- Nhận xét: Để có thể tính toán chính xác nhu cầu thuốc, khoa Dược cần nắm rõ lượng thuốc sử dụng tai các khoa, tức là phải có một cơ chế cấ p phát
HỆ THỐNG KHO
HỆ THỐNG KHO
Kho Đông y Kho VTTH,
Hóa chất Kho chính (thuốc thành phẩm)
Kho lẻ ngoai trú Kho lẻ nội trú Kho chống dịch
Hình 3.6: Sơđồ hệ thống kho Dược BVĐKNL
Từ kho chính thuốc sẽ được chuyển xuống các kho lẻ. Kho lẻ nội trú chứa những thuốc cấp phát cho bệnh nhân nội trú, kho lẻ ngoại trú cấp phát cho các
đối tượng bệnh nhân ngoại trú. Kho chống dịch: chứa những thuốc để đề phòng khi có dịch bệnh. Thủ kho của kho chính là DSĐH. Các kho lẻ có thủ kho là DSTH.
* Cơ sở vật chất: Với một bệnh viện tuyến huyện, có số gường bệnh thấp, cơ sổ vật chất còn khó khăn, nhưng kho được xây dựng chắc chắn, kiên cố và
đảm bảo được 5 chống.
* Trang thiết bị và công nghệ thông tin: Trang thiết bị là công cụ không thể thiếu của quá trình cung ứng thuốc của bệnh viện. Kết quả khảo sát trang thiết bị của khoa dược BVĐKHNL được trình bày trong bảng 3.9
Bảng 3.9: Số lượng các trang thiết bị bảo quản thuốc của bệnh viện
STT Tên trang thiết bị Số lượng
1 Nhiệt kế 12 cái
2 Ẩm kế 12 cái
3 Máy hút ẩm 04 chiếc
4 Điều hòa 04 chiếc
5 Quạt trần 01 cái
6 Quạt thông gió 04 cái
7 Tủ lạnh 2 cái 8 Giá sắt sơn chống gỉ 30 cái 9 Tủ nhôm kính 4 ngăn 05 cái 10 Bàn ra lẻ thuốc 04 cái 11 Máy vi tính 07 bộ 12 Máy in 04 cái 13 Phần mềm quản lý thuốc 01 14 Bình cứu hỏa 04 cái 3.1.3.2. Bảo quản thuốc
Phân loại, Sắp xếp
Theo dõi điều kiện bảo quản, chất lượng thuốc
Vào sổ kho, phần mềm QL thuốc Thuốc nhập kho
Hình 3.15: Sơ đồ bảo quản thuốc tại BVĐKHNL
Trong quá trình bảo quản, chất lượng thuốc cố thể bị giảm chất lượng đặc biệt với các thuốc có nguồn gốc là các sinh phẩm: thuốc kháng sinh, các thuốc có bản chất enzyme (chymotrypsine, alpha chymotrypsine, vắc xin,…),… Do đó các thuốc trong kho cần phải được bảo quản đúng theo các điều kiện ghi trên nhãn thuốc.
Nhập kho, vào sổ kho và phần mềm quản lý thuốc: ngay sau khi lập biên bản kiểm nhập thuốc được nhập kho và cập nhật ngay vào sổ kho và phần mềm quản lý thuốc. Nội dung ghi trong sổ kho theo đúng biểu mẫu của BYT, để tiện quản lý tránh nhầm lẫn hiện nay hệ thống sổ kho của bệnh viện được qui định phân loại thuốc viên, thuốc tiêm, thuốc dùng ngoài,… Riêng thuốc gây nghiện hướng tâm thần và tiền chất được ghi chép vào sổ riêng theo đúng qui chế quản lý thuốc.
Phân loại, sắp xếp: Các thuốc ở trong kho thuốc của BVĐKHNL đều được
để trên các giá, kệ hay tủ (riêng với thuốc gây nghiện hướng tâm thần và tiền chất để trong tủ riêng có khóa chắc chắn). Để giảm tối đa nhầm lẫn và thuận tiện bảo quản bệnh viện quy định các thuốc phải được sắp xếp phân loại theo cấu
trúc hóa học và tác dụng dược lý của thuốc. Các thuốc kê đơn, không kê đơn
được sắp xếp ở các khu riêng biệt (đặc biệt là nhà thuốc bệnh viện).
Theo dõi điều kiện bảo quản chất lượng thuốc: theo các hồ sơ tài liệu và các báo cáo lưu tại khoa dược, kho thuốc luôn theo dõi điều kiện bảo quản và chất lượng thuốc hết sức chặt chẽ, nghiêm túc. Theo qui định của bệnh viện nhiệt độ và độ ẩm theo dõi hàng ngày (2 lần/ngày); chất lượng thuốc định kỳ
1lần/ tháng. Kết quả nghiên cứu theo dõi điều kiện bảo quản và chất lượng thuốc trong kho được trình bày trong bảng 3.10.
Bảng 3.10: Hoạt động bảo quản thuốc tại kho
TT Nội dung Kết quả
Có theo dõi (ngày) 355
1 Nhiệt độ
Không theo dõi (ngày) 0
Có theo dõi (ngày) 355
2 Độẩm
Không theo dõi (ngày) 0
3 Số lần kiểm tra chất lượng thuốc (lần) 12 Số thuốc nghi ngờ chất lượng gửi đi kiểm
nghiệm (lượt) 6
4.1. Số mẫu đạt (lượt) 6
4.2. Số mẫu không đạt (lượt) 0
4
Tổng (4.1 + 4.2) 6
Kết quả cho thấy: tại kho chính của bệnh viện công tác bảo quản thuốc được thực hiện thường xuyên. Qua kiểm tra chất lượng thuốc tại kho thuốc, thuốc luông đạt chất lượng.
Tất cả các kho thuốc đều thực hiện tốt năm chống: nhầm lẫn, quá hạn, trộm cắp, thảm hoạ (cháy, nổ, ngập lụt,...). Riêng trong công tác phòng chống cháy nổ (PCCN), năm 2012 bệnh viện đã được tài trợ của Dự án Bắc Trung Bộ
trang bị hệ thống báo cháy cho toàn bệnh viện. Đồng thời bệnh viện đã mời Phòng công an phòng cháy chữa cháy của huyện Nghi Lộc vào huấn luyện kết quả tất cả các nhân viên của khoa dược đã được cấp giấy chứng nhận về PCCN. Như vậy, mặc dù trang thiết bị còn thiếu nhưng bệnh viện mà trực tiếp là khoa dược đã thực hiện tốt công tác bảo quản thuốc trong kho. Tuy nhiên, theo nghiên cứu của chúng tôi thì đến nay bệnh viện vẫn chưa xây dựng được thành văn bản về quy trình thao tác chuẩn trong công tác bảo quản thuốc theo GSP,
đồng thời trong việc giám sát chất lượng thuốc tại kho mới chỉ dừng lại ở kiểm soát bằng hình thức cảm quan, chưa thường xuyên lấy mẫu ngẫu nhiên để kiểm tra chất lượng.
Nhận xét: Bệnh viện có 1 hệ thống phù hợp. Thủ kho của kho chính là DSĐH, Các thủ kho đều là DSTH. Hệ thống trang thiết bị khá đầy đủ cho việc bảo quản thuốc. Bệnh viện đã trang bị thêm phần mềm quản lý cho toàn bộ bệnh viện để việc xuất nhập thuốc và quản lý được tốt hơn. Tuy nhiên các kho hiện tại đang được bố trí còn không được thuận tiện cho việc thực hiện quy trình nghiệp vụ kho. Các kho cấp nằm không tập trung gây nhiều khó khăn cho công tác xuất, nhập, vận chuyển, bảo quản. Chưa tổ chức thành kho thuốc gây nghiện, hướng tâm thần và tiền chất nhưng có đầy đủ tủ có khóa chắc chắn đủ điều kiện
để bảo quản thuốc gây nghiện, hướng tâm thần và tiền chất theo qui định của BYT. Bệnh viện cần đầu tư kinh phí để xây dựng lại hệ thống kho để cho việc nhập – xuất, tồn trữ, vận chuyển bảo quản tđược tốt hơn. Phấn đấu hệ thống kho
đạt tiêu chuẩn “ GSP”.
Hoạt động quản lý kho
Trước khi thuốc nhập vào kho, Hội đồng kiểm nhập có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát và tiếp nhận thuốc - hóa chất vào kho theo đúng quy định. Phải kiểm tra lô sản xuất, hạn dùng, phiếu kiệm nghiệm của thuốc - hóa chất, đảm
bảo thuốc – hóa chất nhập kho đúng chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng. Hội đồng kiểm nhập thuốc do một Phó Giám đốc bệnh viện phụ trách.
Thuốc trong kho được sắp xếp như sau:
- Sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý: nhóm thuốc gây tê -mê, nhóm thuốc chống dịứng, chống nhiễm khuẩn, thuốc tim mạch,…
- Sắp xếp theo dạng bào chế: thuốc viên, thuốc tiêm.
- Sắp xếp theo đường dùng: thuốc uống, thuốc tiêm, thuốc dùng ngoài. - Thuốc trong kho được sắp xếp theo thứ tự A, B, C.
Thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần được cất giữ trong tủ sắt có hai lớp cửa, có ngăn riêng cho từng loại thuốc, có danh mục thuốc trong tủ. Tại các kho có bảng theo dõi hạn dùng của thuốc đảm bảo tránh tồn kho tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và cấp phát.
Nhận xét: Khoa Dược thực hiện nghiệp vụ kho một cách nghiêm túc và rất khoa học do đó hiệu suất công việc cao. Các quy trình quản lý hóa đơn xuất, nhập khẩu rất chăt chẽ, chi tiết. Thuốc trong kho được sắp xếp theo nguyên tắc FEFO nên thuốc được kiểm tra HSD một cách liên tục. Mặt khác, do nhu cầu sử
dụng thuốc không lớn và khoa Dược có kế hoạch chặt chẽ trong công tác xuất nhập thuốc nên thuốc được luân chuyển liên tục từ kho chính sang kho lẻ. Tại kho lẻ có các bảng theo dõi HSD của các thuốc nên ít có hiện tượng thuốc bị hết hạn. Thuốc trong hầu hết các kho được sắp xếp theo được sắp xếp theo tác dụng dược lý. Mỗi nhóm thuốc được sắp xếp theo thứ tự A, B,C. Tuy nhiên do diện tích kho còn hẹp nên việc sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý nhiều khi còn chồng chéo chưa thực sự rõ ràng, nhất là vào thời điểm đầu tháng khi lượng thuốc nhập về kho nhiều.
Quản lý hàng tồn kho.
Công tác kiểm kê báo cáo hàng tồn kho:
Hệ thống kho có đầy đủ sổ sách, hóa đơn như quy chế: phiếu xuất nhập thuốc thường, sổ xuất nhập thuốc gây nghiện, hướng thần…. Công tác kiểm kê, báo cáo quyết toán tại tất cả các kho được thực hiện định kỳ 1 tháng 1 lần. Biên bản kiểm kê được làm thành 02 bộ, 1 bộ lưu tại khoa Dược,1 bộ lưu tại phòng
TCKT. Hội đồng kiểm kê gồm có sự tham gia của: Trưởng khoa Dược,phòng TCKT, thủ kho, thống kê.
Hàng tháng có báo cáo tồn kho trên cơ sở thống kế và tổng hợp số thuốc xuất - nhập - tồn - hư hỏng để tránh hư hao, mất thuốc xảy ra. Thủ kho đối chiếu số tồn kho với thống kê dược và làm báo cáo xuất kho cho phòng TCKT. Quá trình quản lý thuốc xuất, nhập, tồn kho được sử dụng bằng phần mềm máy tính. Ngoài ra còn tham gia báo cáo hoạt động công tác dược hàng quý , báo cáo sử
dụng thuốc gây nghiện- hướng thần, báo cáo tình hình sử dụng thuốc cho BHYT theo mẫu C20, báo cáo sử dụng thuốc 15 ngày theo mẫu 5D của thông tư
22/2011/TT-BYT…
Tình hình nhập- xuất - tồn kho : Để đánh giá mức độ dự trữ thuốc hợp lý của BVTN, chúng tôi tiên hành phân tích số liệu nhập – xuất – tồn kho thuốc trong 2 năm gần đây ( 2011 - 2012 )
Tình hình xuất, nhập, tồn kho thuốc được trình bày trong bảng 3.11
Bảng 3.11: Giá trị tiền thuốc xuất, nhập, tồn kho năm 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng
Nhập 2012 Tồn 2011 Xuất 2012 Tồn 2012 Sử dụng bình quân /tháng
17.263 2.097 16.989 2.371 1.416
* Phân tích việc quản lý tồn trữ: Dự trữ thuốc hợp lý sẽ đảm bảo được mức độ an toàn trong cung ứng thuốc và hạn chế những bất lợi do thị trường thuốc gây ra.. Theo hướng dẫn của Bộ y tế, số lượng thuốc dự trữ trong kho phải
đảm bảo được nhu cầu sử dụng của bệnh viện từ 2-3 tháng .
Bảng 3.12. Giá trị tiền thuốc dự trữ thuốc của BVĐKNL năm 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng Tiền thuốc tồn kho (triệu đồng) Tiền thuốc bình quân sử dụng một tháng (triệu đồng) Thời gian sử dụng thuốc dự trữ (tháng) 2.371 1.416 1,7
2371 1416 1416 0 500 1000 1500 2000 2500 Triệu đồng
Tồn kho Tiền thuốc sử dụng bình quân 1 tháng
Hình 3.8: Biểu đồ biểu diễn giá trị thuốc dự trữ và giá trị bình quân sử dụng thuốc trong 1 tháng của BVĐKNL năm 2012
Nhận xét: Ta có thể thấy: Lượng thuốc dự trữ đủ cho bệnh viện sử dụng từ 1,7 tháng như vậy là khá thấp với mức hướng dẫn của Bộ Y tế. Như vậy, để đảm cơ số sự trữ thuốc của bệnh viện thì trong những năm tiếp theo, khoa Dược cần chủ động tham mưu cho Giám đốc bệnh viện tăng cường hơn nữa trong công tác tồn trữ nhằm đảm bảo đầy đủ và kịp thời cung ứng thuốc phục vụ điều trị.
3.1.3.3. Hoạt động cấp phát thuốc
Quy trình cấp phát thuốc
Sau khi thuốc được mua bằng hình thức đấu thầu rộng rãi và chào hàng cạnh tranh, thuốc được tồn trữ, bảo quản và cấp phát tại các kho thuốc trong khoa Dược. Mô hình cấp cấp phát thuốc bệnh viện được :