Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án.
Để thực hiện một dự án xây dựng nhà ở, công ty tiến hành công tác lập kế hoạch dự án bao gồm một kế hoạch tổng thể dự án và nhiều kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng nội dung, lĩnh vực thực hiện dự án. Công tác lập kế hoạch dự án do phòng Đầu tư và quản lý dự án thực hiện (với sự phối hợp thực hiện của các phòng chức năng khác: phòng Tổ chức – lao động, phòng Kế hoạch – kỹ thuật, phòng Đấu thầu – QLDA, phòng Kế toán – tài vụ). Sau khi lập, sẽ trình lên Ban giám đốc xem xét và phê duyệt. Bao gồm các loại kế hoạch sau:
Kế hoạch tổng thể về dự án đầu tư xây dựng công trình công nghiệp : Là kế hoạch bao quát nhất, bao gồm các nội dung sau:
- Sự cần thiết phải đầu tư, mục tiêu của dự án.
- Địa điểm xây dựng công trình và hiện trạng hạ tầng kỹ thuật của lô đất, điều kiện địa chất, thủy văn khu vực xây dựng .
- Nội dung đầu tư, hình thức đầu tư đối với dự án.
- Các giải pháp quy hoạch – kiến trúc – kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất công trình.
- Vốn đầu tư, dự toán kinh phí dự án và kế hoạch thu hồi vốn và thanh toán vốn của dự án.
- Tổng tiến độ thực hiện dự án.
Việc lập kế hoạch tổng thể dự án được thực hiện căn cứ vào điều kiện thực tế của từng dự án và dựa trên cơ sở các dự án tương tự khác. Nhìn chung, các kế hoạch tổng thể dự án được Phòng Đấu thầu và quản lý dự án thực hiện khá tốt, tương đối đầy đủ về nội dung, rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu về hình thức; đã đem lại một cái nhìn tổng quan nhất về dự án, từ đó tạo điều kiện để tiếp tục lập kế hoạch chi tiết cho từng nội dung, nhiệm vụ và mục tiêu của dự án: kế hoạch thời gian, kế hoạch chi phí, kế hoạch phân phối nguồn lực, kế hoạch quản lý chất lượng và kế hoạch doanh thu của dự án.
Kế hoạch thời gian dự tính cụ thể về các mốc thời gian sau:
- Thời điểm bắt đầu, kết thúc dự án, độ dài thời gian thực hiện dự án. - Thời điểm bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực hiện các công việc.
- Mối quan hệ trước – sau của các công việc.
Kế hoạch thời gian được lập bởi Phòng Đấu thầu -quản lý dự án và phòng Kế hoạch – kỹ thuật. Căn cứ vào quy mô, yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện cụ thể của dự án mà các cán bộ các phòng thực hiện việc lập kế hoạch thời gian, thể hiện chi tiết bằng biểu đồ Gantt và bảng kế hoạch thời gian thực hiện các hạng mục công trình của dự án. Kế hoạch thời gian được lập theo biểu đồ Gantt, do đó rất thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tiến độ trong quá trình thực hiện.
Kế hoạch chi phí bao gồm các nội dung: - Dự tính tổng mức đầu tư của dự án.
- Dự tính các chi phí theo từng khoản mục:
• Chi phí xây dựng.
• Chi phí quản lý dự án.
• Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng.
• Chi phí bảo hiểm công trình.
• Chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán vốn đầu tư.
• Chi phí kiểm toán.
• Chi phí lãi vay trong thời gian xây dựng.
• Chi phí tiếp thị bán hàng.
• Dự phòng phí
Để lập kế hoạch chi phí, các cán bộ các phòng phải căn cứ vào các Nghị định, thông tư của Chính phủ, của các Bộ ngành liên quan để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch.
Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình.
Nghị định 99/2007/NĐ-CP ngày 13/06/2007 về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình.
Thông tư số 05/2007/TT-BXD ngày 25/07/2007 hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình.
Văn bản số 1751/BXD-VP ngày 14/08/2007 công bố Định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng công trình.
Văn bản số 1600/BXD-VP ngày 25/07/2007 công bố suất vốn đầu tư xây dựng công tình năm 2007. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đồng thời phối hợp để điều tra, tham khảo về chủng loại vật liệu, đơn giá nguyên vật liệu sẽ được sử dụng cho dự án, từ đó, tính toán một cách cẩn thận, chi tiết về các loại chi phí thực hiện dự án. Việc lập kế hoạch chi phí được tiến hành khá cẩn thận, chi tiết. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố bất định tác động đến dự án, các kế hoạch chi phí luôn có một sự sai lệch so với thực tế thực hiện dự án, do đó, trong kế hoạch chi phí luôn có một khoản mục dự phòng phí để đảm bảo dự án được tiến hành theo kế hoạch, đạt hiệu quả tốt.
Kế hoạch phân phối nguồn lực cho dự án : xác định tổng nhu cầu từng loại nguồn lực: nhân lực, thiết bị, công cụ xây dựng thi công.
- Về nhân sự cho dự án: dự tính nhu cầu sử dụng lao động, đánh giá mức độ thiếu hụt, lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo cho dự án, kế hoạch quy mô lao động, tiền lương: Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật phối hợp với Phòng Tổ chức lao động thực hiện công việc này. Trong đó, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật có nhiệm vụ dự tính nhu cầu sử dụng lao động của dự án, và Phòng Tổ chức lao động thực hiện các nhiệm vụ còn lại (đánh giá mức độ thiếu hụt, lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và lập kế hoạch tiền lương).
- Về máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ thi công: dự tính nhu cầu sử dụng, đánh giá mức độ thiếu hụt, lên kế hoạch thuê và mua sắm máy móc thiết bị… Tương tự như lập kế hoạch nhân sự, Phòng Đấu thầu – QLDA và phòng Kế hoạch – kỹ thuật có nhiệm vụ dự tính nhu cầu sử dụng về máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ cần thiết cho dự án; Phòng Kỹ thuật có nhiệm vụ đánh giá mức độ thiếu hụt, lên kế hoạch mua sắm hoặc thuê.
Việc lập kế hoạch nguồn lực được dựa trên quy mô của dự án, dựa trên yêu cầu về chất lượng, định mức kỹ thuật và được xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm thực tế về sử dụng nguồn lực cho các dự án tương tự.
Kế hoạch quản lý chất lượng dự án: đưa ra các chỉ tiêu chất lượng đối với toàn dự án, với từng hạng mục công trình, đề xuất các giải pháp về kiến trúc công trình, các giải pháp kỹ thuật và giải pháp thiết kế nội ngoại thất công trình để đảm bảo thực hiện tốt các chỉ tiêu đã đề ra.