Thu thập thụng tin về hệ thống quản lý là cụng doạn đầu tiờn trong quỏ trỡnh phõn tớch hệ thống. Mục tiờu theo đuổi của phần này là làm sao cú được cỏc thụng tin liờn quan tới mục tiờu đó được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xỏc nhất.
Phương phỏp 1 – Nghiờn cứu tài liệu hệ thống
Nghiờn cứu tài liệu về hệ thống thụng tin là bước đầu tiờn của quỏ trỡnh phõn tớch hệ thống và cũng là phương phỏp thu thập thụng tin đầu tiờn thường được ỏp dụng. Mục đớch của nghiờn cứu tài liệu về hệ thống là thu nhận cac thụng tin tổng quỏt về cấu trỳc tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trỡnh vận hành thụng tin trong hệ thống. Kết quả nghiờn cứu về hệ thống sẽ cho ta một cỏi nhỡn toonngr thể ban đàu về đối tượng nghiờn cứu.
Nghiờn cứu về hệ thống được bắt đầu từ nghiờn cứu mụi trường của hệ thống thụng tin hiện tại bao giồm:
• Mụi trường bờn ngoài
• Mụi trường kỹ thuật
• Mụi trường vật lý
• Mụi trường tổ chức
Phương phỏp 2 – Phương phỏp quan sỏt hệ thống
Quan sỏt hệ thống cũng là một phương phỏp thu thập thụng tin thường được ỏp dụng. Cú những thụng tin mà phõn tớch viờn hệ thống rất muốn biết nhưng khụng thể thu thập trong cỏc phương phỏp khỏc, trong cỏc tài liệu lưu trữ trong hệ thống cũng khụng hề cú. Thụng qua phỏng vấn cũng khụng mang lại kết quả mong đợi. Trong trường hợp này người ta phải tiến hành quan sỏt hệ thống.
Phương phỏp 3 – Phương phỏp phỏng vấn
Phỏng vấn trực tiếp những người liờn quan để thu thập thụng tin.
Phương phỏp 4 – Phương phỏp sử dụng phiếu điều tra
Điều tra là một phương phỏp rất thụng dungjc ủa thống kờ học nhằm mục đớch thu thập thụng tin cho mục đớch nghiờn cứu theo một chủ đề nào đú. Người ta cú thể ỏp dụng phương phỏp điều tra toàn bộ hay điều tra chon mẫu. Trong trường hợp này người ta phải chọn cỏc đại diện điều tra thuộc nhiều lĩnh vực như:
• Cỏc cỏn bộ lónh đạo trong hệ thống
• Cỏc chuyờn gia quản lý
• Cỏc nhõn viờn trong bộ mỏy quản lý
• Những người sử dụng thụng tin trong hệ thống
• Cỏc cỏn bộ tin học trong hệ thống
2.3.2 Mụ hỡnh chức năng kinh doanh BFD
Mục đớch của phõn tớch chức năng là xỏc định một cỏch chớnh xỏc và cụ thể cỏc chức năng chớnh của hệ thống thụng tin. Ở đõy xỏc định chức năng của hệ thống quản lý khỏch hàng tại cụng ty cổ phần tư vấn và phỏt triển cụng nghệ Thăng Long. Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thụng tin quản lý khỏch hàng chỉ ra cho chỳng ta biết cần phải làm gỡ để thu hỳt thờm khỏch hàng ký kết cỏc hợp đồng với cụng ty.
Một BFD đầy đủ gồm: - Tờn chức năng
- Mụ tả cú tớnh chất tường thuật - Đầu vào của chức năng
- Đầu ra của chức năng
- Cỏc sự kiện gõy ra sự thay đổi lỗi
Tất cả đều quan trọng và cần xử lý như nhau một phần của cựng một cấu trỳc.
2.3.3 Sơ đồ dũng dữ liệu DFD
Sơ đồ dũng dữ liệu DFD là một cụng cụ dựng để mụ hỡnh húa hệ thống thụng tin. Mụ hỡnh DFD cung cấ cho người dựng một cỏi nhỡn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thụng tin trong hệ thống. nú xỏc định cỏc thụng tin chuyển vận từ một quỏ trỡnh hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quỏ trỡnh hoặc chức năng khỏc.
Ký phỏp dựng cho sơ đồ dũng dữ liệu