Cơ cấu tổ chức là một hệ thống cỏc mối quan hệ hoạt động chớnh thức bao gồm những cụng việc riờng rẽ cũng như những cụng việc tập thể và sự phõn chia cụng việc thành những phần việc cụ thểđể xỏc định xem ai làm những việc gỡ và sự kết hợp cỏc cụng việc riờng rẽ với nhau chỉ rừ cho mọi người thấy được họ phải làm việc cựng với nhau như thế nào. Cỏc thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:
- Chuyờn mụn hoỏ: là quỏ trỡnh nhận diện cỏc cụng việc cụ thể và phõn cụng cỏc cỏ nhõn, cỏc nhúm đó được huấn luyện thớch hợp đểđảm nhận.
- Tiờu chuẩn hoỏ: là quỏ trỡnh cụ thể hoỏ cỏc thủ tục của doanh nghiệp mà theo đú cỏc nhõn viờn cú thể hoàn thành cụng việc của họ theo một cỏch thức thống nhất là thớch hợp. Cỏc tiờu chuẩn cho phộp cỏc nhà quản lý đo lường thành tớch của nhõn viờn đồng thời cựng với bản mụ tả cụng việc là cơ sởđể tuyển chọn nhõn viờn của tổ chức.
- Sự phối hợp: là những thủ tục chớnh thức và phi chớnh thức để liờn kết những hoạt động riờng rẽ của doanh nghiệp.
- Quyền lực: phõn quyền và uỷ quyền
II.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
- Nguyờn tắc: bộ mỏy quản lý theo kiểu trực tuyến được tổ chức sao cho cỏc tuyến quyền lực trong doanh nghiệp là đường thẳng. Mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý của một cấp trờn duy nhất và thường được gọi là chếđộ một thủ trưởng.
- Ưu điểm: đơn giản, đạt được sự thống nhất tuyệt đối trong mệnh lệnh. Dễ dàng quy trỏch nhiệm khi cú sai sút, sự vụ xẩy ra đồng thời cú thể khen thưởng kịp thời với người cú cụng, cú thành tớch tốt.
- Nhược điểm: tập trung gỏnh nặng vào người quản lý cấp cao, đũi hỏi họ phải hiểu biết sõu rộng về cỏc mặt chuyờn mụn khỏc nhau. Đồng thời khi quy mụ doanh nghiệp tăng lờn với số lượng cỏc bộ phận trực thuộc nhiều thỡ người quản lý cấp cao sẽ rất khú kiểm soỏt được toàn bộ cụng việc.
- Ứng dụng: ỏp dụng phự hợp với cỏc doanh nghiệp cú quy mụ hoạt động đơn giản và cú ớt sản phẩm. Vỡ một người quản lý cấp trờn cú thể hiểu rừ ràng những hoạt động của cấp dưới mà khụng cần phải thụng qua cỏc cơ quan chức năng hoặc cỏc bộ phận giỳp việc nào.
Hỡnh 11. Sơđồ cơ cấu tổ chức trực tuyến của một tổng cụng ty
Hỡnh 12. Sơđồ cơ cấu tổ chức theo chức năng của một tổng cụng ty II.2. Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng
- Nguyờn tắc: tổng giỏm đốc là người quản lý chung cũn về mặt chuyờn mụn thỡ giao cho cỏc phũng ban chuyờn mụn phụ trỏch cỏc lĩnh vực cụ thể. Để giảm bớt gỏnh nặng cho người quản lý cấp cao, người ta tổ chức ra cỏc bộ phận chức năng (hay cũn gọi là cỏc phũng chức năng), cỏc bộ phận này trực tiếp ra quyết định xuống cỏc bộ phận trực thuộc chuyờn mụn của mỡnh.
- Ưu điểm: phản ỏnh một cỏch hợp lý cỏc chức năng với cỏc nhiệm vụ được phõn định rừ ràng, tuõn theo cỏc nguyờn tắc chuyờn mụn hoỏ ngành nghề, phỏt huy sức mạnh và khả năng của đội ngũ cỏn bộ theo từng chức năng, giảm chi phớ và rỳt ngắn thời gian đào tạo, tạo ra cỏc biện phỏp kiểm tra chặt chẽ của cấp trờn cao nhất.
- Nhược điểm: cỏn bộ quản lý cấp dưới nhận nhiệm vụ, mệnh lệnh từ những phũng ban chức năng khỏc nhau nờn cú thể khụng cú sự thống nhất giữa cỏc quyết định. Nhiều khi cỏc nhiệm vụ, mệnh lệnh cú thể mõu thuẫn nhau, gõy khú khăn cho cấp thừa hành và gặp nhiều khú khăn khi
cần cú sự phối hợp giữa cỏc phũng ban chức năng. Cỏc phũng ban chức năng cú thểđựn đẩy trỏch nhiệm cho nhau nếu cú sai lầm, sự vụ xẩy ra.
- Ưng dụng: ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp cú đặc thự cao, khi hoạt động giữa cỏc bộ phận tương đối độc lập (như ngõn hàng, bảo hiểm, du lịch và chứng khoỏn)
II.3. Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng
- Nguyờn tắc: cỏc mụ hỡnh tổ chức theo trực tuyến và chức năng cú nhiều ưu điểm khỏc nhau. cỏc nhà quản lý đó xỏc định cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng để ỏp dụng cho cụng ty mỡnh. Trong cơ cấu này thỡ quan hệ trực tuyến từ trờn xuống vẫn tồn tại những để giỳp người quản lý cấp cao đưa ra cỏc quyết định đỳng đắn thỡ cỏc bộ phận chức năng giỳp việc trong những lĩnh vực tài chớnh, kế toỏn, nhõn sự, .... Những bộ phận chức này khụng trực tiếp ra quyết định xuống cỏc bộ phận trực thuộc mà chỉ làm nhiệm vụ tham mưu cho nhà quản lý cấp cao trong việc ban hành và thực hiện cỏc quy định thuộc phạm vi chuyờn mụn ngành.
Hỡnh 13. Sơđồ cơ cấu tổ chức theo trực tuyến chức năng của một tổng cụng ty
Trong một số trường hợp nếu khi nhận được sự uỷ quyền của người lónh đạo cấp cao thỡ cỏc bộ phận chức năng này cú thể trực tiếp đưa ra cỏc quyết định cụ thể.
- Ưu điểm: đạt được tớnh thống nhất trong mệnh lệnh. Nõng cao cỏc quy định quản lý, giảm bớt gỏnh nặng cho người quản lý cấp cao cũng như quy định trỏch nhiệm rừ ràng.
- Nhược điểm: muốn cơ cấu phỏt huy được tỏc dụng tốt thỡ phải chỳ ý nhiều trong giai đoạn xõy dựng cơ cấu. Khi thiết kế nhiệm vụ cho mỗi bộ phận chức năng thỡ người quản lý cấp cao phải chỉ ra nhiệm vụ của mỗi bộ phận này phải thực hiện cũng như mối quan hệ về nhiệm vụ giữa cỏc bộ phận chức năng với nhau nhằm trỏnh sự chồng chộo trong cụng việc cũng như sự đựn đẩy trỏch nhiệm nếu cú sai sút xẩy ra. Ngoài ra cỏc bộ phận chức năng phải trực tiếp chỉđạo cỏc bộ phận trực thuộc trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc kế hoạch thuộc phạm vi chuyờn mụn của mỡnh. - Ưng dụng: đõy là cơ cấu tổ chức phổ biến nhất trong cỏc tổng cụng ty ở Việt Nam hiện nay.
II.4. Cơ cấu tổ chức theo kiểu dự ỏn
- Nguyờn tắc: Đối với một số doanh nghiệp đặc thự cao, cú nhiều loại sản phẩm giống nhau và mỗi loại sản phẩm cú giỏ trị lớn hoặc được tổ chức sản xuất tại nhiều địa phương khỏc nhau thỡ người ta tổ chức theo kiểu dự ỏn. Trong mỗi dự ỏn thỡ tuỳ theo quy mụ cú thể tổ chức tiếp theo kiểu trực tuyến hay trực tuyến chức năng.
- Ưu điểm: đõy là sự phỏt triển của cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến và trực tuyến chức năng. Cần lưu ý trong mỗi dự ỏn cơ cấu tổ chức quản lý chỉ tồn tại cựng thời gian dự ỏn, khi xong dự ỏn thỡ cơ cấu tổ chức dự ỏn cũng kết thỳc. Theo cơ cấu này thỡ một người cú thểđồng thời tham gia nhiều dự ỏn khỏc nhau.
- Nhược điểm: khụng tớch luỹđược kinh nghiệm do cơ cấu này sẽ giải thể sau khi hoàn thành dự ỏn. Nhõn viờn tham gia cơ cấu này cũng biến đổi, khụng ổn định.
- Ứng dụng: dựng cho cỏc dự ỏn xõy dựng, hải ngoại hay cỏc khu vực xa cỏch với văn phũng chớnh của cụng ty. Hỡnh 14. Sơđồ cơ cấu tổ chức theo dự ỏn của một tổng cụng ty Bảng 2. Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức tới dự ỏn xõy dựng Cơ cấu Cơ cấu chức năng Cơ cấu ma trận Cơ cấu dự ỏn Đặc tớnh tổ chức dự ỏn Ma trận mềm Ma trận cõn bằng Ma trận mạnh Quyền hành của chủ nhiệm dự ỏn Ít hoặc khụng cú Hạn chế Thấp đến trung bỡnh Trung bỡnh đến cao Cao đến toàn bộ
Nguồn tài nguyờn sẵn cú Ít hoặc khụng cú Hạn chế Thấp đến trung bỡnh Trung bỡnh đến cao Cao đến toàn bộ Ai kiểm soỏt ngõn
sỏch dự ỏn chGiỏm ức nđốăng c chGiỏm ức nđốăng c Kết hợp Chdủự nhi ỏn ệm Chdủự nhi ỏn ệm
Vai trũ của chủ nhiệm dự ỏn Bỏn thời gian Bỏn thời gian Toàn bộ thời gian Toàn bộ thời gian Toàn bộ thời gian Nhõn viờn hành chớnh quản lý dự ỏn Bỏn thời
gian Bỏn thgian ời Bỏn thgian ời thToàn bời gian ộ thToàn bời gian ộ