I.1 Giới thiệu chung
Cụng tỏc tổ chức và quản lý cú vai trũ quan trọng vỡ nú liờn qua tới tất cả cỏc cụng việc triển khai thực hiện dự ỏn. Đểđạt được mục tiờu chung thỡ cần phải xõy dựng và duy trỡ một cơ cấu, trong đú xỏc định rừ vai trũ và nhiệm vụ của từng bộ phận, cỏ nhõn trong doanh nghiệp phải thực hiện. Cơ cấu đú chớnh là tổ chức của doanh nghiệp. Mục đớch cuối cựng của tổ chức là xõy dựng được một hệ thống chớnh thức gồm cú những vai trũ và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ cú thể cộng tỏc được với nhau một cỏch tốt nhất trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc mục tiờu của doanh nghiệp.
Khỏi niệm tổ chức doanh nghiệp:
- Tổ chức là quỏ trỡnh sắp xếp và bố trớ cụng việc, giao quyền hạn và phõn phối cỏc nguồn lực của doanh nghiệp sao cho chỳng đúng gúp một cỏch tớch cực và cú hiệu quả vào mục tiờu chung của doanh nghiệp.
- Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay những nỗ lực của hai hay nhiều người kết hợp với nhau một cỏch cú ý thức.
Đặc điểm của tổ chức
- Sức mạnh của tổ chức là sự nỗ lực kết hợp của mỗi thành viờn - Mỗi tổ chức đều cú mục tiờu chung
- Sự phõn cụng lao động: cỏc cụng việc phức tạp cú thể thực hiện một cỏch thành cụng nhờ vào việc phõn chia chỳng thành cỏc cụng việc cụ thể cú hệ thống. Thụng qua đú giỳp doanh nghiệp cú thể sử dụng một cỏch cú hiệu quả cỏc nguồn lực của mỡnh. Phõn cụng lao động tạo điều kiện cho mỗi thành viờn của doanh nghiệp chuyờn sõu vào một cụng việc cụ thể hoặc một nghề nghiệp cụ thể.
- Trong tổ chức bao giờ cũng gồm một hệ thống thứ bậc quyền lực từ trờn xuống dưới. Nội dung của tổ chức:
- Tổ chức cơ cấu: bao gồm việc phõn chia doanh nghiệp theo cỏc bộ phận khỏc nhau và xỏc định nhiệm vụ cho từng bộ phận
- Tổ chức quỏ trỡnh: thiết kế quỏ trỡnh quản lý, làm cho cơ cấu đó được xõy dựng cú thể vận hành được trong thực tế thụng qua việc xõy dựng cỏc nội quy, quy chế trong hiệp tỏc nội bộ cũng như mối quan hệ qua lại giữa cỏc bộ phận trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp. Cụng tỏc tổ chức đũi hỏi đội ngũ cỏn bộ cú trỡnh độ, kinh nghiệm cũng như những phẩm chất cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Một trong những cụng tỏc quan trọng nhất của tổ chức là xõy dựng cơ cấu nhõn sự. Việc xõy dựng cơ cấu nhõn sựđược hiểu hiểu rằng, đú là việc bổ nhiệm và duy trỡ những nhiệm vụđó bổ nhiệm theo yờu cầu đặt ra bởi cơ cấu tổ chức. Nú gắn liền với việc đặt ra những yờu cầu cần thiết cho một cụng việc hoặc một nghề nghiệp. Nú cũn bao gồm cả việc tuyển chọn những người đểđảm nhiệm chức vụđú.
I.2 Mụ hỡnh tổ chức
Trong mọi tổ chức núi chung và nhúm thực hiện dự ỏn núi riờng thỡ luụn cú một cấu trỳc chớnh thức cho biết cỏc trỏch nhiệm cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng cấp quản lý. Nú chỉ ra sự bố trớ của cỏc bộ phận khỏc nhau trong tổ chức và mối liờn hệ qua lại như thế nào. Ngoài ra, cấu trỳc này sẽ mụ tả cụ thể về cụng việc yờu cầu cũng như mối liờn hệ và phối hợp của cỏc vị trớ làm việc với nhau. Cỏc cấp bậc trong quản lý sẽđược hỡnh thành với mọi bộ phận trong cấu trỳc đú để đạt được mục đớch chung của tổ chức. Trong khi cỏc cấu trỳc chớnh thức của tổ chức được thiết lập một cỏch thận trọng thỡ cũn cú cỏc cấu trỳc khụng chớnh thức. Khi đú những mối liờn hệ khụng chớnh thức, nhưng nhanh và dễ dàng hơn sẽ thường được sử dụng khi hệ thống chớnh thức tỏ ra chậm chạp, quan liờu và khụng cũn hiệu quả nữa. Để mụ tả cơ cấu tổ chức thỡ trong quản lý xõy dựng hay dựng loại sơđồ tổ chức để mụ tả cấu trỳc chớnh thức cũng như cỏc chi tiết quan hệ tương tỏc của tổ chức và cỏc bộ phận cấu thành. Khi đú, cú hai khớa cạnh chớnh của tổ chức được thể hiện là mối liờn hệ theo phương đứng và phương ngang. Phương đứng sẽ chỉ ra cơ cấu về cấp bậc quản lý trong tổ chức. Phương ngang mụ tả sự khỏc biệt về chức năng trong cựng một cấp bậc. Hỡnh 10 đưa ra một vớ dụ về sơđồ tổ chức của một cụng ty xõy dựng điển hỡnh.
Cú một số cỏc nguyờn tắc truyền thống đó tồn tại rất lõu trong việc thiết lập cơ cấu tổ chức. Rất nhiều nguyờn tắc được đưa ra từ giai đoạn hỡnh thành khỏi niệm quản lý ở đầu thế kỷ 20 và tương đối phự hợp với giai đoạn đú. Những nguyờn tắc truyền thống này được thiết lập do cú cỏc yờu cầu về cơ cấu tổ chức cứng nhắc hay cũn gọi là hệ thống đúng, nơi khụng cú mối liờn hệ tương tỏc với mụi trường cụng việc xung quanh. Trong thế giới hiện đại thỡ khỏi niệm này đang bị cho là khụng hợp lý nữa do cú sự thay đổi nhanh chúng của khoa học cụng nghệ, nhu cầu khỏch hàng và những yờu cầu đa dạng của tổ chức. Tuy nhiờn, mụ hỡnh truyền thống vẫn cũn
được ỏp dụng tại nhiều nơi, đặc biệt với cỏc tổ chức nhỏ lẻ hay nơi cú mụi trường cụng việc tương đối ổn định và sử dụng cụng nghệ cũn lạc hậu.
Hỡnh10. Sơđồ tổ chức của một cụng ty xõy dựng
Trước tiờn, cơ cấu tổ chức là một phần quan trọng trong quản lý xõy dựng. Theo truyền thống thỡ cỏ nhõn khụng phải là phần chớnh của tổ chức. Một cơ cấu được thiết lập để cú thể tạo nờn mức độ hiệu quả nhất của tổ chức. Do vậy, quyền lực thực tếđược trao cho vị trớ chức vụ chứ khụng phải cho cỏ nhõn cụ thểđảm nhiệm cỏc chức vụđú. Nguyờn tắc đầu tiờn được biết đến là nguyờn tắc vụ hướng, theo đú quyền lực và trỏch nhiệm sẽđược thiết lập theo phương đứng từ mức trờn cựng của cơ cấu, qua cỏc cấp bậc trung gian tới mức thấp nhất. Đõy chớnh là cơ sở của cơ cấu phõn cấp trong tổ chức và tạo nờn sự phõn cấp quyền lực và trỏch nhiệm cho cỏc phần khỏc nhau theo phương đứng. Việc phõn chia lao động cũng là một khỏi niệm truyền thống cơ bản trong việc thiết lập cơ cấu tổ chức. Cụng việc cần hoàn thành để giỳp tổ chức cú thểđạt được mục tiờu đề ra sẽđược phõn nhỏ thành cỏc phần việc theo cỏc kỹ năng của cụng nhõn. Cỏc phũng ban, bộ phận hoặc nhúm đội được hỡnh thành và kết hợp lại với nhau thành cơ cấu tổ chức. Việc ỏp dụng
nguyờn tắc vụ hướng sẽ tạo nờn cỏc mức độ trỏch nhiệm và quyền hành. Khi được bổ nhiệm vào vị trớ cụng việc với trỏch nhiệm và quyền hành cụ thể, bất kỳ cỏ nhõn nào cũng phải chấp nhận rằng họ cần tuõn theo sự sắp đặt cụng việc theo chiều từ trờn xuống. Nếu làm theo cỏch này thỡ cỏc cỏ nhõn trong tổ chức cú thể hũa nhập một cỏch cú hiệu quả vào hệ thống tổ chức đểđạt được mục tiờu chung.
Khỏi niệm phạm vi quản lý trở nờn quan trọng trong phương phỏp quản lý truyền thống do cơ cấu tổ chức dựa vào sự phõn cấp trỏch nhiệm và quyền hành theo phương đứng, phụ thuộc vào mối quan hệ cấp trờn - cấp dưới. Phạm vi quản lý liờn quan tới cõu hỏi là một người quản lý cú thể giỏm sỏt bao nhiờu nhõn viờn dưới quyền, hay núi cỏch khỏc là người quản lý cú thểđiều
hành hiệu quả bao nhiờu người khỏc. Thật khú cú thể trả lời cõu hỏi về việc phạm vi quản lý sẽ là rộng hay hẹp, cú thể là 10 người nhưng cũng cú thể là 30 người. Điều này phụ thuộc nhiều vào cỏc yếu tố khỏc như mụi trường tỏc động, khoa học cụng nghệ sử dụng và ảnh hưởng của tư duy suy nghĩ. Ngoài mối liờn hệ theo phương đứng đó núi ở trờn cũn cú mối liờn hệ theo phương ngang, trong đú cỏc tỏc nhõn tiến hành cựng một loại cụng việc hay được nhúm lại với nhau trong cỏc phũng ban, tổđội. Việc sử dụng cả mối liờn hệđứng và ngang sẽ tạo nờn cỏc kiểu cơ cấu tổ chức khỏc nhau. Phần tiếp sau sẽ mụ tả kỹ hơn về cỏc hỡnh thức tổ chức này.