5. Tổ chức kếtoán hàng hoá trong điều kiện áp dụng kếtoán máy
2.2.3. Thủ tục nhập xuất kho và chứng từ sử dung
2.2.3.1. Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng.
* Đối với hàng mua trong nớc: Căn cứ vào lợng hàng dự trữ trong kho, phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng và thực hiện kế hoạch đó. Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trờng hợp này là hoá đơn GTGT do bên bán lập( liên 2). Hàng hoá đợc vận chuyển về kho của công ty(công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trớc khi lập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho.Công ty có một bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả qua PNK. Thủ kho chỉ ghi số lợng thực nhập vào PNK căn cứ vào hoá đơn GTGT, sau đó PNK và hoá đơn (GTGT) đợc chuyển lên phòng kế toán. Kế toán lu PNK(phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán
*Đối với hàng nhập khẩu: Khi có bộ chứng từ gốc bao gồm : + Hoá đơn thơng mại(Invoice)
+ Vận đơn đờng biển(Bill of Ladding)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ(Certificate of original) + Giấy chứng nhận phẩm chất(Certificate of quality)
+ Bảng kê khai chi tiết hàng NK(Packing list)
Cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ căn cứ vào đó làm giấy phép NK và làm giấy phép NK và mở tờ khai hải quan. Sau khi nhận đợc thông báo hàng đã về đến địa điểm giao hàng (Cảng tại các chi nhánh) thì cán bộ phòng XNK là những ngời chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận hàng và làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó. Căn cứ để làm giấy phép nkập khẩu và mở tờ khai hải quan chính là bộ chứng từ gốc ở trên.
Hàng hoá sau khi đã đợc hoàn thành thủ tục hải quan sẽ đợc chuyển về nhập kho bằng phơng tiện chuyên dùng của chính công ty(Hệ thống xe chở Gas). Trớc khi nhập kho hàng hoá sẽ đựoc Vina Control kiểm tra, giám định về số lợng, phẩm chất. Trên cơ sở biên bản kiểm nhận, hoá đơn của ngời bán, biên lai nộp thuế phòng kinh doanh tiến hành vào số liệu cho máy và in ra PNK. Ví dụ: Theo ví dụ 1: Căn cứ các chứng từ mà phòng kinh doanh đã lập, các số liệu cho vào máy. Lúc này sau khi đã có đầy đủ các chứng từ liên quan đến NK, phòng kinh doanh mới lập phiếu nhập kho cho lô hàng nhập khẩu nh sau:
Phiếu nhập kho mua hàng nhập khẩu Ngày 29 tháng 2 năm 2005
Số chứng từ 18 Ngời nhập hàng ...
Phơng thức nhập 01- Nhập khẩu
Nguồn 22- Nguồn công ty gas- Petrolimex Đơn vị trả hàng Phải trả ngời bán gas, PK và vận tải Đơn vị thanh toán Phải trả ngời bán gas, PK và vận tải Địa chỉ
Mã số thuế Mã hợp đồng
Nhập vào kho 056199- Kho chuyển thẳng 056199
Loại hình kinh doanh Đơn vị vận chuyển Ngời vận chuyển Số phơng tiện
Tỷ giá USD: 15.821 Tên vật
t Mã vật t ĐVT Số lợng Giá Thành tiền NT Thành tiền VNĐ Gas hoá lỏng không bao bì 120101 Kg 729.583 269.150,280 4.258.226.580 Tổng cộng tiền hàng 269.150,280 4.258.226.580 Chi phí 193,960 3.068.641 Tổng cộng tiền thanh toán 269.344,240 4.261.295.221
Thuế nhập khẩu 212.654.483
Thuế GTGT 410.231.546
Cộng toàn bộ 269.344,240 4.884.181.250 Bằng chữ : Bốn tỷ, tám trăm tám t triệu,một trăm mời tám nghìn, hai
trăm năm mơi đồng chẵn
Ngời mua Ngời lập phiếu Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
2.2.3.2. Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụng:
Công ty cổ phần Gas- Petrolimex chủ yếu nhập hàng hoá về để xuất bán ra ngoài thị trờng, hoặc xuất bán nội bộ. Đối với bất cứ hình thức nào phòng kinh doanh đều phải căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng, hay giao trực tiếp tại kho của công ty; phòng bán hàng dịch vụ sẽ viết “ hoá đơn GTGT” hay phiếu “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn hoặc phiếu để tiến hành phiếu xuất kho. PXK đợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Do phòng kinh doanh giữ
Liên 2: Do khách hàng mua hàng hoá giữ
Liên 3: Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển lên cho kế toán hàng hoá
Do đặc thù của công ty đã thiết kế mẫu hoáđơn GTGT cho trờng hợp xuất ngoài và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho trờng hợp xuất bán nội bộ. Khi xuất hàng bán ra ngoài thị trờng công ty chỉ giao cho khách hàng hoá đơn GTGT, ở kho cũng đợc giữ một hoá đơn GTGT (liên 3). Hoá đơn GTGT có dạng nh sau:
Khi xuất bán nội bộ công ty sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ để theo dõi số lợng hàng xuất, tình hình thanh toán, phần vận chuyển, phần kho.Phiếu có dạng nh sau:
2.2.4. Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu2.2.5. Tổ chức hạch toán chi tiết tại kho 2.2.5. Tổ chức hạch toán chi tiết tại kho
Hiện nay phơng pháp ghi sổ chi tiết hàng hoá đang đợc áp dụng tại công ty là phơng pháp ghi thẻ song song. Phục vụ phơng pháp này công ty các mẫu sổ chi tiết nh :Thẻ kho, bảng kê nhập xuất tồn, sổ chi tiết các tài khoản
Phơng pháp ghi thẻ song song có u điểm là cách ghi đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị
hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty (doanh nghiệp áp dụng kế toán máy, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên)
Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành nh sau:
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng( thẻ kho đợc mở cho từng loại hàng). Hàng ngày , thủ kho thực hiện nhập, xuất, hàng hoá, lập các chứng từ nhập, xuất, sau đó căn cứ vào những chứng từ đó để ghi vào thẻ kho, cuối cùng tính ra lợng tồn cuối ngày( ghi vào cột tồn của thẻ kho). Ngoài ra, thủ kho còn có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại hợp lý chứng từ để giao cho kế toán.
- ở phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập, xuất. DO công ty toán máy nên thủ kho chỉ việc gửi fax lên cho phòng kế toán theo định kỳ. Tại phòng kế toán , kế toán kiểm tra các chứng từ nhập, xuất căn cứ váo đó để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ ghi một dòng. Sổ chi tiết hàng hoá theo dõi cả mặt hiện vật( số lợng) và mặt giá trị(số tiền) của hàng hoá cuối tháng kế toán cộng số liệu trên cơ sở sổ chi tiết hàng hoá và lập sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp
Tại kho sau khi thủ kho nhận đợc hoặc hoá đơn GTGT; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì thủ kho sẽ tiến hàng nhập hoặc xuất kho theo nội dung mà phòng kinh doanh đã ghi trên hoá đơn, sau đó thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lợng nhập xuất tồn theo từng loại hàng, từng chuyến hàng đã đợc mã hoá. Định kỳ gửi lên cho phòng kế toán, phòng kế toán sẽ căn cứ vào đó đối chiếu , kiểm tra với bảng kê xuất hàng hoá, báo cáo tiêu thụ do phòng kinh doanh theo dõi
Biểu mẫu mở thẻ kho cho LPG đợc sử dụng tại công ty nh sau:
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01/02/2005 Tờ số 1
Tên hàng: khí hoá lỏng LPG
Mã số: 120101 Đơn vị tính: kg chứng từ
S N
Diễn giải ngày N-X Số lợng Nhập Xuất Tồn Chữ ký kế toán Tồn 01/02 100.000 17/02 Nhập chuyến 07-NB 729538 829538 23/02 Nhập chuyến 08-NB 1.824.756 2.654.294 Cộng phát sinh 2.554.294 Tồn cuối tháng 2.654.294 2.2.4. Kế toán tổng hợp hàng hoá 2.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập hàng hoá.
Phòng kinh doanh của công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch mua hàng và thực hiện kế hoạch đó. Quá trình mua hàng của công ty hoàn tất khi hàng mua vào đã kiểm nhận, nhập kho và tiền mua hàng đã đợc thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Hiện nay công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX, công ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và thực hiện hạch toán hàng hoá theo hình thức Nhật ký- Chứng từ ( Sơ đồ số 05 )
Các tài khoản sử dụng
* TK 151: “ Hàng mua đang đi đờng”: Đây là một tài khoản trung gian dùng để phản ánh trị giá thực tế của hàng nhập khẩu. Do lĩnh vực kinh doanh của công ty là chuyên sâu về khí gas hoá lỏng và các loại bếp phụ kiện nên công ty chỉ sử dụng tài khoản mã cho mặt hàng này
- TK 151 có hai tài khoản cấp 2
+TK1515: Hàng mua đang đi đờng- Gas, bếp gas và phụ kiện Trong đó : TK15151: Gas
TK15152: Bếp gas và phụ kiện
+ TK 1518: (hàng mua đang đi đờng): Hàng hoá khác
*TK 156 “Hàng hoá” Tài khoản này cũng đợc mở chi tiết cho từng loại hàng nh TK151. Song tại mỗi tài khoản cấp 2 ty lại mở chi tiết thành hai tài khoản : Một để phản ánh trị giá hạch toán của hàng nhập khẩu, một là để phản ánh chênh lệch giữa giá vốn ( giá thực tế) và giá hạch toán của hàng mua vào. Cụ thể nh đối với tài khoản 1565 phản ánh hàng hoá nhập khẩu chính của công ty là Gas- Bếp và phụ kiện thì nó sẽ đợc chi tiết thành các tài khoản sau:
- TK1565: Gas- bếp và phụ kiện
Trong đó: +TK15651: Gas hoá lỏng tồn kho.
TK156511: Giá hạch toán gas hoá lỏng tồn kho TK156512: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn +TK15652: Bếp và phụ kiện
TK156521: Giá hạch toán bếp và phụ kiện Tk156522: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn
+TK15653: Gas hoá lỏng tồn kho dạng gửi( Gửi ở kho các công ty khác)
* TK331: “ Phải trả ngời bán, tại công ty gas kế toán sử dụng hai tài khoản chi tiết cấp 2
+ TK33113- “Phải trả ngời bán Gas- phụ kiện”
Trong đó : TK331131: Phải trả ngòi bán Gas
Tk331132: Phải trả ngòi bán bếp- phụ kiện + TK33118- “Phải trả ngời bán hàng hoá khác”
Tài khoản phải trả ngời bán này sẽ đợc chi tiết cho từng đối tợng bằng cách mã hoá. Sau đây là một số mã khách công nợ chủ yếu:
MK:31000022: Mã khách ngời bán- phụ kiện- vận tải. MK:31000008: Mã khách ngời bán Gas- phụ kiện MK: 11038000: Mã khách công ty bảo hiểm PJICO. MK:11019000: Mã khách công ty vận chuyển thuỷ I
Ngoài ra công ty còn một số tài khoản nh:TK111, TK112, TK133, TK333...
* Hệ thống sổ kế toán bao gồm ;
Sổ chi tiết tài khoản 156511, TK156512, TK331131...các bảng kê số 8. nhật ký chừng từ số 6; Sổ cái các TK15151, TK156511, TK156512
Để hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ nhập mua hàng hoá ta có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Diễn giải các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (1): Chấp nhận nợ tiền hàng 1121 (6) 1122 (7) 331 (TGHT) (1) 151(TGTT) (8a) 156511(TGHT) (10) 632 413 1331 413 (8) (8b) 156512 (10) 138 (2) (5) 33331 (3a) 336 (4a) 33312 (3b) (4b) 641 (9b) (9a)
(3a,3b): Thuế NK, thuế GTGT của hàng NK
(4a,4b): Thuế NK, thuế GTGT hàng NK các chi nhánh nộp hộ phải bù trừ (5): Thanh toán tiền bảo hiểm
(6): Mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng (7): Thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ đã mua (8): Nhập kho lô hàng đã mua
(8a): Nhập kho theo giá hạch toán hàng tồn kho (8b): chênh lệch giữa giá hạch toán và giá vốn
(9a): Các chi phí phát sinh trong nớc có liên quan đến lô hàng nhập khẩu do công ty trực tiếp tiến hành thanh toán(phí mở L/C. phí giám định...) (9b): Các chi phí phát sinh trong nớc có liên quan đến lô hàng nhập khẩu (10): Kết chuyển gía vốn sau khi xuất kho bán đợc hàng
Ví dụ: Theo ví dụ của lô hàng nhập khẩu số 07 ngày16/02/2005- cảng Nhà Bè giữa công ty và công ty SK GAS CO.LTD của Hàn Quốc
Sau khi tính toán trị giá của lô hàng nhập và các chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng đó( tính toán trang 41,42 ), máy tính sẽ tự định khoản theo số lợng nhập ghi trên B/L
(1)Phản ánh số tiền thanh toán với ngời xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151: 3.889.660.975 Nợ TK 413: 44.007.921 Có TK331131( MK:31000022): 3.933.668.896 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 3.068.641 Nợ TK413: 34.719 Có TK138(MK:31000022): 3.103.360 (3). Phản ánh cớc phí vận tải phải trả. Nợ TK15151: 368.565.509 Nợ TK413: 4.169.979 Có TK331131(MK: 31000022): 372.375.488 (4). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK Nợ TK15151: 212.654.483 SV: Vũ Thị Trang K39 - 21.08
Có TK33331: 212.654.483 Nợ TK1331: 410.231.546
Có TK33312; 410.231.546 (5).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho
Nợ TK156511: 3.275.955.500 Nợ TK156512: 1.197.954.108
Có TK15151: 4.473.949.608
Sau khi đã có bút toán trên , phòng kế toán kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán nh sau:
(1). Chuyển mã khách từ 31000022- Ngời bán, phụ kiện, vận tải sang mã khách 31000008- Ngời bán Gas, phụ kiện để xác định công nợ thực trả( Lúc này chi phí vận chuyển đợc bóc tách ra để sau đó hạch toán vào công nợ đối với công ty vận tải đờng thuỷ I).
Nợ TK331131(MK: 31000022): 3.933.668.896
Có TK331131(MK:31000008): 3.933.668.896 (2). Phản ánh cớc phí vận chuyển thực trả cho công ty vận chuyển đờng thuỷI Cớc phí vận chuyển cho công ty là= 23.296,968 * 15.810=368.309.254 Nợ TK331131(MK:31000022) : 372.751.488 Có TK 413 : 4.442.234
Có TK 331131(MK:31000008) : 368.309.254 (3) Chuyển mã khách cho công ty bảo hiểm PJICO
Nợ TK1388(MK:31000022) : 3.103.360
Có TK133 : 310.336 Có TK1388(MK11038000) : 3.413.696
* Ngoài ra kế toán kế toán phản ánh các loại chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu nh sau:
(1). Trả phí mở L/C.
Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.831=4749.300(VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15831= 474.930 (VNĐ) Máy tính tự định khoản:
CóTK112211: 5.224.230 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas Saìi Gòn nộp hộ Nợ TK641: 500.000
Có TK336( CN Gas Sài Gòn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas
Nợ TK641: 5.000.000 Nợ TK133: 500.000 Có TK336 (CN Gas Sài Gòn): 5.500.000 (4). Phản ánh phí giám định: Nợ TK641: 3.073.112,625 Nợ TK413: 28.887,375 Có TK 33118(CT): 3.102.000 *Phản ánh tình hình thanh toán của công ty
(1).Ngày 05/03/2005, công ty mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng.
Lợng ngoại tệ mua đợc tại ngân hàng quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày mua là: = 245.854,31* 15.853= 3.897.528.376 a) Nợ TK 112211: 3.897.528.376 Có TK 11211: 3.897.528.376 b) Nợ TK331131:(MK:31000008): 3.933.668.896 Có TK 413: 36.160.520 Có TK112211: 3.897.528.376 (2). Bù trừ công nợ với chi nhánh Gas Sài Gòn về tiền thuế nộp hộ. a) Nợ TK33331: 210.774.473
Có TK336(CNSG): 210.774.473 b) Nợ TK33312: 442.626.393
Có TK336(CNSg): 442.626.393 (3) Thanh toán tiền phí bảo hiểm và cớc vận chuyển
a) Nợ TK331131(MK:11019000): 366.701.832
Có TK11211: 366.701.832 b) Nợ TK1388(MK:11038000): 3.413.696
Có TK11211: 3.413.696
*Đối với chuyến hàng số 08 ở ví dụ 2 đợc máy tính tự động định khoản nh sau:
(1)Phản ánh số tiền thanh toán với ngời xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151.: 10.478.007.410 Nợ TK 413: 178.497.630 Có TK331131( MK:31000022): 10.656.575.040 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 7.549.629 Nợ TK413: 128.611 Có TK138(MK:31000022): 7.678.240 (3). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK a) Nợ TK15151: 524.852.124 Có TK33331: 524.852.124 b) Nợ TK1331: 1.102.189.461 Có TK33312; 1.102.189.461 (4).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho
Nợ TK156511: 8.220.348.000 Nợ TK156512: 2.790.131.163
Có TK15151: 11.010.479.163
Sau khi đã có bút toán trên , phòng kế toán kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán nh quy trình với giá FOB. Nhng ở đây trong giá CFR đã có luôn phí vận tải nên phòng kế toán chỉ phải xử lý VAT của phí bảo hiểm
Nợ TK 1388(MK:31000008): 7.678.240 Nợ TK133 767.824
Có TK1388(MK:1103800):8.446.064
* Ngoài ra kế toán kế toán phản ánh các loại chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu nh sau:
(1). Trả phí mở L/C.
Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.791=4.737.300 (VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15971= 473.730 (VNĐ)
Nợ TK133; 473.730
CóTK112211: 5.211.030 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas Saì Gòn nộp hộ Nợ TK641: 500.000
Có TK336( CN Gas Sài Gòn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas
Nợ TK641: 7.000.000 Nợ TK133: 700.000
Có TK336 (CN Gas Sài Gòn): 7.700.000 *Phản ánh tình hình thanh toán của công ty
(1).Ngày 17/03/2005, công ty mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng.