Hoạt động phân phối vật chất là một hệ thống liên kết tổng thể các lĩnh vực của phân phối, DN buộc phải cĩ những chính sách hồn thiện về quy trình hoạt động của hệ thống này, nhằm tiết kiệm chi phí hoạt động, gia tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng, đem đến sự
hài lịng cao nhất cho khách hàng, gia tăng lợi thế cạnh tranh.
Nội dung thực hiện
Xây dựng quy trình làm việc cụ thể, mơ tả cơng việc, nhiệm vụ rõ ràng cho từng vị
trí, từng phịng ban, phân người quản lý điều hành hoạt động phân phối.
Tác giả đề xuất quy trình hoạt động phân phối chia làm nhiều bước cơ bản cho các phịng ban thực hiện như sau:
Hình 3.5 Quy trình hoạt động phân phối
Kết hợp với việc phải soạn thảo một hệ thống văn bản mơ tả rõ ràng cơng việc phải làm của từng vị trí, lưu hồ sơ chứng từ, dịng luân chuyển chứng từ, hàng hĩa.
Phịng kinh doanh: Tiếp nhận, phản hồi đơn đặt hàng trong vịng 2 giờ kể từ khi nhận được đơn hàng, thỏa thuận với khách hàng về điều khoản hợp đồng và đi đến soạn thảo ký kết hợp đồng.
Theo dõi quá trình thực hiện bán hàng, phục vụ khách hàng từ khi nhận được đơn hàng đến khi giao hàng, nghiệm thu xong.
Bộ máy quản lý Hệ thống thơng tin 1. Tiếp nhận – phản hồi 2. Thỏa thuận – ký kết hợp đồng 3.Lưu hợp đồng - đặt cọc 8.Thi cơng lắp đặt, bàn giao nghiệm thu 4.Yêu cầu xuất hàng Kiểm tra hàng tồn 6. Chuẩn bị giao 7. Lịch giao hàng – xuất hàng - vận chuyển 5.Đặt hàng Khách hàng 9 Thu nợ - Thanh lý hợp ồ 10.Bảo hành – bảo trì
Phịng kế tốn: Lưu giữđơn hàng, theo dõi đặt cọc, thanh tốn đặt hàng nước ngồi. Xuất hĩa đơn trước khi giao hàng, làm phiếu thu tiền (nếu cĩ), cập nhật ngay các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh vào hệ thống thơng tin (phần mềm kế tốn, bán hàng) của DN, thu nợ.
Phịng quản lý kho : Kiểm tra hàng tồn, đề xuất đặt hàng khi khơng cĩ đủ hàng sẵn, chuẩn bị hàng giao, đĩng gĩi.
Bố trí, bảo quản hàng hĩa trong kho, lập phiếu nhập kho đúng thực tế, kiểm sốt chính xác hàng ra vào kho sao cho khoa học dễ nhớ, tạo điều kiện quản lý và soạn hàng nhanh chĩng.
Phịng xuất nhập khẩu, mua hàng : Nhận đơn đề xuất nhập hàng hoặc mua hàng trong nước, theo đõi đặt hàng, đề nghị thanh tốn tiền mua hàng, làm thủ tục nhập hàng từ
nước ngồi về.
Phịng kỹ thuật,giao hàng : Kết hợp với nhân viên kinh doanh, tư vấn về kỹ thuật hàng hĩa, mặt bằng, nền mĩng thi cơng lắp đặt. Sắp xếp bố trí phương tiện vận chuyển, thực hiện giao hàng, nghiệm thu, hướng dẫn sử dụng, thu tiền hàng (nếu cĩ) theo lịch đã hẹn với khách hàng. Thời gian thực hiện theo bảng tiêu chuẩn.
Lập kế hoạch và liên hệ khách hàng ba tháng một lần về việc cần thiết thay dầu nhớt, thay phụ kiện, để giữ thiết bị lâu bền hơn. Tranh thủ sự hài lịng của khách hàng chào bán thêm phụ kiện thay thế sửa chữa, thuyết phụ khách hàng mua thêm thiết bị mới.
Ban quản lý thường xuyên khuyến khích cải tiến cơng việc thơng qua các hoạt động theo dõi và giám sát, giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động và sự thỏa mãn của khách hàng, đào tạo cho nhân viên mới tiếp cận cơng việc nhanh chĩng hơn.
Soạn thảo quy định rõ ràng về thời gian nhập hàng, thời gian thi cơng cho từng hạng mục… giúp nhân viên làm việc đúng ngay từđầu. Dựđốn các sự cố thường gặp và cách xử lý, phân quyền hạn và phạm vi quyết định của từng vị trí trong ban quản lý, những lỗi
được quyền chủđộng xử lý khơng cần sự hỗ trợ từ cấp trên.
Đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá tồn bộ hoạt động, chi tiết cụ thể từng khâu, từng vị
Thời gian thực hiện Xây dựng bảng tiêu chí đánh giá Chi phí thực hiện
(dựa trên bốn tiêu chí cơ bản) Sự hài lịng của khách hàng
Giá trị gia tăng, tiết kiệm chi phí cho DN Quy trình phân phối cĩ thể phức tạp hơn hoặc đơn giản hơn tùy vào giá trị và nội dung đơn hàng, đối tượng khách hàng, yêu cầu phức tạp về kỹ thuật, khoảng cách từ kho hàng của DN đến nơi giao hàng.
Đào tạo, rèn luyện nhân viên kỹ năng ghi sổ tay, lập kế hoạch cơng việc, huấn luyện, giảng giải cho nhân viên về quy trình mới.
Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cơng việc cho từng phịng ban, xây dựng chính sách khuyến khích, thưởng cho những nhân viên làm xuất sắc, giải quyết tình huống tốt, phạt cho những cơng việc kéo dài quá thời gian quy định mà khơng cĩ lý do chính đáng.
Kết quả dự kiến khi thực hiện giải pháp
Bộ máy nhân sự của DN làm việc cĩ kế hoạch, cĩ trách nhiệm, chủ động thực hiện cơng việc và xử lý tình huống, giảm bớt cơng việc cho quản lý giám sát.
Tạo điều kiện cho dịng chảy hàng hĩa được thơng suốt, gia tăng sự thỏa mãn của khách hàng, giảm chi phí hoạt động.