SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ 1.3 Thành tích đạt PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG NGOẠI LỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Phạm Thị Thỏa Huỳnh Kim Đồng Kpă Đô Chữ ký Đã ký Đã ký Đã ký Chức vụ Chuyên viên Phó Trưởng Ban Trưởng Ban Họ tên 2/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành 3/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG Là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; sách mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động cấu tổ chức, chức nhiệm vụ quan; yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng; danh mục quy trình, thủ tục ban hành để Lãnh đạo cán chủ chốt quan làm sở điều hành hệ thống quản lý chất lượng 1.1 Lịch sử hình thành: Năm 2004, thực Nghị định 53/2004/NĐ-CP ngày 18/2/2004 Chính phủ kiện tồn tổ chức máy làm công tác dân tộc thuộc Uỷ ban nhân dân cấp; Thông tư liên tịch 246/2004/TTLT-UBDT-BNV ngày 06/5/2004 Liên Uỷ ban Dân tộc - Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn giúp UBND quản lý nhà nước công tác dân tộc địa phương Ngày 21/12/2004 Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai ban hành Quyết định 145/QĐ-UB việc thành lập Ban Dân tộc tỉnh Với chức tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nước lĩnh vực công tác dân tộc địa bàn tỉnh; nhiệm vụ quyền hạn thực theo quy định Thông tư Liên tịch số 246/2004/TTLT-UBDT-BNV ngày 06/5/2004 Uỷ ban dân tộc - Bộ Nội vụ Cơ cấu tổ chức Ban Dân tộc gồm có: Trưởng ban Phó trưởng ban; Các phịng chun mơn: Văn phịng; Phịng Chính sách, Phòng Thanh tra, Phòng Kế hoạch Ngày 22/12/2014 Ủy ban Dân tộc Bộ Nội vụ ban hành Thông tư liên tịch số 07/2014/TTLT-UBDT- BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn công tác dân tộc thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Ngày 27/8/2015 UBND tỉnh Gia Lai ban hành Quyết định số 19/2015/QĐ-UBND, Quy định chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Ban Dân tộc tỉnh Gia Lai Với vị trí chức quan chuyên môn ngang Sở thuộc UBND tỉnh, có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Điều Thông tư liên tịch số 07/2014/TTLT-UBDT-BNV ngày 22/12/2014 Ủy ban Dân tộc, Bộ Nội vụ 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ: 1.2.1: Sơ đồ tổ chức: 4/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 1.2.2: Chức nhiệm vụ: * Chức năng: Ban Dân tộc tỉnh Gia Lai quan chuyên môn ngang Sở thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai, có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc Ban Dân tộc có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản theo quy định pháp luật; chịu đạo, quản lý điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh; đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Ủy ban Dân tộc * Nhiệm vụ quyền hạn Chủ trì xây dựng trình Ủy ban nhân dân tỉnh: a) Dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, đề án, dự án, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ công tác dân tộc nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao; Dự thảo văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ban Dân tộc; Dự thảo văn quy định điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh Trưởng, Phó đơn vị thuộc Ban; Trưởng, Phó phịng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện Dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công tác dân tộc; b) Dự thảo định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể tổ chức, đơn vị Ban theo quy định pháp luật; c) Dự thảo văn quy định quan hệ, phối hợp công tác Ban Dân tộc với Sở, ban, ngành có liên quan Ủy ban nhân dân cấp huyện Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, sách thuộc lĩnh vực cơng tác dân tộc sau phê 5/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao cho đồng bào dân tộc thiểu số; chủ trì, phối hợp vận động đồng bào dân tộc thiểu số địa bàn tỉnh thực chủ trương, đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước Tổ chức thực sách, chương trình, đề án, dự án, mơ hình thí điểm đầu tư phát triển kinh tế - xã hội đặc thù, hỗ trợ ổn định sống cho đồng bào dân tộc thiểu số vùng đặc biệt khó khăn, vùng biên giới, vùng sâu, vùng xa, vùng địa cách mạng công tác định canh, định cư đồng bào dân tộc thiểu số địa bàn tỉnh Tổ chức thực sách, chương trình, dự án Ủy ban Dân tộc chủ trì quản lý, đạo; theo dõi, tổng hợp, sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực chương trình, dự án, sách dân tộc địa phương; tham mưu, đề xuất chủ trương, biện pháp để giải vấn đề xóa đói, giảm nghèo, định canh, định cư, di cư đồng bào dân tộc thiểu số vấn đề dân tộc khác liên quan đến sách dân tộc, đồng bào dân tộc thiểu số địa bàn tỉnh Tổ chức tiếp đón, thăm hỏi, giải nguyện vọng đồng bào dân tộc thiểu số theo chế độ sách quy định pháp luật; định kỳ tham mưu tổ chức Đại hội đại biểu dân tộc thiểu số cấp tỉnh; lựa chọn đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng tập thể cá nhân tiêu biểu có thành tích xuất sắc vùng dân tộc thiểu số lao động, sản xuất, phát triển kinh tế - xã hội, xóa đói, giảm nghèo, giữ gìn an ninh, trật tự gương mẫu thực chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực công tác dân tộc Phịng Dân tộc cấp huyện cơng chức giúp UBND xã, phường, thị trấn quản lý nhà nước công trác dân tộc Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực công tác dân tộc phân công theo quy định pháp luật phân công, phân cấp ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học công nghệ; xây dựng sở liệu, hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước dân tộc theo chuyên môn, nghiệp vụ giao 10 Kiểm tra, tra xử lý vi phạm, giải khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật; phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí lĩnh vực cơng tác dân tộc theo quy định pháp luật phân công, phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh 11 Tiếp nhận kiến nghị công dân liên quan đến dân tộc, thành phần dân tộc, tên gọi, phong tục, tập quán dân tộc thiểu số vấn đề khác dân tộc xem xét trình chuyển quan có thẩm quyền giải theo quy định pháp luật 12 Tham gia, phối hợp với Sở, ban, ngành có liên quan thẩm định dự án, đề án Sở, ban, ngành quan, tổ chức xây dựng có liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước công tác dân tộc đồng bào dân tộc thiểu số địa bàn tỉnh 13 Phối hợp với Sở Nội vụ việc bố trí cơng chức, viên chức người dân tộc thiểu số làm việc quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện công chức người dân tộc thiểu số làm việc Ủy ban nhân dân cấp xã, bảo 6/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 đảm cấu thành phần dân tộc địa bàn; xây dựng tổ chức thực đề án ưu tiên tuyển dụng sinh viên dân tộc thiểu số tốt nghiệp trường đại học, cao đẳng vào làm việc quan nhà nước địa phương Phối hợp với Sở Giáo dục Đào tạo việc cử tuyển học sinh dân tộc thiểu số vào học trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dân tộc nội trú theo quy định pháp luật; biểu dương, tuyên dương học sinh, sinh viên tiêu biểu, xuất sắc người dân tộc thiểu số đạt kết cao kỳ thi 14 Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ cơng tác văn phịng, phịng chun mơn, nghiệp vụ đơn vị nghiệp công lập thuộc Ban, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ban theo hướng dẫn chung Ủy ban Dân tộc theo quy định Ủy ban nhân dân tỉnh 15 Quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; thực chế độ tiền lương sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định pháp luật theo phân công ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh 16 Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban Dân tộc 17 Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh 18 Thực nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao theo quy định pháp luật 1.3 Thành tích đạt được: Năm Năm 2004 Năm 2005 Năm 2005 Hình thức khen thưởng Số, ngày tháng năm định khen thưởng; quan ban hành định Huân chương lao động hạng II Quyết định số 291/QĐ-CTN ngày 21/5/2004 Chủ tịch nước Việt Nam Bằng khen UBDT có thành tích Quyết định Số: 388/QĐ-UBDT ngày xuất sắc phòng trào thi đua giai đoạn 29/8/2005 Uỷ ban Dân tộc 2001-2005 Bằng khen có thành tích xuất sắc Quyết định số: 18/QĐ-UBDT ngày 17/01/2006 Uỷ ban Dân tộc công tác dân tộc năm 2005 Năm 2005 Bằng khen có thành tích phong Quyết định số: 551/QĐ-UBND ngày 17/4/2006 Uỷ ban nhân dân tỉnh Gia trào thi đua Lai Năm 2006 Bằng khen UBDT có thành tích Quyết định số: 236/QĐ-UBDT ngày xuất sắc đợt thi đua kỷ niệm 60 năm 31/8/2006 Uỷ ban Dân tộc thành lập quan dân tộc 7/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI Năm 2006 SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 Bằng khen UBDT có thành tích Quyết định số : 342/QĐ-UBDT ngày 29/11/2006 Uỷ ban Dân tộc xuất sắc công tác dân tộc năm 2006 Năm 2006 Bằng công nhận đơn vị văn hóa 2005- Quyết định số 18/QĐ-SVHTT Sở 2006 Văn hóa - thơng tin tỉnh Năm 2010 Hn chương Lao động hạng Quyết định số 1194/QĐ-CTN ngày 5/8/2010 Chủ tịch nước Việt Nam Năm 2013 Bằng khen Ban chấp hành Đảng Quyết định số 948-QĐ/TƯ ngày tỉnh có thành tích xuất sắc 10 năm 24/6/2013 Ban chấp hành Đảng thực Nghị Hội nghị TW tỉnh ( khóa IX) Năm 2013 Bằng khen UBDT có thành tích Quyết định số 483/QĐ-UBDT ngày xuất sắc năm thực Chỉ thị 06 11/10/2013 Thủ tướng Chính phủ Năm 2014 Bằng khen Thủ tướng Chính phủ có thành tích cơng tác thực sách dân tộc đồng bào DTTS Quyết định số 1780/QĐ-TTg ngày tỉnh Gia Lai từ năm 2009 đến năm 2014, 01/10/2014 Thủ tướng Chính phủ góp phần vào nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội bảo vệ tổ quốc Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Bằng khen Ban Chỉ đạo Tây Nguyên Quyết định số 344-QĐ/BCĐTN ngày có thành tích xuất sắc công tác triển 08/7/2015 Ban Chỉ đạo Tây Nguyên khai thực Chỉ thị 16/2004/CT-TTg Bằng khen Uỷ ban nhân dân tỉnh Gia Quyết định số : 152/QĐ-UBND ngày Lai có thành tích xuất sắc phong trào 04/02/2016 Uỷ ban nhân dân tỉnh Gia Lai thi đua yêu nước năm 2015 Bằng khen Uỷ ban Dân tộc có Quyết định số 167/QĐ-UBDT ngày thành tích xuất sắc thực chương 13/4/2016 trình 135 giai đoạn 2011-2015 PHẦN 2: PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Tham gia thực Hệ thống quản lý chất lượng Ban dân tộc phịng chun mơn có liên quan lĩnh vực giải thủ tục hành sau: XÉT TẶNG KỶ NIỆM CHƯƠNG "VÌ SỰ NGHIỆP PHÁT TRIỂN CÁC DÂN TỢC" PHẦN 3: NGOẠI LỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI Do đặc thù hoạt động Ban dân tộc, quan quản lý nhà nước làm theo văn pháp luật nên khơng có hoạt động thiết kế, khơng áp dụng yêu cầu mục 7.3 (Thiết kế phát triển) PHẦN 4: MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC Q TRÌNH 8/12 BAN DÂN TỢC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 (xem phụ lục 1) PHẦN 5: DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 STT TÊN TÀI LIỆU KÝ HIỆU Điều khoản TCVN ISO 9001:2008 Sổ tay chất lượng STCL 4.2.2 Quy trình kiểm sốt tài liệu QT 01 4.2.3 Quy trình kiểm sốt hồ sơ QT 02 4.2.4 Quy trình đánh giá nội QT 03 8.2.2 Quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp QT 04 8.3 Quy trình hành động khắc phục QT 05 8.5.2 Quy trình hành động phịng ngừa QT 06 8.5.3 Các quy trình theo lĩnh vực (xem phần 2-Phạm vi áp dụng) QT-07- 7.5 PHẦN 6: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 Điều khoản ISO Tài liệu viện dẫn Hệ thống quản lý chất lượng 4.1 u cầu chung • Bảng mơ tả hệ thống mối tương tác trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1) 4.2 Yêu cầu hệ thống tài liệu 4.2.1 Khái quát • Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Ban dân tộc (Danh mục tài liệu nội bộ) • Tồn tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng Ban dân tộc (Danh mục tài liệu nội bộ) 9/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG • Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 Các hồ sơ phát sinh để cung cấp chứng phù hợp với yêu cầu hoạt động tác nghiệp có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng 4.2.2 Sổ tay chất Sổ tay chất lượng – STCL lượng 4.2.3 Kiểm soát tài • Nhằm đảm bảo kiểm sốt liệu đầy đủ hệ thống tài liệu bao gồm: Tài liệu nội (do Ban Dân tộc ban hành) Tài liệu có nguồn gốc từ bên (các văn pháp quy tài liệu không Ban dân tộc ban hành áp dụng cho trình nghiệp vụ Ban Dân tộc) 4.2.4 Kiểm sốt hồ sơ • Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm sốt tài liệu (QT 01) • Nhằm đảm bảo kiểm sốt đầy đủ hồ sơ phát sinh để cung cấp chứng phù hợp với yêu cầu hoạt động tác nghiệp có hiệu lực HTQLCL • Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm sốt hồ sơ (QT 02) Trách nhiệm Lãnh đạo 5.1 Cam kết Lãnh Lãnh đạo Ban dân tộc cam kết việc thực hệ thống đạo quản lý chất lượng cải tiến thường xuyên hiệu lực hệ thống như: • Truyền đạt cho người tầm quan trọng việc đáp ứng yêu cầu khách hàng (tổ chức/cơng dân) u cầu pháp luật • Xây dựng phổ biến Chính sách chất lượng cho tồn thể cán nhân viên (Phụ lục 2) • Xây dựng Mục tiêu chất lượng Ban dân tộcvà đơn vị, phòng ban (dưới gọi tắt đơn vị) - Phụ lục 3, • Định kỳ tiến hành họp xem xét Lãnh đạo • Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực 5.2 Hướng vào khách Lãnh đạo Ban dân tộc đảm bảo yêu cầu khách hàng hàng (Tổ chức/công xác định đáp ứng nhằm nâng cao thỏa mãn dân) khách hàng (Tổ chức/công dân) Xem phần 7.2.1 Xác định yêu cầu liên quan đến sản phẩm 10/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 Xem phần 8.2.1 Đo lường thỏa mãn khách hàng 5.3 Chính sách chất Chính sách chất lượng Ban Dân tộc lượng 5.4 Hoạch định 5.4.1 Mục tiêu chất lượng • 5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng • 5.5.1 Trách nhiệm quyền hạn • Sơ đồ tổ chức Ban Dân tộc • Quy định trách nhiệm, quyền hạn cán Mục tiêu chất lượng Ban dân tộc phận đảm bảo đo lường phù hợp với Chính sách chất lượng Ban Dân tộc (Phụ lục 3, 4) • Báo cáo thực Mục tiêu chất lượng (Phụ lục 5) Bảng mô tả hệ thống mối tương tác trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1) • Hệ thống tài liệu nội Ban dân tộc (Danh mục tài liệu nội bộ) Khi hệ thống tài liệu có thay đổi ln đảm bảo tính quán hoạch định 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn trao đổi thông tin 5.5.2 Đại diện Lãnh đạo Quyết định phân công nhiệm vụ cho Đại diện chất lượng Trưởng Ban ISO (Quyết định thành lập Ban ISO) 5.5.3 Trao đổi thông tin nội Ban Dân tộc cam kết thực trì họp nội phương tiện điện tử để trao đổi thông tin nội ban thông tin hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng 5.6 Xem xét Lãnh đạo • Lãnh đạo Ban Dân tộc cam kết định kỳ tổ chức họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hệ thống ln thích hợp, thỏa đáng có hiệu lực qua đánh giá hội cải tiến nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý chất lượng (bao gồm thay đổi Chính sách Mục tiêu chất lượng) • Tài liệu liên quan: Quy trình họp xem xét Lãnh đạo (nếu có) Quản lý nguồn lực 6.1 Cung cấp nguồn lực Lãnh đạo Ban dân tộc đảm bảo đáp ứng ngày tốt yêu cầu tổ chức/ cá nhân thông qua việc cung cấp nguồn lực cần thiết để xây dựng, thực hiện, trì thường xuyên cải tiến HTQLCL như: • Nguồn nhân lực, • Cơ sở vật chất, • Mơi trường làm việc 11/12 BAN DÂN TỢC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 6.2 Nguồn nhân lực Lãnh đạo Ban Dân tộc đảm bảo người thực công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phải có lực sở giáo dục, đào tạo có kỹ kinh nghiệm thích hợp 6.2.2 Năng lực nhận thức đào tạo Công tác đào tạo hàng năm Ban dân tộc liên quan đến kế hoạch hàng năm Sở Nội vụ UBND cấp tỉnh 6.3 Cơ sở hạ tầng Ban Dân tộc đảm bảo cung cấp trì sở vật chất cần thiết để đạt phù hợp với yêu cầu dịch vụ hành Cơ sở vật chất bao gồm: • Nhà cửa, không gian làm việc phương tiện kèm theo 6.4 Mơi trường làm việc • Trang thiết bị (phần cứng phần mềm) • Dịch vụ hỗ trợ (vận chuyển trao đổi thơng tin) • Xác định quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt phù hợp với yêu cầu sản phẩm Cung cấp dịch vụ (tạo sản phẩm) 7.1 Hoạch định việc cung cấp dịch vụ (tạo sản phẩm) • Ban dân tộc triển khai trình cần thiết việc thực công việc q trình đảm bảo có qn • Bảng mô tả hệ thống mối tương tác trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1) • Các văn pháp quy có liên quan đến hoạt động Ban Dân tộc (Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi) • Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Ban Dân tộc (Danh mục tài liệu nội bộ) 7.2 Các trình liên quan đến Tổ chức, người dân 7.2.1 Xác định Ban Dân tộc xác định: yêu cầu liên quan đến • Yêu cầu hồ sơ đầu vào khách hàng nộp (bao gồm sản phẩm hoạt động trả kết sau trả kết quả) • Yêu cầu không khách hàng công bố cần thiết cho việc sử dụng cụ thể sử dụng dự kiến biết • Yêu cầu chế định pháp luật liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ 12/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 • Mọi yêu cầu khác Ban dân tộc xác định Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục phịng ban chun mơn văn pháp quy liên quan 7.2.2 Xem xét Ban Dân tộc xem xét đầy đủ yêu cầu liên quan đến hồ sơ yêu cầu liên quan đến đầu vào để đảm bảo hồ sơ phù hợp trước cam kết việc sản phẩm xử lý, thẩm định hồ sơ trả kết cho khách hàng đảm bảo rằng: • Yêu cầu sản phẩm định rõ • Yêu cầu khác với quy định văn pháp quy phải xử lý, giải • Ban dân tộc có khả đáp ứng yêu cầu định Hồ sơ việc xem xét phải lưu giữ Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục phịng chun mơn văn pháp quy liên quan 7.2.3 Trao đổi thơng Ban Dân tộc đảm bảo xếp có hiệu việc trao đổi thông tin với khách hàng tin khách hàng liên quan đến: • Thơng tin sản phẩm • Xử lý yêu cầu khách hàng có thay đổi • Phản hồi khách hàng (kể khiếu nại) Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục đơn vị chuyên môn văn pháp quy liên quan 7.3 Thiết kế phát triển Phần lớn Cơ quan hành nhà nước tiến hành cơng việc phải theo chức năng, nhiệm vụ cấp giao cơng việc phải theo quy định hệ thống văn pháp quy; nên không thực việc thiết kế - triển khai công việc 7.4 Mua hàng Ban dDn tộc mua hàng theo quy định pháp luật • Ban dân tộc đảm bảo kiểm soát việc mua hàng dịch vụ quan trọng bên ngồi phục vụ cho giải cơng việc mình; đảm bảo hàng hóa dịch vụ quan trọng mua phù hợp với yêu cầu đề • Ban Dân tộc tìm hiểu, chọn lựa nguồn cung cấp hàng hóa dịch vụ quan trọng từ bên ngồi chấp nhận hàng hóa-dịch vụ sau kiểm tra, xác nhận đạt yêu cầu Hàng hóa hay dịch vụ quan trọng phát có sai lỗi phải xử lý theo hình thức thích hợp • Các kết theo dõi, đánh giá nguồn cung cấp hàng 13/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 hóa, dịch vụ mua vào lưu giữ hồ sơ 7.5 Cung cấp dịch vụ 7.5.1 Kiểm sốt q trình thực cung cấp dịch vụ công 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng trình cung cấp dịch vụ 7.5.3 Nhận biết xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản khách hàng • Ban dân tộc đảm bảo lập kế hoạch, tiến hành thực cung cấp dịch vụ cơng điều kiện kiểm sốt cở sở: - Có sẵn thơng tin đặc điểm, u cầu cơng việc; - Có sẵn Quy trình, Hướng dẫn cơng việc ứng với trình nơi cần thiết; - Việc sử dụng bảo dưỡng thiết bị, phương tiện kỹ thuật; - Việc thực hoạt động theo dõi, kiểm tra, đánh giá; - Thực việc chuyển giao kết công việc cho khách hàng việc tiếp tục xem xét, giải vấn đề phát sinh sau (nếu có) • Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Ban Dân tộc (Danh mục tài liệu nội bộ) Đối với công việc mà kết đầu kiểm tra xác nhận Ban Dân tộc đảm bảo thực đầy đủ nội dung sau: • Xác định chuẩn mực để xem xét phê duyệt q trình; • Phê duyệt thiết bị trình độ người để thực cơng việc đó; • Các phương pháp thủ tục cụ thể phải thực yêu cầu hồ sơ lưu giữ Ban dân tộc đảm bảo yêu cầu sau: • Khi cần thiết, nhận biết văn bản/hồ sơ suốt q trình thực • Nội dung nhận biết trạng thái trình xử lý văn (như ký tắt, v.v.) tương ứng với yêu cầu theo dõi đo lường • Khi có u cầu, xác định nguồn gốc văn bản/ hồ sơ thực thực thông qua việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ cơng việc • Tài liệu liên quan: Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Ban dân tộc (Danh mục tài liệu nội bộ) • Các sổ theo dõi q trình xử lý cơng việc • Trong q trình tiếp nhận xử lý văn bản/hồ sơ tổ chức/công dân, Ban dân tộc đảm bảo, đơn vị phải nhận biết, lưu giữ, bảo quản, bảo mật thông tin 14/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 văn bản/hồ sơ tổ chức/công dân cung cấp Nếu xảy trường hợp hồ sơ bị mất, bị hư hỏng Ban dân tộc phải thơng báo cho tổ chức/cơng dân biết có cách khắc phục Đồng thời, lập lưu hồ sơ trường hợp xảy • Tài liệu liên quan: Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Ban dân tộc (Danh mục tài liệu nội bộ) 7.5.5 Bảo toàn sản Hồ sơ phải bảo quản từ tiếp nhận, phẩm trình xử lý lưu trữ Trong trình tiến hành giải công việc sau giải xong công việc, hồ sơ, văn bản, v.v điều phải xếp, lưu giữ bảo quản đầy đủ an tồn Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT 02 ) 7.6 Kiểm soát Trong hoạt động hành mà có sử dụng phương tiện theo dõi phương tiện đo lường theo dõi cần: đo lường • Xác định rõ phương tiện đo phép đo; • Thực việc hiệu chuẩn, kiểm định theo quy định quản lý đo lường (đảm bảo tính thống đắn); • Được bảo quản khơng để xảy hư hỏng giảm giá trị (ảnh hưởng tới độ xác kết đo) Khắc phục kịp thời sai hỏng, hiệu chuẩn hay kiểm định lại trước đưa sử dụng • Phần mềm sử dụng để đo lường theo dõi yêu cầu định phải phê duyệt trước cho áp dụng • Lưu giữ hồ sơ kiểm sốt phương tiện đo lường Đo lường, phân tích cải tiến 8.1 Khái quát Ban dân tộc đảm bảo hoạch định triển khai trình theo dõi, đo lường, phân tích cải tiến cần thiết để: • Chứng tỏ công việc phù hợp với yêu cầu quy định • Đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ln phù hợp • Thường xun nâng cao tính hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng 8.2 Theo dõi đo lường 8.2.1 Sự thỏa mản Ban dân tộc áp dụng biện pháp thích hợp để theo dõi 15/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG tổ chức/công dân Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 thỏa mãn tổ chức/công dân dịch vụ Ban dân tộc có biện pháp phù hợp để ln ln có thỏa mãn từ phía tổ chức/công dân Ban dân tộc xây dựng trì việc thực trình nhằm thu thập phản hồi tổ chức/cơng dân (Hài lịng chưa hài lòng) theo định kỳ năm lần việc lập Kế hoạch thực (Phụ lục 6) bảng câu hỏi (Phụ lục 7) 8.2.2 Đánh giá nội Định kỳ, Ban dân tộc tổ chức đánh giá chất lượng nội theo kế hoạch để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng: • Phù hợp với nội dung hoạch định (xem phần 7.1) đối với: yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008, pháp luật Ban dân tộc quy định • Hệ thống áp dụng có hiệu lực trì Tài liệu liên quan: Đánh giá nội 8.2.3 Theo dõi đo lường q trình • Ban dân tộc thực việc theo dõi trình thực hiện, đo lường thời gian thực công việc công việc không đạt kết theo hoạch định, Ban dân tộc tiến hành việc khắc phục hành động khắc phục để đảm bảo công việc ln phù hợp • 8.2.4 Theo dõi đo lường kết cơng việc 8.3 Kiểm sốt vấn đề không phù hợp Tài liệu liên quan: - Các hướng dẫn thủ tục thực đơn vị chuyên môn - Các sổ theo dõi kết xử lý công việc đơn vị chuyên môn (theo mẫu Phụ lục 9) - Quy trình hành động khắc phục (QT 05) - Quy trình hành động phịng ngừa (QT 06) • Ban dân tộc thực việc xem xét, thẩm định thông qua hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật • Tài liệu liên quan: Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Ban dân tộc (Danh mục tài liệu nội bộ) • Phiếu theo dõi trình xử lý cơng việc đơn vị chun môn (theo mẫu Phụ lục 8) Ban dân tộc đảm bảo tài liệu/hồ sơ không phù hợp, không hợp lệ (các không đầy đủ số lượng, chủng loại, nội dung không đảm bảo quy định) nhận biết kiểm soát việc khắc phục điều chỉnh, bổ sung, nhân nhượng trả lại kiểm tra sau để đảm bảo tài liệu/hồ sơ đáp 16/12 BAN DÂN TỘC TỈNH GIA LAI SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Mã hiệu: STCL Lần ban hành 02 Ngày ban hành: 20/6/2018 ứng yêu cầu quy định pháp luật Trường hợp vấn đề không phù hợp phát sau chuyển giao kết cho khách hàng (quyết định, kết thẩm định ) khách hàng sử dụng kết Ban dân tộc có hành động thích hợp để tránh gây tác động hậu tiềm ẩn không phù hợp phát Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp (QT 04) 8.4 Phân tích liệu Ban dân tộc đảm bảo xác định, thu thập phân tích liệu tương ứng để chứng tỏ thích hợp tính hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng đánh giá xem xét cải tiến thường xuyên hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng Việc lập báo cáo đơn vị thực định kỳ 03 tháng/lần (mẫu Sổ thống kê kết thực thủ tục hành - Phụ lục 10) chuyển Ban ISO Lãnh đạo để theo dõi thực 8.5 Cải tiến 8.5.1 Cải tiến thường xuyên Ban dân tộc thường xuyên nâng cao hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, kết đánh giá, phân tích liệu, hành động khắc phục phòng ngừa kết họp xem xét lãnh đạo Tài liệu liên quan: Quy trình đánh giá nội (QT 03); Quy trình hành động khắc phục (QT 05); Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06) 8.5.2 Hành động khắc Ban dân tộc đảm bảo thực hành động nhằm loại bỏ phục nguyên nhân không phù hợp để ngăn ngừa tái diễn lặp lại Tài liệu liên quan: Quy trình hành động khắc phục (QT 05) 8.5.3 Hành động phòng ngừa Ban dân tộc đảm bảo thực hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn xuất Tài liệu liên quan: Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06) 17/12