theo TGTT ngày cuối kỳ = 193,875 * 15.851 = 3.073.112,625 Quy đổi theo TGHT = 193,875 * 16000 = 3.102.000
Chênh lệch giữa TGTT và TGHT = 28.887,375 Ví dụ: Theo chuyếnhàng số 08
(1). Ngày 04/02/2005 công ty đã viết đơn yêu cầu mở L/C số 00133700400219 tại ngân hàng VietCom Bank cho chuyến hàng số 08 theo hợp đông ngoại thơng
số 02/PE/SK Gas 01/04 ngày 30/12/2004 giữa công tygas Petrolimex và công ty SK GAS CO.LTD của Hàn Quốc . Lệ phí mở L/C là300USD. Tỷ giá thực tế 15.791USD/VND . Công ty đã thanh toán bằng TGNH
(2) Ngày 19/02/2005 đựoc sự uỷ quyền của công ty Gas chi nhánh GAs Saì gòn đã hoàn tất thủ tục hải quan nhập chuyến hàng số 08 tại cảng Nhà Bè. Lệ phí hải quan là 500.000VND
(3) Ngày 20/02/2004 phòng giám định Vina Control đã tiến hành giám định lô hàng trên.Số lợng giám định theo Vina Control là: 1.826,744(MT)
Số lợng trên B/L: 1.824,756(MT) Đơn giá CFR(USD?MT): 365(USD/MT) Tỷ giá ngày nhận nợ: 15.732
4) Cùng ngày chi cục hải quan cửa khâủ cảng Sài Gòn khu vực III gửi giấy thông báo thu thuế, chênh lệch giá đến đơn vị với số tiền thanh toán là 1.909.358.394 trong đó thuế NK:784.678.929 VND; Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 1.124.706.465VND
(5). Ngày 23/02/2005, toàn bộ lô hàng trên đã đợc vận chuyển về kho gas Nhà Bè phù hợp với hợp đồng và vận đơn. Chi phí vận chuyển bơm hút gas là 7.000.000, VAT=10%
(6). Cùng ngày, công ty bảo hiểm PJICO đã gửi đơn bảo hiểm hàng hoá đến công ty với yêu cầu thanh toán chi phí bảo hiểm là: 479,89 USD; VAT=10% (7). Ngày01/03/2005, chi cục HQCK cảng Sài Gòn III ra quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá với tổng số tiền là: - 285.950.261VND trong đó thuế NK là: - 260.990.176VND, thuế GTGT là: - 24.960.085VND
Cuối tháng , phòng kinh doanh tại văn phòng công ty sẽ tập hợp tất cả chứng từ vào số liệu cho máy. Lúc này mới lập phiếu nhập kho, phòng kế toán kiểm tra số liệu và tiến hành xử lý chênh lệch, chuyển mã khách hàng
(8). Ngày 12/03/2005 công ty viết đơn xin mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng cho công ty SK Gas. LTD gửi tới ngân hàng VietCom Bank. Ngày 17/03/2005
ngân hàng gửi giấy báo nợ tới công ty với số tiền là 666.035,94 USD. Tỷ giá thực tế ngày nhận nợ là 15.839VND/USD
Theo dữ liệu trên phòng kế toán nhập số liệu vào máy. máy đã tự động tinh cấc nghiệp vụ nh sau:
(1). Số tiền phải thanh toán với ngời xuất khẩu:
Quy đổi theo TGTT=1824,756 *365 *15.732= 10.478.077.410 VNĐ (MT) (USD/MT)
Quy đổi theo TGHT= 1842,756*365*16000= 10.656.575.040(VND) Chênh lệch giữa TGTT và TGHT =178.497.630 (VNĐ)
(2). Phí bảo hiểm phải trả:
Quy đổi theo TGTT= 479,890 *15732=7.549.629 (VNĐ) Quy đổi theo TGHT=497,89 (USD)* 16.000= 7.678.240(VNĐ) Chênh lệch giữa TGHT và TGTT = 128.611
(4) Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nguyên nhân có quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá là do khi hàng hoá về đến cảng nhng cha đủ các vận đơn, chứng từ ( Bảo hiểm , phí vận chuyển...); Hải quan sẽ tính thuế suất nhập khẩu ban đầu là 7,5%. Khi đã tập hợp đợc đầy đủ các vận đơn, chứng từ hải quan sẽ tính thuế NK u đãi là 5%. Do đó sẽ xó sự giảm thuế NK và VAT hàng NK.
Thuế NK phải nộp =(666.761,560*15.732+7.549.629)*5% = 524.852.124( VNĐ)
THuế GTGT hàng NK =
(666.761,560*15.732+7.549.629+524.852.124)*10%) =1.102.189.461(VND)
(5) Trị giá thực tế của lô hàng NK nhập kho
Trị giá thực tế của hàng nhập khẩu nhập kho: = Trị giá lô hàng + Phí bảo hiểm+ Thuế NK
= 10.478.007.410+7.549.629+524.852.124= 11.010.479.163
Trị giá hạch toán của lô hàng nhập kho:
= Số lọng hàng ghi trên tờ khai hải quan * Giá hạch toán = 1.826,744(MT) * 1000* 4500
= 8.220.348.000
Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn hàng bán
= 11.010.479.163- 8.220.348.000= 2.790.131.163