Phiếu nhập kho
Thẻ kho Bảng lũy kế Nhập
– xuất – tồn
Sổ kế toỏn tổng hợp
Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ số dƣ
Kế toỏn nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn là phƣơng phỏp ghi chộp phản ỏnh thƣờng xuyờn liờn tục cú hệ thống tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cỏc loại vật liệu trờn cỏc tài khoản và sổ kế toỏn tổng hợp trờn cơ sở cỏc chứng từ nhập, xuất. Sử dụng phƣơngphỏp này,kế toỏn cú thể tớnh toỏn đƣợc trị giỏ vật tƣ nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trờn sổ tổng hợp. Khi sử dụng phƣơng phỏp này,tài khoản nguyờn vật liệu đƣợc phản ỏnh theo đỳng nội dung tài khoản tài sản. Phƣơng phỏp này thƣờng đƣợc ỏp dụng tại cỏc doanh nghiệp cú giỏ trị nguyờn vật liệu lớn.
Tài khoản sử dụng.
*Tài khoản 152: Nguyờn vật liệu.
Tài khoản này dựng để theo dừi giỏ trị hiện cú, sự biến động tăng giảm của cỏc loại nguyờn vật liệu theo giỏ thực tế. Kết cấu TK 152:
- Bờn Nợ:
+ Trị giỏ thực tế của nguyờn vật liệu nhập trong kỳ.
+ Số tiền điều chỉnh tăng nguyờn vật liệu khi đỏnh giỏ lại. + Trị giỏ nguyờn vật liệu thừa phỏt hiện khi kiểm kờ.
- Bờn Cú:
+ Trị giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất dựng cho sản xuất, kinh doanh, để bỏn, thuờ ngoài gia cụng chế biến hoặc đƣa đi gúp vốn.
+ Trị giỏ nguyờn vật liệu trả lại cho ngƣời bỏn hoặc giảm giỏ hàng mua. + Chiết khấu thƣơng mại đƣợc hƣởng khi mua.
+ Trị giỏ nguyờn vật liệu bị hao hụt, mất mỏt phỏt hiện khi kiểm kờ.
- Số dư bờn Nợ: Phản ỏnh giỏ trị thực tế của nguyờn vật liệu tồn kho đầu
hoặc cuối kỳ.
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ 18
Tài khoản này dựng để theo dừi trị giỏ vật tƣ, hàng hoỏ doanh nghiệp đó mua, đó thanh toỏn tiền hoặc đó chấp nhận thanh toỏn nhƣng cuối kỳ chƣa về nhập kho.
- Bờn Nợ : Giỏ trị hàng húa, vật tƣ đang đi đƣờng.
- Bờn Cú:Giỏ trị hàng hoỏ, vật tƣ đó mua đang đi đƣờng đó về nhập kho
hoặc đó chuyển giao thẳng cho khỏch hàng.
- Số dư bờn Nợ: Phản ỏnh trị giỏ hàng hoỏ, vật tƣ đó mua nhƣng cũn đang
đi đƣờng (chƣa về nhập kho đơn vị)
Ngoài ra cũn cú một số tài khoản liờn quan khỏc nhƣ tài khoản 111, 112, 133, 141, 331, 515 …. Cũng đƣợc sử dụng khi hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn.
Phƣơng phỏp hạch toỏn.
Phƣơng phỏp hạch toỏn tổng hợp nguyờn vậtliệu theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1.4 nhƣ sau:
Sơ đồ 1.4: Phƣơng phỏp kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn. (Nếu cú) TK 152 Thuế GTGT (nếu cú) TK154
Nhập kho NVL thuờ ngoài gia cụng, chế biến xong hoặc nhập
kho NVL đó tự chế Nhập kho nguyờn vật
liệu (NVL) mua ngoài
Giảm giỏ NVL mua vào, trả lại NVL cho ngƣời bỏn, chiết khấu
thƣơng mại Chi phớ thu mua, bốc
xếp, vận chuyển NVL mua ngoài TK133 TK13 3 TK 111, 112, 151, 331… TK 333 (3333, 3332) TK 338 (3381) TK 621, 623, 627, 641, 642, 241,… TK 411 TK 333 (33312) TK 222, 223
Thuế nhập khẩu, Thuế TTĐB NVL nhập khẩu phải nộp NSNN Thuế GTGT NVL nhập khẩu phải nộp NSNN (nếu khụng đƣợc khấu trừ) Đƣợc cấp hoặc nhận vốn
gúp liờn doanh, liờn kết bằng NVL
NVL xuất dựng cho SXKD hoặc XDCB, sửa chữa lớn
TSCĐ khụng sử dụng hết nhập lại kho
Thu hồi vốn gúp vào cụng ty liờn kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soỏt bằng NVL
NVL phỏt hiện thừa khi kiểm kờ chờ xử lý
Xuất kho NVL dựng cho SXKD, XDCB hoặc sửa
chữa lớn TSCĐ NVL xuất thuờ ngoài gia
cụng
NVL xuất kho để đầu tƣ vào cụng ty con hoặc để gúp vốn vào
cụng ty liờn kết hoặc cơ sở kinh doanh đồng kiểm soỏt NVL phỏt hiện thiếu kiểm kờ thuộc hao hụt
trong định mức NVL phỏt hiện thiếu khi
kiểm kờ chờ xử lý TK 621, 623, 627, 641, 642,… 241,… TK 154 TK 111, 112, 331… TK 222, 223 TK 632 TK 138 (1381)
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ 20
1.3.2. Kế toỏn nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ.
Phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ là phƣơng phỏp khụng theo dừi thƣờng xuyờn, liờn tục tỡnh hỡnh nhập, xuất hàng tồn kho trờn cỏc tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dừi phản ỏnh giỏ trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kờ định kỳ trờn sổ kế toỏn tổng hợp rồi từ đú tớnh ra trị giỏ vật tƣ, hàng húa đó xuất. Trị giỏ vật tƣ xuất kho = Trị giỏ vật tƣ tồn đầu kỡ + Tổng giỏ vật tƣ
mua vào trong kỳ -
Trị giỏ vật tƣ tồn cuối kỳ
Mặc dự phƣơng phỏp này giỳp kế toỏn tiết kiệm đƣợc cụng sức ghi chộp nhƣng độ chớnh xỏc của nú khụng cao và thƣờng đƣợc sử dụng ở cỏc doanh nghiệp cú nhiều chủng loại vật tƣ, giỏ trị thấp và thƣờng xuyờn xuất dựng, xuất bỏn.
Tài khoản sử dụng.
* Tài khoản 611: Mua hàng.
TK này dựng để phản ỏnh giỏ thực tế của số vật tƣ hàng hoỏ mua vào và xuất dựng trong kỳ. Kết cấu TK 611:
- Bờn Nợ:
+Kết chuyển giỏ gốc hàng húa, nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kờ).
+Giỏ gốc hàng húa, nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng húa đó bỏn bị trả lại.
- Bờn Cú:
+ Kết chuyển giỏ gốc hàng húa, nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kờ).
+ Giỏ gốc hàng húa, nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giỏ gốc hàng húa xuất bỏn (chƣa đƣợc xỏc đinh là đó bỏn trong kỳ).
+ Giỏ gốc hàng húa, nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ mựa vào và trả lại cho ngƣời bỏn hoặc là đƣợc giảm giỏ.
- Tài khoản 611 cuối kỳ khụng cú số dƣ, chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + TK 6111 : Mua nguyờn vật liệu
+ TK 6112 : Mua hàng hoỏ
* Tài khoản 152: Nguyờn vật liệu.
TK này dựng để phản ỏnh thực tế nguyờn vật liệu tồn kho chi tiết theo từng loại. Kết cấu TK 152:
- Bờn Nợ: Kết chuyển trị giỏ thực tế của nguyờn vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Bờn Cú: Kết chuyển trị giỏ thực tế của nguyờn vật liệu tồn kho đầu kỳ. - Số dư bờn Nợ: Trị giỏ thực tế của nguyờn vật liệu tồn kho đầu hoặc cuối
kỳ.
Tài khoản 152 cú thể mở chi tiết theo từng loại nguyờn vật liệu tựy theo yờu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Chi tiết theo cụng dụng cú thế chia thành 5 tài khoản cấp 2: + TK152.1: Nguyờn vật liệu chớnh + TK152.2: Vật liệu phụ. + TK152.3: Nhiờn liệu. + TK152.4: Phụ tựng thay thế. + TK152.8: Vật liệu khỏc.
* Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đƣờng
- Bờn Nợ: Kết chuyển trị giỏ thực tế của hàng húa, vật tƣ đó mua đang đi
đƣờng cuối kỳ.
- Bờn Cú: Kết chuyển trị giỏ thực tế của hàng húa, vật tƣ đó mua đang đi
đƣờng đầu kỳ.
- Số dư bờn Nợ: Trị giỏ hàng húa, vật tƣ đó mua nhƣng cũn đang đi dƣờng
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ 22
Ngoài ra, hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ cũn sử dụng một số tài khoản liờn quan khỏc nhƣ tài khoản 111, 112,133, 141, 331, 515…
Phƣơng phỏp hạch toỏn.
Phƣơng phỏp hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật theo theo phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1.5 nhƣ sau:
Sơ đồ 1.5: Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp kiểm kờ định kỳ.
TK 151, 152
TK 611 (6111) - Mua nguyờn vật liệu
(Nếu khụng đƣợc khấu trừ) (Nếu đƣợc khấu trừ) TK 151, 152 Kết chuyển trị giỏ hàng đó mua đang đi
đƣờng đầu kỳ Thuế GTGT TK 133 (Nếu cú) TK 111, 112, 331…
Mua nguyờn vật liệu về nhập kho trong kỳ (giỏ mua,
chi phớ thu mua, bốc xếp, vận chuyển…)
Cuối kỳ, xỏc định và kết chuyển trị giỏ nguyờn vật liệu, xuất kho sử dụng cho SXKD, XDCB, sửa chữa
lớn TSCĐ TK 133
TK 333 (3333)
TK 333 (33312) TK 333 (3332)
Thuế nhập khẩu vật liệu, cụng cụ, hàng húa phải nộp NSNN
Thuế tiờu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp NSNN Thuế GTGT
của hàng nhập khẩu phải nộp
NSNN
- Giảm giỏ hàng mua - Hàng mua trả lại
- Chiết khấu thƣơng mại
TK 111, 112, 331… TK 133 TK 621, 623, 627, 641, 642,… Kết chuyển trị giỏ hàng đó
1.4. Kế toỏn dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho là việc tớnh trƣớc vào chi phớ sản xuất kinh doanh của năm nay phần giỏ trị cú khả năng bị giảm xuống thấp hơn so với giỏ gốc của hàng tồn kho. Việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho là biện phỏp đề phũng những thiệt hại cú thể xảy đến trong tƣơng lai gần do hàng tồn kho bị hƣ hỏng, lỗi thời, hàng bỏn bị trả lại,… đồng thời cũng để phản ỏnh đỳng giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho nhằm đƣa ra một hỡnh ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập Bảng cõn đối kế toỏn cuối năm. Mức dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đƣợc lập là số chờnh lệch giữa giỏ gốc của hàng tồn kho lớn hơn giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho. Việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải đƣợc thực hiện trờn cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Việc ƣớc tớnh giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho phải dựa trờn những bằng chứng đỏng tin cậy thu thập đƣợc tại thời điểm ƣớc tớnh. Việc ƣớc tớnh này phải tớnh đến sự biến động của giỏ cả hoặc chi phớ trực tiếp liờn quan đến cỏc sự kiện diễn ra sau ngày kết thỳc năm tài chớnh, mà cỏc sự kiện này đƣợc xỏc nhận với cỏc điều kiện cú ở thời điểm ƣớc tớnh.
Đối với nguyờn vật liệu dự trữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất sản phẩm thỡ khụng đƣợc đỏnh giỏ thấp hơn giỏ gốc nếu sản phẩm do chỳng gúp phần cấu tạo nờn sẽ đƣợc bỏn bằng hoặc cao hơn tổng chi phớ sản xuất của sản phẩm.Khi cú sự giảm giỏ của nguyờn vật liệu mà tổng chi phớ sản xuất sản phẩm cao hơn giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc thỡ nguyờn vật liệu tồn kho đƣợc đỏnh giỏ giảm xuống bằng giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của chỳng.
Cuối năm kế toỏn tiếp theo phải thực hiện đỏnh giỏ mới về giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho cuối năm đú. Trƣờng hợp cuối kỳ kế toỏn năm nay, nếu khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập thấy thấp hơn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trƣớc thỡ số tiền chờnh lệch lớn hơn phải đƣợc hoàn nhập để giảm chi phớ sản xuất kinh doanh trong năm và để đảm bảo cho giỏ trị hàng tồn kho phản ỏnh trờn bỏo cỏo tài chớnh là theo giỏ gốc (nếu giỏ gốc lớn hơn giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc). Nếu khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập cao hơn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối nămtrƣớc thỡ phải trớch thờm cho đủ
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ 26
số cần phải cú để đảm bảo cho giỏ trị hàng tồn kho phản ỏnh trờn bỏo cỏo tài chớnh là theo giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc.
Tài khoản sử dụng.
* Tài khoản 159: Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Tài khoản này dựng để phản ỏnh toàn bộ giỏ trị dự tớnh bị giảm sỳt so với giỏ gốc của hàng tồn kho nhằm ghi nợ cỏc tài khoản lỗ hay phớ tổn cú thể phỏt sinh nhƣng chƣa chắc chắn, tài khoản 159 mở cho từng loại hàng tồn kho.
Kết cấu TK:
- Bờn Nợ: Khoản nhập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho (nếu số phải lập nhỏ hơn số đó lập của năm trƣớc.)
- Bờn Cú: Khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải trớch lập thờm (nếu số phải lập lớn hơn số đó lập năm trƣớc.)
- Số dƣ bờn Cú: Khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho lỳc cuối năm. Định khoản cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
1. Cuối kỳ kế toỏn năm (hoặc quý), khi lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho lần đầu tiờn ghi:
Nợ TK 632 – giỏ vốn hàng bỏn.
Cú TK159 – dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. 2. Cuối kỳ kế toỏn năm (hoặc quý) tiếp theo:
- Nếu khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay lớn hơn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối kỳ kế toỏn trƣớc chƣa sử dụng hết thỡ số chờnh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 – giỏ vốn hàng bỏn (chi tiết dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho).
Cú TK 159 - dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
- Nếu khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay nhỏ hơn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối kỳ kế toỏn trƣớc chƣa sử dụng hết thỡ số chờnh lệch nhỏ hơn, ghi:
Cú TK 632 – giỏ vốn hàng bỏn (chi tiết dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho).
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ 28
1.5. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toỏn vào cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu trong doanh nghiệp. vật liệu trong doanh nghiệp.
1.5.1. Hỡnh thức kế toỏn Nhật kớ chung
1.5.1.1. Đặc trƣng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật kớ chung
Đặc trƣng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung: Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tõm là sổ Nhật ký chung, theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toỏn) của nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký để ghi Sổ Cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cỏi;
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
1.5.1.2. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật kớ chung
(1) Hàng ngày: Căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra đƣợc dựng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. Nếu đơn vị cú mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh đƣợc ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở cỏc sổ Nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ đƣợc dựng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liờn quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặccuối thỏng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phỏt sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn Sổ Cỏi, sau khi đó loại trừ số trựng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu cú).
(2) Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trờn Sổ Cỏi, lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ cỏc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) đƣợc dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
Về nguyờn tắc, Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú trờn sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và cỏc sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đó loại trừ số trựng lặp trờn cỏc sổ Nhật ký đặc biệt) cựng kỳ.
Sơ đồ 1.6: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật kớ chung.
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Thẻ kho SỔ NHẬT Kí CHUNG Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng húa Sổ nhật kớ đặc biệt
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Húa