tài liệu Sổ tay chất lượng 2012

GIỚI THIỆU CHUNGSổ tay chất lượng là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Cục Q

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Mã hiệu STCL Lần ban hành : 01 Ngày : 18/11/2011

Vị trí Chuyên viên P.KH-TH Phó Cục trưởng Cục trưởng

MỤC LỤC

1 GIỚI THIỆU CHUNG 1

1.1 Lịch sử hình thành: 1

1.2 Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn: 2

1.3 Thành tích đạt được: 4

2 PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ NGOẠI LỆ ÁP DỤNG 5

2.1 Phạm vi áp dụng: 5

2.2 Ngoại lệ áp dụng và lý giải 7

3 ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT 8

Chữ viết tắt/thuật ngữ 8

3.1 Định nghĩa – Thuật ngữ 8

3.2 Các từ viết tắt 9

4 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 10

4.1 Yêu cầu chung: 10

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu: 13

4.2.1 Khái quát: 13

4.2.2 Sổ tay chất lượng: 15

4.2.3 Kiểm soát tài liệu: 15

4.2.4 Kiểm soát hồ sơ 15

5 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO: 16

5.1 Cam kết của Lãnh đạo: 16

5.2 Hướng vào khách hàng: 16

5.3.Chính sách chất lượng 16

5.4 Hoạch định 17

5.4.1 Hoạch định mục tiêu chất lượng 17

5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin: 17

5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn 17

5.6 Xem xét của Lãnh đạo 19

5.6.1.Các hình thức xem xét 20

6 QUẢN LÝ NGUỒN LỰC 21

6.1 Cung cấp nguồn lực 21

6.2 Nguồn nhân lực 21

6.3 Phương tiện và môi trường làm việc 22

7 TẠO SẢN PHẨM 22

7.1 Hoạch định, thiết kế và xây dựng sản phẩm 22

7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng 23

8 ĐO LƯỜNG, PHÂN TÍCH VÀ CẢI TIẾN 24

8.1 Khái quát: 24

8.2 Theo dõi và đo lường 25

8.2.1 Đo lường sự thoả mãn của khách hàng 25

8.2.2 Đánh giá nội bộ 25

8.3 Theo dõi và đo lường các quá trình: 26

8.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm: 26

8.5 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp 27

8.6 Hành động khắc phục và phòng ngừa 27

1 GIỚI THIỆU CHUNG

Sổ tay chất lượng là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách

và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm

vụ của Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và Thuỷ sản; các yêu cầu của hệthống quản lý chất lượng; danh mục các quy trình, thủ tục đã ban hành để Lãnhđạo và cán bộ chủ chốt của Cục làm cơ sở điều hành hệ thống quản lý chất lượngcủa mình

1.1 Lịch sử hình thành:

-Bộ Thủy sản đã ban hành quyết định số 648/QĐ ngày 26/08/1994 thành lập

Trung tâm Kiểm tra Chất lượng và Vệ sinh Thủy sản (NAFIQACEN), với

chức năng giúp việc Bộ trưởng quản lý thống nhất hoạt động kiểm tra, chứng nhận chất lượng và vệ sinh thủy sản trong tất cả các khâu khai thác, nuôi trồng, chế biến, bảo quản, vận chuyển, xuất khẩu và tiêu thụ nội địa trên phạm vi cả nước.

- Từ năm 1994 – 2003, NAFIQACEN đã xây dựng thành một hệ thống gồm

Trung tâm tại Hà Nội và 6 chi nhánh trực thuộc tại các vùng trọng điểm nghề cátrên cả nước, với tổng số 190 cán bộ nhân viên

- Thực hiện chương trình tổng thể cải cách hành chính của Chính phủ

2001-2010, Bộ Thủy sản tiến hành điều chỉnh bộ máy quản lý theo hướng tinh gọn, hiệulực và hiệu quả, giảm thao tác cho doanh nghiệp Công tác quản lý chất lượng, antoàn vệ sinh thực phẩm thủy sản (do NAFIQACEN đảm trách); và quản lý thức ăn,thuốc thú y, hóa chất, chế phẩm sinh học phục vụ nuôi trồng thủy sản; phòng trịdịch bệnh thủy sản (do Cục KT&BVNLTS thực hiện) được quy tụ về một đầu mối,thành một hệ thống thống nhất từ Trung ương đến địa phương – đúng theo nguyên

tắc quản lý tiên tiến trên thế giới: quản lý thống nhất “từ ao nuôi đến bàn ăn”,

nhằm tạo ra sản phẩm thủy sản có thể truy nguyên nguồn gốc và quản lý thống nhấtnhững người tham gia vào chuỗi sản xuất đang sử dụng chung một nguồn lợi thiênnhiên, các doanh nghiệp khai thác chung một thị trường Ngày 5/8/2003, Bộ trưởng

Bộ Thủy sản ra Quyết định số 07/2003/QĐ-BTS phép thành lập Cục Quản lý

Chất lượng, An toàn vệ sinh và Thú y Thủy sản (NAFIQAVED) có chức năng

giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước chuyên ngành về chất lượng, an toàn

vệ sinh và thú y thuỷ sản từ sản xuất nguyên liệu đến chế biến và tiêu thụ sản phẩm thuỷ sản nhằm phòng ngừa dịch bệnh thuỷ sản, bảo đảm chất lượng, an toàn, vệ sinh thực phẩm thuỷ sản và bảo vệ sức khoẻ người tiêu dùng.

- Năm 2008, thực hiện Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm

2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ trưởng ban hành Quyết định số 29/2008/QĐ-BNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và Thủy sản (NAFIQAD).

1.2 Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn:

a Sơ đồ tổ chức:

BỘ NN&PTNT

CỤC QLCLNLS&TS (Lãnh đạo Cục : 1 Cục trưởng và 3 Phó Cục

Nhiệm vụ cụ thể của Cục được quy định trong Quyết định số BNN ngày 28/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý Chấtlượng Nông Lâm sản và Thủy sản

29/2008/QĐ-Tóm tắt một số nhiệm vụ chính như sau:

a) Trình Bộ trưởng các cơ chế chế sách về quản lý chất lượng nông lâm thủysản và muối (bao gồm các dự thảo dự án luật, pháp lệnh; dự thảo văn bản quy phạmpháp luật; dự án, đề án chuyên ngành; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triểndài hạn và hàng năm…); các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về điều kiện vệ sinh cơ

sở sản xuất-kinh doanh và chất lượng sản phẩm nông lâm thủy sản và muối

b) Ban hành các văn bản cá biệt và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụchuyên ngành Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các cơ chếchính sách đã được phê duyệt và thực hiện tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phápluật, tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý

c) Quản lý chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm thủy sản:

- Chủ trì xây dựng và tổ chức triển khai các chương trình giám sát quốc gia

về ATVSTP thủy sản trong toàn bộ quá trình từ nuôi trồng đến khi xuất khẩu hoặcđưa ra tiêu thụ nội địa

- Chỉ đạo và tổ chức kiểm tra công nhận điều kiện đảm bảo ATVSTP cơ sởsản xuất-kinh doanh thực phẩm thủy sản

- Chỉ đạo và tổ chức kiểm tra chứng nhận chất lượng, ATVSTP sản phẩmthủy sản xuất nhập khẩu hoặc trước khi đưa ra tiêu thụ nội địa

- Tổ chức kiểm tra chứng nhận an toàn dịch bệnh thủy sản xuất nhập khẩu.d) Quản lý chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm nông lâm sản và muối:

- Hướng dẫn xây dựng, thẩm định, trình Bộ ban hành và theo dõi thực hiệncác chương trình giám sát quốc gia về ATVSTP nông lâm sản và muối trong toàn

bộ quá trình từ nuôi trồng đến khi xuất khẩu hoặc đưa ra tiêu thụ nội địa

- Trình Bộ quy định và tổ chức thẩm tra, truy xuất nguyên nhân các lô hàngkhông đạt chất lượng, ATVSTP

- Tổ chức kiểm tra theo kế hoạch hoặc đột xuất điều kiện đảm bảo chấtlượng, ATVS cơ sở sản xuất – kinh doanh nông lâm sản và muối

- Chỉ đạo, tổ chức kiểm tra chứng nhận chất lượng, ATVSTP sản phẩm nônglâm sản và muối xuất nhập khẩu hoặc trước khi đưa ra tiêu thụ nội địa

e) Giám sát, kiểm tra hoạt động sản xuất-kinh doanh, chứng nhận các sảnphẩm nông lâm sản và thủy sản phi thực phẩm xuất nhập khẩu hoặc trước khi đưa

ra tiêu thụ nội địa

g) Phối hợp Cục Thú y kiểm dịch thủy sản nhập khẩu

h) Quản lý hoạt động kiểm nghiệm và xét nghiệm:

- Tổng hợp, phổ biến các quy định của Việt Nam, các tổ chức quốc tế, khuvực và các nước nhập khẩu về chỉ tiêu, mức giới hạn, phương pháp kiểm nghiệm,xét nghiệm thuộc phạm vi quản lý chuyên ngành của Cục.

- Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra hoạt động kiểm nghiệm; việc thực hiệncác tiêu chuẩn, quy chuẩn về hệ thống đảm bảo chất lượng cho các phòng kiểmnghiệm

- Xây dựng phòng kiểm nghiệm, kiểm chứng cấp quốc gia Kiểm tra, đánhgiá công nhận phòng kiểm nghiệm, kiểm chứng cấp quốc gia và quốc tế về chấtlượng, ATVSTP nông lâm thủy sản và muối

- Quy hoạch mạng lưới, các quy định, quy chuẩn kỹ thuật và tổ chức đánhgiá, công nhận hệ thống phòng kiểm nghiệm về chất lượng, ATVSTP nông lâmthủy sản và muối

- Xây dựng phương pháp kiểm nghiệm, xét nghiệm trọng tài; các phươngpháp kiểm tra nhanh tại hiện trường

i) Thực hiện công tác thanh tra chuyên ngành chất lượng, ATVSTP nônglâm sản và thủy sản (bao gồm hướng dẫn và thanh tra, kiểm tra việc thực hiệnchính sách, pháp luật về chất lượng, ATVSTP theo quy định; giải quyết khiếu nại

2005 - Cờ thi đua của Chính phủ, Quyết định số 29/QĐ-TTg

Năm Danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng

2010 - Cờ Thi đua của Bộ,

- Danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc, Quyết định số1347/QĐ-BNN-TCCB, ngày 21/6/2011

2 PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ NGOẠI LỆ ÁP DỤNG

Địa bàn áp dụng tại: Cơ quan Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản vàThủy sản (Số 10 Nguyễn Công Hoan, Ba Đình, Hà Nội)

Các Phòng và tương đương thuộc phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng tại Cơ quan Cục gồm 7 đơn vị:

- Văn phòng Cục

- Thanh tra Cục

- Phòng Kế hoạch - Tổng hợp

- Phòng Tài chính

- Phòng Quản lý Kiểm nghiệm

- Phòng Quản lý Chất lượng thực phẩm thủy sản (Phòng Chất lượng 1)

- Phòng Quản lý Chất lượng thực phẩm nông lâm sản và muối (Phòng Chấtlượng 2)

- Thanh tra Cục

Cơ quan Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và Thủy sản có trụ sở tại

Hà Nội, là cơ quan chính thực hiện chức năng tham mưu và chỉ đạo thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về chất lượng, an toàn vệ sinh nông lâm sản và thủy sảntheo Quyết định số 29/2008/QĐ-BNN ngày 28/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn Cơ quan Cục hoạt động theo Quy chế làm việc củaCục ban hành theo Quyết định số 460/QĐ-QLCL ngày 02/11/2010 của Cục trưởngCục QLCL NLS&TS

- Địa chỉ: Số 10 Nguyễn Công Hoan – Ba Đình – Hà Nội

- Quy trình kiểm tra, chứng nhận cơ sở sản xuất, kinh doanh thuỷ sản đủ điềukiện bảo đảm an toàn thực phẩm

- Quy trình thẩm tra, công nhận doanh nghiệp vào danh sách cơ sở sản xuấtkinh doanh được phép xuất khẩu hàng hóa có nguồn gốc động vật nhập khẩu vàoViệt Nam

- Quy trình thẩm tra, công nhận nước xuất khẩu được phép xuất khẩu hànghóa có nguồn gốc thực vật xuất khẩu vào Việt Nam

- Quy trình Đánh giá lần đầu và chỉ định phòng thử nghiệm chất lượng sảnphẩm nông lâm sản, thủy sản thực phẩm và phi thực phẩm

- Quy trình Đánh giá lại và chỉ định phòng thử nghiệm chất lượng nông lâmthủy sản

- Quy trình Đánh giá mở rộng và chỉ định phòng thử nghiệm chất lượng sảnphẩm nông lâm sản, thủy sản thực phẩm và phi thực phẩm

- Quy trình tiếp nhận, xử lý kiến nghị, phản ánh của cá nhân, tổ chức

- Quy trình thẩm tra và xác nhận nội dung quảng cáo thực phẩm thuộc phạm

vi quản lý của Bộ NN&PTNT

Các Phòng chuyên môn tương ứng với các quy trình trên là cơ quan đầu mối (chủ trì biên soạn và thực hiện các Quy trình); các Phòng và cá nhân khác trong cơ quan Cục có trách nhiệm thực hiện những phần việc có liên quan theo quy định trong các Quy trình đó.

2.2 Ngoại lệ áp dụng và lý giải

Do đặc thù hoạt động của Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và Thuỷsản là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nướcchuyên ngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực chất lượngnông lâm sản và thuỷ sản Do đó, hoạt động của Cục Quản lý Chất lượng NôngLâm sản và Thuỷ sản không có khâu thiết kế và phát triển; kiểm soát phương tiệntheo dõi và đo lường Đây là điều khoản loại trừ trong hệ thống quản lý chất lượngtheo mục 7.3, 7.6 TCVN ISO 9001:2008 của cơ quan Cục

Tất cả các hoạt động do Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và Thuỷ sảnthực hiện đều được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, xác nhận trước khi bàn giao chonên ngoại trừ khâu xác nhận các giá trị sử dụng của các hoạt động của các quy trình(loại trừ mục 7.5.2 TCVN ISO 9001:2008)

3 ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT NH NGHĨA, THU T NG VÀ CÁC CH VI T T T ẬT NGỮ VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ữ VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ữ VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT ẾT TẮT ẮT

3.1 Định nghĩa – Thuật ngữ

1 Sổ tay chất lượng Là tài liệu mô tả Hệ thống Quản lý chất lượng của mộttổ chức.

2 Quản lý chất lượng Là những hoạt động định hướng và kiểm soát một tổchức về chất lượng.

5 Mục tiêu chất

lượng

Điều định tìm kiếm hay nhằm tới có liên quan đến chấtlượng

6 Quá trình Tập hợp các hoạt động có liên quan lẫn nhau hoặctương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

7 Tài liệu Thông tin và phương tiện hỗ trợ

8 Hồ sơ Tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấpbằng chứng về hoạt động được thực hiện.

9 Quy trình Cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay quátrình.

- Các chương trình, chiến lược, quy hoạch, kế hoạchdài hạn và hàng năm; đề án, dự án thuộc phạm vi quản

TT tắt/thuật ngữ Chữ viết Giải thích

- Các loại giấy phép theo thủ tục hành chính do Cụcthụ lý giải quyết; các sản phẩm chính trong hoạt độngdịch vụ công (VD: giấy chứng nhận điều kiệnATVSTP cơ sở sản xuất, kinh doanh thủy sản đạtTCN; giấy chứng nhận chất lượng, ATVSTP thủy sản;

….)

11 Khách hàng

Là các tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tụchành chính; các cơ quan, cá nhân lãnh đạo-quản lý cấptrên và cấp dưới; các tổ chức và cá nhân có liên quanphối hợp, hỗ trợ trong quá trình triển khai chức năng,nhiệm vụ của Cục

TT tắt/thuật ngữ Chữ viết Giải thích

4 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008

4.1 Yêu cầu chung:

Hệ thống quản lý chất lượng của Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và

Thuỷ sản được xây dựng, thực hiện, duy trì và thường xuyên nâng cao hiệu lực của

hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, Cục Quản lý Chất lượng NôngLâm sản và Thuỷ sản đảm bảo:

- Các quá trình cần thiết trong hệ thống được xác định bằng các quy trình vàcác quy trình này được áp dụng trong toàn đơn vị,

- Xác định trình tự và tác động lẫn nhau giữa các quá trình này,

- Xác định các chuẩn mực và các phương pháp cần thiết để đảm bảo việcthực hiện và kiểm soát hiệu quả của các quá trình,

- Đảm bảo tính sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việcđiều hành và theo dõi các quá trình,

- Theo dõi, đánh giá và phân tích các quá trình,

- Thực hiện hành động cần thiết để đạt các kết quả hoạt động đã hoạch định

và sự cải tiến thường xuyên các quá trình,

Khi chọn nguồn bên ngoài để thực hiện bất kỳ quá trình nào ảnh hưởng đến

sự phù hợp của hoạt động với các yêu cầu, Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản

và Thuỷ sản đảm bảo kiểm soát được những quá trình đó Việc kiểm soát nhữngquá trình do nguồn bên ngoài được thể hiện trong hệ thống quản lý chất lượng

Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản

lý chất lượng:

Nhận biết các quá trình hệ thống quản lý chất lượng của Cục QLCL NLS&TS theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

Đánh giá nội bộ (QT.03.HT), họp xem xét của Lãnh đạo Con người:

Xử lý vấn đề không phù hợp (QT 04)

Phân tích dữ liệu

Sự thỏa mãn của tổ chức/công dân

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu:

4.2.1 Khái quát:

Hệ thống văn bản chất lượng của Cục có cấu trúc như sau:

CSCL MTCL STCL Các quy trình, thủ tục

Các tài liệu hỗ trợ (các VB QPPL liên quan, biểu mẫu, tiêu chuẩn, quy định nội

d) Các quy trình theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm

- Quy trình kiểm soát tài liệu (QT.01.HT)

- Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT.02.HT)

- Quy trình đánh giá nội bộ (QT.03.HT)

- Quy trình kiểm soát công việc không phù hợp (QT.04.HT)

- Quy trình hành động khắc phục (QT.05.HT)

- Quy trình hành động phòng ngừa (QT.06.HT)

e) Các văn bản cần thiết do Cục soạn thảo nhằm đảm bảo sự kiểm soát

có hiệu lực các quá trình liên quan đến sản phẩm của hệ thống, cụ thể là các thủ tụcgiúp CBCNV của Cục hiểu rõ trình tự và các nội dung phải thực hiện, bao gồm:

- Quy trình Họp xem xét của Lãnh đạo (QT.07.KH)

- Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đi đến (QT.08.VP);