2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển TOPTUL ởĐài Loan
Sản phẩm cơ khí cầm tay thương hiệu TOPTUL - được sáng chế năm 1994 bởi ơng Chiao Wei, chủ tịch tập đồn ROTAR tại Đài Loan – với mong muốn trở thành thương hiệu sản phẩm cơ khí cầm tay hàng đầu (the top of tools).
Với khẩu hiệu “The mark of professional tools” (Dấu hiệu của dụng cụ chuyên nghiệp), tập đồn ROTAR hoạt động và phát triển theo bốn chính sách sau:
- Sản phẩm khơng khuyết tật - Sản phẩm chuẩn hĩa - Giao hàng đúng hẹn
- Đáp ứng nhu cầu thị trường tồn cầu
Khơng ngừng nghiên cứu phát triển hồn thiện sản phẩm, đến nay TOPTUL đã cĩ mặt trên 80 nước và số lượng sản phẩm lên đến trên 5000 mã sản phẩm bao gồm:
- Bộ tủ dụng cụ tiêu chuẩn - Cờ lê và cần xiết lực - Tuýp vặn ốc các loại và phụ kiện - Súng hơi xiết ốc, và phụ kiện - Lục giác các loại - Tua vít các loại, tơ vít cách điện - Kìm các loại
- Búa và thanh trượt - Tủ chứa dụng cụ
- Dụng cụ chuyên dùng cho ngành ơ tơ - Các dụng cụ dùng cho sửa chữa cơ khí khác
2.1.1.2 Giới thiệu chung về Vimet
Nhà nhập khẩu và phân phối độc quyền thương hiệu TOPTUL tại thị trường Việt Nam là cơng ty Cổ phần Kỹ Thuật Thiết Bị Việt Mỹ (VIMET). Tiền thân là Doanh nghiệp tư nhân Chín Số Chín, được thành lập từ tháng 8/2005. Tháng 2/2009 thành lập VIMET tại
địa chỉ 88 Lê Trung Nghĩa, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM. Đồng thời tồn bộ hàng hĩa và khách hàng chuyển từ DNTN Chín Số Chín sang VIMET.
Phương châm hoạt động “Lấy chí cơng xây chữ tín, dùng chữ tín để kinh doanh”, tập thể ban giám đốc và nhân viên đã khơng ngừng nỗ lực xây dựng VIMET ngày càng vững mạnh.
Vừa tích lũy, vừa tái sản xuất mở rộng sản xuất kinh doanh, đến nay Vimet hợp tác sản xuất thiết bị sửa chữa vỏ lốp ơ tơ, xe máy, thương hiệu của chính DN là Vimet và thiết bị thủy lực thương hiệu HIDI, đồng thời là NPP sản phẩm của nhiều hãng nổi tiếng trên thế
giới.
TOPTUL là sản phẩm cơ khí cầm tay được VIMET tập trung đầu tư phát triển thị
trường như một sản phẩm chiến lược của cơng ty.
Hiện nay TOPTUL được trưng bày và bán ở các chi nhánh và đại lý chính thức : - Chi nhánh và phịng trưng bày tại địa chỉ 601 Trường Chinh, Quận 12, Tp.HCM - Chi nhánh 1 A: 276A/4B Quốc lộ 1A, Tân Chánh Hiệp, Quận 12, TP.HCM Sáu đại lý trưng bày và phân phối chính thức:
- Cơng ty TNHH thiết bị và cơng nghệ TEKCOM - Gia Lâm, Hà Nội - Cơng ty cổ phần sản xuất và thương mại Đăng Anh - Hải Phịng
- Cơng ty TNHH thiết bị Kỹ thuật Ngơi Sao Á Châu - Quận 10, Tp. HCM - Cơng ty TNHH DVTM Tân An Phát – VSIP, Thuận An, Bình Dương - CƠNG TY TNHH HẢI NGỌC – TP.Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
- CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM – trưng bày và bán ở 17 trung tâm siêu thịđiện máy trên tồn quốc.
Với sự đầu tư thích đáng của Vimet, thương hiệu TOPTUL ngày càng được nhiều người biết đến và chiếm được tình cảm của người tiêu dùng tại thị trường này.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ2.1.2.1 Chức năng 2.1.2.1 Chức năng
Là tổ chức kinh tế độc lập, cĩ đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch tốn kinh tế độc lập, cĩ con dấu riêng, cĩ tài khoản riêng, để tiến hành giao dịch và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ngành nghề hoạt động : Nhập khẩu và phân phối, mua bán thiết bị sửa chữa ơ tơ, xe máy, thiết bị rửa xe làm sạch bơi trơn, thiết bị kiểm định, thiết bị sử dụng trong garage, thiết bị dạy nghề, thiết bị cơng nghiệp & dụng cụ cầm tay..., dịch vụ thương mại về kỹ thuật và cơng nghệ: thực hiện thi cơng, lắp đặt chuyển giao cơng nghệ, dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì.
Phân phối các thương hiệu của DN về thiết bị sửa chữa ơ tơ : VIMET, HIDI
Là đại lý chính thức nhập khẩu và phân phối độc quyền các thương hiệu: TOPTUL, RAASM, Airpro, GEDORE, Nanhua …
Ngồi ra Vimet cịn mua bán sản phẩm trong nước và nhập khẩu và phân phối của các thương hiệu khác như : Kawasaki, Bosch, Robinair, JTC, Heshbon, Swan, Yashima...
2.1.2.2 Nhiệm vụ
Xây dựng kế hoạch kinh doanh, phát triển hệ thống mạng lưới phân phối hàng hĩa, và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh theo qui chế hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của DN.
Đề ra những chiến lược, sách lược kinh doanh và mục tiêu cụ thể sao cho đem lại hiệu quả và lợi nhuận như DN mong muốn.
Sử dụng hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo trang trải về mặt tài chính sản xuất kinh doanh cĩ hiệu quả và đáp ứng yêu cầu phục vụ việc phát triển kinh tế và nhập khẩu của đất nước.
Tuân thủ các chính sách và chếđộ pháp luật của Nhà nước, thực hiện nghĩa vụđĩng thuếđầy đủđem lại nguồn thu cho đất nước.
Đào tạo phát triển nguồn nhân lực, xây dựng mơi trường kinh doanh lành mạnh
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của VIMET
Cơ cấu tổ chức DN bao gồm Tổng giám đốc và các giám đốc phụ trách các phịng ban
(Nguồn: Bộ phận quản lý chung Cơng ty CP Kỹ Thuật Thiết Bị Việt Mỹ)
Hội đồng quản trị: là bộ phận lãnh đạo cao nhất, cĩ chức năng quản lý hoạt động của DN, chịu trách nhiệm trước các cổđơng về sự phát triển của DN.
Ban giám đốc: Là cơ quan điều hành trực tiếp đối với các hoạt động của cơng ty cĩ chức năng thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Ban giám đốc bao gồm Tổng Giám đốc điều hành tồn bộ hoạt động của cơng ty và các giám
đốc các phịng ban hỗ trợ thực hiện. Các phịng ban giúp việc cho ban Giám đốc gồm các trưởng phịng.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của VIMET giai đoạn 2010 đến tháng 6/2013
Hình 2.1- Cơ cấu tổchức của VIMET TỔNG GIÁM ĐỐC GĐ KINH DOANH GĐ Kỹ Thuật GĐ Tài chính – Nhân sự - XNK HĐQT P. Kỹ thuật P. giao hàng P. kế tốn Bộ phận quản lý chung P. Xuất nhập khẩu P. IT, web Bộ phận kho hàng Phịng KD Thiết bị ơ tơ P.KD Thiết bị cơng nghiệp P. KD Dự Án P. Cơng nghệ
Kết quả sản xuất kinh doanh của Vimet từ năm 2010 đến hết tháng 6/2013 được thể hiện trong bảng sau: Bảng 2. 1 Kết quả HĐKD VIMET từ năm 2010 đến tháng 6/2013 (triệu đồng) CHỈ TIÊU Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Quý I + II Năm 2013 1. Tổng Doanh thu 94.962,27 132.175,70 173.452,40 79.727,20
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 13,20 158,61 7,24
3. Doanh thu thuần 94.962,27 132.175,70 173.452,40 79.727,20
4. Giá vốn hàng bán 78.714,00 07.191,25 144.566,92 67.447,05
5. Lợi nhuận gộp 16.248,27 24.984,45 28.885,48 12.280,15
6. Doanh thu hoạt động tài chính 10,18 6,21 6,41 14,10
7. Chi phí tài chính 453,60 1.017,20 1.287,60 536,30
Trong đó : Chi phí lãi vay 453,60 1.017,20 1.287,60 536,30
8. Chi phí quản lý kinh doanh 13.539,30 21.128,17 23.528,30 10.685,27
9.Lợi nhuận thuần từ HĐKD 2.265,55 2.855,29 4.085,99 1.072,68
10. Thu nhập khác 2,15 14,39 16,10 123,20
11. Chi phí khác - 13,81 15,18 152,13
12. Lợi nhuận khác 2,15 0,58 0,92 (28,93)
13. Tổng lợi nhuận trước thuế 2.267,70 2.855,87 4.086,91 1.043,75
14. Thuế thu nhập DN 566,93 499,78 715,21 260,94
15. Lợi nhuận sau thuế 1.700,78 2.356,09 3.371,70 782,81
0.00 20,000.00 40,000.00 60,000.00 80,000.00 100,000.00 120,000.00 140,000.00 160,000.00 180,000.00 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Quý I + II Năm 2013 Tổng Doanh thu (Triệu đồng)
Hình 2.2 Biểu đồ doanh thu VIMET năm 2010 đến tháng 6/2013
Qua bảng trên ta thấy với sự phấn đấu khơng ngừng của tập thể cán bộ cơng nhân viên trong DN, doanh số qua các năm tăng nhanh và cĩ dấu hiệu phát triển tốt. Cụ thể năm 2011 doanh thu tăng 39%, 2012 tăng 31%, 6 tháng đầu năm 2013 doanh số ít chỉ đạt tỷ lệ
46% doanh thu của năm 2012, đây là do vấn đề mùa vụ. Doanh thu của DN thường cao hơn vào những tháng cuối năm do nhu cầu mua sắm, trang bị của khách hàng.
Phân tích doanh thu sản phẩm TOPTUL tại VIMET giai đoạn 2010 đến tháng 6/2013
Tỷ lệ doanh số của TOPTUL trên doanh thu của cả cơng ty VIMET từ năm 2010 đến tháng 6/2013 thể hiện trong bảng sau:
Bảng 2.2 Phân tích doanh thu bán hàng TOPTUL (đvt : triệu đồng)
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Quý I + II Năm 2013 1. Tổng Doanh thu 94.962,27 132.175,70 173.452,40 79.727,20 Trong đĩ DT TOPTUL 43.214,44 72.979,52 109.758,80 53.623,28
Tỷ trọng 46% 55% 63 % 67%
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty CP Kỹ Thuật Thiết Bị Việt Mỹ)
Qua phân tích, doanh thu của TOPTUL tăng nhanh qua các năm, tỷ trọng doanh thu hàng TOPTUL trong tổng doanh thu của VIMET cũng tăng nhanh đột biến từ 46% năm 2010 lên đến 67% năm 2013. Để cĩ kết quả này là do sự đầu tư tập trung phát triển thị
trường hàng TOPTUL của VIMET như một mặt hàng chủ lực của DN.
2.2 Thực trạng quản lý hoạt động phân phối sản phẩm cơ khí cầm tay TOPTUL tại Cơng ty CP KT TB Việt Mỹ Cơng ty CP KT TB Việt Mỹ
Hoạt động phân phối sản phẩm bao gồm những cơng việc: xử lý đơn đặt hàng, quyết
định bố trí kho bãi dự trữ, quyết định khối lượng hàng lưu kho, vận chuyển sản phẩm, đĩng gĩi bảo quản.
Hiệu quả của các hoạt động phân phối sản phẩm được đo lường, đánh giá qua các tỷ
lệ chi phí trên doanh thu, tỷ lệ chi phí trên tồn kho, vịng quay hàng tồn kho và các chỉ tiêu
Hình 2.3 Sản phẩm dụng cụ TOPTUL
2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng
Sau quá trình tích cực tiếp cận, chào giá và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm NVKD sẽ nhận được những đơn đặt hàng. Hoạt động phân phối bắt đầu với một đơn đặt hàng, được bộ máy nhân sự của DN thực hiện qua ba bước cơ bản sau :
Bước 1: Kiểm tra thời gian giao hàng
Việc kiểm tra đơn giản mất khoảng 30 phút khi tồn bộ đơn hàng chỉ cĩ sản phẩm TOPTUL và cĩ sẵn đúng model sản phẩm theo tiêu chuẩn nhà sản xuất. Khi danh sách hàng yêu cầu chưa rõ ràng và đúng model sẽ phải mất thời gian kiểm tra đúng model sản phẩm
để tìm hoặc tìm theo từ khĩa trên bảng hàng tồn, thời gian kiểm tra cĩ thể lên đến 1 ngày hoặc lâu hơn nữa.
Đối với một đơn hàng cĩ nhiều sản phẩm của thương hiệu khác nhau thì thời gian kiểm tra sẽ lâu hơn vì các mặt hàng khác của DN chưa được chuẩn hĩa hết về model, tên gọi, nhiều thương hiệu khác chưa chuẩn model mã số, thậm chí phải đợi kiểm tra từ các nhà cung cấp khác trong và ngồi nước.
Mục tiêu xử lý đơn hàng nhanh, giao hàng đầy đủ, đúng chủng loại. Do vậy với những mặt hàng khơng đủ số lượng hàng cĩ sẵn, phải xem xét cĩ thể lấy từ trong những bộ hàng lớn, xếp thành bộ từ những hàng nhỏ cịn tồn, hoặc những model khác tương đương thuyết
phục khách hàng thay đổi đểđáp ứng hàng giao ngay. Những mặt hàng khơng cĩ sẵn đủ số
lượng, sẽ thỏa thuận với khách hàng cĩ thể chia thành nhiều lần giao hàng.
Bước 2: Thỏa thuận các điều kiện của hợp đồng
NVKD thoả thuận với khách hàng các điểu khoản thanh tốn, giao hàng, dịch vụ hậu bán hàng. Cơng ty quy định chính sách tín dụng chuẩn là trả trước 50% khi đặt hàng, 50 % ngay sau khi bàn giao nghiệm thu. Khách hàng là thương mại yêu cầu trả 100% trước hoặc sau khi nhận hàng. Chính sách này cĩ thể thay đổi tùy theo nhận định của kinh doanh về
tiềm năng khách hàng và mối quan hệ.
Khách hàng thường yêu cầu chính sách tín dụng, giao hàng cĩ lợi hơn cho họ. Đội ngũ kinh doanh của DN cịn non trẻ và vì quyền lợi của bản thân, do vậy đơi khi cịn những thỏa thuận hợp đồng khơng cĩ lợi cho DN, dẫn đến những mâu thuẫn trong hệ thống. Chính sách cơng nợ chặt chẽ giúp DN quản lý cơng nợ tốt nhưng sẽ làm giảm lợi thế cạnh tranh của NVKD.
Việc xử lý đơn hàng và thỏa thuận các điều kiện của hợp đồng được thực hiện tốt hơn
ở vị trí nhân viên bán sỉ, do NVKD bán sỉ là nữ, kỹ năng sử dụng vi tính văn phịng tốt, cập nhận thơng tin hàng tồn nhanh, hàng bán sỉ là TOPTUL đã được chuẩn model mã số, điều khoản cho những đơn hàng đã đưa vào quy định tương đối chuẩn. Những nhân viên này gặp nhiều khĩ khăn khi khách hàng mua những sản phẩm cần sự tư vấn về kỹ thuật, độ chính xác, và những máy mĩc thiết bị cơ khí khác.
Bước 3: Chuẩn bị và giao hàng
Đối với đơn hàng cĩ sẵn tồn kho: thời gian giao tùy thuộc vào số lượng đặt hàng, cĩ thể giao ngay, hoặc trong vịng 24 giờ sau khi đặt hàng. Tuy nhiên số lượng hàng nhiều và sựđa dạng của sản phẩm gây chậm trễ cho việc chuẩn bị hàng giao.
Đối với những mặt hàng khơng cĩ sẵn: NVKD gửi phịng nhập khẩu lên kế hoạch nhập hàng. Thời gian từ khi gửi đơn hàng đến khi nhận được hàng khoảng 30 đến 45 ngày (trong đĩ khoảng 30 ngày chuẩn bị hàng từ nhà máy TOPTUL, 10 đến 15 ngày cho vận chuyển từĐài Loan về Việt Nam và thủ tục hải quan cảng biển hai bên).
Thủ tục giấy tờ thực hiện khá đơn giản và nhanh chĩng từ việc kiểm tra đơn hàng, thanh tốn, chuẩn bị hàng hồ sơ xuất hĩa đơn, in biên bản bàn giao, giấy bảo hành, xuất kho, sắp xếp lịch giao hàng.
Sự sắp xếp kho chưa được khoa học, nhân sự kho hiểu biết hết về sản phẩm cịn hạn chế, soạn hàng thiếu sự năng động, khơng nhớ hết các vị trí hàng trong kho, đây là vấn đề
bất cập tạo nên bộ máy nhân sự kồng kềnh, chi phí nhân sự kho cao, chưa đạt hiệu quả cao. Số lượng mặt hàng lớn, cĩ thể sơ xuất về lượng hàng thực tế và hồ sơ chứng từ bàn giao hàng khơng khớp gây thất thốt hàng khi gặp những khách hàng khơng trung thực.
2.2.2 Kho bãi dự trữ
Đặc thù của DN là hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu là chủ yếu, mục tiêu lượng hàng dự trữ nhiều để đáp ứng nhu cầu ngay lập tức của thị trường. Hàng nhập về kho thường vận chuyển bằng container hoặc xe tải 1,5 tấn trở lên, số lượng hàng nhiều và đĩng theo từng thùng nhỏ, mặt hàng nhỏ nhất cĩ trọng lượng 1g, và lớn nhất là 125kg. Tổng số
mặt hàng theo cataloge là trên 5000 mã hàng, thực tế nhập về DN trên 4500 mã hàng, do vậy diện tích kho bãi dự trữ phải đủ rộng để chứa hàng và di chuyển hàng vào ra.
Hiện nay DN cĩ hai kho chứa kho hàng gọi là kho An Sương và kho Tân Phong, khoảng cách giữa hai kho là 4km. Doanh thu và chi phí kho bãi thống kê riêng cho sản phẩm TOPTUL thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.3 : Phân tích chi phí dự trữ hàng TOPTUL qua các năm Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Quý I + II Năm 2013
Doanh thu hàng TOPTUL
(triệu đồng) 43.214,44 72.979,52 109.758,80 53.623,28 Chi phí kho dự trữ (triệu đồng) 372,96 615,68 832,84 401,27
Tỷ lệ chi phí kho/ Doanh thu 0,9% 0,8% 0,8% 0,7%
Tỷ lệ chi phí kho/ Giá trị tồn
kho 8,4% 10,3% 11,5% 5,4%
(Nguồn: Phịng kế tốn – Cơng ty CP KT TB Việt Mỹ)
Qua phân tích cho thấy chi phí kho dự trữ khá hợp lý, bao gồm chi phí thuê kho, dịch vụ bốc xếp nâng hạ, bảo hiểm, chi phí duy trì kho.
Kho An Sương : Kho đặt ngay tại văn phịng làm việc của chi nhánh An Sương địa chỉ 601 Trường Chinh, Quận 12, TP.HCM với diện tích để kho là 260m2 bao gồm bốn phịng kho, hai phịng tầng trệt ( Kho 1A, 1B), hai phịng lầu một (Kho 2A, 2B).
Địa điểm này do DN thuê văn phịng nên khơng gian các phịng thấp và nhỏ, khơng thơng thống, khơng thích hợp cho kho hàng cơ khí, thậm chí cịn phải vận chuyển hàng lên