Cơng ty CP KT TB Việt Mỹ
Hoạt động phân phối sản phẩm bao gồm những cơng việc: xử lý đơn đặt hàng, quyết
định bố trí kho bãi dự trữ, quyết định khối lượng hàng lưu kho, vận chuyển sản phẩm, đĩng gĩi bảo quản.
Hiệu quả của các hoạt động phân phối sản phẩm được đo lường, đánh giá qua các tỷ
lệ chi phí trên doanh thu, tỷ lệ chi phí trên tồn kho, vịng quay hàng tồn kho và các chỉ tiêu
Hình 2.3 Sản phẩm dụng cụ TOPTUL
2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng
Sau quá trình tích cực tiếp cận, chào giá và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm NVKD sẽ nhận được những đơn đặt hàng. Hoạt động phân phối bắt đầu với một đơn đặt hàng, được bộ máy nhân sự của DN thực hiện qua ba bước cơ bản sau :
Bước 1: Kiểm tra thời gian giao hàng
Việc kiểm tra đơn giản mất khoảng 30 phút khi tồn bộ đơn hàng chỉ cĩ sản phẩm TOPTUL và cĩ sẵn đúng model sản phẩm theo tiêu chuẩn nhà sản xuất. Khi danh sách hàng yêu cầu chưa rõ ràng và đúng model sẽ phải mất thời gian kiểm tra đúng model sản phẩm
để tìm hoặc tìm theo từ khĩa trên bảng hàng tồn, thời gian kiểm tra cĩ thể lên đến 1 ngày hoặc lâu hơn nữa.
Đối với một đơn hàng cĩ nhiều sản phẩm của thương hiệu khác nhau thì thời gian kiểm tra sẽ lâu hơn vì các mặt hàng khác của DN chưa được chuẩn hĩa hết về model, tên gọi, nhiều thương hiệu khác chưa chuẩn model mã số, thậm chí phải đợi kiểm tra từ các nhà cung cấp khác trong và ngồi nước.
Mục tiêu xử lý đơn hàng nhanh, giao hàng đầy đủ, đúng chủng loại. Do vậy với những mặt hàng khơng đủ số lượng hàng cĩ sẵn, phải xem xét cĩ thể lấy từ trong những bộ hàng lớn, xếp thành bộ từ những hàng nhỏ cịn tồn, hoặc những model khác tương đương thuyết
phục khách hàng thay đổi đểđáp ứng hàng giao ngay. Những mặt hàng khơng cĩ sẵn đủ số
lượng, sẽ thỏa thuận với khách hàng cĩ thể chia thành nhiều lần giao hàng.
Bước 2: Thỏa thuận các điều kiện của hợp đồng
NVKD thoả thuận với khách hàng các điểu khoản thanh tốn, giao hàng, dịch vụ hậu bán hàng. Cơng ty quy định chính sách tín dụng chuẩn là trả trước 50% khi đặt hàng, 50 % ngay sau khi bàn giao nghiệm thu. Khách hàng là thương mại yêu cầu trả 100% trước hoặc sau khi nhận hàng. Chính sách này cĩ thể thay đổi tùy theo nhận định của kinh doanh về
tiềm năng khách hàng và mối quan hệ.
Khách hàng thường yêu cầu chính sách tín dụng, giao hàng cĩ lợi hơn cho họ. Đội ngũ kinh doanh của DN cịn non trẻ và vì quyền lợi của bản thân, do vậy đơi khi cịn những thỏa thuận hợp đồng khơng cĩ lợi cho DN, dẫn đến những mâu thuẫn trong hệ thống. Chính sách cơng nợ chặt chẽ giúp DN quản lý cơng nợ tốt nhưng sẽ làm giảm lợi thế cạnh tranh của NVKD.
Việc xử lý đơn hàng và thỏa thuận các điều kiện của hợp đồng được thực hiện tốt hơn
ở vị trí nhân viên bán sỉ, do NVKD bán sỉ là nữ, kỹ năng sử dụng vi tính văn phịng tốt, cập nhận thơng tin hàng tồn nhanh, hàng bán sỉ là TOPTUL đã được chuẩn model mã số, điều khoản cho những đơn hàng đã đưa vào quy định tương đối chuẩn. Những nhân viên này gặp nhiều khĩ khăn khi khách hàng mua những sản phẩm cần sự tư vấn về kỹ thuật, độ chính xác, và những máy mĩc thiết bị cơ khí khác.
Bước 3: Chuẩn bị và giao hàng
Đối với đơn hàng cĩ sẵn tồn kho: thời gian giao tùy thuộc vào số lượng đặt hàng, cĩ thể giao ngay, hoặc trong vịng 24 giờ sau khi đặt hàng. Tuy nhiên số lượng hàng nhiều và sựđa dạng của sản phẩm gây chậm trễ cho việc chuẩn bị hàng giao.
Đối với những mặt hàng khơng cĩ sẵn: NVKD gửi phịng nhập khẩu lên kế hoạch nhập hàng. Thời gian từ khi gửi đơn hàng đến khi nhận được hàng khoảng 30 đến 45 ngày (trong đĩ khoảng 30 ngày chuẩn bị hàng từ nhà máy TOPTUL, 10 đến 15 ngày cho vận chuyển từĐài Loan về Việt Nam và thủ tục hải quan cảng biển hai bên).
Thủ tục giấy tờ thực hiện khá đơn giản và nhanh chĩng từ việc kiểm tra đơn hàng, thanh tốn, chuẩn bị hàng hồ sơ xuất hĩa đơn, in biên bản bàn giao, giấy bảo hành, xuất kho, sắp xếp lịch giao hàng.
Sự sắp xếp kho chưa được khoa học, nhân sự kho hiểu biết hết về sản phẩm cịn hạn chế, soạn hàng thiếu sự năng động, khơng nhớ hết các vị trí hàng trong kho, đây là vấn đề
bất cập tạo nên bộ máy nhân sự kồng kềnh, chi phí nhân sự kho cao, chưa đạt hiệu quả cao. Số lượng mặt hàng lớn, cĩ thể sơ xuất về lượng hàng thực tế và hồ sơ chứng từ bàn giao hàng khơng khớp gây thất thốt hàng khi gặp những khách hàng khơng trung thực.
2.2.2 Kho bãi dự trữ
Đặc thù của DN là hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu là chủ yếu, mục tiêu lượng hàng dự trữ nhiều để đáp ứng nhu cầu ngay lập tức của thị trường. Hàng nhập về kho thường vận chuyển bằng container hoặc xe tải 1,5 tấn trở lên, số lượng hàng nhiều và đĩng theo từng thùng nhỏ, mặt hàng nhỏ nhất cĩ trọng lượng 1g, và lớn nhất là 125kg. Tổng số
mặt hàng theo cataloge là trên 5000 mã hàng, thực tế nhập về DN trên 4500 mã hàng, do vậy diện tích kho bãi dự trữ phải đủ rộng để chứa hàng và di chuyển hàng vào ra.
Hiện nay DN cĩ hai kho chứa kho hàng gọi là kho An Sương và kho Tân Phong, khoảng cách giữa hai kho là 4km. Doanh thu và chi phí kho bãi thống kê riêng cho sản phẩm TOPTUL thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.3 : Phân tích chi phí dự trữ hàng TOPTUL qua các năm Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Quý I + II Năm 2013
Doanh thu hàng TOPTUL
(triệu đồng) 43.214,44 72.979,52 109.758,80 53.623,28 Chi phí kho dự trữ (triệu đồng) 372,96 615,68 832,84 401,27
Tỷ lệ chi phí kho/ Doanh thu 0,9% 0,8% 0,8% 0,7%
Tỷ lệ chi phí kho/ Giá trị tồn
kho 8,4% 10,3% 11,5% 5,4%
(Nguồn: Phịng kế tốn – Cơng ty CP KT TB Việt Mỹ)
Qua phân tích cho thấy chi phí kho dự trữ khá hợp lý, bao gồm chi phí thuê kho, dịch vụ bốc xếp nâng hạ, bảo hiểm, chi phí duy trì kho.
Kho An Sương : Kho đặt ngay tại văn phịng làm việc của chi nhánh An Sương địa chỉ 601 Trường Chinh, Quận 12, TP.HCM với diện tích để kho là 260m2 bao gồm bốn phịng kho, hai phịng tầng trệt ( Kho 1A, 1B), hai phịng lầu một (Kho 2A, 2B).
Địa điểm này do DN thuê văn phịng nên khơng gian các phịng thấp và nhỏ, khơng thơng thống, khơng thích hợp cho kho hàng cơ khí, thậm chí cịn phải vận chuyển hàng lên lầu một.
Mặt bằng kho nằm trên mặt tiền đường Trường Chinh, xe kéo container khơng được phép đỗ ở lề đường, do vậy hàng nhập nguyên container khơng bốc dỡ hàng xuống tại địa
điểm này mà phải bốc dỡ tại kho Tân Phong và chở về kho An Sương bằng xe tải nhỏ. Với diện tích ba phịng riêng để chứa sản phẩm cơ khí cầm tay TOPTUL là 190m2 khá nhỏ so với nhu cầu sử dụng. Quầy kệ khơng đủđể bố trí các sản phẩm tách biệt rõ ràng gây ra soạn hàng chậm, hàng cịn tồn nhưng tìm khơng thấy. Điều này gây khĩ khăn cho nhân viên kho khi kiếm hàng.
Kho Tân Phong : DN thuê diện tích 500m2 kho cơng cộng trong kho Tân Phong, tại 72 đường Tơ Ký quận 12, cách văn phịng cơng ty khoảng 4km. Kho này chỉ dùng để
chứa hàng lớn, tiện sử dụng thêm dịch vụ bốc xếp, thiết bị nâng hạ, cơng ty cĩ thể mở rộng diện tích hoặc thu hẹp theo nhu cầu sử dụng.
Nơi đây cĩ diện tích kho và mặt bằng rộng dễ dàng cho việc bốc xếp lên xuống hàng kể cả hàng nhập về bằng container 20” và 40”, giá thuê kho hợp lý 75,000/1m2 đã bao gồm phí bảo vệ chung. Dịch vụ bốc xếp hàng lên xuống phải trả thêm phí tùy theo lượng hàng lớn nhỏ, khi xuất nhập hàng đều phải cĩ phiếu xuất, phiếu nhập để đối chiếu giữa hai bên khi cần thiết.
Kho này chưa cĩ quầy kệđể hàng, hàng hĩa chưa được sắp xếp gọn gàng và khoa học do cĩ nhiều loại hàng khác nhau, thậm chí là nơi cất giữ cả bao bì, thùng rỗng.
Hạn chế của dịch vụ này là kho hàng chung, khơng vách ngăn, khơng khĩa để bảo vệ
riêng cho từng khách hàng. Bất cập trong nhập xuất do hai bên chỉ nhập, xuất theo số lượng thùng, khơng phải theo từng mã hàng, mặt hàng chính xác.
2.2.3 Khối lượng hàng lưu kho
Lượng hàng lưu kho là một quyết định ảnh hưởng đến việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng, nhưng tồn kho nhiều sẽ làm tăng chi phí. DN nào cũng muốn đáp ứng nhu cầu tối đa của khách hàng nhưng phải đạt được mua tiêu lợi nhuận, do vậy tính tốn mức tồn kho hợp lý là một bài tốn khĩ.
Lượng hàng lưu kho và chi phí tồn kho của DN qua các năm thể hiện trong sau:
Bảng 2.4 : Phân tích chi phí tồn kho hàng TOPTUL qua các năm Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Quý I + II Năm 2013
Doanh thu thuần (triệu đồng) 43.214,44 72.979,52 109.758,80 53.623,28 Lượng tồn kho đến thời điểm
31/12 (triệu đồng) 4.450,51 5.999,23 7.253,12 7.407,74
Vịng quay hàng tồn kho (vịng) 9,71 12,16 15,13 7,24
Chi phí tồn kho (triệu đồng) 378,42 1.008,9 1.505,2 479,34
Tỷ lệ chi phí / doanh thu 0,9% 1,4% 1,4% 0,9%
Tỷ lệ chi phí / doanh thu 8,5% 16,8% 20,8% 6,5%
(Nguồn : Phịng kế tốn - Cơng ty Cổ phần kỹ thuật thiết bị Việt Mỹ)
Chi phí tồn kho bao gồm chi phí vốn cho hàng hĩa lưu kho (lãi vay), chi phí này cao hay thấp tùy thuộc vào giá trị hàng lưu kho, và phụ thuộc vào lãi suất đi vay. Tỷ lệ chi phí này cao nhất vào năm 2012 (20,8%) do lãi suất vay ngân hàng cao cĩ mức lên đến đỉnh
điểm là 23,5%/năm, xuống dần ổn định từ tháng 6/2013 là 12%/năm.
Bảng phân tích trên cho thấy vịng quay hàng tồn kho khá chậm, chi phí tồn kho cao do giá trị tồn kho lớn, nhiều mặt hàng đang lưu kho với số lượng lớn, tốc độ luân chuyển chậm, do DN nhập về nhưng khơng kịp tiếp độ nên khách hủy đơn hàng, hợp đồng khơng chặt chẽ khi nhập về nhưng khách khơng lấy hàng mà khơng bị phạt do hủy hợp đồng.
Hàng tồn kho lớn một phần do cĩ khoảng 200 mục hàng trưng bày tại 17 trung tâm của siêu thị điện máy Nguyễn Kim, DN phải chấp nhận tồn kho nhiều để đáp ứng kênh phân phối này, tuy nhiên kênh phân phối này từ tháng 8/2013 cĩ dấu hiệu khơng hiệu quả.
Một phần do DN trong giai đoạn phát triển thị trường, sẵn sàng lưu kho để tăng doanh số, vịng quay này thấp so với trung bình ngành và so với các đối thủ cạnh tranh.
DN chưa tính lượng hàng tồn kho bằng một cơng thức chuẩn và nhất quán, do lượng tiêu thụ và giá trị khác biệt lớn giữa các sản phẩm. Lượng nhập hàng lưu kho phụ thuộc vào việc rà sốt mã hàng bán chạy, mã hàng cịn tồn ít cần nhập bổ sung và nhận định chủ quan của phịng nhập khẩu, nhiều khi nhập thêm cho đủ một đơn hàng tối thiểu.
Hàng tồn kho cũng bị thụđộng bởi nhà sản xuất quy định số lượng mua tối thiểu cho một mã hàng. Những mã hàng cĩ số lượng tối thiểu trên 50 cái, thậm chí 100 cái nhưng khách đặt mua số lượng 1 thì số lượng cịn lại sẽ bị lưu kho.
Những nhận định chủ quan khiến hiện nay cĩ nhiều mặt hàng nhập về lưu kho nhưng tốc độ chu chuyển quá chậm sẽ gây khĩ khăn cho vấn đề tài chính.
Qua phân tích cho thấy sự yếu kém trong quản lý, những quyết định sai lầm trong phân phối dẫn đến lượng hàng tồn kho chưa hợp lý, nhiều mặt hàng lưu kho với số lượng lớn, trong khi cĩ những mặt hàng khơng lưu kho, hoặc lưu kho với số lượng nhỏ dẫn đến việc mất đơn hàng do hàng khơng cĩ sẵn.
2.2.4 Vận chuyển
Chi phí vận chuyển vật chất chiếm tỷ lệ chi phí lớn trong tổng chi phí phân phối sản phẩm. Chi phí vận chuyển của DN thống kê qua các năm thể hiện trong bảng sau:
Bảng 2.5 : Phân tích chi phí tồn vận chuyển qua các năm
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Quý I + II Năm 2013
Doanh thu thuần (triệu đồng) 43.214,44 72.979,52 109.758,80 53.623,28 Chi phí vận chuyển(triệu đồng) 854,67 1,710,63 2,375,73 1,466,10
Tỷ lệ / Doanh thu 2,0% 2,3% 2,2% 2,7%
(Nguồn : Phịng kế tốn - Cơng ty Cổ phần kỹ thuật thiết bị Việt Mỹ)
Qua phân tích trên cho thấy tỷ lệ chi phí vận chuyển nằm khoảng 2% là tương đối cao do vừa bán sỉ, vừa bán lẻ, với phương châm phục vụ khách hàng tốt nhất cĩ thể, nên các
10km. Tuy nhiên cĩ nhiều chuyến vận chuyển đi tỉnh, nhiều hàng nhỏ lẻ khách chấp nhận giá cao và yêu cầu phát chuyển nhanh. Như vậy chi phí vận chuyển 2% khơng phải là cao mà thực tế DN đã kiểm sốt và tiết kiệm được chi phí này.
Việc quản lý vận chuyển khá hợp lý với sự sắp xếp kết hợp sử dụng nhiều hình thức và dịch vụ vận chuyển tùy thuộc vào địa điểm, và lượng giao hàng. Chính sách sử dụng phương tiện vận chuyển hợp lý với ba xe tải nhỏ của DN, hai xe 1,25 tấn và một xe 500kg dùng để vận chuyển hàng và dùng cho NVKD đi cơng tác chào hàng trực tiếp trong khu vực TP,HCM và các tỉnh.
Ngồi ra DN sử dụng thêm các dịch vụ vận chuyển bên ngồi như các chành xe đi tỉnh, thuê xe tải vận chuyển riêng, hoặc chọn hai hình thức chuyển phát nhanh, chuyển phát chậm của dịch vụ vận chuyển Tín Thành.
2.2.5 Đĩng gĩi bảo quản
Sản phẩm cơ khí cầm tay TOPTUL được đĩng gĩi theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất, dễ dàng kiểm tra từng mã hàng, số lượng và đảm bảo an tồn trong quá trình vận chuyển từ Đài Loan về Việt Nam qua các lần bốc dỡ lên xuống cảng.
Hoạt động đĩng gĩi tại DN thừa hưởng từ tiêu chuẩn bao bì, thùng hộp của nhà máy sản xuất đểđĩng gĩi lại hàng trước khi vận chuyển đi giao, tiết kiệm chi phí.
Đặc điểm của sản phẩm cơ khí cầm tay khơng bị lỗi thời, lạc hậu, hay hư hỏng trong quá trình bảo quản, do vậy tận dụng những thùng hộp từ nhà sản xuất là phương án hợp lý.
Tuy nhiên khi xuất hàng bán, trên một đơn hàng cĩ nhiều mặt hàng khác nhau, nhiều sản phẩm nhỏ sẽ được đĩng chung vào một thùng để tiết kiệm dung lượng, khơng cĩ sự
tách biệt giữa các sản phẩm này, khơng cĩ danh sách hàng chứa trong từng thùng cụ thể mà chỉ cĩ danh sách tổng đơn hàng xuất giao.2
2.2.6 Phân phối sản phẩm
Vimet là NNK phân phối độc quyền sản phẩm TOPTUL tại thị trường Việt Nam, tồn quyền quyết định bán hàng, marketing, giá bán tại thị trường này. Kênh phân phối thị
trường hàng cơng nghiệp thường ngắn và chỉ cĩ khoảng hai hoặc ba cấp trung gian, Vimet là NNK phân phối sỉ và quản trị các trung gian thương mại bán lẻ.
2.2.6.1 Bán buơn
Đặc thù của hàng hĩa cơng nghiệp kênh phân phối thường ngắn, hàng hĩa đi từ nhà máy sản xuất đến tay người tiêu dùng chỉ qua một hoặc hai cấp trung gian. Hiện nay Vimet là nhà nhập khẩu và phân phối sỉ duy nhất cho các trung gian thương mại bán lẻ. Vimet ý thức phát triển hệ thống bán buơn sản phẩm TOPTUL từ thời gian đầu mới nhập hàng, và hoạt động bán buơn sơi động hơn sau khi chính thức trở thành NPP độc quyền TOTPUL tại Việt Nam.
DN đã thiết lập mối quan hệ với nhiều trung gian thương mại để phát triển mạng lưới phân phối hàng TOPTUL. Tuy nhiên DN chưa cĩ chính sách khuyến khích hấp dẫn và những ràng buộc về quyền lợi cho những trung gian thương mại. Trong hệ thống kênh cĩ