5. Kết cấu đề tài
2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ từng kế toán
Kế toán trƣởng: Là người chịu trách nhiệm điều hành công tác tài chính kế toán tại công ty. Phụ trách công tác tổ chức quản lý, hướng dẫn nhân viên thực hiện hạch toán, lập báo cáo tài chính. Tham mưu cho giám đốc, trực tiếp báo cáo tình hình tài chính của công ty cho giám đốc và cơ quan chức năng có liên quan, nghiên cứu vận dụng đúng chế độ mà Nhà nước quy định. Kiểm soát chi phí giám sát việc sử dụng vốn, đào tạo bồi dư ng nâng cao trình độ cán bộ kế toán.
Kế toán tổng hợp: Theo dõi số liệu tổng hợp, quản lý việc thực hiện kế hoạch, chi phí tài chính của công ty, lập báo cáo thuế, cung cấp dữ liệu kế toán khi giám đốc yêu cầu.
Kế toán công nợ phải thu-phải trả: Theo dõi tình hình công nợ phải thu của công ty, đôn đốc thu hồi công nợ khách hàng, báo cáo thực hiện hợp đồng bán hàng. Theo dõi kiểm tra chứng từ thanh toán với nhà cung cấp, báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng mua hàng.
Kế toán hàng hóa: Quản lý tình hình xuất, nhập, tồn hàng hóa, thường xuyên
đối chiếu kiểm tra tính khớp đúng hàng hóa giữa thực tế và sổ sách. Xuất hóa đơn GTGT, theo dõi chính sách bán hàng, báo cáo doanh số định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của kế toán trưởng.
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt trong công ty, có chức năng thu chi tiền mặt, kiểm tra chứng từ theo nguyên tắc thu chi. Hàng ngày kiểm tra sổ tồn quỹ thực tế đối chiếu sổ sách với kế toán số tiền đã chi trong ngày. Nhận chứng từ tại ngân hàng có nộp tiền giúp phòng công việc đoàn thể.
2.1.4.3 Hình thức kế toán công ty
Công ty áp dụng hình thức kế toán “kế toán trên máy tính”, sử dụng phần mền kế toán Misa. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức sổ nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức “kế toán trên máy tính” là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán theo quy định.
Trình tự nhập liệu:
Hàng ngày: kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào): kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.Thực hiện thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối năm: sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành
quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.
Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán trên máy tinh
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Chứng Từ Kế Toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính SỔ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung CHỨNG TỪ GỐC
GHI CHÚ:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.1.4.4 Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 tới 31/12 hằng năm theo năm dương lịch. Chế độ kế toán áp dụng: kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ).
Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá thực tế đích danh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng.
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ QUỸ BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tổ chức sử dụng chứng từ: Công ty áp dụng chế độ kế toán chứng từ Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Tổ chức sử dụng tài khoản: Công ty áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Hệ thống báo cáo tài chính: Gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bản thuyết minh báo cáo tài chính
2.1.4.5 Kế toán quản trị tại công ty
Kế toán quản trị là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cho các nhà quản trị nội bộ DN đề ra phương hướng mục tiêu của tổ chức. Kế toán quản trị yêu cầu sự chọn lọc và phân tích không chỉ tài liệu tài chính hay chi phí mà còn tài liệu về giá cả, nhu cầu sản phẩm, nguồn năng lực, khối lượng và khả năng vật chất.
Do quy mô hoạt động của công ty nhỏ nên hiện nay Công Ty TNHH SX & TM Cơ Điện Đại Thành chưa có tổ chức kế toán quản trị.
2.1.5Tình hình doanh thu của công ty qua các năm gần đây
Bảng 2.4: Doanh thu của công ty qua các năm 2010-2011-2012
Đvt: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch(11/10) Chênh lệch (11/12) (+/-) % (+/-) % Doanh thu 1.773.471 4.134.831 3.975.883 2.361.360 133.1 -158.948 -3.84 (Nguồn: Phòng kế toán) Doanh thu của công ty năm 2011 tăng 2.361.360 nghìn đồng so với năm 2010. Nhưng đến năm 2012 do khủng hoảng kinh tế toàn cầu nên việc kinh doanh gặp khó khăn hơn làm doanh thu giảm 158.948 nghìn đồng so với năm 2011. Vì vậy thông qua tỷ lệ % doanh thu đạt được của công ty qua 3 năm cho ta thấy được tình hình hoạt động kinh doanh năm 2011 là tốt nhất.
2.2 Thực trạng về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH SX & TM Cơ Điện Đại Thành. công ty TNHH SX & TM Cơ Điện Đại Thành.
2.2.1Kế toán doanh thu tại công ty
2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty hoạt động kinh doanh dựa vào hình thức thương mại là chủ yếu, cung cấp phân phối hàng hóa, bán hàng trực tiếp cho khách hàng, theo đơn đặt hàng, bán hàng qua điện thoại. Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán là thu tiền mặt, chuyển khoản hoặc chấp nhận thanh toán của khách hàng.
Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty là khi khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán và hàng hoá đã được chuyển giao.
Do công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên hóa đơn là hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên. Liên 1 được lưu tại quyển hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng để vận chuyển hàng và thanh toán tiền hàng, liên 3 được sử dụng trong nội bộ làm chứng từ thu tiền và được lưu cùng với phiếu thu để xác nhận đã thu tiền của hóa đơn được lưu trong phiếu thu.
Phiếu xuất kho do phòng kế toán lập sau khi bên mua kí hợp đồng hoặc đã xác nhận đã được đặt hàng.
Phiếu thu được đánh giá thứ tự theo số hóa đơn và được lưu thành 3 liên: liên 1 được lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu chung với hóa đơn.
Bảng kê bán lẻ: tập hợp các đối tượng khách hàng cá nhân mua lẻ hoặc bán hàng hóa có tổng giá thanh toán nhỏ hơn 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn (trừ trường hợp người mua yêu cầu lập hóa đơn GTGT). Cuối mỗi ngày, công ty lập một hoá đơn GTGT ghi số tiền bán hàng hoá trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định.
Chứng từ sử dụng
HĐ GTGT
Bảng kê bán lẻ
Phiếu xuất kho
Chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo có ngân hàng Trình tự luân chuyển chứng từ: Hóa đơn GTGT
+ Liên thứ nhất được lưu tại quyển.
+ Liên thứ hai giao cho khách hàng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
+ Liên thứ ba thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày hoặc cuối kỳ giao cho kế toán. - Chuyển hóa đơn cho kế toán trưởng và giám đốc đơn vị ký duyệt.
- Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm ký vào hóa đơn, còn nếu vận chuyển, dịch vụ thì khi công việc vận chuyển dịch vụ hoàn thành, khách hàng mua dịch vụ ký vào hóa đơn.
- Bảo quản, lưu trữ và hủy hóa đơn. Trình tự luân chuyển chứng từ: Phiếu thu
- Kế toán hàng hóa lập phiếu thu (3 liên), trình kế toán trưởng ký duyệt.
- Phiếu thu chuyển lại cho kế toán hàng hóa (lưu liên 1), chuyển liên 2 và liên 3 cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên), chuyển cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) – người nộp tiền giữ lại liên 2, chuyển trả liên 3 cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ.
- Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 3) cho kế toán hàng hóa. - Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt và lưu phiếu thu.
Tài khoản sử dụng: Kế toán dùng TK 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để theo dõi doanh thu bán hàng.
Công ty sử dụng 2 TK cấp 2 của TK 511:
+ Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” + Tài khoản 5112 “Doanh thu bán thành phẩm”
Sổ sách kế toán
Sổ chi tiết TK 511
Sổ cái
Sổ nhật ký chung
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty
1) Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000452 ngày 02/12/2012 với tổng số tiền là 600.000 đồng giá chưa thuế, thuế GTGT là 10%, bán hàng cho Công ty Cổ Phần Xây Dựng Hữu Mạnh, địa chỉ: 14/13 Đường số 8, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP HCM. Kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 1111 : 660.000 đồng Có TK 3331 : 60.000 đồng Có TK 5111 : 600.000 đồng
2) Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000453 ngày 02/12/2012 với tổng số tiền là 9.943.420 đồng giá chưa thuế, thuế GTGT là 10%, bán hàng cho Công ty TNHH ANT (LA), địa chỉ: Cụm Công Nghiệp Long Định – Long Cang, huyện Cần Đước, tỉnh Long An. Kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 1111 : 10.937.762 đồng Có TK 3331 : 994.342 đồng Có TK 5111 : 9.943.420 đồng
3) Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000457 ngày 05/12/2012 với tổng số tiền là 37.810.664 đồng giá chưa thuế, thuế GTGT là 10%, bán hàng cho Công ty TNHH Điện Trường Phát, địa chỉ: 360/4 Nguyễn An Ninh, Phường 8, Thành Phố Vũng Tàu. Kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 1111 : 37.810.664 đồng Có TK 3331 : 3.781.066 đồng Có TK 5111 : 41.591.730 đồng
4) Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000460 ngày 17/12/2012 với tổng số tiền là 1.313.636 đồng giá chưa thuế, thuế GTGT là 10%, bán hàng cho Công ty TNHH Thương Mại Và Xây Dựng Loan Phượng, địa chỉ: 153 Bạch Đằng, P 2, Q Tân Bình, TP HCM. Kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 1111 : 1.445.000 đồng Có TK 3331 : 131.364 đồng Có TK 5111 : 1.313.636 đồng
5) Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000485 ngày 25/12/2012 với tổng số tiền là 12.918.000 đồng giá chưa thuế, thuế GTGT là 10%, bán hàng cho Công ty TNHH Điện Trường Phát, địa chỉ: 360/4 Nguyễn An Ninh, Phường 8, Thành Phố Vũng Tàu. Kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 1111 : 14.209.800 đồng Có TK 3331 : 1.291.800 đồng Có TK 5111 : 12.918.000 đồng
6) Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000487 ngày 27/12/2012 với tổng số tiền là 18.025.000 đồng giá chưa thuế, thuế GTGT là 10% , bán hàng cho Công ty TNHH SX &
TM Cơ Điện Tiến Đạt, địa chỉ:151 Lê Thị Riêng, P Bến Thành, Q 1, TP HCM. Kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 1111 : 19.827.500 đồng Có TK 3331 : 1.802.500 đồng Có TK 5111 : 18.025.000 đồng
7) Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000498 ngày 28/12/2012 với tổng số tiền là 1000.000 đồng giá chưa thuế, thuế GTGT là 10% , bán hàng cho Công ty TNHH TM DV Kỹ Thuật Đăng Khoa, địa chỉ: 157/8/16 Hàn Hải Nguyên, P 2, Q 11, TP HCM. Kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 1111 : 1.000.000 đồng Có TK 3331 : 100.000 đồng Có TK 5111 : 1.100.000 đồng
Ngoài ra trong năm 2012 còn phát sinh các nghiệp vụ khác của tài khoản “Doanh thu bán hàng”. Cuối kỳ tổng doanh thu bán hàng năm 2012 là 3.975.883.938 đồng.
SỔ CÁI
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Năm 2012 Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Dƣ đầu kỳ - -
02/12 0000452 02/12 Xuất bán đèn pha sân vườn cho CTy CP xây dựng Hữu Mạnh
1111 600.000
02/12 0000453 02/12 Xuất bán cho CTy TNHH ANT(LA)
1111 9.943.420
05/12 0000457 05/12 Xuất bán cho CTy TNHH Điện Trường Phát
1111 37.810.664
17/12 0000460 17/12 Xuất bán máy bơm nước cho CTy TNHH TM & XD Loan Phượng
1111 1.313.636
25/12 0000485 25/12 Xuất bán cho CTy TNHH Điện Trường Phát
1111 12.918.000
27/12 0000487 27/12 Xuất bán cho CTy TNHH SX & TM Tiến Đạt
1111 18.025.000
28/12 0000498 28/12 Xuất bán máy bơm nước cho CTy TNHH TM DV kỹ thuật Đăng Khoa
... ... ... … ... ... ... 31/12 K/C 31/12 Kết chuyển sang TK 911 911 3.975.883.938 Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh 3.975.883.938 3.975.883.938 Số dƣ đầu kỳ
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.1.2 Các khoản giảm trừ doanh thu
TK 5211 –“Chiết khấu thương mại” là TK dùng để phản ánh các khoản chiết khấu
mà công ty đã giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua với số lượng lớn.
TK 5212 – “Hàng bán bị trả lại” là TK dùng để phản ánh số hàng đã được coi là đã
tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại do hàng hóa không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn,..
TK 5213 - “Giảm giá hàng bán” là TK dùng để phản ánh số tiền giảm trừ cho khách
hàng do hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời hạn quy định.
Trong năm 2012, công ty TNHH SX & TM Cơ Điện Đại Thành không áp dụng chính sách được hưởng chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua số lượng lớn. Tại công ty, do nguồn hàng của công ty đã được chọn lọc, kiểm định chất lượng nên khả năng hàng kém chất lượng, sai quy cách, sai tiêu chuẩn thường không xảy ra, nên các khoản về hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán cũng không phát sinh.
2.2.1.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính ở công ty là các khoản doanh thu từ tiền gởi ngân