Để phục vụ cho hoạt động đầu tư xây dụng nhà ở nói riêng cũng như các công trình xây dựng nói chung, công ty cần phải thực hiện mua sắm đối với các loại hàng hóa sau:
- Thiết bị thi công : là các loại thiết bị phục vụ cho quá trình thi công xây lắp. - Hàng hóa dịch vụ: là các loại vật tư vật liệu, thiết bị được sử dụng trực tiếp, tạo nên sản phẩm xây lắp theo những tiêu chuẩn nhất định.
- Dịch vụ: bao gồm cung cấp nguồn nhân lực, gia công bán thánh phẩm xây dựng hoặc trực tiếp thi công một phần công việc của công trình (thầu phụ)
Mua sắm thiết bị thi công: tuân thủ theo quy định riêng của công ty.
Mua sắm hàng hóa dịch vụ: căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và yêu cầu thực tế của các công trình để mua hàng, dịch vụ phục vụ thi công
Quy trình kiểm soát mua hàng, đánh giá nhà cung ứng:
Bước 1: Tìm kiếm nhà cung ứng: cán bộ phụ trách mua hàng hóa, dịch vụ tìm kiếm nhà cung ứng thông qua các kênh thông tin, đảm bảo nhà cung ứng có đủ năng lực cung cấp hàng hóa dịch vụ phù hợp với các yêu cầu quy định.
Bước 2: Đánh giá lựa chọn nhà cung ứng.
Đánh giá nhà cung ứng dựa trên các chỉ tiêu sau:
• Sự phù hợp về chất lượng (năng lực sản xuất):
Tất cả các nhà cung ứng phải có chứng chỉ hành nghề (hoặc đăng ký kinh doanh) phù hợp với yêu cầu cần cung cấp, có đăng ký thuế với Nhà nước.
Nhà cung ứng vật tư hàng hóa phải đảm bảo hàng hóa phù hợp với vật tư yêu cầu trong thiết kế.
Nhà cung ứng thiết bị phải đảm bảo thiết bị phù hợp với nhu cầu công trường.
Những nhà cung ứng mang tính chất độc quyền (hoặc được chủ đầu tư chỉ định) thì không cần qua bước này.
• Sự phù hợp về giá cả: mọi hàng hóa, sản phẩm dịch vụ đều được xem xét giá cả trước khi lựa chọn nhà cung ứng.
Lựa chọn nhà cung ứng: Trưởng đơn vị chỉ lựa chọn nhà cung ứng hàng hóa dịch vụ có đủ năng lực; sự phù hợp về giá cả thì tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể mà cân nhắc lựa chọn.
Để đảm bảo phù hợp điều kiện từng công trình có thể chọn một hoặc nhiều nhà cung ứng cùng thực hiện một nội dung công việc
Bước 3: Lập danh sách nhà cung ứng: Thông qua kết quả đánh giá lựa chọn, bộ phận cung ứng của công ty lập danh sách nhà cung ứng được chọn và các tài liệu hồ sơ liên quan.
Bước 4: Xem xét danh sách các nhà cung ứng là các tài liệu hồ sơ liên quan.
Bước 5: Dự thảo hợp đồng: phòng Kinh tế kế hoạch dự thảo hợp đồng cung ứng theo hồ sơ nhà cung ứng được duyệt.
Bước 6 : Xem xét hợp đồng: trưởng phòng Đấu thầu - QLDA xem xét dự thảo hợp đồng, nếu phù hợp, trình Giám đốc hoặc Phó giám đốc, trưởng đơn vị ký kết.
Bước 7: Ký kết hợp đồng: Giám đốc hoặc Phó giám đốc, trưởng đơn vị ký kết hợp đồng.
Bước 8: Thực hiện mua hàng: trong quá trình thực hiện mua hàng hóa, dịch vụ, đơn vị mua hàng có trách nhiệm kiểm soát và theo dõi quá trình mua hàng (theo phiếu theo dõi).
Bước 9: Đánh giá lại nhà cung ứng: kết thúc hợp đồng, các đơn vị nộp phiếu theo dõi nhà cung ứng cho phòng Đấu thầu - QLDA. Phòng Đấu thầu - QLDA tập hợp các nhà cung ứng được lựa chọn để thực hiện hợp đồng tiếp theo hoặc bổ sung nhà cung ứng mới.
Trong quá trình mua hàng (thực hiện bước 8), đối với các dự án xây dựng nhà ở, các cán bộ giám sát thi công thuộc phòng Đấu thầu và quản lý dự án (hoặc thuộc Ban quản lý dự án) sẽ tiến hành công tác kiểm soát giá cả, chất lượng và tiến độ cung ứng của nguyên vật liệu đầu vào, cập nhật thông báo giá vật liệu thực tế cung cấp vào dự án để công ty phê duyệt, đồng thời điền vào phiếu theo dõi để thuận tiện cho quá trình quản lý, giám sát.
Việc đánh giá nhà cung ứng trong suốt thời gian qua được công ty thực hiện một cách nghiêm túc, đạt được kết quả tốt. Các sản phẩm mua đạt chất lượng tốt, giá cả hợp lý, các nhà cung ứng đều là các cung ứng có uy tín, chất lượng. Hiện nay, công ty đã có danh sách gồm nhiều nhà cung ứng dịch vụ để xem xét, đánh giá và lựa chọn.