Tài liệu sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lựơng nêu lên những nguyên tắc cách thức mà phòng thí nghiệm phải thực hiện nhằm duy trì và đảm bảo chất lượng cho các hoạt động thử nghiệm đáp ứng yêu cầu của khách hàng, yê

CHƯƠNG 0 GIỚI THIỆU CHUNG

01 Giới thiệu sổ tay chất lượng

01.1 Mục đích của cuốn sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng phòng thử nghiệm (PTN) là tài liệu cấp 1 trong hệ thống tài liệu về đảm bảo chất lượng, do Hiệu trưởng ban hành dưới dạng văn bản nhằm công bố chính sách và mục tiêu chất lượng và mô tả hệ thống quản lý của phòng thử nghiệm

Sổ tay chất lựơng nêu lên những nguyên tắc cách thức mà phòng thí nghiệm phải thực hiện nhằm duy trì và đảm bảo chất lượng cho các hoạt động thử nghiệm đáp ứng yêu cầu của khách hàng, yêu cầu của cơ quan quản lý và phù hợp với yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008 và TCVN ISO/IEC 17025:2005

Sổ tay này cũng nhằm mục đích cung cấp thông tin về hệ thống quản lý chất lượng phòng thử nghiệm (HTQLCL PTN) cho khách hàng và các tổ chức bên ngoài muốn tìm hiểu hoạt động của Viện

01.2 Cấu trúc sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng gồm có 25 chương tương ứng với các mục trong TCVN ISO 9001:2008 và TCVN ISO/IEC 17025: 2005, mỗi chương nêu lên chính sách và viện dẫn các thủ tục mà phòng thí nghiệm phải thực hiện để đạt được chính sách và mục tiêu chung đã đưa ra

PTN không thực hiện việc lấy mẫu thử nghiệm nên không áp dụng điều khoản 5.7 – ISO/IEC 17025:2005

01.3 Phê duyệt và phạm vi áp dụng

Sổ tay chất lượng sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt sẽ là tài liệu có hiệu lực (bắt buộc áp dụng) trong phạm vi PTN và các hoạt động liên quan đến hoạt động thử nghiệm

- Căn cứ theo Quyết định số: 797/QĐ-ĐHNL-TCHC, ngày 06/6/2006 của Hiệu Trưởng trường Đại học Nông Lâm Thành phố Hồ Chí Minh về việc thành lập Viện Nghiên cứu Công nghệ Sinh học & Công nghệ Môi trường;

- Căn cứ theo Quyết định số: 2486/QĐ-ĐHNL-TCCB, ngày 01/12/2009 của Hiệu Trưởng trường Đại học Nông Lâm Thành phố Hồ Chí Minh về việc đổi tên Viện, thay thế Quyết định số: 2192/QĐ-ĐHNL-TCCB, ngày 31/12/2008;

- Căn cứ Quyết định số: 573/QĐ-ĐHNL-TCCB, ngày 08/4/2009 của Hiệu Trưởng trường Đại học Nông Lâm Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động của Viện Nghiên cứu Công nghệ Sinh học & Công nghệ Môi trường

- Căn cứ giấy phép kinh doanh số 251/ĐK-KHCN do Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, ký ngày 09 tháng 05 năm 2011

- Căn cứ theo quyết định số 31/QĐ-CNSH&MT, do Viện trưởng Viện Nghiên cứu Công nghệ Sinh học và Môi trường, ký ngày 27 tháng 10 năm 2011 về việc thành lập phòng thử nghiệm hoá trực thuộc Viện

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

- Chức năng và nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu Công nghệ Sinh học & Môi trường

được duyệt theo quyết định số 573/QĐ-ĐHNL-TCCB, ngày 08/4/2009 của Hiệu Trưởng trường Đại học Nông Lâm Thành phố Hồ Chí Minh

1.2.2.1 Chức năng

1 Viện có chức năng nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực Công nghệ sinh học

và môi trường và các lĩnh vực khoa học công nghệ liên quan

2 Chuyển giao khoa học và công nghệ, sản xuất thử nghiệm và chuyển giao các sản phẩm sinh học, hoá học đáp ứng yêu cầu của xã hội

3 Đào tạo Sau Đại học về lĩnh vực Công nghệ Sinh học và Môi trường Hỗ trợ, phối hợp với các Khoa, Bộ môn trong và ngoài trường đào tạo bậc Đại học và Cao học

4 Phát triển mô hình đào tạo nghề; kỹ thuật viên phân tích theo yêu cầu đào tạo của Nhà trường và các tổ chức, cá nhân có yêu cầu Liên kết với các Trung tâm, Viện nghiên cứu trong và ngoài nước về các lĩnh vực khoa học công nghệ

5 Tư vấn, thực hiện dịch vụ phân tích, thiết kế các quy trình công nghệ xử lý môi trường nhằm tự chủ một phần nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên

1.2.2.2 Nhiệm vụ

Nhằm nâng cao trình độ nghiên cứu khoa học và công nghệ, góp phần nâng cao chất lượng cho nguồn nhân lực được Nhà Trường đào tạo Lấy nhiệm vụ nghiên cứu làm chính để phát triển công nghệ và vật liệu mới, từng bước khẳng định vị thế khoa học của Viện, Trường trong khu vực

1 Nghiên cứu và Đào tạo:

Nhằm nâng cao trình độ nghiên cứu khoa học và công nghệ, góp phần nâng cao chất lượng cho nguồn nhân lực được Nhà Trường đào tạo Lấy nhiệm vụ nghiên cứu làm chính để phát triển công nghệ và vật liệu mới, từng bước khẳng định vị thế khoa học của Viện, Trường trong khu vực

Ø Về Nghiên cứu

- Bao gồm các lĩnh vực khoa học đời sống, nghiên cứu cơ bản và ứng dụng Liên kết xây dựng và thực hiện các đề án nghiên cứu trong và ngoài nước dựa trên nguồn kinh phí sự nghiệp khoa học, tổ chức tư nhân, doanh nghiệp, công ty và kinh phí của đơn vị

- Điều tra các yêu cầu của xã hội cần giải quyết về các vấn đề khoa học và công nghệ để đề ra các kế hoạch nghiên cứu chuyên sâu và dài hạn về công nghệ sinh học

và môi trường nhằm phát triển những công nghệ và vật liệu mới phục vụ cho sự phát triển xã hội và môi trường bền vững, đăng ký bản quyền và sở hữu trí tuệ

Ø Về Đào tạo

- Phối hợp với các Khoa, Bộ môn trong và ngoài trường để đào tạo nhân lực liên quan đến khoa học đời sống từ bậc Đại học và Cao học Xây dựng và thực hiện

chương trình đào tạo sau đại học về Công nghệ Sinh học và Môi trường theo tiêu

chuẩn Quốc gia và Quốc tế gồm các chương trình liên kết và độc lập

- Tổ chức các khóa đào tạo kỹ thuật viên về phân tích sinh hóa, hóa sinh ứng dụng, kỹ thuật sinh học nâng cao, đánh giá tác động môi trường và xử lý môi trường

2 Hoạt động chuyển giao và dịch vụ:

Ø Chuyển giao kỹ thuật và phát triển sản phẩm thương mại

- Chuyển giao các quy trình công nghệ và sản phẩm thương mại cho các tổ chức và cá nhân có yêu cầu

- Phát triển các sản phẩm sinh học, hoá học, và dược liệu dựa trên các nghiên cứu cơ bản, đăng ký bản quyền tác giả và thương mại trực tiếp sản phẩm

- Làm đầu mối liên kết các đơn vị thực hiện các nghiên cứu chuyển giao và phân phối sản phẩm đã đăng ký thương mại

Ø Cung ứng dịch vụ khoa học công nghệ, phân tích mẫu

- Cố vấn và tư vấn cho khách hàng về khoa học công nghệ, và xử lý ô nhiễm môi trường

- Phát triển các quy trình kỹ thuật chuẩn được chứng nhận của quốc tế và cơ quan chức năng trong nước cho việc phân tích các chỉ tiêu hóa sinh theo yêu cầu khách hàng

- Phân tích mẫu dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng nhằm tăng nguồn kinh phí và nâng cao kỹ năng trong phòng thí nghiệm của cán bộ kỹ thuật

- Thiết kế, chế tạo, lắp dựng các công trình xử lý ô nhiễm môi trường, đánh giá tác động môi trường, xây dựng các dự án phát triển nông lâm ngư nghiệp

- Cung ứng dịch vụ khoa học công nghệ, sản xuất sản phẩm thương mại, tập huấn đào tạo kỹ thuật, đào tạo nghề theo các lĩnh vực hoạt động của các Trung tâm trực thuộc

1.2.2.3 Nhiệm vụ của Phòng thử nghiệm:

- Nghiên cứu xây dựng phương pháp thử theo đúng tiêu chí phòng thử nghiệm tiêu chuẩn

- Dịch vụ thử nghiệm đúng theo phương pháp thử và theo yêu cầu của khách hàng

- Xây dựng phương hướng và kế hoạch làm việc của phòng thử nghiệm tiêu chuẩn

- Chịu trách nhiệm về độ tin cậy, tính bảo mật của kết quả phân tích

- Chịu trách nhiệm về độ sẵn sàng của thiết bị và hoá chất phục vụ cho hoạt động phân tích, bao gồm (bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị)

- Đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường phòng thí nghiệm

1.2.3 Sơ đồ tổ chức và cơ cấu tổ chức của Viện

Ø Thuyết minh sơ đồ tổ chức

+ Hội đồng khoa học, bao gồm các nhà khoa học trong và ngoài Viện, có kinh nghiệm, có tâm huyết, có uy tín trong lĩnh vực khoa học công nghệ Hội đồng do Viện trưởng đề nghị và Hiệu trưởng ra quyết định thành lập hàng năm

+ Ban lãnh đạo Viện gồm: Viện Trưởng và hai (02) Phó Viện trưởng + Phòng Quản lý tổng hợp

PHÒNG QLTH VIỆN TRƯỞNG

CÁC BỘ MÔN:

1 BỘ MÔN CNSH THỰC VẬT

2 BỘ MÔN CNSH ĐỘNG VẬT

3 BỘ MÔN CNSH MÔI TRƯỜNG

4 BỘ MÔN CN HOÁ SINH – HOÁ DƯỢC

5 BỘ MÔN CN THỰC PHẨM – DƯỢC PHẨM

CÁC TRUNG TÂM:

1 TRUNG TÂM PHÂN TÍCH THÍ NGHIỆM HOÁ - SINH

VÀ QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG

VÀ TÀI NGUYÊN

3 TRUNG TÂM SINH ỨNG DỤNG

PHÒNG THỬ NGHIỆM HOÁ

* Ghi chú:

BAN GIÁM HIỆU

Ø Sơ đồ tổ chức phòng Thử nghiệm

1.2.4 Chức năng nhiệm vụ của các vị trí trong Viện

1.2.4.4 Hội đồng Khoa học Viện

- Chức năng: Thẩm định, xét duyệt, đánh giá kết quả nghiên cứu và đào tạo của

Viện

- Nhiệm vụ: Hội đồng Khoa học có nhiệm vụ tư vấn cho lãnh đạo Viện về phương

hướng và chiến lược phát triển của Viện,

1.2.4.5 Viện trưởng

- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và pháp luật về quản lý và điều hành thực hiện nhiệm vụ theo chức năng của đơn vị, của cán bộ viên chức dưới quyền theo quy định của pháp luật

- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về kết quả hoạt động của đơn vị; chịu sự kiểm tra, giám sát của hệ thống tổ chức Nhà trường; và đảm bảo thực hiện chế độ báo cáo hoạt động định kỳ và theo yêu cầu của Hiệu Trưởng Lãnh đạo Viện còn

có các trách nhiệm sau đây:

+ Cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lược một cách

có hiệu quả

+ Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động của Viện, đảm bảo phát huy đầy đủ năng lực kiểm nghiệm, chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả thử nghiệm trước khách hàng và cơ quan liên quan

+ Quyết định về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của Viện

+ Cùng với Quản lý chất lượng, Quản lý kỹ thuật, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp, các Trưởng Bộ môn, Giám đốc các Trung tâm soát xét hệ thống đảm bảo chất lượng áp dụng trong Viện

1.2.4.6 Phòng Quản lý tổng hợp

Trưởng phòng thử nghiệm

Quản lý chất lượng Quản lý kỹ thuật

Kiểm nghiệm viên (Phòng thử nghiệm hoá)

- Chức năng: Giúp Lãnh đạo Viện trong công tác tổ chức, lao động, hành chính, kiểm soát tài chính và công tác kế toán, tổ chức thực hiện công tác thông tin, lập

kế hoạch, tổng hợp báo cáo của Viện với Trường

- Nhiệm vụ: Giúp Lãnh đạo Viện các nhiệm vụ sau:

+ Công tác tổ chức cán bộ, giải quyết các chế độ chính sách về lao động tiền lương, tiền công theo quy định của Nhà nước

+ Công tác Tài chính kế toán

+ Công tác hành chính quản trị, xây dựng chương trình công tác (công tác chuyên môn, đào tạo tập huấn), đôn đốc, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ của Viện

+ Tổng hợp tình hình hoạt động của Viện để báo cáo cấp trên theo quy định, thực hiện công tác thi đua khen thưởng

+ Xây dựng phương án đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cán

bộ, viên chức trong cơ quan

+ Quản lý tài sản, tài chính của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước, xây dựng phương án bảo vệ cơ quan, phòng chống cháy nổ đảm bảo an toàn tuyệt đối

về người và tài sản cơ quan

+ Thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ, trả hồ sơ, công tác văn thư, in sao văn

bản, kiểm soát văn bản đi, văn bản đến; tạp vụ, bảo vệ, vệ sinh cơ quan

+ Kiểm tra các sản phẩm trước khi trình các cơ quan chức năng, trao trả cho

khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Viện giao

1.2.4.7 Nhiệm vụ của Bộ môn, Trung tâm

- Các Bộ môn, Trung tâm có trách nhiệm hoạch định chiến lược hoạt động và phát triển của đơn vị và lĩnh vực chuyên môn do mình quản lý theo mục tiêu phát triển

của Viện; xây dựng mối quan hệ hợp tác phát triển chung cho Viện

1.2.4.8 Trách nhiệm của Trưởng phòng thử nghiệm

- Chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về các hoạt động của PTN

- Chịu trách nhiệm chung về các hoạt động quản lý và kỹ thuật trong PTN

- Đảm bảo xây dựng và duy trì hoạt động của PTN phù hợp với các chuẩn mực quy định theo ISO/IEC 17025:2005

- Xem xét các tài liệu, quy định có liên quan tới hoạt động của PTN trước khi trình lãnh đạo công ty duyệt ban hành

- Ký phiếu kết quả thử nghiệm

- Chịu trách nhiệm bảo mật thông tin của khách hàng và theo quy định của Viện

- Khi trưởng phòng đi vắng thì Đại diện Lãnh đạo sẽ chỉ định người thay thế điều hành công việc trong phòng

+ Tổ chức xây dựng văn bản hệ thống quản lý

+ Phổ biến, phân phối tài liệu hệ thống quản lý đến tất cả các cấp, các nhân viên liên quan trong Viện Thu hồi và huỷ bỏ tài liệu cũ

+ Tổ chức thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý

+ Lưu giữ hồ sơ chất lượng, tài liệu hệ thống quản lý, soát xét và cập nhật hồ sơ, tài liệu

+ Duy trì hệ thống quản lý thông qua việc xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa

+ Tham mưu cho lãnh đạo các vấn đề về chất lượng

1.2.4.10 Trách nhiệm của QLKT:

- Chịu trách nhiệm chung về các vấn đề kỹ thuật trong hoạt động thử nghiêm

- Xem xét các tài liệu, quy định có liên quan tới hoạt động của PTN trước khi trình lãnh đạo công ty duyệt ban hành

- Thẩm xét kết quả PTN trước khi trình trưởng phòng phê duyệt, được phép ký phiếu kết quả thử nghiệm khi Trưởng phòng thử nghiệm đi vắng

- Quyết định các vấn đề về kỹ thuật của PTN (dừng hoặc tiếp tục công việc)

- Tổ chức thực hiện các phương pháp thử nghiệm mới

- Phối hợp và hỗ trợ với Trưởng PTN hoặc QLCL trong các hoạt động liên quan đến chất lượng thử nghiệm của phòng

- Thử nghiệm mẫu theo sự phân công của Trưởng phòng

- Tham gia vào việc kiểm tra và bảo trì thiết bị của phòng

- Thay thế TP/ QLCL giải quyết các công việc liên quan khi TP/ QLCL vặng mặt

1.2.4.11 Nhân viên thử nghiệm

- Thực hiện việc thử nghiệm mẫu theo đúng hướng dẫn các phương pháp quy định

- Duy trì và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO/ IEC 17025:

2005

- Quản lý tốt các trang thiết bị, dụng cụ đo, hiệu chuẩn thuộc phạm vi được phân công quản lý; không để hư hỏng, mất mát; bảo đảm sạch sẽ, trật tự, ngăn nắp nơi làm việc

- Ghi nhận thông số, tình trạng khi nhận mẫu/trả mẫu thử nghiệm cho khách hàng

- Thực hiện các thủ tục giao và nhận mẫu từ khách hàng

- Thực hiện các công việc khác do Trưởng PTN giao

1.2.4.12 Nhân viên nhận mẫu

- Tiếp nhận thông tin và xem xét yêu cầu thử nghiệm của khách hàng, tư vấn cho khách hàng khi có yêu cầu thử nghiệm

- Ghi nhận các thông số, tình trạng khi nhận mẫu/ trả mẫu thử nghiệm cho khách hàng vào BM 4.4/01/RIBE (Phiếu nhận thử nghiệm)

- Ghi nhận vào phiếu chuyển mẫu thử nghiệm BM 4.4/02/RIBE và chuyển mẫu tới

bộ phận phân tích

- Nhận lại kết quả thử nghiệm từ bộ phận phân tích, tổng hợp đưa vào phiếu kết quả thử nghiệm BM 5.10/01/RIBE Trình Lãnh đạo đơn vị phê duyệt và trả cho khách hàng

- Gửi phiếu thu thập ý kiến khách hàng BM 4.8/02/RIBE Ba tháng một lần tổng hợp ý kiến khách hàng chuyển cho QLCL làm báo cáo trong đợt Xem xét lãnh đạo

2.2.1 Hệ thống quản lý của Phòng thử nghiệm:

- Được xây dựng theo yêu cầu của TCVN ISO/IEC 17025:2005 và thỏa mãn chung theo yêu cầu của Phòng thử nghiệm và khách hàng

- Được xây dựng phù hợp với hoạt động thực tế trên cơ sở nhiệm vụ được giao của Phòng thử nghiệm

2.2.2 Hệ thống quản lý của Phòng thử nghiệm được lập thành văn bản, được

phổ biến thấu hiểu và áp dụng nhằm mục đích:

- Cụ thể hóa các yêu cầu của Phòng thử nghiệm trong các lĩnh vực có liên quan

- Hệ thống quản lý của Phòng thử nghiệm là công cụ để hướng dẫn các hoạt động của Phòng thử nghiệm nhằm đạt được mục tiêu chất lượng

- Hệ thống chất lượng của Phòng thử nghiệm nhằm giám sát chất lượng các hoạt động của Phòng thử nghiệm nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng kết quả đo, thử, tạo niềm tin đối với khách hàng và cơ quan quản lý đối với Phòng thử nghiệm

2.2.3 Hệ thống quản lý của Phòng thử nghiệm đã lập thành văn bản bao gồm:

- Sổ tay chất lượng

- Sổ tay thủ tục

- Các hướng dẫn công việc

- Các biểu mẫu

2.2.4 Cấu trúc của hệ thống chất lượng của Phòng thử nghiệm như sau:

v Sổ tay chất lượng: Gồm 25 chương với các nội dung:

+ Qui định Chính sách và Mục tiêu chất lượng chung của Phòng thử nghiệm + Cơ cấu tổ chức trách nhiệm và mối quan hệ giữa các phòng ban trong Viện và Phòng thử nghiệm

+ Chính sách của Phòng thử nghiệm đối với các yêu cầu cụ thể của TCVN ISO 9001:2008 và TCVN ISO 17025:2005 để thực hiện chính sách và mục tiêu chung

+ Trong mỗi quy trình có thể viện dẫn tới phương pháp, tới các hướng dẫn thực hiện hoặc biểu mẫu có liên quan

v Các hướng dẫn: Được biên soạn tóm tắt dễ hiểu các công việc để tất cả các

nhân viên thực hiện công việc theo một cách thống nhất Các hướng dẫn bao gồm: về chức năng, nhiệm vụ, hướng dẫn công việc, hướng dẫn thao tác thiết bị,

hướng dẫn thử nghiệm

v Các biểu mẫu: Các biểu mẫu theo quy trình và hướng dẫn công việc, được sử dụng để ghi chép khi thực hiện công việc

Hệ thống tài liệu của PTN: Được định kỳ xem xét để đảm bảo duy trì tính nhất

quán của hệ thống quản lý, khi có bất kỳ sự thay đổi nào đối với HTQL được hoạch định và thực hiện

2.2.5 Duy trì hệ thống quản lý:

- Phòng thử nghiệm có chính sách duy trì hệ thống quản lý như sau:

+ Việc kiểm soát các tài liệu hệ thống quản lý theo quy định ở chương 3

+ Việc kiểm soát hồ sơ theo quy định ở chương 13

+ Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa theo chương 11 và 12

Sổ tay chất lượng

Các quy trình

Các hướng dẫn, Các biểu mẫu

+ Đánh giá chất lượng nội bộ và xem xét của Lãnh đạo theo chương 14 và 15 để duy trì hiệu lực của sổ tay chất lượng các thủ tục và các văn bản của hệ thống chất lượng và để tạo cơ hội cải tiến

2.2.6 Chương này phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và TCVN ISO/IEC

17025:2005

2.3 CHÍNH SÁCH VÀ MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG PTN

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG Với phương châm:

“CHẤT LƯỢNG LÀ NỀN TẢNG CỦA TỒN TẠI VÀ PHÁT TRIỂN”

- Viện Nghiên cứu Công nghệ Sinh học và Môi trường luôn đáp ứng NHANH

CHONG – CHÍNH XÁC – KỊP THỜI – HIỆU QUẢ các kết quả nghiên cứu

và ứng dụng công nghệ sinh học và môi trường trong nghiên cứu, giảng dạy và trong phân tích dịch vụ

- Viện luôn cung cấp các sản phẩm sinh học và dịch vụ một cách trung thực, khách quan làm hài lòng khách hàng

- Viện luôn quan tâm phát triển đội ngũ cán bộ nghiên cứu, kỹ thuật viên và nhân viên đủ năng lực và chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, giảng dạy của Viện

v Để đạt được các yêu trên, chúng tôi cam kết rằng:

Ø Tuân thủ và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và TCVN ISO/IEC 17025:2007;

Ø Mục tiêu chất lượng phải được xây dựng và xem xét dựa trên cơ sở của chính sách chất lượng đã được ban hành;

Ø Đảm bảo tất cả nhân viên thấu hiểu chính sách chất lượng, nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng các hoạt động của họ trong việc đạt được chính sách và các mục tiêu chất lượng dựa vào năng lực thực tế trên cơ sở được đào tạo, có kỷ năng và kinh nghiệm thích hợp

Mục tiêu chất lượng PTN

Mục tiêu sẽ do Lãnh đạo đơn vị xây dựng và sẽ được xem xét, hoạch định vào cuộc họp xem xét lãnh đạo hàng năm

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM 2010 - 2011

Đảm bảo việc quản lý chất lượng phù hợp theo các tiêu chí của hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 và TCVN ISO/IEC 17025:2007

1 100 % Cán bộ viên chức chấp hành các quy định của đơn vị và của trường, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không có cán bộ bị vi phạm quy chế

2 95 % Giảng viên, Nghiên cứu viên của đơn vị đều phải tham gia giảng dạy và nghiên cứu khao học

3 Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2007 trong quý II/2012

4 Có ít nhất 3 bài báo khoa học đăng trên các tạp chí chuyên ngành và báo cáo trong các Hội nghị khoa học

5 Không có khiếu nại của khách hàng về mảng dịch vụ của đơn vị

CHƯƠNG 3 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

3.1 Mục đích

Đảm bảo tài liệu của hệ thống chất lượng có nội dung phù hợp và hình thước trình bày đúng quy định, tài liệu được ban hành, phổ biến và sẵn có cho người sử dụng, tránh sự lạc hậu của tài liệu và sử dụng nhầm tài liệu lạc hậu

3.2 Nội dung

3.2.1 Tất cả các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý của Phòng thử nghiệm (gồm

tài liệu nội bộ và tài liệu từ bên ngoài, kể cả dạng điện toán) phải được kiểm soát

3.2.2 Tài liệu hệ thống quản lý thuộc diện kiểm soát phải có dấu hiệu nhận biết được

kiểm soát

3.2.3 Nội dung kiểm soát bao gồm:

- Kiểm soát việc ban hành tài liệu: các tài liệu nội bộ khi ban hành phải được cấp

có thẩm quyền phê duyệt (khi cần thiết phải có hồ sơ chứng minh sự phù hợp của tài liệu này với thực tế PTN), có ghi rõ ngày tháng ban hành, lần ban hành

- Kiểm soát sự phân phối tài liệu: tài liệu được phổ biến và sẵn có cho người sử dụng Phải có danh sách các tài liệu đã được phân phối và đảm bảo phân phối đúng địa chỉ Tài liệu phân phối cho người sử dụng phải là tài liệu mới nhất

- Kiểm soát lưu giữ tài liệu: phải có bản gốc được lưu giữ nơi an toàn, nhưng dễ cập nhật và có thể kiểm soát được việc tiếp cận và sao chép tài liệu Những tài liệu cũ, lạc hậu phải được thu hồi, lưu giữ riêng và có dấu hiệu nhận biết rõ ràng

- Kiểm soát sự thay đổi tài liệu: việc sửa đổi tài liệu phải được giao cho người có trách nhiệm và phê duyệt phần sửa đổi cũng được tiến hành như phê duyệt tài liệu gốc

3.2.4 Các bản sao dùng để tham khảo hoặc tài liệu dùng để đào tạo không cần được

CHƯƠNG 4 XEM XÉT YÊU CẦU, ĐỀ NGHỊ VÀ HỢP ĐỒNG

4.1 Mục đích

Quy định cách thức tiến hành để thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng trong

hoàn cảnh thực trạng về năng lực của PTN

4.2 Nội dung

4.2.1 Phòng thử nghiệm luôn thực hiện việc xem xét và thảo luận với khách hàng về

các yêu cầu/ hợp đồng đo, thử nghiệm (kể cả trường hợp thực hiện hợp đồng phụ) nhằm đảm bảo:

- Chấp nhận các yêu cầu/ hợp đồng phù hợp với năng lực hiện tại của Phòng thử nghiệm

- Thỏa mãn tối đa yêu cầu của khách hàng và đảm bảo tốt chất lượng của dịch

vụ Phòng thử nghiệm

4.2.2 Mọi khác biệt trong Yêu cầu/ Hợp đồng đều được giải quyết trước khi tiến

hành công việc và đảm bảo mỗi Hợp đồng phải được Phòng thử nghiệm và khách hàng chấp nhận:

- Khi có sự thay đổi của khách hàng đối với Yêu cầu/ Hợp đồng đã được chấp nhận thì Phòng thử nghiệm tiến hành xem xét và thảo luận lại với khách hàng

và ghi nhận lại sự thống nhất giữa hai bên

- Khi có sự thay đổi của Phòng thử nghiệm đối với Yêu cầu/ Hợp đồng đã được chấp nhận thì Phòng thử nghiệm thông báo bằng văn bản cho khách hàng biết

và phải được sự đồng ý của khách hàng bằng văn bản

- Khi có sự thay đổi của khách hàng đối với Yêu cầu/ Hợp đồng đã được chấp nhận mà công việc đã thực hiện, Phòng thử nghiệm sẽ lặp lại quá trình xem xét Yêu cầu/ Hợp đồng

4.2.3 Các nhân viên có liên quan được thông báo về những thay đổi trong Yêu cầu/

Hợp đồng đã được chấp nhận (nếu có)

4.2.4 Việc xem xét các Yêu cầu/ Hợp đồng có thể được giảm nhẹ so với thủ tục

trong trường hợp các yêu cầu đó là những công việc thường xuyên, hàng ngày của Phòng thử nghiệm

4.2.5 Việc xem xét các Yêu cầu/ Hợp đồng được thực hiện theo Quy trình

QT/4.4/RIBE (Xem xét yêu cầu, đề nghị và hợp đồng)

4.2.6 Trong trường hợp với công việc thường xuyên, hàng ngày và năng lực thực tại

của PTN không thay đổi thì việc xem xét yêu cầu có thể không cần thực hiện

nghiêm ngặt theo đúng thủ tục

4.2.7 Chính sách này phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và TCVN

ISO/IEC 17025:2005

CHƯƠNG 5 HỢP ĐỒNG PHỤ

5.1 Mục đích

Xác định cách thức mà PTN cần phải thực hiện để đảm bảo khi có sử dụng hợp đồng phụ là phải thoả mãn yêu cầu của khách hàng và yêu cầu của TCVN ISO/IEC 17025: 2005 và TCVN ISO 9001:2008

5.2 Nội dung

5.2.1 Phòng thử nghiệm thực hiện hợp đồng phụ trong những trường hợp sau:

- Khách hàng đề nghị nhà thầu phụ

- Cơ quan có thẩm quyền chỉ định nhà thầu phụ

- Tạm thời hoặc đột xuất nhu cầu vượt quá năng lực (về con người, thiết bị kỹ thuật, tiện nghi môi trường) hiện có của Phòng thử nghiệm

- Các phép thử nằm ngoài danh mục đã công bố của Phòng thử nghiệm

5.2.2 Khi thực hiện hợp đồng phụ cho hai trường hợp a và b trên, nếu có thể PTN chỉ

cần đưa ra chứng cứ mà cơ quan có thẩm quyền chỉ định hoằc đề nghị của khách hàng

5.2.3 Thực hiện mà không cần phải xem xét theo đúng quy định trong chương này 5.2.4 Thực hiện hợp đồng phụ trường hợp c và d phải đảm bảo các yêu cầu sau:

5.2.3.1 Những nhà thầu phụ được lựa chọn cần đáp ứng một trong các yêu cầu sau:

- Phòng thử nghiệm đã được công nhận

- Phòng thử nghiệm được đánh giá theo Quy trình QT/4.5/RIBE (Sử dụng nhà

thầu phụ)

5.2.3.2 Phải thông báo bằng văn bản cho khách hàng và chỉ thực hiện hợp đồng phụ

khi có sự đồng ý của khách hàng bằng văn bản (trừ hợp đồng phụ được chỉ định)

5.2.3.3 Phòng thử nghiệm chịu trách nhiệm trước khách hàng về kết quả công việc

của nhà thầu phụ, trừ trường hợp khách hàng hoặc cơ quan thẩm quyền chỉ định nhà thầu phụ

5.2.3.4 Danh sách các nhà thầu phụ được (lãnh đạo có thẩm quyền) phê duyệt Danh

sách này phải bao gồm các chỉ tiêu, phương pháp đo, thử mà nhà thầu phụ có khả năng thực hiện

5.2.3.5 Phòng thử nghiệm thường xuyên theo dõi hoặc giám sát hoạt động của các

nhà thầu phụ đã được phê duyệt nhằm đảm bảo duy trì hoạt động thầu phụ luôn phù hợp với yêu cầu

5.2.3.6 Hồ sơ nhà thầu phụ được lưu giữ trong tập Hồ sơ nhà thầu phụ và được kiểm

soát theo Quy trình QT/4.13/RIBE (Kiểm soát hồ sơ)

5.2.3.7 Việc thực hiện hợp đồng phụ về thử nghiệm được thực hiện theo Quy trình QT/4.5/RIBE (Sử dụng nhà thầu phụ), (Quy trình này cũng có thể tham khảo

thêm quy trình đánh giá nhà cung cấp của Viện)

5.2.3.8 Chính sách này phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và TCVN

ISO/IEC 17025:2005

CHƯƠNG 6 MUA DỊCH VỤ VÀ ĐỒ CUNG CẤP

6.1 Mục đích

Đảm bảo việc mua dịch vụ và đồ cung cấp theo đúng yêu cầu

6.2 Nội dung

6.2.1 Phòng thử nghiệm thực hiện kiểm soát tất cả các hàng hoá, dịch vụ cần sử dụng

cho hoạt động thử nghiệm có ảnh hưởng đến chất lượng kết quả công việc Việc kiểm soát được thực hiện từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, phê duyệt nhu cầu mua sắm/ thuê dịch vụ và kiểm tra hàng hoá/ dịch vụ được cung cấp trước khi đưa vào

sử dụng

6.2.2 Phòng thử nghiệm chỉ lựa chọn các nhà cung cấp được Phòng thử nghiệm đánh

giá là phù hợp Ưu tiên cho các nhà cung cấp được công nhận/ chứng nhận bởi cơ quan công nhận Quốc gia hoặc Quốc tế hoặc các tổ chức chứng nhận

6.2.3 Trước khi đưa vào danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn phải có đầy đủ

các thông tin cần thiết để đánh giá được năng lực của nhà cung cấp đó

6.2.4 Việc mua sắm các đồ cung cấp / dịch vụ phải được người có thẩm quyền phê

duyệt từ khâu đề nghị

6.2.5 Hàng hoá/ dịch vụ phải được kiểm tra trước khi sử dụng

6.2.6 Dịch vụ mua sắm và nguồn cung cấp được thực hiện theo Quy trình QT/4.6/RIBE (đánh giá nhà cung cấp)

6.2.7 Các thông tin liên quan đến dịch vụ mua sắm và nguồn cung cấp được lưu giữ

trong Hồ sơ nhà cung cấp theo Quy trình QT/4.13/RIBE (Kiểm soát hồ sơ)

6.2.8 Chính sách này phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và TCVN

ISO/IEC 17025:2005