Hiện nay công ty du lịch Quốc Tế Hoàng Cầu hoạt động ngày càng hiệu quả và có những chức năng nhiệm vụ:
- ký kết hợp đồng với các cá nhân và tổ chức nước ngoài có nhu cầu thuê nhà để làm văn phòng dưới chức năng “Môi giới thương mại “
- trực tiếp ký kết hợp đồng với các tổ chức kinh doanh du lịch ở nước ngoài để thu hút khách du lịch quốc tế vào Việt Nam: mảng du lịch outbound của công ty: thị trường khách du lịch Thái Lan, Trung Quốc chiếm phần đông, đưa người nước ngoài cư trú nước ngoài tại Việt Nam đi du lich, người Việt Nam đi du lịch nước ngoài, tổ chức các chương trình du lịch thu hút khách nội địa.
- thực hiện chế độ báo cáo hàng kỳ về kết quả kinh doanh của chi nhánh cho công ty mẹ( trụ sở chính tại: C5, tổ 9, phường ô chợ Dừa, Quận Đống Đa HN)
- Tuân thủ các quy định của pháp luật chính sách của nhà nước về nghành nghề kinh doanh: Kinh doanh lữ hành, quản lý các phương tiện vận chuyển, và các quy đình khác có liên quan, đặc biệt từ tháng 11 năm 2006 khi Viêt Nam đã chính thưc ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, thực hiện theo đúng luật cam kết mà Việt Nam đã ký kết.
- Công ty được phép ký hợp đồng với các nhà cung cấp sản phẩm du lịch, như khách sạn, nhà hàng… công ty lữ hành trong việc cung cấp khách, thực hiện chương trình du lịch đã ký kết.
Sơ đồ 2.2: sơ đồ bộ máy các phòng ban của công ty.
2.2.2.Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận trong công ty.
• Giám đốc:
Là người chịu trách nhiệm tại công ty, có quyền quyết định mọi mặt hoạt động của công ty trong phạm vi cho phép. Giám đốc có nhiệm vụ giao kế hoạch kinh doanh trực tiếp đến các phòng ban. Có chức năng giám sát và chỉ đạo các phòng ban thực hiện tốt các chính sách, chiến lược của công ty.
- phụ trách tổng thể công ty
- chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên • Phó giám đốc tài chính: Trương Minh Thơm
- Chức năng: Phòng tài chính – kế toán.
Tổng kết doanh thu và chi phí, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và lập hóa đơn thanh toán, làm tất cả các công việc hoạch toán, thu chi và theo dõi hoạt động tài chính của công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Thu tiền theo hợp đồng du lịch đã ký kết với khách hàng
+ Chi tiền tạm ứng cho bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng. + Thanh toán các chi phí văn phòng, điện nước, các chi phí liên quan đến Marketing. Giám đốc Phó giám đốc (tài chính) Phòng điều hành Phòng thị trường Phó giám đốc (điều hành) Bộ phận khách lẻ Phòng kế toán
+ Cung cấp các loại tiền lương, tiền thưởng tới cán bộ côg nhân viên trong toàn bộ công ty.
+ Tổng kết doanh thu và chi phí định kỳ theo tháng, quý năm và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tóm lại: Có trách nhiện phụ trách về mảng tài chính của công ty. Có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc.
• Phó giám đốc điều hành: Nguyễn Việt Anh.
- Phụ trách về mảng thị trường của công ty.
- Phối hợp cùng với cán bộ để đưa ra phương án kinh doanh của công ty.
- Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. - Báo cáo trực tiếp với giám đốc.
• Các phòng chuyên môn. • Phòng kế toán.
- Trưởng phòng.
+ Chịu trách nhiệm về mảng tài chính – kế toán của công ty. + Báo cáo trực tiếp với phó giám đốc tài chính.
- Kế toán.
+ làm việc theo sự phân công của trưởng phòng. + Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng.
- Thủ quỹ.
+ Làm việc theo sự phân công của trưởng phòng. + Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Phòng thị trường:
- Trưởng phòng:
+ Phối hợp với các bộ phận để đưa ra kế hoạch thị trường. + Báo cáo trực tiếp với phó giám đốc điều hành.
- Inbound.
Chức năng.
- Tổ chức các loại hoạt động liên kết hợp tác với các hãng lữ hành nước ngoài, với tư cách là công ty lữ hành nhận khách cung cấp các dịch vụ du lịch trọn gói, từ khách hàng của công ty giửi khách liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ trong nước để sẵn sàng phục vụ nhu cầu của du khách.
- Xây dựng các chương trình du lịch Inbound nhằm nâng cao tính cạnh tranh với các công ty lữ hành khác trong nước.
- Dựa vào uy tín và mối quan hệ của công ty tăng cường các hoạt động Marketing, quảng cáo thương hiệu và các chính sách khuyến mại tới các công ty giửi khách nhằm mở rộng mối quan hệ với đối tác, tăng khả năng cạnh tranh. Tổ chức thực hiện chương trình du lịch đã ký kết với các đối tác.
- Bộ phận Marketing: Có nhiệm vụ xây dựng các chiến lược truyền
thông, xúc tiến để bán được chương trình du lịch.
- Bộ phận điều hành : Nhiệm vụ thực hiện đúng lịch trình về thời
gian mà công ty giửi khách đã thông báo, điều các hướng dẫn viên theo đúng khả năng chuyên môn và liên hệ đặt các dịch vụ với các nhà cung cấp.
- Bộ phận hướng dẫn viên Inbound:
Có nhiệm vụ nhận điều từ bộ phận điều hành, và thực hiện đúng theo chương trình đã đề ra.
Chức năng:
- Tổ chức hoạt động liên kết và hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch đơn lẻ như: dịch vụ lưu trú, vận chuyển khách, ăn uống … ở các vùng điểm du lịch, điểm đến du lịch trong cả nước.
- Tư vấn và bán các sản phẩm du lịch tới khách du lịch.
- Tư vấn và bán các sản phẩm du lịch trọn gói tới khách, hay các dịch vụ đơn lẻ tới khách hàng.
- Tổ chức thực hiện các chương trình du lịch mà khách hàng đã đăng ký.
Nhiệm vụ: Tương tự outbound , nội địa cũng có các bộ phận
Marketing, dựa vào mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch trong nước xác định giá thành chương trình du lịch từ đó tư vấn, bán các chương trình du lịch cho những cá nhân và tập thể có nhu cầu.
- Bộ phận khách lẻ: Tìm hiểu nhu cầu của khách, bán chương trình du lịch và chuyển cho bộ phận điều hành.
- Bộ phận điều hành của công ty là bộ phận liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp, các đối tác là công ty lữ hành nhận khách ở các nước, từ đó nắm bắt được chương trình du lịch
- Dựa vào khả năng về lượng khách sẽ tham gia chương trình du lịch cùng với mối quan hệ giữa công ty với các hãng hàng không như: Việt nam Airline, Thai Airway, … bộ phận điều hành trực tiếp có chiến lược phối kết hợp để có thể giảm giá vé máy bay, hạ giá thành tạo khả năng cạnh tranh, mang lại lợi ích cho khách hàng.
- Bộ phận điều hành nhận thông tin và nhận hồ sơ từ bộ phận thị trường, bộ phận gom khách từ đó đặt chỗ chính xác số lượng đoàn khách với các hãng hàng không, các đối tác ở ngoài khởi hành và kết thúc chương trình du lịch.
- Lên phương án quảng bá và bán các chương trình du lịch, tổ chức bán các chương trình du lịch.
- Báo cáo với trưởng phòng. + Dịch vụ:
- Đưa ra các sản phẩm về dịch vụ của công ty.
- Tổ chức, phối hợp với các bộ phận khác trong toàn công ty, đặc biệt với bộ phận Marketing để bán các sản phẩm.
- Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng. + Phòng điều hành: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về việc tổ chức thực hiện các chương trình du lịch, các dịch vụ khách hàng yêu cầu.
- Báo cáo trực tiếp với phó giám đốc điều hành. + Inbound.
- Phối hợp với phòng thị trường (inbound) để tổ chức thực hiện chương trình du lịch.
- Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng chương trình du lịch với ban giám đốc.
+ Outbound:
- phối hợp với phòng thị trường(outbound) để tổ chức thực hiện các chương trình du lịch.
- Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng. + Nội địa:
- phối hợp với phòng thị trường(nội địa) để tổ chức thực hiện các chương trình du lịch.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng chương trình du lịch. - Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng.
+ Đặt ăn khách sạn:
- Đặt dịch vụ theo yêu cầu của từng bộ phận( inbound, outbound, nội địa, khách lẻ).
+ Đặt xe, vé máy bay, vé tàu:
- Đặt dịch vụ theo yêu cầu của từng bộ phận.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng trước từng bộ phận. + Bộ phận khách lẻ:
- Trưởng bộ phận: lên các chương trình để gom khách lẻ trong tháng, lên các phương án, đưa ra các chương trình du lịch cụ thể sẽ bán trong tháng.
- Báo cáo trực tiếp với phó giám đốc điều hành. + Các bộ phận:
- Nắm rõ được các sản phẩm mà công ty mình sẽ bán.
- Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để bán, tổ chức bán. - Báo cáo trực tiếp với trưởng bộ phận.