III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN LẬP KẾ HOẠCH CỦA TỔNG CÔNG TY CỬA SỔ NHỰA CHÂU ÂU EUROWINDOW
1. Trình tự các bước soạn lập kế hoạch tại tổng công ty cổ phần cửa sổ nhựa Châu Âu.
1.6 Đánh giá công tác Soạn lập kế hoạch của Công ty.
Trong công tác xác định căn cứ lập kế hoạch
Công tác soạn lập kế kế hoạch kinh doanh của Công ty đã được xây dựng dựa trên một số căn cứ cần thiết để có được số liệu chính xác về nhu cầu của thị trường. Từ đó có cơ sở để xây dựng các mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch sát với điều kiện thực tế và mang tính khả thi hơn. Công ty đã xem xét tổng quan trên các căn cứ về Tình hình kinh tế thế giới cũng như trong nước, về Vốn, về Nhu cầu thị trường, về Các sản phẩm cạnh tranh cũng như về Kinh nghiệm qua các năm. Tuy nhiên, chừng đó là chưa đủ, phải xem xét các căn cứ dựa trên một hệ thống logic khoa học của hoạt động lập kế hoạch, đó là
+ Căn cứ vào kết quả của công tác nghiên cứu và dự báo thị trường mà được phòng kinh doanh tiến hành nghiên cứu và thu được kết quả.
+ Căn cứ vào mức hoàn thành kế hoạch của kỳ trước, năm trước từ đó mà có một kế hoạch đề ra sát với kỳ này.
+ Căn cứ vào số lượng công trình, đơn đặt hàng mà công ty đã ký được trong kỳ trước và hiện tại. Chỉ tiêu này đưa ra con số cụ thể và chính xác của doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực
+ Căn cứ vào số lượng máy móc và trang thiết bị + Căn cư vào tình hình nguồn cung cấp nguyên vật liệu + Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yêu của công ty
Như vậy, Công tác xác định căn cứ lập kế hoạch là có và tương đối thực tế, nhưng chưa logic và cũng chưa đầy đủ. Chưa đánh giá được hết khả năng có thể
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thanh Hưng
xảy ra trong tương lai. Cần phải bổ sung và hiệu chỉnh để có thể đưa ra bản kế hoạch xác đáng nhất.
Trong công tác lập kế hoạch
Công tác lập kế hoạch, đặc biệt là các loại kế hoạch tác nghiệp như kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng… đã được các đơn vị, phòng ban chú trọng nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của Công ty cũng như thực hiện những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mà công ty giao cho; Đã vận dụng nguyên tắc linh hoạt trong quá trình xây dựng kế hoạch. Đó là Công ty đã tạo dựng được trong bản kế hoạch một khả năng thay đổi phương hướng, nhằm tránh những rủi ro, thiệt hại lớn khi các sản phẩm không được chấp nhận trên thị trường.
Tuy vậy, Công tác lập kế hoạch cũng như phần nội dung kế hoạch chưa được xây dựng toàn diện và kỹ càng, đặc biệt là các biện pháp thực hiện, những rủi ro, các phương án giải quyết và thời gian thực hiện là chưa nêu ra, gây ra sự khó khăn cho việc tổ chức thực hiện kế hoạch khi có biến động lớn xảy ra và trong quá trình điều hành, quản lý hoạt động SXKD của công ty.
Sỡ dĩ có hạn chế như vậy là do công tác nghiên cứu thị trường của công ty chưa đồng bộ. Các quá trình phân tích môi trường; phân tích khách hàng; phân tích cạnh tranh và thẩm tra nội bộ để xem xét kỹ năng và năng lực của Công Ty chưa hiệu quả. Công tác nghiên cứu thị trường của Công Ty chưa đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu thị hiếu khách hàng, xu thế sản phẩm, phân đoạn thị trường và các yếu tố đầu vào ra cho quá trình sản xuất lưu thông sẽ làm cho kết quả hoạt động kinh doanh không đạt được những kết quả như mong đợi. Đây là hậu quả của sự đầu tư thời gian, công sức, tiền của chưa đúng mức cũng như việc áp dụng các phương pháp nghiên cứu chưa khoa học.
Công tác dự báo của công ty và các số liệu về tình hình thực hiện kế hoạch chưa phản ánh đúng nhu cầu. Bản kế hoạch chưa rõ lợi ích mang lại cho đơn vị khi thực hiện tốt kế hoạch, bên cạnh đó cũng khó phân định trách nhiệm khi kế hoạch không hoàn thành. Công tác lập kế hoạch chưa sát với thực tế, kế hoạch đặt ra và phần thực hiện luôn có sự sai lệch
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ
2008 750.000.000.000 658.283.355.220 -13%2009 850.000.000.000 980.577.267,004 115,36% 2009 850.000.000.000 980.577.267,004 115,36%
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thanh Hưng
Sỡ dĩ có hạn chế như vậy vì hoạt động nghiên cứu của Công Ty chưa được quan tâm đúng vai trò và vị trí của nó trong doanh nghiệp. Các phương pháp dự báo chủ yếu mang tính chất định tính, phân tich dựa trên những suy đoán, kinh nghiệm cũng như sự nhạy cảm của người làm kế hoạch lâu năm. Mặt khác, công tác dự báo dựa trên cơ sở chưa vững chắc do chuỗi số liệu quá ngắn
Xét một cách khách quan nữa là do sự bất ổn định của nền kinh tế trong gia đoạn khủng hoảng và hậu khủng hoảng nên cũng khó dự đoán chính xác thị trường. Hi vọng trong thời gian tới, khi nền kinh tế khả quan hơn, Công Ty sẽ có được những dự báo và những kế hoạch hợp lý nhất
Trong công tác Xem xét và phê Duyệt
Công tác phê duyệt của công ty được trình qua ban giám đốc và một số bộ phận chuyên gia chuyên nghiên cứu thị trường. Công tác này đã thực hiện tương đối tốt và cho ra những kết quả tương đối xác thực.
Tuy nhiên, cũng với những lý do nghiên cứu và dự báo thị trường chưa đầy đủ và chưa sâu sát nên công tác xem xét và phê duyêt bị ảnh hưởng dẫn đến cho ra bản kế hoạch với những con số không xác đáng.
Trong công tác Giao và thực hiện
Với đội ngũ cán bộ và nhân viên tương đối chuyên nghiệp, hơn nữa, quy trình giao và thực hiện lại tương đối chặt chẽ nên quá trình trong Công ty cổ phần cửa sổ nhựa Châu Âu vận hành tương đối trơn tru và hiệu quả. Cần phát huy hơn nữa để cho kết quả cao hơn trong các năm tiếp theo.
Trong Công tác theo dõi, kiểm tra điều chỉnh kế hoạch
Quy trình xây dựng và theo dõi KH đã được Công ty quy định bằng văn bản hướng dẫn cụ thể với trình tự các bước tương đối hợp lý. Bắt đầu từ khâu xác định các căn cứ để lập KH, đề ra mục tiêu phấn đấu, cho đến lập KH năm, KH quý, tháng… Bên cạnh đó, thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch các năm trước, năng lực hiện có… cũng được thu thập khá đầy đủ. Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban cũng như các chi nhánh là tương đối hợp lý và khoa học. Sự thống nhất về mặt tổ chức từ Công ty đến các đơn vị trong Công ty giúp cho kế hoạch được thống nhất, thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch. Cuối mỗi ngày các
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thanh Hưng
đơn vị, phòng ban trực thuộc đều có trách nhiệm tập hợp kết quả thực hiện của các bộ phận, sau đó chuyển về các phòng chuyên môn để tập hợp, lưu trữ dữ liệu, phân tích và báo cáo tại hội nghị giao ban hàng ngày của Công ty. Do đó, tình hình triển khai thực hiện kế hoạch luôn được theo dõi sát và có thể xác định được những khó khăn trong quá trình thực hiện để giải quyết cũng như điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý hơn.
Tóm lại, Công tác soạn lập kế hoạch của Công Ty cổ phần cửa sổ nhựa Châu Âu là một công tác hoàn chỉnh với các bước soạn lập khoa học, logic. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, không phải lúc nào cũng phải tuân thủ nhất nhất theo kế hoạch và làm theo kế hoạch. Kế hoạch đề ra linh động và cần hoạt động thật linh hoạt để đưa ra kết quả SXKD tốt nhất.