5. Kết cấu đề tài
2.1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ
Chức năng
Công ty TNHH SX & TM Cơ Điện Đại Thành là đơn vị kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân. Công ty hoạt động theo chức năng tổng hợp gồm lĩnh vực sản xuất và thương mại, tổ chức SXKD và phân phối các mặt hàng về điện gia dụng như: sản xuất các loại máng đèn, bán các loại đèn trang trí và điện gia dụng của một số hãng,…
Công ty luôn mở rộng thị phần, mở rộng sản xuất kinh doanh, tích cực đầu tư ứng dụng công nghệ mới nhằm nâng cao chất lượng, tăng năng suất, giúp công ty khẳng định tên tuổi của mình.
Nhiệm vụ
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh phù hợp với năng lực hiện có của công ty. Tổ chức bộ máy quản lý, kinh doanh phù hợp với mục tiêu của công ty kinh doanh trang thiết bị điện trong mạng lưới Việt Nam giao cho.
Nghiên cứu tạo ra những sản phẩm làm đa dạng hóa thị trường, tạo thế mạnh vững chắc cho công ty trên thị trường. Luôn luôn tìm hiểu kỹ nhu cầu của khách hàng để cung ứng các giải pháp hiệu quả nhất.
Tạo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh ở công ty trên cơ sở nguồn vốn tự có, vay vốn mới nhằm đổi mới thiết bị, xây dựng nâng cấp, mở rộng quy mô hoạt động.
Thực hiện chế độ kế toán đúng nguyên tắc, chuẩn mực, tuân thủ các quy tắc thanh tra của nhà nước. Đảm bảo việc hạch toán kinh tế, tự chịu trách nhiệm, tự hoàn vốn, tự bù đắp chi phí, bảo toàn và phát triển vốn đem lại hiệu quả cao của đồng vốn đầu tư, tự trang trải nợ vay và làm tròn nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản tài chính, lao động, tiền lương do công ty quản lý, làm tốt công tác phân phối lao động, đào tạo bồi dư ng trình độ văn hóa, nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên cũng như nâng cao mức sống cho họ.
2.1.1.4 Phƣơng hƣớng phát triển
Trong những năm tới, công ty tiếp tục củng cố hoàn thiện tổ chức mạng lưới kinh doanh và phương hướng kinh doanh hợp lý, tạo ra sự phối hợp thống nhất trong toàn công ty, tạo ra sức mạnh tổng hợp trong toàn công ty, đủ sức đứng vững và chiếm lĩnh thị
phần. Công ty TNHH SX & TM Cơ điện Đại Thành sẽ cố gắng trở thành một công ty kinh doanh lớn, làm chủ được mặt hàng chiến lược.
Các chỉ tiêu phấn đấu: Tăng doanh số
Tăng lợi nhuận
Tăng thu nhập bình quân/ nhân viên Hướng tới xuất khẩu
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Xuất phát từ nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh tại công ty, bộ máy tổ chức tại công ty bao gồm: giám đốc và 4 phòng ban.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận
Giám đốc: Là người đại diện hợp pháp của công ty trong mối quan hệ kinh tế trước pháp luật. Có quyền quyết định, điều hành và quản lý mọi mặt hoạt động của công ty theo đúng chế độ chính sách pháp luật mà nhà nước quy định, chịu mọi trách nhiệm trước nhà nước và người lao động về hiệu quả hoạt động của công ty.
Phòng hành chính nhân sự: Phụ trách việc tổ chức quản lý lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, ghi nhận về việc tuyển dụng nhân viên giúp ban giám đốc tổ chức điều hành các hoạt động hành chính trong phạm vi toàn công ty, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc.
Phòng kinh doanh: tổ chức kinh doanh, xây dựng các chiến lược đầu tư, hoạch định các chiến lược kinh doanh mục tiêu của từng thời kỳ, tìm hiểu nhu cầu, thu thập
GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ KHO XƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ HC - NS
thông tin về các đối tượng khách hàng để đưa ra các chính sách về giá cả và các chương trình khuyến mãi phù hợp. Ngoài ra, bộ phận kinh doanh còn thực hiện việc tư vấn, giải đáp các thắc mắc của khách hàng.
Phòng kế toán tài vụ: thu thập, phân tích và xử lý các số liệu, phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Lập ra các báo cáo tài chính, cung cấp những thông tin về tình hình kế toán công ty kịp thời, chính xác khi có yêu cầu. Đồng thời, bộ phận này còn lập ra các báo cáo về thuế và cập nhật thông tin về các chuẩn mực kế toán hay thông tin mới của Bộ tài chính.
Quản lý kho xƣởng: theo dõi quản lý quy trình sản xuất sản phẩm, chất lượng sản phẩm, kỹ thuật sản xuất.
2.1.3 Tình hình nhân sự tại công ty
Theo thống kê hiện tại công ty có tổng số lượng công nhân viên là 52 người. Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ của từng bộ phận, từng vị trí trong công ty mà phòng nhân sự tuyển dụng nhân viên có trình độ phù hợp.
Tại công ty những đối tượng thuộc thành phần lao động trí óc có độ tuổi khoảng từ 20-35 tuổi. Họ là những người có trình độ cao, là những người trẻ tuổi nên có tinh thần làm việc, sự năng động, sáng tạo và lòng nhiệt huyết cao. Khi tuyển dụng vào làm việc trong công ty, công ty sẽ ký hợp đồng lao động qua nhiều giai đoạn, có thời gian thử việc và làm việc chính thức.
Còn đối với thành phần lao động phổ thông có độ tuổi khoảng từ 18-45 tuổi là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, lúc đầu công nhân vào làm việc cũng sẽ ký hợp đồng lao động thử việc, nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ sẽ ký hợp đồng lao động dài hạn.
Bảng 2.3: Tình hình nhân sự tại công ty
Đvt: người
BỘ PHẬN SỐ LƢỢNG TRÌNH ĐỘ
Phòng kinh doanh 4
- 2 nhân viên có trình độ đại học - 2 nhân viên có trình độ cao đẳng
Phòng nhân sự 2
- 1 nhân viên có trình độ đại học - 1 nhân viên có trình độ cao đẳng
Phòng kế toán 5
- 2 kế toán có trình độ đại học - 2 kế toán có trình độ cao đẳng - 1 kế toán có trình độ trung cấp
Xưởng 41
- 1 quản lí xưởng trình độ cao đẳng - 4 tổ trưởng có trình độ trung cấp nghề - 13 công nhân có trình độ 12/12
- 23 công nhân có trình độ 9/12 trở xuống (Nguồn: phòng nhân sự)
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán
2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán tài vụ là phòng chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý tài chính-kế toán theo pháp luật của nhà nước nhằm khai thác, huy động và sử dụng vốn sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất. Phòng kế toán thực hiện những công việc sau:
Tổ chức hoạch toán về hoạt động SXKD của DN theo đúng luật kế toán
Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động SXKD để thực hiện kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống các nguồn vốn cấp, vốn vay, vốn huy động phục vụ cho yêu cầu SXKD của DN.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN HÀNG HÓA THỦ QUỸ
2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ từng kế toán
Kế toán trƣởng: Là người chịu trách nhiệm điều hành công tác tài chính kế toán tại công ty. Phụ trách công tác tổ chức quản lý, hướng dẫn nhân viên thực hiện hạch toán, lập báo cáo tài chính. Tham mưu cho giám đốc, trực tiếp báo cáo tình hình tài chính của công ty cho giám đốc và cơ quan chức năng có liên quan, nghiên cứu vận dụng đúng chế độ mà Nhà nước quy định. Kiểm soát chi phí giám sát việc sử dụng vốn, đào tạo bồi dư ng nâng cao trình độ cán bộ kế toán.
Kế toán tổng hợp: Theo dõi số liệu tổng hợp, quản lý việc thực hiện kế hoạch, chi phí tài chính của công ty, lập báo cáo thuế, cung cấp dữ liệu kế toán khi giám đốc yêu cầu.
Kế toán công nợ phải thu-phải trả: Theo dõi tình hình công nợ phải thu của công ty, đôn đốc thu hồi công nợ khách hàng, báo cáo thực hiện hợp đồng bán hàng. Theo dõi kiểm tra chứng từ thanh toán với nhà cung cấp, báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng mua hàng.
Kế toán hàng hóa: Quản lý tình hình xuất, nhập, tồn hàng hóa, thường xuyên
đối chiếu kiểm tra tính khớp đúng hàng hóa giữa thực tế và sổ sách. Xuất hóa đơn GTGT, theo dõi chính sách bán hàng, báo cáo doanh số định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của kế toán trưởng.
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt trong công ty, có chức năng thu chi tiền mặt, kiểm tra chứng từ theo nguyên tắc thu chi. Hàng ngày kiểm tra sổ tồn quỹ thực tế đối chiếu sổ sách với kế toán số tiền đã chi trong ngày. Nhận chứng từ tại ngân hàng có nộp tiền giúp phòng công việc đoàn thể.
2.1.4.3 Hình thức kế toán công ty
Công ty áp dụng hình thức kế toán “kế toán trên máy tính”, sử dụng phần mền kế toán Misa. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức sổ nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức “kế toán trên máy tính” là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán theo quy định.
Trình tự nhập liệu:
Hàng ngày: kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào): kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.Thực hiện thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối năm: sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành
quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.
Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán trên máy tinh
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Chứng Từ Kế Toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính SỔ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung CHỨNG TỪ GỐC
GHI CHÚ:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.1.4.4 Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 tới 31/12 hằng năm theo năm dương lịch. Chế độ kế toán áp dụng: kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ).
Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá thực tế đích danh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng.
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ QUỸ BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tổ chức sử dụng chứng từ: Công ty áp dụng chế độ kế toán chứng từ Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Tổ chức sử dụng tài khoản: Công ty áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Hệ thống báo cáo tài chính: Gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bản thuyết minh báo cáo tài chính
2.1.4.5 Kế toán quản trị tại công ty
Kế toán quản trị là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cho các nhà quản trị nội bộ DN đề ra phương hướng mục tiêu của tổ chức. Kế toán quản trị yêu cầu sự chọn lọc và phân tích không chỉ tài liệu tài chính hay chi phí mà còn tài liệu về giá cả, nhu cầu sản phẩm, nguồn năng lực, khối lượng và khả năng vật chất.
Do quy mô hoạt động của công ty nhỏ nên hiện nay Công Ty TNHH SX & TM Cơ Điện Đại Thành chưa có tổ chức kế toán quản trị.
2.1.5Tình hình doanh thu của công ty qua các năm gần đây
Bảng 2.4: Doanh thu của công ty qua các năm 2010-2011-2012
Đvt: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch(11/10) Chênh lệch (11/12) (+/-) % (+/-) % Doanh thu 1.773.471 4.134.831 3.975.883 2.361.360 133.1 -158.948 -3.84 (Nguồn: Phòng kế toán) Doanh thu của công ty năm 2011 tăng 2.361.360 nghìn đồng so với năm 2010. Nhưng đến năm 2012 do khủng hoảng kinh tế toàn cầu nên việc kinh doanh gặp khó khăn hơn làm doanh thu giảm 158.948 nghìn đồng so với năm 2011. Vì vậy thông qua tỷ lệ % doanh thu đạt được của công ty qua 3 năm cho ta thấy được tình hình hoạt động kinh doanh năm 2011 là tốt nhất.
2.2 Thực trạng về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH SX & TM Cơ Điện Đại Thành. công ty TNHH SX & TM Cơ Điện Đại Thành.
2.2.1Kế toán doanh thu tại công ty
2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty hoạt động kinh doanh dựa vào hình thức thương mại là chủ yếu, cung cấp phân phối hàng hóa, bán hàng trực tiếp cho khách hàng, theo đơn đặt hàng, bán hàng qua điện thoại. Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán là thu tiền mặt, chuyển khoản hoặc chấp nhận thanh toán của khách hàng.
Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty là khi khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán và hàng hoá đã được chuyển giao.
Do công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên hóa đơn là hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên. Liên 1 được lưu tại quyển hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng để vận chuyển hàng và thanh toán tiền hàng, liên 3 được sử dụng trong nội bộ làm chứng từ thu tiền và được lưu cùng với phiếu thu để xác nhận đã thu tiền của hóa đơn được lưu trong phiếu thu.
Phiếu xuất kho do phòng kế toán lập sau khi bên mua kí hợp đồng hoặc đã xác nhận đã được đặt hàng.
Phiếu thu được đánh giá thứ tự theo số hóa đơn và được lưu thành 3 liên: liên 1 được lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu chung với hóa đơn.
Bảng kê bán lẻ: tập hợp các đối tượng khách hàng cá nhân mua lẻ hoặc bán hàng hóa có tổng giá thanh toán nhỏ hơn 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn (trừ