8.1. Khái quát:
Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và Thuỷ sản hoạch định, triển khai các quá trình theo dõi, đo lường nhằm:
- Chứng tỏ sự phù hợp của sản phẩm;
- Nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
8.2. Theo dõi và đo lường
8.2.1. Đo lường sự thoả mãn của khách hàng
Cục thu thập và xem xét các thông tin phản hồi, ý kiến của cơ quan cấp trên, các cơ quan chức năng hữu quan thuộc các bộ, ngành, UBND tỉnh/thành phố, cộng đồng doanh nghiệp, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước có liên quan đến hoạt động của Cục, coi đó như thước đo mức độ thực hiện của Hệ thống Quản lý chất lượng. Mọi cán bộ nhân viên trong cơ quan Cục đều có trách nhiệm tiếp thu và phản hồi tới các cấp có thẩm quyền về ý kiến của các bên liên quan.
Tài liệu tham chiếu:
- Quy trình kiểm soát công việc không phù hợp - QT.04.HT. - Quy trình hành động khắc phục (QT.05.HT)
- Quy trình hành động phòng ngừa (QT.06.HT)
- Quy trình tiếp nhận, xử lý kiến nghị, phản ánh của cá nhân, tổ chức (QT.11.TTr)
8.2.2. Đánh giá nội bộ
- Cục thiết lập quy định việc tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ tại cơ quan Cục để xác nhận sự tuân thủ của các hoạt động chất lượng với các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và với các quy trình, quy định của Cục, thông qua đó xác định tính hiệu lực của Hệ thống Quản lý chất lượng.
- Hàng năm, Đại diện Lãnh đạo về chất lượng của Cục có trách nhiệm lập Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ, xem xét tình trạng và tầm quan trọng của các quá trình và đơn vị được đánh giá cũng như kết quả của các cuộc đánh giá chất lượng trước đó trình Cục trưởng phê duyệt. Việc lựa chọn, phân công đánh giá viên và tiến hành đánh giá luôn đảm bảo tính khách quan và độc lập của việc đánh giá. Các đánh giá viên nội bộ không được đánh giá công việc của mình hoặc đơn vị nơi mình công tác.
- Kết quả của các cuộc đánh giá chất lượng nội Cục đều được báo cáo cho Cục trưởng và lưu hồ sơ theo đúng quy định.
- Trưởng các Phòng thuộc Cục đảm bảo không chậm trễ trong việc áp dụng các biện pháp hoặc thực hiện các hành động khắc phục phòng ngừa để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp hoặc ngăn ngừa sự tái diễn được phát hiện trong quá trình đánh giá hoặc thực hiện các hoạt động tác nghiệp khác.
- Đại diện Lãnh đạo về chất lượng hoặc Trưởng các Phòng thuộc Cục có trách nhiệm trực tiếp hoặc phân công người kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa và báo cáo kết quả thực hiện.
- Kết quả của cuộc đánh giá nội bộ là thông tin đầu vào cho việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và xem xét của Lãnh đạo về Hệ thống Quản lý chất lượng.
Tài liệu tham chiếu:
- Quy trình đánh giá nội bộ– QT.03.HT;
- Quy trình kiểm soát công việc không phù hợp - QT.04.HT.
8.3. Theo dõi và đo lường các quá trình:
Trưởng Phòng chủ trì xây dựng văn bản trình lãnh đạo Cục phê duyệt có trách nhiệm kiểm soát quá trình xây dựng văn bản theo đúng các quy định liên quan.
Ban triển khai ISO và Chánh Văn phòng Cục có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức triển khai các biện pháp thích hợp (bao gồm kiểm tra đột xuất) nhằm theo dõi và đo lường (khi cần thiết) các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan Cục, đảm bảo chứng tỏ khả năng của các quá trình đạt được các kết quả đã hoạch định. Khi không đạt được các kết quả theo hoạch định, cần tiến hành việc khắc phục và hành động khắc phục một cách thích hợp để đảm bảo chất lượng và yêu cầu công việc.
Tài liệu tham chiếu:
- Quy trình kiểm soát công việc không phù hợp - QT.04.HT.
8.4. Theo dõi và đo lường sản phẩm:
Cục đảm bảo việc theo dõi và đo lường chất lượng sản phẩm nhằm xác định yêu cầu sản phẩm được đáp ứng thông qua việc tổ chức kiểm soát và phân công trách nhiệm kiểm soát tại những giai đoạn thích hợp của quá trình tạo sản phẩm. Bằng chứng của sự phù hợp với các chuẩn mực chấp nhận (bản gốc ký phê duyệt của người có thẩm quyền các cấp) phải được duy trì, quản lý.
Tài liệu tham chiếu:
- Thông tư số 72/2010/TT-BNNPTNT ngày 31/12/2010 quy định về kiểm tra, xử lý và rà rà soát hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật của Bộ NN&PTNT;
8.5. Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Cục thực hiện các biện pháp thích hợp và đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ không phù hợp với các yêu cầu, quy định của Cục hoặc các bên liên quan đều được nhận biết và phân biệt nhằm tránh sử dụng, chuyển lên cấp trên hoặc chuyển cho các đơn vị.
Để kiểm soát được sản phẩm không phù hợp này, Cục sẽ thực hiện chế độ báo cáo theo định kỳ của các đơn vị thuộc phạm vi áp dụng Hệ thống, trên cơ sở đó có kế hoạch kiểm tra, kiểm soát phù hợp.
- Tất cả hồ sơ về bản chất của sự không phù hợp và bất kỳ hành động tiếp theo nào được tiến hành đều được lưu trữ.
- Đại diện Lãnh đạo về chất lượng và Trưởng các Phòng thuộc Cục chịu trách nhiệm xem xét mức độ quan trọng của những sản phẩm không phù hợp được phát hiện để thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa cần thiết. Hồ sơ về việc xử lý, khắc phục các sản phẩm không phù hợp được lưu giữ.
Tài liệu tham khảo
- Quy trình Kiểm soát công việc không phù hợp - QT.04.HT - Quy trình hành động khắc phục – QT.05.HT
- Quy trình hành động phòng ngừa – QT.06.HT
- Quy trình xây dựng và theo dõi chế độ báo cáo tổng hợp tuần, tháng - QT.13.KH
8.6. Hành động khắc phục và phòng ngừa
- Cục thiết lập một thủ tục dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn để quy định phương pháp thống nhất trong việc thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa và giải quyết khiếu nại của các bên liên quan nhằm loại bỏ những nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn hoặc ngăn chặn sự xuất hiện của sự không phù hợp tiềm ẩn.
- Đại diện Lãnh đạo về chất lượng, trưởng các phòng thuộc Cục chịu trách nhiệm chính trong việc giám sát các hoạt động tại đơn vị mình và trình Cục trưởng các biện pháp giải quyết thích hợp.
- Tất cả cán bộ nhân viên đều có trách nhiệm cùng tham gia vào việc phát hiện và khắc phục các điểm không phù hợp, các điểm bất hợp lý trong công việc, trong Hệ thống Quản lý chất lượng.
- Mọi điểm không phù hợp sau khi được phát hiện, các đơn vị có liên quan phải kiểm tra, xác định nguyên nhân của vấn đề.
- Việc thực hiện các hành động khắc phục đều được tiến hành kiểm tra, xác nhận và các bằng chứng, kết quả thực hiện đều được lưu hồ sơ và quản lý theo quy định.
- Việc phát hiện sự không phù hợp, các sai sót của sản phẩm, những bất cập, vướng mắc trong quá trình thực hiện sản phẩm và dịch vụ công trong lĩnh vực quản lý nhà nước về chất lượng, an toàn vệ sinh nông, lâm sản và thuỷ sản đều được Lãnh đạo kịp thời xem xét, giải quyết, sửa đổi, bổ sung.
- Kết quả các hành động khắc phục, phòng ngừa được tổng kết, báo cáo trong các cuộc xem xét của Lãnh đạo về chất lượng và là cơ sở cho các hoạt động cải tiến của Cục.
Tài liệu tham khảo:
- Quy trình hành động khắc phục – QT.05.HT - Quy trình hành động phòng ngừa – QT.06.HT
Theo dõi sửa đổi tài liệu Yêu cầu
sửa đổi/ bổ sung
Trang / Phần liên quan việc
sửa đổi
Mô tả nội dung sửa đổi
Lần ban hành / Lần
sửa đổi
Ngày ban hành