6. Kết cấu của luận văn
3.1.2. Giải pháp nâng cao năng lực động viên, khuyến khích
- Tham gia các khóa đào tạo dành cho các lãnh đạo doanh nghiệp một cách hệ thống để trang bị nhận thức, kiến thức về các chủ đề như tâm lý con người, tâm lý hành vi, hành vi tổ chức, tạo động lực, các phương pháp động viên, khuyến khích, văn hóa động viên, khuyến khích…
- Thuê chuyên gia, cố vấn tư vấn về các cách thức cụ thể của động viên, khuyến khích.
- Để rèn luyện kỹ năng động viên, khuyến khích, các lãnh đạo công ty có thể thực hành các bài tập mô phỏng tình huống động viên, khuyến khích.
Và sau đây là một số gợi ý tham khảo trong công tác động viên, khuyến khích: Việc khích lệ nhân viên sẽ làm cho nhân viên vượt qua khó khăn để xây dựng công ty lớn mạnh, làm cho tinh thần của nhân viên thoải mái và làm việc hiệu quả hơn. Vậy để chứng tỏ khả năng lãnh đạo của mình trong việc dẫn dắt nhân viên làm việc hiệu quả bằng việc khích lệ, các nhà lãnh đạo công ty nên chú ý đến các vấn đề sau:
Luôn tìm hiểu các lý do mà nhân viên của mình hành động bất thường trước khi quy kết cho họ việc gì đó. Điều này sẽ giúp nhà lãnh đạo hiểu về nhân viên của mình hơn và nó cũng như là sự chia sẻ, đồng cảm, khích lệ với nhân viên của mình.
Trả lương theo đúng năng lực của nhân viên
Trả lương cho nhân viên theo năng lực là cách làm có ý nghĩa khích lệ rất lớn đối với những người thực sự có tài và xuất sắc. Thế nhưng, để có sự khích lệ một cách công bằng, nhà lãnh đạo cần thiết lập một hệ thống tính lương hợp lý và đánh giá đúng hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên trong công ty. Ngoài ra, phải có chế độ khen thưởng kịp thời để các cán bộ công nhân viên trong công ty có thể phát huy hết khả năng của mình.
Công ty nên có quy định trả lương làm thêm giờ cho cán bộ công nhân viên khi họ phải làm thêm giờ để kịp tiến độ thi công hay làm thêm giờ khi phải tham gia đấu thầu nhiều công trình cùng một lúc. … Như vậy sẽ khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, để họ không cảm thấy bị thiệt thòi khi phải làm tăng ca.
Biết thể hiện cảm xúc
Một lãnh đạo giỏi không những phải có chỉ số thông minh cao mà còn phải trau dồi cho mình năng lực về cảm xúc. Sự căng thẳng sẽ bị khỏa lấp nếu như bạn bước vào, nhìn nhân viên với một nụ cười rạng rỡ. Một nét tươi trên khuôn mặt người lãnh đạo có thể tạo lên hiệu ứng mạnh mẽ lên những nhân viên. Sẽ thật tuyệt nếu như bạn có thể khiến mọi nhân viên của mình sở hữu niềm hạnh phúc như nhau, không phân biệt cấp bậc và tiền lương. Đặc biệt, chắc chắn họ sẽ hạnh phúc và cảm thấy phấn chấn vô cùng nếu như bạn cảm ơn họ vì đã cống hiến hết mình cho công việc sau mỗi buổi họp.
Trân trọng đóng góp của nhân viên
Thực tế cho thấy: nhân viên sẽ làm việc hết mình với tổ chức nào biết trân trọng sự đóng góp của họ. Nhà lãnh đạo sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn khi chỉ bằng một lời khen nhỏ của mình, có thể đem lại động lực và sự phấn chấn cho nhân viên trong suốt một ngày làm việc dài? Vậy nên, hãy để cho nhân viên biết rằng nhà lãnh đạo trân trọng họ, nhìn nhận họ. Để nhân viên làm việc hết mình, áp dụng bằng áp lực của uy quyền không phải là cách khôn ngoan. Thay vào đó, hãy làm mọi điều cần thiết để nhân viên tâm phục và tín nhiệm lãnh đạo. Hãy coi họ là tài sản quý báu
nhất của công ty, những tài sản ấy tức khắc sẽ "chứng tỏ" giá trị của họ. Đó cũng là cách mà nhà lãnh đạo xây dựng một nền văn hóa trân trọng con người. Làm được như vậy, chắc chắn lãnh đạo công ty sẽ bất ngờ trước sức sáng tạo và thành quả làm việc của cấp dưới.
Tổ chức các hoạt động ngoài công việc
Nhà lãnh đạo nên tổ chức các hoạt động ngoài công việc để các nhân viên của mình có cơ hội để giảm áp lực công việc, đây cũng là thời gian mà các nhà lãnh đạo tiếp xúc với các cán bộ công nhân viên của công ty để tìm hiểu những vướng mắc trong cuộc sống cũng như công việc qua đó có những khích lệ giúp nhân viên của mình hoàn thành tốt công việc của mình.
Lãnh đạo công ty có thể tổ chức các hoạt động ngoài công việc như: tổ chức đi chơi, đi nghỉ vào mùa hè; tổ chức lễ 8/3, ngày 20/10 cho các chị em phụ nữ như: thi nấu ăn, tuyên dương các bà mẹ nuôi con giỏi dạy con ngoan, phụ nữ đảm đang..; tổ chức tết Trung thu, tết thiếu nhi 1/6 cho con em nhân viên trong công ty, nhân dịp này tuyên dương các cháu học sinh giỏi ...
Đưa ra những đề nghị mang tính khuyến khích cao
Lãnh đạo nên khích lệ nhân viên của mình tham gia vào các dự án cộng đồng mà công ty bạn thực hiện nếu họ đã hoàn thành tốt công việc chuyên môn. Linh động thời gian cho các nhân viên giỏi với những lý do cá nhân (đau ốm, học thêm…). Hãy tặng thưởng cho nhân viên đã có nhiều thành tích trong công việc và đóng góp cho công ty những món quà nhỏ có tính chất động viên (vé xem phim, xem kịch, bữa ăn ở nhà hàng...). Để có thể trở thành nhà quản lý tận tâm, lãnh đạo phải học cách nắm bắt các vấn đề của nhân viên và cố gắng giúp đỡ họ. Sự thấu hiểu và cảm thông là yếu tố không thể thiếu trong tính cách của một nhà lãnh đạo. 3.1.3. Giải pháp nâng cao năng lực phân quyền, ủy quyền
Phân quyền, ủy quyền công việc một cách chính thức để người được trao quyền chịu trách nhiệm những công việc cụ thể. Phân quyền, ủy quyền là việc làm cần thiết vì không một nhà lãnh đạo nào có thể 3 đầu 6 tay để thực hiện tất cả mọi việc.
Người lãnh đạo chỉ được xem là tài năng khi luôn đau đáu một kế hoạch chuẩn bị nhân sự cho tương lai và sẵn sàng chuyển giao quyền lực cho những người
khác xứng đáng hơn.
Câu chuyện về Honda Soichiro, nhà sáng lập hãng Honda của Nhật, đến nay vẫn được nhiều người nhắc đến. Trong tự truyện của mình, ông Soichiro kể rằng khi Honda đã trở thành một tập đoàn nổi tiếng, ông đã lặng lẽ từ chức. Vị trí điều hành cao nhất của tập đoàn được giao cho một người khác, còn ông chỉ nhận một chức vụ nhỏ nhưng hợp với sở trường là phụ trách mảng kỹ thuật của hãng. Điều này không hề khiến Honda yếu đi mà càng phát triển vượt bậc. Ai cũng hiểu đây chính là tâm nguyện và là động lực để ông Soichiro sẵn sàng nhường vị trí cho người khác dù đang ở trên đỉnh cao của quyền lực.
Cho nên, việc phân quyền ngày nay không còn nhằm chỉ là phân công công việc. Phân quyền ngày nay còn có nhiều mục đích. Những mục đích của việc phân quyền, ủy quyền là:
+ Phân rõ chức năng nhiệm vụ.
+ Xác lập quyền hạn, trách nhiệm đối với từng đầu công việc quan trọng. + Thử thách nhân viên trong trường hợp đào tạo và đánh giá nhân sự.
Chính vì vậy, để việc phân quyền, ủy quyền được hiệu quả thì các lãnh đạo công ty phải:
- Tham gia các khóa đào tạo về phân quyền, uỷ quyền của các tổ chức quốc tế hoặc của các tổ chức Việt Nam.
- Thực hành các tình huống mô phỏng về phân quyền, uỷ quyền để rèn luyện kỹ năng phân quyền, uỷ quyền.
- Đánh giá đúng năng lực của cấp dưới khi phân quyền, ủy quyền.
- Phân quyền, ủy quyền nên có thời hạn. Việc phân quyền, ủy quyền có thời hạn sẽ là động lực để kích thích nhân viên làm việc, nhất là trong trường hợp trao quyền đi kèm trao quyền lợi.
- Nói rõ yêu cầu công việc, những chuẩn mực để đánh giá hoàn tất công việc. Điều này giúp người được trao quyền rõ ràng hơn trong công việc.
- Định kỳ xem xét hiệu quả trao quyền. - Đánh giá, đào tạo và cải tiến.
Tuy nhiên để công tác trao quyền đạt kết quả cao, khi tiến hành phân quyền, ủy quyền các nhà lãnh đạo phải dựa trên những cơ sở trao quyền nhất định. Những
cơ sở trao quyền này là nền tảng vững chắc đảm bảo hiệu quả của phân quyền, ủy quyền.
Hình 3.1. Cơ sở của trao quyền 3.1.4. Giải pháp nâng cao năng lực ra quyết định
Việc đưa ra quyết định có hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của các nhà lãnh đạo, nhưng trên thực tế ít người chú trọng rèn luyện cho mình kỹ năng này. Vì vậy, để Công ty cổ phần Sông đà 9.06 có thể tồn tại và phát triển lâu dài thì các lãnh đạo phải:
- Tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực về giải quyết vấn đề và ra quyết định.
- Thực hành các tình huống mô phỏng ra quyết định (decision simulation) để rèn luyện “tay nghề” hoặc kỹ năng ra quyết định.
- Tuân thủ quy trình ra quyết định:
Sau đây là một số gợi ý về quy trình ra quyết định mà một lãnh đạo cần thực hiện để đạt hiệu quả:
1. Xác định vấn đề. Vấn đề chính mà lãnh đạo cần ra quyết định là gì? Nó quan trọng như thế nào? Mức độ ảnh hưởng đối với tổ chức.
2. Thu thập thông tin. Lãnh đạo cần thu thập thông tin từ sinh viên, từ cán bộ giảng viên, từ những lãnh đạo đồng nghiệp, từ các nguồn tham khảo…
3. Đưa ra các giải pháp. Hãy tổ chức các cuộc họp, kêu gọi các thành viên cấp dưới của mình đưa ra các giải pháp và phân tích ưu, nhược điểm của giải pháp đó.
4. Chọn giải pháp tối ưu. Sau khi nghe các nhân viên của mình đề xuất giải pháp và phân tích ưu, nhược điểm của các giải pháp đó, thì nhà lãnh đạo cần phải dựa vào kỹ năng, kinh nghiệm lãnh đạo để lựa chọn giải pháp tối ưu (tức là nhược điểm ít nhất) nhằm ra quyết định hiệu quả.
5. Thực thi quyết định. Khi quyết định đã được đưa ra, nhà lãnh đạo buộc phải giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm thực hiện, và luôn giám sát công việc đã giao tránh trường hợp quyết định đã được đưa ra mà thực thi không có kết quả hoặc không theo đuổi đến cùng.
6. Đánh giá kết quả. Hết thời hạn của quyết định, thì lãnh đạo cần phải đánh giá kết quả đã thực hiện được để xem quyết định mà mình thực thi có đúng không? có phù hợp không? Có đạt được các tiêu chí như ban đầu đặt ra hay không? Nếu không đạt mục tiêu đặt ra thì nguyên nhân do đâu. Biện pháp khắc phục tiếp theo là gì? Khắc phục mất bao nhiêu thời gian? Ảnh hưởng như thế nào đối với tổ chức?
Những nhà lãnh đạo không nhất quán thường tỏ ra lúng túng ở bước 4 và 5. Thông thường là do họ đã không dành đủ thời gian và nỗ lực cho bước 1 và 2. Vì vậy, để có thể nhất quán khi ra quyết định, các lãnh đạo công ty cần phải nắm thật rõ vấn đề, thu thập đúng, đủ thông tin và ý kiến trước khi ra quyết định.
3.1.5. Giải pháp nâng cao năng lực giao tiếp lãnh đạo
Năng lực giao tiếp tốt là một yêu cầu cần thiết, đòi hỏi các nhà lãnh đạo công ty phải chú ý phát huy. Vì vậy, để phát huy được năng lực giao tiếp thì các lãnh đạo cần phải:
- Tham gia các khóa đào tạo thực sự có chất lượng về giao tiếp lãnh đạo như các chủ đề về tâm lý người, tâm lý hành vi, hoạt động chia sẻ, hoạt động trải nghiệm…
- Nên giao tiếp với nhân viên bằng nhiều phương pháp như trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các phương tiện như ngôn ngữ bằng lời, ngôn ngữ bằng văn bản, hay các hành động, cử chỉ, điệu bộ phi ngôn ngữ…
- Các lãnh đạo cũng nên giành nhiều thời gian tiếp xúc và lắng nghe ý kiến của nhân viên hơn để có thể nắm bắt được các tâm tư nguyện vọng của họ.
- Các lãnh đạo cũng phải rèn luyện cho mình khả năng thuyết phục cao. Việc khuyến khích động viên một lực lượng lao động đông đảo cũng đòi hỏi người lãnh đạo phải có năng khiếu trình bày một viễn cảnh sáng sủa sao cho thật thuyết phục. Lãnh đạo phải nói đi đôi với làm, đừng hô hào nhân viên làm việc thật chăm chỉ mà mình thì không làm gì cả. Nếu lãnh đạo là người nêu gương trong mọi hoạt động thì việc thuyết phục nhân viên thực hiện mục tiêu chung của tổ chức sẽ diễn ra dễ dàng hơn.
- Nên xử lý khéo léo các tình huống. Bất kể cấp dưới nào trong công ty làm sai điều gì, các lãnh đạo cũng không nên trách cứ, mà trước tiên cần tìm hiểu nguyên nhân, động viên khích lệ họ và giao thêm trách nhiệm mới để người đó tiếp tục chấp hành công việc cho dù công việc họ làm chưa đạt kết quả mong muốn thì người lãnh đạo cũng nên gánh lấy trách nhiệm đó, chứ không nên đỗ lỗi hoàn toàn cho nhân viên cấp dưới của mình.
3.1.6. Giải pháp nâng cao năng lực gây ảnh hưởng
Trên cơ sở các nguyên nhân đã được rút ra. Xin đề xuất các giải pháp sau đây nhằm nâng cao năng lực gây ảnh hưởng cho các lãnh đạo Công ty cổ phần Sông Đà 9.06:
- Tham gia các khóa đào tạo thực sự có chất lượng về gây ảnh hưởng như: nghệ thuật gây ảnh hưởng; nghệ thuật tạo ra giá trị cá nhân…
- Nắm vững và vận dụng thành công năm cấp độ lãnh đạo [16, tr 21 - 43.] để gây ảnh hưởng đó là:
Cấp độ 1: Chức vị/quyền hành
Ở cấp độ này thì mọi người đi theo nhà lãnh đạo vì họ phải theo. Cấp độ 2: Sự chấp thuận/ các mối quan hệ
Ở cấp độ này thì mọi người đi theo nhà lãnh đạo vì họ muốn vậy. Cấp độ 3: Định hướng kết quả
Ở cấp độ này thì mọi người đi theo nhà lãnh đạo vì những gì lãnh đạo đã làm cho tổ chức.
Ở cấp độ này thì mọi người đi theo nhà lãnh đạo vì những gì lãnh đạo đã làm cho họ.
Cấp độ 5: Cá nhân/sự tôn trọng
Ở cấp độ này thì mọi người đi theo nhà lãnh đạo vì họ biết lãnh đạo là ai, nhà lãnh đạo đại diện cho điều gì.
Năng lực gây ảnh hưởng của các lãnh đạo Công ty CP Sông Đà 9.06 chỉ mới dừng lại ở cấp độ 1 và 2. Bởi vậy, các lãnh đạo công ty muốn gây ảnh hưởng lên nhân viên thì trước tiên phải làm tốt công việc của chính mình, đồng thời giúp đỡ nhân viên cấp dưới để họ hoàn thành nhiệm vụ bằng cách chia sẻ kinh nghiệm, phương pháp làm việc hiệu quả, hỗ trợ và cung cấp các điều kiện cần thiết để họ hoàn thành mục tiêu công việc, lãnh đạo phải luôn là chỗ dựa vững chắc khi nhân viên gặp khó khăn trong công việc cũng như cuộc sống…làm được những điều này thì nhân viên sẽ luôn tôn trọng lãnh đạo, sẽ tự nguyện đi theo nhà lãnh đạo vì họ biết lãnh đạo của mình là ai, nhà lãnh đạo đại diện cho điều gi?
- Nhà lãnh đạo phải luôn luôn là người đi đầu, luôn luôn mẫu mực trong mọi hành động, không phóng đại hoặc trình bày sai thực tế, tổ chức những sự kiện khác biệt nhưng có ý nghĩa.
3.1.7. Giải pháp nâng cao năng lực phát triển đội ngũ nhân sự
Một loại tài sản giá trị mà mọi tổ chức đều sở hữu chính là nhân viên của họ. Để tuyển dụng hiệu quả, công ty cần xác định rõ những tài năng hiện có trong công