KẾT LUẬN CHƢƠNG
3.4.2.Quy trình thực hiện CRM tại Chi cục Thuế quận Hải Châu 1 Tạo lập thông tin khách hàng theo các tiêu chí
3.4.2.1. Tạo lập thông tin khách hàng theo các tiêu chí
a. Công tác thu thập thông tin cơ sở dữ liệu của khách hàng
Thu thập thông tin khách hàng rất quan trọng trong quá trình làm việc của cơ quan thuế và của cả doanh nghiệp.
Đối với tổ chức: Công tác thu thập thông tin ban đầu khi một tổ chức hay hộ kinh doanh mới ra kinh doanh thực hiện thông tƣ liên tịch giữa Sở KH-ĐT, công an và cơ quan thuế, những thông tin trên giấy phép kinh doanh khi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh sẽ đƣợc cập nhật và chuyển cơ sở dữ liệu sang cho cơ quan thuế. Sở KH-ĐT sẽ nhận hồ sơ đăng ký cấp mã số thuế và cấp dấu tròn, sau đó sẽ chuyển cho cơ quan thuế và công an, Sở KH-ĐT sẽ thực hiện cơ chế “một cửa”, nhận và cấp hồ sơ tại một nơi, tiết kiệm thời gian, công sức đi lại của ngƣời dân. Vì vậy những thông tin trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tự động cập nhật qua cho cơ quan thuế, doanh nghiệp không cần thông báo với cơ quan thuế. Ngoài ra, mỗi khi có sự thay đổi thông tin của doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ cần thông báo tại Sở KH-ĐT, cơ quan thuế sẽ tự động nhận đƣợc.
Với những thông tin từ Sở KH-ĐT, cơ quan thuế sẽ dễ dàng theo dõi, cập nhật thông tin của doanh nghiệp nhanh chóng.
Đối với hộ kinh doanh: cũng tƣơng tự nhƣ tổ chức, hộ kinh doanh cũng chung một chƣơng trình quản lý những thông tin ban đầu của NNT. Còn những thông tin về số thuế khoán, số thuế kê khai, tình hình nộp thuế, nợ thuế thì có một chƣơng trình riêng để cơ quan thuế theo dõi và xử lý.
Đối với cá nhân: đây là những ngƣời nộp thuế TNCN, thuế sử dụng đất phi nông nghiệp,…. Họ sẽ nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế tại bộ phận một cửa với những thông tin cần thiết, từ đó cơ quan thuế sẽ cập nhật vào chƣơng trình quản lý thông tin chung và cấp mã số thuế cá nhân cho NNT.
Thông tin về tình hình nộp thuế, cơ quan thuế đã hợp tác với Kho bạc nhà nƣớc quận Hải Châu và Ngân hàng Đầu tƣ và phát triển chi nhánh Đà Nẵng, giảm thời gian đi lại cho NNT. Từ tình hình nộp thuế đó thì những thông tin về tình hình thu nộp, tình hình nợ thuế, kiểm tra thuế, số tiền phạt,… đƣợc tự động cập nhật vào những chƣơng trình khác nhau.
b. Nội dung hồ sơ khách hàng
- Thông tin chung:
Với những dữ liệu cập nhật từ Sở KH-ĐT và Đội Tuyên truyền – Hỗ trợ, Đội Kê khai – Kế toán thuế sẽ cập nhật vào chƣơng trình quản lý thông tin NNT cấp toàn quốc. Chƣơng trình này hoạt động toàn quốc, vì vậy cả NNT đều có thể xem những thông tin của họ trên website của Tổng cục Thuế.
Chƣơng trình này giúp ngƣời truy cập xem đƣợc đầy đủ thông tin của NNT và thông tin về doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp nhƣ: doanh nghiệp hoạt động với vốn bao nhiêu, ngành nghề kinh doanh, các cửa hàng, thông tin về chủ doanh nghiệp,…
Những thông tin này đƣợc phân loại và sắp xếp theo phân loại nhất định. Trang thứ nhất là về thông tin chung: tên doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý, MST, ngày cấp MST, tình trạng hoạt động, ngày bắt đầu kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, thông tin về nguồn vốn (vốn từ NSNN, nguồn vốn khác), hình thức hạch toán (độc lập hay phụ thuộc), hoạt động theo năm tài chính hay năm kế toán, các loại thuế phải nộp, thông tin về tài khoản ngân hàng (Số tài khoản, tên ngân hàng), thông tin khác (tên, số điện thoại giám
đốc và kế toán trƣởng), tạm nghỉ từ ngày đến ngày (nếu có), lý do tạm nghỉ và ngày khôi phục lại.
Trang thứ hai: địa chỉ trụ sở chính và địa chỉ nhận thông báo thuế, điện thoại, fax, email.
Trang thứ ba: thông tin về quyết định thành lập (số quyết định, ngày quyết định, cơ quan ra quyết định), giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (số , ngày cấp, cơ quan cấp), thông tin về đơn vị chủ quản, thông tin về chủ doanh nghiệp.
Trang thứ tƣ là trang dành cho cơ quan thuế: phân công phòng quản lý, cán bộ quản lý, những mã ngành nghề,..., loại hình doanh nghiệp, phƣơng pháp tính thuế GTGT.
Trang thứ năm: bảng kê cho những doanh nghiệp có cửa hàng và thông tin chung về cửa hàng.
- Thông tin về tình hình nộp thuế: gồm những thông tin về các loại tờ khai, kỳ kê khai, số tiền phải nộp, số tiền đã nộp, số tiền đã hoàn…
-Thông tin về tình hình nợ thuế: thông tin về số thuế còn nợ, các loại thuế còn nợ, số ngày và số tiền phạt nộp chậm.
-Thông tin về kiểm tra thuế: phân tích báo cáo tài chính, phân tích tờ khai, hoá đơn, doanh nghiệp, hộ kinh doanh nào đã kiểm tra thuế, lên danh sách kiểm tra, số tiền phạt, …