Xây dựng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Phát triển Công nghệ Thăng Long

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Xây dựng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Phát triển Công nghệ Thăng Long

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triển một cách mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới Ở Việt Nam, tuy rằng công nghệ thông tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiên những bước phát triển đó đã đem lại cho Việt Nam trở thành nước

có tiềm năng về lĩnh vực công nghệ thông tin Trong đó, phát triển hệ thống thông tin đang là thế mạnh của đất nước Với việc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thông tin giúp cho công việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức

Với công nghệ thông tin, thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ

dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ,sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý

Đối với các doanh nghiệp thì công nghệ thông tin ngày càng đóng một vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là công tác quản lý quan hệ khách hàng Nó đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường của công ty Chính

vì vậy em đã lựa chọn đề tài” Xây dựng phần mềm quản lý quan hệ khách

hàng tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Phát triển Công nghệ Thăng Long “

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần tư vấn và phát triển công nghệ

Thăng Long

Công ty Cổ phần Tư vấn & Phát triển Công nghệ Thăng Long được thành lập từ những năm đầu của thế kỷ 21, Công ty Cổ phần Tư vấn & Phát triển Công nghệ Thăng long là công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh

vực tư vấn và cung cấp “Giải pháp thiết bị an ninh, an toàn tổng thể” Với

mục tiêu là phấn đấu để trở thành công ty tích hợp về giải pháp hệ thống thiết

bị an ninh, an toàn hàng đầu tại Việt nam

Trước sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam, các toà nhà cao tầng, khu chung cư, building, biệt thự, hiệu vàng, cửa hiệu sạng trong, khu công nghiệp hiện nay đang được xây dựng với quy mô lớn với yêu cầu trang thiết

bị có tính đồng bộ cao, an ninh an toàn cần được đảm bảo Do vậy yêu cầu

của chủ đầu tư nhằm thực hiện các giải pháp quản lý bảo vệ cũng như bảo

đảm an ninh an toàn cho các toà nhà, cửa hiệu và cư dân là rất quan trọng.

Công ty phân phối và cung cấp các mặt hàng từ các hãng sản xuất có uy tín trên thế giới đã được chứng nhận về tiêu chuẩn chất lượng và công nghệ Công ty xin cam kết rằng quý khách sẽ nhận được tư vấn về giải pháp và sản phẩm ở đây luôn đạt chất lượng cao với giá tốt nhất

“Nếu không có sự chân thành và tin tưởng trong kinh doanh thì sẽ không có tương lai” Công ty luôn tuân thủ điều này và mong đợi được chia

sẻ những kinh nghiệm và giải phát tối ưu cùng Quý khách

THÔNG TIN CHUNG

Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG

Tên giao dịch quốc tế: THANG LONG CONSULTANT AND

DEVELOPMENT TECHNOLOGY JOIN STOCK COMPANY

Tên giao dịch viết tắt: THACOTEK.,JSC

Giám đốc: Nguyễn Đức Thắng

Năm thành lập: 2001/Quyết định chuyển đổi sang công ty cổ phần năm 2005Trụ sở công ty: Số 67 Khu tập thể công ty 829 Yên Xá, Tân Triều, Thanh Trì Hà Nội

VPGD: Số 8/630 Trường Chinh, Phường Ngã Tư Sở, Đống Đa, Hà NộiTel: 84-4-35640151

Với nhu cầu phát triển của thị trường và được sự ủng hộ nhiệt tình cũng Logo:

như tín nhiệm của quý khách hàng, dựa trên những thành công và kinh nghiệm công ty không ngừng phấn đấu kế thừa và phát triển các thành công

đó và công ty luôn luôn phấn đấu để thực sự trở thành công ty hoạt động

chuyên nghiệp trong lĩnh vực Tự động hóa quản lý hàng đầu tại việt nam.

Công ty luôn luôn nhận thức đi theo chủ trương định hướng hội nhập và phát triển của đảng và nhà nước để góp một phần trí tuệ vào công cuộc hiện đại hóa quản lý làm nên sự phát triển nền kinh tế nước nhà

1.1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty cổ phần tư vấn và phát triển công nghệ Thăng Long là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh độc lập, vì vậy để nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, thuận tiện cho việc quản lý Đứng đầu là Ban Giám đốc, các phòng ban và bộ phận

Hiện tại công ty có 30 nhân viên đang làm việc tại các phòng ban theo

mô hình tổ chức sau:

Hình 1.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

1.1.2.2 Phòng kinh doanh

- Tiếp thị và quảng cáo sản phẩm, dịch vụ

- Tìm kiếm khách hàng và đối tác

- Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường

- Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh

1.1.2.3 Phòng kế toán

- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán …

- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan

thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh

- Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu

- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng, Hệ thống Quản lý Mội trường và Hệ thống Quản lý Trách nhiệm Xã hội

1.1.2.4 Phòng kỹ thuật

- Thiết kế kỹ thuật, đưa ra các phương án thiết kế

- Đưa ra các phương án thi công để thi công lắp đặt thiết bị

- Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị các dịch vụ sau bán hàng.

1.1.2.5 Bộ phận phát triển phần mềm

- Thiết kế, lập trình, test phần mềm

- Nghiên cứu, phát triển phần mềm thương mại như phần mêm chấm công, quản lý nhân sự, quản lý vào ra…

- Triển khai lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng sản phẩm phần mềm

- Đào tạo cán bộ sử dụng phần mềm cho công ty mua phần mềm

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý của Công ty:

Tất cả các bộ phận trong hệ thống quản lý của Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Các hoạt động và chiến lược sản xuất kinh doanh của Công

ty đã được giám đốc phê duyệt, sau đó giao cho các phòng ban và các bộ phận tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó

1.1.3 Nội dung hoạt động

1.1.3.1 Lĩnh vực hoạt động

- Tư vấn đầu tư, triển khai và phát triển các dự án thuộc lĩnh vực tự

động hóa, viễn thông và phát thanh truyền hình.

- Nghiên cứu, thiết kế chế tạo chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực

thiết bị điện, tự động hóa, đo lường điều khiển (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình, thiết kế phương tiện vận tải).

- Tư vấn xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi và các công trình chiếu sáng

- Tư vấn, lắp đặt hệ thống an toàn, hệ thống camera giám sát, hệ

thống cảnh báo tự động, kiểm soát tự động, các giải pháp về thẻ, thẻ thông minh, thẻ nhựa.

- Buôn bán vật tư, thiết bị kỹ thuật, thiết bị giáo dục, thiết bị điện tử,

viễn thông, thiết bị phòng cháy chữa cháy, hệ thống camera giám sát, hệ thống kiểm soát vào ra, hệ thống cảnh báo đột nhập, đồ điện

tử, điện lạnh, điện dân dụng, công nghiệp, các thiết bị phục vụ cho ngành phát thanh truyền hình, thiết bị viễn thồng.

- Cung cấp vật tư, thiết bị, công nghệ các dịch vụ vho ngành in và quảng cáo

- Sản suất và buôn bán vật tư máy móc thiết bị, các sản phẩm ngành thiết bị điện và tự động hóa ứng dụng công nghiệp và dân dụng

- Xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng công ty

- Tư vấn xây dựng giải pháp và sản xuất phần mềm.

- Dịch vụ chuyển giao công nghệ và bảo hành bảo trì các thiết bị công

ty kinh doanh

- Cung cấp vật tư, thiết bị, công nghệ ngành dệt may và thời trang

1.1.3.2 Phương châm hoạt động

- Tư vấn, lựa chọn cung cấp những giải pháp và các thiết bị tối ưu theo một hệ thống tổng thể “Tự động hóa quản lý” tại thị trường việt nam Trên cơ sở đó góp phần từng bước thu hẹp khoảng cách “Tự động hóa quản lý” giữa việt nam và các nước phát triển khác trên thế giới

- Hoạt động của công ty dựa trên đường lối chính và quan trọng là: công ty chỉ đơn thuần là công ty thương mại, mục đích quan trọng và chiến lược lớn nhất của công ty la cung cấp cho khách hàng một dịch

vụ đầy đủ và hậu mãi bao gồm: Tư vấn, thiết kế, cung cấp, lắp đặt,

bảo hành, đào tạo và các dịch vụ sau bán hàng.

- Các hoạt động của công ty luôn rõ ràng và mang tính chất chuyên nghiệp hóa, khách hàng có thể dẽ dàng tìm được các nhu cầu của mình

1.1.4 Đối tượng khách hàng

- Các doanh nghiệp

- Nhà máy sản xuất

1.1.5 Giới thiệu về các lĩnh vực kinh doanh

1.1.5.1 Hệ thống kiểm soát ra/vào, báo động, chấm công và quản lý nhân sự.

1.1.5.1.1 Hệ thống Kiểm soát ra vào

Hệ thống kiểm soát ra/vào được ứng dụng trong những khu vực trọng yếu cần được giám sát Có nhiều lựa chọn khác nhau để thực hiện kiểm soát như: kiểm soát bằng vân tay, kiểm soát bằng mống mắt, kiểm soát bằng thẻ nhận dạng

Nguyên lý chung của việc kiểm soát ra/vào: đối tượng có đặc tính (vân tay, mống mắt, thẻ) phù hợp thì được phép ra/vào những khu vực trong phạm

vi kiểm soát

Hệ thống thiết bị:

o Thiết bị thu nhận tín hiệu kiểm soát: đầu đọc vân tay, đầu đọc thẻ nhận dạng,…

o Hệ thống khoá: khoá điện, khoá từ, khoá chốt rơi, …

o Phần mềm ứng dụng cho hệ thống kiểm soát

Hệ thống kiểm soát ra/vào kết hợp với các hệ thống báo động, hệ thống camera giám sát, hệ thống sensor cảm ứng, …tạo thành một hệ thống bảo vệ

an ninh an toàn hoàn chỉnh.

Công ty xin nhấn mạnh một số ưu điểm vượt trội của hệ thống kiểm soát ra/vào dùng thẻ nhận dạng Hệ thống yêu cầu mỗi nhân viên được trang bị một thẻ nhận dạng, trên mỗi thẻ mang một mã số duy nhất, nhà Quản lý cho phép mã số thẻ nào thì nhân viên mang thẻ đó được quyền ra/vào khu vực kiểm soát Ngoài tính năng kiểm soát ra/vào, hệ thống cho phép triển khai thành hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống chấm công, tính lương cho cán bộ công nhân viên; giải pháp ONE CARD SOLUTION !

Hệ thống thiết bị cho giải pháp ONE CARD SOLUTION

o Thẻ nhận dạng nhân viên: thẻ từ, thẻ cảm ứng có kích cỡ theo tiêu chuẩn Credit card, trên chất liệu 100% PVC, cho hình ảnh trung thực với công nghệ in nhiệt, lớp phủ bảo vệ chống giả mạo

o Đầu đọc thẻ (bộ điều khiển trung tâm)

o Khoá điện, từ

o Phần mềm ứng dụng cho hệ thống kiểm soát ra vào

Lợi ích mang lại từ giải pháp quản lý ra/vào bằng thẻ:

o Quản lý thời gian ra vào của người sử dụng thẻ

o Phân quyền cho một số người ra vào những khu vực trọng yếu (phòng nghiên cứu, kho hàng, …)

o Kết nối với các phần mềm khác: quản lý nhân sự, chấm công, tính lương

o Sau đây công ty xin giới thiệu một số nét cơ bản về giải pháp cho hệ thống kiểm soát ra - vào mà công ty cung cấp

1.1.5.1.2 Hệ thống chấm công

Chức năng chính:

o Ghi nhận thời gian ra – vào của từng nhân viên, lập các báo cáo về tổng thời gian làm việc, thời gian đi muộn, về sớm có hoặc không có

lý do, nghỉ làm có hoặc không lý do, báo cáo thời gian làm ca, làm thêm giờ

o Quản lý nhân sự như: phân quyền cho một số người làm ca, làm thêm giờ Nếu người không được phép làm ca hoặc thêm giờ thì phần mềm cũng không ghi nhận khi quẹt thẻ Lưu hồ sơ cá nhân, hoàn cảnh gia đình, quá trình đào tạo công tác, khen thưởng – kỷ luật…

Nguyên tắc: Nhân viên phải thực hiện quẹt thẻ (để đầu đọc thẻ xác nhận thẻ) khi đến làm việc và trước khi ra về Phần mềm sẽ ghi nhận lại thời điểm nhân viên quẹt thẻ và đưa ra thông báo chi tiết về tình trạng làm việc của nhân viên: đi muộn, về sớm, nghỉ phép, làm thêm giờ, …

Bên cạnh phần mềm Chấm công, phần mềm Tính lương được lập trình cho phép kết nối với hệ thống chấm công, căn cứ vào những dữ liệu chấm công để đưa ra bảng lương chính xác nhất cho mỗi nhân viên trong mỗi tháng Ngoài ra, công ty còn cung cấp phần mềm Quản lý nhân sự, được thiết

kế theo đúng tiêu chuẩn của UBND Thành phố Hà Nội

Bộ ba phần mềm Chấm công, Tính lương, Quản lý nhân sự được thiết kế logic tuy nhiên vẫn có thể hoạt động độc lập với độ tin cậy cao, dễ sử dụng

Hệ thống thiết bị:

o Thẻ chấm công cho nhân viên

o Đầu đọc thẻ ( Bộ ghi nhận thời gian)

o Phần mềm chấm công

o Một số thiết bị phụ trợ khác: bộ chuyển đổi tín hiệu,…

Hệ thống chấm công còn cho phép Quý Cơ Quan thực hiện chấm công cho nhân viên qua mạng Như vậy tức là Quý Cơ Quan có thể chấm công tại Văn phòng đại diện ở Hà Nội cho nhân viên làm việc trong nhà máy ở Hưng Yên!Một tính năng khác rất quan trọng của hệ thống chấm công, quản lý nhân

sự dùng thẻ đó là cho phép kết nối với hệ thống kiểm soát ra/vào: Giải pháp

ONE CARD SOLUTION !

Hệ thống Chấm công, Tính lương, Quản lý nhân sự đem lại rất nhiều lợi ích trong khâu quản lý, góp phần vào việc tin học hoá, hiện đại hoá doanh nghiệp của bạn

1.1.5.2 Hệ thống camera giám sát – CCTV

Giải pháp tối ưu để theo dõi nhiều khu vực bằng hình ảnh trực tiếp một cách đồng thời

Hệ thống thiết bị

Hệ thống Camera được chia thành những thành phần cơ bản:

o Các thiết bị đầu cuối: Camera, đầu báo, thiết bị cảnh báo bằng âm thanh,…

o Các thiết bị truyền tải tín hiệu: cáp tín hiệu RG59, …

o Các thiết bị trung tâm: Bộ chia hình, bộ ghi hình, màn hình chuyên dụng, …

o Thiết kế hệ thống cho phép kết nối với mạng LAN

1.1.5.3 Hệ thống cửa, barie, tự động, điện thoại cửa, giải pháp

quản lý tòa nhà, khác sạn, trung tâm dịch vụ

Trong xu thế hội nhập và phát triển, nhiều toà nhà, các khu văn phòng cao cấp được xây dựng, do vậy nhu cầu lắp đặt các hạng mục tự động hoá ngày càng cao Hệ thống cửa tự động, barie được xem là hạng mục không thể thiếu đối với những toà nhà cao tầng, bãi đỗ xe, khu trung cư, và nhiều hạng mục công trình công cộng khác

1.1.5.3.1 Hệ thống của tự động

Cửa mở sang hai bên:

 Tốc độ đóng mở được đặt theo yêu cầu: 45cm/s/cửa một cánh, 80cm/s/cửa hai cánh

 Có bộ phận an toàn, chống va đập Hệ thống nguồn dự phòng

 Chức năng mở cửa cưỡng bức khi có sự cố

 Nhiều chủng loại cửa khác nhau: có khung, cửa kính, ….

Cổng ra/vào nhà máy, khu công nghiệp:

Đáp ứng được yêu cầu điều khiển cho các loại cổng chính ra/vào nhà máy, xí nghiệp hoặc các khu công nghiệp Nhiều chủng loại lựa chọn với chiều dài khác nhau: 10-30m, trọng lượng 500-3500 kg, tốc độ nhanh với đặc tính tối ưu:

 Bộ mô tơ đựơc lắp cố định, chuyền lực bằng bánh răng, nên chi phí bảo dưỡng thấp, cổng hoạt động ổn định, không chịu tác động của môi trường

 Được trang bị các thiết bị an toàn, chông va đập

 Có thể kết nối với các thiết bị điều khiển từ xa, hệ thống kiểm soát ra vào dùng thẻ

1.1.5.3.2 Hệ thống barie

Thích hợp với các khu vực: bến, bãi đỗ xe… phương thức quản lý hiện đại, chặt chẽ

Hệ thống hoạt động đơn giản: Lái xe khi vào bãi đỗ phải đọc thẻ, hoặc

sử dụng thiết bị phát sóng cầm tay hợp lệ để Barie mở tự động Thao tác thực hiện tương tự khi đi ra

 Có nhiều chủng loại lựa chọn: kích thước từ 2,5 đến 12m

 Tốc độ đóng mở điều chỉnh được: từ 3s đến 18s

 Hệ thống thiết bị được nhiệt đới hoá, phù hợp với điều kiện môi trường Việt Nam

 Được trang bị các thiết bị an toàn, chống va đập

Các loại khoá cửa cho khách sạn:

Đa dạng chủng loại, độ bền cao, tính thẩm mĩ cao

Ngoài những dòng sản phẩm ứng dụng cho các khu công nghiệp nêu trên, công ty cũng cung cấp các sản phẩm dành cho gia đình và các mục đích

sử dụng vừa và nhỏ khác như: hệ cửa tự động cho cổng ra/vào gia đình với trọng lượng 150kg, cửa GARA tự động.

1.1.5.3.3 Hệ thống điện thoại cửa

Thích hợp với căn hộ riêng, khu biệt thự, công sở,…

 Cho phép thiết lập các âm thanh khác nhau cho các cuộc gọi khác nhau, ghi nhớ cuộc gọi nhỡ, tính năng sổ địa chỉ,…

 Có thể kết nối thêm camera, điều khiển từ xa, góc quan sát rộng

 Bản mạch gắn cửa: gắn phím bấm, loa, camera quan sát

 Các thiết bị mở rộng: bản mạch kết nối thêm camera, camera

1.1.5.3.4 Hệ thống quản lý tòa nhà

Chức năng chính:

 Thích hợp quản lý toà nhà, một hệ thống quản lý hai lối vào

 Cho phép trao đổi giữa chủ nhà và khách đến thăm, bằng tiếng nói và hình ảnh Mở cửa từ xa cho khách

 Kết nối đựơc với các hệ thống đầu đọc thẻ, thêm camera quan sát,

 Thiết kế mang tính thẩm mỹ cao, thích hợp với điều kiện môi trường Việt Nam

1.1.5.4 Hệ thống quản lý siêu thị

Chức năng chính:

o Quản lý khâu nhập, xuất, bán của tất cả hàng hoá trong siêu thị

o Phần mềm Quản lý Siêu thị bằng tiếng Việt tin cậy, hỗ trợ các thao tác làm việc Cho phép tạo các báo cáo chi tiết, chính xác, quản lý, theo dõi lượng tiền, hàng, hỗ trợ nghiệp vụ kế toán

o Hệ thống thiết bị hiện đại đảm bảo tính thẩm mỹ độ bền cao, với nhiều chủng loại, tính năng lựa chọn, phù hợp với nhiều mức đầu tư

tại khu vực Hà Nội và các tỉnh lân cận nên thị trường còn hạn hẹp

1.1.6.2 Kết quả hoạt động, phương hướng và nhiệm vụ trong thời gian tới của công ty

Công ty đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực hoạt động và đã được khách hàng tin tưởng đạt niềm tin vào công ty Công ty đã có được một

số lượng khách hàng lớn Hiện tại công ty đang có kế hoạch mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh

Kết quả kinh doanh qua các năm của công ty

Hình 1.2 Kết quả kinh doanh của công ty

1.1.7 Tình hình tin học hoá tại Công ty cổ phần tư vấn và phát triển

công nghệ Thăng Long và tại phòng kinh doanh

1.1.7.1 Tình hình tin học hoá tại Công ty

Công ty cổ phần tư vấn và phát triển công nghệ Thăng Long luôn tập trung đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả thực hiện công việc Hiện tại, các phòng ban của công ty phục vụ công tác quản lý đều được trang bị máy tính, tất cả được nối mạng LAN Các nhân viên đều có khả năng sử dụng máy tính thành thạo, việc tiếp thu những kiến thức tin học mới là rất nhanh chóng

Công ty cổ phần tư vấn và phát tiển công nghệ Thăng Long sử dụng phần mềm chuyên dụng là phần mềm kế toán của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST và phần mềm chấm công

Phần mềm kế toán FAST được dùng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, kế toán bán hàng và công nợ

phải thu, kế toán mua hàng và công nợ phải trả, kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí và tính giá thành, kế toán tài sản cố định, kế toán công cụ dụng cụ, báo cáo thuế Phần mềm Fast được áp dụng tại phòng kế toán.

Phần mềm chấm công có khả năng trao đổi dữ liệu với phần mềm kế toán của Fast, đây cũng là một trong những chức năng quan trọng giúp giảm bớt thời gian nhập liệu

Bên cạnh hai phần mềm mang tính đặc thù, các máy tính của công ty đều được cài đặt các phần mềm cơ bản như bộ Office, các chương trình diệt Virus, các chương trình tiện ích

1.1.7.2 Tình hình tin học hoá tại phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh có 5 người đều được trang bị mỗi người một máy tính

Cả 5 máy tính đều được nối mạng LAN với nhau và với các máy của toàn công ty Bên cạnh phần mềm Fast, mỗi máy tính đều sử dụng thêm Excel như một công cụ làm việc và tính toán quan trọng Thực tế tại phòng kinh doanh, trước đây do công ty mới thành lập nên số lượng khách hàng chưa nhiều, việc quản lý chưa phức tạp thì việc làm này được thực hiện trên Excel Công việc được thực hiện chậm và nếu dữ liệu cần xử lý nhiều thì việc xử lý trên Excel

sẽ gặp rất nhiều khó khăn Điều này ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

1.2 Định hướng đề tài nghiên cứu

1.2.1 Tên đề tài

“Xây dựng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tại Công ty Cổ

phần Tư vấn và Phát triển Công nghệ Thăng Long”.

1.2.2 Sự cần thiết của đề tài.

Trong thế giới thương mại hiện nay, giữ được lượng khách hàng hiện tại

và mở rộng việc kinh doanh là vô cùng quan trọng Chi phí để tìm một khách hàng mới rất lớn, vì vậy mỗi khách hàng đang có hiện tại là thực sự quan trọng

Hiện nay một số công doanh nghiệp chỉ tập trung vào sản phẩm và thương hiệu là chưa đủ Mà khách hàng phải được xem là trung tâm trong việc duy trì và phát triển, mối quan hệ sâu rộng với khách hàng là nhiệm vụ chủ yếu Do đó hiện nay thuật ngữ “ Quản trị quan hệ khách hàng – Customer Relatioon Management(CRM)” đã trở thành trọng tâm và là đề tài được bàn luận sôi nổi nhất trong lĩnh vực kinh doanh trên thế giới

Tạo ra cơ hội để khách hàng có thể làm việc với công ty của bạn càng nhiều càng tốt, và một cách để đạt được điều này là mở ra nhiều kênh bán hàng như: bán hàng trực tiếp, bán hàng trực tuyến, qua các cửa hàng nhượng quyền thương hiệu và các đại lý,… Tuy nhiên, càng nhiều kênh bán hàng được mở ra thì sự cần thiết của việc quản lý khách hàng càng lớn Chương trình quản trị mối quan hệ với khách hàng giúp các doanh nghiệp nâng cao được hình ảnh của mình đối với khách hàng, và hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo khách hàng được phục vụ tốt nhất

Về bản chất, CRM giúp doanh nghiệp nhận ra giá trị của khách hàng và dựa vào đó để cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với họ Bạn càng hiểu được khách hàng của bạn nhiều hơn, bạn sẽ đáp ứng được những yêu cầu của

họ tốt hơn

Thực chất nếu không có hệ thống quản lý khách hàng các doanh nghiệp vẫn có thể xây dựng tốt các mối quan hệ với khách hàng theo cách truyền thống Những vượt trội khi có một phần mềm quản lý khách hàng là giúp các doanh nghiệp quản lý và ra quyết định chính xác với mỗi nhóm đối tượng khách hàng dựa vào việc sâu chuỗi các thông tin về khách hàng các thông tin khác liên quan và lưu trữ chúng trong một ngân hàng dự liệu Đối với công ty

cổ phần tư vấn và phát triển công nghệ Thăng Long quản lý khách hàng tốt sẽ cung cấp được dịch vụ tốt cho khách hàng giúp nhân viên thực hiện giao dịch nhanh hơn và tăng doanh số bán hang Và điều quan trọng là qua đó sẽ duy

trì được mối quan hệ khách hang, những khách hàng trung thành thường xuyên mua sản phẩm dịch vụ của công ty khi mua hàng sẽ dễ dàng phục vụ hơn và những khách hàng hài lòng sẽ khen ngợi về công ty với nhiều người khác như vậy công ty sẽ có thêm nhiều khách hàng mới Ngoài ra một hệ thống quản lý khách hàng còn góp phần tăng hiệu quả hoạt đổng quản lý công

ty hỗ trợ quản lý công ty một cách rõ ràng có hệ thống

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN

THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

2.1 Phương pháp luận về phần mềm và công nghệ phần mềm

2.1.1 Khái niệm phần mềm

Phần mềm tin học đã trở thành phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính Trong công nghệ phần mềm thì phần mềm được hiểu theo định nghĩa sau:

Theo tiến sỹ Mỹ Roger Pressman một chuyên gia về công nghệ phần mềm của Mỹ thì: Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:

 Các chương trình máy tính

 Các cấu trúc dữ liệu sử dụng trong các chương trình ấy

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm

Các giai đoạn phát triển của phần mềm:

thương mại

Hình 2.1 Các giai đoạn phát triển của phần mềm

2.1.2 Các đặc trưng của phần mềm

Phần mềm là phần tử hệ thống logic chứ không phhair là hệ thống vật lý

do đó nó có các đưch trưng khác với hệ thống phần cứng:

Phần mềm có các đặc trưng sau đây:

o Phần mềm được kỹ nghệ hóa nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển

o Phần mềm không bị hỏng trong quá trình sử dụng

o Phần mềm được xây dựng theoo đơn đạt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn

2.1.3 Khái niệm công nghệ phần mềm

Công nghệ phần mềm bao gồm một tập hợp với ba yếu tố chủ chốt là phương pháp, công cụ và thủ tục giúp cho người quản lý có thể kiểm soát được quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng phần mềm chất lượng cao

Cấu hình phần mềm:

Trong CNPM người ta đưa ra khái niệm cấu hình phần mềm tương thích với khái niệm cấu hình phần cứng Cấu hình phần mềm chính là quá trình phát triển một phần mềm Cấu hình phần mềm gồm các thành phần được biểu diễn theo hình vẽ sau:

Hình 2.2 Cấu hình phần mềm

2.1.4 Vòng đời phát triển của phần mềm

Mỗi phần mềm từ khi ra đời phát triển đều trải qua một chu kì trong công nghệ phần mềm gọi là vòng đời phát triển của phần mềm Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bằng mô hình gọi là mô hình thác nước

Hình 2.3 Vòng đời phát triển của phần mềm

Trong quy trình này, mỗi giai đoạn ở phía trước sẽ tác động tới tất cả các giai đoạn ở phía sau Tức là công nghệ hệ thống giai đoạn đầu tiên và nó tác động đến năm giai đoạn còn lại Đến lượt mình công đoạn phân tích chịu tác động của công đoạn công nghệ hệ thống nhưng nó lại bao trùm, tác động lên bốn công đoạn còn lại

Nghiên cứu để hiểu rõ từng giai đoạn và có biện pháp thích hợp để tác động vào từng giai đoạn đó nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm

Quá trình phân tích: Nhu cầu về ứng dụng, sự cần thiết và mục tiêu của

hệ thống được tâp hợp thông qua trao đổi với người dùng hệ thống

Thiết kế: Quá trình thiết kế hệ thống có thể được phân thành thiết kế

phần cứng và phần mềm

Mã hoá: Trong giai đoạn này, các thiết kế phần mềm được mã hoá thành

một hoặc nhiều chương trình máy tính

Kiểm thử: Các phân hệ chương trình được tích hợp và thực hiện kiểm

thử toàn bộ hệ thống để đánh giá các yêu cầu phân tích đó có thoả mãn hay không Sau quá trình kiểm thử, phần mềm sẽ được giao cho khách hàng

Bảo trì: Hệ thống được cài đặt và được đưa vào ứng dụng thực tế Đây là

giai đoạn dài nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm

2.2 Tổng quan về hệ thống quan hệ khách hàng - CRM

2.2.1 Khái niệm CRM

CRM là viết tắt của Customer Relationship Managemet - Quản trị quan

hệ khách hàng Đó là chiến lược của các công ty trong việc phát triển quan hệ gắn bó với khách hàng qua nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng nhu cầu và thói quen của họ Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với với khách hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự thành công của mỗi công ty nên đây là vấn đề hết sức được chú trọng Có nhiều yếu tố công nghệ liên quan tới CRM nhưng không phải CRM là một thuật ngữ công nghệ thuần tuý Các hiểu đúng nhất đối với CRM là: Đó là toàn bộ các quy trình thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin về khách hàng, hàng bán, hiệu quả của các công tác tiệp thị, khả nǎng thích nghi của công ty đối với các xu hướng của thị trường nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty

2.2.2 Tầm quan trọng của CRM

Có thể thấy giá cả luôn là yếu tố quan trọng trong lựa chọn mua sắm của khách hàng , tuy nhiên nếu chỉ cung cấp sản phẩm với giá cả cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ không thể giữ chân khách hàng lâu dài và cũng không thể có

một lợi thế bền vững trước đối thủ Nhưng nếu doanh nghiệp có lợi thế về mối quan hệ với khách hàng, chắc chắn họ sẽ có được thành công dễ dàng hơn Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn cần chú trọng đến việc phát triển mối quan hệ với khách hàng, mà CRM là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu

Đối với doanh nghiệp, việc phát triển và quản trị mối quan hệ với khách hàng, đồng thời cung cấp những dịch vụ tốt nhất sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng các cơ hội bán hàng và có thêm nhiều khách hàng trung thành Bên cạnh

đó, hiểu rõ thông tin về khách hàng cũng giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận

vì có thể cắt giảm một phần không nhỏ chi phí, thời gian trong khâu marketing hay bán hàng

Nhân viên không chỉ nỗ lực để có được thành công trong lần đầu tiên giao dịch với khách hàng, mà quan trọng hơn là làm cách nào để họ trở thành khách hàng trung thành của doanh nghiệp, những khách hàng sẽ đặt niềm tin vào doanh nghiệp, sản phẩm cũng như dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp Mục tiêu của một chiến lược CRM, vì thế, cũng bao gồm cả việc cung cấp một cách chủ động những dịch vụ giá trị gia tăng cho khách hàng, nắm bắt những thay đổi trong thị hiếu khách hàng, xây dựng niềm tin với khách hàng Nói đến CRM, người ta nói đến mối liên hệ diễn ra liên tục, sự chia sẻ thông tin và cảm nhận, sự phát triển mối quan hệ có lợi cho cả hai phía - doanh nghiệp và khách hàng Chính vì thế, không chỉ nỗ lực trong tìm hiểu, tiếp cận khách hàng và bán hàng, doanh nghiệp còn cần quan tâm đến việc cung cấp những dịch vụ sau bán hàng ấn tượng và thiết thực Để thể hiện sự biết ơn và tôn trọng đối với khách hàng, doanh nghiệp có thể gửi những bức thư cảm ơn, mang những thông điệp lịch sự tới khách hàng nhân dịp sinh nhật hay các ngày lễ Nếu tận dụng được tối đa công nghệ tự động hoá, sự tiện lợi của web, doanh nghiệp có thể làm hài lòng khách hàng của mình bằng cách

gửi email mà không mất nhiều chi phí.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chậm trễ trong việc phúc đáp thư khách hàng mà phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất Bên cạnh đó, cũng cần có những cách tiếp cận, liên lạc phù hợp với hành

vi, thói quen mua hàng, sở thích và nhu cầu thực tế của khách hàng

Như vậy, có thể thấy việc triển khai CRM đã hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng cho đến có được khách hàng trung thành Để thành công, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn công nghệ phù hợp, huấn luyện đào tạo nhân viên, tổ chức môi trường làm việc trong doanh nghiệp, và quan trọng là nhấn mạnh vai trò trung tâm của khách hàng, xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.

2.2.3 Chức năng của CRM

Nhờ hệ thống CRM, nhân viên giao dịch sẽ dễ dàng nhận ra nhiều đối tượng khách hàng, phối hợp với các bộ phận kỹ thuật khác trong công ty thực hiện các hoạt động maketing, bán hàng và cung cấp dịch vụ phù hợp, nhằm tối ưu hoá lợi nhuận và mang lại sự thoả mãn cao nhất cho khách hàng CRM còn giúp ban lãnh đạo công ty xem xét, đánh giá hiệu quả công việc của các nhân viên để đưa ra được các chính sách khen thưởng hoặc kỷ luật Nhìn chung, CRM có các chức năng sau:

• Chức năng Giao dịch: CRM hoạt động tương tự như đối với chương

trình Outlook của Microsoft Nó cho phép bạn giao dịch thư điện tử trong mạng lưới người sử dụng CRM, đồng thời giao dịch thư tín với bên ngoài nhờ khai báo các tài khoản POP3

• Chức năng Phân tích: CRM cho phép công ty tạo lập và phân tích

thông tin để quản lý và theo dõi những việc cần làm, chẳng hạn công việc diễn ra với khách hàng nào, trong bao lâu, thuộc dự án hay đề tài

nào, do ai chịu trách nhiệm…

• Chức năng Lập kế hoạch: CRM giúp bạn bố trí lịch làm việc cho cá

nhân, cho tập thể, gồm lịch hàng ngày, lịch hàng tuần và lịch hàng tháng.

• Chức năng Khai báo và quản lý: CRM cho phép khai báo và quản lý

các mối quan hệ với khách hàng để nắm được đó là đối tượng nào trên cơ sở những thông tin hồ sơ đơn giản về họ CRM sẽ giúp xác định có những khách hàng nào thường xuyên quan hệ với công ty, công ty có những cuộc hẹn làm việc với khách hàng nào, khách hàng

là đối tác liên quan tới kế hoạch nào cần ưu tiên

• Chức năng Quản lý việc liên lạc: CRM cho phép quản lý và theo dõi

các cuộc gọi điện thoại trong công ty, giúp bạn đặt được kế hoạch vào những thời gian nào cần gọi cho ai, gọi trong bao lâu và bạn đã thực hiện chưa hay đã quên mất…

• Chức năng Lưu trữ và Cập nhập: CRM cho phép bạn đọc và ghi tài

liệu dù là bất cứ dạng văn bản gì, nhờ đó, người sử dụng hệ thống CRM có thể chia sẻ với nhau về các tài liệu dùng chung, những tài liệu cần cho mọi người tham khảo Đặc biệt khi nhân viên đi công tác xa, anh ta vẫn sử dụng được một cách dễ dàng kho tài liệu chung của công ty mình, đồng thời có thể gửi vào đó những hồ sơ tài liệu mới cho đồng nghiệp bất chấp khoảng cách địa lý… Có thể nói, CRM đã loại bỏ hoàn toàn việc gửi văn bản đính kèm qua thư điện tử đến với mọi người một cách rời rạc như trước đây

• Chức năng Hỗ trợ các dự án: CRM cho phép khai báo và quản lý

thông tin cần thiết về những dự án mà công ty bạn cần lập kế hoạch và triển khai Cùng với những thông tin chính về dự án, bạn có thể quản

lý danh sách các thành viên tham gia dự án, họ thuộc các công ty nào, tiến trình công việc diễn ra như thế nào, thời điểm các cuộc hẹn ra

sao, các hợp đồng nào cần ký kết… Bạn cũng có thể phân chia dự án thành các dự án nhỏ hơn và lên lịch trình thực hiện chúng

• Chức năng Thảo luận: CRM tạo ra môi trường giao lưu thông tin

công khai trên toàn hệ thống thông qua việc viết tin, trả lời tin… CRM có thể giúp từng nhóm người trao đổi trực tuyến để thể hiện quan điểm, ý kiến của mình về một vấn đề nào đó, bất kỳ họ đang ngồi tại cơ quan hay đang đi công tác.

• Chức năng Quản lý hợp đồng: CRM cho phép quản lý danh sách các

hợp đồng kèm theo, dù đó là những nguyên bản hợp đồng lưu dưới dạng PDF

• Chức năng Quản trị: CRM cho phép các nhà quản trị công ty xác lập

vai trò và vị trí của những nhân viên bán hàng, nhân viên quan hệ khách hàng, qua đó quản lý và phát huy hết vai trò của họ.

2.2.4 Các thành phần cơ bản của CRM

Việc xây dựng, phát triển các hệ thống CRM hiện nay đều dựa trên các lĩnh vực sau:

• Marketing: trong CRM chiến lược marketing trực tiếp tới khách hàng

được sử dụng như một đặc trưng nổi bật Đó là một chuỗi các hoạt động kinh doanh được cá nhân hóa tác động đến khách hàng Để thực hiện được chiến lược này đòi hỏi DN hiểu và phân đoạn được khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh

• Bán hàng: một chính sách phân phối hợp lý sẽ giúp cho hoạt động

kinh doanh an toàn hơn, tăng cường khả năng liên kết trong kinh doanh, giảm sự cạnh tranh và làm cho quá trình lưu thông hàng hóa nhanh và hiệu quả Ngoài các kênh giao dịch trực tiếp và gián tiếp truyền thống, các hệ thống CRM hiện đại còn cho phép khả năng bán hàng tự động

• Dịch vụ: là cách thức, phương thức thể hiện sự quan tâm của DN tới

khách hàng Mục đích của dịch vụ là tạo ra một sự nhận thức về quan

hệ và lợi ích của mối quan hệ đó giữa đôi bên Các hoạt động thường thấy của dịch vụ khách hàng là: hỗ trợ sử dụng, giải đáp thắc mắc, khiếu nại… Yếu tố thành công cơ bản của dịch vụ khách hàng là sự giải quyết nhanh chóng những vấn đề của khách hàng, cũng như tiếp nhận những phản hồi từ phía khách hàng

Hình 2.4 Các thành phần cơ bản của CRM

2.2.5 Các loại dữ liệu mà dự án CRM cần phải thu thập

• Phản ứng của đối với các chiến dịch khuyếch trương và khuyến mại

• Ngày thực hiện đơn hàng và vận chuyển

• Số liệu về mua hàng và bán hàng

• Thông tin về tài khoản khách hàng

• Các dữ liệu đǎng ký qua Web

• Các hồ sơ hỗ trợ và dịch vụ

• Các dữ liệu nhân khẩu học.

• Dữ liệu về bán hàng qua mạng

2.3 Phương pháp luận về phân tích hệ thống trong công nghệ phần mềm

2.3.1 Phương pháp thu thập thông tin

Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công doạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống Mục tiêu theo đuổi của phần này là làm sao có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất

Phương pháp 1 – Nghiên cứu tài liệu hệ thống

Nghiên cứu tài liệu về hệ thống thông tin là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống và cũng là phương pháp thu thập thông tin đầu tiên thường được áp dụng Mục đích của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu nhận cac thông tin tổng quát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống Kết quả nghiên cứu về hệ thống sẽ cho ta một cái nhìn toonngr thể ban đàu về đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu về hệ thống được bắt đầu từ nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin hiện tại bao giồm:

• Môi trường bên ngoài

• Môi trường kỹ thuật

• Môi trường vật lý

• Môi trường tổ chức

Phương pháp 2 – Phương pháp quan sát hệ thống

Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng Có những thông tin mà phân tích viên hệ thống rất muốn biết nhưng không thể thu thập trong các phương pháp khác, trong các tài liệu lưu trữ trong hệ thống cũng không hề có Thông qua phỏng vấn cũng không mang lại kết quả mong đợi Trong trường hợp này người ta phải tiến hành quan sát hệ thống

Phương pháp 3 – Phương pháp phỏng vấn

Phỏng vấn trực tiếp những người liên quan để thu thập thông tin

Phương pháp 4 – Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

Điều tra là một phương pháp rất thông dungjc ủa thống kê học nhằm mục đích thu thập thông tin cho mục đích nghiên cứu theo một chủ đề nào đó Người ta có thể áp dụng phương pháp điều tra toàn bộ hay điều tra chon mẫu

Trong trường hợp này người ta phải chọn các đại diện điều tra thuộc nhiều lĩnh vực như:

• Các cán bộ lãnh đạo trong hệ thống

• Các chuyên gia quản lý

• Các nhân viên trong bộ máy quản lý

• Những người sử dụng thông tin trong hệ thống

• Các cán bộ tin học trong hệ thống

2.3.2 Mô hình chức năng kinh doanh BFD

Mục đích của phân tích chức năng là xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin Ở đây xác định chức năng của hệ thống quản lý khách hàng tại công ty cổ phần tư vấn và phát triển công nghệ Thăng Long Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thông tin quản

lý khách hàng chỉ ra cho chúng ta biết cần phải làm gì để thu hút thêm khách hàng ký kết các hợp đồng với công ty

Một BFD đầy đủ gồm:

- Tên chức năng

- Mô tả có tính chất tường thuật

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi lỗi

Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cái gì cần làm chứ không chỉ ra làm thế nào

Tất cả đều quan trọng và cần xử lý như nhau một phần của cùng một cấu trúc.

2.3.3 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD là một công cụ dùng để mô hình hóa hệ thống thông tin Mô hình DFD cung cấ cho người dùng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống nó xác định các thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc chức năng khác

Ký pháp dùng cho sơ đồ dòng dữ liệu

2.4 Các phương pháp xây dựng phần mềm quản lý

2.4.1 Khái niệm module hoá

Module là một khái niệm cơ bản của phương pháp lập trình cấu trúc Mỗi module có thể coi như một đơn thể chương trình độc lập có thể lắp ghép với nhau Tư tưởng chính của module hoá là phân chia bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn, ngày càng cụ thể và chi tiết hơn theo sơ đồ cấu trúc hình cây:

Tên người/ Bộ phận phát/ Nhận

tin

Tên tiến trình xử lýTên dòng dữ liệu

Trong sơ đồ trên, module chính M được phân chia thành hai module M1

và M2 Module M1 lại được chia thành ba module nhỏ là M11, M12, M13, module M2 chia thành M21, M22 Module con M13 lại chia thành M131, M132, M133

Mỗi module giải quyết một vấn đề nhỏ riêng rẽ, độc lập với các module khác và do một lập trình viên đảm nhận

2.4.2 Phương pháp thiết kế từ trên xuống (Top down design)

Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Nội dung của phương pháp:

Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ

sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất hoàn chỉnh

Minh hoạ cho phương pháp này, chúng ta xét bài toán thiết kế hệ thống

M

M22 M21

M13 M12

M11

M131

thông tin quản lý khách hàng tại công ty Cổ phần tư vấn và phát triển công nghệ Thăng Long Mục đích của bài toán là thiết kế một hệ thống các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu hơp đồng.

Phân tích bài toán:

 Số liệu ban đầu

Tên trường Kiểu dữ

liệu

Kích thước Diễn giải

thuế

 Các phép toán xử lý

• Vào số liệu cho tệp hợp đồng

 Tìm kiếm, hiển thị, xoá , sửa hợp đồng

 Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo nhân viên, theo loại hợp đồng…

• Module chính được chia làm 4 phần

 Module quản lý thông tin khách hàng

 Cập nhật danh mục người đại diện

 Tìm kiếm thông tin khách hàng

Module quản lý hợp đồng thực hiện nhiệm vụ sau:

 Cập nhật hợp đồng

 Tìm kiếm thông tin hợp đồng

Module chăm sóc khách hàng thực hiện nhiệm vụ sau:

 Gửi email tới khách hàng

 Gửi bảng báo giá hợp đồng

 Theo dõi bảo hành SPDV

 Tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng

 Lập lịch hẹn khach hàng

Module lập báo cáo thực hiện nhiệm vụ sau:

 Lập báo cáo kết quả kinh doanh

 Lập báo cáo tình trạng hợp đồng

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng

Quản lý hợp đồng

Chăm sóc khách hàng

Quản lý thông

tin khách hàng

Lập báo cáo, thống kê

 Thống kê khách hàng tiềm năng

 Thống kê về sản phẩm dịch vụ bán được nhiều, hết hạn bảo hành

 Báo cáo tình tình bảo hành

• Nếu coi mỗi công việc là một module ta sẽ có phác hoạ sau:

2.4.3 Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)

Tư tưởng của phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design Trước hết ngừời ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyêt thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phương pháp có tên gọi là thiết kế từ đỉnh xuống

Minh hoạ cho phương pháp này

Quản lý thông

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý DM

khách hàng

Quản lý danh mục người đại diện

Tìm kiếm thông tin khách hàng

Quản lý hợp đồng

Tìm kiếm thông tin hợp đồng Cập nhật hợp đồng

Phác thảo 4:

Trên cơ sở của 4 phác thảo trên đây, người ta tích hợp lại thành hệ quản

lý khách hàng, với giả sử rằng quá trình không được phân rã tiếp

Phác thảo 5:

Lập báo cáo

BC tình trạng hợp đồng Thống kê KH tiềm năng BC tình hình bảo hành

BC kết quả kinh

doanh

2.5 Quy trình xây dựng phần mềm

2.5.1 Quy trình xây dựng hợp đồng phần mềm

Mục đích: Nghiên cứu, đề xuất giải pháp kỹ thuật, tiến hành xây dựng

hợp đồng với khách hàng, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng, tổ chức thanh lý, thanh toán hợp đồng và lập hồ sơ tổng quát về quy trình hợp đồng phần mềm

Dấu hiệu:

• Xây dựng hợp đồng phần mềm với khách hàng

• Theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng

• Thanh toán thanh lý hợp đồng phần mềm

Lưu đồ quy trình xây dựng hợp đồng phần mềm:

Hình 2.5 Lưu đồ quy trình xây dựng hợp đồng phần mềm

2.5.2 Quy trình xác định yêu cầu

Mục đích: Sau khi đã có hợp đồng phần mềm với khách hàng, hợp đồng

được chuyển sang để xác định nhu cầu của khách hàng về sản phẩm tương lai Yêu cầu đặt ra là phải lượng hoá các dạng mô hình

Dấu hiệu:

• Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu

• Lập mô hình hoạt động của hệ thống

Lưu đồ quy trình xác định yêu cầu:

Nghiên cứu đề xuất

Kết thúc

Bắt

Hình 2.6 Lưu đồ quy trình xác định yêu cầu

Các công cụ được sử dụng tiến hành phân tích mô hình hoạt động hệ thống: BFD, IFD, DFD…

2.5.3 Quy trình phân tích thiết kế

Mục đích: Sau khi quy trình xác định yêu cầu phần mềm, trên cơ sở hồ

sơ của giai đoạn phân tích ta chuyển sang quy trình thiết kế nhằm xác định hồ

sơ tổng thể các vấn đề thiết kế phần mềm từ tổng quát tới chi tiết

Bắt

Lập kế hoạch xác định yêu cầu

Xác định yêu cầu người sử dụng

 Thiết kế giao diện.

Lưu đồ quy trình thiết kế: