HÀNG ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY ĐIỆN TỬ HOÀN KIẾM 2.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠI ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY ĐIỆN
2.1.4.5 Dịch vụ phân phối hàng hoá
Là một dịch vụ trong chuỗi dịch vụ logistics, với năng lực vận chuyển là đội xe của Điện Tử Hoàn Kiếm gồm hơn trục Xe Tải có trọng tải từ 0,5 tấn đến 5 tấn đội ngũ nhân viên điều hành vận tải chuyên nghiệp và năng động. Hiện nay, Công Ty đang thực hiện vận chuyển, phân phối hàng hóa hàng từ các trung tâm, các nhà sản xuất ,Kho Hàng. Đến tận tay Cửa Hàng ,Đại Lý ,người tiêu dùng…. Trên khắp Miền Bắc, Miền Trung của Đất Nước .và thu
gom hàng hoá đảm bảo tiến độ, chất lượng và thông tin thông suốt trong quá trình phân phối vận chuyển
Công Ty đã áp dụng mô hình phân phối hàng hóa 3pl ( third party logistics ) phân phối hàng hóa trọn gói từ khâu bảo quản, lưu giữ hàng hóa, đến khâu vận chuyển, giao nhận tận nơi khách hàng yêu cầu bằng các hình thức vận chuyển như ôtô, vận chuyển bằng xe máy được khách hàng đánh giá cao. Ngoài ra Công Ty đang hướng đến việc cung cấp dịch vụ vận chuyển, giao nhận phân phối hàng hóa theo thời gian mà khách hàng yêu cầu.
Mô hình 3pl (third party logistics) trọn gói được thực hiện theo quy trình các bước như sau:
1. Tiếp nhận yêu cầu khách hàng qua hệ thống điện thoại/email/fax… công việc được thực hiện bởi các nhân viên c/s ( customer service agents) chuyên nghiệp;
2. Sau khi tiếp nhận các đơn hàng của khách hàng yêu cầu (sales order), nhân viên c/s tiến hành xử lý đơn hàng trên hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghiệp (bpcs, wms…);
3. Chuyển đơn gom hàng cho bộ phận kho và bộ phận vận tải
a. Bộ phận kho nhận lệnh gom hàng sẽ tiến hành gom hàng và xác nhận tình trạng thực tế chắc chắn của đơn hàng có thể được giao hay không, báo cáo lại cho bộ phận c/s để tiến hành in hoá đơn.
B. Bộ phận vận tải nhận lệnh gom hàng và tiến hành các hoạt động điều phối vận tải/ sắp xếp phương tiện cho việc vận chuyển hàng hoá.
4. Sau khi nhận được xác nhận từ kho, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ in hoá đơn và chuyển xuống kho làm thủ tục xuất hàng ra khỏi kho;
5. Tuỳ theo phương thức giao hàng :
A. Khách hàng tự đến lấy hàng ( self pick up)
C. Giao hàng đến các đại lý hoặc trực tiếp tới người tiêu dùng.
Có thể thấy rằng việc xử lý các đơn hàng để có thể giao hàng đến các đại lý /nhà phân phối là công việc cực kỳ phức tạp, trải qua nhiều công đoạn, với sự phối hợp nhuần nhuyễn, đồng bộ của nhiều người, nhiều bộ phận.
Để tránh tình trạng giao hàng chậm và thiếu chính xác cho khách hàng, hoàn kiếm logistics đã nhìn nhận ra trước được từng công đoạn quan trọng dễ xẩy ra và chủ động cải tiến các quy trình thực hiện. Đồng thời các mắt xích trong công đoạn này đã được tính toán và hoạch định từng thời lượng chính xác, mỗi công đoạn đều có gắn liền với từng chức danh công việc cụ thể. Để tiết kiệm tối đa thời gian hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hoá, tránh giờ cao điểm cấm ôtô, các tuyến đường cấm, hoàn kiếm logistics tổ chức linh hoạt mô hình phương tiện vận chuyển kết hợp cả ôtô tải và vận chuyển bằng xe máy.
Quy trình giao hàng từ kho phân phối đến các đại lý như hình sau:
Sơ đồ 1.3 : Nhân viên giao nhận áp tải/lái xe thông tin về trung tâm phân phối khi gặp sự cố bất thường
Mục đích: chỉ rõ cho các đối tượng nhận biết được trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia vào quá trình giao nhận hàng hoá. Việc hiểu rõ, cũng
Bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ chuyển đơn hàng xuống kho để nhân viên kho hàng tiến hàng gom hàng Hàng chuẩn bị trước được đặt tại vị trí tập kết tại kho phân phối