dụng nguyờn vật liệu, bộ phận cần sử dụng khụng lập giấy đề nghị xuất vật tƣ. Dẫn tới việc quản lý nguyờn vật liệu xuất kho chƣa chặt chẽ.
* Về chứng từ và luõn chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ kế toỏn nguyờn vật liệu ở cụng ty đƣợc sử dụng khỏ đầy đủ nhƣng cụng tỏc luõn chuyển chứng từ chƣa đƣợc tổ chức một cỏch chặt chẽ. Việc luõn chuyển chứng từ giữa cỏc phũng ban lại khụng cú biờn bản giao nhận, dẫn tới việc dễ xảy ra tỡnh trạng mất mỏt chứng từ. Khi xảy ra mất mỏt chứng từ lại khụng biết quy trỏch nhiệm về ai để xử lý, làm cho cỏn bụ, cụng nhõn viờn thiếu trỏch nhiệm, buụng lỏng việc quản lý chứng từ.
* Về trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Tại Cụng ty TNHH may xuất khẩu Minh Thành, nguyờn vật liệu đƣợc sử dụng bao gồm nhiều loại với cỏc nguồn mua khỏc nhau, giỏ cả trờn thị trƣờng lại thƣờng xuyờn biến động. Sự biến động của giỏ cả của cỏc loại vật tƣ trờn thị trƣờng ảnh hƣởng khụng nhỏ tới tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Với sự biến động về giỏ cả và chủng loại nguyờn vật liệu nhƣ vậy cụng ty cú thể nghiờn cứu xem xột để cú thể lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho theo đỳng quy định.
3.2. Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty TNHH may xuất khẩu Minh Thành. Cụng ty TNHH may xuất khẩu Minh Thành.
Kể từ khi gia nhập tổ chức Thƣơng Mại Thế Giới WTO, kinh tế Việt Nam đó và đang thu hỳt đƣợc nhiều nhà đầu tƣ nƣớc ngoài, hàng loạt doanh nghiệp đƣợc thành lập mỗi năm và mụi trƣờng cạnh tranh ngày càng gay gắt, quyết liệt hơn. Để tiếp tục tồn tại và phỏt triển thỡ đũi hỏi cỏc doanh nghiệp phải khụng
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ - Lớp QT 1503K 116
ngừng đổi mới, hoàn thiện hoạt động sản xuất và cụng tỏc quản lý kinh tế. Đặc biệt đối với một doanh nghiệp sản xuất nhƣ Cụng ty TNHH may xuất khẩu Minh Thành thỡ vấn đề này càng trở lờn cấp thiết.
Trong cỏc doanh nghiệp, bộ mỏy kế toỏn là một cụng cụ hữu hiệu phục vụ cho nhu cầu quản lý, nú cú vai trũ quan trọng trong việc cũng cấp thụng tin tài chớnh cho cỏc đối tƣợng sử dụng thụng tin trong và ngoài doanh nghiệp. Chớnh vỡ vậy, bộ mỏy kế toỏn cũng cần phải khụng ngừng hoàn thiện để cung cấp thụng tin chớnh xỏc, kịp thời giỳp cho nhà quản lý và những ngƣời quan tõm nắm bắt và đƣa ra những quyết định đỳng đắn.
Việc hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu là rất cần thiết song khụng khụng thể tựy tiện mà phải dựa trờn cỏc điều kiện thực tế và cụ thể của từng đơn vị. Tại Cụng ty TNHH may xuất khẩu Minh Thành, khi hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu thỡ phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
- Cỏc giải phỏp đƣa ra phải phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành, phải dựa trờm cỏc quy định của Bộ Tài chớnh về hệ thồng phƣơng phỏp thực hiện hạch toỏn kế toỏn, thực hiện đỳng cỏc biểu mẫu kế toỏn, cỏc tài khoản sử dụng, chứng từ, sổ sỏch…
- Việc hoàn thiện phải phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yờu cầu quản lý, cỏc chớnh sỏch của cụng ty núi riờng và của ngành dệt may núi chung.
- Khi hoàn thiện phần hành kế toỏn nguyờn vật liệu cần căn cứ vào trỡnh độ của kế toỏn viờn thực hiện hay kế toỏn của đơn vị vỡ trỡnh độ của kế toỏn trong cụng tỏc hạch toỏn quyết định đến khả năng hoàn thành cụng việc, khả năng cung cấp thụng tin chớnh xỏc, kịp thời, khả năng ỏp dụng cỏc thay đổi của chớnh sỏch về chế độ kế toỏn. Phƣơng ỏn đƣa ra phải đảm bảo cỏc nhõn viờn hiểu đƣợc và cú khả năng thực hiện chớnh xỏc và hiệu quả.
- Cỏc giải phỏp đƣa ra phải mang lại hiệu quả kinh tế tối ƣu và cú tớnh khả thi cao. Đặc biệt đối với nguyờn vật liệu thỡ cỏc giải phỏp đƣa ra cần chỳ ý tới việc tiết kiệm chi phớ, đồng thời khụng làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm của cụng ty, phải kết hợp giữa kế toỏn chi tiết, kế toỏn tổng hợp và kế toỏn quản trị.
- Điều kiện thực tế tại cụng ty, cỏc chớnh sỏch hiện hành của cơ quan quản lý, cỏc chế độ, luật…. luụn cần đƣợc quan tõm khi xõy dựng giải phỏp cho cụng ty. Nếu khụng, dự giải phỏp đƣa ra cú hay đến đõu mà khụng thể ỏo dụng thỡ cũng khụng cú ý nghĩa.
Qua thời gian thực tập tại Cụng ty TNHH may xuất khẩu Minh Thành, trờn cơ sở lý thuyết đó đƣợc bồi dƣỡng và xõy dựng ở nhà trƣờng, kết hợp với thực tế tiếp xỳc tại cụng ty, em xin đƣa ra một số kiến nghị xung quanh vấn đề kế toỏn nguyờn vật liệu với mục đớch hoàn thiện thờm một bƣớc cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu ở đơn vị.
3.2.1. Hoàn thiện về việc hiện đại húa cụng tỏc kế toỏn.
Hiện nay khoa học cụng nghệ tiến bộ khụng ngừng nờn cụng tỏc quản lý kế toỏn cũng đƣợc hiện đại húa. Bờn cạnh đú, việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn là điều hoàn toàn cần thiết, việc đầu tƣ nhằm tin học húa cụng tỏc quản lý kế toỏn giỳp nõng cao hiệu quả cụng việc, đồng thời tiết kiệm đƣợc thời gian cũng nhƣ chi phớ sản xuất kinh doanh, qua đú giỳp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh trờn thị trƣờng.
Sử dụng phần mềm kế toỏn sẽ giỳp giảm thiểu khối lƣợng cụng việc, trỏnh tỡnh trạng thất thoỏt mang tớnh khỏch quan, tiết kiệm chi phớ, đảm bảo tổ chức cụng tỏc kế toỏn gọn nhẹ, hiệu quả cao trong cụng tỏc kế toỏn. Bờn cạnh đú sử dụng phần mềm kế toỏn sẽ tạo lờn sự đồng bộ về hệ thống sổ sỏch, tài khoản sử dụng, giảm thiểu đƣợc những sai sút tớnh toỏn, tiết kiệm thời gian ghi chộp thủ cụng.
Dƣới đõy là một số phần mềm kế toỏn thụng dụng:
1. Phần mềm kế toỏn MISA
Ƣu điểm:
- Giao diện thõn thiện dễ sử dụng, cho phộp cập nhật dữ liệu linh hoạt (nhiều húa đơn cựng 01 Phiếu chi). Bỏm sỏt chế độ kế toỏn, cỏc mẫu biểu chứng từ, sổ sỏch kế toỏn luụn tuõn thủ chế độ kế toỏn. Hệ thống bỏo cỏo đa dạng đỏp ứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị.
- Đặc biệt, phần mềm cho phộp tạo nhiều CSDL, nghĩa là mỗi đơn vị đƣợc thao tỏc trờn 01 CSDL độc lập.
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ - Lớp QT 1503K 118
- Điểm đặc biệt nữa ở MISA mà chƣa cú phần mềm nào cú đƣợc đú là thao tỏc Lƣu và Ghi sổ dữ liệu.
- Tớnh chớnh xỏc: số liệu tớnh toỏn trong MISA rất chớnh xỏc, ớt xảy ra cỏc sai sút bất thƣờng. Điều này giỳp kế toỏn yờn tõm hơn.
- Tớnh bảo mật: Vỡ MISA chạy trờn cụng nghệ SQL nờn khả năng bảo mật rất cao. Cho đến hiện nay thỡ cỏc phần mềm chạy trờn CSDL SQL; .NET;… hầu nhƣ giữa nguyờn bản quyền (trong khi một số phần mềm viết trờn CSDL Visual fox lại bị đỏnh cắp bản quyền rất dễ).
Nhƣợc điểm:
- Vỡ cú SQL nờn MISA đũi hỏi cấu hỡnh mỏy tƣơng đối cao, nếu mỏy yếu thỡ chƣơng trỡnh chạy rất chậm.
- Tốc độ xử lý dữ liệu chậm, đặc biệt là khi cập nhật giỏ xuất hoặc bảo trỡ dữ liệu.
- Phõn hệ tớnh giỏ thành chƣa đƣợc nhà sản xuất chỳ ý phỏt triển.
- Cỏc bỏo cỏo khi kết xuất ra excel sắp xếp khụng theo thứ tự, điều này rất tốn cụng cho ngƣời dựng khi chỉnh sửa lại bỏo cỏo.
Giỏ : 8.950.000 đ
Ƣu điểm:
- Giao diện dễ sử dụng, sổ sỏch chứng từ kế toỏn cập nhật và bỏm sỏt chế độ kế toỏn hiện hành. Cũng giống MISA, Fast Accounting cú một hệ thống bỏo cỏo đa dạng, ngƣời dựng cú thể yờn tõm về yờu cầu quản lý của mỡnh (Bỏo cỏo quản trị và bỏo cỏo tài chớnh).
- Tốc độ xử lý rất nhanh.
- Cho phộp kết xuất bỏo cỏo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp. Nhƣợc điểm:
- Tớnh bảo mật chƣa cao, trong khi thao tỏc thƣờng xảy ra lỗi nhỏ - Dung lƣợng lớn, ngƣời dựng khú phõn biệt đƣợc data.
Giỏ: 12.000.000 đồng
3. Phần mềm kế toỏn ACsoft
Ƣu điểm:
- Giao diện đẹp, dễ sử dụng, tốt độ xử lý nhanh. Ít tốn tài nguyờn mỏy. Nhƣợc điểm
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ - Lớp QT 1503K 120
- Bảo mật chƣa cao, thƣờng xảy ra lỗi. Hỗ trợ 01 hỡnh thức kế toỏn (Nhật ký chung), 01 phƣơng phỏp tớnh giỏ xuất kho (bỡnh quõn di động).
3. Cỏc phần mềm kế toỏn: Bravo; Comac; Vietaccount2007; Sunlight.
Cỏc phần mềm này giống hệt nhau về quy trỡnh xử lý số liệu, CSDL (Visual fox), chỉ khỏc nhau về giao diện.
- Giao diện đẹp, dễ sử dụng, dễ cài đặt vận hành
- Cỏc phần mềm này cú phõn hệ tớnh giỏ thành tuyệt vời hơn so với MISA Nhƣợc điểm:
- Mẫu biểu chứng từ, sổ sỏch kế toỏn chƣa cập nhật sỏt chế độ kế toỏn (Sổ cỏi của hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ chƣa đỳng).
Theo em, cụng ty nờn lựa chọn phần mềm MISA SME.NET professional 2015 vỡ đõy là phần mềm cú những tớnh năng rất phự hợp với cụng ty và giỏ cả hợp lý.
Phần mềm MISA SME.NET professional 2015 bao gồm 13 phõn hệ: Quỹ, Thủ Quỹ, Ngõn hàng, Mua hàng, Bỏn hàng, Quản lý hoỏ đơn, Thuế, Kho, Thủ Kho, Cụng cụ dụng cụ,Tài sản cố định, Tiền lƣơng, Tổng hợp đƣợc thiết kế dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm MISA SME.NET giỳp doanh nghiệp tối ƣu húa nguồn lực cho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phớ điều hành quản lý, đảm bảo an ninh, an toàn dữ liệu kế toỏn của đơn vị, tiết kiệm đƣợc 50% thời gian cho kế toỏn, thủ quỹ, thủ kho, kiện toàn bộ mỏy kế toỏn, chuẩn húa quy trỡnh của doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian bỏo cỏo. Bờn cạnh đú, MISA SME.NET 2015 cũn hỗ trợ doanh nghiệp tự tạo mẫu, phỏt hành, in và sử dụng húa đơn theo quy định của thụng tƣ số 39/2014/TT-BTC. Chi phớ đầu tƣ cho phần mềm MISA hiện nay là 8.950.000 đ
Để chuẩn bị cho việc ỏp dụng phần mềm kế toỏn, cụng ty nờn cú kế hoạch bồi dƣỡng kĩ năng tin học cho cỏn bộ kế toỏn. Điều này sẽ giỳp cho việc làm kế toỏn trờn mỏy dễ dàng và thuận tiện hơn.
3.2.2. Phõn loại nguyờn vật liệu và lập hệ thống danh điểm vật tƣ.
Phõn loại nguyờn vật liệu một cỏch khoa học sẽ giỳp cho cụng tỏc quản lý và hạch toỏn đƣợc dễ dàng, chớnh xỏc. Vỡ vậy, để đảm bảo thuận tiện cho cụng tỏc quản lý và hạch toỏn về số lƣợng cũng nhƣ giỏ trị của từng loại nguyờn vật liệu, theo em việc phõn loại ở cụng ty cần phải đƣợc hoàn thiện hơn nữa.
Hiện nay, vật tƣcủa cụng ty rất đa dạng và phong phỳnhƣng cỏc loại vật tƣ trong cụng ty mới chỉ đƣợc đỏnh mó theo tờn gọi nờn việcquản lý cỏc loại vật tƣ theo nhúm, theo loại vật tƣ chƣa đƣợc khoa học. Vỡ vậy, để thuận tiện cho việc theo dừi, quản lý, kiểm tra từng loại nguyờn vật liệu một cỏch khoa học và thuận tiện cho việc ỏp dụng phần mềm kế toỏn,theo em cụng ty nờn xõy dựng hệ thống danh điểm vật tƣ thống nhất toàn cụng ty
Theo em, cụng ty nờn phõn loại nguyờn vật liệu thành cỏc nhúm sau: + Nguyờn vật liệu chớnh: Vải, bụng, …
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ - Lớp QT 1503K 122
+ Nhiờn liệu: dầu mỏy khõu, xăng, dầu Diezen…. + Phụ tựng thay thế: Kim, suốt, dõy mỏy, kộo bấm… + Vật liệu khỏc
Dựa trờn cỏch phõn chia nguyờn vật liệu núi trờn, cụng ty nờn hệ thống lại trờn “Sổ danh điểm vật tƣ”. Sổ danh điểm vật liệu này sẽ thống nhất tờn gọi, ký hiệu, mó, số hiệu, đơn vị tớnh của từng danh điểm nguyờn vật liệu. Sổ danh điểm vật tƣ gúp phần giảm bớt khối lƣợng cụng việc hạch toỏn, xử lý nhanh chúng, cung cấp thụng tin kịp thời phục vụ quản lý, điều chỉnh sản xuất kinh doanh.
Khi đỏnh số danh điểm vật liệu ta đỏnh 152.1, 152.2…. cho từng nhúm nguyờn vật liệu chớnh, nguyờn vật liệu phụ,… Cỏch này giỳp dễ dàng nhận biết từng loại nguyờn vật liệu, hơn nữa tờn danh điểm cũng phự hợp với chế độ quy định. Trong cỏc nhúm nguyờn vật liệu lại tiếp tục đỏnh 01, 02, 03… cho từng loại nguyờn vật liệu. Sau đú trong cỏc loại lại tiếp tục đỏnh 001, 002, 003… cho từng thứ vật liệu. Cỏch đỏnh số danh điểm vật tƣ nhƣ vậy tƣơng tự với cỏch chi tiết tài khoản theo chế độ, do đú dễ hiểu và dễ thực hiện.
Khi cụng ty xõy dựng đƣợc hệ thống danh điểm vật tƣ thỡ việc theo dừi, kiểm tra vật tƣ đƣợc dễ dàng hơn rất nhiều và nhƣ vậy ban lónh đạo cú thể đƣa ra hƣớng giải quyết kịp thời để khụng làm ảnh hƣởng đến tiến độ sản xuất trỏnh đƣợc những tổn thất ngoài ý muốn.
Qua việc nghiờn cứu, tỡm hiểu cỏc loại vật liệu tại cụng ty, em thấy cụng ty cú thể xõy dựng sổ danh điểm vật tƣ nhƣ sau:
Biểu số3.1:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƢ
Nhúm Loại Danh điểm
vật liệu Tờn vật liệu Đơn vị tớnh Ghi chỳ 152.1 Nguyờn vật liệu chớnh 152.1.01 Vải M 152.1.01.001 Vải nỉ lụng M 152.1.01.002 Vải nỉ da cỏ PE M 152.1.01.003 Vải dạ xốp M … … 152.1.02 Bụng 152.1.02.001 Bụng nhồi Kg 152.1.02.002 Bụng lút Kg … … 152.2 Nguyờn vật liệu phụ 152.2.01 Chỉ 152.2.01.001 Chỉ màu 50C3 Cuộn 152.2.01.002 Chỉ màu 60C3 Cuộn … … 152.2.02 Đạn nhựa
152.2.02.001 Đạn nhựa Tag Pin (5000 pcs/h) Hộp
152.2.02.002 Đạn nhựa Loop Pin (5000 pcs.h) Hộp
…
Sinh viờn: Đào Thị Nhật Lệ - Lớp QT 1503K 124
153.3.01 Dầu
153.3.01.001 Dầu mỏy khõu Lớt
153.3.01.002 Dầu Diezen Lớt
… ….
3.2.3. Quản lý cụng tỏc xuất kho nguyờn vật liệu
Tại cụng ty, khi xuất kho nguyờn vật liệu, bộ phận cú nhu cầu khụng lập giấy đề nghị xuất vật tƣ nờn việc quản lý cụng tỏc xuất kho nguyờn vật liệu cũn lỏng lẻo. Vỡ vậy, cụng ty nờn bổ sung thờm Giấy đề nghị xuất vật tƣ mỗi khi cú bộ phận cú nhu cầu sử dụng nguyờn vật liệu. Giấy đề nghị xuất vật tƣ đƣợc bộ phận sản xuất lập và dựa trờn cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất của từng bộ phận. Nếu giấy đề nghị này đƣợc giỏm đốc sản xuất ký duyệt thỡ sẽ trở thành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho.
Dƣới đõy là mẫu Giấy đề nghị xuất vật tƣ:
Biểu số 3.2:
CễNG TY TNHH MAY XK MINH THÀNH
307 Nguyễn Văn Linh - Lờ Chõn - HP
Kớnh gửi: Ban giỏm đốc Cụng ty TNHH may xuất khẩu Minh Thành Tờn tụi là: …. ………. – Chức vụ: ………. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị cụng ty cấp cho phõn xƣởng tụi những loại vật liệu dƣới đõy để phục vụ sản xuất lụ hàng ……
STT Tờn vật liệu Đơn vị tớnh Số lƣợng
Đề nghị cụng ty cấp cho bộ phận chỳng tụi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất đƣợc tiến hành đỳng với kế hoạch cụng ty đề ra.
Ngày … thỏng … năm ….
Ngƣời đề nghị
(Ký, họ tờn)
Phờ duyệt
(Ký, họ tờn)
3.2.4. Hoàn thiện cụng tỏc luõn chuyển chứng từ.
Để đảm bảo cho cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu dƣợc chặt chẽ hơn thỡ khi bàn giao chứng từ nhập, xuất kho nguyờn vật liệu giữa cỏc phũng ban, bộ phận cụng ty nờn lập thờm sổ giao nhận chứng từ. Mỗi khi giao nhận chứng từ khi cả bờn giao và bờn nhận đều phải ký vào sổ. Vỡ vậy, nếu cú xảy ra tỡnh trạng mất mỏt chứng từ thỡ cũng dễ quy trỏch nhiệm cho đỳng ngƣời, đỳng bộ phận để đƣa ra biện phỏp xử lý thớch hợp. Điều này giỳp quản lý chứng từ của cụng ty chặt chẽ hơn, đồng thời nõng cao ý thức trỏch nhiệm của cụng nhõn viờn với