Mục tiêu cần đạt được
Cần thiết phải ghi chép đầy đủ nhanh chĩng về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như
bán hàng, giao hàng, sự chính xác của lượng hàng nhập xuất, lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí thơng tin thơng suốt. Cơ sở dữ liệu đầy đủ cùng những báo cáo thống kê, phân tích bán hàng giúp cán bộ và nhân viên ra quyết định một cách nhanh chĩng và chính xác. Đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhiều nhất cĩ thể, gia tăng giá trị cho khách hàng và nâng cao lợi thế cạnh tranh.
DN nên mua phần mềm quản lý bán hàng: nhiều chức năng theo yêu cầu của DN, cĩ thể yêu cầu viết thêm để xử lý những cơng việc cần thiết:
Hình 3.1 Mơ hình chức năng cơ bản yêu cầu của phần mềm quản lý
Tồn bộ dữ liệu về việc báo giá, mua hàng, bán hàng, cơng nợ, thanh tốn, phát sinh liên đến hoạt động bán hàng của DN đều phải được ghi nhận trên phần mềm quản lý. Việc này giúp cho các phịng ban tiếp cận thơng tin một cách nhanh chĩng, chính xác, tạo điều kiện cho HTTT thơng suốt trong DN.
Báo cáo phân tích doanh thu bán hàng của từng nhân viên, khu vực, ngành nghề để
cĩ những quyết định về chính sách khuyến khích nhân viên, quyết định bán hàng và chính sách kinh doanh cho từng ngành nghề, từng vùng.
Báo cáo những mặt hàng khơng đủ số lượng tồn kho, báo cáo mặt hàng bán chạy, mặt hàng cĩ doanh số lớn, lợi nhuận nhiều, lượng tiêu thụ bình quân của từng mặt hàng.
Đây là cơ sở phân tích cho những quyết định thiết lập mức tồn kho chuẩn để tái đặt hàng bổ
sung. TRUNG TÂM QUẢN LÝ (Dữ liệu) Phân quyền Quản lý nhân viên Quản lý đặt hàng Quản lý kho Kiểm sốt hoạt động qua Internet, điện thoại, máy tính
Quản lý mua hàng theo định mức tồn, lịch sử bán hàng Xuất / nhập dữ liệu từ file excel Quản lý bán hàng Quản lý bảo hành Quản lý giao hàng Chính sách giá Quản lý cơng nợ Báo cáo
Những mặt hàng chậm luân chuyển cần cĩ chính sách thúc đẩy bán hàng, nhằm thu hồi vốn đầu tư cho những sản phẩm khác cĩ tốc độ luân chuyển và lợi nhuận cao.
Đề xuất định kỳ phân tích lượng tiêu thụ và xu hướng thị trường đểđiều chỉnh lượng tồn kho dự báo dưới mức chuẩn cần tái đặt hàng. Cơng thức tính lượng tồn kho dưới mức cần tái đặt hàng Q cho từng sản phẩm trên file excel một năm một lần theo cơng thức chung thiết lập vào tháng 1 hàng năm.
QDB= ( QTB x R ) x T
QDB: Lượng tồn kho dự báo cần tái đặt hàng
QTB : Lượng tiêu thụ trung bình 1 ngày của năm trước
R : chỉ tiêu tăng trưởng doanh thu năm hiện tại so với năm trước T : thời gian đặt hàng, trung bình hiện tại là 45 ngày
QTU = MAX ( QDB, roundup( QDB /MOQ,0)*MOQ)
QTU : Lượng đặt hàng tối ưu cho từng đơn hàng
MOQ (Minimum quality order): số lượng đặt hàng tối thiểu của một mặt hàng quy định bởi nhà máy cho từng sản phẩm.
MAX: hàm chọn lựa giá trị lớn nhất trong các giá trịđưa ra Roundup : hàm làm trịn lên
Trung bình một tháng đặt hàng 2 lần, dựa trên những hàng báo dưới mức tồn và đơn hàng mới của khách. Mỗi lần đặt hàng nên đặt đầy container, 90% đặt lần 1, 10% cịn lại để dự
trù đặt thêm hàng cho những đơn hàng khách cần gấp đặt thêm lần 2, như vậy mỗi lần chuyển hàng từ nước ngồi về sẽđầy một container để tiết kiệm thêm chi phí.
- Sử dụng phần mềm gửi, nhận fax trên máy tính để lưu lại tồn bộ fax đến, fax đi trên máy tính khi cần thiết mới in ra, giảm bớt chi phí giấy mực in, tránh việc thất thốt dữ
liệu.
- Xây dựng văn hĩa giao tiếp, sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ và các mạng chat thơng dụng như skype, yahoo, hệ thống mail để trao đổi cơng việc và truyền dữ liệu, tạo mơi trường làm việc văn minh chuyên nghiệp.
- Ghi chép, thống kê thơng tin về thị trường, thơng tin liên hệ khách hàng, lịch sử
mua hàng của từng khách hàng, nhĩm đối tượng khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ… tạo cơ
sở cho việc thương thảo các điều kiện của hợp đồng về thời gian giao hàng, điều kiện thanh tốn, điều kiện giao hàng, lựa chọn phương thức dịch vụ vận chuyển.
- Phát triển hệ thống bán lẻ qua trang web www.thegioidungcu.vn, www.toptul.vn. Thơng tin đăng tải phải cĩ đầy đủ thơng số kỹ thuật, hình ảnh, giá của sản phẩm, phương thức thanh tốn qua thẻ ATM, qua chuyển khoản, danh sách các đại lý để khách hàng cĩ thể
liên hệđại lý gần nhất mua hàng.
Trang web cĩ số điện thoại đường dây nĩng hỗ trợ khách hàng khi cần thiết, cĩ hỗ
trợ online qua các mạng chat thơng dụng để cĩ thể tư vấn online cho khách hàng. Như vậy khi khơng ở văn phịng, khơng ngồi trên máy tính NVKD vẫn cĩ thể hướng dẫn, tư vấn cho khách vào trang web xem giá, chọn hàng phù hợp.
Trang bị sốđiện thoại di động cho đội ngũ kinh doanh, chăm sĩc khách hàng, hộ trợ
kỹ thuật với những sốđiện thoại sốđẹp, gần giống nhau dễ nhớ, giúp doanh nghiệp quản lý và ổn định liên hệ cho khách hàng, nâng cao niềm tin và uy tín của DN.
- Mua từ một số khĩa về hàng hĩa của DN trên những trang tìm kiếm phổ biến như
google giúp khách hàng tìm đến sản phẩm của DN nhanh hơn.
- Đăng quảng cáo bán sản phẩm trên các trang web bán hàng phổ biến, các trang web chuyên dụng, các trang mạng thơng dụng nhiều người sử dụng như facebook…
Kết quả dự kiến khi thực hiện giải pháp
HTTT đầy đủ giúp lập các báo cáo nhanh chĩng rõ ràng và chính xác, ra quyết định các hoạt động phân phối hợp lý, hạn chế tối đa chi phí lưu kho và thiệt hại do thiếu hàng.
Tiết kiệm tối đa sức lao động của con người, tiết kiệm chi phí nhân cơng, nâng cao hiệu quả quản lý.
Gia tăng tiện ích, tạo giá trị gia tăng cho khách hàng, gia tăng lợi thế cạnh tranh của DN.
Mục tiêu cần đạt được:
Yếu tố con người là yếu tơ quan trọng quyết định trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy phát triển nâng cao chất lượng nhân sự là xu thế phát triển chung, là giải pháp quan trọng hồn thiện hoạt động phân phối của DN..
Mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhân sự, khả năng xử lý thơng tin,
đơn hàng, khả năng thương lượng các điều khoản hợp đồng, nâng cao lợi thế cạnh tranh qua
đội ngũ nhân sự chất lượng cao.
Nền kinh tếđang trong thời kỳ suy thối, tỷ lệ thất nghiệp cao, đây là thời điểm thích hợp để tinh lọc hệ thống nhân sự.
Nội dung thực hiện:
Về tuyển dụng và giao việc
Nâng cao hiệu quả cơng tác tuyển dụng, ngồi việc ứng viên điền phiếu thăm dị thơng tin trên mẫu đơn dự tuyển, người phỏng vấn phải đánh giá được các chỉ tiêu cần thiết
Bảng 3.1 Chỉ tiêu đánh giá tuyển dụng nhân viên
Đánh giá các chỉ tiêu từ 1 đến 10 Khơng hài lịng Tạm được Hài lịng Tốt Rất tốt 1-2 3-4 5-6 7-8 9-10 Kiến thức chuyên mơn Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng vi tính văn phịng Sự tự tin Đạo đức nghề nghiệp Tính trách nhiệm Tính trung thực Tính cẩn thận Ngoại ngữ Ngoại hình Sức khỏe
Lửa nhiệt huyết kinh doanh Nhanh nhẹn, hoạt bát Khả năng quản lý Đánh giá sự phù hợp Các chỉ tiêu khác Giới tính : 1. Nam 2. Nữ
Trình độ : 1. 12/12 2. Trung cấp 3. Cao Đẳng 4. Đại học 5. Trên Đại học Kinh nghiệm làm việc 1. Khơng cĩ 2. >1 năm 3. >3 năm 4. >5 năm
Điểm mạnh:………
Điểm yếu : ………. Sở thích cá nhân : ……….
Các ứng viên phải đạt được trên 5 điểm cho các chỉ tiêu kiến thức chuyên mơn và sự
phù hợp.
Nhân viên kỹ thuật : Yêu cầu các chỉ tiêu giới tính là nam, trình độ trung cấp trở lên, sức khỏe, sự phù hợp phải đạt điểm trung bình khá trở lên.
Nhân viên phịng cơng nghệ: ưu tiên các chỉ tiêu giới tính là nam, trình độ đại học trở lên, vi tính văn phịng, ngoại ngữđạt trình độ khá trở lên.
Nhân viên phịng kinh doanh: ưu tiên các chỉ tiêu kỹ năng giao tiếp, sự tự tin, ngoại hình, lửa nhiệt huyết kinh doanh yêu cầu đạt điểm trung bình khá trở lên
Nhân viên kế tốn: Các chỉ tiêu về kiến thức chuyên mơn, vi tính văn phịng, đạo đức nghề nghiệp, tính trách nhiệm, tính trung thực, tính cẩn thận phải đạt điểm trung bình khá trở lên.
Phịng quản lý kho: ưu tiên các chỉ tiêu sức khỏe, nhanh nhẹn hoạt bát, tính trung thực.
Những vị trí quản lý cần cĩ chính sách tuyển dụng nghiêm ngặt để tuyển được những người cĩ tầm nhìn, khả năng quản lý, cĩ khả năng giao việc và truyền mệnh lệnh, nhạy bén trong cơng tác quản lý, nhận định thị trường và các đối thủ.
Nhìn nhận khả năng của nhân viên để sắp xếp bố trí cơng việc, lập bảng mơ tả cơng việc giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc thực hiện.
Về đào tạo, huấn luyện: nâng cao chất lượng nhân sự bằng cách đào tạo để cĩ nguồn nhân sự giỏi chuyên mơn nghiệp vụ. Nhân viên càng cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ cao càng mang lại nhiều giá trị cho DN hơn.
1. Cử đi đào tạo ở nước ngồi khi cần thiết cho cán bộ phịng cơng nghệ nâng chuyên mơn kỹ thuật.
2. Nâng cao kỹ năng cho cán bộ quản lý, cán bộ then chốt đi học nghiệp vụ, nâng cao trình độ quản lý, kỹ thuật
3. Thường xuyên đào tạo nội bộ về kỹ thuật về sản phẩm để
nhân viên cĩ đủ kiến thức tư vấn sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng, biết cách tư vấn sản phẩm thay thế, đáp ứng nhu cầu hàng cĩ sẵn của khách hàng, đạt được sự hài lịng của khách hàng cả về mục đích sử dụng sản phẩm và dịch vụ của DN. Đào tạo nhân viên về ghi chép và sử dụng HTTT trong DN, quy trình đển nhân viên làm đúng việc, đúng quy trình.
Hình 3.2 Mơ hình đào tạo nhân sự
Đánh giá nhân viên, xác định các tiêu chuẩn, mục đích đào tạo và ngân sách cụ thể, lập kế hoạch đào tạo phù hợp với nhu cầu sử dụng và phát triển của DN để lựa chọn các phương thức đào tạo.
Đồng thời khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên tự học, tự đọc tài liệu, cập nhận những ứng dụng về khoa học cơng nghệ.
Chính sách đãi ngộ và mơi trường làm việc là điều kiện tiên quyết để giữ chân nhân viên giỏi, thu hút nguồn nhân sự chất lượng cao, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả, tăng năng suất lao động. 1 2 3 Cần xác định mục tiêu đào tạo Đối tượng đào tạo Thời gian đào tạo Ngân sách cho đào tạo Lựa chọn phương thức đào tạo
Cơng tác đánh giá, động viên, khen thưởng nhân viên một cách cơng bằng, hiệu quả
và kịp thời luơn mang lại động lực làm việc mạnh mẽ và khuyến khích nhân sự trung thành. Do vậy cần xây dựng bộ chuẩn KPI (chỉ số đánh năng lực làm việc) đến từng cơng việc: Một bộ KPI tốt sẽ giúp cơng bằng trong đánh giá sự đĩng gĩp của nhân viên, tạo mơi trường làm việc cạnh tranh cao nhưng minh bạch, kích thích người lao động làm việc, đặc biệt với nhân sự cĩ hồi bão, chấp nhận thử thách. Hạn chế các điều khoản phạt, nên phạt bằng cách khơng thưởng.
Hiện nay, VIMET chỉ mới cĩ quy chế lương thưởng rõ ràng cho vị trí nhân viên kinh doanh. Các phịng ban khác cũng cần phải chuẩn hĩa bộ quy trình, tiêu chuẩn cơng việc, tiến hành khảo sát lập bảng mơ tả từng cơng việc. Đề xuất thiết kế bộ KPI đo lường được hiệu quả làm việc chính của từng đầu việc. Cần xây dựng bộ báo cáo quản trị để giúp các nhân viên và cán bộ quản lý dễ dàng theo dõi sát các chỉ tiêu KPI của mình.
Tăng tỷ lệ trả lương thưởng theo KPI: Một cơ chế phân phối thu nhập hợp lý trong tổ
chức sẽ cĩ tác dụng kích thích động lực làm việc của lao động. Hiện nay, chính sách trả
lương phụ cấp của DN phụ thuộc một phần nhỏ và kết quả làm việc.
Tác giảđề xuất mức kết cấu thu nhập của nhân viên trong DN như sau:
Hình 3.3: Kết cấu thu nhập hiện nay của nhân viên VIMET và kết cấu thu nhập mới nên thay đổi.
Chế độ: như ngày nghỉ phép, lễ tết, ốm đau, ma chay, cưới hỏi, đĩng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn để nhân viên yên tâm làm việc.
Lập quỹ cho vui chơi giải trí, định kỳ tổ chức những chuyến dã ngoại, vui chơi hoạt
động ngồi trời tạo điều kiện giao lưu trong nhân viên, tăng cường mối quan hệ gần gũi giữa nhân viên với nhau và với cán bộ quản lý.
Ngồi chính sách lương, thưởng DN nên áp dụng chính sách giữ nhân sự theo cơng thức 5I (LantaBrand):
Interesting work – Tạo sự thú vị trong cơng việc để khơng cĩ cảm giác nhàm chán Information – Thơng tin được chia sẽ giữa đồng nghiệp và các cấp trong DN
Involvement – lơi cuốn : Tìm cách “chèo kéo” nhân viên cùng đồng tâm hiệp lực giải quyết vấn đề, đặc biệt là những vấn đề liên quan trực tiếp đến nhân viên
Independence - Độc lập: cho nhân viên cĩ cơ hội làm việc độc lập, để họ cảm nhận
được tự do.
Increased visibility - Tăng cường tính minh bạch trong các cơng tác trả lương, khen chê, thưởng phạt.
Duy trì và phát huy hoạt động truyền thống của DN vào cuối năm về tổ chức đánh giá giữa các thành viên, tạo điều kiện cho nhân viên đề xuất ý kiến đĩng gĩp xây dựng, nhìn nhận về bản thân và đề xuất kiến nghị về cơng việc, vị trí của mình.
Duy trì chính sách tặng quà sinh nhật cho nhân viên, quan tâm động viên những nhân viên cĩ hồn cảnh khĩ khăn. Tăng cường mối quan hệ gần gũi, gắn bĩ giữa các thành viên trong tổ chức, nhân viên với doanh nghiệp.
Kết quả dự kiến khi thực hiện giải pháp
Nâng cao tinh thần đồn kết gắn bĩ, tương trợ giữa các thành viên trong DN.
Khuyến khích sáng tạo, nhạy bén, lịng nhiệt huyết, sự tận tâm gắn bĩ với cơng việc, thu hút nhân sự giỏi vào làm việc.
Nâng cao chất lượng nhân sự, trình độ chuyên mơn nghiệp vụ, bố trí đúng người,
đúngviệc, đúng quy trình, thúc đẩy bộ máy hoạt động trơn tru và hiệu quả.