- Thủ tục nhập kho
BẢNG Kấ PHIẾU NHẬP
3.3 Phương hướng hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại Tổng cụng ty Giấy Việt Nam
cụng ty Giấy Việt Nam
í kiến 1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toỏn
Trờn thực tế, cụng ty vẫn sử dụng mẫu chứng từ của QĐ1141TC/CĐKT ngày 01/11/1995 như thẻ kho và phiếu nhõp kho đó trỡnh bày trong chương 2 khi doanh nghiệp đó chuyển sang ỏp dụng QĐ 15. Điều này khụng đảm bảo nguyờn tắc nhất quỏn trong kế toỏn, do đú cụng ty cần phải điều chỉnh lại theo đỳng mẫu quy định. Như đối với thẻ kho, phiếu nhập kho cần phải điều chỉnh lại như sau:
Đơn vị : Tổng cụng ty Giấy Việt Nam Tờn kho : ...
Mẫu số 06-VT
Ban hành theo QĐ 15/QĐ/BTC ngày 20/03/1995 của Bộ tài chớnh
Trớch THẺ KHO
Ngày lập thẻ : 01/01/2010
Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật liệu: Bồ đệ bộ 4m P ≥ 6
Đơn vị tớnh : Tấn
Mó vật tư 0004
Stt Ngày thỏng
Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày
nhập
Số lượng
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu thỏng 893,715
12/01 PN 00000040 Nhập bồ đề Cty Xuõn Đài 12/01 12,96 16/01 PN 00000045 Nhập bồ đề Cty Cầu Ham 16/01 8,00 20/0
1
PX 00000052 Xuất vào sản xuất 20/01 481,315
Đơn vị : Tổng cụng ty giấy Việt Nam Bộ phận : ...
Mẫu số 01-VT
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 11 thỏng 01 năm 2010 Số : 00000002
Nợ : ... Cú : ... Họ và tờn người giao hàng : Trần Thị Được
Theo HĐGTGT số 0017166 ngày 11 thỏng 01 năm 2010 của CTy TNHH Vinh Hiển
Lý do nhập kho : Nhập nguyờn liệu theo hợp đồng Nhập tại kho : Đường bộ
S Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật Mó số Đơn vị
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực nhập 1 B đàn bộ 2m P>= 6,1cm Tấn 113,095 620.000 70.118.900 2 B đàn bộ 4m P>= 6,1cm Tấn 187,493 620.000 116.245.660 3 B đàn bộ 2m P>= 4cm Tấn 20,800 535.000 11.128.000 4 Keo bộ 2m P>= 8,1cm Tấn 86,326 620.000 53.522.120 5 Keo bộ 4m P>= 8,1cm Tấn 10,173 620.000 6.307.260 6 Keo bộ 2m P>= 4 cm Tấn 13,520 535.000 7.233.200 7 Keo bộ 2m P>= 8,1cm quy chuẩn Tấn 32,860 620.000 20.373.200 8 Keo bộ 2m P>= 4cm quy chuẩn Tấn 22,220 535.000 11.887.700 9 Mảnh keo mua Tấn 43,363 600.000 26.017.800 Cộng 529,850 322.833.840
Tổng số tiền bằng chữ : Ba trăm hai mươi hai triệu tỏm trăm ba mươi ba nghỡn tỏm trăm bốn mươi đồng.
Ngày 11 thỏng 01 năm 2010
í kiến 2 Vấn dề tổ chức kế toỏn nguyờn vật liệu xuất kho
Điều chỉnh thời điểm viết phiếu xuất kho nguyờn vật liệu
Hiện nay, Tổng cụng ty đang ỏp dụng phần mềm kế toỏn Asia Soft cho phộp tớnh đơn giỏ bỡnh quõn xuất kho hết sức dễ dàng. Do đú, thay vỡ một thỏng chỉ viết phiếu xuất kho một lần từ cỏc bảng kờ, kế toỏn nguyờn vật liệu nờn tớnh đơn giỏ xuất kho cho từng lần xuất và viết phiếu xuất kho riờng cho từng lần xuất. Sự thay đổi này tuy làm tăng cụng việc của kế toỏn trong việc theo dừi đơn giỏ nguyờn vật liệu xuất kho và ghi phiếu xuất kho. Tuy nhiờn, nú lại làm giảm đi cụng tỏc ghi chộp bảng kờ cho khối lượng nhập xuất trong thỏng. Sự thay đổi này khụng chỉ tăng khả năng kiểm tra tỡnh hỡnh nhập xuất thực tế tại cỏc kho,mà cũn làm giảm bớt những sai sút trong quỏ trỡnh ghi chộp tại kho dẫn đến sai sút trờn phũng kế toỏn vào thời điểm cuối thỏng. Sự thay đổi này cũng làm tăng khả năng quản lý một cỏch thường xuyờn nguyờn vật liệu khụng chỉ về số lượng, chất lượng mà cả về đơn giỏ của từng chủng loại, từng phẩm cỏch nguyờn vật liệu xuất trong thỏng. Từ đú, kế toỏn cú thể tham mưu cho cỏc cấp lónh đạo trong việc lựa chọn nhà cung cấp trong thời gian tới.
Dưới đõy, em xin lấy một vớ dụ về sự điều chỉnh lại thời điểm viết phiếu xuất kho cũng như tớnh đơn giỏ nguyờn vật liệu trong thỏng 01 năm 2010 tại Tổng cụng ty Giấy Việt Nam đối với nguyờn vật liệu là: Vật tư 10040 - Keo bộ 4m P ≥ 4cm
Tồn đõu kỡ: Số lượng 114,200 tấn - Trị giỏ tồn đầu kỡ : 61.369.822 đồng 14/01 PN 0000005 : Số lượng 10,080 tấn - Đơn giỏ: 535.000( đồng / tấn ) 16/01 Xuất kho : Số lượng 75,500 tấn
30/01 PN 00000040 Số lượng 9,880 tấn - Đơn giỏ: 535.000( đồng / tấn ) 30/01 PN 00000044 Số lượng 11,960 tấn - Đơn giỏ: 535.000( đồng / tấn ) 31/01 Xuất kho : Số lượng 38,700 tấn
Với Keo bộ 4m P ≥ 4cm xuất kho ngày 16/01/2010
* Trị giỏ Keo bộ 4m P ≥ 4cm nhập kho ngày 14/01/2010 10,080 x 535.000 = 5.392.800 (đồng)
Đơn giỏ bỡnh quõn
gia quyền ═ 61.369.822 + 5.392.800
114,200 + 10,080
═ 537.195,220 ( đồng / tấn ) Trị giỏ vốn thực tế
nguyờn vật liệu xuất kho
═ 75,500 x 537.195,220
═ 40.558.239 ( đồng ) * Với Keo bộ 4m P ≥ 4cm xuất kho ngày 31/01/2010 Trị giỏ Keo bộ 4m P ≥ 4cm tồn kho
61.369.822 + 5.392.800 - 40.558.239 = 26.174.383 ( đồng ) Số lượng Keo bộ 4m P ≥ 4cm tồn kho
114,200 + 10,080 - 75,500 = 48,780 ( tấn )
Trị giỏ Keo bộ 4m P ≥ 4cm nhập kho ngày 30/01/2010 (PN 00000040) 9,880 x 535.000 = 5.285.800 (đồng)
Trị giỏ Keo bộ 4m P ≥ 4cm nhập kho ngày 30/01/2010 (PN 00000044) 11,960 x 535.000 = 6.398.600(đồng)
Tổng trị giỏ Keo bộ 4m P ≥ 4cm nhập kho 5.285.800 + 6.398.600 = 11.684.400 (đồng) Tổng số lượng Keo bộ 4m P ≥ 4cm nhập kho 9,880 + 11,960 = 21,840 ( tấn )
Đơn giỏ bỡnh quõn
48,780 + 21,840 ═ 536.091,518 ( đồng / tấn )
Trị giỏ vốn thực tế nguyờn vật liệu xuất kho
═ 38,700 x 536.091,518
═ 20.746.742 ( đồng ) * Tổng trị giỏ Keo bộ 4m P ≥ 4cm xuất kho trong kỡ : 40.558.239 + 20.746.742 = 61.304.981 ( đồng )
* Trị giỏ Keo bộ 4m P ≥ 4cm tồn kho cuối kỡ
26.174.383 + 11.684.400 - 20.746.742 = 17.112.041 ( đồng ) * Khối lượng Keo bộ 4m P ≥ 4cm tồn kho cuối kỡ
48,780 + 21,840 - 38,700 = 31,920 ( tấn )
So sỏnh với phiếu xuất kho PN 0000001 trị giỏ Keo bộ 4m P ≥ 4cm xuất kho trong thỏng là gần bằng nhau. Tuy nhiờn, ta thấy được đơn giỏ xuất kho của hai lần xuất kho ngày 16/01 (537.195,220 đồng/ tấn) và 31/01(536.091,518 đồng / tấn ) là khỏc nhau và khỏc với đơn giỏ trong PN 0000001 nếu như chỉ tớnh giỏ một lần vào cuối thỏng ( 536.867,11). Cỏch tớnh giỏ cho từng lần xuất sẽ mang lại thụng tin về sự biến động của trị giỏ vốn nguyờn vật liệu xuất kho,từ đú giỳp kế toỏn nắm bắt và tham mưu cho cỏc cấp lónh đạo điều chỉnh lại khõu thu mua nguyờn vật liệu đầu vào cho thớch hợp.
Cỏch tớnh giỏ và viết phiếu xuất kho cho từng lần xuất như trờn cũn giỳp Tổng cụng ty điều chỉnh lại cụng tỏc kế toỏn cho phự hợp với chuẩn mực và chế độ kế toỏn. Thực hiện tốt hơn QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC.
Điều chỉnh tổ chức xuất kho với cỏc loại nguyờn vật liệu phụ
Ngoài việc điều chỉnh lại thời điểm viết phiếu xuất kho, đối với nguyờn vật liệu phụ chủ yếu như : Dầu Do, Fo hoặc cỏc chất phụ gia như : CaCO3, AKD, Bentonal, vụi, tinh bột, NaCl ... kế toỏn nờn theo dừi và phản ỏnh chặt chẽ số lượng vật tư đó xuất vào sản xuất chứ khụng nờn theo dừi và phản ỏnh trờn cỏc phiếu xuất và số lượng hàng xuất về cỏc kho trung gian ở cỏc phõn xưởng sản xuất. Bởi vỡ, việc tổ chức xuất kho như vậy làm cho lượng nguyờn vật liệu dựng cho sản xuất khụng phải là số lượng thực tế trong giỏ thành sản phẩm. Mặt khỏc, lại làm tăng cỏc chi phớ trụng coi, bảo quản và tạo sơ hở cho cỏc vấn đề tiờu cức cú thể nảy sinh.
í kiến 3 Vấn đề tổ chức kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
Hiện nay, Tổng cụng ty Giấy Việt Nam đang kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp ghi thẻ song song. Sử dụng phương phỏp này là do Tổng cụng ty là doanh nghiệp hỡnh thành đó hơn 30 năm trong thời gian đầu chủ yếu là kế toỏn thủ cụng. Tuy nhiờn, với điều kiện của Tổng cụng ty hiện nay, tuy đó ỏp dụng phần mềm kế toỏn nhưng do đặc điểm sản xuất cần sử dụng số lượng nguyờn vật liệu rất lớn, đa dạng về chủng loại, phẩm chất, nghiệp vụ nhập xuất nguyờn vật liệu lại rất nhiều với số lượng lớn nờn kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp ghi thẻ song song theo em thực sự đó khụng cũn phự hợp. Do vậy, Tổng cụng ty nờn thay đổi phương phỏp kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu cho phự hợp hơn.
+ Về một số vật liệu phụ chủ yếu (dầu Do, Fo hoặc các chất phụ gia nh: CaCO3, AKD, Bentonal, vôi, tinh bột hoặc NaCl...) kế toán nên theo dõi chặt chẽ số lợng vật t đã xuất vào sản xuất chứ không nên theo dõi và phản ánh trên các phiếu xuất là số lợng hàng xuất về các kho trung gian ở các phân xởng sản xuất. Bởi vì làm nh vậy lợng vật liệu dùng cho sản xuất không phải là số lợng thực tế trong giá thành sản phẩm. Mặt khác lại làm tăng các chi phí trông coi, bảo quản và sẽ tạo sơ hở cho các vấn đề tiêu cực có thể nảy sinh.
í kiến 4 Vấn đề dịnh mức tồn kho nguyờn vật liệu
Qua khảo sỏt cỏc kỡ kiểm kờ cho thấy, lượng nguyờn vật liệu tồn kho tối đa ở một số khõu cũn cao ( như cỏc vật tư, phụ tựng ở kho 83, cỏc kho khỏc như kho than, kho muối NaCl, kho nguyờn liệu...). Vỡ số lượng tồn kho nhiều, khụng đo đếm được thực tế qua cỏc kỡ kiểm kờ. Vỡ vậy cũn cú những ảnh hưởng khụng nhỏ đến số lượng cỏc loại nguyờn vật liệu phản ỏnh trờn cỏc phiếu xuất dựng cho quỏ trỡnh sản xuất. Theo đú, cỏc vấn đề về quản lý kho tàng, xử lý cỏc vật tư ứ đọng, kộm phẩm chất cũn là một vấn đề mà Tổng cụng ty cần quan tõm trong thời gian tới nhằm giảm thiểu vốn lưu động dựng cho sản xuất từ đú tiết kiệm chi phớ, làm tăng hiệu quả sử dụng vốn, hạ giỏ thành sản phẩm.
í kiến 5 Vấn đề lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Cuối niờn độ kế toỏn, giỏ trị thuần của nguyờn vật liệu thường thấp hơn giỏ gốc, vỡ vậy doanh nghiệp phải lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Trờn thực tế, Tổng cụng ty Giấy Việt Nam chỉ lập dự phũng cho một số nguyờn vật liệu. Một số nguyờn vật liệu cú giỏ trị thay đổi lớn khụng được lập dự phũng như: Chất tăng trắng, chất phỏ bọt, Dõy curoa... Nguyờn nhõn là cỏc nguyờn vật liệu này cú giỏ trị lớn, việc lập dự phũng cú thể dẫn đến vấn đề ứ đọng vốn. Vỡ vậy, cụng ty nờn xem xột kĩ lưỡng vấn đề này.
í kiến 6 Vận dụng hỡnh thức kế toỏn
Khi ỏp dụng kế toỏn mỏy vào hạch toỏn cụng ty nờn chuyển sang hỡnh thức nhật kớ chung cho tiện theo dừi và giỏm sỏt lẫn nhau. Khi đú hệ thống sổ sỏch bỏo cỏo cũng ớt đi phần nào giảm thời gian cho cụng tỏc kiểm tra nội bộ. Cú thể khỏi quỏt quỏ trỡnh kế toỏn nguyờn vật liệu khi sử dụng hỡnh thức Nhật kớ chung trong phần mềm Asia Soft như sau:
Theo đú hệ thống sổ kế toỏn và bỏo cỏo kế toỏn được sử dụng là - Sổ nhật kớ chung, sụ nhật kớ chuyờn dựng
- Sổ cỏi TK 152, TK 331 ...
- Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cỏc TK 152,331... - Bỏo cỏo tồn kho
- Bảng tổng hợp xuất nhập tồn
Như vậy, hệ thống sổ kế toỏn được giảm bớt mà vẫn khụng mất đi khả năng so sỏnh, đảm bảo tớnh chớnh xỏc cao: Sổ nhật kớ chung và nhật kớ chuyờn dựng dựng để đối chiếu với sổ cỏi cỏc tài khoản.
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Số liệu chuyển sang cỏc phõn hệ khỏc (kế toỏn CP-GT, kế toỏn tổng hợp) Phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho (kế toỏn nguyờn vật liệu) Số liệu chuyển từ cỏc phõn hệ khỏc (mua nguyờn vật liệu) Sổ nhật kớ chung Sổ chi tiết NVL Sổ cỏi TK 152
Bỏo cỏo nhập xuất tồn và cỏc bỏo cỏo khỏc
KẾT LUẬN
Đất nước ta đang trong cụng cuộc hội nhập kinh tế quốc tế vỡ vậy chỳng ta đang đứng trước những thời cơ vận hội mới cũng như những thỏch thức đỏi hỏi cỏc doanh nghiệp của chỳng ta phải hết sức năng động phản ứng nhạy bộn với những biến đổi của thị trường.
Làm sao để cỏc doanh nghiệp của chỳng ta cạnh tranh được với hàng húa của cỏc nước trờn thế giới điều này đỏi hỏi mỗi doanh nghiệp phải sử dụng tiết kiểm, hiệu quả nguồn nguyờn vật liệu, từ đú vừa giảm chi phớ, hạ giỏ thành sản phẩm vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm từ đú làm tăng khả năng cạnh tranh, tăng uy tớn của doanh nghiệp trờn thị trường.
Tại Tổng cụng ty Giấy Việt Nam, cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật đó cú nhiều bước cải tiến phự hợp với yờu cầu quản lý. Từ tỡnh hỡnh sản xuất thực tế cũng như do cỏc yếu tố của thị trường tỏc động cụng ty đó đưa ra những biện phỏp sử dụng nguyờn vật liệu hợp lý từ đú nhằm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tốt nghiệp chuyờn ngành kế toỏn tại Tổng Cụng ty Giấy Việt Nam, em đó nghiờn cứu và viết luận văn cuối khúa "Tổ chức cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại Tổng cụng ty Giấy Việt Nam" . Mặt khỏc giai đoạn này cũn tạo điều kiện tốt cho em những học sinh mới chuẩn bị ra trường, hiểu đỳng và sõu sắc hơn những kiến thức đó học, bổ sung thờm những hiểu biết mà chỉ qua thực tế mới thấy được.Tuy nhiờn với trỡnh độ và sự hiểu biết cũn nhiều hạn chế, cộng với thời gian cú hạn nờn quỏ trỡnh tỡm hiểu của em cũn nhiều thiếu xút. Em rất mong nhận được sự động viờn giỳp đỡ của thầy cụ hướng dẫn trong khoa kế toỏn, trường Học viện Tài chớnh và ban lónh đạo cụng ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn.